Beranda izin psht surat tips

Panduan Lengkap: Contoh Surat Izin untuk Kegiatan di PSHT (Plus Tips!)

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Dalam organisasi besar seperti Persaudaraan Setia Hati Terate (PSHT), surat izin memegang peranan penting. Mungkin terdengar formal, tapi surat izin ini sebenarnya bentuk komunikasi dan tata krama yang dijunjung tinggi di PSHT. Nah, kalau kamu anggota PSHT atau pengurus yang sering berurusan dengan surat-menyurat, penting banget untuk paham tentang surat izin ini. Yuk, kita bahas tuntas!

Mengapa Surat Izin Penting di PSHT?

Surat izin bukan sekadar formalitas belaka. Di PSHT, surat izin punya beberapa fungsi penting:

  • Komunikasi Resmi: Surat izin menjadi jalur komunikasi formal antara anggota dengan pengurus, atau antar tingkatan organisasi. Ini penting untuk menjaga alur informasi yang jelas dan terdokumentasi.
  • Tata Krama dan Etika: Mengajukan izin menunjukkan sikap sopan dan menghormati hierarki organisasi. Ini sejalan dengan nilai-nilai luhur PSHT yang menjunjung tinggi unggah-ungguh (tata krama).
  • Administrasi dan Dokumentasi: Surat izin menjadi bukti tertulis dan tercatat dalam administrasi organisasi. Ini berguna untuk keperluan arsip, pelaporan, dan pengambilan keputusan.
  • Pertanggungjawaban: Dengan mengajukan izin, anggota menunjukkan tanggung jawab dan keterbukaan terhadap kegiatan yang akan dilakukan, terutama yang berkaitan dengan organisasi.
  • Memudahkan Pengambilan Keputusan: Bagi pengurus, surat izin membantu dalam memantau kegiatan anggota, mengatur jadwal, dan mengambil keputusan terkait perizinan.

Surat Izin Ilustrasi
Image just for illustration

Singkatnya, surat izin adalah bagian dari sistem organisasi yang rapi dan teratur di PSHT. Dengan adanya surat izin, segala urusan organisasi bisa berjalan lebih lancar dan minim kesalahpahaman.

Kapan Surat Izin Diperlukan di PSHT?

Ada berbagai situasi di mana surat izin diperlukan dalam kegiatan PSHT. Berikut beberapa contoh umum:

1. Izin Tidak Dapat Mengikuti Kegiatan Latihan

Ini adalah jenis surat izin yang paling sering dibutuhkan. Sebagai seorang siswa atau anggota PSHT, latihan rutin adalah kewajiban. Namun, terkadang ada halangan yang membuat kita tidak bisa hadir latihan. Beberapa alasan umum mengapa surat izin tidak latihan diperlukan:

  • Sakit atau Kondisi Kesehatan: Jika kamu sakit atau merasa tidak fit untuk latihan, penting untuk memberitahukan kepada pelatih atau pengurus ranting/cabang melalui surat izin. Ini bukan hanya soal izin, tapi juga bentuk perhatian terhadap kesehatan diri sendiri dan menghindari penularan penyakit jika sakit menular.
  • Keperluan Keluarga: Acara keluarga yang penting seperti pernikahan, pemakaman, atau menjenguk keluarga sakit terkadang tidak bisa dihindari dan berbenturan dengan jadwal latihan. Surat izin diperlukan untuk memberitahukan ketidakhadiranmu.
  • Urusan Pekerjaan atau Pendidikan: Bagi anggota yang sudah bekerja atau masih sekolah/kuliah, urusan pekerjaan atau pendidikan seperti lembur, ujian, atau tugas penting bisa menjadi alasan untuk izin tidak latihan.
  • Kegiatan Penting Lainnya: Terkadang ada kegiatan penting lain di luar PSHT yang tidak bisa ditinggalkan, misalnya kegiatan sosial, kegiatan keagamaan, atau kegiatan komunitas.

Contoh Situasi Nyata:

Bayangkan kamu seorang siswa PSHT yang rutin latihan setiap Selasa dan Jumat malam. Tiba-tiba, di hari Selasa pagi kamu merasa demam dan tidak enak badan. Daripada memaksakan diri latihan dan mungkin memperburuk kondisi atau menulari teman-teman, lebih baik kamu membuat surat izin tidak latihan dan beristirahat di rumah.

