Panduan Lengkap Contoh Surat Pemberitahuan Yayasan: Format & Tips Ampuh!
Surat pemberitahuan yayasan itu dokumen penting banget dalam dunia organisasi nirlaba. Ibaratnya, ini cara resmi yayasan buat ngasih tahu berbagai informasi penting ke pihak-pihak terkait. Bukan cuma formalitas aja, surat ini punya peran krusial supaya semua pihak aware dan kegiatan yayasan berjalan lancar serta transparan.
Apa Itu Surat Pemberitahuan Yayasan?¶
Secara sederhana, surat pemberitahuan yayasan adalah surat resmi yang dibuat oleh pengurus yayasan untuk menyampaikan informasi tertentu. Informasi ini bisa beragam banget, mulai dari perubahan struktur organisasi, kegiatan yang akan dilaksanakan, laporan keuangan, sampai pemberitahuan perubahan alamat kantor. Tujuannya jelas, yaitu memberikan informasi yang jelas dan tercatat kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Pihak-pihak yang perlu dikasih surat pemberitahuan ini juga macem-macem, tergantung isi suratnya. Bisa jadi anggota yayasan sendiri, pengurus, pembina, donatur, pemerintah (misalnya dinas sosial), mitra kerja, atau bahkan masyarakat umum. Intinya, siapapun yang perlu tahu informasi tersebut, wajib dikasih pemberitahuan resmi lewat surat ini.
Image just for illustration
Kenapa sih harus pakai surat pemberitahuan? Di era digital sekarang kan ada email, WhatsApp, dan media komunikasi lainnya. Nah, surat pemberitahuan ini punya nilai lebih karena sifatnya yang formal dan terdokumentasi. Bayangin aja kalau ada informasi penting soal perubahan anggaran yayasan cuma dikasih tahu lewat chat grup, bisa repot kan kalau ada yang lupa atau salah paham. Dengan surat, semua jelas, ada bukti tertulis, dan bisa jadi pegangan resmi.
Selain itu, beberapa jenis pemberitahuan memang wajib disampaikan secara tertulis, terutama yang berkaitan dengan aspek legalitas dan pertanggungjawaban yayasan. Misalnya, laporan kegiatan tahunan atau perubahan anggaran dasar yayasan, biasanya harus dikirimkan secara resmi ke instansi pemerintah terkait. Jadi, surat pemberitahuan ini bukan cuma formalitas, tapi juga bagian dari kewajiban yayasan sebagai badan hukum.
Kapan Yayasan Perlu Membuat Surat Pemberitahuan?¶
Waktu yang tepat untuk membuat surat pemberitahuan yayasan itu tergantung pada jenis informasi yang mau disampaikan. Tapi secara umum, ada beberapa situasi yang mengharuskan yayasan untuk membuat surat pemberitahuan:
- Perubahan Struktur Organisasi: Kalau ada pergantian pengurus, pembina, atau pengawas yayasan, ini wajib diberitahukan. Tujuannya supaya pihak internal dan eksternal tahu siapa saja yang bertanggung jawab di yayasan saat ini.
- Perubahan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART): AD/ART adalah “kitab suci”-nya yayasan. Kalau ada perubahan di dalamnya, baik itu kecil maupun besar, harus diberitahukan kepada anggota dan mungkin juga ke instansi terkait.
- Perubahan Alamat Kantor atau Kontak Yayasan: Penting banget buat memberitahukan kalau ada perubahan alamat kantor, nomor telepon, email, atau website yayasan. Ini supaya pihak lain mudah menghubungi dan mencari informasi tentang yayasan.
- Pelaksanaan Kegiatan atau Program: Yayasan sering mengadakan berbagai kegiatan sosial, pendidikan, atau keagamaan. Surat pemberitahuan bisa dipakai untuk menginformasikan kegiatan ini kepada pihak-pihak terkait, seperti calon peserta, donatur, atau masyarakat sekitar.
- Laporan Keuangan atau Laporan Kegiatan: Sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas, yayasan perlu menyampaikan laporan keuangan dan laporan kegiatan secara berkala. Surat pemberitahuan bisa jadi pengantar untuk laporan-laporan ini.
- Pemberitahuan Kegiatan Rutin: Beberapa yayasan punya kegiatan rutin, misalnya pengajian mingguan, bakti sosial bulanan, atau pelatihan rutin. Surat pemberitahuan bisa dipakai untuk mengingatkan atau mengundang pihak-pihak terkait untuk ikut serta.
- Pemberitahuan Donasi atau Penggalangan Dana: Kalau yayasan lagi mengadakan penggalangan dana, surat pemberitahuan bisa dipakai untuk memberitahukan program ini kepada calon donatur. Surat ini bisa menjelaskan tujuan penggalangan dana, cara berdonasi, dan informasi penting lainnya.
- Pemberitahuan Kerja Sama atau Kemitraan: Kalau yayasan menjalin kerja sama dengan pihak lain, misalnya perusahaan atau organisasi lain, surat pemberitahuan bisa dipakai untuk menginformasikan kemitraan ini kepada pihak internal dan eksternal.
- Pemberitahuan Hasil Audit atau Evaluasi: Hasil audit keuangan atau evaluasi program yayasan juga penting untuk diberitahukan, terutama kepada pihak internal dan donatur. Surat pemberitahuan bisa jadi sarana untuk menyampaikan hasil ini.
- Pemberitahuan Hal-hal Mendesak atau Penting Lainnya: Kadang ada situasi mendesak atau informasi penting lainnya yang perlu segera diberitahukan. Misalnya, perubahan kebijakan yayasan yang signifikan, atau adanya kejadian luar biasa yang mempengaruhi kegiatan yayasan.
Intinya, kapanpun ada informasi penting yang perlu disampaikan secara resmi dan terdokumentasi, surat pemberitahuan yayasan adalah pilihan yang tepat.
Struktur Umum Surat Pemberitahuan Yayasan¶
Walaupun isinya bisa beda-beda, struktur umum surat pemberitahuan yayasan biasanya sama. Tujuannya supaya suratnya rapi, jelas, dan profesional. Berikut struktur umum yang biasanya dipakai:
-
Kop Surat Yayasan: Bagian paling atas surat, berisi identitas yayasan. Biasanya terdiri dari:
- Nama Yayasan: Ditulis lengkap dan jelas, biasanya menggunakan huruf kapital atau bold.
- Logo Yayasan: Kalau ada, logo yayasan juga dicantumkan di kop surat.
- Alamat Kantor Yayasan: Alamat lengkap kantor yayasan, termasuk kode pos.
- Nomor Telepon, Email, dan Website Yayasan: Informasi kontak yang aktif dan bisa dihubungi.
-
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Biasanya diletakkan di pojok kanan atas atau bawah kop surat. Menunjukkan tempat dan tanggal surat tersebut dibuat. Format tanggal yang umum dipakai adalah: [Tempat], [Tanggal Bulan Tahun]. Contoh: Jakarta, 17 Agustus 2024.
-
Nomor Surat: Nomor urut surat keluar yayasan. Penting untuk administrasi dan pengarsipan surat. Format nomor surat bisa beda-beda tergantung sistem administrasi yayasan, tapi biasanya mengandung kode yayasan, nomor urut, bulan, dan tahun. Contoh: No: 001/YYSN-ABC/VIII/2024.
-
Perihal atau Hal Surat: Judul singkat yang menjelaskan isi surat. Ditulis dengan jelas dan ringkas, biasanya diawali dengan kata “Perihal:” atau “Hal:”. Contoh: Perihal: Pemberitahuan Perubahan Pengurus Yayasan.
-
Lampiran (Jika Ada): Kalau ada dokumen lain yang dilampirkan bersama surat, perlu dicantumkan di bagian ini. Misalnya, lampiran laporan keuangan, susunan pengurus baru, atau dokumen pendukung lainnya. Ditulis dengan format: Lampiran: [Jumlah] [Jenis Dokumen]. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas Susunan Pengurus Baru.
-
Salam Pembuka: Salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh: “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika yayasan bernuansa Islami).
-
Isi Surat: Bagian inti surat yang menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Biasanya terdiri dari:
- Paragraf Pembuka: Mengantarkan isi surat secara umum dan menyebutkan tujuan surat.
- Paragraf Isi: Menjelaskan informasi secara detail dan terperinci. Bisa dibagi menjadi beberapa poin atau sub-paragraf jika informasinya kompleks.
- Paragraf Penutup: Menyimpulkan isi surat dan menyampaikan harapan atau tindakan yang diinginkan dari penerima surat.
-
Salam Penutup: Salam penutup yang sopan dan formal. Contoh: “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika yayasan bernuansa Islami).
-
Tanda Tangan dan Nama Jelas Pengirim: Surat harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya ketua yayasan atau sekretaris yayasan. Di bawah tanda tangan, dicantumkan nama jelas dan jabatan pengirim surat.
-
Stempel Yayasan: Stempel yayasan biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan pengirim surat. Stempel ini berfungsi sebagai pengesahan resmi surat dari yayasan.
-
Tembusan (Jika Perlu): Kalau surat perlu ditembuskan ke pihak lain selain penerima utama, dicantumkan di bagian tembusan. Contoh: Tembusan: 1. Pembina Yayasan, 2. Arsip.
Image just for illustration
Dengan struktur yang jelas dan lengkap, surat pemberitahuan yayasan akan terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima. Pastikan semua elemen struktur ini ada dalam surat pemberitahuan yang dibuat.
Contoh-Contoh Isi Surat Pemberitahuan Yayasan¶
Biar lebih kebayang, ini beberapa contoh isi surat pemberitahuan yayasan untuk berbagai keperluan:
Contoh 1: Pemberitahuan Perubahan Pengurus Yayasan¶
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Susunan Pengurus Yayasan [Nama Yayasan]
Isi Surat:
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami Pengurus Yayasan [Nama Yayasan] memberitahukan bahwa telah terjadi perubahan susunan pengurus yayasan, efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif]. Perubahan ini dilakukan berdasarkan hasil rapat pengurus yayasan pada tanggal [Tanggal Rapat] dan telah disetujui oleh Pembina Yayasan.
Adapun susunan pengurus yayasan yang baru adalah sebagai berikut:
- Ketua Yayasan: [Nama Ketua Baru]
- Sekretaris Yayasan: [Nama Sekretaris Baru]
- Bendahara Yayasan: [Nama Bendahara Baru]
- [Anggota Pengurus Lainnya, jika ada]
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pengurus yayasan periode sebelumnya atas dedikasi dan kontribusinya selama ini. Kepada pengurus yayasan yang baru, kami mengucapkan selamat bertugas dan berharap dapat membawa Yayasan [Nama Yayasan] menjadi lebih baik lagi.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Contoh 2: Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial¶
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial “[Nama Kegiatan]”
Isi Surat:
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati [Momentum/Acara], Yayasan [Nama Yayasan] akan menyelenggarakan kegiatan bakti sosial dengan tema “[Nama Kegiatan]”. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal Bulan Tahun]
- Waktu: [Pukul] - [Selesai] WIB
- Tempat: [Lokasi Kegiatan]
Adapun bentuk kegiatan bakti sosial yang akan dilaksanakan antara lain:
- [Jenis Kegiatan 1], contoh: pemeriksaan kesehatan gratis
- [Jenis Kegiatan 2], contoh: pembagian sembako
- [Jenis Kegiatan 3], contoh: penyuluhan kesehatan
Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan], serta sebagai wujud kepedulian Yayasan [Nama Yayasan] terhadap masyarakat. Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk berpartisipasi dalam kegiatan ini, baik sebagai peserta maupun sebagai relawan.
Untuk informasi lebih lanjut dan pendaftaran sebagai relawan, dapat menghubungi [Nama Kontak] di nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Contoh 3: Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor Yayasan¶
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor Yayasan [Nama Yayasan]
Isi Surat:
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami Pengurus Yayasan [Nama Yayasan] memberitahukan bahwa terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif], kantor Yayasan [Nama Yayasan] telah berpindah alamat ke:
Alamat Baru: [Alamat Lengkap Kantor Baru]
Nomor Telepon Baru: [Nomor Telepon Baru] (jika ada perubahan)
Email Tetap: [Alamat Email Yayasan]
Website Tetap: [Alamat Website Yayasan] (jika ada perubahan)
Perubahan alamat kantor ini dilakukan untuk [Alasan Perubahan Alamat]. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat perubahan ini.
Dengan alamat kantor yang baru, kami berharap dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada seluruh pihak terkait. Mohon kiranya Bapak/Ibu/Saudara dapat memperbarui data alamat Yayasan [Nama Yayasan] dalam catatan administrasi Bapak/Ibu/Saudara.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Image just for illustration
Contoh-contoh di atas cuma sebagian kecil dari berbagai jenis surat pemberitahuan yayasan. Intinya, sesuaikan isi surat dengan informasi yang ingin disampaikan dan selalu gunakan bahasa yang sopan dan formal.
Tips Membuat Surat Pemberitahuan Yayasan yang Efektif¶
Biar surat pemberitahuan yayasan yang kamu buat lebih efektif dan tepat sasaran, coba perhatikan tips-tips berikut ini:
-
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Hindari bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Sampaikan informasi secara langsung dan to the point. Gunakan kalimat yang efektif dan mudah dipahami. Bayangin penerima surat adalah orang yang sibuk, jadi usahakan suratnya singkat tapi padat informasi.
-
Perhatikan Ketepatan Informasi: Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat sudah benar dan akurat. Cek ulang nama, tanggal, alamat, nomor telepon, dan detail penting lainnya sebelum surat dikirim. Kesalahan informasi bisa bikin surat jadi missed communication dan malah menimbulkan masalah.
-
Sesuaikan Gaya Bahasa dengan Penerima Surat: Walaupun formatnya formal, gaya bahasa bisa disesuaikan dengan siapa penerima suratnya. Kalau penerimanya adalah anggota yayasan atau mitra kerja yang sudah akrab, gaya bahasa bisa lebih friendly tapi tetap sopan. Kalau penerimanya instansi pemerintah atau pihak eksternal yang lebih formal, gunakan gaya bahasa yang lebih resmi dan baku.
-
Gunakan Kop Surat Resmi: Kop surat itu identitas yayasan. Pastikan kop surat yang digunakan adalah kop surat resmi yayasan yang terbaru dan lengkap dengan logo, alamat, dan kontak. Kop surat yang profesional akan meningkatkan kredibilitas surat pemberitahuan.
-
Cantumkan Nomor Surat dan Tanggal: Nomor surat dan tanggal pembuatan surat penting untuk administrasi dan pengarsipan. Pastikan nomor surat urut dan tanggalnya sesuai dengan tanggal surat dibuat. Ini memudahkan pelacakan surat di kemudian hari.
-
Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Surat resmi harus bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Proofread atau periksa ulang surat sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada typo atau kesalahan gramatika. Surat yang rapi dan benar tata bahasanya akan lebih enak dibaca dan menunjukkan profesionalitas yayasan.
-
Sertakan Lampiran Jika Diperlukan: Kalau ada dokumen pendukung yang perlu disertakan, jangan lupa cantumkan lampiran di surat. Misalnya, laporan keuangan, daftar peserta kegiatan, atau dokumen-dokumen lain yang relevan. Lampiran ini akan memperkuat informasi yang disampaikan dalam surat.
-
Kirim Surat Tepat Waktu: Kirim surat pemberitahuan tepat waktu, jangan terlalu mepet dengan deadline atau tanggal pelaksanaan kegiatan. Ini memberikan waktu yang cukup bagi penerima surat untuk membaca dan menindaklanjuti informasi yang disampaikan. Pengiriman surat yang terlambat bisa bikin informasi jadi kurang efektif.
-
Arsipkan Surat dengan Baik: Setelah surat dikirim, jangan lupa arsipkan salinan surat tersebut dengan baik. Arsip surat ini penting untuk dokumentasi dan referensi di kemudian hari. Simpan arsip surat secara sistematis agar mudah dicari kalau dibutuhkan.
-
Gunakan Media Pengiriman yang Tepat: Pilih media pengiriman surat yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi. Bisa dikirim lewat pos, email, atau diantar langsung. Pertimbangkan kecepatan, biaya, dan tingkat keamanan pengiriman. Untuk surat-surat penting, pengiriman lewat pos tercatat atau kurir bisa jadi pilihan yang lebih aman.
Image just for illustration
Dengan menerapkan tips-tips di atas, surat pemberitahuan yayasan yang kamu buat akan lebih efektif, profesional, dan memberikan dampak positif bagi komunikasi yayasan.
Fakta Menarik Seputar Surat Pemberitahuan¶
Mungkin kamu nggak nyangka, tapi surat pemberitahuan itu punya beberapa fakta menarik lho:
- Sudah Ada Sejak Zaman Dulu: Konsep surat pemberitahuan sebenarnya sudah ada sejak zaman kerajaan atau bahkan sebelumnya. Dulu, raja atau penguasa sering mengirimkan surat pemberitahuan kepada rakyatnya atau kepada kerajaan lain untuk menyampaikan informasi penting. Walaupun medianya beda (dulu mungkin pakai prasasti, daun lontar, atau kurir berkuda), intinya sama, yaitu menyampaikan pesan secara resmi dan tertulis.
- Bukan Cuma di Yayasan: Surat pemberitahuan nggak cuma dipakai di yayasan, tapi juga di berbagai jenis organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, bahkan RT/RW. Setiap organisasi yang perlu menyampaikan informasi resmi dan terdokumentasi pasti menggunakan surat pemberitahuan. Ini menunjukkan betapa pentingnya surat pemberitahuan sebagai alat komunikasi formal.
- Era Digital, Surat Tetap Relevan: Di era digital yang serba cepat ini, banyak orang berpikir surat sudah ketinggalan zaman. Padahal, surat pemberitahuan tetap relevan dan bahkan semakin penting. Justru di tengah banjir informasi digital, surat pemberitahuan yang formal dan resmi bisa jadi pembeda dan lebih diperhatikan. Apalagi untuk urusan legalitas dan pertanggungjawaban, surat tertulis masih jadi bukti yang kuat.
- Surat Pemberitahuan Bisa Jadi Branding: Desain surat pemberitahuan, termasuk kop surat, logo, dan layout surat, bisa jadi bagian dari branding yayasan. Surat yang didesain menarik dan profesional akan memberikan kesan positif tentang yayasan di mata penerima surat. Bahkan, amplop surat juga bisa didesain khusus untuk memperkuat branding.
- Ada Etika dalam Membuat Surat: Membuat surat pemberitahuan nggak cuma soal teknis penulisan, tapi juga ada etikanya. Etika ini mencakup penggunaan bahasa yang sopan, penyampaian informasi yang jujur dan akurat, serta menjaga kerahasiaan informasi (jika ada). Etika dalam surat-menyurat ini penting untuk menjaga hubungan baik antar pihak dan membangun kepercayaan.
- Surat Pemberitahuan = Investasi Waktu & Tenaga: Membuat surat pemberitahuan yang baik memang butuh waktu dan tenaga. Mulai dari merumuskan isi surat, menyusun struktur surat, proofreading, sampai mengirim dan mengarsipkan surat. Tapi, investasi waktu dan tenaga ini akan terbayar dengan komunikasi yang efektif, informasi yang tersampaikan dengan baik, dan terhindar dari kesalahpahaman. Surat pemberitahuan yang baik adalah investasi jangka panjang untuk kelancaran organisasi.
Image just for illustration
Jadi, jangan anggap remeh surat pemberitahuan yayasan ya! Dokumen ini punya sejarah panjang, tetap relevan di era digital, dan punya banyak fakta menarik yang mungkin belum kamu tahu. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan kamu tentang surat pemberitahuan yayasan.
Gimana? Artikel ini cukup informatif kan? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik soal surat pemberitahuan yayasan, jangan ragu buat komen di bawah ya! Yuk, kita diskusi lebih lanjut!
Posting Komentar