Panduan Lengkap & Contoh Surat Permohonan Magang Mahasiswa: Persiapan Hingga Lolos!

Table of Contents

Magang atau praktik kerja lapangan (PKL) adalah salah satu tahapan penting dalam pendidikan tinggi. Lewat magang, mahasiswa bisa merasakan langsung dunia kerja, mengaplikasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah, dan membangun jaringan profesional. Nah, salah satu langkah awal untuk mendapatkan kesempatan magang adalah dengan mengirimkan surat permohonan magang. Tapi, gimana sih cara membuat surat permohonan magang yang menarik perhatian perusahaan? Yuk, kita bahas tuntas!

Kenapa Surat Permohonan Magang Itu Penting?¶

Image just for illustration

Surat permohonan magang bukan sekadar formalitas. Surat ini adalah representasi diri kamu sebagai calon anak magang di mata perusahaan. Bayangkan surat ini sebagai kesan pertama kamu. Jika suratnya rapi, jelas, dan menarik, tentu perusahaan akan lebih tertarik untuk membaca lebih lanjut tentang kamu. Sebaliknya, surat yang asal-asalan bisa langsung dicoret dari daftar kandidat.

Pentingnya surat permohonan magang:

• Menunjukkan Keseriusan: Mengirimkan surat permohonan magang menunjukkan bahwa kamu serius dan proaktif dalam mencari kesempatan magang. Ini jauh lebih baik daripada hanya menghubungi lewat media sosial atau datang langsung tanpa pemberitahuan.
• Media Komunikasi Formal: Surat adalah cara komunikasi yang formal dan profesional. Perusahaan akan melihat kamu sebagai individu yang menghargai etika bisnis dan sopan santun.
• Menyampaikan Informasi Penting: Surat permohonan magang adalah tempat untuk menyampaikan informasi penting tentang diri kamu, seperti latar belakang pendidikan, keterampilan, minat, dan alasan mengapa kamu ingin magang di perusahaan tersebut.
• Membedakan Diri dari Kandidat Lain: Surat permohonan magang yang baik dapat membedakan kamu dari kandidat lain. Dengan surat yang personal dan menonjolkan kelebihan kamu, peluang kamu untuk diterima magang akan semakin besar.

Singkatnya, surat permohonan magang adalah tiket masuk kamu untuk mendapatkan kesempatan magang impian. Jadi, jangan anggap remeh ya!

Struktur Surat Permohonan Magang yang Ideal¶

Image just for illustration

Sama seperti surat resmi lainnya, surat permohonan magang juga memiliki struktur yang baku. Struktur ini penting untuk diperhatikan agar surat kamu terlihat profesional dan mudah dibaca. Berikut adalah struktur surat permohonan magang yang ideal:

1. Kop Surat (Opsional, tapi Disarankan)¶

Kop surat biasanya berisi informasi tentang institusi pendidikan kamu. Jika kamu mahasiswa, kop surat ini bisa berasal dari universitas atau fakultas kamu. Kop surat biasanya diletakkan di bagian paling atas surat dan berisi:

• Nama Universitas/Fakultas: Tulis nama lengkap universitas atau fakultas kamu.
• Logo Institusi: Jika ada, sertakan logo universitas atau fakultas.
• Alamat Institusi: Cantumkan alamat lengkap universitas atau fakultas.
• Nomor Telepon dan Email Institusi: Opsional, tapi bisa ditambahkan untuk informasi kontak.

Meskipun kop surat bersifat opsional, sangat disarankan untuk menyertakannya. Kop surat akan membuat surat kamu terlihat lebih formal dan profesional, terutama jika kamu melamar magang atas nama institusi.

2. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal pembuatan surat diletakkan di bawah kop surat (jika ada) atau di pojok kanan atas surat. Tulis tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat secara lengkap. Contoh: 23 Oktober 2024.

3. Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal (Opsional)¶

Bagian ini biasanya digunakan untuk surat resmi yang dikeluarkan oleh institusi. Jika kamu membuat surat permohonan magang atas nama pribadi, bagian ini bisa dihilangkan atau disederhanakan.

• Nomor Surat: Jika ada nomor surat dari institusi, cantumkan di sini. Jika tidak ada, bisa dikosongkan.
• Lampiran: Jika ada dokumen lampiran yang disertakan bersama surat (misalnya CV, transkrip nilai), tulis jumlah lampiran di sini. Contoh: Lampiran: 1 berkas. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.
• Perihal: Tulis perihal surat secara singkat dan jelas. Contoh: Perihal: Permohonan Magang.

4. Tujuan Surat (Nama dan Alamat Perusahaan)¶

Bagian ini berisi informasi tentang perusahaan atau instansi tempat kamu ingin magang. Tulis nama lengkap perusahaan atau instansi, nama departemen atau bagian yang dituju (jika tahu), dan alamat lengkap perusahaan.

• Yth. [Nama Jabatan Penerima Surat, contoh: Bapak/Ibu HRD] (Jika tahu nama penerima, lebih baik. Jika tidak tahu, bisa gunakan jabatan umum seperti HRD atau Manajer Personalia)
• [Nama Perusahaan/Instansi]
• [Alamat Lengkap Perusahaan/Instansi]

Pastikan penulisan nama perusahaan dan alamatnya benar dan lengkap. Kesalahan penulisan bisa menunjukkan kurangnya perhatian dan profesionalisme.

5. Salam Pembuka¶

Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan Hormat,”. Salam pembuka ini menunjukkan kesopanan dan rasa hormat kamu kepada penerima surat. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan kalimat pembuka paragraf.

6. Paragraf Pembuka¶

Paragraf pembuka berisi maksud dan tujuan kamu menulis surat. Sebutkan bahwa kamu ingin mengajukan permohonan magang di perusahaan atau instansi tersebut. Sebutkan juga dari mana kamu mendapatkan informasi tentang kesempatan magang ini (misalnya dari website perusahaan, info dari kampus, atau teman).

Contoh paragraf pembuka:

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], mahasiswa [Jurusan] semester [Semester] dari [Nama Universitas], bermaksud mengajukan permohonan magang di [Nama Perusahaan/Instansi] pada [Departemen/Bagian yang diminati, jika tahu] untuk periode [Periode Magang yang diinginkan, contoh: 3 bulan atau sebutkan bulan dan tahun]. Informasi mengenai kesempatan magang di [Nama Perusahaan/Instansi] saya dapatkan dari [Sumber Informasi, contoh: website resmi perusahaan pada tanggal…].

7. Paragraf Isi¶

Paragraf isi adalah bagian terpenting dari surat permohonan magang. Di sini, kamu harus menjelaskan mengapa kamu tertarik magang di perusahaan tersebut dan apa yang bisa kamu tawarkan. Jelaskan secara singkat dan padat:

• Latar Belakang Pendidikan: Sebutkan jurusan dan universitas kamu. Jelaskan mata kuliah atau bidang studi yang relevan dengan bidang perusahaan.
• Keterampilan dan Keahlian: Sebutkan keterampilan dan keahlian yang kamu miliki yang relevan dengan pekerjaan magang. Ini bisa berupa keterampilan teknis (misalnya bahasa pemrograman, desain grafis, analisis data) atau keterampilan non-teknis (misalnya komunikasi, kerja tim, problem solving).
• Minat dan Motivasi: Jelaskan mengapa kamu tertarik magang di perusahaan tersebut. Sebutkan hal-hal spesifik tentang perusahaan yang membuat kamu tertarik (misalnya reputasi perusahaan, inovasi produk, budaya kerja). Tunjukkan antusiasme dan motivasi kamu untuk belajar dan berkontribusi.
• Tujuan Magang: Sebutkan apa yang ingin kamu capai selama magang. Ini bisa berupa pengembangan keterampilan, memperluas pengetahuan, atau mendapatkan pengalaman kerja praktis.
• Periode Magang yang Diinginkan: Sebutkan kembali periode magang yang kamu inginkan (mulai tanggal berapa sampai tanggal berapa) dan durasi magang (misalnya 3 bulan).

Tips untuk paragraf isi yang efektif:

• Fokus pada Kebutuhan Perusahaan: Jangan hanya fokus pada apa yang bisa perusahaan berikan kepada kamu, tapi juga apa yang bisa kamu berikan kepada perusahaan. Tunjukkan bahwa kamu bisa memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
• Gunakan Bahasa yang Positif dan Percaya Diri: Tulis dengan bahasa yang positif dan menunjukkan kepercayaan diri. Hindari bahasa yang merendahkan diri atau terlalu berlebihan.
• Sesuaikan dengan Perusahaan: Lakukan riset tentang perusahaan dan sesuaikan isi surat permohonan magang dengan profil dan kebutuhan perusahaan. Surat yang personalized akan lebih efektif daripada surat yang generik.

8. Paragraf Penutup¶

Paragraf penutup berisi harapan kamu agar permohonan magang kamu diterima dan ucapan terima kasih atas perhatian dan waktu penerima surat. Sampaikan juga kesediaan kamu untuk memberikan informasi lebih lanjut atau mengikuti proses seleksi selanjutnya.

Contoh paragraf penutup:

Besar harapan saya agar permohonan magang ini dapat dipertimbangkan dan diterima. Saya sangat antusias untuk belajar dan berkontribusi di [Nama Perusahaan/Instansi]. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih. Saya bersedia untuk memberikan informasi lebih lanjut atau mengikuti proses seleksi selanjutnya jika diperlukan.

9. Salam Penutup¶

Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat saya,” atau “Hormat Kami,” (jika atas nama institusi). Salam penutup ini diletakkan di bawah paragraf penutup, sejajar dengan salam pembuka.

10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶

Setelah salam penutup, berikan ruang untuk tanda tangan. Di bawah tanda tangan, tulis nama lengkap kamu. Jika ada kop surat dari institusi, biasanya juga disertakan informasi tambahan seperti:

• Nama Lengkap: [Nama Lengkap Kamu]
• NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
• Jurusan: [Jurusan Kamu]
• Universitas: [Nama Universitas Kamu]

Contoh Lengkap Surat Permohonan Magang Mahasiswa¶

Image just for illustration

Berikut adalah contoh lengkap surat permohonan magang mahasiswa yang bisa kamu jadikan referensi:

[KOP SURAT UNIVERSITAS/FAKULTAS - Opsional]

[Nama Universitas/Fakultas]
[Alamat Universitas/Fakultas]
[Nomor Telepon dan Email Universitas/Fakultas - Opsional]

[Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor : [Nomor Surat - Opsional]
Lampiran : [Jumlah Lampiran - Opsional]
Perihal : Permohonan Magang

Yth. Bapak/Ibu HRD
PT Maju Jaya Abadi
Jalan Merdeka No. 10
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], mahasiswa Jurusan Teknik Informatika semester 5 dari Universitas ABC, bermaksud mengajukan permohonan magang di PT Maju Jaya Abadi pada Departemen IT Development untuk periode 3 bulan, mulai dari tanggal 1 Januari 2025 hingga 31 Maret 2025. Informasi mengenai kesempatan magang di PT Maju Jaya Abadi saya dapatkan dari website resmi perusahaan pada tanggal 20 Oktober 2024.

Sebagai mahasiswa Teknik Informatika, saya memiliki minat yang besar di bidang pengembangan perangkat lunak dan teknologi informasi. Saya telah mempelajari berbagai bahasa pemrograman seperti Java, Python, dan C++, serta memiliki pemahaman dasar tentang database, web development, dan mobile development. Saya juga aktif mengikuti kegiatan organisasi mahasiswa dan proyek-proyek pengembangan aplikasi di kampus, yang telah melatih kemampuan teamwork, problem solving, dan komunikasi saya.

Saya sangat tertarik untuk magang di PT Maju Jaya Abadi karena perusahaan ini dikenal sebagai salah satu perusahaan teknologi terkemuka di Indonesia dengan reputasi yang baik dalam inovasi dan pengembangan produk-produk digital. Saya percaya bahwa kesempatan magang di PT Maju Jaya Abadi akan memberikan saya pengalaman berharga untuk mengaplikasikan ilmu yang telah saya pelajari di dunia kerja nyata, mengembangkan keterampilan teknis, dan memperluas jaringan profesional di industri teknologi. Tujuan saya magang adalah untuk mempelajari proses pengembangan perangkat lunak di perusahaan skala besar, memahami dinamika kerja tim di lingkungan profesional, dan berkontribusi secara positif dalam proyek-proyek yang sedang dikerjakan.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan Curriculum Vitae (CV) yang berisi informasi lebih detail mengenai latar belakang pendidikan, keterampilan, dan pengalaman saya.

Besar harapan saya agar permohonan magang ini dapat dipertimbangkan dan diterima. Saya sangat antusias untuk belajar dan berkontribusi di PT Maju Jaya Abadi. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih. Saya bersedia untuk memberikan informasi lebih lanjut atau mengikuti proses seleksi selanjutnya jika diperlukan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]
NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
Jurusan: Teknik Informatika
Universitas: Universitas ABC

Tips Tambahan Agar Surat Permohonan Magang Kamu Dilirik¶

Image just for illustration

Selain memperhatikan struktur dan isi surat, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar surat permohonan magang kamu lebih dilirik oleh perusahaan:

1. Riset Perusahaan Terlebih Dahulu¶

Sebelum menulis surat, lakukan riset tentang perusahaan yang kamu tuju. Cari tahu tentang visi misi perusahaan, produk atau layanan yang ditawarkan, budaya kerja, dan berita terbaru tentang perusahaan. Informasi ini akan membantu kamu menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan minat perusahaan.

2. Personalisasi Surat¶

Hindari membuat surat permohonan magang yang generik dan dikirim ke banyak perusahaan sekaligus. Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Buatlah surat yang personalized untuk setiap perusahaan yang kamu tuju. Sebutkan hal-hal spesifik tentang perusahaan yang membuat kamu tertarik dan relevan dengan latar belakang kamu.

3. Tunjukkan Antusiasme dan Motivasi¶

Tulis surat dengan bahasa yang antusias dan menunjukkan motivasi tinggi untuk magang di perusahaan tersebut. Perusahaan akan lebih tertarik dengan kandidat yang bersemangat dan memiliki keinginan kuat untuk belajar dan berkontribusi.

4. Tonjolkan Kelebihan dan Keterampilan yang Relevan¶

Fokus pada kelebihan dan keterampilan yang kamu miliki dan relevan dengan bidang pekerjaan yang kamu lamar. Sebutkan contoh konkret bagaimana keterampilan tersebut telah kamu gunakan dalam pengalaman sebelumnya (misalnya proyek kuliah, organisasi, atau kegiatan sukarela).

5. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan¶

Pastikan surat permohonan magang kamu bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Kesalahan kecil bisa membuat surat kamu terlihat tidak profesional. Proofread surat kamu dengan cermat sebelum dikirim. Mintalah bantuan teman atau dosen untuk membaca ulang surat kamu.

6. Gunakan Bahasa yang Formal tapi Tetap Personal¶

Gunakan bahasa yang formal dan sopan, namun tetap personal dan tidak kaku. Hindari bahasa slang atau bahasa informal yang tidak pantas dalam surat resmi.

7. Lampirkan Dokumen Pendukung yang Relevan¶

Lampirkan dokumen pendukung yang relevan seperti CV, transkrip nilai (jika diminta), atau portofolio (jika ada). Pastikan dokumen-dokumen tersebut rapi dan terstruktur dengan baik.

8. Kirim Surat Tepat Waktu¶

Kirim surat permohonan magang jauh-jauh hari sebelum periode magang yang kamu inginkan. Jangan mengirim surat terlalu mepet dengan waktu mulai magang, karena perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses aplikasi dan melakukan seleksi.

9. Follow Up (Jika Perlu)¶

Jika setelah beberapa waktu kamu belum mendapatkan kabar dari perusahaan, jangan ragu untuk melakukan follow up secara sopan. Kamu bisa mengirimkan email follow up untuk menanyakan status aplikasi kamu.

10. Berdoa dan Percaya Diri¶

Terakhir, jangan lupa untuk berdoa dan percaya diri. Proses mencari magang memang bisa kompetitif, tapi dengan persiapan yang matang dan usaha yang maksimal, pasti kamu bisa mendapatkan kesempatan magang impian kamu.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Permohonan Magang¶

Image just for illustration

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan mahasiswa saat membuat surat permohonan magang. Hindari kesalahan-kesalahan ini agar surat kamu tidak langsung ditolak:

• Salah Ketik (Typo) dan Kesalahan Ejaan: Ini adalah kesalahan paling mendasar yang sangat fatal. Periksa kembali surat kamu berkali-kali untuk memastikan tidak ada typo atau kesalahan ejaan.
• Surat Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Perusahaan biasanya menerima banyak surat permohonan magang. Buat surat kamu ringkas, padat, dan langsung ke poin. Hindari paragraf yang terlalu panjang dan bertele-tele.
• Informasi yang Tidak Relevan: Fokus pada informasi yang relevan dengan pekerjaan magang yang kamu lamar. Hindari menceritakan hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan kualifikasi dan minat kamu.
• Bahasa yang Tidak Profesional: Gunakan bahasa yang formal dan sopan. Hindari bahasa slang, bahasa gaul, atau bahasa informal lainnya.
• Tidak Ada Riset Perusahaan: Surat yang generik dan tidak menunjukkan pemahaman tentang perusahaan akan terlihat kurang menarik. Lakukan riset dan sesuaikan isi surat dengan perusahaan yang kamu tuju.
• Tidak Ada Kontak yang Jelas: Pastikan kamu mencantumkan informasi kontak yang jelas (nomor telepon dan email) agar perusahaan mudah menghubungi kamu jika diperlukan.
• Mengirimkan Surat yang Sama ke Banyak Perusahaan: Ini adalah kesalahan besar. Setiap perusahaan unik, jadi buatlah surat yang personalized untuk setiap perusahaan.
• Tidak Melampirkan CV atau Dokumen Pendukung: Jika diminta untuk melampirkan CV atau dokumen pendukung lainnya, jangan lupa untuk menyertakannya.
• Terlalu Fokus pada Diri Sendiri: Jangan hanya fokus pada apa yang bisa perusahaan berikan kepada kamu. Tunjukkan juga apa yang bisa kamu berikan kepada perusahaan.
• Nada yang Memohon-mohon atau Merendahkan Diri: Tulis dengan nada yang percaya diri dan profesional. Hindari nada yang memohon-mohon atau merendahkan diri.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas dan mengikuti tips yang telah dibahas, surat permohonan magang kamu akan menjadi lebih efektif dan peluang kamu untuk diterima magang akan semakin besar.

Semoga panduan ini bermanfaat ya! Jangan ragu untuk bertanya atau berbagi pengalaman kamu di kolom komentar di bawah ini. Sukses selalu dalam mencari tempat magang!