Beranda administrasi permohonan sk surat

Panduan Lengkap: Contoh Surat Permohonan SK yang Bikin Urusanmu Lancar!

Diperbarui: • 0 • 12 menit membaca

Surat Keputusan (SK) adalah dokumen penting yang seringkali menjadi bukti legal atau formal atas suatu keputusan, pengangkatan, penugasan, atau pengakuan tertentu. Nah, untuk mendapatkan SK ini, seringkali kita perlu mengajukan surat permohonan. Tapi, gimana sih cara bikin surat permohonan SK yang baik dan benar? Tenang, artikel ini bakal membahas tuntas tentang contoh surat permohonan SK, mulai dari komponen penting, jenis-jenisnya, sampai tips membuatnya makin efektif. Yuk, simak!

Apa Itu Surat Permohonan SK dan Kenapa Penting?

Sebelum membahas lebih jauh tentang contoh surat permohonan SK, penting banget untuk kita pahami dulu apa itu SK dan kenapa surat permohonan ini dibutuhkan. Surat Keputusan (SK) secara sederhana bisa diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang (instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi) yang berisi keputusan terkait suatu hal. Keputusan ini bisa bermacam-macam, mulai dari pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, pemberian izin, penugasan proyek, hingga pengakuan atas suatu prestasi.

Surat Keputusan example
Image just for illustration

Kenapa SK itu penting? Karena SK memiliki kekuatan hukum dan menjadi bukti otentik atas keputusan yang telah dibuat. Misalnya, SK pengangkatan karyawan menjadi bukti sah bahwa seseorang resmi bekerja di suatu perusahaan. SK kenaikan pangkat menjadi dasar perubahan status dan gaji seorang pegawai negeri. Tanpa SK, status atau keputusan tersebut bisa jadi tidak sah atau sulit dibuktikan.

Nah, surat permohonan SK adalah surat yang kita ajukan kepada pihak berwenang untuk meminta diterbitkannya SK terkait suatu hal. Misalnya, kita ingin mengajukan permohonan SK pengangkatan sebagai pengurus organisasi, SK izin operasional usaha, atau SK pengakuan atas suatu kegiatan. Surat permohonan ini menjadi langkah awal dan penting untuk menginisiasi proses penerbitan SK.

Komponen Penting dalam Contoh Surat Permohonan SK

Sama seperti surat resmi lainnya, surat permohonan SK juga punya format dan komponen standar yang perlu diperhatikan. Tujuannya adalah agar surat kita terlihat profesional, mudah dipahami, dan tentunya, lebih besar peluangnya untuk dikabulkan. Berikut ini komponen-komponen penting yang wajib ada dalam contoh surat permohonan SK:

1. Kop Surat (Jika Ada)

Kop surat biasanya digunakan jika surat permohonan SK ini diajukan atas nama organisasi, lembaga, atau perusahaan. Kop surat berisi informasi identitas organisasi, seperti nama organisasi, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Keberadaan kop surat ini penting untuk menunjukkan asal-usul surat dan memberikan kesan formal. Jika permohonan diajukan secara pribadi, kop surat ini tidak diperlukan.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Komponen ini terletak di bagian kanan atas surat (biasanya di bawah kop surat jika ada, atau di pojok kanan atas jika tidak ada kop surat). Cantumkan tempat (kota) dimana surat itu dibuat dan tanggal surat tersebut ditulis. Format tanggal yang umum digunakan adalah: tanggal-bulan-tahun (contoh: 26 Oktober 2023).

3. Nomor Surat, Sifat Surat, dan Lampiran (Opsional)

Bagian ini biasanya terletak di bawah tanggal surat, di sisi kiri.

  • Nomor Surat: Nomor surat ini penting untuk keperluan pengarsipan dan penomoran surat keluar di organisasi atau instansi. Format nomor surat bisa berbeda-beda tergantung sistem penomoran yang digunakan, tapi umumnya berisi kode instansi/organisasi, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Jika surat diajukan secara pribadi, nomor surat ini biasanya tidak perlu dicantumkan.
  • Sifat Surat: Sifat surat menunjukkan tingkat urgensi surat tersebut. Pilihan sifat surat yang umum adalah: Biasa, Penting, Segera, atau Rahasia (jika memang surat tersebut bersifat rahasia). Untuk surat permohonan SK, sifat surat biasanya “Biasa” atau “Penting”, tergantung kebutuhan.
  • Lampiran: Jika ada dokumen-dokumen pendukung yang dilampirkan bersama surat permohonan SK, maka perlu dicantumkan jumlah lampiran di bagian ini. Misalnya: Lampiran: 3 (tiga) berkas. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

4. Hal atau Perihal Surat

Bagian ini terletak di bawah nomor, sifat, dan lampiran surat. Perihal surat ini adalah inti dari surat, yaitu menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan surat tersebut. Untuk surat permohonan SK, perihal surat bisa ditulis dengan jelas dan ringkas, contohnya: “Perihal: Permohonan Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus OSIS”.

5. Tujuan Surat (Yth.)

Bagian ini berisi kepada siapa surat permohonan SK ini ditujukan. Tuliskan dengan jelas nama jabatan atau nama orang yang berwenang mengeluarkan SK. Contoh:

  • Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Kepegawaian
  • Yth. Bapak Direktur Utama PT. Maju Jaya
  • Yth. Ketua Yayasan Pendidikan Indonesia

Pastikan nama dan jabatan yang dituju benar dan tepat. Kesalahan dalam penulisan tujuan surat bisa membuat surat kita tidak sampai ke pihak yang berwenang atau dianggap kurang profesional.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan ungkapan hormat di awal surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah: “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan koma (,).

7. Isi Surat Permohonan SK

Inilah bagian terpenting dari contoh surat permohonan SK. Isi surat harus memuat informasi yang jelas, ringkas, dan terstruktur. Isi surat permohonan SK umumnya terdiri dari:

  • Identitas Pemohon: Sebutkan identitas diri pemohon dengan lengkap, meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, nomor telepon, dan informasi lain yang relevan (misalnya, NIP jika pemohon adalah pegawai).
  • Jabatan/Posisi/Kegiatan yang Dimohonkan SK: Jelaskan secara spesifik jabatan, posisi, atau kegiatan apa yang dimohonkan untuk diterbitkan SK-nya. Misalnya, “Jabatan sebagai Bendahara Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) periode 2023-2024”, atau “Kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat Lanjut bagi Mahasiswa”.
  • Dasar Permohonan: Sebutkan dasar atau alasan mengapa SK ini perlu diterbitkan. Misalnya, “Berdasarkan hasil rapat pengurus OSIS tanggal 15 Oktober 2023 tentang pembentukan struktur kepengurusan OSIS periode 2023-2024”, atau “Sebagai tindak lanjut dari program kerja tahunan perusahaan dalam pengembangan sumber daya manusia”.
  • Maksud dan Tujuan Permohonan: Uraikan secara singkat maksud dan tujuan diterbitkannya SK ini. Misalnya, “Untuk mengesahkan dan melegitimasi kepengurusan OSIS periode 2023-2024 serta memberikan landasan hukum dalam menjalankan program kerja OSIS”, atau “Untuk memberikan pengakuan formal atas keikutsertaan peserta dalam kegiatan pelatihan dan sebagai syarat untuk mendapatkan sertifikat pelatihan”.
  • Dokumen Pendukung (Jika Ada): Jika ada dokumen-dokumen pendukung yang dilampirkan, sebutkan daftar dokumen tersebut secara rinci. Misalnya, “Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini kami lampirkan: 1. Biodata calon pengurus OSIS, 2. Berita acara rapat pembentukan pengurus OSIS, 3. Program kerja OSIS periode 2023-2024”.

8. Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah: “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,”. Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan koma (,).

9. Tanda Tangan dan Nama Terang Pemohon

Bagian ini terletak di bawah salam penutup. Pemohon surat wajib menandatangani surat permohonan SK sebagai bentuk pertanggungjawaban atas isi surat tersebut. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap pemohon dengan jelas. Jika pemohon memiliki jabatan atau posisi tertentu (misalnya, Ketua Organisasi, Sekretaris Perusahaan), jabatan tersebut juga bisa dicantumkan di bawah nama terang.

Baca Juga: loading

10. Stempel/Cap (Jika Ada)

Jika surat permohonan SK diajukan atas nama organisasi atau instansi, stempel atau cap organisasi/instansi biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan pemohon. Stempel ini berfungsi sebagai pengesahan resmi dari organisasi/instansi terkait.

Contoh-Contoh Surat Permohonan SK Berbagai Keperluan

Supaya lebih jelas, berikut ini beberapa contoh surat permohonan SK untuk berbagai keperluan. Ingat, contoh ini bisa kamu modifikasi dan sesuaikan dengan kebutuhanmu ya!

Contoh Surat Permohonan SK Kerja

Ini contoh surat permohonan SK kerja yang biasanya diajukan oleh calon karyawan setelah dinyatakan diterima kerja.

[Kop Surat Perusahaan (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal]

Nomor         : [Nomor Surat (Jika Ada)]
Sifat         : [Sifat Surat (Jika Ada)]
Lampiran      : [Jumlah Lampiran (Jika Ada)]
Perihal       : Permohonan Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan Pimpinan Perusahaan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap    : [Nama Lengkap Pemohon]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Pemohon]
Alamat          : [Alamat Lengkap Pemohon]
Nomor Telepon   : [Nomor Telepon Pemohon]

Berdasarkan surat penerimaan kerja dari [Nama Perusahaan] Nomor: [Nomor Surat Penerimaan Kerja] tanggal [Tanggal Surat Penerimaan Kerja] perihal Penerimaan Karyawan, dengan ini saya mengajukan permohonan untuk diterbitkan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Karyawan sebagai [Jabatan yang Dilamar] di [Nama Perusahaan].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1.  Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
2.  Fotokopi Ijazah Terakhir
3.  Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
4.  Curriculum Vitae (CV)

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pemohon]

Contoh Surat Permohonan SK Kenaikan Pangkat

Contoh surat permohonan SK kenaikan pangkat ini biasanya diajukan oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memenuhi syarat untuk naik pangkat.

[Kop Surat Instansi (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal]

Nomor         : [Nomor Surat (Jika Ada)]
Sifat         : [Sifat Surat (Jika Ada)]
Lampiran      : [Jumlah Lampiran (Jika Ada)]
Perihal       : Permohonan Kenaikan Pangkat

Yth. Bapak/Ibu Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD)
[Nama BKD Provinsi/Kabupaten/Kota]
[Alamat BKD]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap    : [Nama Lengkap Pemohon]
NIP             : [NIP Pemohon]
Pangkat/Golongan Ruang : [Pangkat/Golongan Ruang Terakhir Pemohon]
Jabatan         : [Jabatan Terakhir Pemohon]
Unit Kerja      : [Unit Kerja Pemohon]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk dapat dipertimbangkan kenaikan pangkat dari [Pangkat/Golongan Ruang Terakhir Pemohon] menjadi [Pangkat/Golongan Ruang yang Dimohonkan].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1.  Fotokopi SK Pangkat Terakhir
2.  Fotokopi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 2 tahun terakhir
3.  Fotokopi Ijazah terakhir yang dilegalisir
4.  [Dokumen pendukung lain sesuai persyaratan kenaikan pangkat]

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Besar harapan saya agar permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pemohon]
NIP. [NIP Pemohon]

Contoh Surat Permohonan SK Kegiatan

Contoh surat permohonan SK kegiatan ini bisa digunakan untuk mengajukan permohonan penerbitan SK untuk suatu kegiatan organisasi, kepanitiaan, atau acara tertentu.

[Kop Surat Organisasi/Lembaga (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal]

Nomor         : [Nomor Surat (Jika Ada)]
Sifat         : [Sifat Surat (Jika Ada)]
Lampiran      : [Jumlah Lampiran (Jika Ada)]
Perihal       : Permohonan Penerbitan Surat Keputusan Panitia [Nama Kegiatan]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan Pimpinan Organisasi/Lembaga]
[Nama Organisasi/Lembaga]
[Alamat Organisasi/Lembaga]

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, mewakili [Nama Organisasi/Lembaga]:

Nama Organisasi/Lembaga : [Nama Organisasi/Lembaga]
Alamat          : [Alamat Organisasi/Lembaga]

Berdasarkan program kerja [Nama Organisasi/Lembaga] tahun [Tahun] dan hasil rapat pengurus [Nama Organisasi/Lembaga] tanggal [Tanggal Rapat], kami bermaksud untuk melaksanakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada [Tanggal Pelaksanaan] di [Tempat Pelaksanaan].

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu untuk dapat menerbitkan Surat Keputusan (SK) Panitia Pelaksana Kegiatan [Nama Kegiatan] sebagaimana terlampir dalam proposal kegiatan.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini kami lampirkan:
1.  Proposal Kegiatan [Nama Kegiatan]
2.  Daftar Susunan Panitia Pelaksana
3.  [Dokumen pendukung lain jika ada]

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Panitia Pelaksana Kegiatan [Nama Kegiatan]
[Nama Organisasi/Lembaga]

[Tanda Tangan Ketua Panitia]            [Tanda Tangan Sekretaris Panitia]

[Nama Lengkap Ketua Panitia]            [Nama Lengkap Sekretaris Panitia]
Jabatan Ketua Panitia                 Jabatan Sekretaris Panitia
[Stempel Organisasi/Lembaga (Jika Ada)]

Tips Membuat Surat Permohonan SK yang Lebih Efektif

Selain memperhatikan komponen dan format surat, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan agar surat permohonan SK kamu lebih efektif dan peluangnya lebih besar untuk dikabulkan:

  1. Rencanakan dengan Matang: Sebelum menulis surat, pikirkan matang-matang apa tujuanmu, kepada siapa surat ditujukan, dan informasi apa saja yang perlu disampaikan. Buat kerangka surat terlebih dahulu agar penulisan lebih terstruktur.
  2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Surat permohonan SK adalah surat resmi, jadi gunakan bahasa Indonesia yang formal, baku, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul.
  3. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Ringkas: Isi surat harus to the point dan tidak bertele-tele. Sampaikan informasi yang penting dan relevan saja. Gunakan kalimat yang efektif dan mudah dipahami.
  4. Lampirkan Dokumen Pendukung yang Relevan: Dokumen pendukung akan memperkuat permohonanmu. Pastikan dokumen yang dilampirkan lengkap, valid, dan relevan dengan permohonan SK yang diajukan.
  5. Periksa Kembali (Proofreading): Sebelum mengirimkan surat, selalu periksa kembali isi surat dengan teliti. Cek kesalahan penulisan (typo), kesalahan gramatikal, dan format surat. Surat yang rapi dan bebas kesalahan akan memberikan kesan profesional.
  6. Sesuaikan dengan Konteks dan Tujuan: Contoh-contoh surat di atas hanyalah panduan. Sesuaikan isi dan format surat dengan konteks dan tujuan permohonan SK kamu. Misalnya, jika permohonan SK diajukan ke instansi pemerintah, format surat mungkin perlu disesuaikan dengan ketentuan instansi tersebut.
  7. Ketahui Prosedur dan Persyaratan: Cari tahu prosedur dan persyaratan penerbitan SK yang kamu mohonkan. Informasi ini biasanya bisa didapatkan dari website instansi/organisasi terkait atau dengan menghubungi bagian administrasi. Dengan mengetahui prosedur dan persyaratan, kamu bisa mempersiapkan surat permohonan dan dokumen pendukung dengan lebih baik.

Kesalahan Umum yang Sering Dilakukan dalam Surat Permohonan SK

Ada beberapa kesalahan umum yang seringkali tanpa sadar dilakukan saat membuat surat permohonan SK. Hindari kesalahan-kesalahan ini agar surat permohonanmu tidak dianggap remeh atau bahkan ditolak:

  • Format Surat yang Berantakan: Tidak mengikuti format surat resmi yang benar, seperti tidak ada kop surat (padahal seharusnya ada), penempatan tanggal yang salah, atau format penulisan yang tidak konsisten.
  • Bahasa yang Tidak Formal: Menggunakan bahasa sehari-hari, bahasa gaul, atau bahasa yang tidak sopan dalam surat resmi.
  • Informasi yang Tidak Lengkap atau Tidak Jelas: Tidak mencantumkan identitas pemohon dengan lengkap, tidak jelas menyebutkan jabatan/kegiatan yang dimohonkan SK, atau tidak memberikan dasar dan tujuan permohonan yang jelas.
  • Dokumen Pendukung Tidak Lengkap atau Tidak Relevan: Melampirkan dokumen yang tidak lengkap, tidak valid, atau tidak relevan dengan permohonan SK.
  • Typo dan Kesalahan Gramatikal: Banyak kesalahan penulisan dan tata bahasa yang membuat surat terlihat tidak profesional dan kurang serius.
  • Tidak Memperhatikan Prosedur: Mengabaikan prosedur dan persyaratan yang berlaku untuk penerbitan SK, misalnya tidak melampirkan dokumen yang wajib, atau mengajukan permohonan ke pihak yang tidak berwenang.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas dan mengikuti tips yang sudah dijelaskan, kamu bisa membuat surat permohonan SK yang lebih baik dan efektif.

Dimana Mencari Contoh dan Template Surat Permohonan SK?

Jika kamu masih bingung atau butuh referensi lebih banyak, ada beberapa sumber yang bisa kamu manfaatkan untuk mencari contoh dan template surat permohonan SK:

  • Internet: Cari di mesin pencari dengan kata kunci “contoh surat permohonan SK”, “template surat permohonan SK”, atau “format surat permohonan SK”. Akan ada banyak website yang menyediakan contoh dan template surat yang bisa kamu unduh atau jadikan referensi. Tapi ingat, selalu modifikasi dan sesuaikan template tersebut dengan kebutuhanmu ya!
  • Buku Panduan Administrasi: Buku-buku panduan administrasi perkantoran atau surat-menyurat biasanya juga menyediakan contoh-contoh surat resmi, termasuk surat permohonan SK.
  • Contoh Surat dari Instansi/Organisasi: Jika kamu mengajukan permohonan SK ke instansi atau organisasi tertentu, coba cari contoh surat permohonan SK yang pernah dikeluarkan oleh instansi/organisasi tersebut. Biasanya, format dan gaya bahasa surat di instansi/organisasi tersebut akan lebih relevan.
  • Konsultasi dengan Ahli: Jika kamu masih merasa kesulitan, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan orang yang lebih berpengalaman dalam membuat surat resmi, misalnya staf administrasi, guru, atau dosen.

Kesimpulan

Membuat surat permohonan SK memang terlihat sederhana, tapi ternyata ada banyak hal yang perlu diperhatikan agar surat kita efektif dan berpeluang besar dikabulkan. Mulai dari memahami komponen penting surat, format yang benar, bahasa yang sopan, hingga tips-tips membuat surat yang lebih efektif. Dengan panduan dan contoh-contoh surat permohonan SK di atas, semoga kamu bisa lebih mudah dan percaya diri dalam membuat surat permohonan SK untuk berbagai keperluanmu. Ingat, kunci utamanya adalah ketelitian, kejelasan, dan kesesuaian dengan konteks.

Gimana, udah lebih paham kan tentang contoh surat permohonan SK? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar pembuatan surat permohonan SK, yuk share di kolom komentar! Siapa tahu bisa jadi inspirasi dan bermanfaat buat teman-teman lainnya.

Posting Komentar