Panduan Lengkap: Bikin Surat Permohonan Kehilangan Ijazah yang Gak Bikin Ribet!

Table of Contents

Kehilangan ijazah? Wah, pasti panik banget ya! Ijazah itu kan dokumen penting banget, bukti resmi kamu sudah menyelesaikan pendidikan. Tenang, jangan langsung lemas! Kehilangan ijazah memang bikin repot, tapi bukan berarti akhir dunia kok. Kamu masih bisa kok mengurusnya dan mendapatkan pengganti ijazahmu. Artikel ini akan memandu kamu langkah demi langkah cara mengurus ijazah yang hilang, lengkap dengan contoh surat permohonan kehilangan ijazah yang bisa kamu gunakan. Simak terus ya!

Langkah Awal: Jangan Panik, Cari Dulu!¶

Image just for illustration

Sebelum kamu terlalu khawatir dan langsung berpikir untuk mengurus surat kehilangan, langkah pertama yang paling penting adalah mencari ijazahmu dengan teliti. Iya, kedengarannya sederhana, tapi seringkali ijazah itu cuma terselip di tempat yang nggak terduga. Coba ingat-ingat lagi kapan terakhir kali kamu melihat ijazah itu.

• Periksa kembali tempat penyimpanan dokumen pentingmu. Biasanya kita menyimpan ijazah di map khusus, laci meja, lemari, atau kotak penyimpanan dokumen. Bongkar lagi deh tempat-tempat itu, siapa tahu ijazahmu cuma pindah tempat.
• Coba ingat-ingat kegiatan terakhir yang melibatkan ijazahmu. Apakah kamu baru-baru ini menggunakannya untuk melamar kerja, mengurus beasiswa, atau keperluan administrasi lainnya? Coba cek lagi tas, map, atau tempat dokumen yang kamu bawa saat itu.
• Tanya anggota keluarga atau teman serumah. Mungkin saja ada yang tidak sengaja memindahkan atau melihat ijazahmu.

Tips: Jangan cuma mencari sekilas. Cari dengan sistematis dan teliti. Bahkan kalau perlu, minta bantuan orang lain untuk mencari bersamamu. Siapa tahu dengan bantuan mata orang lain, ijazahmu bisa cepat ditemukan. Kalau sudah dicari sekuat tenaga tapi tetap nggak ketemu, barulah kita lanjut ke langkah berikutnya, yaitu mengurus surat kehilangan.

Siapkan Syarat dan Dokumen Penting¶

Image just for illustration

Setelah yakin ijazahmu benar-benar hilang, langkah selanjutnya adalah menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengurus surat kehilangan dan permohonan penggantian ijazah. Dokumen-dokumen ini penting sebagai bukti identitas diri kamu dan bukti bahwa kamu memang pernah bersekolah di institusi yang menerbitkan ijazah tersebut.

Berikut ini daftar dokumen yang umumnya diperlukan:

1. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian (SKKB): Dokumen ini wajib kamu miliki sebagai bukti resmi bahwa kamu telah melaporkan kehilangan ijazah ke pihak berwajib. Cara mendapatkannya cukup mudah, kamu tinggal datang ke kantor polisi terdekat (Polsek atau Polres) dan membuat laporan kehilangan. Jangan lupa membawa Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK) sebagai identitas diri.
2. Fotokopi Ijazah yang Hilang (jika ada): Nah, ini pentingnya kenapa kita selalu disarankan untuk memfotokopi dokumen-dokumen penting. Kalau kamu punya fotokopi ijazah yang hilang, ini akan sangat membantu proses pengurusan. Fotokopi ijazah ini bisa menjadi bukti kuat bahwa kamu memang pernah memiliki ijazah tersebut, meskipun aslinya hilang. Tapi, kalau memang nggak punya fotokopi, jangan khawatir, tetap bisa diurus kok.
3. Fotokopi KTP dan KK: Dokumen ini diperlukan sebagai identitas diri kamu saat mengajukan permohonan penggantian ijazah. Pastikan fotokopi KTP dan KK kamu masih berlaku dan jelas terbaca.
4. Materai: Materai biasanya diperlukan untuk surat permohonan kehilangan ijazah. Siapkan materai secukupnya, biasanya 1 atau 2 buah.
5. Pas Foto Terbaru: Beberapa sekolah atau universitas mungkin meminta pas foto terbaru sebagai salah satu syarat. Siapkan beberapa lembar pas foto ukuran 3x4 atau 4x6, dengan latar belakang merah atau biru (tergantung ketentuan institusi pendidikan).

Penting: Daftar dokumen di atas adalah daftar umum. Ada kemungkinan setiap sekolah atau universitas memiliki persyaratan yang sedikit berbeda. Jadi, sebaiknya kamu hubungi langsung sekolah atau universitas tempat kamu dulu bersekolah untuk memastikan dokumen apa saja yang mereka butuhkan. Kamu bisa mencari informasi kontak sekolah atau universitas di website resmi mereka atau melalui alumni.

Membuat Surat Permohonan Kehilangan Ijazah: Panduan Lengkap¶

Image just for illustration

Setelah semua dokumen siap, langkah selanjutnya adalah membuat surat permohonan kehilangan ijazah. Surat ini adalah surat resmi yang kamu tujukan kepada pihak sekolah atau universitas untuk memberitahukan kehilangan ijazah dan memohon untuk diterbitkan surat pengganti atau surat keterangan yang setara.

Berikut ini adalah panduan lengkap cara membuat surat permohonan kehilangan ijazah yang baik dan benar:

Komponen Penting dalam Surat Permohonan¶

1. Data Diri Pemohon: Bagian ini berisi informasi lengkap tentang diri kamu sebagai pemohon.

   • Nama Lengkap: Tulis nama lengkapmu sesuai dengan yang tertera di ijazah yang hilang.
   • Nomor Induk Siswa (NIS) / Nomor Induk Mahasiswa (NIM): Nomor ini sangat penting untuk memudahkan pihak sekolah atau universitas mencari data diri kamu di arsip mereka. Jika kamu lupa NIS/NIM, coba cari di dokumen-dokumen lama kamu atau hubungi teman seangkatan.
   • Tempat dan Tanggal Lahir: Cantumkan tempat dan tanggal lahirmu sesuai dengan KTP.
   • Alamat Lengkap: Tulis alamat lengkapmu saat ini.
   • Nomor Telepon / Email: Cantumkan nomor telepon atau email yang aktif dan bisa dihubungi.

2. Data Ijazah yang Hilang: Bagian ini berisi informasi detail tentang ijazah yang hilang.

   • Jenis Ijazah: Sebutkan jenis ijazah yang hilang, misalnya Ijazah Sekolah Menengah Atas (SMA), Ijazah Sekolah Menengah Pertama (SMP), Ijazah Sarjana (S1), dll.
   • Nama Sekolah / Universitas: Tulis nama lengkap sekolah atau universitas tempat kamu mendapatkan ijazah tersebut.
   • Tahun Lulus: Sebutkan tahun kamu lulus dari sekolah atau universitas tersebut.
   • Nomor Ijazah (jika ingat): Jika kamu masih ingat nomor ijazah yang hilang, cantumkan nomor tersebut. Ini akan sangat membantu proses pencarian data. Jika tidak ingat, tidak masalah, bagian ini bisa dikosongkan atau diisi dengan keterangan “tidak ingat”.

3. Isi Surat Permohonan: Bagian ini adalah inti dari surat permohonan kamu, yang berisi penjelasan mengenai kehilangan ijazah dan permohonan kamu.

   • Tanggal dan Tempat Kehilangan: Sebutkan tanggal dan tempat perkiraan kamu kehilangan ijazah tersebut. Jika tidak ingat tanggal pastinya, sebutkan perkiraan bulan dan tahun.
   • Kronologis Kehilangan (singkat): Jelaskan secara singkat kronologis kejadian hilangnya ijazah. Misalnya, “Ijazah terakhir kali saya lihat saat akan digunakan untuk melamar pekerjaan pada tanggal … dan setelah itu tidak ditemukan lagi.” atau “Ijazah diduga hilang saat saya pindahan rumah pada tanggal …”. Tidak perlu detail panjang lebar, yang penting jelas dan ringkas.
   • Permohonan Penerbitan Surat Pengganti/Keterangan: Nyatakan dengan jelas maksud dan tujuan kamu membuat surat ini, yaitu memohon kepada pihak sekolah atau universitas untuk menerbitkan surat pengganti ijazah atau surat keterangan yang memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli.

4. Lampiran: Sebutkan dokumen-dokumen yang kamu lampirkan bersama surat permohonan. Misalnya:

   • Fotokopi KTP dan KK
   • Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian
   • Fotokopi Ijazah yang Hilang (jika ada)
   • Pas Foto Terbaru (jika diminta)

5. Penutup dan Tanda Tangan: Bagian akhir surat berisi kalimat penutup yang sopan dan tanda tangan kamu sebagai pemohon.

   • Kalimat Penutup: Gunakan kalimat penutup yang sopan, misalnya “Demikian surat permohonan ini saya buat, atas perhatian dan bantuannya saya ucapkan terima kasih.”
   • Hormat Saya, : Gunakan salam penutup “Hormat Saya,”.
   • Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangan di atas materai (jika diperlukan) dan tulis nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

Contoh Format Surat Permohonan Kehilangan Ijazah¶

Berikut ini adalah contoh format surat permohonan kehilangan ijazah yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Kamu bisa menyesuaikannya dengan data diri dan kondisi kamu.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Kepala [Nama Sekolah/Universitas]
[Alamat Sekolah/Universitas]
[Kota]

Perihal: Permohonan Penerbitan Surat Pengganti/Keterangan Ijazah Hilang

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap     : [Nama Lengkap Anda]
NIS/NIM          : [NIS/NIM Anda]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Anda]
Alamat Lengkap    : [Alamat Lengkap Anda]
Nomor Telepon/Email: [Nomor Telepon/Email Anda]

Dengan ini mengajukan permohonan penerbitan surat pengganti ijazah/surat keterangan ijazah yang hilang atas ijazah saya:

Jenis Ijazah     : [Jenis Ijazah, contoh: Ijazah Sekolah Menengah Atas]
Nama Sekolah/Universitas : [Nama Sekolah/Universitas Anda]
Tahun Lulus       : [Tahun Lulus Anda]
Nomor Ijazah      : [Nomor Ijazah Anda, jika ingat, jika tidak ingat tulis "Tidak Ingat"]

Ijazah tersebut hilang pada [Tanggal Kehilangan, atau perkiraan bulan/tahun] di [Tempat Kehilangan, atau perkiraan tempat].  [Jelaskan singkat kronologis kehilangan, contoh:  "Ijazah terakhir kali saya simpan di lemari dokumen dan saat ini tidak dapat ditemukan." atau "Diduga hilang saat saya pindahan rumah dan dokumen tercecer."].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan dokumen-dokumen pendukung sebagai berikut:

1.  Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK)
2.  Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian
3.  Fotokopi Ijazah yang Hilang (jika ada)
4.  Pas Foto Terbaru ukuran 3x4 (2 lembar) [sesuaikan jika ada permintaan pas foto]

Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Materai Rp 10.000,- jika diperlukan]

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan Penting:

• Sesuaikan Contoh Surat: Contoh surat di atas adalah format umum. Kamu perlu menyesuaikan isinya dengan data diri kamu dan persyaratan dari sekolah atau universitas tempat kamu bersekolah.
• Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan dalam surat permohonan.
• Ketik Rapi: Sebaiknya surat permohonan diketik rapi menggunakan komputer atau mesin tik. Jika harus ditulis tangan, pastikan tulisan kamu jelas dan mudah dibaca.
• Materai: Perhatikan apakah sekolah atau universitas mewajibkan penggunaan materai pada surat permohonan. Jika ya, tempelkan materai sesuai ketentuan.

Mengirimkan Surat Permohonan dan Proses Selanjutnya¶

Image just for illustration

Setelah surat permohonan dan semua dokumen pendukung siap, langkah selanjutnya adalah mengirimkan surat permohonan tersebut ke sekolah atau universitas tempat kamu dulu bersekolah.

Kemana Surat Permohonan Harus Dikirim?¶

• Untuk Ijazah SD, SMP, SMA/SMK: Surat permohonan biasanya ditujukan kepada Kepala Sekolah di sekolah tempat kamu lulus. Kamu bisa datang langsung ke sekolah pada jam kerja atau mengirimkan surat melalui pos. Beberapa sekolah juga mungkin menerima pengiriman surat permohonan melalui email, coba cek informasi di website sekolah atau hubungi pihak sekolah.
• Untuk Ijazah Perguruan Tinggi (Diploma, S1, S2, S3): Surat permohonan ditujukan kepada Rektor/Dekan/Ketua Jurusan (tergantung kebijakan universitas) di universitas atau perguruan tinggi tempat kamu lulus. Biasanya, pengurusan ijazah hilang di perguruan tinggi dilakukan melalui Bagian Akademik atau Bagian Tata Usaha. Kamu bisa datang langsung ke kampus dan mencari informasi di bagian tersebut, atau mencari informasi kontak bagian akademik di website universitas.

Proses Setelah Mengajukan Permohonan¶

Setelah kamu menyerahkan surat permohonan dan dokumen lengkap, pihak sekolah atau universitas akan memproses permohonan kamu. Proses ini bisa memakan waktu yang berbeda-beda, tergantung kebijakan masing-masing institusi dan banyaknya permohonan yang masuk.

Apa yang akan kamu dapatkan sebagai pengganti ijazah yang hilang?

• Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI): Umumnya, sekolah atau universitas akan menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) sebagai pengganti ijazah asli yang hilang. SKPI ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli dan bisa digunakan untuk keperluan administrasi seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, dll. SKPI biasanya berisi informasi lengkap tentang data diri kamu, data ijazah yang hilang, dan keterangan bahwa surat tersebut diterbitkan sebagai pengganti ijazah asli yang hilang.
• Legalisir Fotokopi Ijazah (jika fotokopi ijazah tersedia): Jika kamu memiliki fotokopi ijazah yang hilang dan bisa menunjukkannya, beberapa sekolah atau universitas mungkin bersedia melegalisir fotokopi ijazah tersebut. Legalisir ini bisa menjadi alternatif pengganti ijazah asli, meskipun kekuatan hukumnya tidak sekuat SKPI.

Biaya Pengurusan: Beberapa sekolah atau universitas mungkin mengenakan biaya administrasi untuk penerbitan SKPI atau legalisir fotokopi ijazah. Besaran biaya ini bervariasi, tanyakan langsung kepada pihak sekolah atau universitas saat kamu mengajukan permohonan.

Waktu Proses: Waktu proses penerbitan SKPI atau legalisir fotokopi ijazah juga bervariasi. Ada yang bisa selesai dalam beberapa hari kerja, ada juga yang memakan waktu lebih lama, bahkan sampai beberapa minggu. Bersabar dan rajinlah berkomunikasi dengan pihak sekolah atau universitas untuk mengetahui perkembangan proses permohonan kamu.

Fakta Menarik Seputar Ijazah dan Dokumen Penting Lainnya¶

Image just for illustration

• Ijazah adalah Dokumen Negara: Ijazah bukan hanya sekadar kertas tanda kelulusan. Ijazah adalah dokumen negara yang memiliki kekuatan hukum dan diterbitkan oleh institusi pendidikan yang sah. Oleh karena itu, kehilangan ijazah perlu diurus secara resmi.
• Digitalisasi Ijazah: Pemerintah Indonesia melalui Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) terus mendorong digitalisasi ijazah. Saat ini, beberapa perguruan tinggi sudah menerbitkan ijazah digital (verifikasi digital) yang lebih aman dan mudah diverifikasi keasliannya. Ke depan, diharapkan semua ijazah akan terdigitalisasi untuk mencegah pemalsuan dan memudahkan penyimpanan.
• Pentingnya Fotokopi Dokumen Penting: Kasus kehilangan ijazah ini menjadi pengingat pentingnya untuk selalu membuat fotokopi dokumen-dokumen penting seperti ijazah, KTP, KK, akta kelahiran, dll. Simpan fotokopi dokumen di tempat yang berbeda dengan dokumen asli. Fotokopi ini akan sangat berguna jika dokumen asli hilang atau rusak.
• Cloud Storage untuk Dokumen Digital: Selain fotokopi fisik, kamu juga bisa menyimpan scan atau foto dokumen penting di cloud storage seperti Google Drive, Dropbox, atau layanan cloud lainnya. Ini akan sangat membantu jika kamu membutuhkan dokumen tersebut secara mendadak dan sedang tidak membawa dokumen fisik. Pastikan kamu menggunakan password yang kuat untuk akun cloud storage kamu.
• Asuransi Dokumen Penting: Tahukah kamu bahwa ada beberapa perusahaan asuransi yang menawarkan produk asuransi untuk dokumen penting? Asuransi ini bisa memberikan ganti rugi jika dokumen penting kamu hilang atau rusak akibat kejadian yang tidak terduga. Meskipun mungkin terdengar berlebihan, ini bisa menjadi pilihan untuk kamu yang sangat concern dengan keamanan dokumen penting.

Tips Tambahan Agar Proses Pengurusan Ijazah Hilang Lancar¶

• Komunikasi Aktif: Jangan ragu untuk aktif berkomunikasi dengan pihak sekolah atau universitas. Tanyakan perkembangan proses permohonan kamu secara berkala. Nomor telepon atau email bagian akademik biasanya tertera di website institusi pendidikan.
• Sabar dan Teliti: Proses pengurusan dokumen terkadang memang membutuhkan waktu dan kesabaran. Tetaplah sabar dan teliti dalam mengikuti semua prosedur yang ditetapkan.
• Simpan Bukti Pengajuan: Simpan semua bukti pengajuan surat permohonan dan dokumen-dokumen yang kamu serahkan. Bukti ini bisa berguna jika terjadi masalah atau kendala dalam proses pengurusan.
• Jaga Dokumen Pengganti dengan Baik: Setelah kamu mendapatkan SKPI atau surat keterangan pengganti ijazah, jaga dokumen tersebut dengan baik. Sebisa mungkin jangan sampai hilang lagi. Buat juga fotokopi dan simpan di tempat aman.
• Berkas Digital Cadangan: Selain menyimpan fotokopi fisik, pertimbangkan juga untuk membuat berkas digital cadangan dari SKPI atau surat keterangan pengganti ijazah. Simpan di cloud storage atau flashdisk sebagai backup.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Seputar Ijazah Hilang¶

1. Apakah Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) bisa digunakan untuk semua keperluan seperti ijazah asli?

• Ya, SKPI memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan administrasi seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengurus beasiswa, dan lain-lain. Instansi pemerintah maupun swasta umumnya menerima SKPI sebagai pengganti ijazah asli yang hilang.

2. Berapa lama masa berlaku SKPI?

• SKPI umumnya berlaku seumur hidup, sama seperti ijazah asli. Namun, beberapa instansi mungkin memiliki kebijakan internal terkait masa berlaku dokumen pengganti. Sebaiknya selalu konfirmasi dengan instansi terkait jika kamu ragu.

3. Apakah bisa mendapatkan ijazah asli kembali jika sudah diterbitkan SKPI?

• Tidak bisa. SKPI diterbitkan sebagai pengganti permanen ijazah asli yang hilang. Sekolah atau universitas tidak akan menerbitkan ijazah asli yang baru.

4. Apakah biaya pengurusan ijazah hilang mahal?

• Biaya pengurusan ijazah hilang bervariasi tergantung kebijakan masing-masing sekolah atau universitas. Beberapa institusi mungkin tidak mengenakan biaya sama sekali, sementara yang lain mungkin mengenakan biaya administrasi yang relatif kecil. Tanyakan langsung kepada pihak sekolah atau universitas mengenai biaya yang mungkin dikenakan.

5. Bagaimana jika sekolah atau universitas tempat saya lulus sudah tutup?

• Untuk ijazah SD, SMP, SMA/SMK: Kamu bisa menghubungi Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota tempat sekolah tersebut dulu berada. Dinas Pendidikan biasanya memiliki arsip data sekolah-sekolah yang sudah tutup.
• Untuk ijazah Perguruan Tinggi: Kamu bisa menghubungi Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) atau Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) wilayah tempat perguruan tinggi tersebut dulu berada. Mereka mungkin memiliki informasi atau arsip terkait perguruan tinggi yang sudah tutup.

6. Bisakah pengurusan ijazah hilang diwakilkan?

• Umumnya bisa, tetapi dengan surat kuasa yang sah dari kamu sebagai pemilik ijazah. Siapkan surat kuasa bermaterai dan fotokopi KTP pemberi kuasa dan penerima kuasa. Namun, sebaiknya tanyakan dulu ke pihak sekolah atau universitas apakah mereka menerima pengurusan yang diwakilkan dan apa saja syaratnya.

7. Apakah Surat Keterangan Lulus (SKL) bisa digunakan sebagai pengganti ijazah yang hilang?

• SKL hanya berlaku sementara dan biasanya hanya berlaku sampai ijazah asli diterbitkan. SKL tidak bisa menggantikan fungsi ijazah asli yang hilang untuk jangka panjang. Kamu tetap perlu mengurus surat keterangan pengganti ijazah (SKPI) sebagai pengganti ijazah yang hilang.

Kesimpulan¶

Kehilangan ijazah memang merepotkan, tapi bukan masalah yang tidak bisa diatasi. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan menyiapkan semua dokumen yang diperlukan, kamu bisa mengurus surat keterangan pengganti ijazah (SKPI) sebagai pengganti ijazah asli yang hilang. Yang penting, jangan panik, tetap tenang, dan ikuti prosedur yang berlaku. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam mengurus ijazah yang hilang.

Punya pengalaman mengurus ijazah hilang? Atau ada tips tambahan yang ingin kamu bagikan? Yuk, tulis di kolom komentar di bawah!