Beranda panduan menulis surat himbauan surat resmi template surat

Panduan Lengkap Contoh Surat Himbauan Resmi: Struktur, Tips, dan Template!

Diperbarui: • 0 • 10 menit membaca

Surat himbauan resmi adalah dokumen penting yang digunakan untuk menyampaikan pesan ajakan, peringatan, atau anjuran kepada pihak tertentu secara formal. Jenis surat ini seringkali dikeluarkan oleh instansi pemerintah, organisasi, perusahaan, atau lembaga pendidikan. Tujuannya adalah untuk mendorong penerima surat agar melakukan atau tidak melakukan sesuatu demi kepentingan bersama atau mencapai tujuan tertentu. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat himbauan resmi ini!

Apa Itu Surat Himbauan Resmi dan Kapan Digunakan?

Surat himbauan resmi berbeda dengan surat pemberitahuan biasa. Himbauan memiliki unsur persuasif atau ajakan yang lebih kuat. Tujuannya tidak hanya sekadar memberitahu, tetapi juga mempengaruhi perilaku atau tindakan penerima surat.

Surat himbauan resmi biasanya digunakan dalam berbagai situasi, antara lain:

  • Peningkatan Kesadaran: Mengajak masyarakat atau kelompok tertentu untuk lebih peduli terhadap isu-isu penting seperti kebersihan lingkungan, kesehatan, atau keselamatan.
  • Pencegahan Masalah: Memberikan peringatan atau anjuran untuk menghindari tindakan yang dapat menimbulkan kerugian atau masalah, misalnya himbauan untuk tidak membuang sampah sembarangan atau himbauan untuk menjaga keamanan selama musim liburan.
  • Dukungan Program: Mengajak partisipasi aktif dalam program atau kegiatan yang sedang dijalankan, seperti himbauan untuk mengikuti vaksinasi atau himbauan untuk berdonasi.
  • Kepatuhan Aturan: Mengingatkan kembali atau mengajak untuk mematuhi peraturan atau kebijakan yang berlaku, contohnya himbauan untuk mematuhi rambu lalu lintas atau himbauan untuk membayar pajak tepat waktu.

Apa Itu Surat Himbauan Resmi dan Kapan Digunakan
Image just for illustration

Surat himbauan resmi penting karena memberikan pesan secara terstruktur dan terdokumentasi. Format resmi memberikan kesan serius dan penting, sehingga diharapkan pesan yang disampaikan lebih diperhatikan dan diindahkan oleh penerima.

Struktur dan Elemen Penting Surat Himbauan Resmi

Sama seperti surat resmi lainnya, surat himbauan resmi memiliki struktur baku yang perlu diperhatikan. Struktur ini membantu surat terlihat profesional dan mudah dipahami. Berikut adalah elemen-elemen penting dalam surat himbauan resmi:

1. Kop Surat (Letterhead)

Kop surat adalah bagian paling atas surat yang mencantumkan identitas lengkap pengirim surat. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama Instansi/Organisasi: Nama lengkap lembaga atau organisasi yang mengeluarkan surat. Gunakan font yang jelas dan ukuran yang lebih besar dari teks lainnya.
  • Logo Instansi/Organisasi: Logo resmi lembaga (jika ada). Logo biasanya diletakkan di sebelah kiri atau tengah atas kop surat.
  • Alamat Lengkap: Alamat kantor atau sekretariat lembaga.
  • Nomor Telepon, Faksimile, dan Email: Informasi kontak yang dapat dihubungi.
  • Website (jika ada): Alamat website resmi lembaga.

Kop surat memberikan informasi penting tentang asal surat dan menunjukkan legalitas serta kredibilitas pengirim.

2. Nomor Surat, Sifat Surat, Lampiran, dan Hal

Bagian ini terletak di bawah kop surat, biasanya di sebelah kiri. Informasi ini penting untuk administrasi dan pengarsipan surat.

  • Nomor Surat: Nomor urut surat keluar yang dicatat dalam buku agenda surat. Format penomoran surat bisa berbeda-beda tergantung kebijakan instansi, namun umumnya mencakup kode instansi, nomor urut, bulan, dan tahun. Contoh: Nomor: 01/HIM/BEM/XII/2024 (01 - nomor urut, HIM - kode himbauan, BEM - kode pengirim, XII - bulan Desember, 2024 - tahun).
  • Sifat Surat: Menunjukkan tingkat urgensi surat. Biasanya diisi dengan “Penting,” “Segera,” “Rahasia,” atau “Biasa.” Untuk surat himbauan, sifat surat umumnya adalah “Biasa” atau “Penting” tergantung urgensi himbauan tersebut.
  • Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen atau berkas yang dilampirkan bersama surat (jika ada). Jika tidak ada lampiran, cukup tulis “Lampiran: -“.
  • Hal: Inti atau pokok surat. Ditulis secara singkat dan jelas, mencerminkan tujuan utama surat himbauan. Contoh: Hal: Himbauan Menjaga Kebersihan Lingkungan Kampus.

3. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Biasanya diletakkan di sebelah kanan atas atau kanan bawah setelah nomor surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah: Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun (contoh: Jakarta, 20 Oktober 2024).

4. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas agar surat sampai ke penerima yang tepat.

  • Yth. (Yang Terhormat): Salam hormat yang digunakan untuk mengawali alamat tujuan.
  • Jabatan/Nama Penerima: Jabatan atau nama lengkap penerima surat (jika ditujukan kepada individu). Jika ditujukan kepada kelompok atau masyarakat umum, bisa ditulis “Yth. Seluruh Warga…” atau “Yth. Bapak/Ibu/Saudara…”.
  • Alamat Lengkap Penerima: Alamat lengkap instansi, organisasi, atau tempat tinggal penerima surat.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ungkapan hormat yang digunakan untuk membuka isi surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

  • “Dengan Hormat,” (paling umum dan formal)
  • “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika ditujukan kepada umat Muslim)
  • “Salam Sejahtera,” (untuk umum)
  • “Salam Kebajikan,” (untuk umum)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan penerima surat.

6. Isi Surat Himbauan

Isi surat adalah bagian terpenting yang memuat pesan himbauan yang ingin disampaikan. Isi surat himbauan resmi biasanya terdiri dari tiga bagian utama:

  • Paragraf Pembuka: Berisi pengantar atau latar belakang mengapa surat himbauan ini dibuat. Jelaskan secara singkat konteks atau permasalahan yang melatarbelakangi himbauan. Contoh: “Sehubungan dengan semakin meningkatnya kasus demam berdarah di lingkungan sekitar kita…” atau “Menindaklanjuti hasil rapat koordinasi mengenai persiapan acara peringatan Hari Kemerdekaan RI…”.
  • Paragraf Isi (Himbauan): Bagian inti surat yang memuat pesan himbauan secara jelas dan terperinci. Sampaikan ajakan, anjuran, atau peringatan dengan bahasa yang sopan, persuasif, dan mudah dipahami. Gunakan kalimat yang efektif dan menghindari bahasa yang ambigu. Sebutkan secara spesifik tindakan yang diharapkan dari penerima surat. Contoh: “Kami menghimbau kepada seluruh warga untuk melakukan 3M Plus (Menguras, Menutup, Mendaur ulang, dan Plus mencegah gigitan nyamuk)…” atau “Oleh karena itu, kami mengajak seluruh masyarakat untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan gotong royong membersihkan lingkungan…”.
  • Paragraf Penutup: Berisi penegasan kembali tujuan himbauan dan harapan atas kerjasama atau partisipasi penerima surat. Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama. Contoh: “Demikian himbauan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.” atau “Besar harapan kami agar himbauan ini dapat dilaksanakan dengan baik demi terciptanya lingkungan yang bersih dan sehat.”

7. Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat secara formal. Salam penutup yang umum digunakan adalah:

  • “Hormat kami,” (paling umum dan formal)
  • “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama)
  • “Salam Sejahtera,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama)
  • “Salam Kebajikan,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama)

8. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pengirim Surat

Bagian ini terletak di bawah salam penutup. Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat himbauan tersebut.

  • Jabatan Pengirim Surat: Jabatan atau posisi pengirim surat dalam instansi/organisasi.
  • Tanda Tangan: Tanda tangan asli pengirim surat (atau tanda tangan digital jika surat dikirim secara elektronik).
  • Nama Jelas Pengirim Surat: Nama lengkap pengirim surat (diketik di bawah tanda tangan).
  • Stempel Instansi/Organisasi (jika ada): Stempel resmi lembaga untuk memperkuat legalitas surat. Stempel biasanya dibubuhkan di atas tanda tangan atau di samping nama jelas pengirim surat.

