Beranda desain surat template undangan

Panduan Lengkap Contoh Surat Undangan Block Style: Bikin Undanganmu Keren!

Diperbarui: • 0 • 11 menit membaca

Surat undangan block style adalah format surat resmi yang sering digunakan karena tampilannya yang rapi dan efisien. Gaya ini menekankan pada penataan yang lurus di sisi kiri halaman, membuat surat terlihat bersih dan profesional. Dalam dunia korespondensi bisnis maupun acara formal lainnya, memahami dan mampu membuat surat undangan block style adalah keterampilan yang sangat berguna. Mari kita bahas lebih dalam mengenai format surat undangan yang satu ini.

Apa Itu Surat Undangan Block Style?

Block style adalah salah satu format penulisan surat resmi yang paling umum digunakan. Ciri khas utama dari format ini adalah semua bagian surat, mulai dari tanggal, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, hingga salam penutup, rata kiri. Tidak ada indentasi atau lekukan pada awal paragraf dalam block style. Hal ini berbeda dengan format surat lain seperti semi-block style atau indented style yang mungkin menggunakan indentasi pada paragraf atau bagian tertentu.

Mengapa block style begitu populer? Alasannya sederhana: efisiensi dan keterbacaan. Format rata kiri memudahkan pembaca untuk mengikuti alur surat dan menemukan informasi penting dengan cepat. Selain itu, block style juga dianggap lebih modern dan profesional dibandingkan format surat tradisional lainnya. Dalam dunia bisnis yang serba cepat, efisiensi komunikasi sangat dihargai, dan block style menjawab kebutuhan tersebut.

Contoh Surat Undangan Block Style
Image just for illustration

Ciri-ciri Utama Block Style

Untuk lebih memahami block style, mari kita rinci ciri-ciri utamanya:

  1. Rata Kiri Sepenuhnya: Ini adalah ciri paling mencolok. Semua elemen surat, dari kepala surat (jika ada), tanggal, alamat pengirim dan penerima, salam, isi surat, penutup, hingga tanda tangan dan lampiran (jika ada), semuanya dimulai dari margin kiri.

  2. Spasi Tunggal: Umumnya, block style menggunakan spasi tunggal (single spacing) dalam setiap paragraf. Namun, antar paragraf biasanya diberi spasi ganda (double spacing) untuk memisahkan ide dan meningkatkan keterbacaan.

  3. Tanpa Indentasi: Tidak ada indentasi atau lekukan pada awal setiap paragraf. Setiap paragraf dimulai langsung dari margin kiri.

  4. Tanggal di Atas atau Bawah Kepala Surat: Tanggal surat biasanya ditempatkan di bagian atas, di bawah kepala surat (kop surat) jika ada, atau langsung di bawah alamat pengirim jika tidak ada kop surat. Tanggal juga rata kiri.

  5. Alamat Pengirim dan Penerima Rata Kiri: Baik alamat pengirim maupun alamat penerima ditulis rata kiri, biasanya dipisahkan oleh beberapa baris kosong.

  6. Salam Pembuka dan Penutup Rata Kiri: Salam pembuka (misalnya “Yth. Bapak/Ibu…”) dan salam penutup (misalnya “Hormat kami,”) juga ditulis rata kiri.

  7. Tanda Tangan dan Nama Jelas Rata Kiri: Ruang untuk tanda tangan dan nama jelas penanda tangan juga ditempatkan rata kiri, biasanya di bawah salam penutup.

  8. Lampiran (jika ada) Rata Kiri: Jika ada lampiran yang disertakan, informasi mengenai lampiran (misalnya “Lampiran: 1 berkas”) juga ditulis rata kiri, biasanya di bagian paling bawah surat.

Komponen Penting dalam Surat Undangan Block Style

Sebuah surat undangan block style yang baik dan efektif terdiri dari beberapa komponen penting yang harus diperhatikan:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat atau kop surat (letterhead) adalah bagian paling atas surat yang berisi informasi mengenai pengirim surat. Biasanya, kop surat mencantumkan:

  • Nama Organisasi/Perusahaan/Acara: Nama lengkap organisasi, perusahaan, atau acara yang mengadakan undangan.
  • Logo: Logo organisasi atau acara (jika ada) biasanya ditempatkan di sisi kiri atau tengah kop surat.
  • Alamat Lengkap: Alamat lengkap organisasi atau pengirim, termasuk kode pos.
  • Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi.
  • Alamat Email: Alamat email resmi.
  • Website (jika ada): Alamat website organisasi atau acara.

Keberadaan kop surat sangat penting dalam surat undangan resmi, terutama dari organisasi atau perusahaan. Kop surat memberikan identitas yang jelas dan meningkatkan kredibilitas surat undangan. Jika undangan bersifat pribadi atau informal, kop surat mungkin tidak diperlukan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat undangan tersebut ditulis. Tanggal biasanya ditempatkan di bawah kop surat (jika ada) atau di bawah alamat pengirim (jika tidak ada kop surat). Penulisan tanggal dalam block style adalah rata kiri. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah:

  • Format Indonesia: Tanggal Bulan Tahun (contoh: 26 Oktober 2023)
  • Format Internasional: Bulan Tanggal, Tahun (contoh: October 26, 2023)

Pilihlah format tanggal yang sesuai dengan konteks dan target penerima undangan. Konsistensi format tanggal dalam semua dokumen organisasi juga penting untuk menjaga profesionalitas.

3. Alamat Penerima

Alamat penerima adalah informasi lengkap mengenai pihak yang dituju oleh surat undangan. Alamat penerima ditempatkan di bawah tanggal surat, rata kiri. Informasi yang biasanya dicantumkan dalam alamat penerima adalah:

  • Nama Penerima: Nama lengkap penerima undangan (gelar akademik atau jabatan jika perlu).
  • Jabatan (jika relevan): Jabatan penerima jika undangan ditujukan ke organisasi atau perusahaan.
  • Nama Organisasi/Perusahaan (jika relevan): Nama organisasi atau perusahaan tempat penerima bekerja.
  • Alamat Lengkap: Alamat lengkap penerima, termasuk kode pos.

Penulisan alamat penerima harus akurat dan lengkap untuk memastikan surat undangan sampai ke tujuan yang tepat. Periksa kembali penulisan nama dan alamat penerima untuk menghindari kesalahan.

4. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ucapan hormat di awal surat undangan. Salam pembuka ditempatkan di bawah alamat penerima, rata kiri. Beberapa contoh salam pembuka yang umum digunakan dalam surat undangan block style adalah:

  • Formal:
    • Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
    • Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
    • Dengan hormat, Bapak/Ibu [Nama Penerima]
  • Semi-formal:
    • Salam sejahtera, Bapak/Ibu [Nama Penerima]
    • Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh (untuk undangan bernuansa Islami)

Pilihlah salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas acara dan hubungan Anda dengan penerima undangan. Penggunaan salam pembuka yang tepat menunjukkan kesantunan dan profesionalitas.

5. Isi Surat Undangan

Isi surat undangan adalah bagian inti yang menyampaikan maksud dan tujuan undangan. Isi surat undangan block style ditulis dalam beberapa paragraf pendek, rata kiri, dengan spasi tunggal antar baris dan spasi ganda antar paragraf. Informasi penting yang harus ada dalam isi surat undangan meliputi:

  • Tujuan Undangan: Jelaskan secara jelas dan ringkas tujuan acara atau kegiatan yang mengundang. Misalnya, “mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara peresmian kantor baru…” atau “bermaksud mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam seminar…”.

  • Nama Acara: Sebutkan nama lengkap acara atau kegiatan yang diundang. Misalnya, “Acara Peresmian Kantor Baru PT. Maju Jaya” atau “Seminar Nasional Kewirausahaan 2024”.

  • Hari, Tanggal, dan Waktu: Cantumkan hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan acara secara lengkap dan jelas. Perhatikan format penulisan waktu (misalnya, pukul 10.00 WIB).

  • Tempat Acara: Sebutkan lokasi atau tempat pelaksanaan acara secara lengkap, termasuk alamat jika perlu. Jika lokasi acara mudah ditemukan, cukup sebutkan nama tempatnya saja.

  • Agenda Acara (opsional): Jika perlu, Anda dapat mencantumkan agenda atau susunan acara secara singkat. Ini akan memberikan gambaran kepada penerima undangan mengenai rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan.

  • Permintaan Konfirmasi Kehadiran (opsional): Jika Anda memerlukan konfirmasi kehadiran, sampaikan permintaan tersebut secara sopan dan jelas. Cantumkan batas waktu konfirmasi dan kontak yang dapat dihubungi untuk konfirmasi.

  • Informasi Tambahan (opsional): Anda dapat menambahkan informasi tambahan yang relevan, seperti dress code, informasi parkir, atau informasi kontak panitia.

Isi surat undangan harus ditulis dengan bahasa yang jelas, ringkas, sopan, dan persuasif. Sampaikan informasi penting secara efektif agar penerima undangan memahami maksud dan tujuan undangan dengan baik.

6. Salam Penutup

Salam penutup adalah ucapan hormat di akhir surat undangan. Salam penutup ditempatkan di bawah paragraf terakhir isi surat, rata kiri. Beberapa contoh salam penutup yang umum digunakan dalam surat undangan block style adalah:

  • Formal:
    • Hormat kami,
    • Dengan hormat,
    • Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
  • Semi-formal:
    • Salam hangat,
    • Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh (untuk undangan bernuansa Islami)

Pilihlah salam penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas acara dan salam pembuka yang digunakan. Salam penutup menunjukkan kesantunan dan mengakhiri surat dengan baik.

7. Tanda Tangan dan Nama Jelas

Ruang untuk tanda tangan dan nama jelas penanda tangan ditempatkan di bawah salam penutup, rata kiri. Biasanya, tanda tangan dibubuhkan di atas nama jelas. Informasi yang dicantumkan adalah:

  • Tanda Tangan: Tanda tangan asli penanda tangan surat.
  • Nama Jelas: Nama lengkap penanda tangan surat.
  • Jabatan (jika relevan): Jabatan penanda tangan jika surat undangan berasal dari organisasi atau perusahaan.

Penanda tangan surat undangan biasanya adalah pihak yang bertanggung jawab atas acara atau kegiatan yang diundang. Keberadaan tanda tangan dan nama jelas memberikan keabsahan dan pertanggungjawaban terhadap surat undangan.

8. Lampiran (jika ada)

Jika ada dokumen atau informasi tambahan yang disertakan bersama surat undangan, informasi mengenai lampiran dicantumkan di bagian paling bawah surat, rata kiri. Contoh penulisan lampiran:

  • Lampiran: 1 berkas
  • Lampiran: Daftar Susunan Acara
  • Lampiran: Brosur Produk

Lampiran harus relevan dan mendukung informasi dalam surat undangan. Pastikan lampiran disertakan dan sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat.

Contoh-Contoh Surat Undangan Block Style

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat undangan block style untuk berbagai acara:

Contoh 1: Undangan Rapat Perusahaan

[Kop Surat Perusahaan]

[Tanggal Surat]

Yth. Seluruh Karyawan
PT. Maju Bersama
Di Tempat

Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Bulanan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami mengundang seluruh karyawan PT. Maju Bersama untuk menghadiri rapat koordinasi bulanan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Senin, 30 Oktober 2023
Waktu : Pukul 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Kantor Pusat PT. Maju Bersama

Agenda rapat kali ini adalah membahas evaluasi kinerja bulan September dan perencanaan program kerja bulan November. Kehadiran seluruh karyawan sangat diharapkan demi kelancaran dan kesuksesan rapat ini.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Pimpinan Perusahaan]
[Jabatan Pimpinan Perusahaan]

Contoh Undangan Rapat
Image just for illustration

Contoh 2: Undangan Pernikahan

[Nama Pengirim Undangan (Keluarga)]
[Alamat Pengirim Undangan]

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
[Nama Penerima Undangan]
Di Tempat

Undangan Pernikahan

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan memohon rahmat dan ridho Allah SWT, kami sekeluarga bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara pernikahan putra/putri kami:

[Nama Calon Pengantin Pria]
dengan
[Nama Calon Pengantin Wanita]

Yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Akad Nikah
Hari, Tanggal : Sabtu, 4 November 2023
Waktu : Pukul 09.00 WIB
Tempat : Masjid Agung [Nama Kota]

Baca Juga: loading

Resepsi Pernikahan
Hari, Tanggal : Sabtu, 4 November 2023
Waktu : Pukul 11.00 - 14.00 WIB
Tempat : Gedung [Nama Gedung], [Alamat Gedung]

Merupakan suatu kehormatan dan kebahagiaan bagi kami apabila Bapak/Ibu/Saudara/i berkenan hadir untuk memberikan doa restu kepada kedua mempelai.

Atas kehadiran dan doa restu Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Keluarga Pengirim Undangan]

Contoh Undangan Pernikahan
Image just for illustration

Contoh 3: Undangan Acara Ulang Tahun

[Nama Pengirim Undangan]
[Alamat Pengirim Undangan]

[Tanggal Surat]

Yth. [Nama Penerima Undangan]
Di Tempat

Undangan Acara Ulang Tahun

Hai [Nama Penerima Undangan],

Apa kabar? Semoga kamu sehat selalu!

Dengan senang hati, aku mengundang kamu untuk merayakan ulang tahunku yang ke-[Usia] yang akan diadakan pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 5 November 2023
Waktu : Pukul 16.00 - 19.00 WIB
Tempat : [Nama Tempat Acara], [Alamat Tempat Acara]

Acaranya akan seru banget! Ada games, musik, makanan enak, dan pastinya kesempatan buat kita ngobrol dan seru-seruan bareng. Aku harap kamu bisa datang ya, kehadiranmu akan menjadi hadiah yang paling spesial buatku.

Mohon konfirmasi kehadiranmu paling lambat tanggal 2 November 2023 ya, biar aku bisa menyiapkan semuanya dengan baik. Kamu bisa balas pesan ini atau hubungi aku di [Nomor Telepon].

Ditunggu kehadirannya!

Salam hangat,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Pengirim Undangan]

Contoh Undangan Ulang Tahun
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Undangan Block Style yang Efektif

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat undangan block style yang efektif dan profesional:

  1. Gunakan Kertas dan Font yang Profesional: Pilihlah kertas berkualitas baik dan font yang mudah dibaca (misalnya Times New Roman, Arial, Calibri) dengan ukuran yang proporsional (misalnya 12 pt). Hindari penggunaan font yang terlalu dekoratif atau sulit dibaca.

  2. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat undangan Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Periksa kembali (proofread) surat undangan sebelum dikirimkan. Kesalahan kecil dapat mengurangi kesan profesional.

  3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi penting secara jelas dan ringkas. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Fokus pada informasi penting: tujuan acara, waktu, tempat, dan informasi kontak.

  4. Sesuaikan Tingkat Formalitas dengan Acara: Pilihlah bahasa, salam pembuka dan penutup, serta gaya penulisan yang sesuai dengan tingkat formalitas acara. Undangan resmi untuk acara bisnis tentu berbeda dengan undangan ulang tahun teman.

  5. Sertakan Informasi Kontak yang Jelas: Cantumkan informasi kontak yang jelas (nomor telepon, email) agar penerima undangan mudah menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau perlu konfirmasi kehadiran.

  6. Desain yang Sederhana dan Rapi: Block style menekankan pada kesederhanaan dan kerapian. Hindari penggunaan desain yang terlalu ramai atau berlebihan. Fokus pada tata letak yang bersih dan profesional.

  7. Kirimkan Undangan Tepat Waktu: Kirimkan undangan jauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan, terutama untuk acara yang memerlukan perencanaan kehadiran dari penerima undangan. Berikan waktu yang cukup bagi penerima undangan untuk merespons.

  8. Gunakan Amplop yang Tepat: Pilihlah amplop yang sesuai dengan ukuran dan gaya surat undangan. Tuliskan alamat penerima dengan jelas dan rapi di amplop.

Kelebihan Menggunakan Block Style untuk Surat Undangan

Mengapa block style menjadi pilihan populer untuk surat undangan? Berikut beberapa kelebihannya:

  • Profesional dan Formal: Tampilan block style yang rapi dan terstruktur memberikan kesan profesional dan formal, sangat cocok untuk undangan resmi.

  • Efektif dan Efisien: Format rata kiri memudahkan pembaca untuk menemukan informasi penting dengan cepat. Penulisan dan pembacaan surat menjadi lebih efisien.

  • Mudah Dibuat dan Dipahami: Block style relatif mudah dipelajari dan diterapkan. Struktur yang sederhana memudahkan penulisan dan pemahaman isi surat.

  • Modern dan Relevan: Block style dianggap sebagai format surat yang modern dan relevan dengan gaya komunikasi bisnis saat ini.

  • Serbaguna: Block style cocok digunakan untuk berbagai jenis surat undangan, mulai dari undangan rapat, pernikahan, acara formal, hingga undangan informal.

Surat undangan block style adalah pilihan yang tepat untuk Anda yang menginginkan tampilan surat undangan yang profesional, efisien, dan mudah dipahami. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat undangan block style yang efektif dan menarik perhatian penerima undangan.

Bagaimana pendapat Anda tentang format surat undangan block style ini? Apakah Anda lebih suka menggunakan format lain? Yuk, berbagi pengalaman dan pendapat di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar