Beranda pengunduran diri surat template word

Panduan Lengkap: Contoh Surat Pengunduran Diri Word, Mudah & Profesional!

Diperbarui: • 0 • 10 menit membaca

Surat pengunduran diri adalah dokumen penting yang menandai akhir dari perjalanan karir Anda di sebuah perusahaan. Meskipun terlihat sederhana, menulis surat pengunduran diri yang baik dan profesional itu penting untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya. Menggunakan Microsoft Word untuk membuat surat pengunduran diri adalah pilihan yang cerdas karena kemudahan dan fleksibilitasnya. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh surat pengunduran diri Word, mengapa Word adalah pilihan yang tepat, komponen penting dalam surat pengunduran diri, tips menulis surat yang efektif, dan hal-hal yang perlu dihindari.

Mengapa Memilih Word untuk Membuat Surat Pengunduran Diri?

Microsoft Word Logo
Image just for illustration

Microsoft Word telah menjadi perangkat lunak pengolah kata standar industri selama bertahun-tahun. Ada beberapa alasan utama mengapa Word menjadi pilihan ideal untuk membuat surat pengunduran diri:

  • Aksesibilitas dan Familiaritas: Hampir semua orang yang bekerja di lingkungan korporat familiar dengan Word. Kemungkinan besar komputer di rumah atau kantor Anda sudah terinstal program ini. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mempelajari perangkat lunak baru atau mencari program alternatif.
  • Kemudahan Penggunaan: Word menawarkan interface yang intuitif dan mudah dipahami. Anda tidak perlu keahlian teknis khusus untuk membuat dan memformat dokumen. Fitur-fitur seperti spell check, grammar check, dan berbagai pilihan font dan layout sangat membantu dalam menyusun surat yang profesional.
  • Fleksibilitas dan Kustomisasi: Word memberikan fleksibilitas penuh dalam menyesuaikan format dan isi surat pengunduran diri Anda. Anda dapat dengan mudah menambahkan atau menghapus bagian, mengubah font, mengatur spacing, dan menyesuaikan layout sesuai dengan preferensi Anda atau standar perusahaan.
  • Template yang Tersedia: Meskipun membuat surat dari awal itu mudah, Word juga menyediakan berbagai template surat pengunduran diri yang bisa Anda gunakan sebagai titik awal. Template ini dapat menghemat waktu dan memberikan struktur dasar yang baik, yang kemudian bisa Anda sesuaikan dengan situasi pribadi Anda.
  • Format File yang Kompatibel: Dokumen Word disimpan dalam format .docx yang sangat kompatibel dan dapat dibuka di hampir semua komputer. Ini memastikan bahwa penerima surat Anda, yaitu pihak perusahaan, dapat membuka dan membaca surat Anda tanpa masalah kompatibilitas format file.
  • Fitur Kolaborasi (jika dibutuhkan): Jika Anda perlu meminta bantuan teman atau kolega untuk merevisi surat pengunduran diri Anda, Word memungkinkan kolaborasi yang mudah melalui fitur track changes dan comments. Anda bisa saling bertukar file dan memberikan masukan secara efisien.

Komponen Penting dalam Contoh Surat Pengunduran Diri Word

Sebuah surat pengunduran diri yang baik harus memuat beberapa komponen penting agar informasi tersampaikan dengan jelas dan profesional. Berikut adalah bagian-bagian yang wajib ada dalam contoh surat pengunduran diri Word Anda:

1. Tanggal

Kalender
Image just for illustration

Tanggal penulisan surat adalah hal pertama yang harus dicantumkan. Letakkan tanggal di bagian atas surat, biasanya di pojok kanan atas atau kiri atas, tergantung pada format surat yang Anda pilih. Tanggal ini penting sebagai catatan resmi kapan surat tersebut dibuat. Format tanggal yang umum digunakan di Indonesia adalah DD Bulan Tahun (contoh: 26 Oktober 2023).

2. Informasi Penerima (Kepada Yth.)

Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai kepada siapa surat pengunduran diri Anda ditujukan. Umumnya, surat pengunduran diri ditujukan kepada atasan langsung dan/atau departemen Human Resources (HRD) atau Sumber Daya Manusia (SDM). Pastikan Anda menuliskan nama lengkap dan jabatan penerima dengan benar. Jika Anda tidak yakin nama lengkap atau jabatan yang tepat, sebaiknya tanyakan kepada rekan kerja atau lihat kembali struktur organisasi perusahaan. Contoh penulisan:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Atau, jika ditujukan kepada HRD:

Yth. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM)

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

3. Subjek/Perihal Surat

Subjek atau perihal surat berfungsi untuk memberikan gambaran singkat mengenai isi surat kepada penerima. Dengan membaca subjek, penerima akan langsung tahu bahwa surat tersebut adalah surat pengunduran diri. Subjek yang jelas dan ringkas akan memudahkan proses administrasi di perusahaan. Contoh subjek:

Perihal: Pengunduran Diri

Atau bisa lebih spesifik:

Perihal: Surat Pengunduran Diri - [Nama Anda]

4. Salam Pembuka

Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Salam ini menunjukkan kesopanan dan profesionalisme. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan pembuka kalimat yang singkat. Contoh:

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan]…

5. Isi Surat (Body Letter)

Menulis Surat
Image just for illustration

Bagian isi surat adalah bagian terpenting yang memuat inti dari pengunduran diri Anda. Isi surat harus jelas, ringkas, dan profesional. Beberapa poin penting yang harus ada dalam isi surat:

  • Pernyataan Pengunduran Diri: Nyatakan secara eksplisit bahwa Anda mengajukan pengunduran diri dari posisi dan perusahaan. Sebutkan jabatan Anda saat ini dan nama perusahaan.
  • Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Sebutkan tanggal efektif pengunduran diri Anda. Biasanya, perusahaan memiliki kebijakan notice period (masa pemberitahuan) yang harus dipatuhi. Umumnya notice period adalah 1 bulan, tetapi bisa berbeda tergantung kebijakan perusahaan atau kontrak kerja Anda. Pastikan tanggal efektif yang Anda sebutkan sesuai dengan notice period tersebut.
  • Ucapan Terima Kasih (Opsional tetapi Disarankan): Meskipun Anda mengundurkan diri, tetaplah profesional dan berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan perusahaan selama Anda bekerja di sana. Anda bisa menyebutkan pengalaman positif atau pembelajaran yang Anda dapatkan. Ucapan terima kasih ini akan menjaga hubungan baik Anda dengan perusahaan.
  • Alasan Pengunduran Diri (Opsional dan Hati-hati): Anda tidak wajib mencantumkan alasan pengunduran diri secara detail. Jika Anda memilih untuk mencantumkan alasan, sebaiknya sampaikan secara singkat dan positif. Hindari memberikan alasan yang terlalu panjang, negatif, atau menyalahkan pihak perusahaan. Alasan yang umum dan netral seperti “mencari tantangan baru” atau “pengembangan karir” bisa menjadi pilihan. Jika alasan Anda sangat pribadi, Anda bisa cukup menyebutkan “alasan pribadi”.
  • Penawaran Bantuan Selama Masa Transisi (Opsional): Sebagai bentuk profesionalisme, Anda bisa menawarkan bantuan untuk memastikan kelancaran transisi pekerjaan Anda kepada pengganti Anda atau tim. Ini menunjukkan tanggung jawab dan dedikasi Anda hingga akhir masa kerja.

6. Salam Penutup

Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat saya,” atau “Salam hormat,”. Salam penutup ini diletakkan setelah isi surat, sebelum tanda tangan.

Baca Juga: loading

7. Tanda Tangan dan Nama Lengkap

Bagian terakhir adalah tanda tangan dan nama lengkap Anda. Tanda tangan dibubuhkan di atas nama lengkap. Jika surat dikirimkan dalam bentuk hard copy (cetak), tanda tangan asli diperlukan. Jika surat dikirimkan melalui email, Anda bisa menggunakan tanda tangan digital atau scan tanda tangan Anda. Pastikan nama lengkap Anda ditulis dengan jelas di bawah tanda tangan.

8. Lampiran (Jika Ada)

Jika ada dokumen pendukung yang ingin Anda lampirkan bersama surat pengunduran diri (misalnya, salinan kontrak kerja, dokumen terkait benefit atau kompensasi), sebutkan lampiran tersebut di bagian bawah surat. Contoh:

Lampiran: 1 (satu) berkas

Contoh Kerangka Isi Surat Pengunduran Diri Word

Berikut adalah contoh kerangka isi surat pengunduran diri yang bisa Anda gunakan sebagai panduan dan Anda kembangkan di Word:

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], yang saat ini menjabat sebagai [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi saya terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Pengunduran diri ini saya ajukan karena [Alasan Pengunduran Diri - Opsional, bisa diisi alasan singkat atau tidak diisi].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan] selama ini. Saya telah mendapatkan banyak pengalaman berharga dan pembelajaran yang bermanfaat selama bekerja di sini. Saya juga ingin menyampaikan apresiasi kepada tim [Nama Tim Anda] atas kerjasama dan dukungan yangSolid selama ini.

Saya mohon maaf apabila selama bekerja di [Nama Perusahaan] terdapat hal-hal yang kurang berkenan. Saya berharap hubungan baik yang telah terjalin selama ini dapat terus berlanjut.

Saya bersedia membantu semaksimal mungkin untuk memastikan kelancaran transisi pekerjaan saya selama masa notice period.

Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Tips Menulis Contoh Surat Pengunduran Diri Word yang Efektif

Tips Menulis
Image just for illustration

Selain memahami komponen penting, ada beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk membuat surat pengunduran diri Anda lebih efektif dan profesional:

  • Jaga Nada Profesional dan Positif: Meskipun Anda mungkin memiliki alasan negatif untuk mengundurkan diri, hindari menuangkannya dalam surat. Pertahankan nada profesional, sopan, dan positif. Fokuslah pada ucapan terima kasih dan harapan baik untuk masa depan.
  • Ringkas dan Jelas: Surat pengunduran diri sebaiknya ringkas dan langsung ke poin. Hindari bertele-tele atau menulis paragraf yang terlalu panjang. Sampaikan informasi penting dengan jelas dan padat.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Gunakan fitur spell check dan grammar check di Word. Jika perlu, minta teman atau kolega untuk membaca ulang surat Anda sebelum dikirimkan.
  • Sesuaikan dengan Kultur Perusahaan: Perhatikan kultur perusahaan tempat Anda bekerja. Beberapa perusahaan mungkin lebih formal daripada yang lain. Sesuaikan gaya bahasa dan format surat Anda dengan kultur perusahaan tersebut.
  • Simpan Salinan Surat: Setelah surat selesai dibuat dan dikirimkan, simpan salinan surat tersebut untuk arsip pribadi Anda. Ini berguna jika ada pertanyaan atau masalah di kemudian hari terkait pengunduran diri Anda.
  • Kirimkan Tepat Waktu: Kirimkan surat pengunduran diri Anda sesuai dengan notice period yang berlaku di perusahaan. Mengirimkan surat terlalu mendadak dapat menimbulkan masalah dan dianggap tidak profesional.
  • Pertimbangkan Menyampaikan Secara Langsung Terlebih Dahulu: Sebelum mengirimkan surat resmi, pertimbangkan untuk menyampaikan niat pengunduran diri Anda secara langsung kepada atasan Anda dalam percakapan tatap muka atau melalui panggilan telepon. Ini adalah bentuk kesopanan dan profesionalisme yang baik. Surat resmi kemudian berfungsi sebagai konfirmasi tertulis.