Struktur Surat Himbauan Resmi
Image just for illustration

Contoh-Contoh Surat Himbauan Resmi Berbagai Tema

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut beberapa contoh surat himbauan resmi dengan tema yang berbeda:

Contoh 1: Himbauan Kebersihan Lingkungan

[Kop Surat: Pemerintah Kota [Nama Kota] - Dinas Lingkungan Hidup]
[Alamat Lengkap Dinas Lingkungan Hidup, Nomor Telepon, Email, Website (jika ada)]

Nomor : 005/DLH/[Kode Bulan]/2024
Sifat : Penting
Lampiran : -
Hal : Himbauan Menjaga Kebersihan Lingkungan

[Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]

Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Warga Masyarakat [Nama Kota]
di Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan datangnya musim penghujan dan untuk mencegah terjadinya banjir serta penyakit yang disebabkan oleh lingkungan yang kotor, kami dari Dinas Lingkungan Hidup Kota [Nama Kota] menghimbau kepada seluruh warga masyarakat untuk meningkatkan kesadaran dan partisipasi aktif dalam menjaga kebersihan lingkungan.

Untuk itu, kami mengajak Bapak/Ibu/Saudara/i untuk melakukan hal-hal berikut:

  1. Tidak membuang sampah sembarangan, terutama di selokan, sungai, atau tempat umum lainnya. Buanglah sampah pada tempat sampah yang telah disediakan atau pilah sampah organik dan anorganik untuk memudahkan proses daur ulang.
  2. Melakukan kerja bakti membersihkan lingkungan secara rutin, minimal satu kali dalam seminggu. Fokuskan pada pembersihan selokan, saluran air, dan area sekitar rumah.
  3. Menjaga kebersihan fasilitas umum, seperti taman, jalan, dan tempat ibadah.
  4. Mengelola sampah rumah tangga dengan baik. Komposkan sampah organik atau manfaatkan bank sampah yang ada di lingkungan sekitar.
  5. Menanam pohon atau tanaman hijau di lingkungan rumah untuk menciptakan lingkungan yang asri dan sehat.

Kami percaya bahwa dengan kerjasama dan partisipasi aktif dari seluruh warga masyarakat, Kota [Nama Kota] akan menjadi kota yang bersih, sehat, dan nyaman untuk ditinggali.

Demikian himbauan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Pejabat Dinas Lingkungan Hidup]
[Jabatan Pejabat Dinas Lingkungan Hidup]
[Stempel Dinas Lingkungan Hidup]

Contoh 2: Himbauan Keselamatan Berkendara

[Kop Surat: Kepolisian Republik Indonesia - Kepolisian Resor [Nama Polres]]
[Alamat Lengkap Polres, Nomor Telepon, Email, Website (jika ada)]

Nomor : B/HIM/05/X/2024
Sifat : Penting
Lampiran : -
Hal : Himbauan Keselamatan Berkendara

[Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]

Yth.
Seluruh Pengguna Jalan Raya
di Wilayah Hukum Polres [Nama Polres]

Dengan Hormat,

Dalam rangka meningkatkan keamanan dan keselamatan berlalu lintas serta menekan angka kecelakaan, kami dari Kepolisian Resor [Nama Polres] menghimbau kepada seluruh pengguna jalan raya untuk selalu mengutamakan keselamatan dan mematuhi peraturan lalu lintas.

Kami menghimbau agar Bapak/Ibu/Saudara/i:

  1. Memeriksa kondisi kendaraan sebelum berkendara, pastikan kendaraan dalam kondisi prima dan laik jalan.
  2. Menggunakan helm SNI bagi pengendara dan penumpang sepeda motor.
  3. Mengenakan sabuk pengaman bagi pengemudi dan penumpang mobil.
  4. Tidak menggunakan telepon genggam saat berkendara.
  5. Tidak berkendara dalam keadaan mengantuk atau mabuk.
  6. Mematuhi rambu lalu lintas dan marka jalan.
  7. Menjaga kecepatan kendaraan sesuai dengan batas yang ditentukan.
  8. Berhati-hati saat berkendara di malam hari atau kondisi cuaca buruk.
  9. Mengutamakan keselamatan pejalan kaki dan pengendara sepeda.

Keselamatan adalah tanggung jawab kita bersama. Mari kita jadikan jalan raya tempat yang aman dan tertib bagi semua pengguna jalan.

Baca Juga: loading

Demikian himbauan ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh kesadaran. Terima kasih atas kerjasama dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Satuan Lalu Lintas Polres]
[Jabatan Kasat Lantas Polres]
[Stempel Polres]

Contoh 3: Himbauan Partisipasi Vaksinasi

[Kop Surat: Pemerintah Daerah [Nama Daerah] - Dinas Kesehatan]
[Alamat Lengkap Dinas Kesehatan, Nomor Telepon, Email, Website (jika ada)]

Nomor : 440/HIM/KES/XI/2024
Sifat : Biasa
Lampiran : -
Hal : Himbauan Partisipasi Program Vaksinasi [Nama Vaksin]

[Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]

Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Warga Masyarakat [Nama Daerah]

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Sejahtera bagi Kita Semua,

Dalam upaya meningkatkan kekebalan kelompok (herd immunity) dan melindungi masyarakat dari penyakit [Nama Penyakit], Pemerintah Daerah [Nama Daerah] melalui Dinas Kesehatan menyelenggarakan program vaksinasi [Nama Vaksin] secara gratis bagi seluruh warga masyarakat.

Oleh karena itu, kami menghimbau kepada seluruh Bapak/Ibu/Saudara/i yang belum mengikuti program vaksinasi [Nama Vaksin] untuk segera mendaftarkan diri dan mengikuti vaksinasi di fasilitas kesehatan terdekat (Puskesmas, Rumah Sakit, atau Pos Pelayanan Vaksinasi yang telah ditunjuk).

Vaksinasi adalah upaya terbaik untuk melindungi diri sendiri, keluarga, dan masyarakat dari penularan penyakit [Nama Penyakit]. Jangan ragu dan jangan tunda, segera vaksinasi untuk kesehatan kita bersama.

Informasi lebih lanjut mengenai jadwal dan lokasi vaksinasi dapat diperoleh di Puskesmas terdekat atau melalui website/media sosial Dinas Kesehatan [Nama Daerah].

Demikian himbauan ini kami sampaikan. Mari kita sukseskan program vaksinasi [Nama Vaksin] demi mewujudkan masyarakat [Nama Daerah] yang sehat dan produktif.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Sejahtera,

Hormat kami,

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Dinas Kesehatan]
[Jabatan Kepala Dinas Kesehatan]
[Stempel Dinas Kesehatan]

Contoh Surat Himbauan Resmi
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Himbauan Resmi yang Efektif

Agar surat himbauan resmi Anda efektif dan mencapai tujuannya, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Bahasa yang Jelas dan Lugas: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, lugas, jelas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu.
  2. Nada yang Sopan dan Persuasif: Meskipun bersifat resmi, gunakan nada bahasa yang sopan dan persuasif. Himbauan adalah ajakan, bukan perintah. Hindari gaya bahasa yang menggurui atau mengancam.
  3. Fokus pada Tujuan: Pastikan isi surat fokus pada tujuan himbauan. Sampaikan pesan secara langsung dan tidak berputar-putar.
  4. Informasi yang Lengkap dan Akurat: Sertakan informasi yang lengkap dan akurat terkait himbauan, seperti latar belakang, alasan pentingnya himbauan, tindakan yang diharapkan, dan informasi pendukung lainnya.
  5. Format yang Rapi dan Profesional: Perhatikan format surat agar terlihat rapi dan profesional. Gunakan font yang mudah dibaca, tata letak yang baik, dan pastikan semua elemen surat tercantum dengan benar.
  6. Pertimbangkan Penerima Surat: Sesuaikan gaya bahasa dan isi surat dengan karakteristik penerima surat. Himbauan untuk masyarakat umum mungkin berbeda dengan himbauan untuk kalangan internal organisasi.
  7. Gunakan Media Pendukung (jika perlu): Jika diperlukan, sertakan media pendukung seperti infografis, tabel, atau diagram untuk memperjelas pesan himbauan. Misalnya, dalam himbauan kesehatan, bisa disertakan infografis tentang cara mencegah penyakit.
  8. Distribusi yang Tepat: Pastikan surat himbauan didistribusikan kepada pihak yang tepat dan melalui saluran yang efektif. Untuk himbauan kepada masyarakat umum, bisa melalui media sosial, website, papan pengumuman, atau kerjasama dengan media massa.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat surat himbauan resmi yang efektif dan mampu mendorong perubahan positif sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Surat himbauan resmi adalah alat komunikasi penting untuk menyampaikan pesan ajakan atau peringatan secara formal. Dengan memahami struktur, elemen penting, dan tips pembuatannya, Anda dapat membuat surat himbauan yang efektif dan bermanfaat.

Bagaimana pendapat Anda tentang surat himbauan resmi? Apakah Anda pernah menerima atau membuat surat himbauan? Mari berbagi pengalaman dan pendapat di kolom komentar!

Posting Komentar