Beranda contoh hr kerja surat

Panduan Lengkap: Contoh Surat Pengunduran Diri & Tidak Perpanjang Kontrak Kerja

Diperbarui: • 0 • 9 menit membaca

Menulis surat pengunduran diri memang kadang bikin deg-degan, apalagi kalau situasinya terkait dengan kontrak kerja yang mau habis. Mungkin kamu merasa bingung harus mulai dari mana, apa saja yang perlu ditulis, dan bagaimana cara menyampaikannya dengan baik. Tenang, kamu nggak sendirian! Banyak kok yang merasakan hal serupa. Artikel ini hadir untuk membantu kamu membuat surat pengunduran diri yang profesional dan efektif, khususnya dalam situasi tidak memperpanjang kontrak kerja.

Mengapa Perlu Surat Pengunduran Diri Meski Kontrak Berakhir?

Surat Pengunduran Diri
Image just for illustration

Mungkin kamu bertanya-tanya, “Kan kontraknya memang mau habis, kenapa masih perlu surat pengunduran diri segala?”. Pertanyaan yang bagus! Secara logika, memang kontrak yang berakhir berarti hubungan kerja juga selesai. Namun, membuat surat pengunduran diri dalam situasi ini tetap memiliki beberapa manfaat penting, lho.

Pertama, menjaga profesionalitas. Meskipun kontrak berakhir, memberikan surat pengunduran diri adalah bentuk etiket profesional yang baik. Ini menunjukkan bahwa kamu menghargai perusahaan dan hubungan kerja yang telah terjalin selama ini. Bayangkan kalau kamu pergi begitu saja tanpa kabar, tentu akan meninggalkan kesan yang kurang baik, kan?

Kedua, memperlancar proses administrasi. Dengan adanya surat pengunduran diri, pihak perusahaan memiliki dokumentasi resmi terkait berakhirnya hubungan kerja kamu. Ini bisa mempermudah proses administrasi seperti pembayaran gaji terakhir, pencairan BPJS Ketenagakerjaan, atau penerbitan surat keterangan kerja jika dibutuhkan. Proses administrasi yang lancar tentu akan menguntungkan kedua belah pihak.

Ketiga, menjaga hubungan baik. Dunia kerja itu kecil, dan kamu tidak pernah tahu kapan akan bertemu kembali dengan rekan kerja atau atasan dari perusahaan sebelumnya. Mengakhiri hubungan kerja dengan baik dan profesional akan membuka pintu untuk kesempatan di masa depan. Siapa tahu, suatu saat nanti kamu justru bisa bekerja sama lagi dengan mereka dalam proyek yang berbeda.

Kapan Waktu yang Tepat Memberikan Surat Pengunduran Diri?

Waktu yang Tepat
Image just for illustration

Idealnya, surat pengunduran diri sebaiknya diberikan setidaknya 1 bulan sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Waktu ini memberikan perusahaan cukup waktu untuk mencari pengganti kamu dan memastikan transisi pekerjaan berjalan lancar. Namun, tentu saja ini bisa bervariasi tergantung kebijakan perusahaan dan isi kontrak kerja kamu.

Periksa kembali kontrak kerja kamu. Beberapa kontrak mungkin mencantumkan klausul mengenai pemberitahuan pengunduran diri. Ikuti ketentuan yang tertera dalam kontrak tersebut. Jika tidak ada ketentuan khusus, maka aturan umum 1 bulan pemberitahuan biasanya menjadi acuan yang baik.

Komunikasikan dengan atasan. Sebelum menyerahkan surat pengunduran diri secara resmi, ada baiknya kamu berbicara terlebih dahulu dengan atasan langsung. Sampaikan rencana kamu untuk tidak memperpanjang kontrak secara lisan. Ini menunjukkan sikap hormat dan memberikan atasan kesempatan untuk mempersiapkan diri. Diskusi ini juga bisa membuka ruang untuk negosiasi atau solusi alternatif, meskipun keputusan akhir tetap ada di tangan kamu.

Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri Kontrak

Komponen Surat
Image just for illustration

Surat pengunduran diri tidak perlu panjang lebar dan bertele-tele. Yang penting adalah jelas, ringkas, dan sopan. Berikut adalah beberapa komponen penting yang wajib ada dalam surat pengunduran diri kamu:

1. Identitas Diri dan Tanggal

Bagian paling atas surat tentu saja berisi identitas diri kamu sebagai pengirim surat. Cantumkan nama lengkap, posisi jabatan, dan departemen tempat kamu bekerja. