Panduan Lengkap: Contoh Surat Resmi, Ciri-Ciri & Tips Jitu Bikin Surat!

Table of Contents

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau kedinasan. Penting banget buat tahu cara bikin dan ciri-cirinya surat resmi ini, karena pasti bakal kepake banget di berbagai situasi, mulai dari urusan sekolah, kantor, sampai organisasi. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat resmi!

Apa Itu Surat Resmi?¶

Surat resmi, atau disebut juga surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi untuk keperluan resmi. Keperluan resmi ini bisa macem-macem, misalnya pemberitahuan, undangan, permohonan izin, laporan, dan lain-lain. Surat resmi ini beda banget sama surat pribadi yang biasa kita kirim ke teman atau keluarga.

Image just for illustration

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi¶

Perbedaan paling mendasar antara surat resmi dan surat tidak resmi terletak pada bahasa dan formatnya. Surat resmi menggunakan bahasa baku yang formal dan terstruktur, sementara surat tidak resmi lebih santai dan bebas. Selain itu, surat resmi juga punya format khusus yang harus diikuti, sedangkan surat tidak resmi formatnya lebih fleksibel.

Fitur	Surat Resmi	Surat Tidak Resmi
Bahasa	Baku, formal, efektif, dan lugas	Santai, tidak baku, bisa menggunakan bahasa sehari-hari
Format	Terstruktur, ada bagian-bagian wajib	Lebih bebas, tidak ada format baku
Tujuan	Keperluan formal, kedinasan, atau organisasi	Keperluan pribadi, komunikasi antar individu
Pengirim	Instansi, organisasi, lembaga resmi	Individu
Penerima	Instansi, organisasi, lembaga resmi, atau individu	Teman, keluarga, atau individu lainnya
Stempel/Cap	Biasanya ada, sebagai tanda keabsahan	Tidak ada
Nomor Surat	Ada, sebagai identifikasi dan arsip	Tidak ada
Kop Surat	Ada, berisi identitas instansi/organisasi	Tidak ada

Tabel di atas nunjukkin perbedaan kunci antara surat resmi dan surat tidak resmi. Dengan memahami perbedaan ini, kita jadi lebih gampang nentuin jenis surat yang tepat sesuai kebutuhan kita.

Ciri-ciri Surat Resmi yang Wajib Kamu Tahu¶

Supaya kamu bisa bedain mana surat resmi dan mana yang bukan, penting banget buat tahu ciri-cirinya. Berikut ini beberapa ciri-ciri surat resmi yang paling umum:

1. Kop Surat (Kepala Surat)¶

Kop surat atau kepala surat ini wajib ada di surat resmi. Kop surat ini letaknya paling atas dan berisi informasi penting tentang instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Biasanya, kop surat ini mencantumkan:

• Nama instansi/organisasi: Ditulis dengan huruf kapital dan jelas.
• Alamat lengkap: Mulai dari nama jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, sampai kode pos.
• Nomor telepon dan fax: Sebagai kontak yang bisa dihubungi.
• Alamat email dan website: Kalau ada, biasanya juga dicantumkan.
• Logo instansi/organisasi: Biasanya diletakkan di sisi kiri atau tengah kop surat.

Image just for illustration

Kop surat ini penting banget karena jadi identitas resmi dari instansi atau organisasi yang ngirim surat. Tanpa kop surat, keabsahan surat jadi diragukan.

2. Nomor Surat, Sifat Surat, Lampiran, dan Perihal¶

Bagian ini terletak di bawah kop surat, biasanya di sebelah kiri. Bagian ini terdiri dari:

• Nomor Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi/organisasi. Nomor surat ini penting buat pengarsipan dan penelusuran surat di kemudian hari. Format nomor surat bisa beda-beda tergantung kebijakan instansi, tapi biasanya mencakup kode instansi, nomor urut, bulan, dan tahun.
• Sifat Surat: Menunjukkan tingkat kepentingan surat. Contoh sifat surat: Rahasia, Penting, Segera, Biasa. Sifat surat ini menentukan prioritas penanganan surat.
• Lampiran: Menunjukkan jumlah dokumen atau berkas yang disertakan bersama surat. Kalau gak ada lampiran, biasanya ditulis “Lampiran: -“.
• Perihal: Inti atau pokok masalah yang dibahas dalam surat. Perihal ini ditulis secara singkat dan jelas, memudahkan penerima buat langsung tahu isi surat.

Image just for illustration

Bagian ini penting banget buat administrasi dan pengelolaan surat. Dengan adanya nomor surat, sifat surat, lampiran, dan perihal, surat jadi lebih terorganisir dan mudah diproses.

3. Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat biasanya diletakkan di sebelah kanan atas atau kanan bawah, sejajar dengan nomor surat atau tanda tangan. Format tanggal surat resmi biasanya ditulis lengkap, misalnya: Jakarta, 26 Oktober 2023.

Image just for illustration

Tanggal surat penting buat mengetahui kebaruan informasi dalam surat dan juga buat keperluan pengarsipan.

4. Alamat Tujuan Surat¶

Alamat tujuan surat ditulis dengan jelas dan lengkap, mencakup:

• Yth. (Yang Terhormat): Salam hormat kepada penerima surat.
• Jabatan atau nama penerima: Kalau ditujukan ke jabatan, sebutkan jabatannya. Kalau ditujukan ke individu, sebutkan nama lengkapnya.
• Nama instansi/organisasi (jika ada): Kalau penerima surat adalah instansi atau organisasi.
• Alamat lengkap penerima: Sama seperti alamat di kop surat, harus lengkap.

Image just for illustration

Alamat tujuan surat harus akurat supaya surat sampai ke penerima yang tepat. Kesalahan alamat bisa bikin surat nyasar atau bahkan gak sampai tujuan.

5. Salam Pembuka¶

Salam pembuka dalam surat resmi biasanya menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Contoh salam pembuka yang umum digunakan:

• Dengan hormat,
• Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (untuk instansi/organisasi Islam)
• Salam sejahtera, (untuk umum)

Image just for illustration

Salam pembuka ini menunjukkan kesantunan dan rasa hormat pengirim surat kepada penerima.

6. Isi Surat (Tubuh Surat)¶

Isi surat atau tubuh surat adalah bagian terpenting dari surat resmi. Isi surat ini harus disampaikan secara singkat, padat, jelas, dan lugas. Bahasa yang digunakan harus baku dan formal. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:

• Paragraf pembuka: Mengantarkan pembaca ke pokok masalah. Bisa berupa kalimat pembuka atau latar belakang masalah secara singkat.
• Paragraf isi: Menjelaskan inti atau pokok masalah yang ingin disampaikan. Bagian ini harus detail dan informatif. Kalau ada beberapa poin penting, bisa dipisah jadi beberapa paragraf atau menggunakan bullet points atau numbering.
• Paragraf penutup: Menyimpulkan isi surat dan menyampaikan harapan atau tindakan selanjutnya. Biasanya berisi ucapan terima kasih atau permohonan maaf.

Image just for illustration

Isi surat harus relevan dengan perihal surat. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu.

7. Salam Penutup¶

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dan menunjukkan rasa hormat. Contoh salam penutup yang umum digunakan:

• Hormat kami,
• Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (untuk instansi/organisasi Islam)
• Salam sejahtera, (untuk umum)

Image just for illustration

Salam penutup harus sesuai dengan salam pembuka. Kalau salam pembukanya Dengan hormat, salam penutupnya juga sebaiknya Hormat kami,.

8. Tanda Tangan dan Nama Jelas¶

Tanda tangan dan nama jelas wajib ada di surat resmi. Tanda tangan ini menunjukkan keabsahan dan tanggung jawab dari pihak yang mengeluarkan surat. Biasanya, tanda tangan ini dibubuhi oleh:

• Pejabat yang berwenang: Misalnya kepala instansi, direktur, atau ketua organisasi.
• Nama jelas: Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat, ditulis di bawah tanda tangan.
• Jabatan: Jabatan pejabat yang menandatangani surat, ditulis di bawah nama jelas.
• Stempel/cap instansi/organisasi: Ditempelkan di atas atau di samping tanda tangan, sebagai penguat keabsahan surat.

Image just for illustration

Tanda tangan dan stempel ini penting banget buat memastikan bahwa surat itu benar-benar resmi dan dikeluarkan oleh instansi atau organisasi yang bersangkutan.

9. Tembusan (Jika Ada)¶

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang mendapatkan salinan surat, selain penerima utama. Tembusan ini bersifat opsional, hanya dicantumkan jika memang diperlukan. Tembusan biasanya diletakkan di bagian paling bawah surat, setelah tanda tangan.

Image just for illustration

Tembusan ini berguna buat memberi informasi kepada pihak lain yang terkait atau berkepentingan dengan isi surat. Misalnya, dalam surat izin kegiatan, tembusan bisa ditujukan kepada atasan atau pihak keamanan.

Contoh Bagian-bagian Surat Resmi dalam Satu Kesatuan¶

Biar lebih jelas, ini contoh urutan bagian-bagian surat resmi dalam satu kesatuan:

[KOP SURAT]

Nomor    : [Nomor Surat]
Sifat    : [Sifat Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal  : [Perihal Surat]

[Tanggal Surat]

Yth. [Jabatan/Nama Penerima]
[Nama Instansi/Organisasi Penerima]
[Alamat Lengkap Penerima]

[SALAM PEMBUKA]

[PARAGRAF PEMBUKA ISI SURAT]

[PARAGRAF ISI SURAT (POIN-POIN PENTING)]

[PARAGRAF PENUTUP ISI SURAT]

[SALAM PENUTUP]

[TANDA TANGAN]
[NAMA JELAS]
[JABATAN]
[STEMPEL/CAP INSTANSI/ORGANISASI]

Tembusan:
[Daftar Pihak yang Mendapatkan Tembusan]

Format di atas adalah format standar surat resmi. Tapi, ada juga beberapa variasi format tergantung jenis surat dan kebijakan instansi/organisasi. Yang penting, ciri-ciri utama surat resmi tetap ada.

Tips Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar¶

Bikin surat resmi itu gak susah kok, asal kamu perhatiin beberapa hal penting. Berikut ini tips buat bikin surat resmi yang baik dan benar:

1. Pahami Tujuan Surat: Sebelum nulis surat, kamu harus jelas dulu apa tujuan surat kamu. Apakah buat pemberitahuan, undangan, permohonan, atau laporan? Dengan memahami tujuan, kamu bisa fokus dalam menyampaikan isi surat.

2. Gunakan Bahasa Baku dan Formal: Hindari bahasa sehari-hari atau bahasa gaul dalam surat resmi. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, sopan, dan efektif. Pilih kata-kata yang tepat dan hindari kalimat yang bertele-tele.

3. Perhatikan Format Surat: Ikuti format surat resmi yang standar. Pastikan semua bagian surat lengkap dan tertata rapi. Perhatikan juga penggunaan font, ukuran font, dan margin surat.

4. Sampaikan Isi Surat dengan Jelas dan Ringkas: Isi surat harus langsung ke pokok masalah. Hindari basa-basi yang gak perlu. Sampaikan informasi secara singkat, padat, dan jelas. Kalau ada poin-poin penting, gunakan bullet points atau numbering biar lebih mudah dibaca.

5. Koreksi dan Periksa Ulang: Sebelum surat dikirim, wajib banget buat dikoreksi dan diperiksa ulang. Periksa tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan format surat. Kesalahan kecil bisa bikin surat jadi kurang profesional. Minta bantuan teman atau kolega buat proofread surat kamu.

6. Gunakan Kertas dan Amplop yang Tepat: Untuk surat resmi yang dicetak, gunakan kertas HVS putih polos dengan ukuran A4 atau F4. Untuk amplop, gunakan amplop resmi instansi/organisasi atau amplop polos putih.

7. Arsipkan Surat: Setelah surat dikirim, jangan lupa buat mengarsipkan salinan surat. Arsip surat ini penting buat dokumentasi dan penelusuran di kemudian hari. Arsip bisa disimpan dalam bentuk hard copy (cetak) atau soft copy (digital).

Dengan ngikutin tips-tips di atas, kamu pasti bisa bikin surat resmi yang baik dan benar. Ingat, surat resmi itu cerminan dari profesionalisme kamu dan instansi/organisasi kamu.

Pentingnya Memahami Ciri-ciri Surat Resmi¶

Memahami ciri-ciri surat resmi itu penting banget karena beberapa alasan:

• Keabsahan Surat: Dengan memahami ciri-ciri surat resmi, kita bisa memastikan keabsahan suatu surat. Kita bisa bedain mana surat resmi yang beneran dikeluarkan oleh instansi/organisasi yang sah, dan mana yang palsu atau gak resmi.
• Komunikasi yang Efektif: Surat resmi yang baik dan benar akan memudahkan komunikasi antara pengirim dan penerima. Isi surat yang jelas, format yang rapi, dan bahasa yang formal akan meminimalkan kesalahpahaman.
• Profesionalisme: Penggunaan surat resmi yang tepat menunjukkan profesionalisme dari instansi/organisasi maupun individu yang membuatnya. Surat resmi yang dibuat dengan baik akan meningkatkan citra positif.
• Dokumentasi dan Arsip: Surat resmi yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik akan memudahkan pengarsipan dan penelusuran data. Ini penting banget buat administrasi dan pengelolaan informasi di instansi/organisasi.
• Kepatuhan Hukum dan Aturan: Dalam beberapa kasus, surat resmi diperlukan sebagai bukti tertulis yang sah secara hukum. Misalnya, surat perjanjian, surat keputusan, atau surat kuasa. Memahami ciri-ciri surat resmi akan membantu kita memastikan kepatuhan terhadap hukum dan aturan yang berlaku.

Image just for illustration

Jadi, jangan anggap remeh soal surat resmi ya! Meskipun keliatan sederhana, tapi surat resmi punya peran penting dalam komunikasi formal dan administrasi. Dengan memahami ciri-cirinya dan cara bikinnya, kamu bakal lebih percaya diri dan kompeten dalam urusan surat menyurat resmi.

Gimana? Udah lebih paham kan soal surat resmi dan ciri-cirinya? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik soal surat resmi, jangan ragu buat sharing di kolom komentar ya!