Beranda panduan penulisan surat template

Mau Bikin Surat Resmi Semi Block Style? Panduan Lengkap + Contohnya!

Diperbarui: • 0 • 9 menit membaca

Surat resmi adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk keperluan formal, baik antar individu, organisasi, maupun instansi pemerintahan. Dalam dunia surat menyurat resmi, dikenal berbagai macam bentuk atau style, salah satunya adalah semi block style. Gaya penulisan ini cukup populer karena dianggap rapi, formal, namun tetap efisien dalam penyampaian informasi. Mari kita bedah lebih dalam mengenai surat resmi bentuk semi block style ini.

Mengenal Lebih Dekat Bentuk Semi Block Style dalam Surat Resmi

Bentuk semi block style, atau sering disebut juga bentuk setengah lurus, adalah variasi dari bentuk surat lurus (block style) yang menggabungkan unsur kerapian bentuk lurus dengan sedikit sentuhan pembeda. Ciri khas utama semi block style terletak pada penempatan beberapa bagian surat yang sedikit menjorok ke dalam dari margin kiri. Hal ini memberikan kesan visual yang lebih dinamis dibandingkan bentuk lurus penuh yang terkesan sangat kaku.

Contoh surat resmi bentuk semi block style
Image just for illustration

Ciri-Ciri Utama Semi Block Style

Untuk membedakan semi block style dari bentuk surat resmi lainnya, ada beberapa ciri khas yang perlu diperhatikan:

  1. Tanggal, Salam Penutup, Nama Jabatan, dan Tanda Tangan: Bagian-bagian ini ditempatkan di sisi kanan halaman surat, biasanya dimulai dari tengah halaman atau sedikit ke kanan dari tengah. Penempatan ini memberikan keseimbangan visual pada surat.
  2. Paragraf Isi Surat: Awal paragraf dalam isi surat ditulis menjorok ke dalam (indentasi) sekitar 5-7 ketukan dari margin kiri. Indentasi ini memberikan pemisah visual antar paragraf dan memudahkan pembaca untuk mengikuti alur tulisan.
  3. Bagian Lainnya (Alamat Tujuan, Salam Pembuka, Isi Surat secara keseluruhan, Lampiran, Tembusan): Bagian-bagian ini ditulis rata kiri, seperti pada bentuk surat lurus (block style). Konsistensi rata kiri ini menjaga kesan formal dan rapi.
  4. Jarak Baris: Jarak baris yang umum digunakan adalah spasi tunggal (single space) dalam setiap paragraf, dan spasi ganda (double space) antar paragraf. Hal ini menjaga keterbacaan surat.

Perbedaan Semi Block Style dengan Bentuk Surat Lainnya

Penting untuk memahami perbedaan semi block style dengan bentuk surat resmi lainnya, terutama dengan block style dan full block style. Ketiga bentuk ini memang memiliki kemiripan, namun ada perbedaan signifikan dalam penataan elemen surat.

  • Semi Block Style vs. Block Style (Bentuk Lurus): Perbedaan utama terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama jabatan, dan tanda tangan. Pada block style, semua bagian surat, termasuk tanggal dan salam penutup, ditulis rata kiri. Sedangkan pada semi block style, bagian-bagian tersebut ditempatkan di kanan. Selain itu, pada semi block style terdapat indentasi di awal paragraf, sementara block style tidak menggunakan indentasi, semua paragraf rata kiri.
  • Semi Block Style vs. Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh): Perbedaan antara semi block style dan full block style lebih tipis. Full block style adalah bentuk surat yang paling formal dan efisien. Semua bagian surat, termasuk tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, dan bahkan tembusan, ditulis rata kiri. Tidak ada indentasi pada awal paragraf. Perbedaan paling mencolok adalah full block style tidak menggunakan indentasi sama sekali, sementara semi block style menggunakan indentasi pada awal paragraf.

Untuk lebih jelasnya, berikut tabel perbandingan singkat:

Fitur Surat Block Style (Bentuk Lurus) Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus) Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Tanggal, Salam Penutup Rata Kiri Kanan Rata Kiri
Awal Paragraf Rata Kiri Indentasi Rata Kiri
Bagian Lainnya Rata Kiri Rata Kiri Rata Kiri

Struktur dan Bagian-Bagian Surat Resmi Semi Block Style

Sebuah surat resmi semi block style terdiri dari beberapa bagian penting yang disusun secara sistematis. Memahami struktur ini akan membantu Anda dalam membuat surat resmi yang baik dan benar.

1. Kop Surat (Letterhead)

Kop surat adalah identitas instansi atau organisasi pengirim surat. Kop surat biasanya terletak di bagian paling atas surat dan berisi informasi penting seperti:

  • Nama Instansi/Organisasi: Ditulis dengan huruf kapital dan biasanya menggunakan font yang lebih besar dan bold.
  • Logo Instansi/Organisasi: Jika ada, logo ditempatkan di sisi kiri atau tengah kop surat.
  • Alamat Lengkap: Mencakup nama jalan, nomor, kota, kode pos, dan provinsi.
  • Nomor Telepon, Faksimile (Fax), dan Alamat Email: Informasi kontak ini memudahkan penerima surat untuk menghubungi pengirim jika diperlukan.
  • Website Instansi/Organisasi (Opsional): Alamat website dapat dicantumkan untuk informasi lebih lanjut mengenai instansi/organisasi.

Kop surat sebaiknya didesain secara profesional dan konsisten dengan brand identity instansi/organisasi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Penulisan tanggal pada semi block style ditempatkan di sisi kanan atas surat, di bawah kop surat atau sejajar dengan baris terakhir kop surat. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah:

  • [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
    Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023

Penting untuk menuliskan tanggal surat dengan lengkap dan jelas untuk keperluan arsip dan referensi di kemudian hari.

3. Nomor Surat, Sifat Surat, dan Lampiran (Jika Ada)

Bagian ini biasanya terletak di bawah tanggal surat, rata kiri.

  • Nomor Surat: Nomor surat adalah kode unik yang diberikan pada setiap surat keluar untuk keperluan pengarsipan dan penomoran surat. Format nomor surat bervariasi tergantung pada sistem penomoran yang digunakan oleh instansi/organisasi.
    Contoh: Nomor: 123/ABC/X/2023
  • Sifat Surat (Opsional): Sifat surat menunjukkan tingkat urgensi atau kerahasiaan surat. Beberapa contoh sifat surat adalah:
    • Penting
    • Segera
    • Rahasia
    • Konfidensial
  • Lampiran (Jika Ada): Jika surat disertai dokumen tambahan, jumlah lampiran perlu dicantumkan.
    Contoh: Lampiran: 2 (dua) berkas

4. Hal/Perihal Surat

Perihal surat adalah inti atau pokok bahasan surat secara ringkas. Perihal surat membantu penerima untuk memahami tujuan surat dengan cepat. Perihal surat ditulis dengan singkat, jelas, dan informatif.

Contoh:

  • Perihal: Permohonan Izin Cuti Kerja
  • Hal: Undangan Rapat Koordinasi
  • Perihal: Penawaran Kerjasama

5. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat adalah alamat lengkap pihak yang dituju oleh surat. Alamat tujuan surat ditulis di bawah perihal surat, rata kiri. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan akurat untuk memastikan surat sampai ke penerima yang tepat.

Contoh:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Instansi/Organisasi Penerima]
[Alamat Lengkap Penerima]
[Kota, Kode Pos]

Jika surat ditujukan kepada individu, gunakan sapaan “Yth. Bapak/Ibu”. Jika ditujukan kepada jabatan, gunakan “Yth. Bapak/Ibu [Jabatan]”. Jika ditujukan kepada instansi/organisasi, gunakan “Kepada Yth. [Nama Instansi/Organisasi]”.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ungkapan pembuka surat yang bersifat formal dan sopan. Salam pembuka ditulis di bawah alamat tujuan surat, rata kiri. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

  • Dengan hormat,
  • Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (Jika ditujukan kepada pihak Muslim)
  • Salam sejahtera, (Untuk umum)

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat resmi yang menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian utama:

  • Paragraf Pembuka: Paragraf pembuka berisi pengantar atau latar belakang surat, serta tujuan penulisan surat.
  • Paragraf Isi (Batang Tubuh Surat): Paragraf isi merupakan inti dari surat yang menguraikan secara rinci informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis secara sistematis, logis, dan jelas. Gunakan bahasa yang formal, baku, dan efektif. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Dalam semi block style, awal setiap paragraf isi surat ditulis menjorok ke dalam (indentasi).
  • Paragraf Penutup: Paragraf penutup berisi kesimpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Paragraf penutup juga dapat berisi ajakan untuk tindak lanjut atau informasi kontak lebih lanjut.

8. Salam Penutup

Salam penutup adalah ungkapan penutup surat yang bersifat formal dan sopan. Salam penutup ditulis di sisi kanan bawah setelah paragraf penutup isi surat, sejajar dengan tanda tangan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

  • Hormat kami,
  • Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (Jika sebelumnya menggunakan salam pembuka yang sama)
  • Salam sejahtera, (Jika sebelumnya menggunakan salam pembuka yang sama)

9. Nama Jabatan, Tanda Tangan, dan Nama Jelas Pengirim

Bagian ini terletak di bawah salam penutup, di sisi kanan surat.

  • Nama Jabatan: Jabatan pengirim surat ditulis di bawah salam penutup.
  • Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat dibubuhkan di atas nama jelas.
  • Nama Jelas Pengirim: Nama lengkap pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan di dalam kurung.

10. Tembusan (Jika Ada)

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang menerima salinan surat, selain penerima utama. Tembusan ditulis di bagian paling bawah surat, rata kiri, jika ada. Tujuan tembusan adalah untuk memberitahukan kepada pihak-pihak terkait mengenai isi surat.

Contoh:

Tembusan:
1. Kepala Bagian Keuangan
2. Arsip

11. Inisial (Opsional)

Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial biasanya diletakkan di bagian paling bawah surat, di bawah tembusan atau jika tidak ada tembusan, di bawah nama jelas pengirim, rata kiri. Inisial berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat.

Contoh:

Konsep: ABC
Ketik: XYZ

Tips Membuat Surat Resmi Semi Block Style yang Efektif

Berikut beberapa tips agar surat resmi semi block style Anda lebih efektif dan profesional:

  1. Gunakan Bahasa yang Formal dan Baku: Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, baku, dan sesuai dengan kaidah tata bahasa yang benar. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, bahasa gaul, atau singkatan yang tidak resmi.
  2. Tulis dengan Singkat, Padat, dan Jelas: Sampaikan pesan Anda secara langsung dan tidak bertele-tele. Gunakan kalimat yang efektif dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan rumit.
  3. Perhatikan Tata Letak (Layout): Pastikan tata letak surat rapi dan proporsional. Gunakan margin yang cukup, spasi yang tepat, dan font yang profesional dan mudah dibaca (misalnya Times New Roman atau Arial ukuran 12).
  4. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim surat, selalu periksa kembali isi surat, tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Kesalahan kecil dapat mengurangi kesan profesional surat Anda. Mintalah orang lain untuk membaca dan mengoreksi surat Anda jika perlu.
  5. Gunakan Kertas dan Amplop yang Berkualitas: Gunakan kertas HVS putih polos dengan kualitas baik untuk mencetak surat resmi. Gunakan amplop resmi yang sesuai dengan ukuran kertas surat. Hal ini akan meningkatkan kesan profesional surat Anda.
  6. Sesuaikan dengan Konteks dan Tujuan Surat: Pastikan isi dan gaya bahasa surat sesuai dengan konteks dan tujuan surat. Surat lamaran kerja akan berbeda dengan surat penawaran kerjasama atau surat pemberitahuan.
  7. Konsisten dengan Format Semi Block Style: Pastikan semua bagian surat ditulis sesuai dengan aturan semi block style. Perhatikan penempatan tanggal, salam penutup, indentasi paragraf, dan bagian lainnya.

Contoh Surat Resmi Bentuk Semi Block Style

Berikut adalah contoh sederhana surat resmi bentuk semi block style yang bisa Anda jadikan referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN ANDA]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon] [Faksimile] [Email] [Website]

Baca Juga: loading
                                                                                   Jakarta, 26 Oktober 2023

Nomor : 001/HRD/X/2023
Sifat : Penting
Lampiran : -
Hal : Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Yth. Seluruh Karyawan
PT. Maju Bersama
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan peningkatan volume pekerjaan dan untuk meningkatkan efektivitas operasional perusahaan, dengan ini kami memberitahukan adanya perubahan jam kerja yang berlaku mulai tanggal 1 November 2023.

Adapun perubahan jam kerja tersebut adalah sebagai berikut:

  • Jam Kerja Lama: Senin - Jumat, pukul 08.00 - 17.00 WIB
  • Jam Kerja Baru: Senin - Jumat, pukul 09.00 - 18.00 WIB

Perubahan jam kerja ini berlaku untuk seluruh karyawan PT. Maju Bersama, kecuali bagi karyawan yang memiliki pengaturan jam kerja khusus yang telah disetujui oleh manajemen.

Kami berharap dengan adanya perubahan jam kerja ini, dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

(Nama Anda)
Manager HRD

Tembusan:
1. Direktur Utama
2. Kepala Bagian Operasional

Contoh di atas hanyalah ilustrasi sederhana. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan dan konteks surat yang ingin Anda buat.

Kesimpulan

Surat resmi bentuk semi block style adalah pilihan yang baik untuk komunikasi formal karena menggabungkan kerapian dan efisiensi. Dengan memahami ciri-ciri, struktur, dan tips penulisannya, Anda dapat membuat surat resmi yang profesional dan efektif. Bentuk surat ini cocok digunakan dalam berbagai situasi formal, baik untuk keperluan bisnis, pemerintahan, maupun organisasi. Kuasai bentuk semi block style ini dan jadikan surat-surat resmi Anda lebih berkelas dan informatif.

Bagaimana pendapat Anda tentang bentuk surat semi block style ini? Apakah Anda lebih sering menggunakan bentuk surat resmi yang lain? Yuk, berbagi pengalaman dan pertanyaan di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar