Panduan Lengkap Contoh Surat Pernyataan Beneficial Owner: Mudah Dipahami!

Table of Contents

Pernah dengar istilah beneficial owner? Atau mungkin diminta membuat surat pernyataannya oleh bank atau notaris? Tenang, ini bukan sesuatu yang super rumit kok. Pada dasarnya, beneficial owner itu adalah orang nyata yang pada akhirnya memiliki atau mengendalikan sebuah entitas legal, seperti perusahaan, meskipun namanya mungkin tidak tercantum langsung di dokumen kepemilikan formal.

Jadi, kalau ada PT A yang dimiliki 100% oleh PT B, dan PT B ini dimiliki oleh Bapak C dan Ibu D masing-masing 50%, nah, Bapak C dan Ibu D inilah yang kemungkinan besar adalah beneficial owner-nya. Intinya, siapa yang benar-benar punya kendali atau manfaat ekonomi dari entitas tersebut.

Apa Itu Sebenarnya Beneficial Owner?¶

Istilah beneficial owner (BO) atau pemilik manfaat merujuk pada individu atau sekelompok individu yang pada akhirnya memiliki, mengendalikan, atau mendapatkan keuntungan dari suatu aset atau entitas. Ini berbeda dengan pemilik legal yang namanya terdaftar secara resmi di dokumen, tapi bisa jadi hanya bertindak atas nama orang lain.

Konsep ini muncul dan menjadi sangat penting dalam upaya global untuk memerangi pencucian uang (money laundering), pendanaan terorisme (terrorism financing), dan praktik-praktik keuangan ilegal lainnya. Tujuannya adalah meningkatkan transparansi kepemilikan agar tidak ada yang bisa “bersembunyi” di balik struktur perusahaan yang kompleks atau nominee (pihak yang ditunjuk untuk memegang aset atas nama orang lain).

Image just for illustration

Regulasi terkait beneficial owner makin ketat di banyak negara, termasuk Indonesia. Pemerintah melalui berbagai lembaga seperti OJK, PPATK, dan bahkan notaris, mewajibkan identifikasi hingga pelaporan data pemilik manfaat dari suatu badan hukum atau entitas lainnya. Ini demi menciptakan ekosistem bisnis yang lebih bersih dan akuntabel.

Kenapa Surat Pernyataan Beneficial Owner Diperlukan?¶

Surat pernyataan beneficial owner adalah dokumen tertulis di mana pihak yang berwenang (biasanya pengurus atau perwakilan dari entitas) menyatakan siapa saja individu yang merupakan pemilik manfaat dari entitas tersebut. Surat ini menjadi bukti formal atas hasil identifikasi pemilik manfaat.

Dokumen ini penting banget karena berfungsi sebagai alat kepatuhan (compliance) terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ketika Anda berinteraksi dengan lembaga keuangan seperti bank, atau melakukan transaksi legal tertentu di depan notaris, kemungkinan besar Anda akan diminta surat ini sebagai bagian dari proses Know Your Customer (KYC) atau Customer Due Diligence (CDD).

Tanpa surat pernyataan ini, lembaga-lembaga tersebut mungkin tidak bisa melanjutkan proses transaksi atau kerja sama dengan entitas Anda, karena mereka juga punya kewajiban untuk memastikan bahwa mereka tidak terlibat dalam aktivitas ilegal. Jadi, ini adalah langkah krusial untuk membuktikan transparansi dan kepatuhan entitas Anda.

Komponen Utama Surat Pernyataan Beneficial Owner¶

Sebuah surat pernyataan beneficial owner yang baik dan valid harus memuat informasi kunci agar tujuannya tercapai. Informasi ini berfungsi untuk mengidentifikasi siapa yang membuat pernyataan, tentang entitas mana pernyataan itu dibuat, dan siapa pemilik manfaat yang sebenarnya.

Berikut adalah komponen-komponen yang biasanya ada dalam surat pernyataan semacam ini:

• Identitas Pihak yang Menyatakan: Data lengkap orang atau perwakilan entitas yang membuat pernyataan (nama, jabatan, nomor identitas). Orang ini biasanya adalah direktur, komisaris, atau pengurus lain yang punya kewenangan.
• Identitas Entitas Legal: Nama lengkap badan hukum atau entitas lain (PT, CV, Yayasan, Koperasi, dll.), nomor registrasi (seperti NPWP, NIB), alamat terdaftar.
• Identitas Beneficial Owner(s): Data lengkap individu-individu yang diidentifikasi sebagai pemilik manfaat. Ini mencakup nama lengkap sesuai KTP/Paspor, nomor identitas (NIK/Nomor Paspor), alamat domisili, tanggal lahir, dan kewarganegaraan.
• Dasar Penentuan Beneficial Owner: Penjelasan singkat mengapa individu tersebut diidentifikasi sebagai BO. Ini bisa berdasarkan persentase kepemilikan saham, hak suara mayoritas, kemampuan menunjuk/memberhentikan direksi, atau kontrol lainnya.
• Detail Kepemilikan/Kontrol: Secara spesifik menjelaskan bentuk dan tingkat kepemilikan atau kontrol tersebut. Misalnya, “memiliki 60% saham dengan hak suara,” atau “memiliki kemampuan menunjuk mayoritas anggota direksi.”
• Pernyataan Kebenaran: Kalimat yang menegaskan bahwa semua informasi yang diberikan adalah benar, lengkap, dan sesuai dengan kondisi sebenarnya, serta dibuat dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan. Biasanya juga ada kalimat yang menyatakan kesediaan untuk menanggung risiko hukum jika ternyata pernyataan ini tidak benar.
• Tujuan Pernyataan: Menyebutkan untuk keperluan apa surat pernyataan ini dibuat (misalnya, “untuk keperluan pembukaan rekening di Bank X”, “untuk keperluan pengurusan izin usaha”, “untuk keperluan transaksi notarial”).
• Tanggal dan Tempat Pembuatan: Kapan dan di mana surat pernyataan tersebut dibuat.
• Tanda Tangan dan Nama Terang: Tanda tangan dari pihak yang membuat pernyataan, lengkap dengan nama terang dan jabatannya. Bisa juga disertai stempel perusahaan jika diperlukan.

Memastikan semua komponen ini terisi dengan akurat adalah kunci agar surat pernyataan Anda diterima dan dianggap sah.

Siapa yang Dimaksud Beneficial Owner Berdasarkan Kriteria Umum?¶

Menentukan siapa beneficial owner kadang tidak semudah melihat akta pendirian perusahaan. Ada kriteria yang biasa digunakan, meski detailnya bisa sedikit berbeda antar-regulasi atau antar-lembaga yang meminta. Namun, kriteria umum biasanya meliputi:

1. Kepemilikan Saham: Individu yang memiliki persentase saham tertentu (misalnya, di atas 25%) dalam suatu perusahaan. Angka persentase ini bisa bervariasi tergantung regulasi di sektor atau negara tertentu.
2. Kontrol Melalui Hak Suara: Individu yang memiliki hak suara yang signifikan (misalnya, mayoritas hak suara) meskipun persentase kepemilikannya di bawah ambang batas saham.
3. Kemampuan Mengendalikan Manajemen: Individu yang memiliki kemampuan, baik langsung maupun tidak langsung, untuk menunjuk atau memberhentikan mayoritas direksi atau pihak manajemen kunci lainnya.
4. Kontrol Melalui Cara Lain: Ini bisa mencakup kontrol melalui perjanjian, hak veto, hubungan keluarga, atau cara lain yang memungkinkan individu tersebut untuk mempengaruhi keputusan penting perusahaan meskipun tidak memiliki saham atau hak suara mayoritas secara langsung.
5. Individu yang Mendapatkan Keuntungan Akhir: Individu yang pada akhirnya menerima manfaat ekonomi dari aktivitas entitas, meskipun manfaat itu disalurkan melalui struktur kepemilikan yang berlapis.

Penting untuk diingat bahwa beneficial owner haruslah individu nyata, bukan badan hukum atau entitas lain. Jika suatu perusahaan dimiliki oleh perusahaan lain, Anda harus terus menelusuri rantai kepemilikan sampai menemukan individu di ujung rantai yang memenuhi kriteria di atas.

Struktur Umum Contoh Surat Pernyataan Beneficial Owner¶

Mari kita lihat bagaimana struktur umum dari surat pernyataan ini. Ini bukan contoh template yang bisa langsung dicopas (karena detailnya harus disesuaikan dengan kasus Anda), tapi lebih ke panduan tentang bagian-bagian yang ada dan apa isinya.

Kepala Surat:

• Judul: SURAT PERNYATAAN BENEFICIAL OWNER / PEMILIK MANFAAT (Tulis dengan jelas)
• Nomor Surat (jika ada sistem penomoran surat di perusahaan Anda)
• Tanggal Pembuatan

Bagian Pembuka:

• Menyatakan bahwa yang bertanda tangan di bawah ini adalah (Nama Anda), bertindak dalam kapasitas sebagai (Jabatan Anda, misal: Direktur Utama) dari (Nama Lengkap Entitas Anda, misal: PT Maju Terus Pantang Mundur).
• Menyebutkan identitas lengkap entitas: Jenis Badan Hukum (PT/CV/Yayasan), Nomor Akta Pendirian dan Pengesahan (jika ada), Nomor NPWP, Nomor NIB (jika ada), Alamat Lengkap Terdaftar.

Bagian Pernyataan Inti:

• Menyatakan dengan sesungguhnya dan sebenar-benarnya bahwa, setelah melakukan penelusuran dan identifikasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, individu-individu berikut adalah beneficial owner / pemilik manfaat dari (Nama Entitas Anda):

  • Nama Lengkap: (Nama BO 1 sesuai KTP/Paspor)

    • Nomor Identitas (KTP/Paspor): (Nomor ID BO 1)
    • Alamat Domisili: (Alamat Lengkap BO 1)
    • Tanggal Lahir: (Tanggal Lahir BO 1)
    • Kewarganegaraan: (Kewarganegaraan BO 1)
    • Dasar Penentuan BO & Detail Kepemilikan/Kontrol: (Jelaskan mengapa dia BO dan bagaimana bentuk kontrol/kepemilikannya, misal: “Memiliki 55% kepemilikan saham PT Maju Terus Pantang Mundur” atau “Memiliki hak mayoritas untuk menunjuk Direksi berdasarkan Akta…”)

  • (Ulangi format di atas untuk BO 2, BO 3, dst., jika ada lebih dari satu BO)

• Menyatakan bahwa semua informasi yang tercantum di atas adalah benar dan lengkap pada saat surat pernyataan ini dibuat.

Bagian Penutup:

• Menyatakan bahwa surat pernyataan ini dibuat untuk keperluan (Sebutkan tujuan spesifik, misal: “persyaratan pembukaan rekening giro pada PT Bank Sentosa Abadi”, “kelengkapan dokumen dalam pengurusan perizinan usaha di OSS”, “kebutuhan transaksi jual beli properti dihadapan Notaris…”) dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
• Menyatakan kesediaan untuk memberikan informasi tambahan atau dokumen pendukung jika diminta.
• Menyatakan kesediaan untuk menanggung segala konsekuensi hukum jika ternyata di kemudian hari pernyataan ini terbukti tidak benar.

Bagian Pengesahan:

• Tempat dan Tanggal pembuatan surat.
• Hormat saya / Yang Menyatakan,
• (Tanda Tangan Asli)
• (Nama Lengkap Pihak yang Menyatakan)
• (Jabatan Pihak yang Menyatakan)
• (Stempel Perusahaan / Entitas - jika relevan)

Lampiran (Jika Ada):

• Daftar dokumen pendukung (misal: fotokopi KTP/Paspor BO, akta pendirian, struktur kepemilikan, dll.).

Nah, struktur ini bisa menjadi panduan Anda saat menyusun surat pernyataan beneficial owner. Sesuaikan kalimat dan formatnya dengan kebutuhan spesifik lembaga yang meminta dan kondisi entitas Anda.

Tips Mengisi Surat Pernyataan Beneficial Owner¶

Mengisi surat pernyataan ini butuh ketelitian. Salah isi bisa berakibat pada penolakan dokumen atau bahkan implikasi hukum. Berikut beberapa tips agar prosesnya lancar:

1. Identifikasi BO dengan Benar: Jangan asal menebak. Lakukan penelusuran internal yang cermat berdasarkan kriteria yang berlaku. Jika struktur kepemilikan kompleks (misalnya melibatkan yayasan, trust, atau entitas di luar negeri), mungkin butuh bantuan profesional.
2. Gunakan Data Identitas yang Akurat: Pastikan nama lengkap, nomor identitas, alamat, dan tanggal lahir BO sesuai persis dengan dokumen identitas resmi (KTP/Paspor).
3. Jelaskan Dasar Penentuan dengan Jelas: Jangan hanya mencantumkan nama BO, tapi jelaskan kenapa dia dianggap sebagai BO. Sebutkan persentase kepemilikan atau bentuk kontrol lainnya secara spesifik.
4. Sebutkan Tujuan Pernyataan: Pastikan Anda tahu untuk keperluan apa surat ini dibuat, dan cantumkan tujuan tersebut di dalam surat. Ini penting untuk konteks.
5. Siapa yang Berhak Menandatangani? Biasanya yang menandatangani adalah pengurus entitas yang sah, seperti Direktur Utama, yang memiliki kewenangan untuk membuat pernyataan atas nama entitas. Pastikan yang tanda tangan memang orang yang berhak.
6. Lampirkan Dokumen Pendukung: Seringkali, Anda akan diminta melampirkan fotokopi KTP/Paspor para BO, akta pendirian perusahaan, atau dokumen lain yang relevan untuk membuktikan struktur kepemilikan. Siapkan dokumen-dokumen ini.
7. Konsultasi Jika Tidak Yakin: Jika struktur kepemilikan entitas Anda rumit atau Anda ragu dalam menentukan BO, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan notaris, konsultan hukum, atau profesional yang paham soal ini. Lebih baik bertanya daripada salah.
8. Simpan Salinan: Setelah surat ditandatangani dan diserahkan, simpan salinan aslinya untuk arsip internal Anda. Ini penting jika sewaktu-waktu diminta lagi atau perlu diverifikasi.

Mengikuti tips ini akan sangat membantu Anda dalam proses pembuatan surat pernyataan beneficial owner dan mengurangi risiko kesalahan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Dalam praktik, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat mengisi surat pernyataan beneficial owner. Mengetahui ini bisa membantu Anda menghindarinya:

• Gagal Mengidentifikasi BO yang Sebenarnya: Hanya mencantumkan nama pemilik legal di akta, padahal ada pihak lain yang sebenarnya mengendalikan.
• Data Identitas Tidak Sesuai Dokumen Resmi: Typo pada nama, salah nomor KTP/Paspor, atau alamat yang tidak mutakhir.
• Tidak Menjelaskan Dasar Penentuan BO: Hanya daftar nama, tanpa menjelaskan mengapa mereka BO dan bagaimana bentuk kontrol/kepemilikan mereka.
• Yang Menandatangani Tidak Berwenang: Surat ditandatangani oleh staf biasa atau orang yang tidak punya legitimasi hukum untuk mewakili entitas.
• Tidak Ada Dokumen Pendukung: Gagal melampirkan fotokopi KTP/Paspor BO atau dokumen lain yang diminta.
• Tidak Memahami Definisi BO: Mengira beneficial owner sama dengan direktur, padahal bisa jadi berbeda.

Kesalahan-kesalahan ini bisa membuat surat pernyataan Anda ditolak, menunda proses yang sedang Anda jalani, atau bahkan berpotensi menimbulkan masalah hukum jika dianggap memberikan informasi yang menyesatkan. Jadi, pastikan Anda teliti dan hati-hati.

Implikasi Hukum Jika Memberikan Pernyataan Palsu¶

Ini adalah poin yang serius. Memberikan surat pernyataan beneficial owner yang isinya tidak benar, menyesatkan, atau palsu dapat memiliki konsekuensi hukum yang berat.

Regulasi terkait anti-pencucian uang dan pendanaan terorisme di Indonesia maupun internasional sangat ketat. Menyembunyikan identitas pemilik manfaat sebenarnya atau memberikan informasi palsu dalam dokumen resmi seperti surat pernyataan ini bisa dianggap sebagai tindak pidana.

Sanksinya bisa berupa denda yang sangat besar, bahkan hukuman penjara, baik bagi individu yang membuat pernyataan palsu maupun entitas yang diwakilinya. Selain itu, ada juga sanksi administratif dari lembaga pengawas (seperti OJK, Bank Indonesia, PPATK) berupa pembekuan izin usaha, pencabutan izin, atau denda. Reputasi entitas dan individu yang terlibat juga bisa hancur.

Oleh karena itu, penting banget untuk selalu memberikan informasi yang jujur, akurat, dan lengkap dalam surat pernyataan beneficial owner. Jika ada keraguan, cari tahu sampai jelas atau konsultasikan dengan ahli hukum. Jangan pernah mencoba ‘mengakali’ atau memberikan informasi yang tidak sesuai fakta.

Siapa Saja yang Biasanya Meminta Surat Ini?¶

Surat pernyataan beneficial owner kini menjadi dokumen yang cukup umum diminta dalam berbagai situasi. Siapa saja yang biasanya memerlukannya?

• Lembaga Keuangan: Bank (saat pembukaan rekening, pengajuan kredit), perusahaan sekuritas, manajer investasi, asuransi, dan lembaga keuangan lainnya. Mereka wajib menerapkan prinsip KYC/CDD yang ketat.
• Notaris: Saat mengurus pendirian perusahaan, perubahan anggaran dasar, jual beli aset (terutama properti atau saham), pengikatan jaminan, dan transaksi legal lainnya yang melibatkan entitas.
• Pemerintah dan Lembaga Negara: Dalam proses pengurusan izin usaha (terutama melalui OSS - Online Single Submission), pengadaan barang/jasa pemerintah (tender), pendaftaran di instansi tertentu, atau saat ada pemeriksaan kepatuhan.
• Mitra Bisnis Besar: Beberapa perusahaan multinasional atau perusahaan besar yang punya kebijakan kepatuhan internal ketat mungkin juga meminta mitra bisnis mereka untuk melampirkan surat pernyataan BO sebagai bagian dari due diligence mereka.

Permintaan ini menunjukkan bahwa transparansi kepemilikan menjadi standar baru dalam dunia bisnis dan keuangan. Menyiapkan dokumen ini dengan baik akan memperlancar berbagai urusan legal dan bisnis Anda.

Intinya, surat pernyataan beneficial owner bukanlah sekadar formalitas, tapi dokumen krusial yang mencerminkan kepatuhan dan transparansi entitas Anda terhadap peraturan anti-pencucian uang dan pendanaan terorisme. Memahaminya dan bisa membuatnya dengan benar adalah skill yang penting di era bisnis modern ini.

Bagaimana pengalaman Anda terkait surat pernyataan beneficial owner ini? Pernah diminta atau malah baru tahu? Yuk, share di kolom komentar di bawah!