Beranda bisnis panduan surat template

Panduan Lengkap: Contoh Surat Perintah Resmi & Cara Bikinnya (Plus Template!)

Diperbarui: • 0 • 10 menit membaca

Surat perintah resmi adalah dokumen penting dalam dunia profesional dan organisasi. Dokumen ini memiliki kekuatan hukum dan mengikat pihak yang diperintahkan untuk melaksanakan tugas atau tindakan tertentu. Penting untuk memahami apa itu surat perintah resmi, bagaimana cara membuatnya, dan apa saja elemen penting yang harus ada di dalamnya. Mari kita bahas tuntas mengenai surat perintah resmi, mulai dari definisi hingga contoh-contohnya.

Apa Itu Surat Perintah Resmi?

Surat Perintah Resmi
Image just for illustration

Secara sederhana, surat perintah resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak berwenang kepada bawahan atau pihak lain untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan. Sifatnya resmi karena dikeluarkan oleh lembaga atau jabatan yang memiliki legitimasi dan kekuatan hukum. Surat ini bukan sekadar permintaan atau imbauan, melainkan instruksi yang harus dilaksanakan oleh penerima perintah. Dalam konteks organisasi, surat perintah resmi menjaga alur komando dan memastikan tugas-tugas penting terlaksana dengan terstruktur dan terdokumentasi.

Ciri-ciri Surat Perintah Resmi yang Perlu Diketahui

Surat perintah resmi memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dari jenis surat lain. Pertama, surat ini selalu dikeluarkan oleh pihak yang memiliki wewenang. Wewenang ini bisa berasal dari jabatan struktural, peraturan perundang-undangan, atau mandat yang diberikan oleh organisasi. Kedua, surat perintah resmi berisi instruksi yang jelas dan spesifik mengenai tugas yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan, dan target yang diharapkan. Ketiga, surat ini memiliki format baku yang mencakup kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, isi perintah, dan tanda tangan pihak yang berwenang. Terakhir, surat perintah resmi seringkali memiliki kekuatan hukum dan dapat menjadi dasar pertanggungjawaban bagi pihak yang diperintah.

Perbedaan Surat Perintah Resmi dengan Surat Tugas

Meskipun seringkali dianggap mirip, surat perintah resmi dan surat tugas memiliki perbedaan mendasar. Surat perintah resmi lebih fokus pada perintah untuk melakukan tindakan atau tugas yang sifatnya wajib dan mengikat. Biasanya, surat perintah resmi dikeluarkan untuk tugas-tugas yang memiliki konsekuensi hukum atau administratif jika tidak dilaksanakan. Contohnya, surat perintah penangkapan, surat perintah penggeledahan, atau surat perintah kerja lembur.

Sementara itu, surat tugas lebih bersifat penugasan atau delegasi untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proyek. Surat tugas biasanya dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan seperti perjalanan dinas, penelitian, pelatihan, atau mewakili organisasi dalam suatu acara. Meskipun surat tugas juga memiliki unsur perintah, namun sifatnya lebih fleksibel dan tidak selalu memiliki konsekuensi hukum yang sama dengan surat perintah resmi jika tidak dilaksanakan. Perbedaan utama terletak pada tingkat kewajiban dan konsekuensi yang melekat pada kedua jenis surat ini.

Elemen Penting dalam Surat Perintah Resmi

Bagian Surat Resmi
Image just for illustration

Sebuah surat perintah resmi yang baik dan benar harus memuat elemen-elemen penting agar jelas, efektif, dan memiliki kekuatan hukum. Berikut adalah elemen-elemen tersebut:

Kop Surat (Letterhead)

Kop surat merupakan identitas resmi organisasi atau lembaga yang mengeluarkan surat perintah. Kop surat biasanya terletak di bagian paling atas surat dan berisi:

  • Nama organisasi/lembaga: Ditulis dengan jelas dan lengkap, biasanya menggunakan huruf kapital dan bold.
  • Logo organisasi/lembaga: Jika ada, logo ditempatkan di sebelah kiri atau tengah kop surat.
  • Alamat lengkap: Mencakup jalan, nomor, kota, kode pos, dan informasi kontak lainnya seperti nomor telepon, faksimile, dan email.
  • Website (opsional): Alamat website organisasi (jika ada) dapat dicantumkan untuk informasi lebih lanjut.

Kop surat memberikan legitimasi dan profesionalitas pada surat perintah resmi. Keberadaan kop surat memastikan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh pihak yang berwenang dan dapat dipertanggungjawabkan.

Nomor Surat

Nomor surat adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan surat perintah resmi. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian yang menunjukkan:

  • Kode organisasi/lembaga: Singkatan atau kode khusus yang mewakili organisasi penerbit surat.
  • Nomor urut surat: Urutan surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (biasanya tahunan).
  • Kode klasifikasi surat: Kode yang menunjukkan jenis atau kategori surat (misalnya, kode untuk surat perintah, surat keputusan, surat edaran, dll.).
  • Tahun penerbitan: Tahun surat tersebut dikeluarkan.

Sistem penomoran surat yang baik memudahkan pengelolaan arsip dan pelacakan surat jika diperlukan di kemudian hari. Format nomor surat bisa bervariasi tergantung pada kebijakan masing-masing organisasi.

Tanggal Penerbitan Surat

Tanggal penerbitan surat menunjukkan kapan surat perintah resmi tersebut dibuat dan dikeluarkan. Tanggal ini penting untuk menentukan masa berlaku surat dan menjadi acuan waktu pelaksanaan perintah. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah:

  • Tanggal, Bulan, Tahun: Contoh: 26 Oktober 2023.
  • Bulan ditulis lengkap: Hindari penggunaan angka untuk bulan agar tidak menimbulkan kerancuan.

Tanggal penerbitan surat harus sesuai dengan tanggal sebenarnya saat surat tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

Perihal/Subjek Surat

Perihal atau subjek surat merupakan inti sari atau pokok bahasan surat perintah resmi. Perihal ditulis secara singkat, padat, dan jelas agar penerima surat dapat dengan cepat memahami isi surat. Contoh perihal:

  • Perihal: Surat Perintah Tugas Lembur
  • Perihal: Surat Perintah Penangkapan Tersangka
  • Perihal: Surat Perintah Pelaksanaan Audit Internal

Perihal yang baik memudahkan proses pengarsipan dan pencarian surat berdasarkan topik atau isi surat.

Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat menunjukkan kepada siapa surat perintah resmi tersebut ditujukan. Alamat tujuan harus ditulis dengan jelas dan lengkap, mencakup:

  • Nama penerima surat: Nama lengkap dan jabatan penerima perintah (jika ada).
  • Alamat lengkap penerima surat: Alamat kantor atau tempat tinggal penerima perintah (jika diperlukan).
  • Unit kerja/departemen (jika ada): Nama unit kerja atau departemen penerima perintah dalam organisasi.

Penulisan alamat tujuan yang tepat memastikan surat sampai ke orang yang tepat dan menghindari kesalahan pengiriman.

Isi Surat Perintah

Isi surat perintah merupakan bagian terpenting dari surat perintah resmi. Bagian ini memuat instruksi atau perintah yang harus dilaksanakan oleh penerima surat. Isi surat perintah harus jelas, spesifik, terukur, dan realistis (SMART). Elemen-elemen penting dalam isi surat perintah:

  • Identitas pihak yang diperintah: Menyebutkan nama dan jabatan penerima perintah secara jelas.
  • Uraian tugas/perintah: Menjelaskan secara rinci tugas atau tindakan yang harus dilakukan. Sebutkan apa, mengapa, bagaimana, kapan, dan di mana tugas tersebut harus dilaksanakan.
  • Dasar hukum/acuan (jika ada): Menyebutkan peraturan perundang-undangan, kebijakan organisasi, atau dokumen lain yang menjadi dasar dikeluarkannya surat perintah.
  • Waktu pelaksanaan: Menentukan jangka waktu atau tanggal pelaksanaan tugas. Bisa berupa tanggal mulai dan tanggal selesai, atau tenggat waktu pelaksanaan.
  • Target/hasil yang diharapkan: Menjelaskan hasil atau output yang diharapkan dari pelaksanaan tugas.
  • Pelaporan: Menentukan kepada siapa dan kapan laporan pelaksanaan tugas harus disampaikan.
  • Konsekuensi (jika ada): Menyebutkan konsekuensi atau sanksi jika perintah tidak dilaksanakan atau dilaksanakan tidak sesuai dengan ketentuan.

Isi surat perintah harus ditulis dengan bahasa yang lugas, tegas, dan tidak ambigu. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau bermakna ganda.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup merupakan bagian akhir dari isi surat perintah. Kalimat penutup biasanya berisi ucapan terima kasih atau penegasan mengenai pentingnya pelaksanaan perintah. Contoh kalimat penutup:

  • “Demikian surat perintah ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.”
  • “Agar surat perintah ini dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.”

Kalimat penutup memberikan kesan sopan dan profesional pada surat perintah resmi.

Tanda Tangan dan Nama Pejabat Berwenang

Tanda tangan dan nama pejabat berwenang merupakan validasi dan legitimasi dari surat perintah resmi. Surat perintah resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang memiliki wewenang untuk mengeluarkan perintah tersebut. Informasi yang perlu dicantumkan:

  • Tanda tangan pejabat berwenang: Tanda tangan asli (bukan fotokopi) di atas nama dan jabatan.
  • Nama lengkap pejabat berwenang: Ditulis jelas dan lengkap di bawah tanda tangan.
  • Jabatan pejabat berwenang: Jabatan struktural atau fungsional pejabat yang menandatangani surat.
  • Stempel/cap organisasi (jika ada): Stempel atau cap organisasi dibubuhkan di sebelah tanda tangan untuk memperkuat keabsahan surat.

Tanda tangan dan stempel menjamin keaslian dan keabsahan surat perintah resmi. Tanpa tanda tangan dan stempel yang sah, surat perintah bisa dianggap tidak berlaku.

Tembusan (Opsional)

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang mendapatkan salinan surat perintah resmi. Tembusan berfungsi untuk memberikan informasi atau koordinasi kepada pihak-pihak terkait. Contoh tembusan:

  • Tembusan:
    1. Yth. Kepala Bagian Keuangan
    2. Yth. Arsip

Pencantuman tembusan bersifat opsional dan disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan organisasi.

Contoh-contoh Surat Perintah Resmi

Berikut adalah beberapa contoh surat perintah resmi untuk berbagai keperluan:

Contoh Surat Perintah Kerja Lembur

KOP SURAT PERUSAHAAN

SURAT PERINTAH KERJA LEMBUR
Nomor: 015/SPKL/HRD/X/2023
Tanggal: 26 Oktober 2023

Yth.
Saudara [Nama Karyawan]
Staff Administrasi
di Tempat

Perihal: Perintah Kerja Lembur

Berdasarkan kebutuhan mendesak untuk menyelesaikan laporan keuangan bulanan dan menghindari keterlambatan penyampaian kepada pihak manajemen, dengan ini kami perintahkan Saudara untuk melaksanakan kerja lembur pada:

Hari, Tanggal: Sabtu, 28 Oktober 2023
Waktu: Pukul 16.00 – 20.00 WIB
Tempat: Ruang Administrasi

Adapun tugas yang harus Saudara selesaikan selama kerja lembur adalah:

  1. Merekapitulasi data transaksi keuangan bulan Oktober 2023.
  2. Menyusun draft laporan keuangan bulanan.
  3. Mempersiapkan dokumen pendukung laporan keuangan.

Sebagai kompensasi atas kerja lembur ini, Saudara akan mendapatkan uang lembur sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.

Demikian surat perintah kerja lembur ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Jabatan Pejabat Berwenang]

[Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]

Tembusan:
1. Yth. Kepala Bagian Keuangan
2. Yth. Arsip

Contoh Surat Perintah Tugas Dinas

KOP SURAT INSTANSI PEMERINTAH

SURAT PERINTAH TUGAS (SPT)
Nomor: SPT-020/BKD/XI/2023
Tanggal: 26 Oktober 2023

MEMPERINTAHKAN:

Kepada:
Nama: [Nama Pegawai]
NIP: [NIP Pegawai]
Pangkat/Golongan: [Pangkat/Golongan Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Unit Kerja: [Unit Kerja Pegawai]

Untuk:
Melaksanakan tugas perjalanan dinas dalam rangka menghadiri Seminar Nasional tentang Reformasi Birokrasi yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

Tempat Tujuan: Jakarta
Waktu Pelaksanaan: Tanggal 6 – 8 November 2023

Biaya perjalanan dinas ini dibebankan pada anggaran DIPA [Nama Satuan Kerja] Tahun Anggaran 2023.

Setelah melaksanakan tugas, Saudara wajib membuat laporan perjalanan dinas dan menyerahkannya kepada atasan langsung paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah selesai melaksanakan tugas.

Baca Juga: loading

Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.

[Nama Jabatan Pejabat Berwenang]

[Tanda Tangan dan Stempel Instansi]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]

Tembusan:
1. Yth. Kepala [Nama Unit Kerja Atasan Langsung]
2. Yth. Arsip

Contoh Surat Perintah Penangkapan (Ilustrasi - Hanya untuk Pemahaman Format)

KOP SURAT KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
[Nama Kesatuan Wilayah Kepolisian]

SURAT PERINTAH PENANGKAPAN
Nomor: SP.Kap/XXX/X/RES.1.24./2023
Tanggal: 26 Oktober 2023

DASAR:
1. Laporan Polisi Nomor: LP/YYY/X/2023/SPKT tanggal [Tanggal Laporan Polisi] tentang tindak pidana [Jenis Tindak Pidana].
2. Surat Perintah Penyidikan Nomor: SP.Sidik/ZZZ/X/RES.1.24./2023 tanggal [Tanggal Surat Perintah Penyidikan].
3. Pasal 17, Pasal 18, Pasal 19, dan Pasal 20 KUHAP.

MEMERINTAHKAN:

Kepada:
1. Nama: [Nama Penyidik 1]
Pangkat/NRP: [Pangkat/NRP Penyidik 1]
Jabatan: [Jabatan Penyidik 1]
2. Nama: [Nama Penyidik 2]
Pangkat/NRP: [Pangkat/NRP Penyidik 2]
Jabatan: [Jabatan Penyidik 2]
Dst.

Untuk:
Melakukan penangkapan terhadap tersangka:

Nama: [Nama Tersangka]
Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat/Tanggal Lahir Tersangka]
Jenis Kelamin: [Jenis Kelamin Tersangka]
Agama: [Agama Tersangka]
Pekerjaan: [Pekerjaan Tersangka]
Alamat: [Alamat Tersangka]

Karena diduga keras telah melakukan tindak pidana [Jenis Tindak Pidana] sebagaimana dimaksud dalam Pasal [Pasal KUHP] KUHP yang terjadi pada [Tanggal Kejadian] di [Tempat Kejadian].

Penangkapan dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku dan menjunjung tinggi Hak Asasi Manusia.

Demikian Surat Perintah Penangkapan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

[Nama Jabatan Pejabat Berwenang]
[Penyidik/Atasan Penyidik]

[Tanda Tangan dan Stempel Kepolisian]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]

PENTING: Contoh surat perintah penangkapan di atas hanya ilustrasi format. Prosedur dan isi surat perintah penangkapan harus sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Pembuatan dan penggunaan surat perintah penangkapan harus dilakukan oleh pihak yang berwenang dan tidak boleh disalahgunakan.

Tips Membuat Surat Perintah Resmi yang Efektif

Tips Membuat Surat Resmi
Image just for illustration

Membuat surat perintah resmi yang efektif membutuhkan perhatian dan ketelitian. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti:

  1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Hindari bahasa yang ambigu, bertele-tele, atau menggunakan istilah yang sulit dipahami. Gunakan kalimat pendek dan langsung ke poin.
  2. Spesifik dan Terukur: Perintah harus spesifik mengenai tugas yang harus dilakukan, terukur dalam hal target atau hasil yang diharapkan, dapat dicapai (achievable), relevan dengan tujuan organisasi, dan terikat waktu (time-bound).
  3. Perhatikan Format Baku: Ikuti format baku surat resmi yang mencakup kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, alamat tujuan, isi surat, kalimat penutup, tanda tangan, dan tembusan (jika ada).
  4. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum surat perintah resmi ditandatangani dan dikirim, lakukan proofreading atau pemeriksaan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan informasi, atau kekurangan elemen penting.
  5. Arsipkan dengan Baik: Salinan surat perintah resmi harus diarsipkan dengan baik untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang. Gunakan sistem pengarsipan yang terstruktur dan mudah diakses.
  6. Sesuaikan dengan Konteks: Isi dan format surat perintah resmi dapat disesuaikan dengan konteks dan kebutuhan organisasi. Namun, elemen-elemen penting dan prinsip-prinsip surat resmi tetap harus diperhatikan.
  7. Konsultasikan dengan Ahli (Jika Perlu): Jika Anda ragu atau kurang yakin dalam membuat surat perintah resmi, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan ahli hukum, staf ahli, atau pihak yang lebih berpengalaman dalam pembuatan surat resmi.

Dengan mengikuti tips-tips ini, Anda dapat membuat surat perintah resmi yang efektif, jelas, dan memiliki kekuatan hukum. Surat perintah resmi yang baik akan membantu kelancaran operasional organisasi dan memastikan tugas-tugas penting terlaksana dengan baik.

Kesimpulan

Surat perintah resmi adalah instrumen penting dalam organisasi untuk mengkomunikasikan instruksi dan tugas secara formal dan terstruktur. Memahami elemen-elemen penting, format baku, dan tips pembuatan surat perintah resmi akan membantu Anda membuat dokumen yang efektif dan memiliki kekuatan hukum. Dengan surat perintah resmi yang baik, komunikasi internal organisasi akan lebih lancar, tugas-tugas dapat terdelegasi dengan jelas, dan akuntabilitas dapat terjaga. Pastikan Anda selalu membuat surat perintah resmi dengan cermat, teliti, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Bagaimana pengalaman Anda dalam membuat atau menerima surat perintah resmi? Apakah ada tips atau trik lain yang ingin Anda bagikan? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar