Panduan Lengkap: Contoh Surat Pemberitahuan Pemotongan PPh 23 & Cara Membuatnya
PPh 23, atau Pajak Penghasilan Pasal 23, adalah pajak yang dikenakan pada penghasilan berupa hadiah, bunga, royalti, sewa, dan jasa, selain yang telah dipotong PPh Pasal 21. Sebagai pihak yang melakukan pembayaran atas jenis penghasilan tersebut, Anda wajib memotong PPh 23 dan memberikan bukti potong kepada pihak yang menerima penghasilan. Namun, selain bukti potong, ada satu hal penting lainnya yang perlu Anda lakukan, yaitu membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan pemotongan PPh 23. Kenapa surat ini penting? Yuk, kita bahas lebih lanjut!
Mengapa Surat Pemberitahuan Pemotongan PPh 23 Penting?¶
Image just for illustration
Surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 ini sebenarnya memiliki beberapa fungsi krusial, baik bagi pihak pemotong pajak (Anda sebagai perusahaan atau badan usaha) maupun bagi pihak yang dipotong pajak (penerima penghasilan). Fungsi-fungsi tersebut antara lain:
- Sebagai Informasi Resmi: Surat ini menjadi pemberitahuan resmi dari Anda kepada pihak penerima penghasilan bahwa penghasilan yang mereka terima telah dipotong PPh 23. Dengan adanya surat ini, penerima penghasilan memiliki bukti tertulis yang jelas dan sah mengenai pemotongan pajak tersebut. Ini penting terutama untuk keperluan pelaporan pajak penghasilan mereka di kemudian hari.
- Transparansi dan Akuntabilitas: Surat pemberitahuan menunjukkan transparansi dari pihak pemotong pajak. Pihak penerima penghasilan jadi tahu secara detail berapa jumlah penghasilan yang mereka terima, berapa PPh 23 yang dipotong, dan berapa jumlah bersih yang mereka terima. Hal ini membangun kepercayaan dan akuntabilitas antara kedua belah pihak. Tidak ada lagi pertanyaan atau kebingungan mengenai pemotongan pajak yang telah dilakukan.
- Kesesuaian dengan Regulasi: Meskipun tidak secara eksplisit diwajibkan dalam semua kasus, memberikan surat pemberitahuan ini adalah praktik yang baik dan profesional. Hal ini menunjukkan bahwa Anda sebagai pemotong pajak mematuhi prinsip-prinsip perpajakan yang baik dan menjunjung tinggi kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Meskipun fokus utama adalah bukti potong, surat pemberitahuan ini melengkapi bukti potong dan memberikan informasi tambahan yang bermanfaat.
- Dokumentasi yang Rapi: Bagi kedua belah pihak, surat pemberitahuan ini menjadi bagian dari dokumentasi yang rapi dan terstruktur. Pihak pemotong pajak memiliki arsip surat pemberitahuan yang telah dikirimkan, sementara pihak penerima penghasilan memiliki dokumen yang dapat mereka simpan sebagai catatan. Dokumentasi yang baik ini sangat membantu jika ada pemeriksaan pajak atau keperluan administrasi lainnya di kemudian hari.
- Menghindari Kesalahpahaman: Terkadang, tanpa pemberitahuan yang jelas, penerima penghasilan bisa bingung atau bahkan salah paham mengenai pemotongan pajak. Mereka mungkin bertanya-tanya mengapa penghasilan yang mereka terima tidak sesuai dengan jumlah yang mereka harapkan. Surat pemberitahuan ini mencegah terjadinya kesalahpahaman seperti itu dan memastikan semua pihak memiliki informasi yang sama dan jelas.
Intinya, surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 ini lebih dari sekadar formalitas. Ini adalah bentuk komunikasi yang efektif dan profesional yang membangun hubungan baik antara pemotong dan penerima pajak, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
Kapan Surat Pemberitahuan Ini Perlu Dibuat?¶
Surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 sebaiknya dibuat dan dikirimkan bersamaan dengan pemberian bukti potong PPh 23. Idealnya, surat ini diberikan pada saat pembayaran penghasilan dilakukan atau segera setelah pemotongan PPh 23 dilakukan. Waktu yang tepat untuk mengirimkan surat ini adalah:
- Saat Pembayaran Penghasilan: Ini adalah waktu yang paling ideal. Ketika Anda melakukan pembayaran kepada pihak penerima penghasilan, sertakan surat pemberitahuan dan bukti potong PPh 23 bersamaan dengan pembayaran tersebut. Dengan demikian, penerima penghasilan langsung mendapatkan informasi lengkap dan tidak perlu menunggu atau menanyakan lagi.
- Segera Setelah Pemotongan: Jika karena alasan tertentu surat pemberitahuan tidak bisa diberikan bersamaan dengan pembayaran, usahakan untuk mengirimkannya sesegera mungkin setelah pemotongan PPh 23 dilakukan. Jangan menunda-nunda pengiriman surat ini agar penerima penghasilan tidak merasa kebingungan atau khawatir.
- Sebelum Pelaporan SPT Masa PPh 23: Meskipun tidak ada batasan waktu yang ketat, sebaiknya surat pemberitahuan sudah dikirimkan sebelum Anda melaporkan SPT Masa PPh 23. Hal ini untuk memastikan bahwa penerima penghasilan sudah memiliki informasi yang lengkap sebelum mereka melakukan pelaporan pajak penghasilan mereka.
Penting untuk diingat: Tidak ada aturan baku yang mengatur format atau isi surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 secara detail. Namun, prinsipnya adalah surat tersebut harus informatif, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima penghasilan. Yang terpenting adalah informasi yang disampaikan akurat dan relevan.
Komponen Penting dalam Surat Pemberitahuan Pemotongan PPh 23¶
Image just for illustration
Meskipun tidak ada format baku, ada beberapa komponen penting yang sebaiknya ada dalam surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 agar surat tersebut efektif dan informatif. Komponen-komponen tersebut adalah:
- Kop Surat (Opsional tapi Disarankan): Jika surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha, sebaiknya menggunakan kop surat perusahaan. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan. Kop surat memberikan kesan profesional dan resmi.
- Nomor Surat: Pemberian nomor surat akan memudahkan Anda dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan surat keluar. Nomor surat juga membantu dalam referensi jika ada komunikasi lebih lanjut terkait surat ini. Format nomor surat bisa disesuaikan dengan sistem penomoran surat yang berlaku di perusahaan Anda.
- Tanggal Surat: Cantumkan tanggal surat dibuat. Tanggal surat penting untuk mencatat waktu pembuatan surat dan sebagai referensi tanggal transaksi.
- Perihal/Hal: Tuliskan perihal atau hal surat secara singkat dan jelas. Contohnya: “Pemberitahuan Pemotongan PPh 23” atau “Pemberitahuan Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 23”. Perihal ini membantu penerima surat memahami inti dari surat tersebut secara cepat.
- Yth. (Yang Terhormat): Tujukan surat kepada pihak penerima penghasilan. Sebutkan nama lengkap dan alamat lengkap penerima penghasilan. Penulisan yang tepat dan lengkap menunjukkan perhatian dan profesionalisme.
- Isi Surat: Bagian isi surat adalah inti dari surat pemberitahuan. Isi surat setidaknya harus memuat informasi berikut:
- Pernyataan Pemotongan PPh 23: Sampaikan dengan jelas bahwa Anda telah melakukan pemotongan PPh 23 atas penghasilan yang dibayarkan kepada penerima penghasilan.
- Jenis Penghasilan: Sebutkan jenis penghasilan yang dikenakan PPh 23. Misalnya: “Jasa Konsultasi”, “Sewa Kendaraan”, “Royalti”, dll. Jenis penghasilan ini harus spesifik dan sesuai dengan transaksi yang terjadi.
- Jumlah Penghasilan Bruto: Cantumkan jumlah penghasilan bruto (sebelum dipotong pajak) yang dibayarkan. Jumlah ini adalah dasar pengenaan pajak (DPP) untuk PPh 23.
- Tarif PPh 23: Sebutkan tarif PPh 23 yang digunakan. Tarif PPh 23 bervariasi tergantung jenis penghasilan dan status penerima penghasilan (WP Badan atau WP Orang Pribadi). Pastikan tarif yang digunakan akurat dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Jumlah PPh 23 yang Dipotong: Sebutkan jumlah PPh 23 yang telah dipotong. Jumlah ini dihitung dengan mengalikan penghasilan bruto dengan tarif PPh 23. Jumlah PPh 23 yang dipotong harus sesuai dengan perhitungan yang benar.
- Jumlah Penghasilan Neto: Cantumkan jumlah penghasilan neto (setelah dipotong pajak) yang diterima oleh penerima penghasilan. Jumlah ini dihitung dengan mengurangi penghasilan bruto dengan PPh 23 yang dipotong.
- Nomor Bukti Potong PPh 23: Sebutkan nomor bukti potong PPh 23 yang diterbitkan. Nomor bukti potong ini penting sebagai referensi dan untuk keperluan pelaporan pajak.
- Masa Pajak dan Tahun Pajak: Sebutkan masa pajak dan tahun pajak atas pemotongan PPh 23. Masa pajak biasanya adalah bulan terjadinya transaksi, dan tahun pajak adalah tahun kalender.
- Lampiran (Opsional): Anda bisa melampirkan bukti potong PPh 23 bersama dengan surat pemberitahuan ini. Meskipun bukti potong biasanya diberikan terpisah, melampirkannya bersama surat pemberitahuan bisa lebih praktis dan memudahkan penerima penghasilan.
- Penutup Surat: Tutup surat dengan kalimat penutup yang sopan. Contohnya: “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
- Salam Penutup: Berikan salam penutup yang sesuai. Contohnya: “Hormat kami,” atau “Sincerely,”.
- Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan atau badan usaha. Sebutkan juga nama jelas dan jabatan penandatangan. Tanda tangan dan nama jelas memberikan keabsahan pada surat.
- Cap Perusahaan (Opsional tapi Disarankan): Jika menggunakan kop surat perusahaan, sebaiknya surat juga diberi cap perusahaan. Cap perusahaan menambah keabsahan dan formalitas surat.
Dengan memasukkan semua komponen penting ini, surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 Anda akan menjadi lengkap, informatif, dan profesional.
Contoh Surat Pemberitahuan Pemotongan PPh 23¶
Berikut ini adalah contoh sederhana surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 yang bisa Anda jadikan referensi:
[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]
[NAMA PERUSAHAAN]
[ALAMAT PERUSAHAAN]
[NOMOR TELEPON]
[ALAMAT EMAIL]
Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Surat]
Perihal: Pemberitahuan Pemotongan PPh 23
Yth.
[Nama Lengkap Penerima Penghasilan]
[Alamat Lengkap Penerima Penghasilan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa kami telah melakukan pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23) atas pembayaran jasa konsultasi yang telah kami lakukan kepada Bapak/Ibu/Saudara pada tanggal [Tanggal Pembayaran].
Berikut adalah rincian pemotongan PPh 23 tersebut:
- Jenis Penghasilan: Jasa Konsultasi
- Penghasilan Bruto: Rp [Jumlah Penghasilan Bruto]
- Tarif PPh 23: [Tarif PPh 23]%
- PPh 23 yang Dipotong: Rp [Jumlah PPh 23 yang Dipotong]
- Penghasilan Neto: Rp [Jumlah Penghasilan Neto]
- Nomor Bukti Potong PPh 23: [Nomor Bukti Potong PPh 23]
- Masa Pajak: [Bulan] [Tahun]
- Tahun Pajak: [Tahun]
Bukti potong PPh 23 terlampir bersama surat ini. Mohon bukti potong ini disimpan dengan baik dan digunakan sebagai dasar pelaporan SPT Tahunan Pajak Penghasilan Bapak/Ibu/Saudara.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[CAP PERUSAHAAN (Jika Ada)]
Catatan:
- Bagian yang diberi tanda kurung siku
[...]perlu Anda isi dengan informasi yang sesuai. - Jenis penghasilan, tarif PPh 23, dan detail lainnya perlu disesuaikan dengan transaksi yang sebenarnya.
- Contoh di atas adalah format sederhana, Anda bisa menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan dan gaya perusahaan Anda.
Penjelasan Detail Contoh Surat¶
Mari kita bedah contoh surat pemberitahuan di atas per bagian agar lebih jelas:
- Kop Surat: Seperti yang dijelaskan sebelumnya, kop surat memberikan identitas perusahaan. Jika Anda adalah UMKM atau tidak memiliki kop surat formal, bagian ini bisa dihilangkan.
- Nomor, Tanggal, Perihal: Bagian administratif standar dalam surat resmi. Nomor surat membantu pengarsipan, tanggal surat mencatat waktu pembuatan, dan perihal langsung memberitahu isi surat.
- Yth.: Penulisan “Yth.” atau “Yang Terhormat” menunjukkan kesopanan dalam surat resmi. Menyebutkan nama lengkap dan alamat penerima penghasilan adalah hal yang penting.
- Isi Surat (Paragraf Pembuka): Paragraf pembuka langsung menyatakan tujuan surat, yaitu memberitahukan pemotongan PPh 23 atas jasa konsultasi. Langsung ke poin utama adalah gaya penulisan yang efektif dalam surat pemberitahuan.
- Rincian Pemotongan PPh 23 (Poin-poin): Bagian ini adalah inti informasi yang ingin disampaikan. Penyajian dalam bentuk poin-poin memudahkan pembaca untuk mencerna informasi dengan cepat dan jelas. Setiap poin memberikan detail penting terkait pemotongan PPh 23, mulai dari jenis penghasilan hingga nomor bukti potong.
- Paragraf Penutup: Paragraf penutup merangkum tujuan surat, yaitu pemberitahuan dan penyampaian bukti potong. Kalimat penutup yang sopan seperti “atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih” adalah standar dalam surat resmi.
- Salam Penutup, Tanda Tangan, Nama Jelas, Jabatan, Cap: Bagian akhir surat yang memberikan keabsahan dan identitas pengirim surat. Tanda tangan dan cap perusahaan menandakan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Secara keseluruhan, contoh surat ini sederhana, jelas, informatif, dan memenuhi unsur-unsur penting dari surat pemberitahuan pemotongan PPh 23. Anda bisa menggunakannya sebagai template dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.
Tips Tambahan dalam Membuat Surat Pemberitahuan PPh 23¶
Image just for illustration
Selain memperhatikan komponen-komponen penting dan contoh format surat, ada beberapa tips tambahan yang bisa Anda terapkan agar surat pemberitahuan PPh 23 Anda lebih efektif:
- Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, namun tetap ringkas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau istilah-istilah perpajakan yang terlalu teknis jika penerima surat bukan ahli pajak. Tujuan utama surat ini adalah menyampaikan informasi dengan jelas, bukan membuat penerima surat bingung.
- Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali semua informasi yang tercantum. Pastikan nama penerima penghasilan, alamat, jumlah penghasilan, tarif PPh 23, jumlah PPh 23 yang dipotong, dan nomor bukti potong akurat dan sesuai dengan data yang sebenarnya. Kesalahan informasi dalam surat bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
- Simpan Salinan Surat: Setelah surat dikirimkan, jangan lupa untuk menyimpan salinan surat (fotokopi atau softcopy). Simpan salinan surat ini bersama dengan dokumen pendukung lainnya seperti bukti potong PPh 23 dan dokumen transaksi. Arsip yang rapi akan sangat membantu jika ada pemeriksaan pajak atau keperluan administrasi lainnya.
- Gunakan Format Digital (Jika Memungkinkan): Di era digital ini, Anda bisa mempertimbangkan untuk mengirimkan surat pemberitahuan PPh 23 dalam format digital (misalnya PDF) melalui email. Pengiriman digital lebih cepat, efisien, dan ramah lingkungan. Namun, pastikan Anda mendapatkan konfirmasi bahwa email telah diterima oleh penerima penghasilan. Jika penerima penghasilan lebih memilih format cetak, tentu saja Anda harus tetap mengirimkan surat dalam bentuk cetak.
- Konsisten dalam Format: Jika Anda secara rutin membuat surat pemberitahuan PPh 23, usahakan untuk konsisten dalam menggunakan format dan gaya penulisan. Konsistensi format akan membuat surat-surat Anda terlihat lebih profesional dan terorganisir. Anda bisa membuat template surat pemberitahuan PPh 23 dan menggunakannya setiap kali diperlukan.
- Lampirkan Bukti Potong (Jika Praktis): Meskipun bukti potong PPh 23 biasanya diberikan terpisah, jika memungkinkan dan praktis, Anda bisa melampirkan bukti potong bersama dengan surat pemberitahuan. Hal ini akan lebih memudahkan penerima penghasilan karena mereka langsung mendapatkan informasi lengkap dan bukti potong dalam satu dokumen.
Dengan menerapkan tips-tips ini, Anda akan dapat membuat surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 yang tidak hanya informatif, tetapi juga efektif, profesional, dan memberikan nilai tambah bagi penerima penghasilan.
Fakta Menarik Seputar PPh 23¶
Image just for illustration
Selain memahami cara membuat surat pemberitahuan pemotongan PPh 23, ada beberapa fakta menarik seputar PPh 23 yang perlu Anda ketahui:
- Tarif PPh 23 Bervariasi: Tarif PPh 23 tidak tunggal, melainkan bervariasi tergantung pada jenis penghasilan dan status penerima penghasilan. Untuk penghasilan seperti dividen, bunga, royalti, dan hadiah, tarif PPh 23 adalah 15% dari jumlah bruto. Sedangkan untuk jenis penghasilan lainnya seperti sewa dan jasa, tarif PPh 23 adalah 2% dari jumlah bruto. Namun, tarif 2% ini bisa menjadi 4% jika penerima penghasilan tidak memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
- Jenis Jasa yang Dikenakan PPh 23 Sangat Luas: Jenis jasa yang dikenakan PPh 23 sangat luas dan mencakup berbagai bidang. Mulai dari jasa teknik, jasa manajemen, jasa konsultan, jasa akuntansi, jasa hukum, jasa periklanan, jasa keamanan, jasa kebersihan, jasa catering, hingga jasa perawatan kendaraan. Daftar lengkap jenis jasa yang dikenakan PPh 23 bisa dilihat dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK) terkait.
- PPh 23 Bersifat Final atau Tidak Final (Dalam Kondisi Tertentu): Pada umumnya, PPh 23 bersifat tidak final. Artinya, PPh 23 yang telah dipotong dapat dikreditkan atau diperhitungkan sebagai pengurang pajak penghasilan terutang pada SPT Tahunan PPh Badan atau PPh Orang Pribadi. Namun, dalam kondisi tertentu, seperti untuk hadiah undian, PPh 23 bisa bersifat final.
- Batas Omzet UMKM dan PPh Final UMKM: Perlu diingat bahwa terdapat aturan khusus untuk Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). UMKM dengan omzet tertentu dikenakan PPh Final UMKM dengan tarif yang lebih rendah (saat ini 0,5% dari omzet). Jika Anda bertransaksi dengan UMKM yang dikenakan PPh Final UMKM, maka tidak ada pemotongan PPh 23. Anda perlu memastikan status pajak lawan transaksi Anda untuk menentukan apakah PPh 23 perlu dipotong atau tidak.
- Bukti Potong PPh 23 Harus Diberikan: Sebagai pihak pemotong PPh 23, Anda wajib memberikan bukti potong PPh 23 kepada pihak yang dipotong pajak. Bukti potong ini adalah dokumen penting bagi penerima penghasilan untuk pelaporan pajak mereka. Bukti potong PPh 23 memiliki format standar yang telah ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
- Pelaporan SPT Masa PPh 23: Selain memotong dan memberikan bukti potong, Anda juga wajib melaporkan pemotongan PPh 23 melalui SPT Masa PPh 23. Pelaporan SPT Masa PPh 23 dilakukan secara bulanan dan harus disampaikan paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya. Pelaporan SPT Masa PPh 23 saat ini sudah bisa dilakukan secara online melalui e-Filing atau e-SPT.
Memahami fakta-fakta ini akan membantu Anda dalam mengelola PPh 23 dengan lebih baik dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku.
Kesimpulan¶
Surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 adalah dokumen penting yang melengkapi bukti potong PPh 23. Meskipun tidak selalu diwajibkan secara eksplisit, membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan ini adalah praktik yang baik, profesional, dan menunjukkan transparansi. Surat ini memberikan informasi yang jelas dan lengkap kepada penerima penghasilan mengenai pemotongan pajak yang telah dilakukan, mencegah kesalahpahaman, dan membantu dalam dokumentasi yang rapi.
Dengan memahami komponen penting surat, contoh format surat, dan tips tambahan dalam pembuatannya, Anda dapat membuat surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 yang efektif dan bermanfaat. Ingatlah untuk selalu memperbarui pengetahuan Anda mengenai peraturan perpajakan yang berlaku dan berkonsultasi dengan ahli pajak jika Anda memiliki pertanyaan atau kesulitan terkait PPh 23.
Bagaimana pendapat Anda mengenai pentingnya surat pemberitahuan pemotongan PPh 23 ini? Apakah Anda punya pengalaman menarik terkait pembuatan atau penerimaan surat pemberitahuan pajak? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah ini!
Posting Komentar