Beranda contoh panduan surat tugas

Mau Bikin Surat Tugas Terbaru? Panduan Lengkap & Contohnya (Plus Tips!)

Diperbarui: • 0 • 10 menit membaca

Surat tugas, kedengarannya mungkin formal banget ya? Padahal, dalam dunia kerja atau organisasi, surat ini justru jadi salah satu dokumen penting yang sering banget kita temui. Bayangin aja, kamu ditugaskan untuk mewakili kantor di acara seminar penting, atau tim kamu dikirim ke luar kota untuk proyek khusus. Nah, semua itu biasanya diawali dengan yang namanya surat tugas. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat tugas ini, mulai dari pengertian sampai contoh-contohnya yang fresh dan bisa kamu jadikan referensi.

Apa Sih Sebenarnya Surat Tugas Itu?

Secara sederhana, surat tugas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan atau pihak berwenang di sebuah instansi atau perusahaan. Isinya? Tentu saja penugasan! Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa seseorang atau sekelompok orang diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu. Tugas ini bisa bermacam-macam, mulai dari yang ringan sampai yang berat, dan durasinya pun bisa berbeda-beda, dari sehari sampai beberapa bulan.

Apa Sih Sebenarnya Surat Tugas Itu
Image just for illustration

Kenapa surat tugas ini penting? Bayangin kalau penugasan cuma disampaikan secara lisan. Risikonya banyak! Bisa jadi ada kesalahpahaman tentang tugas yang diberikan, waktu pelaksanaan, atau bahkan siapa saja yang bertanggung jawab. Dengan adanya surat tugas, semuanya jadi clear dan terdokumentasi dengan baik. Ini juga jadi pegangan yang kuat, baik bagi pihak yang menugaskan maupun yang ditugaskan.

Fungsi Utama Surat Tugas: Lebih dari Sekadar Instruksi

Surat tugas bukan cuma sekadar kertas perintah, lho. Fungsinya jauh lebih luas dan penting dalam kelancaran operasional sebuah organisasi. Beberapa fungsi utama surat tugas antara lain:

1. Legitimasi dan Keabsahan Tugas

Ini poin paling krusial. Surat tugas memberikan legitimasi atau pengakuan resmi terhadap tugas yang diberikan. Artinya, tugas tersebut memang benar-benar resmi ditugaskan oleh pihak yang berwenang. Tanpa surat tugas, bisa jadi penugasan tersebut dianggap tidak sah atau bahkan ilegal, terutama jika menyangkut urusan dengan pihak eksternal.

Legitimasi dan Keabsahan Tugas
Image just for illustration

2. Kejelasan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab

Surat tugas yang baik akan memuat dengan jelas ruang lingkup tugas yang harus dilaksanakan. Ini termasuk detail tugasnya apa saja, target yang harus dicapai, dan batasan-batasan yang perlu diperhatikan. Selain itu, surat tugas juga menegaskan tanggung jawab dari pihak yang ditugaskan. Siapa bertanggung jawab atas apa, semua tertera jelas di surat tugas. Ini menghindari tumpang tindih tanggung jawab dan memastikan semua berjalan sesuai rencana.

3. Landasan Hukum dan Perlindungan

Dalam beberapa kasus, surat tugas bisa menjadi landasan hukum. Misalnya, jika tugas yang diberikan berpotensi menimbulkan risiko atau melibatkan pihak ketiga. Surat tugas bisa menjadi bukti bahwa tindakan yang dilakukan sudah sesuai dengan prosedur dan atas perintah atasan. Selain itu, surat tugas juga memberikan perlindungan bagi pihak yang ditugaskan. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama pelaksanaan tugas, surat tugas bisa menjadi bukti bahwa mereka sedang menjalankan tugas resmi dari perusahaan.

Landasan Hukum dan Perlindungan
Image just for illustration

4. Alat Kontrol dan Evaluasi

Surat tugas juga berfungsi sebagai alat kontrol bagi atasan. Dengan adanya surat tugas, atasan bisa memantau perkembangan tugas yang diberikan dan memastikan tugas tersebut berjalan sesuai dengan target dan waktu yang ditentukan. Setelah tugas selesai, surat tugas juga menjadi dasar untuk evaluasi. Atasan bisa menilai kinerja pihak yang ditugaskan berdasarkan hasil yang dicapai dan kesesuaian dengan ruang lingkup tugas yang tercantum dalam surat tugas.

5. Bukti Pertanggungjawaban Keuangan (Jika Ada)

Untuk tugas-tugas yang melibatkan anggaran atau biaya, surat tugas juga berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban keuangan. Misalnya, jika tim ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas, surat tugas menjadi salah satu dokumen yang dibutuhkan untuk proses klaim biaya perjalanan. Surat tugas menunjukkan bahwa pengeluaran tersebut memang terkait dengan tugas resmi perusahaan.

Unsur-Unsur Penting yang Wajib Ada dalam Surat Tugas

Biar surat tugas kamu efektif dan nggak bikin bingung, ada beberapa unsur penting yang wajib kamu perhatikan. Unsur-unsur ini memastikan surat tugas kamu lengkap, jelas, dan sesuai standar.

1. Kop Surat Instansi/Perusahaan

Ini adalah identitas resmi dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tugas. Kop surat biasanya berisi logo, nama instansi/perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Kop surat ini penting untuk menunjukkan keabsahan surat tugas dan dari mana surat tersebut berasal.

Kop Surat Instansi/Perusahaan
Image just for illustration

2. Nomor Surat dan Tanggal Pembuatan

Nomor surat adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat tugas dalam sistem administrasi instansi/perusahaan. Tanggal pembuatan menunjukkan kapan surat tugas tersebut diterbitkan. Kedua unsur ini penting untuk keperluan pengarsipan dan penelusuran surat tugas di kemudian hari.

3. Identitas Pihak yang Memberi Tugas

Bagian ini memuat identitas lengkap pihak yang memberikan tugas, yaitu atasan atau pejabat yang berwenang. Identitas ini biasanya mencakup nama lengkap, jabatan, dan unit kerja. Kejelasan identitas pemberi tugas penting untuk memastikan bahwa penugasan tersebut memang berasal dari pihak yang memiliki wewenang.

4. Identitas Pihak yang Diberi Tugas

Sama pentingnya dengan identitas pemberi tugas, identitas lengkap pihak yang diberi tugas juga harus tercantum dalam surat tugas. Ini bisa perorangan atau tim. Identitas ini biasanya mencakup nama lengkap, NIP/NIK (jika ada), jabatan, dan unit kerja. Jika yang ditugaskan adalah tim, cantumkan nama semua anggota tim.

Identitas Pihak yang Diberi Tugas
Image just for illustration

5. Uraian Tugas yang Jelas dan Terukur

Ini adalah inti dari surat tugas. Uraian tugas harus memuat detail tugas yang harus dilaksanakan secara jelas, terperinci, dan terukur. Hindari bahasa yang ambigu atau terlalu umum. Sebutkan secara spesifik apa yang harus dilakukan, target yang ingin dicapai, dan hasil yang diharapkan. Jika perlu, uraikan tugas menjadi poin-poin yang lebih rinci agar lebih mudah dipahami.

6. Waktu Pelaksanaan Tugas

Waktu pelaksanaan tugas harus disebutkan dengan jelas, mulai dari tanggal berapa sampai tanggal berapa. Jika tugas berlangsung dalam waktu yang lama, sebutkan juga periode waktu pelaksanaan secara keseluruhan. Kejelasan waktu pelaksanaan tugas penting agar pihak yang ditugaskan bisa mengatur jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan.

7. Tempat Pelaksanaan Tugas

Tempat pelaksanaan tugas juga perlu dicantumkan, terutama jika tugas dilakukan di luar kantor atau di lokasi yang berbeda-beda. Sebutkan alamat lengkap tempat pelaksanaan tugas. Jika tempat pelaksanaan tugas berpindah-pindah, sebutkan lokasi-lokasi utama yang akan dikunjungi.

Tempat Pelaksanaan Tugas
Image just for illustration

8. Anggaran atau Biaya (Jika Ada)

Jika tugas yang diberikan melibatkan anggaran atau biaya, rincian anggaran atau biaya yang dialokasikan perlu dicantumkan dalam surat tugas. Ini termasuk jenis biaya, jumlah anggaran, dan mekanisme pencairan dana. Kejelasan anggaran penting untuk menghindari masalah keuangan selama pelaksanaan tugas.

9. Tanda Tangan dan Stempel

Surat tugas harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang (pemberi tugas) dan diberi stempel resmi instansi/perusahaan. Tanda tangan dan stempel ini adalah bukti keabsahan surat tugas. Pastikan tanda tangan dan stempel terlihat jelas dan terbaca.

10. Tembusan (Jika Perlu)

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang perlu mendapatkan salinan surat tugas. Tembusan biasanya ditujukan kepada atasan dari pemberi tugas, bagian keuangan, atau pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan tugas. Tembusan bersifat opsional, tergantung kebutuhan.

Jenis-Jenis Surat Tugas yang Umum Digunakan

Surat tugas itu nggak cuma satu jenis, lho. Ada beberapa jenis surat tugas yang umum digunakan, tergantung dari tujuan dan konteks penugasannya. Beberapa jenis surat tugas yang sering kita temui antara lain:

1. Surat Tugas Perjalanan Dinas

Ini adalah jenis surat tugas yang paling umum. Surat tugas perjalanan dinas dikeluarkan untuk menugaskan seseorang atau tim untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri. Tugasnya bisa bermacam-macam, seperti menghadiri seminar, melakukan kunjungan kerja, atau melaksanakan proyek di lokasi lain.

Surat Tugas Perjalanan Dinas
Image just for illustration

2. Surat Tugas Mengikuti Pelatihan atau Workshop

Jenis surat tugas ini dikeluarkan untuk menugaskan karyawan atau anggota organisasi untuk mengikuti pelatihan, workshop, seminar, atau kegiatan pengembangan diri lainnya. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kompetensi dan pengetahuan karyawan agar lebih produktif dan berkualitas.

3. Surat Tugas Melaksanakan Proyek atau Kegiatan Tertentu

Surat tugas proyek dikeluarkan untuk menugaskan tim atau individu untuk melaksanakan proyek atau kegiatan tertentu yang memiliki target dan jangka waktu yang jelas. Contohnya proyek penelitian, proyek pengembangan produk baru, atau kegiatan bakti sosial.

4. Surat Tugas Mewakili Instansi/Perusahaan

Jenis surat tugas ini diberikan kepada seseorang untuk mewakili instansi atau perusahaan dalam acara atau kegiatan tertentu. Misalnya, mewakili perusahaan dalam rapat koordinasi dengan instansi lain, menghadiri undangan acara seremonial, atau menjadi narasumber dalam seminar.

Surat Tugas Mewakili Instansi/Perusahaan
Image just for illustration

5. Surat Tugas Pemeriksaan atau Investigasi

Surat tugas pemeriksaan dikeluarkan untuk menugaskan tim atau individu untuk melakukan pemeriksaan atau investigasi terhadap suatu kasus atau permasalahan. Contohnya pemeriksaan keuangan, investigasi pelanggaran disiplin, atau audit internal.

Tips Membuat Surat Tugas yang Efektif dan Profesional

Bikin surat tugas itu nggak susah kok, asalkan kamu tahu tips dan triknya. Berikut beberapa tips membuat surat tugas yang efektif dan profesional:

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas

Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Sampaikan informasi secara langsung dan to the point. Jangan sampai ada kalimat yang bisa menimbulkan interpretasi ganda.

2. Perhatikan Format dan Tata Bahasa

Format surat tugas harus rapi dan profesional. Gunakan font yang standar dan mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial. Perhatikan juga tata bahasa yang digunakan. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan kaidah EYD. Hindari kesalahan ketik atau typo.

Perhatikan Format dan Tata Bahasa
Image just for illustration

3. Sesuaikan Isi Surat Tugas dengan Kebutuhan

Isi surat tugas harus disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks penugasan. Pastikan semua informasi penting yang relevan tercantum dalam surat tugas. Jangan sampai ada informasi yang terlewat atau kurang lengkap.

4. Review dan Periksa Kembali Sebelum Diterbitkan

Sebelum surat tugas diterbitkan, lakukan review dan pemeriksaan kembali secara teliti. Pastikan semua informasi sudah benar, lengkap, dan tidak ada kesalahan. Minta bantuan rekan kerja atau atasan untuk me-review surat tugas kamu sebelum final.

5. Arsipkan Surat Tugas dengan Baik

Setelah surat tugas diterbitkan dan didistribusikan, pastikan untuk mengarsipkan surat tugas tersebut dengan baik. Arsip surat tugas bisa disimpan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Pengarsipan yang baik memudahkan pencarian dan penelusuran surat tugas di kemudian hari jika diperlukan.

Contoh-Contoh Surat Tugas Terbaru yang Bisa Kamu Jadikan Referensi

Nah, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu, yaitu contoh-contoh surat tugas terbaru. Contoh-contoh ini bisa kamu jadikan referensi atau template saat kamu perlu membuat surat tugas. Ingat, contoh ini hanya sebagai panduan, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan format instansi/perusahaan kamu.

Contoh 1: Surat Tugas Perjalanan Dinas

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT TUGAS
Nomor: ST-012/KP/VIII/2023
Tanggal: 25 Agustus 2023

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Atasan]
Jabatan: [Jabatan Atasan]
Unit Kerja: [Unit Kerja Atasan]

Menugaskan kepada:

Nama: [Nama Karyawan]
NIP/NIK: [NIP/NIK Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Unit Kerja: [Unit Kerja Karyawan]

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:

  1. Melakukan kunjungan kerja ke PT. Maju Jaya di Surabaya.
  2. Melakukan negosiasi kontrak kerjasama terkait proyek pengembangan sistem informasi.
  3. Menyampaikan laporan hasil kunjungan kerja kepada atasan.

Waktu Pelaksanaan Tugas:

Tanggal: 28 Agustus 2023 s.d. 30 Agustus 2023
Tempat: Surabaya, Jawa Timur

Anggaran:

Biaya perjalanan dinas dan akomodasi akan ditanggung oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan]

Tembusan:
1. Kepala Bagian Keuangan
2. Arsip

Contoh 2: Surat Tugas Mengikuti Pelatihan

[KOP SURAT INSTANSI]

Baca Juga: loading

SURAT TUGAS
Nomor: ST-202/DIKLAT/IX/2023
Tanggal: 05 September 2023

Kepala [Nama Instansi], dengan ini menugaskan kepada:

Nama: [Nama Pegawai]
NIP: [NIP Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Unit Kerja: [Unit Kerja Pegawai]

Untuk mengikuti kegiatan:

Nama Kegiatan: Pelatihan Pengembangan Kompetensi Digital
Penyelenggara: [Nama Lembaga Pelatihan]
Waktu Pelaksanaan: 11 September 2023 s.d. 15 September 2023
Tempat Pelaksanaan: [Lokasi Pelatihan], [Kota]

Tujuan Penugasan:

Meningkatkan kompetensi dan pengetahuan di bidang teknologi digital guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi jabatan.

Ketentuan:

  1. Pegawai yang ditugaskan wajib mengikuti seluruh rangkaian kegiatan pelatihan dengan sungguh-sungguh.
  2. Pegawai yang ditugaskan wajib membuat laporan hasil pelatihan dan menyerahkannya kepada atasan setelah selesai kegiatan.
  3. Biaya pelatihan dan akomodasi ditanggung oleh instansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Kepala [Nama Instansi]

[Nama Kepala Instansi]
[NIP Kepala Instansi]
[Tanda Tangan dan Stempel Instansi]

Tembusan:
1. Kasubbag Kepegawaian
2. Arsip

Contoh 3: Surat Tugas Kegiatan Lapangan (Contoh untuk Sekolah)

[KOP SURAT SEKOLAH]

SURAT TUGAS
Nomor: 421.3/ST/SMP-ABC/X/2023
Tanggal: 12 Oktober 2023

Kepala SMP Negeri ABC, dengan ini menugaskan kepada:

Nama: [Nama Guru]
NIP: [NIP Guru]
Jabatan: Guru Kelas VII
Unit Kerja: SMP Negeri ABC

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:

Mendampingi dan membimbing siswa kelas VII dalam kegiatan studi lapangan ke Museum Geologi Bandung.

Waktu Pelaksanaan Tugas:

Hari, Tanggal: Kamis, 19 Oktober 2023
Waktu: 07.00 s.d. 16.00 WIB
Tempat: Museum Geologi Bandung

Rincian Tugas:

  1. Mengawasi dan menjaga ketertiban siswa selama kegiatan studi lapangan.
  2. Membimbing siswa dalam memahami materi pembelajaran di museum.
  3. Membuat laporan singkat mengenai pelaksanaan kegiatan studi lapangan.

Ketentuan:

  1. Guru yang ditugaskan wajib hadir tepat waktu dan melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.
  2. Guru yang ditugaskan berkoordinasi dengan panitia pelaksana kegiatan studi lapangan.
  3. Biaya transportasi dan konsumsi selama kegiatan ditanggung oleh sekolah.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Kepala SMP Negeri ABC

[Nama Kepala Sekolah]
[NIP Kepala Sekolah]
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]

Tembusan:
1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
2. Arsip Sekolah

Semoga contoh-contoh surat tugas di atas bisa membantu kamu ya! Ingat, yang penting adalah kejelasan dan kelengkapan informasi dalam surat tugas kamu. Dengan surat tugas yang baik, penugasan jadi lebih terarah dan minim risiko kesalahpahaman.

Gimana? Sudah lebih paham tentang surat tugas kan? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik terkait surat tugas, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya! Yuk, diskusi!

Posting Komentar