Beranda contoh surat surat resmi template surat tutorial surat

Mau Bikin Surat Resmi? Contoh-Contohnya Ini Bikin Kamu Jago!

Diperbarui: • 0 • 11 menit membaca

Surat resmi itu kayak paspornya komunikasi formal. Kalau kamu mau urusan sama instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi, surat resmi ini nih yang jadi andalan. Bentuknya baku, bahasanya sopan, dan tujuannya jelas. Yuk, kita lihat contoh-contoh surat resmi yang sering banget dipakai dalam kehidupan sehari-hari.

Surat Lamaran Kerja

Ini nih surat resmi paling populer, terutama buat kamu yang lagi cari kerja. Surat lamaran kerja itu kayak “kartu nama” kamu di mata perusahaan. Isinya ngenalin diri, nunjukkin minat sama posisi yang dilamar, dan ngeyakinin perusahaan kalau kamu kandidat yang tepat.

Struktur Surat Lamaran Kerja yang Umum

Surat lamaran kerja punya struktur yang baku biar kelihatan profesional dan gampang dibaca. Biasanya terdiri dari:

  1. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Letaknya di pojok kanan atas.
  2. Lampiran dan Perihal: Nunjukin ada berapa dokumen yang dilampirin dan inti dari suratnya.
  3. Alamat Tujuan: Alamat lengkap perusahaan atau HRD yang dituju.
  4. Salam Pembuka: Biasanya pakai “Dengan Hormat,”.
  5. Paragraf Pembuka: Ngenalin diri dan sumber informasi lowongan kerja.
  6. Paragraf Isi: Nunjukin kualifikasi, pengalaman, dan keahlian yang relevan dengan posisi yang dilamar.
  7. Paragraf Penutup: Nyatakan harapan untuk diundang wawancara dan ucapkan terima kasih.
  8. Salam Penutup: Biasanya pakai “Hormat saya,”.
  9. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangan di atas nama lengkap.

Contoh Surat Lamaran Kerja
Image just for illustration

Contoh Isi Surat Lamaran Kerja Sederhana

[Tempat, Tanggal]

Lampiran: Daftar Riwayat Hidup
Perihal: Lamaran Kerja sebagai Staf Administrasi

Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD/Pimpinan Perusahaan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi lowongan kerja yang saya peroleh dari [Sumber Informasi, contoh: website perusahaan], saya bermaksud mengajukan diri untuk mengisi posisi Staf Administrasi di [Nama Perusahaan].

Saya [Nama Lengkap], lulusan [Nama Universitas] jurusan [Jurusan] dengan pengalaman kerja selama [Jumlah Tahun] tahun sebagai staf administrasi di [Nama Perusahaan Sebelumnya]. Selama bekerja, saya memiliki kemampuan dalam [Sebutkan keahlian relevan, contoh: mengelola data, membuat laporan, mengarsipkan dokumen, dan menggunakan Ms. Office].

Saya sangat tertarik dengan kesempatan untuk berkontribusi di [Nama Perusahaan] dan yakin bahwa keterampilan serta pengalaman yang saya miliki sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi ini. Terlampir bersama surat ini adalah daftar riwayat hidup sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.

Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan wawancara agar dapat menjelaskan lebih detail mengenai potensi dan kualifikasi diri saya. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Tips Membuat Surat Lamaran Kerja yang Menarik:

  • Sesuaikan dengan Posisi dan Perusahaan: Jangan pakai template yang sama untuk semua lamaran. Riset dulu perusahaannya dan sesuaikan isi surat dengan posisi yang kamu incar.
  • Tulis dengan Singkat, Padat, dan Jelas: HRD biasanya baca banyak lamaran, jadi bikin surat kamu mudah dibaca dan langsung ke poinnya.
  • Tonjolkan Keahlian yang Relevan: Sebutin keahlian dan pengalaman yang beneran nyambung sama deskripsi pekerjaan.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Surat lamaran kerja itu representasi diri kamu. Jangan sampai ada typo atau tata bahasa yang amburadul.
  • Gunakan Bahasa yang Formal tapi Tetap Menarik: Hindari bahasa yang terlalu kaku, tapi tetap sopan dan profesional.

Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi dipakai buat ngundang seseorang atau pihak tertentu buat hadir di acara formal. Contohnya undangan rapat, seminar, workshop, peresmian gedung, atau acara kenegaraan. Penting banget buat acara yang butuh kehadiran orang-orang penting.

Komponen Penting Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi harus informatif dan jelas biar yang diundang paham acaranya apa, kapan, dan di mana. Komponen pentingnya antara lain:

  1. Kop Surat: Identitas pengirim undangan (nama instansi/organisasi, logo, alamat, kontak).
  2. Nomor Surat, Sifat, Lampiran, dan Perihal: Informasi administratif surat.
  3. Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
  4. Alamat Tujuan: Alamat lengkap penerima undangan.
  5. Salam Pembuka: Misalnya “Dengan Hormat,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.”
  6. Isi Undangan: Menjelaskan tujuan acara, hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara.
  7. Salam Penutup: Misalnya “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.”
  8. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan pihak yang mengundang dan nama lengkap beserta jabatan.
  9. Stempel/Cap Instansi: Untuk memperkuat keabsahan surat.

Contoh Surat Undangan Resmi
Image just for illustration

Contoh Isi Surat Undangan Rapat

[KOP SURAT ORGANISASI/INSTANSI]

Nomor  : [Nomor Surat]
Sifat   : Penting
Lampiran : -
Perihal  : Undangan Rapat Koordinasi

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Undangan]
[Jabatan]
[Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi/Organisasi]

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan [Latar Belakang Rapat, contoh: persiapan pelaksanaan program kerja tahunan], kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu         : [Waktu], WIB
Tempat        : [Tempat Rapat, contoh: Ruang Rapat Lantai 2, Gedung [Nama Gedung]]
Agenda        : [Agenda Rapat, contoh: Pembahasan Rencana Kerja Tahunan dan Pembentukan Tim Pelaksana]

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu melalui [Kontak Person/Nomor Telepon] paling lambat tanggal [Tanggal Batas Konfirmasi].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Organisasi/Instansi]

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Ketua/Sekretaris]
[Jabatan]
[Stempel/Cap Organisasi/Instansi]

Tips Membuat Surat Undangan Resmi yang Efektif:

  • Gunakan Kop Surat Resmi: Kop surat itu identitas instansi kamu. Pastikan lengkap dan profesional.
  • Cantumkan Informasi Acara dengan Lengkap: Tanggal, waktu, tempat, agenda, semuanya harus jelas.
  • Sampaikan Tujuan Undangan dengan Ringkas: Langsung ke inti, kenapa orang ini diundang.
  • Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Hindari bahasa sehari-hari atau singkatan yang kurang lazim.
  • Kirim Jauh-Jauh Hari: Biar yang diundang punya waktu buat persiapan dan konfirmasi kehadiran.

Surat Permohonan

Surat permohonan dipakai kalau kamu mau mengajukan permohonan atau permintaan resmi ke pihak lain. Macam-macam permohonannya, bisa permohonan izin, bantuan dana, kerjasama, penggunaan fasilitas, atau permohonan informasi.

Bagian-Bagian Surat Permohonan

Surat permohonan juga punya struktur standar biar permintaan kamu jelas dan mudah diproses. Bagian-bagiannya mirip surat resmi lain:

  1. Kop Surat: Identitas pengirim permohonan.
  2. Nomor Surat, Sifat, Lampiran, dan Perihal: Informasi administratif surat.
  3. Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
  4. Alamat Tujuan: Alamat lengkap penerima permohonan.
  5. Salam Pembuka: Salam hormat.
  6. Paragraf Pembuka: Menyampaikan maksud dan tujuan permohonan.
  7. Paragraf Isi: Menjelaskan detail permohonan, alasan, dan latar belakangnya.
  8. Paragraf Penutup: Menyatakan harapan dan ucapan terima kasih.
  9. Salam Penutup: Salam hormat.
  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan dan nama pengirim permohonan.
  11. Stempel/Cap Instansi: Jika permohonan dari instansi.

Contoh Surat Permohonan
Image just for illustration

Contoh Isi Surat Permohonan Izin Menggunakan Tempat

[KOP SURAT ORGANISASI/INSTANSI]

Nomor  : [Nomor Surat]
Sifat   : Biasa
Lampiran : Proposal Kegiatan
Perihal  : Permohonan Izin Penggunaan Tempat

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Pimpinan Instansi Pemilik Tempat]
[Jabatan]
[Nama Instansi Pemilik Tempat]
[Alamat Instansi Pemilik Tempat]

Dengan Hormat,

Kami dari [Nama Organisasi/Instansi Pengirim Surat] adalah organisasi [Jenis Organisasi, contoh: kemahasiswaan/kemasyarakatan] yang bergerak di bidang [Bidang Kegiatan Organisasi, contoh: pendidikan dan sosial]. Dalam rangka [Tujuan Kegiatan, contoh: memperingati Hari Pendidikan Nasional], kami bermaksud menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan, contoh: Seminar Nasional Pendidikan].

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menggunakan [Nama Tempat yang Dimohon, contoh: Aula Serbaguna] milik [Nama Instansi Pemilik Tempat] sebagai tempat pelaksanaan kegiatan tersebut, yang rencananya akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal]
Waktu         : [Waktu], WIB - selesai

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama surat ini kami lampirkan proposal kegiatan yang berisi detail informasi mengenai acara yang akan kami selenggarakan.

Besar harapan kami agar permohonan izin ini dapat dikabulkan. Atas perhatian, izin, dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Organisasi/Instansi Pengirim Surat]

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Ketua Panitia]
[Jabatan Ketua Panitia]
[Stempel/Cap Organisasi/Instansi]

Tips Membuat Surat Permohonan yang Dikabulkan:

  • Sampaikan Permohonan dengan Jelas dan Rinci: Jangan bertele-tele, langsung ke poin permohonan kamu.
  • Berikan Alasan yang Kuat dan Logis: Kenapa permohonan kamu penting dan layak dikabulkan?
  • Lampirkan Dokumen Pendukung: Proposal, data, atau dokumen lain yang bisa memperkuat permohonan kamu.
  • Gunakan Bahasa yang Sopan dan Santun: Walaupun mengajukan permohonan, tetap jaga kesopanan.
  • Follow Up dengan Sopan: Kalau belum ada kabar, boleh follow up tapi jangan memaksa.

Surat Keputusan

Surat keputusan ini dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang dalam suatu organisasi atau instansi. Isinya penetapan atau ketetapan terkait suatu hal. Contohnya keputusan pengangkatan karyawan, keputusan pembentukan tim, keputusan tentang kebijakan organisasi, atau keputusan tentang sanksi.

Baca Juga: loading

Ciri-Ciri Surat Keputusan

Surat keputusan punya ciri khas yang membedakannya dari jenis surat resmi lain:

  1. Kop Surat: Identitas instansi yang mengeluarkan keputusan.
  2. Judul “KEPUTUSAN”: Ditulis dengan huruf kapital dan biasanya ditebalkan.
  3. Nomor Keputusan: Nomor urut keputusan.
  4. Jabatan Pejabat yang Menetapkan: Jabatan orang yang berwenang mengeluarkan keputusan.
  5. Konsideran (Menimbang, Mengingat, Memperhatikan): Dasar hukum atau alasan dikeluarkannya keputusan.
  6. Diktum (MEMUTUSKAN, MENETAPKAN): Kata kerja yang menunjukkan tindakan penetapan keputusan.
  7. Isi Keputusan (Pasal-Pasal): Rincian keputusan yang ditetapkan dalam bentuk pasal-pasal.
  8. Tempat dan Tanggal Penetapan: Tempat dan tanggal keputusan ditetapkan.
  9. Nama Jabatan Pejabat yang Menetapkan: Jabatan pejabat yang menandatangani keputusan.
  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pejabat: Tanda tangan dan nama pejabat yang menetapkan keputusan.
  11. Stempel/Cap Instansi: Stempel resmi instansi.
  12. Tembusan: Daftar pihak-pihak yang menerima salinan keputusan.

Contoh Surat Keputusan
Image just for illustration

Contoh Format Surat Keputusan

[KOP SURAT INSTANSI]

KEPUTUSAN
[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN, contoh: KEPALA DINAS PENDIDIKAN]
NOMOR: [Nomor Keputusan]
TENTANG
[JUDUL KEPUTUSAN, contoh: PEMBENTUKAN PANITIA PENYELENGGARA OLIMPIADE SAINS TINGKAT KABUPATEN]

[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN]

Menimbang:
a. bahwa [Alasan Pertimbangan Pertama, contoh: dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan di bidang sains, perlu diselenggarakan Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten];
b. bahwa [Alasan Pertimbangan Kedua, contoh: untuk kelancaran pelaksanaan Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten, dipandang perlu membentuk Panitia Penyelenggara];
c. bahwa [Alasan Pertimbangan Ketiga, contoh: nama-nama yang tercantum dalam lampiran keputusan ini dianggap mampu dan cakap untuk melaksanakan tugas sebagai Panitia Penyelenggara Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten].

Mengingat:
1. Undang-Undang Nomor [Nomor Undang-Undang] Tahun [Tahun] tentang [Judul Undang-Undang];
2. Peraturan Pemerintah Nomor [Nomor Peraturan Pemerintah] Tahun [Tahun] tentang [Judul Peraturan Pemerintah];
3. [Peraturan/Kebijakan Lain yang Mendasari].

Memperhatikan:
Hasil rapat koordinasi [Nama Rapat Koordinasi] tanggal [Tanggal Rapat Koordinasi] tentang persiapan pelaksanaan Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

PERTAMA:  Membentuk Panitia Penyelenggara Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

KEDUA:  Panitia Penyelenggara Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU mempunyai tugas dan tanggung jawab [Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Panitia, contoh: merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan Olimpiade Sains Tingkat Kabupaten].

KETIGA:  Segala biaya yang timbul akibat pelaksanaan Keputusan ini dibebankan pada anggaran [Sumber Anggaran, contoh: Dinas Pendidikan Kabupaten].

KEEMPAT: Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di [Tempat Penetapan, contoh: [Nama Kota]]
pada tanggal [Tanggal Penetapan]

[JABATAN PEJABAT YANG MENETAPKAN, contoh: KEPALA DINAS PENDIDIKAN]

[Tanda Tangan]

[NAMA JELAS PEJABAT]

Tembusan:
1. [Pihak yang Menerima Tembusan Pertama]
2. [Pihak yang Menerima Tembusan Kedua]
3. [Dst.]

Pentingnya Ketelitian dalam Membuat Surat Keputusan:

  • Dasar Hukum Harus Valid: Pastikan dasar hukum yang dicantumkan benar-benar relevan dan masih berlaku.
  • Isi Keputusan Harus Jelas dan Tegas: Hindari kalimat ambigu atau multitafsir.
  • Proses Penetapan Harus Sesuai Prosedur: Kewenangan pejabat yang menetapkan harus sesuai dengan aturan yang berlaku.
  • Distribusi Tembusan Harus Tepat Sasaran: Tembusan dikirim ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan keputusan tersebut.
  • Arsip dengan Baik: Surat keputusan itu dokumen penting, jadi harus diarsipkan dengan rapi dan aman.

Surat Kuasa

Surat kuasa itu surat resmi yang isinya pemberian wewenang atau kuasa dari seseorang (pemberi kuasa) ke orang lain (penerima kuasa) untuk melakukan tindakan tertentu atas nama pemberi kuasa. Biasanya dipakai buat urusan yang nggak bisa diwakilin secara lisan, kayak urusan hukum, perbankan, atau jual beli properti.

Elemen-Elemen Surat Kuasa

Surat kuasa harus jelas dan lengkap biar nggak ada kesalahpahaman atau penyalahgunaan wewenang. Elemen pentingnya:

  1. Judul “SURAT KUASA”: Ditulis dengan huruf kapital atau tebal.
  2. Identitas Pemberi Kuasa: Nama lengkap, alamat, nomor identitas (KTP/SIM/Paspor).
  3. Identitas Penerima Kuasa: Nama lengkap, alamat, nomor identitas.
  4. Pernyataan Pemberian Kuasa: Kalimat yang menyatakan bahwa pemberi kuasa memberikan kuasa kepada penerima kuasa.
  5. Rincian Wewenang yang Diberikan: Tindakan apa saja yang boleh dilakukan oleh penerima kuasa. Harus spesifik dan jelas.
  6. Masa Berlaku Kuasa: Jangka waktu berlakunya surat kuasa (kalau ada batasan waktu).
  7. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat Kuasa: Tempat dan tanggal surat kuasa dibuat.
  8. Tanda Tangan Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa: Tanda tangan kedua belah pihak di atas materai (biasanya materai Rp 10.000).
  9. Nama Jelas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa: Nama lengkap di bawah tanda tangan.
  10. Saksi-Saksi (Opsional): Bisa ditambahkan saksi untuk memperkuat keabsahan surat kuasa.

Contoh Surat Kuasa
Image just for illustration

Contoh Isi Surat Kuasa Khusus

SURAT KUASA KHUSUS

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama             : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
Tempat/Tgl. Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir]
Alamat           : [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa]
No. KTP          : [Nomor KTP Pemberi Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PEMBERI KUASA**.

Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:

Nama             : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
Tempat/Tgl. Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir]
Alamat           : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa]
No. KTP          : [Nomor KTP Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PENERIMA KUASA**.

**KHUSUS**

Untuk dan atas nama PEMBERI KUASA, bertindak sebagai PENERIMA KUASA untuk:

[Rincian Wewenang yang Diberikan, contoh: Mengurus dan menandatangani segala dokumen yang berkaitan dengan proses pengajuan dan pencairan dana pinjaman atas nama PEMBERI KUASA di Bank [Nama Bank], dengan nomor rekening [Nomor Rekening], sebesar Rp [Jumlah Uang] (Terbilang: [Jumlah Uang dalam Huruf])].

Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal ditandatangani sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Masa Berlaku, jika ada] atau sampai dengan dicabut kembali oleh PEMBERI KUASA.

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya tanpa paksaan dari pihak manapun, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat Pembuatan Surat Kuasa], [Tanggal Pembuatan Surat Kuasa]

Pemberi Kuasa,                                    Penerima Kuasa,

[Materai Rp 10.000]                             [Materai Rp 10.000]

[Tanda Tangan]                                     [Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pemberi Kuasa]                     [Nama Lengkap Penerima Kuasa]

Saksi-saksi (jika ada):

1. [Nama Saksi 1] ([Tanda Tangan Saksi 1])
2. [Nama Saksi 2] ([Tanda Tangan Saksi 2])

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat Kuasa:

  • Jenis Kuasa: Ada kuasa umum (wewenang luas) dan kuasa khusus (wewenang terbatas). Pilih sesuai kebutuhan.
  • Rincian Wewenang Harus Spesifik: Jangan terlalu umum, biar penerima kuasa nggak salah langkah.
  • Masa Berlaku: Kalau perlu batasi masa berlaku kuasa biar nggak disalahgunakan di kemudian hari.
  • Materai: Surat kuasa biasanya perlu materai biar sah secara hukum.
  • Saksi: Keberadaan saksi bisa memperkuat bukti kalau ada sengketa di kemudian hari.

Surat resmi itu penting banget dalam komunikasi formal. Dengan memahami contoh-contoh surat resmi ini, kamu jadi lebih siap buat bikin surat yang profesional dan efektif. Jangan ragu buat explore contoh lain dan sesuaikan dengan kebutuhan kamu, ya!

Gimana, udah lebih paham kan tentang contoh-contoh surat resmi? Kalau ada pertanyaan atau mau sharing pengalaman, langsung aja tulis di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar