Panduan Lengkap: Contoh Surat Permohonan Ujian Skripsi & Tips Jitu!

Table of Contents

Menyelesaikan skripsi adalah tahap akhir yang krusial dalam perjalanan studi S1. Setelah berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun melakukan penelitian dan penulisan, momen ujian skripsi atau sidang adalah gerbang terakhir menuju gelar sarjana. Nah, untuk bisa sampai ke tahap mendebarkan ini, ada satu langkah administratif yang nggak boleh dilewatkan, yaitu membuat surat permohonan ujian skripsi.

Mengapa Surat Permohonan Ujian Skripsi Penting?¶

Surat permohonan ujian skripsi bukan sekadar formalitas belaka. Surat ini punya beberapa fungsi penting, lho:

• Sebagai Pemberitahuan Resmi: Surat ini adalah cara resmi kamu memberitahukan kepada pihak kampus, khususnya program studi dan fakultas, bahwa kamu sudah siap untuk menempuh ujian skripsi.
• Pengajuan Jadwal Ujian: Dalam surat ini, kamu secara formal mengajukan permohonan agar pihak kampus menjadwalkan ujian skripsimu. Tanpa surat ini, kampus nggak punya dasar untuk memproses permohonan ujianmu.
• Kelengkapan Dokumen: Surat permohonan ujian skripsi biasanya menjadi salah satu dokumen wajib yang harus dilampirkan saat kamu mendaftar ujian. Ini memastikan semua proses administrasi berjalan tertib.
• Rekam Jejak: Surat ini menjadi dokumen arsip resmi di kampus yang mencatat bahwa kamu telah mengajukan permohonan ujian skripsi. Ini penting untuk keperluan administrasi di masa mendatang.

Image just for illustration

Struktur Surat Permohonan Ujian Skripsi yang Umum¶

Meskipun format surat permohonan ujian skripsi bisa sedikit berbeda tergantung kebijakan masing-masing kampus atau program studi, ada struktur umum yang biasanya diikuti. Memahami struktur ini akan membantu kamu membuat surat yang rapi dan informatif.

1. Tanggal dan Tempat Pembuatan Surat¶

Bagian paling atas surat biasanya berisi informasi tempat dan tanggal surat itu dibuat. Letakkan di pojok kanan atas surat. Formatnya standar, seperti:

Jakarta, 26 Oktober 2023

2. Nomor Surat¶

Nomor surat ini biasanya diisi jika ada sistem penomoran surat di program studi atau fakultasmu. Jika ada, tanyakan format penomorannya ke bagian administrasi. Jika tidak ada, bagian ini bisa dikosongkan atau diisi dengan nomor urut surat keluar program studi (jika ada).

3. Lampiran¶

Bagian ini menyebutkan jumlah lampiran yang disertakan bersama surat permohonan. Lampiran ini biasanya berupa draft skripsi, transkrip nilai, bukti pembayaran bimbingan, dan dokumen lain yang dipersyaratkan oleh kampus. Contoh:

Lampiran  : 3 (Tiga) Berkas

4. Perihal¶

Perihal surat menjelaskan inti dari surat tersebut secara singkat. Untuk surat permohonan ujian skripsi, perihalnya jelas:

Perihal   : Permohonan Ujian Skripsi

5. Yth. (Yang Terhormat)¶

Bagian ini ditujukan kepada pihak yang berwenang menerima dan memproses surat permohonan ujian skripsi. Biasanya ditujukan kepada Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi, tergantung kebijakan kampus. Pastikan kamu menulis jabatan dan nama lengkap penerima dengan benar. Contoh:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan]
      [Nama Lengkap Dekan/Kaprodi]
      [Fakultas/Program Studi]
      [Nama Universitas]
      di Tempat

Pastikan kamu mengecek kembali jabatan dan nama lengkap penerima surat. Kesalahan penulisan bisa menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail.

6. Salam Pembuka¶

Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat formal adalah “Dengan Hormat,”. Letakkan setelah bagian “Yth.” dan sebelum isi surat.

7. Isi Surat¶

Inilah bagian inti dari surat permohonan ujian skripsi. Isi surat harus jelas, ringkas, dan langsung ke poin. Beberapa informasi penting yang harus ada dalam isi surat adalah:

• Identitas Diri: Sebutkan identitasmu secara lengkap, meliputi nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), program studi, dan fakultas. Ini penting agar pihak kampus bisa mengidentifikasi kamu dengan tepat.
• Judul Skripsi: Tuliskan judul skripsimu secara lengkap dan benar, sesuai dengan judul yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing. Judul skripsi adalah identitas utama dari karya ilmiahmu.
• Pernyataan Permohonan: Sampaikan secara eksplisit maksud surat ini, yaitu memohon untuk diizinkan mengikuti ujian skripsi. Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
• Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak kampus atas bimbingan dan kesempatan yang telah diberikan selama masa studi. Ini menunjukkan etika yang baik.
• Lampiran (Daftar Berkas): Sebutkan kembali daftar lampiran yang disertakan bersama surat permohonan. Ini memastikan tidak ada dokumen yang tertinggal dan memudahkan proses pengecekan.

Contoh isi surat:

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap         : [Nama Lengkap Kamu]
Nomor Induk Mahasiswa (NIM) : [NIM Kamu]
Program Studi        : [Program Studi Kamu]
Fakultas             : [Fakultas Kamu]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk dapat melaksanakan Ujian Skripsi sebagai syarat untuk menyelesaikan studi program Sarjana di [Nama Program Studi], Fakultas [Nama Fakultas], [Nama Universitas].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan berkas persyaratan ujian skripsi sebagai berikut:
1.  *Draft* Skripsi (rangkap ...)
2.  Transkrip Nilai Terbaru
3.  Surat Persetujuan Skripsi dari Dosen Pembimbing
4.  [Dokumen lain yang dipersyaratkan]

Demikian surat permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Pastikan semua informasi identitas diri dan judul skripsi ditulis dengan benar dan lengkap. Periksa kembali sebelum mengirimkan surat.

8. Salam Penutup¶

Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat saya,”. Letakkan setelah isi surat dan sebelum tanda tangan.

9. Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Bagian ini berisi tanda tangan kamu sebagai pemohon dan nama lengkap kamu yang ditulis di bawah tanda tangan. Letakkan di pojok kanan bawah surat, sejajar dengan salam penutup.

10. NIM (Nomor Induk Mahasiswa)¶

Di bawah nama terang, tuliskan NIM kamu. Ini untuk memperjelas identitas kamu dan memudahkan pihak kampus dalam melakukan verifikasi data.

Tips Penting Saat Membuat Surat Permohonan Ujian Skripsi¶

Selain memahami struktur surat, ada beberapa tips penting yang perlu kamu perhatikan agar surat permohonan ujian skripsimu terlihat profesional dan diproses dengan lancar:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Baku¶

Surat permohonan ujian skripsi adalah surat resmi, jadi gunakan bahasa Indonesia yang formal dan baku. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, bahasa gaul, atau singkatan yang tidak lazim. Perhatikan tata bahasa dan ejaan dengan saksama.

2. Sampaikan Informasi dengan Lengkap dan Jelas¶

Pastikan semua informasi yang kamu sampaikan dalam surat lengkap dan jelas. Mulai dari identitas diri, judul skripsi, hingga daftar lampiran. Informasi yang tidak lengkap atau ambigu bisa memperlambat proses permohonan ujianmu.

3. Perhatikan Format Surat¶

Format surat formal memiliki aturan tersendiri. Perhatikan tata letak, jenis huruf, ukuran huruf, dan margin surat. Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca. Biasanya, format block style atau semi-block style sering digunakan untuk surat formal.

4. Koreksi Kembali Sebelum Dikirim¶

Sebelum mencetak dan mengirimkan surat permohonan, lakukan koreksi kembali (proofreading) dengan teliti. Periksa kesalahan pengetikan (typo), tata bahasa, dan ejaan. Surat yang bebas dari kesalahan akan memberikan kesan profesional dan menunjukkan keseriusanmu. Minta teman atau keluarga untuk membaca ulang suratmu sebelum dikirim.

Image just for illustration

5. Sesuaikan dengan Ketentuan Kampus¶

Setiap kampus atau program studi mungkin memiliki ketentuan atau format surat permohonan ujian skripsi yang sedikit berbeda. Cari tahu informasi ini di bagian administrasi program studi atau fakultas. Ikuti format dan ketentuan yang berlaku di kampusmu agar suratmu sesuai standar. Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas.

6. Ajukan Jauh-Jauh Hari¶

Jangan menunda-nunda pengajuan surat permohonan ujian skripsi. Ajukan surat ini jauh-jauh hari sebelum tanggal ujian yang kamu harapkan. Ini memberi waktu yang cukup bagi pihak kampus untuk memproses permohonanmu dan menjadwalkan ujian. Pengajuan yang terlalu mepet bisa berisiko ujianmu tertunda.

7. Simpan Salinan Surat¶

Setelah mengirimkan surat permohonan, jangan lupa untuk menyimpan salinan surat tersebut. Salinan ini bisa berguna sebagai arsip pribadi dan bukti bahwa kamu telah mengajukan permohonan ujian. Simpan dalam bentuk file digital atau hard copy, tergantung preferensi kamu.

Contoh Lengkap Surat Permohonan Ujian Skripsi¶

Berikut ini adalah contoh lengkap surat permohonan ujian skripsi yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, contoh ini bersifat umum, jadi kamu perlu menyesuaikannya dengan format dan ketentuan yang berlaku di kampusmu.

                                                                        Jakarta, 26 Oktober 2023

Nomor         : [Nomor Surat Jika Ada]
Lampiran      : 3 (Tiga) Berkas
Perihal       : Permohonan Ujian Skripsi

Yth. Bapak/Ibu Dekan Fakultas Ilmu Komputer
      Universitas Maju Bersama
      di Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap         : Andi Wijaya
Nomor Induk Mahasiswa (NIM) : 1234567890
Program Studi        : Teknik Informatika
Fakultas             : Ilmu Komputer

Dengan ini mengajukan permohonan untuk dapat melaksanakan Ujian Skripsi sebagai syarat untuk menyelesaikan studi program Sarjana di Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Maju Bersama.

Skripsi saya berjudul: "**Pengembangan Sistem Rekomendasi Film Berbasis Konten Menggunakan Algoritma Cosine Similarity**".  Skripsi ini telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk diujikan.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan berkas persyaratan ujian skripsi sebagai berikut:
1.  *Draft* Skripsi (rangkap 3)
2.  Transkrip Nilai Terbaru
3.  Surat Persetujuan Skripsi dari Dosen Pembimbing

Demikian surat permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

Andi Wijaya
NIM. 1234567890

Contoh surat di atas sudah mencakup semua elemen penting dalam surat permohonan ujian skripsi. Kamu bisa mengganti informasi yang ada dengan data diri kamu dan informasi yang sesuai dengan kampusmu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Seputar Surat Permohonan Ujian Skripsi¶

1. Apakah format surat permohonan ujian skripsi harus selalu sama dengan contoh di atas?

Tidak harus persis sama. Contoh di atas adalah format umum. Yang terpenting adalah suratmu memuat informasi penting seperti identitas diri, judul skripsi, maksud permohonan, dan daftar lampiran. Selalu cek ketentuan format surat di kampusmu.

2. Dokumen apa saja yang biasanya dilampirkan bersama surat permohonan ujian skripsi?

Dokumen lampiran bisa berbeda-beda tergantung kampus. Dokumen yang umum dilampirkan antara lain: draft skripsi (rangkap sesuai ketentuan), transkrip nilai terbaru, surat persetujuan skripsi dari dosen pembimbing, fotokopi kartu mahasiswa, bukti pembayaran biaya ujian (jika ada), dan dokumen lain yang dipersyaratkan oleh program studi atau fakultas.

3. Kapan waktu yang tepat untuk mengajukan surat permohonan ujian skripsi?

Sebaiknya ajukan surat permohonan ujian skripsi jauh-jauh hari sebelum tanggal ujian yang kamu harapkan. Idealnya, ajukan surat ini minimal 1-2 minggu sebelum perkiraan tanggal ujian. Ini memberi waktu yang cukup bagi pihak kampus untuk memproses permohonanmu dan menjadwalkan ujian. Jangan mengajukan surat terlalu mepet, karena bisa berisiko ujianmu tertunda.

4. Ke mana surat permohonan ujian skripsi harus ditujukan?

Surat permohonan ujian skripsi biasanya ditujukan kepada Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi, tergantung kebijakan kampus. Tanyakan ke bagian administrasi program studi atau fakultas untuk memastikan ke mana surat tersebut harus ditujukan.

5. Apakah surat permohonan ujian skripsi bisa dikirim secara online?

Beberapa kampus sudah menyediakan sistem pengajuan surat permohonan ujian skripsi secara online. Jika kampusmu menyediakan fasilitas ini, ikuti prosedur pengajuan online yang berlaku. Jika belum ada, surat permohonan biasanya diajukan secara offline dengan menyerahkan hard copy surat ke bagian administrasi.

6. Apa yang harus dilakukan jika surat permohonan ujian skripsi ditolak?

Penolakan surat permohonan ujian skripsi jarang terjadi jika semua persyaratan sudah terpenuhi. Namun, jika suratmu ditolak, segera cari tahu alasan penolakannya ke bagian administrasi. Perbaiki kekurangan yang menjadi alasan penolakan, dan ajukan kembali surat permohonan setelah perbaikan dilakukan.

Kesimpulan¶

Surat permohonan ujian skripsi adalah dokumen penting yang menjadi gerbang menuju tahap akhir studi S1. Dengan memahami struktur surat, mengikuti tips yang diberikan, dan menyesuaikan dengan ketentuan kampus, kamu bisa membuat surat permohonan yang baik dan benar. Semoga artikel ini bermanfaat dan semangat terus dalam menyelesaikan skripsi!

Gimana, artikel ini membantu banget kan buat bikin surat permohonan ujian skripsi? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat permohonan ujian skripsi, jangan ragu buat komen di bawah, ya! Yuk, saling berbagi dan bantu teman-teman lain yang lagi berjuang dengan skripsi!