Panduan Lengkap: Contoh Surat Kuasa Pengambilan Almamater yang Mudah Dipahami

Table of Contents

Surat kuasa pengambilan almamater adalah dokumen penting yang memungkinkan seseorang untuk mewakilkan pengambilan almamaternya kepada orang lain. Situasi ini sering terjadi ketika seorang mahasiswa atau alumni tidak dapat mengambil almamater secara langsung karena berbagai alasan, seperti kesibukan kerja, domisili yang jauh, atau kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan. Membuat surat kuasa ini sebenarnya tidak sulit, asalkan kamu tahu format dan informasi apa saja yang perlu dicantumkan. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh surat kuasa pengambilan almamater, mulai dari format, contoh, hingga tips penting dalam pembuatannya.

Mengapa Kamu Mungkin Membutuhkan Surat Kuasa Pengambilan Almamater?¶

Ada beberapa alasan mengapa kamu mungkin perlu membuat surat kuasa untuk pengambilan almamater. Alasan yang paling umum adalah karena kamu tidak bisa hadir secara langsung ke kampus untuk mengambil almamater. Ini bisa disebabkan oleh banyak faktor, misalnya:

• Lokasi yang jauh: Kamu mungkin sudah lulus dan kembali ke kampung halaman atau bahkan bekerja di luar kota atau luar pulau. Jarak yang jauh tentu menjadi kendala untuk bolak-balik ke kampus hanya untuk mengambil almamater.
• Kesibukan pekerjaan: Setelah lulus, banyak orang langsung terjun ke dunia kerja. Jadwal kerja yang padat seringkali membuat sulit untuk mengambil cuti atau meluangkan waktu untuk urusan pengambilan almamater di kampus.
• Kondisi kesehatan: Dalam situasi tertentu, kondisi kesehatan mungkin tidak memungkinkan kamu untuk bepergian atau mengurus administrasi kampus secara langsung. Misalnya, sedang sakit, hamil, atau memiliki keterbatasan fisik.
• Urusan lain yang mendesak: Mungkin saja kamu memiliki urusan lain yang lebih penting dan tidak bisa ditinggalkan, sehingga pengambilan almamater harus diwakilkan.

Image just for illustration

Dalam semua situasi di atas, surat kuasa menjadi solusi yang praktis dan legal. Dengan surat kuasa, kamu bisa mempercayakan pengambilan almamater kepada orang yang kamu percaya, seperti teman, saudara, atau orang tua.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Kuasa Pengambilan Almamater¶

Agar surat kuasa pengambilan almamatermu sah dan diterima oleh pihak kampus, ada beberapa unsur penting yang harus kamu perhatikan. Unsur-unsur ini memastikan bahwa surat kuasa tersebut jelas, lengkap, dan tidak menimbulkan keraguan. Berikut adalah elemen-elemen penting yang wajib ada dalam surat kuasa:

1. Judul Surat Kuasa¶

Judul surat kuasa harus jelas dan ringkas. Cukup tulis “SURAT KUASA” atau “SURAT KUASA PENGAMBILAN ALMAMATER” di bagian paling atas dokumen. Judul ini berfungsi untuk mengidentifikasi jenis dokumen yang kamu buat.

2. Identitas Pemberi Kuasa¶

Bagian ini berisi informasi lengkap tentang kamu sebagai pihak yang memberikan kuasa. Informasi yang harus dicantumkan adalah:

• Nama Lengkap: Tulis nama lengkapmu sesuai dengan kartu identitas (KTP atau kartu mahasiswa).
• Nomor Induk Mahasiswa (NIM): Cantumkan NIM yang valid, karena ini adalah identitas utama kamu sebagai mahasiswa atau alumni.
• Tempat dan Tanggal Lahir: Sebutkan tempat dan tanggal lahirmu.
• Alamat Lengkap: Tulis alamat tempat tinggalmu saat ini secara lengkap.
• Nomor Telepon: Sertakan nomor telepon yang aktif dan bisa dihubungi.

3. Identitas Penerima Kuasa¶

Bagian ini berisi informasi lengkap tentang orang yang kamu beri kuasa untuk mengambil almamater. Informasi yang dibutuhkan sama dengan identitas pemberi kuasa:

• Nama Lengkap: Tulis nama lengkap penerima kuasa.
• Tempat dan Tanggal Lahir: Sebutkan tempat dan tanggal lahir penerima kuasa.
• Alamat Lengkap: Tulis alamat tempat tinggal penerima kuasa.
• Nomor Telepon: Sertakan nomor telepon penerima kuasa.
• Hubungan dengan Pemberi Kuasa: Sebutkan hubunganmu dengan penerima kuasa, misalnya “Teman”, “Saudara”, “Orang Tua”. Ini opsional, tapi bisa memperjelas hubungan kalian.

4. Tujuan Kuasa¶

Bagian ini harus sangat spesifik menjelaskan tujuan pemberian kuasa. Dalam konteks ini, tujuannya adalah untuk pengambilan almamater. Kalimat yang bisa digunakan contohnya:

• “Dengan ini memberikan kuasa kepada [Nama Penerima Kuasa] untuk mengambil almamater saya.”
• “Memberikan kuasa penuh kepada [Nama Penerima Kuasa] untuk mengambil jas almamater atas nama [Nama Pemberi Kuasa].”
• “Untuk dan atas nama pemberi kuasa, mengambil jaket almamater di [Nama Fakultas/Jurusan/Bagian Administrasi Kampus].”

Sebutkan secara jelas bahwa kuasa diberikan untuk mengambil almamater. Hindari kalimat yang terlalu umum agar tidak disalahartikan.

5. Informasi Tambahan (Opsional)¶

Kamu bisa menambahkan informasi tambahan jika diperlukan. Misalnya:

• Detail Almamater: Jika kamu memiliki detail spesifik tentang almamater yang akan diambil (ukuran, warna, dll.), bisa kamu cantumkan. Meskipun biasanya kampus sudah memiliki catatan terkait almamater mahasiswa.
• Masa Berlaku Surat Kuasa: Jika kamu ingin membatasi masa berlaku surat kuasa, bisa kamu cantumkan tanggal berakhirnya. Namun, biasanya surat kuasa pengambilan almamater tidak memerlukan masa berlaku khusus.
• Dokumen Pendukung: Sebutkan dokumen pendukung yang perlu dibawa oleh penerima kuasa, seperti fotokopi KTP pemberi kuasa, fotokopi kartu mahasiswa, atau bukti pembayaran (jika ada).

6. Kalimat Penutup dan Tanda Tangan¶

Surat kuasa harus diakhiri dengan kalimat penutup yang sopan dan jelas. Contoh kalimat penutup:

• “Demikian surat kuasa ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.”
• “Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.”

Setelah kalimat penutup, sertakan tempat dan tanggal pembuatan surat kuasa, tanda tangan pemberi kuasa di atas materai (jika diperlukan), dan nama lengkap pemberi kuasa di bawah tanda tangan. Beberapa kampus mungkin mensyaratkan materai, jadi sebaiknya kamu cek terlebih dahulu kebijakan kampusmu.

Contoh Format Surat Kuasa Pengambilan Almamater¶

Berikut adalah contoh format surat kuasa pengambilan almamater yang bisa kamu jadikan referensi. Format ini bersifat umum dan bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu.

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Pemberi Kuasa]

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat Lahir Penerima Kuasa], [Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]
Hubungan dengan Pemberi Kuasa : [Hubungan dengan Pemberi Kuasa, contoh: Teman/Saudara/Orang Tua]

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi kuasa, mengambil jas almamater milik pemberi kuasa di [Nama Fakultas/Jurusan/Bagian Administrasi Kampus] Universitas [Nama Universitas].

[Optional: Sebutkan dokumen pendukung yang perlu dibawa, contoh: Penerima kuasa diwajibkan membawa fotokopi KTP pemberi kuasa dan fotokopi Kartu Mahasiswa pemberi kuasa.]

Demikian surat kuasa ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat Kuasa]

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

[Tanda Tangan Penerima Kuasa] [Tanda Tangan Pemberi Kuasa]
[Nama Lengkap Penerima Kuasa] [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]

(Materai Rp 10.000,-) Jika diperlukan

Catatan:

• Bagian yang diberi tanda kurung siku [...] harus kamu isi dengan informasi yang sesuai.
• Pastikan semua informasi yang kamu cantumkan benar dan akurat.
• Periksa kembali persyaratan khusus dari kampusmu terkait surat kuasa pengambilan almamater. Beberapa kampus mungkin memiliki format atau ketentuan tambahan.

Contoh Surat Kuasa Pengambilan Almamater (Berbagai Situasi)¶

Berikut adalah beberapa contoh surat kuasa pengambilan almamater yang disesuaikan dengan situasi yang berbeda:

Contoh 1: Surat Kuasa Pengambilan Almamater untuk Teman¶

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : Rina Amelia Putri
NIM : 1234567890
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 15 Maret 1998
Alamat Lengkap : Jl. Mawar No. 10, Jakarta Selatan
Nomor Telepon : 081234567890

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama Lengkap : Budi Santoso
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 20 Juni 1997
Alamat Lengkap : Jl. Anggrek No. 5, Surabaya
Nomor Telepon : 085678901234
Hubungan dengan Pemberi Kuasa : Teman

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi kuasa, mengambil jas almamater milik pemberi kuasa di Bagian Administrasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Maju Jaya.

Penerima kuasa diwajibkan membawa fotokopi KTP pemberi kuasa dan fotokopi Kartu Mahasiswa pemberi kuasa.

Demikian surat kuasa ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Oktober 2023

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

[Tanda Tangan Budi Santoso] [Tanda Tangan Rina Amelia Putri]
Budi Santoso Rina Amelia Putri

(Materai Rp 10.000,-) Jika diperlukan

Contoh 2: Surat Kuasa Pengambilan Almamater untuk Orang Tua¶

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : Andi Wijaya
NIM : 9876543210
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 5 Desember 1999
Alamat Lengkap : Jl. Kenanga No. 25, Bandung
Nomor Telepon : 087788990011

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama Lengkap : Bapak Bambang Wijaya
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 1 Januari 1970
Alamat Lengkap : Jl. Kenanga No. 25, Bandung
Nomor Telepon : 082233445566
Hubungan dengan Pemberi Kuasa : Orang Tua

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi kuasa, mengambil jaket almamater milik pemberi kuasa di Bagian Kemahasiswaan, Universitas Bandung Raya.

Demikian surat kuasa ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 15 November 2023

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

[Tanda Tangan Bapak Bambang Wijaya] [Tanda Tangan Andi Wijaya]
Bapak Bambang Wijaya Andi Wijaya

(Materai Rp 10.000,-) Jika diperlukan

Contoh 3: Surat Kuasa Pengambilan Almamater dengan Masa Berlaku¶

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : Citra Lestari
NIM : 5432109876
Tempat, Tanggal Lahir : Semarang, 22 Juli 2000
Alamat Lengkap : Jl. Tulip No. 8, Semarang
Nomor Telepon : 089900112233

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama Lengkap : Dewi Kurniawati
Tempat, Tanggal Lahir : Yogyakarta, 10 Agustus 1999
Alamat Lengkap : Jl. Melati No. 12, Yogyakarta
Nomor Telepon : 083344556677
Hubungan dengan Pemberi Kuasa : Saudara

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi kuasa, mengambil almamater milik pemberi kuasa di Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada.

Surat kuasa ini berlaku sampai tanggal 31 Desember 2023.

Demikian surat kuasa ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 20 November 2023

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

[Tanda Tangan Dewi Kurniawati] [Tanda Tangan Citra Lestari]
Dewi Kurniawati Citra Lestari

(Materai Rp 10.000,-) Jika diperlukan

Tips Penting Saat Membuat Surat Kuasa Pengambilan Almamater¶

Agar proses pengambilan almamater berjalan lancar dan surat kuasamu diterima, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Formal dan Jelas: Meskipun gaya penulisan artikel ini kasual, untuk surat kuasa, gunakan bahasa Indonesia yang formal dan baku. Hindari bahasa gaul atau singkatan yang tidak resmi. Pastikan kalimat yang kamu gunakan jelas dan tidak ambigu.

2. Informasi Harus Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi yang kamu cantumkan, baik identitas pemberi kuasa maupun penerima kuasa, adalah lengkap dan sesuai dengan dokumen identitas. Kesalahan penulisan atau informasi yang tidak lengkap bisa menyebabkan surat kuasa ditolak. Periksa kembali semua data sebelum menandatangani.

3. Cetak dan Tanda Tangan Asli: Surat kuasa harus dicetak dan ditandatangani secara asli oleh pemberi kuasa. Tanda tangan digital atau fotokopi tanda tangan biasanya tidak diterima. Gunakan tinta hitam atau biru saat menandatangani.

4. Gunakan Materai Jika Diperlukan: Beberapa instansi, termasuk kampus, mungkin mensyaratkan penggunaan materai pada surat kuasa. Cek kebijakan kampusmu terkait penggunaan materai. Jika diperlukan, tempelkan materai yang masih berlaku dan tanda tangan sebagian di atas materai dan sebagian di kertas.

5. Sertakan Dokumen Pendukung: Biasanya, penerima kuasa perlu membawa dokumen pendukung seperti fotokopi KTP pemberi kuasa dan fotokopi kartu mahasiswa (atau bukti identitas lain yang relevan). Pastikan kamu menginformasikan hal ini kepada penerima kuasa dan menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.

6. Komunikasi dengan Pihak Kampus: Sebelum membuat surat kuasa, sebaiknya hubungi pihak kampus (bagian administrasi atau kemahasiswaan) untuk menanyakan persyaratan dan format surat kuasa yang mereka terima. Ini akan memastikan surat kuasa yang kamu buat sesuai dengan ketentuan kampus.

7. Simpan Salinan Surat Kuasa: Setelah membuat surat kuasa, simpan salinan (fotokopi atau scan) untuk arsip pribadi. Ini berguna jika ada masalah atau pertanyaan di kemudian hari.

8. Berikan Instruksi yang Jelas kepada Penerima Kuasa: Pastikan kamu memberikan instruksi yang jelas kepada penerima kuasa mengenai proses pengambilan almamater, lokasi pengambilan, dokumen yang perlu dibawa, dan informasi kontak yang bisa dihubungi jika ada kendala.

FAQ Seputar Surat Kuasa Pengambilan Almamater¶

1. Apakah surat kuasa pengambilan almamater harus bermaterai?

• Jawab: Tergantung kebijakan kampus. Sebaiknya cek terlebih dahulu persyaratan dari kampusmu. Jika tidak ada ketentuan khusus, penggunaan materai biasanya tidak wajib, namun untuk keamanan dan formalitas, tidak ada salahnya menggunakan materai.

2. Dokumen apa saja yang perlu dibawa oleh penerima kuasa saat mengambil almamater?

• Jawab: Umumnya, penerima kuasa perlu membawa surat kuasa asli, fotokopi KTP pemberi kuasa, fotokopi kartu mahasiswa pemberi kuasa (atau bukti identitas lain), dan KTP asli penerima kuasa. Pastikan untuk mengonfirmasi persyaratan dokumen ini ke pihak kampus.

3. Bisakah surat kuasa pengambilan almamater dibuat secara online?

• Jawab: Secara teknis bisa, namun surat kuasa tetap harus dicetak dan ditandatangani secara basah (asli). Tanda tangan digital mungkin belum diterima secara luas untuk dokumen resmi seperti ini, kecuali kampusmu memiliki sistem khusus yang mendukung tanda tangan digital yang sah.

4. Bisakah surat kuasa pengambilan almamater diwakilkan lagi?

• Jawab: Tidak bisa. Surat kuasa bersifat personal dan hanya berlaku untuk penerima kuasa yang disebutkan dalam surat. Penerima kuasa tidak bisa mewakilkan lagi tugas pengambilan almamater kepada orang lain.

5. Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan dalam surat kuasa yang sudah dibuat?

• Jawab: Jika kesalahan kecil, seperti salah ketik nama atau alamat, kamu bisa membuat coretan rapi dan membubuhkan paraf di samping coretan tersebut. Namun, jika kesalahan besar atau informasi yang salah signifikan, sebaiknya buat surat kuasa yang baru. Jangan melakukan koreksi yang terlalu banyak pada surat kuasa yang sudah ada.

6. Berapa lama masa berlaku surat kuasa pengambilan almamater?

• Jawab: Umumnya, surat kuasa pengambilan almamater tidak memiliki masa berlaku khusus, kecuali jika kamu mencantumkannya secara eksplisit dalam surat kuasa (seperti contoh nomor 3 di atas). Namun, sebaiknya surat kuasa digunakan dalam waktu dekat setelah dibuat.

7. Ke mana surat kuasa pengambilan almamater diserahkan di kampus?

• Jawab: Biasanya, surat kuasa diserahkan ke bagian administrasi fakultas/jurusan atau bagian kemahasiswaan yang menangani urusan alumni dan pengambilan almamater. Tanyakan informasi ini ke pihak kampus agar penerima kuasa tidak salah tujuan.

Kesimpulan¶

Membuat surat kuasa pengambilan almamater adalah solusi yang praktis dan mudah jika kamu tidak bisa mengambil almamater secara langsung. Pastikan kamu membuat surat kuasa dengan format yang benar, informasi yang lengkap dan akurat, serta sesuai dengan persyaratan kampus. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, kamu bisa membuat surat kuasa pengambilan almamater yang sah dan efektif. Jangan ragu untuk menghubungi pihak kampus jika ada pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut.

Apakah kamu pernah membuat surat kuasa pengambilan almamater? Atau punya pengalaman menarik terkait proses pengambilan almamater? Yuk, bagikan pengalamanmu di kolom komentar di bawah ini!