Beranda contoh surat panduan surat surat resmi template surat

Contoh Surat Resmi Tembusan: Panduan Lengkap & Mudah Dipahami!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat resmi adalah bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai aspek kehidupan, mulai dari dunia bisnis, pendidikan, pemerintahan, hingga organisasi. Salah satu elemen penting dalam surat resmi adalah tembusan. Mungkin kamu pernah melihat kata “Tembusan” di bagian bawah surat resmi dan bertanya-tanya, apa sih sebenarnya fungsi tembusan itu? Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh surat resmi yang ada tembusannya, fungsi, cara penulisan, hingga contoh-contohnya yang bisa kamu jadikan referensi.

Apa Itu Surat Resmi dan Mengapa Penting?

Sebelum membahas lebih jauh tentang tembusan, penting untuk memahami dulu apa itu surat resmi. Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau kedinasan. Ciri khas surat resmi adalah penggunaan bahasa baku, format yang terstruktur, dan dikeluarkan oleh instansi atau organisasi resmi. Surat resmi ini berbeda dengan surat pribadi yang lebih santai dan informal.

Surat resmi contoh
Image just for illustration

Mengapa surat resmi itu penting? Surat resmi memiliki beberapa fungsi krusial, antara lain:

  • Dokumentasi: Surat resmi menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat diarsipkan sebagai dokumentasi penting.
  • Komunikasi Formal: Surat resmi adalah alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan informasi penting secara formal antar instansi, organisasi, atau pihak-pihak terkait.
  • Pertanggungjawaban: Surat resmi mencerminkan pertanggungjawaban dari pihak yang mengeluarkan surat atas informasi yang disampaikan.
  • Keteraturan Administrasi: Penggunaan surat resmi membantu menjaga keteraturan administrasi dan komunikasi dalam sebuah organisasi.

Dalam dunia kerja atau organisasi, kemampuan membuat surat resmi yang baik dan benar adalah keterampilan yang sangat dibutuhkan. Surat resmi yang efektif akan mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas pengirimnya.

Mengenal Tembusan dalam Surat Resmi

Sekarang, mari kita fokus pada tembusan. Apa sebenarnya tembusan itu dalam konteks surat resmi? Tembusan adalah daftar pihak-pihak selain penerima utama surat yang juga mendapatkan salinan surat tersebut. Tembusan ini biasanya ditulis di bagian paling bawah surat, setelah lampiran (jika ada).

Contoh tembusan surat
Image just for illustration

Fungsi tembusan dalam surat resmi sangat penting, antara lain:

  • Memberikan Informasi: Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pihak-pihak terkait bahwa surat tersebut telah dikirimkan dan berisi informasi penting yang mungkin relevan bagi mereka.
  • Koordinasi: Tembusan membantu dalam koordinasi antar bagian atau pihak terkait dalam sebuah organisasi. Dengan adanya tembusan, semua pihak yang berkepentingan mengetahui perkembangan atau informasi terbaru.
  • Pengawasan dan Kontrol: Tembusan dapat berfungsi sebagai alat pengawasan atau kontrol. Misalnya, tembusan surat kepada atasan menunjukkan bahwa bawahan telah mengambil tindakan atau menyampaikan informasi tertentu.
  • Arsip dan Dokumentasi: Pihak-pihak yang mendapatkan tembusan juga dapat mengarsipkan surat tersebut sebagai dokumentasi di unit kerja masing-masing.

Dengan fungsi-fungsi tersebut, tembusan menjadi elemen penting dalam surat resmi untuk memastikan informasi tersampaikan kepada pihak yang tepat dan koordinasi berjalan efektif.

Bagian-Bagian Surat Resmi yang Ada Tembusan

Surat resmi yang baik dan benar memiliki struktur yang baku. Berikut adalah bagian-bagian penting dalam surat resmi yang biasanya mencakup tembusan:

  1. Kop Surat (Kepala Surat): Berisi identitas instansi atau organisasi pengirim surat. Biasanya mencakup nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, email, dan website. Kop surat ini penting untuk menunjukkan asal surat dan keabsahannya.

  2. Tanggal Surat: Menunjukkan tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal biasanya diletakkan di kanan atas surat, di bawah kop surat.

  3. Nomor Surat: Nomor urut surat keluar yang dikeluarkan oleh instansi. Nomor surat ini penting untuk sistem pengarsipan dan memudahkan pelacakan surat.

  4. Lampiran: Jika ada dokumen atau berkas lain yang disertakan bersama surat, maka dicantumkan jumlah lampirannya. Misalnya, “Lampiran: Satu berkas”. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

  5. Perihal/Hal/Subjek: Inti atau pokok bahasan dari surat. Perihal harus ditulis singkat, jelas, dan padat, sehingga penerima surat langsung memahami isi surat secara garis besar.

  6. Alamat Tujuan: Alamat lengkap pihak yang dituju. Penulisan alamat tujuan harus jelas dan lengkap agar surat sampai ke penerima yang tepat. Biasanya diawali dengan kata “Yth.” (Yang Terhormat).

  7. Salam Pembuka: Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Salam pembuka ini menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi.

  8. Isi Surat: Bagian inti dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat biasanya dibagi menjadi beberapa paragraf yang logis dan sistematis. Isi surat harus menggunakan bahasa baku, jelas, ringkas, dan efektif.

  9. Salam Penutup: Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh” (jika konteksnya Islami). Salam penutup juga menunjukkan kesopanan dan mengakhiri surat secara formal.

  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan pejabat yang berwenang dan nama jelas serta jabatan pengirim surat. Tanda tangan ini menunjukkan keabsahan dan tanggung jawab atas isi surat. Biasanya juga disertai dengan stempel instansi.

  11. Tembusan: Daftar pihak-pihak yang mendapatkan salinan surat. Tembusan ditulis setelah bagian tanda tangan dan nama jelas. Kata “Tembusan” ditulis di awal, diikuti dengan daftar nama atau jabatan pihak-pihak yang menerima tembusan.

  12. Inisial: Inisial atau singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial ini biasanya diletakkan di bagian paling bawah surat, di sudut kiri. Fungsinya untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat tersebut.

Setiap bagian surat resmi ini memiliki fungsi dan aturan penulisannya masing-masing. Memahami struktur surat resmi secara keseluruhan akan membantu kita membuat surat resmi yang efektif dan profesional.

Contoh-Contoh Surat Resmi dengan Tembusan

Untuk lebih memahami bagaimana tembusan diterapkan dalam surat resmi, berikut beberapa contoh surat resmi dengan tembusan dari berbagai konteks:

Contoh 1: Surat Undangan Rapat dengan Tembusan

KOP SURAT PERUSAHAAN
PT MAJU JAYA SENTOSA
Jalan Merdeka No. 10, Jakarta Pusat
Telp. (021) 1234567, Email: info@majusentosa.com

Jakarta, 20 Oktober 2023

Nomor: 123/MJS/X/2023
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Yth. Bapak/Ibu Kepala Departemen
PT Maju Jaya Sentosa
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pengembangan produk baru perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Departemen untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Senin, 23 Oktober 2023
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2, Kantor Pusat PT Maju Jaya Sentosa
Agenda: Pembahasan Rencana Pengembangan Produk Baru

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu kepada Sekretariat Perusahaan paling lambat hari Jumat, 20 Oktober 2023.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Maju Jaya Sentosa

[Tanda Tangan]
Andi Wijaya
Direktur Utama

Tembusan:
1. Direktur Keuangan
2. Direktur Pemasaran
3. Arsip

Inisial: AW/SN

Penjelasan:

  • Surat ini adalah contoh surat undangan rapat dari perusahaan kepada kepala departemen.
  • Tembusan ditujukan kepada Direktur Keuangan dan Direktur Pemasaran, karena rapat ini berkaitan dengan pengembangan produk baru yang melibatkan aspek keuangan dan pemasaran.
  • Arsip juga dicantumkan sebagai tembusan agar surat ini terdokumentasi dengan baik di bagian arsip perusahaan.

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan dengan Tembusan

KOP SURAT INSTANSI PEMERINTAH
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
DINAS PENDIDIKAN
Jalan Pemuda No. 1, Surabaya
Telp. (031) 1234567, Email: disdik@surabaya.go.id

Surabaya, 25 November 2023

Nomor: 456/DISDIK/XI/2023
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

Yth. Bapak Budi Santoso, S.Pd.
Guru Mata Pelajaran Matematika
SMP Negeri 10 Surabaya
Di Surabaya

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil penilaian kinerja dan pertimbangan dari Tim Penilai Kinerja Pegawai Dinas Pendidikan Kota Surabaya, dengan ini kami memberitahukan bahwa Bapak Budi Santoso, S.Pd. dinaikkan jabatannya dari Guru Muda menjadi Guru Madya, terhitung mulai tanggal 1 Desember 2023.

Kenaikan jabatan ini merupakan bentuk penghargaan atas dedikasi dan kinerja Bapak selama ini dalam memajukan pendidikan di Kota Surabaya. Kami berharap dengan kenaikan jabatan ini, Bapak dapat terus meningkatkan kualitas pendidikan dan memberikan kontribusi yang lebih besar bagi SMP Negeri 10 Surabaya dan Dinas Pendidikan Kota Surabaya.

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat ditinjau kembali apabila terdapat kekeliruan.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Selamat atas kenaikan jabatan Bapak.

Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya

[Tanda Tangan]
Dra. Rina Wijayanti, M.Pd.
NIP. 19700101 199512 2 001

Tembusan:
1. Walikota Surabaya (sebagai laporan)
2. Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kota Surabaya
3. Kepala SMP Negeri 10 Surabaya
4. Arsip

Inisial: RW/AS

Penjelasan:

  • Surat ini adalah contoh surat pemberitahuan kenaikan jabatan guru dari Dinas Pendidikan Kota Surabaya.
  • Tembusan ditujukan kepada beberapa pihak:
    • Walikota Surabaya sebagai laporan kepada atasan tertinggi.
    • Kepala Badan Kepegawaian Daerah karena kenaikan jabatan berkaitan dengan administrasi kepegawaian.
    • Kepala SMP Negeri 10 Surabaya agar kepala sekolah mengetahui informasi kenaikan jabatan guru di sekolahnya.
    • Arsip untuk dokumentasi di Dinas Pendidikan.

Contoh 3: Surat Permohonan Izin Kegiatan dengan Tembusan

KOP SURAT ORGANISASI MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
UNIVERSITAS INDONESIA
Kampus UI Depok, Jawa Barat
Email: bemui@ui.ac.id

Depok, 15 Januari 2024

Nomor: 01/BEM-UI/I/2024
Lampiran: Proposal Kegiatan
Perihal: Permohonan Izin Kegiatan “Seminar Nasional Kebangsaan”

Yth. Bapak Rektor Universitas Indonesia
Up. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
Universitas Indonesia
Di Depok

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Kebangkitan Nasional, Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia (BEM UI) akan menyelenggarakan kegiatan Seminar Nasional Kebangsaan dengan tema “Peran Pemuda dalam Membangun Bangsa”.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk melaksanakan kegiatan tersebut, yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Sabtu, 27 Januari 2024
Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
Tempat: Balairung UI, Kampus UI Depok
Peserta: Mahasiswa UI dan Perwakilan Organisasi Kemahasiswaan dari Universitas Lain (± 500 orang)

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan proposal kegiatan. Kami berharap permohonan izin kegiatan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia

[Tanda Tangan]
Muhammad Fadhil
Ketua BEM UI

Tembusan:
1. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI
2. Direktur Kemahasiswaan UI
3. Ketua Panitia Seminar Nasional Kebangsaan
4. Arsip BEM UI

Inisial: MF/DN

Penjelasan:

  • Surat ini adalah contoh surat permohonan izin kegiatan seminar dari organisasi mahasiswa (BEM UI) kepada Rektor Universitas Indonesia.
  • Tembusan ditujukan kepada:
    • Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI (di level yang sama dengan penerima utama surat, untuk koordinasi lebih lanjut).
    • Direktur Kemahasiswaan UI (unit kerja yang langsung membawahi kegiatan kemahasiswaan).
    • Ketua Panitia Seminar Nasional Kebangsaan (agar panitia mengetahui surat izin telah diajukan).
    • Arsip BEM UI untuk dokumentasi organisasi.

Cara Menulis Tembusan yang Benar

Menulis tembusan dalam surat resmi sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah panduan singkatnya:

  1. Letakkan di Bagian Bawah: Tembusan selalu diletakkan di bagian paling bawah surat, setelah tanda tangan dan nama jelas pengirim, dan sebelum inisial.

  2. Tulis Kata “Tembusan”: Awali dengan kata “Tembusan:” (dengan huruf kapital di awal dan diakhiri tanda titik dua). Biasanya ditulis bold.

  3. Daftar Penerima Tembusan: Sebutkan nama jabatan atau unit kerja pihak-pihak yang menerima tembusan. Gunakan format nomor atau bullet point untuk membuat daftar tembusan lebih rapi dan mudah dibaca.

  4. Urutan Tembusan: Urutkan tembusan berdasarkan hierarki jabatan atau tingkat kepentingan. Biasanya, jabatan yang lebih tinggi atau pihak yang lebih penting disebutkan lebih dulu.

  5. Gunakan Bahasa Singkat dan Jelas: Tuliskan nama jabatan atau unit kerja secara singkat dan jelas. Tidak perlu penjelasan panjang lebar.

Contoh Penulisan Tembusan:

Tembusan:
1. Direktur Utama
2. Kepala Divisi Keuangan
3. Arsip

Atau:

Tembusan:
* Kepala Dinas Pendidikan
* Kepala Bidang Kurikulum
* Arsip

Tips Tambahan:

  • Pertimbangkan Relevansi: Pastikan pihak-pihak yang menerima tembusan benar-benar relevan dengan isi surat. Jangan memberikan tembusan kepada pihak yang tidak berkepentingan.
  • Jumlah Tembusan: Usahakan jumlah tembusan tidak terlalu banyak. Terlalu banyak tembusan bisa membuat surat terlihat kurang fokus dan kurang efektif.
  • Gunakan Akal Sehat: Gunakan akal sehat dalam menentukan siapa saja yang perlu mendapatkan tembusan. Tujuannya adalah agar informasi penting tersampaikan kepada pihak yang tepat dan koordinasi berjalan lancar.

Fakta Menarik Seputar Surat Resmi dan Tembusan

  • Evolusi Tembusan: Dulu, tembusan surat benar-benar dibuat dengan kertas karbon untuk menghasilkan salinan fisik. Sekarang, di era digital, tembusan lebih sering berupa salinan digital (soft copy) yang dikirim melalui email atau sistem informasi. Istilah “CC” (Carbon Copy) dan “BCC” (Blind Carbon Copy) dalam email pun berasal dari konsep tembusan surat fisik ini.

  • Tembusan sebagai Bukti: Dalam beberapa kasus, tembusan surat resmi bisa menjadi bukti penting dalam proses hukum atau audit. Adanya tembusan menunjukkan bahwa informasi telah disampaikan kepada pihak-pihak terkait dan bisa menjadi dasar pertanggungjawaban.

  • Perbedaan Tembusan dan Distribusi: Terkadang, istilah “tembusan” dan “distribusi” digunakan secara bergantian. Namun, secara teknis, distribusi biasanya merujuk pada penyebaran surat kepada banyak pihak secara massal, sedangkan tembusan lebih spesifik kepada pihak-pihak tertentu yang perlu mengetahui informasi tersebut.

  • Standarisasi Format Surat Resmi: Di Indonesia, format surat resmi (termasuk penulisan tembusan) biasanya mengikuti pedoman yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau standar yang berlaku dalam organisasi masing-masing. Ada berbagai macam panduan dan contoh format surat resmi yang bisa dijadikan acuan.

  • Pentingnya Arsip Surat Resmi: Baik surat asli maupun tembusan surat resmi perlu diarsipkan dengan baik. Pengarsipan surat resmi yang sistematis sangat penting untuk keperluan dokumentasi, referensi, dan audit di kemudian hari.

Memahami seluk-beluk surat resmi dan tembusan adalah bekal penting bagi siapa pun yang bekerja di lingkungan formal atau organisasi. Dengan memahami fungsi dan cara penulisan tembusan, kita dapat membuat surat resmi yang lebih efektif, profesional, dan informatif.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang contoh surat resmi ada tembusan. Jangan ragu untuk meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ini jika ada hal lain yang ingin kamu diskusikan!

Posting Komentar