2. Izin Mengikuti Kegiatan PSHT di Luar Ranting/Cabang

PSHT adalah organisasi yang besar dan tersebar di berbagai daerah, bahkan negara. Seringkali ada kegiatan PSHT yang diadakan di luar ranting atau cabang tempat kamu berlatih. Jika kamu ingin mengikuti kegiatan tersebut, terkadang diperlukan surat izin. Contoh kegiatan tersebut antara lain:

  • Seminar atau Workshop PSHT: Acara-acara seperti seminar atau workshop yang diadakan oleh cabang lain atau pengurus pusat biasanya terbuka untuk anggota dari berbagai ranting/cabang. Untuk mengikuti acara ini, kadang diperlukan surat izin dari ranting/cabang asal.
  • Kejuaraan atau Turnamen: Jika kamu ingin mengikuti kejuaraan atau turnamen pencak silat yang diadakan oleh cabang lain atau organisasi lain atas nama PSHT, surat izin dari ranting/cabang asal sangat penting, bahkan wajib.
  • Pelatihan atau Diklat Tingkat Lanjut: Pelatihan atau diklat tingkat lanjut seperti pelatihan pelatih atau diklat kepelatihan sering diadakan di tingkat cabang atau pusat. Untuk mengikuti kegiatan ini, surat izin dari ranting/cabang asal biasanya menjadi salah satu syarat pendaftaran.
  • Kegiatan Silaturahmi atau Pertemuan PSHT: Terkadang ada kegiatan silaturahmi atau pertemuan anggota PSHT antar ranting atau cabang. Mengikuti kegiatan ini juga bisa memerlukan surat izin, terutama jika kegiatan tersebut bersifat resmi dan terkoordinasi.

Contoh Situasi Nyata:

Kamu adalah anggota PSHT Ranting A. Kamu mendengar bahwa Cabang B mengadakan seminar tentang teknik pernapasan dalam pencak silat yang sangat menarik dan bermanfaat. Kamu ingin ikut seminar tersebut. Untuk bisa ikut secara resmi dan terkoordinasi, kamu perlu membuat surat izin mengikuti kegiatan PSHT di luar ranting/cabang yang ditujukan kepada pengurus Ranting A dan diketahui oleh Cabang A. Surat izin ini nantinya akan kamu bawa dan tunjukkan kepada panitia seminar di Cabang B.

3. Izin Mewakili PSHT dalam Kegiatan Eksternal

Sebagai organisasi pencak silat yang diakui, PSHT seringkali diundang untuk berpartisipasi dalam kegiatan eksternal, baik itu kegiatan olahraga, seni budaya, maupun kegiatan sosial. Jika kamu terpilih atau ditunjuk untuk mewakili PSHT dalam kegiatan tersebut, surat izin adalah dokumen penting yang harus kamu miliki. Contoh kegiatan eksternal tersebut:

  • Kejuaraan Pencak Silat Tingkat Daerah, Nasional, atau Internasional: Jika kamu adalah atlet PSHT yang berprestasi dan terpilih untuk mewakili PSHT dalam kejuaraan tingkat tinggi, surat izin dari organisasi adalah keharusan. Surat izin ini menjadi bukti bahwa kamu benar-benar mewakili PSHT secara resmi.
  • Pertunjukan Seni Pencak Silat: PSHT sering diundang untuk menampilkan seni pencak silat dalam acara-acara budaya, festival, atau perayaan tertentu. Jika kamu tergabung dalam tim demonstrasi PSHT dan akan tampil dalam acara tersebut, surat izin diperlukan.
  • Kegiatan Sosial atau Bakti Sosial: PSHT juga aktif dalam kegiatan sosial dan bakti sosial. Jika kamu ditugaskan untuk mewakili PSHT dalam kegiatan bakti sosial, misalnya membantu korban bencana alam atau kegiatan bersih-bersih lingkungan, surat izin akan memperkuat posisimu sebagai representasi organisasi.
  • Seminar atau Forum di Luar PSHT: Terkadang ada seminar atau forum yang membahas tentang pencak silat, olahraga, atau kebudayaan di mana PSHT diundang sebagai narasumber atau peserta. Jika kamu ditunjuk untuk mewakili PSHT dalam acara tersebut, surat izin diperlukan.

Contoh Situasi Nyata:

Kamu adalah seorang pesilat PSHT yang memiliki kemampuan seni yang baik. Kamu tergabung dalam tim seni PSHT cabangmu. Suatu hari, cabangmu mendapat undangan untuk mengisi acara pembukaan festival budaya tingkat kabupaten dengan menampilkan seni pencak silat. Kamu dan tim seni cabangmu ditunjuk untuk tampil. Untuk memastikan penampilanmu resmi dan mendapatkan dukungan dari organisasi, kamu perlu membuat surat izin mewakili PSHT dalam kegiatan eksternal. Surat izin ini akan menjadi legitimasi bagi penampilanmu dan tim seni PSHT.

4. Izin Menggunakan Atribut PSHT di Luar Kegiatan Resmi

Atribut PSHT seperti seragam sakral, sabuk, badge, dan simbol-simbol lainnya memiliki makna dan nilai yang sakral bagi anggota PSHT. Penggunaan atribut PSHT diatur dan tidak boleh sembarangan. Jika kamu ingin menggunakan atribut PSHT di luar kegiatan resmi PSHT, misalnya untuk keperluan pemotretan, pembuatan video, atau kegiatan pribadi lainnya yang melibatkan publik, sebaiknya mengajukan surat izin. Tujuannya adalah untuk menjaga kesakralan dan citra PSHT.

Contoh Situasi Nyata:

Kamu adalah seorang anggota PSHT yang juga aktif di media sosial. Kamu ingin membuat konten video tentang pencak silat PSHT untuk diunggah di media sosialmu. Dalam video tersebut, kamu ingin mengenakan seragam sakral PSHT. Untuk menghindari kesalahpahaman atau penggunaan atribut PSHT yang tidak sesuai, sebaiknya kamu membuat surat izin penggunaan atribut PSHT untuk keperluan pembuatan konten media sosial. Surat izin ini menunjukkan bahwa kamu menggunakan atribut PSHT dengan bertanggung jawab dan tidak menyalahgunakan simbol organisasi.

5. Izin Melaksanakan Kegiatan PSHT di Luar Program Ranting/Cabang

Terkadang anggota PSHT memiliki inisiatif untuk mengadakan kegiatan PSHT di luar program yang sudah ditetapkan oleh ranting atau cabang. Misalnya, mengadakan latihan tambahan di luar jadwal rutin, mengadakan kegiatan bakti sosial kecil-kecilan, atau mengadakan pertemuan informal antar anggota. Meskipun inisiatif ini baik, tetap perlu dikomunikasikan dan mendapatkan izin dari pengurus ranting atau cabang melalui surat izin. Tujuannya adalah agar kegiatan tersebut tetap terkoordinasi dan tidak bertentangan dengan program organisasi secara keseluruhan.

Contoh Situasi Nyata:

Kamu dan beberapa teman anggota PSHT di rantingmu merasa perlu meningkatkan kemampuan fisik dengan latihan tambahan di luar jadwal latihan rutin. Kamu berinisiatif untuk mengadakan latihan lari bersama setiap hari Minggu pagi di lapangan dekat rumahmu. Meskipun ini adalah inisiatif yang positif, sebaiknya kamu membuat surat izin melaksanakan kegiatan PSHT di luar program ranting/cabang. Surat izin ini ditujukan kepada pengurus ranting untuk memberitahukan kegiatan latihan tambahan yang kamu inisiasi. Dengan begitu, pengurus ranting mengetahui dan bisa memberikan arahan atau dukungan jika diperlukan.

Komponen Penting dalam Surat Izin PSHT

Meskipun format surat izin bisa bervariasi, ada beberapa komponen penting yang umumnya harus ada dalam surat izin PSHT:

  1. Kop Surat (Opsional): Jika surat izin dibuat secara resmi oleh ranting atau cabang, kop surat organisasi perlu dicantumkan. Namun, untuk surat izin pribadi, kop surat tidak wajib.
  2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Cantumkan tempat dan tanggal surat izin dibuat. Ini penting untuk menunjukkan kapan surat izin tersebut diajukan.
  3. Nomor Surat (Opsional): Jika surat izin dibuat secara resmi oleh ranting atau cabang, nomor surat perlu dicantumkan untuk keperluan administrasi dan arsip.
  4. Perihal/Hal: Sebutkan secara ringkas maksud dan tujuan surat izin. Misalnya: “Perihal: Izin Tidak Dapat Mengikuti Latihan”, “Perihal: Izin Mengikuti Seminar PSHT”, dll.
  5. Yth. (Yang Terhormat): Tujukan surat izin kepada pihak yang berwenang memberikan izin. Misalnya: “Yth. Ketua Ranting …”, “Yth. Pelatih …”, “Yth. Pengurus Cabang …”, dll. Pastikan penulisan jabatan dan nama penerima surat benar dan lengkap.
  6. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan dan sesuai dengan etika PSHT. Misalnya: “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” atau “Salam Persaudaraan”.
  7. Isi Surat: Bagian inti dari surat izin yang memuat informasi penting, meliputi:
    • Identitas Pembuat Surat: Nama lengkap, nomor keanggotaan (jika ada), ranting/cabang asal.
    • Maksud dan Tujuan Izin: Jelaskan secara rinci alasan mengapa mengajukan izin.
    • Waktu dan Tempat (Jika Relevan): Sebutkan tanggal, waktu, dan tempat kegiatan yang terkait dengan izin yang diajukan (misalnya, tanggal tidak bisa latihan, tanggal kegiatan yang akan diikuti, dll.).
    • Durasi Izin (Jika Relevan): Sebutkan berapa lama izin yang diajukan (misalnya, izin tidak latihan selama 1 hari, izin mengikuti kegiatan selama 2 hari, dll.).
    • Lampiran (Jika Ada): Jika ada dokumen pendukung yang perlu dilampirkan (misalnya, surat keterangan sakit, undangan kegiatan, dll.), sebutkan dalam surat izin.
  8. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan sesuai dengan etika PSHT. Misalnya: “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” atau “Salam Persaudaraan”.
  9. Hormat Saya/Pemohon: Tuliskan “Hormat Saya” atau “Pemohon” diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap pembuat surat.
  10. Mengetahui/Menyetujui (Opsional): Jika diperlukan, sediakan kolom untuk tanda tangan dan nama pihak yang mengetahui atau menyetujui izin tersebut. Misalnya, untuk surat izin siswa, bisa diketahui oleh pelatih atau pengurus ranting.

Contoh Format Surat Izin Tidak Dapat Mengikuti Latihan PSHT

Berikut contoh sederhana format surat izin tidak dapat mengikuti latihan PSHT. Format ini bisa kamu modifikasi sesuai dengan kebutuhan dan situasi.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Perihal: Izin Tidak Dapat Mengikuti Latihan

Yth. [Nama Pelatih/Pengurus Ranting]
Ranting [Nama Ranting]
Cabang [Nama Cabang]
di [Tempat Ranting/Cabang]

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Persaudaraan,

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap     : [Nama Lengkap Anda]
Nomor Keanggotaan : [Nomor Keanggotaan Anda] (Jika Ada)
Ranting/Cabang   : [Ranting/Cabang Anda]

Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak dapat mengikuti kegiatan latihan PSHT yang seharusnya dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal Latihan yang Ditinggalkan]
Waktu        : [Waktu Latihan]
Tempat       : [Tempat Latihan]

Dikarenakan [Alasan Tidak Dapat Latihan, Jelaskan Secara Singkat dan Jelas].

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Persaudaraan,

Hormat Saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

**(Mengetahui/Menyetujui)** (Opsional, jika diperlukan)

[Tanda Tangan Pelatih/Pengurus Ranting]

[Nama Lengkap Pelatih/Pengurus Ranting]

Catatan:

  • Contoh format di atas adalah untuk izin tidak latihan. Untuk jenis izin lainnya, kamu bisa menyesuaikan perihal, isi surat, dan pihak yang dituju.
  • Gunakan bahasa Indonesia yang sopan dan formal dalam surat izin.
  • Tulislah alasan izin dengan jujur dan jelas.
  • Jika memungkinkan, serahkan surat izin sebelum waktu latihan atau kegiatan dimulai.
  • Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.

Contoh Surat Ilustrasi
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Izin PSHT yang Baik

Agar surat izinmu efektif dan mudah diproses, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Tulis dengan Rapi dan Jelas: Gunakan tulisan tangan yang rapi dan mudah dibaca, atau lebih baik lagi, ketik surat izin menggunakan komputer. Hindari coretan atau kesalahan tulis.
  2. Bahasa Sopan dan Formal: Gunakan bahasa Indonesia yang sopan dan formal, hindari bahasa gaul atau bahasa informal. Perhatikan penggunaan salam pembuka dan salam penutup yang sesuai.
  3. Sampaikan Alasan dengan Jujur dan Singkat: Jelaskan alasan kamu mengajukan izin dengan jujur dan apa adanya. Tidak perlu bertele-tele, sampaikan secara singkat, padat, dan jelas.
  4. Tujukan Kepada Pihak yang Tepat: Pastikan kamu menujukan surat izin kepada pihak yang berwenang memberikan izin. Jika izin tidak latihan, tujukan kepada pelatih atau pengurus ranting. Jika izin kegiatan di luar ranting, tujukan kepada pengurus ranting dan diketahui oleh pengurus cabang.
  5. Serahkan Tepat Waktu: Usahakan untuk menyerahkan surat izin sebelum waktu latihan atau kegiatan dimulai. Jika memungkinkan, berikan surat izin beberapa hari sebelumnya agar pengurus memiliki waktu untuk memproses dan memberikan keputusan.
  6. Dokumentasikan Surat Izin: Simpan salinan surat izin yang sudah kamu buat sebagai arsip pribadi. Ini berguna jika ada pertanyaan atau konfirmasi di kemudian hari.
  7. Komunikasikan Secara Lisan (Jika Perlu): Selain membuat surat izin, tidak ada salahnya kamu juga mengkomunikasikan secara lisan kepada pelatih atau pengurus tentang alasan kamu mengajukan izin. Komunikasi lisan bisa mempererat hubungan dan memperjelas maksud izinmu.
  8. Hargai Keputusan Pengurus: Apapun keputusan yang diberikan oleh pengurus terkait izinmu, hargai dan terima dengan lapang dada. Pengurus pasti mempertimbangkan berbagai hal sebelum mengambil keputusan.

Surat Izin dan Nilai-Nilai PSHT

Penggunaan surat izin dalam PSHT sebenarnya sangat selaras dengan nilai-nilai luhur yang dijunjung tinggi dalam organisasi ini. Beberapa nilai PSHT yang tercermin dalam praktik surat izin:

  • Persaudaraan: Surat izin adalah bentuk komunikasi yang baik antar saudara se-PSHT. Mengajukan izin menunjukkan kepedulian dan rasa hormat kepada sesama anggota dan pengurus.
  • Ketertiban dan Kedisiplinan: Penggunaan surat izin membantu menciptakan sistem administrasi yang tertib dan disiplin dalam organisasi. Ini melatih anggota untuk taat pada aturan dan prosedur yang berlaku.
  • Tanggung Jawab: Mengajukan izin menunjukkan sikap tanggung jawab sebagai anggota PSHT. Kita bertanggung jawab untuk memberitahukan ketidakhadiran atau kegiatan yang akan dilakukan, terutama yang berkaitan dengan organisasi.
  • Tata Krama dan Unggah-Ungguh: Mengajukan izin adalah bentuk tata krama dan unggah-ungguh yang diajarkan dalam PSHT. Ini menunjukkan sopan santun dan penghormatan kepada yang lebih tua atau memiliki jabatan dalam organisasi.
  • Musyawarah dan Mufakat: Proses perizinan juga bisa menjadi ajang musyawarah dan mufakat antara anggota dan pengurus. Pengurus bisa memberikan arahan, saran, atau solusi terkait izin yang diajukan.

Tabel Ringkasan Jenis-Jenis Surat Izin di PSHT

Jenis Surat Izin Alasan Umum Diperlukan Pihak yang Dituju
Izin Tidak Dapat Mengikuti Kegiatan Latihan Sakit, keperluan keluarga, urusan pekerjaan/pendidikan, kegiatan penting lainnya Pelatih, Pengurus Ranting
Izin Mengikuti Kegiatan PSHT di Luar Ranting/Cabang Seminar/workshop, kejuaraan/turnamen, pelatihan/diklat, silaturahmi/pertemuan PSHT antar ranting/cabang Pengurus Ranting (diketahui Pengurus Cabang jika diperlukan), Panitia Kegiatan di Cabang Lain
Izin Mewakili PSHT dalam Kegiatan Eksternal Kejuaraan pencak silat, pertunjukan seni pencak silat, kegiatan sosial/bakti sosial, seminar/forum di luar PSHT Pengurus Ranting, Pengurus Cabang, Panitia Kegiatan Eksternal
Izin Menggunakan Atribut PSHT di Luar Kegiatan Resmi Pemotretan, pembuatan video, kegiatan pribadi yang melibatkan publik Pengurus Ranting, Pengurus Cabang
Izin Melaksanakan Kegiatan PSHT di Luar Program Ranting/Cabang Latihan tambahan, bakti sosial kecil-kecilan, pertemuan informal antar anggota Pengurus Ranting

Semoga panduan lengkap tentang contoh surat izin di PSHT ini bermanfaat untuk kamu. Memahami dan mempraktikkan penggunaan surat izin adalah bagian dari menjadi anggota PSHT yang baik dan bertanggung jawab. Dengan surat izin, komunikasi dan tata krama dalam organisasi bisa terjaga dengan baik, sehingga kegiatan PSHT bisa berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diharapkan.

Ada pertanyaan atau pengalaman menarik terkait surat izin di PSHT? Yuk, berbagi di kolom komentar!

Posting Komentar