Hal yang Sebaiknya Dihindari dalam Contoh Surat Pengunduran Diri Word

Ada beberapa hal yang sebaiknya Anda hindari saat menulis surat pengunduran diri agar tetap profesional dan menjaga hubungan baik:

  • Kritik atau Keluhan Negatif: Hindari menyampaikan kritik, keluhan, atau hal-hal negatif tentang perusahaan, atasan, atau rekan kerja dalam surat pengunduran diri. Surat ini bukan wadah untuk melampiaskan kekecewaan.
  • Alasan yang Terlalu Detail dan Negatif: Jika Anda memilih untuk mencantumkan alasan pengunduran diri, hindari memberikan alasan yang terlalu detail, panjang, atau bernada negatif. Fokuslah pada alasan yang singkat, netral, dan profesional.
  • Tuntutan atau Permintaan yang Tidak Relevan: Surat pengunduran diri bukanlah tempat untuk mengajukan tuntutan atau permintaan yang tidak relevan dengan proses pengunduran diri. Fokuslah pada informasi penting terkait pengunduran diri Anda.
  • Format yang Tidak Profesional: Hindari menggunakan font atau layout yang tidak profesional. Gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial, dengan ukuran font yang mudah dibaca (misalnya 12pt). Pastikan layout surat rapi dan terstruktur.
  • Nada Sarkastik atau Tidak Sopan: Jaga nada bicara Anda tetap sopan dan profesional. Hindari menggunakan nada sarkastik, merendahkan, atau tidak sopan dalam surat pengunduran diri.
  • Terlalu Emosional: Meskipun mungkin ada emosi yang terlibat dalam keputusan mengundurkan diri, usahakan untuk tetap tenang dan rasional saat menulis surat. Hindari menulis surat saat sedang emosi atau marah.

Memanfaatkan Fitur Word untuk Membuat Surat Pengunduran Diri

Microsoft Word memiliki berbagai fitur yang dapat memudahkan Anda dalam membuat surat pengunduran diri yang profesional:

  • Template Surat: Word menyediakan template surat pengunduran diri yang bisa Anda akses melalui menu “File” > “New” > ketik “Surat Pengunduran Diri” di kolom pencarian template. Template ini memberikan struktur dasar yang baik dan Anda tinggal menyesuaikannya dengan informasi pribadi Anda.
  • Spell Check dan Grammar Check: Fitur spell check dan grammar check sangat penting untuk memastikan surat Anda bebas dari kesalahan penulisan. Word akan secara otomatis menandai kata-kata yang salah eja atau kalimat yang tidak gramatikal. Pastikan Anda memeriksa dan memperbaiki semua kesalahan yang ditandai.
  • Font dan Formatting: Word menyediakan berbagai pilihan font dan formatting. Pilihlah font yang profesional dan mudah dibaca. Gunakan formatting yang rapi dan terstruktur untuk membuat surat Anda terlihat profesional. Fitur seperti bold, italic, dan underline dapat digunakan secara bijak untuk menekankan poin-poin penting.
  • Header dan Footer: Anda bisa menambahkan header dan footer pada surat Anda. Header biasanya digunakan untuk mencantumkan informasi seperti nama Anda atau logo perusahaan (jika diperbolehkan). Footer bisa digunakan untuk nomor halaman atau informasi kontak.
  • Save as PDF: Setelah surat selesai dibuat, simpan surat dalam format PDF sebelum dikirimkan melalui email. Format PDF memastikan bahwa layout dan formatting surat akan tetap sama saat dibuka di komputer lain, dan juga mencegah perubahan yang tidak disengaja pada isi surat. Fitur “Save as PDF” tersedia di menu “File” > “Save As”.

Kesimpulan

Menulis contoh surat pengunduran diri Word yang baik dan profesional adalah langkah penting dalam proses resign. Dengan menggunakan Word, Anda dapat dengan mudah membuat surat yang jelas, ringkas, dan bebas kesalahan. Pahami komponen penting surat pengunduran diri, terapkan tips menulis yang efektif, dan hindari hal-hal yang tidak profesional. Dengan demikian, Anda dapat mengakhiri masa kerja Anda dengan baik dan menjaga hubungan positif dengan perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya.

Sekarang giliran Anda! Apakah Anda punya pengalaman menarik atau tips tambahan seputar pembuatan surat pengunduran diri? Bagikan di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar