Beranda contoh surat lowongan kerja magang surat lamaran

Panduan Lengkap: Contoh Surat Panggilan Magang yang Bikin Calon Peserta Tertarik!

Diperbarui: • 0 • 11 menit membaca

Magang atau internship adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan pengalaman kerja sebelum lulus kuliah atau memulai karir penuh waktu. Bagi perusahaan, program magang juga menjadi strategi jitu untuk menjaring talenta muda yang berpotensi. Proses penerimaan anak magang tentu saja melibatkan berbagai tahapan, salah satunya adalah mengirimkan surat panggilan magang. Surat ini menjadi dokumen resmi yang memberitahukan kandidat magang bahwa mereka diterima dan berisi informasi penting terkait program magang yang akan dijalani.

contoh surat panggilan magang
Image just for illustration

Apa Itu Surat Panggilan Magang?

Surat panggilan magang, atau sering disebut juga surat penerimaan magang, adalah dokumen formal yang dikirimkan oleh perusahaan atau organisasi kepada kandidat yang telah berhasil melewati proses seleksi magang. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi bahwa aplikasi magang kandidat diterima dan mereka diundang untuk bergabung dalam program magang perusahaan. Lebih dari sekadar pemberitahuan, surat panggilan magang juga berisi informasi penting yang perlu diketahui oleh calon anak magang sebelum mereka memulai program.

Surat ini berbeda dengan surat penolakan magang yang tentu saja berisi kabar kurang menyenangkan. Surat panggilan magang justru menjadi kabar baik yang ditunggu-tunggu oleh para pencari magang. Menerima surat ini menandakan bahwa usaha mereka dalam mencari tempat magang telah membuahkan hasil. Oleh karena itu, surat panggilan magang harus dibuat dengan profesional dan informatif agar memberikan kesan positif kepada calon anak magang.

Mengapa Surat Panggilan Magang Penting?

Surat panggilan magang memiliki peran yang sangat penting dalam proses rekrutmen magang, baik bagi perusahaan maupun bagi calon anak magang. Berikut adalah beberapa alasan mengapa surat ini begitu krusial:

  • Dokumen Resmi: Surat panggilan magang adalah dokumen resmi yang mengikat antara perusahaan dan calon anak magang. Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa perusahaan telah menerima kandidat untuk program magang. Keberadaan dokumen resmi ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau masalah di kemudian hari.
  • Informasi Detail: Surat ini tidak hanya sekadar pemberitahuan diterima, tetapi juga berisi informasi detail mengenai program magang. Informasi seperti tanggal mulai dan berakhir magang, departemen penempatan, jam kerja, hingga kompensasi (jika ada) semuanya dicantumkan dalam surat ini. Dengan informasi yang lengkap, calon anak magang dapat mempersiapkan diri dengan baik.
  • Profesionalitas Perusahaan: Mengirimkan surat panggilan magang yang profesional menunjukkan bahwa perusahaan memiliki manajemen yang baik dan menghargai calon anak magang. Surat yang dibuat dengan baik mencerminkan citra positif perusahaan dan dapat meningkatkan employer branding. Kesan pertama yang baik sangat penting dalam membangun hubungan yang baik dengan anak magang.
  • Kepastian Hukum: Dalam beberapa kasus, surat panggilan magang dapat menjadi dokumen yang memiliki kekuatan hukum, terutama jika di dalamnya tercantum hak dan kewajiban kedua belah pihak. Hal ini penting untuk melindungi kepentingan perusahaan dan anak magang selama masa program berlangsung. Meskipun magang seringkali dianggap sebagai program non-formal, aspek legalitas tetap perlu diperhatikan.
  • Panduan Persiapan: Informasi yang terdapat dalam surat panggilan magang membantu calon anak magang untuk mempersiapkan diri sebelum memulai program. Mereka jadi tahu apa saja yang perlu dipersiapkan, seperti dokumen yang harus dibawa, pakaian yang sesuai, dan ekspektasi perusahaan terhadap mereka. Persiapan yang matang akan membuat anak magang lebih siap dan percaya diri.

Komponen Penting dalam Surat Panggilan Magang

Sebuah surat panggilan magang yang efektif dan informatif harus memuat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan oleh calon anak magang tersampaikan dengan jelas dan lengkap. Berikut adalah komponen-komponen utama yang wajib ada dalam surat panggilan magang:

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat perusahaan adalah bagian paling atas dari surat yang berisi identitas perusahaan. Kop surat biasanya mencantumkan nama perusahaan, logo perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan website perusahaan (jika ada). Kop surat ini penting untuk menunjukkan dari mana surat tersebut berasal dan memberikan kesan profesional. Pastikan kop surat yang digunakan adalah kop surat resmi perusahaan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat adalah tanggal pembuatan surat panggilan magang. Tanggal ini penting sebagai penanda waktu resmi surat tersebut diterbitkan. Biasanya tanggal surat diletakkan di bagian atas surat, di bawah kop surat atau di sisi kanan atas surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah format tanggal, bulan, tahun (contoh: 17 Agustus 2024).

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor urut surat yang dikeluarkan oleh perusahaan. Nomor surat berfungsi sebagai kode identifikasi surat dan memudahkan perusahaan dalam melakukan pengarsipan dan pelacakan surat. Format nomor surat bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, tetapi umumnya mencantumkan kode departemen, bulan, dan tahun pembuatan surat.

4. Perihal Surat

Perihal surat adalah inti dari surat yang ditulis secara singkat dan jelas. Dalam surat panggilan magang, perihal surat biasanya ditulis “Panggilan Magang” atau “Penerimaan Program Magang”. Perihal surat membantu penerima surat untuk langsung memahami maksud dari surat tersebut tanpa perlu membaca keseluruhan isi surat.

5. Lampiran (Jika Ada)

Lampiran surat adalah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat panggilan magang. Lampiran bersifat opsional, tergantung kebutuhan. Jika ada dokumen tambahan yang perlu disampaikan kepada calon anak magang, seperti formulir pendaftaran atau informasi detail program magang, maka lampiran perlu dicantumkan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah sapaan hormat yang digunakan untuk membuka surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Yth. Bapak/Ibu [Nama Calon Anak Magang]”. Jika nama calon anak magang tidak diketahui, bisa menggunakan salam pembuka yang lebih umum, seperti “Yth. Saudara/Saudari Calon Peserta Magang”. Pastikan salam pembuka ditulis dengan sopan dan formal.

Baca Juga: loading

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian inti dari surat panggilan magang. Isi surat harus memuat informasi-informasi penting terkait program magang. Berikut adalah poin-poin yang sebaiknya tercantum dalam isi surat:

  • Pemberitahuan Penerimaan: Kalimat pembuka yang menyatakan bahwa aplikasi magang kandidat telah diterima dan mereka diundang untuk mengikuti program magang. Contoh: “Dengan ini kami memberitahukan bahwa aplikasi magang Anda di [Nama Perusahaan] telah kami terima dan kami mengundang Anda untuk bergabung dalam program magang kami.”
  • Posisi/Departemen Magang: Informasi mengenai posisi atau departemen tempat anak magang akan ditempatkan. Ini penting agar anak magang tahu di bidang apa mereka akan bekerja. Contoh: “Anda akan ditempatkan di Departemen [Nama Departemen] dengan posisi sebagai [Nama Posisi Magang].”
  • Periode Magang: Informasi mengenai tanggal mulai dan berakhir program magang. Periode magang harus disebutkan dengan jelas agar anak magang dapat mengatur jadwal mereka. Contoh: “Program magang ini akan berlangsung selama [Durasi Magang], mulai tanggal [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir].”
  • Jam Kerja: Informasi mengenai jam kerja selama program magang. Jam kerja perlu diinformasikan agar anak magang tahu berapa jam mereka harus bekerja setiap harinya atau minggunya. Contoh: “Jam kerja magang adalah [Jumlah Jam] jam per hari, mulai pukul [Waktu Mulai] hingga [Waktu Berakhir].”
  • Kompensasi (Jika Ada): Informasi mengenai kompensasi atau uang saku yang akan diberikan kepada anak magang (jika ada). Jika perusahaan memberikan kompensasi, jumlah dan mekanisme pembayarannya perlu dijelaskan. Jika tidak ada kompensasi, juga perlu disebutkan secara jelas. Contoh: “Selama program magang, Anda akan mendapatkan uang saku sebesar [Jumlah Uang Saku] per bulan.” atau “Program magang ini bersifat unpaid internship (tidak berbayar).”
  • Informasi Tambahan: Informasi tambahan lain yang relevan, seperti dress code, fasilitas yang disediakan, atau dokumen yang perlu dibawa saat hari pertama magang. Informasi tambahan ini akan membantu anak magang untuk lebih siap.
  • Ucapan Selamat: Ucapan selamat kepada calon anak magang atas diterimanya di program magang. Ucapan selamat ini memberikan kesan positif dan membangun semangat anak magang. Contoh: “Selamat bergabung di [Nama Perusahaan]! Kami berharap Anda mendapatkan pengalaman magang yang berharga dan bermanfaat.”

8. Salam Penutup

Salam penutup adalah kalimat penutup surat yang menunjukkan rasa hormat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat kami,” atau “Hormat saya,”. Salam penutup ditulis di bawah isi surat, sebelum tanda tangan dan nama pengirim.

9. Tanda Tangan dan Nama Pengirim

Tanda tangan dan nama pengirim adalah identitas pihak yang mengirimkan surat panggilan magang. Biasanya, surat panggilan magang ditandatangani oleh pihak HRD atau manajer departemen terkait. Nama pengirim ditulis di bawah tanda tangan, lengkap dengan jabatan pengirim. Stempel perusahaan juga bisa ditambahkan untuk memperkuat keabsahan surat.

Contoh Template Surat Panggilan Magang

Berikut adalah contoh template surat panggilan magang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Tempat, Tanggal Surat]

Nomor  : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, jika ada]
Perihal  : Panggilan Magang

Yth. [Nama Calon Anak Magang]
[Alamat Calon Anak Magang]

Dengan hormat,

Berdasarkan aplikasi magang yang telah Anda kirimkan ke [Nama Perusahaan], kami dengan senang hati memberitahukan bahwa Anda telah **diterima** untuk mengikuti program magang di perusahaan kami.

Anda akan ditempatkan di Departemen [Nama Departemen] dengan posisi sebagai [Nama Posisi Magang]. Program magang ini akan berlangsung selama [Durasi Magang], mulai tanggal [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir]. Jam kerja magang adalah [Jumlah Jam] jam per hari, mulai pukul [Waktu Mulai] hingga [Waktu Berakhir]. [Sebutkan informasi kompensasi jika ada, atau sebutkan jika *unpaid*].

[Tambahkan informasi tambahan lainnya, seperti dress code, dokumen yang perlu dibawa, dll. Jika ada lampiran, sebutkan di sini.]

Kami berharap Anda dapat segera bergabung dengan tim kami dan mendapatkan pengalaman magang yang berharga.  Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui email ke [Alamat Email HRD] atau nomor telepon [Nomor Telepon HRD] paling lambat [Tanggal Konfirmasi].

Selamat bergabung di [Nama Perusahaan]! Kami menantikan kehadiran Anda.

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Stempel Perusahaan (Opsional)]

Catatan: Template di atas hanyalah contoh dasar. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan Anda. Pastikan semua informasi yang relevan dan penting tercantum dalam surat panggilan magang.

Tips Membuat Surat Panggilan Magang yang Efektif

Membuat surat panggilan magang yang efektif tidak hanya sekadar mengisi template. Ada beberapa tips yang perlu diperhatikan agar surat panggilan magang Anda lebih profesional, informatif, dan memberikan kesan positif kepada calon anak magang. Berikut adalah beberapa tipsnya:

  • Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta mudah dipahami. Sampaikan informasi secara langsung dan ringkas agar penerima surat tidak kesulitan memahami isinya.
  • Format yang Rapi dan Profesional: Perhatikan format surat agar terlihat rapi dan profesional. Gunakan font yang mudah dibaca (seperti Arial atau Times New Roman) dengan ukuran yang proporsional. Atur layout surat agar terlihat bersih dan tidak berantakan. Format surat yang baik mencerminkan profesionalitas perusahaan.
  • Personalisasi Surat: Meskipun menggunakan template diperbolehkan, usahakan untuk mempersonalisasi surat panggilan magang. Sebutkan nama calon anak magang dengan benar, dan jika memungkinkan, tambahkan sentuhan personal lainnya. Surat yang personal akan terasa lebih dihargai oleh penerima.
  • Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirimkan surat panggilan magang, lakukan proofreading atau pemeriksaan ulang dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan informasi, atau kesalahan format. Kesalahan kecil dalam surat dapat mengurangi kesan profesional perusahaan.
  • Sertakan Informasi Kontak yang Jelas: Pastikan informasi kontak perusahaan (nomor telepon, email HRD) tercantum dengan jelas dalam surat. Ini memudahkan calon anak magang untuk menghubungi perusahaan jika ada pertanyaan atau perlu konfirmasi. Informasi kontak yang mudah diakses menunjukkan bahwa perusahaan responsif dan siap membantu.
  • Berikan Batas Waktu Konfirmasi: Sertakan batas waktu konfirmasi kehadiran dalam surat panggilan magang. Batas waktu ini penting agar perusahaan memiliki kepastian apakah calon anak magang menerima tawaran magang atau tidak. Dengan adanya batas waktu, perusahaan bisa segera mencari kandidat pengganti jika ada yang menolak.
  • Gunakan Nada yang Positif dan Ramah: Meskipun surat panggilan magang adalah dokumen formal, usahakan untuk menggunakan nada yang positif dan ramah. Hal ini akan memberikan kesan bahwa perusahaan menyambut baik kehadiran anak magang dan menciptakan suasana yang menyenangkan sejak awal.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Panggilan Magang

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan surat panggilan magang. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan memastikan surat panggilan magang Anda lebih efektif dan profesional. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari:

  • Kesalahan Ketik (Typo): Kesalahan ketik adalah kesalahan yang paling sering terjadi. Meskipun terlihat sepele, kesalahan ketik dapat mengurangi kesan profesional surat. Selalu lakukan proofreading dengan teliti untuk menghindari kesalahan ketik.
  • Informasi yang Tidak Lengkap: Surat panggilan magang yang tidak lengkap akan membuat calon anak magang bingung dan kekurangan informasi. Pastikan semua komponen penting dalam surat tercantum dengan lengkap, seperti periode magang, jam kerja, dan kompensasi (jika ada).
  • Bahasa yang Tidak Formal atau Terlalu Kaku: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, namun hindari bahasa yang terlalu kaku atau terlalu santai. Sesuaikan gaya bahasa dengan konteks surat resmi, namun tetap usahakan agar mudah dipahami dan tidak terkesan dingin.
  • Format Surat yang Berantakan: Format surat yang berantakan akan membuat surat terlihat tidak profesional dan sulit dibaca. Perhatikan format surat, gunakan font yang tepat, atur layout dengan rapi, dan pastikan semua elemen surat tertata dengan baik.
  • Tidak Ada Informasi Kontak: Lupa mencantumkan informasi kontak perusahaan akan mempersulit calon anak magang untuk menghubungi perusahaan jika ada pertanyaan. Pastikan nomor telepon dan email HRD tercantum dengan jelas dalam surat.
  • Tidak Memberikan Batas Waktu Konfirmasi: Tidak memberikan batas waktu konfirmasi akan membuat perusahaan kesulitan untuk mendapatkan kepastian dari calon anak magang. Sertakan batas waktu konfirmasi agar proses rekrutmen magang berjalan lancar.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum di atas, Anda dapat membuat surat panggilan magang yang lebih efektif, profesional, dan informatif. Surat panggilan magang yang baik akan memberikan kesan positif kepada calon anak magang dan meningkatkan citra perusahaan Anda.

Kesimpulan

Surat panggilan magang adalah dokumen penting dalam proses rekrutmen program magang. Surat ini bukan hanya sekadar pemberitahuan diterima, tetapi juga berisi informasi detail yang dibutuhkan oleh calon anak magang. Membuat surat panggilan magang yang profesional dan informatif adalah investasi penting untuk membangun hubungan baik dengan anak magang dan meningkatkan kualitas program magang di perusahaan Anda. Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, Anda dapat membuat surat panggilan magang yang efektif dan memberikan kesan positif bagi para calon talenta muda.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam membuat surat panggilan magang yang lebih baik. Jangan ragu untuk meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ini jika Anda memiliki pengalaman atau tips lain terkait surat panggilan magang!

Posting Komentar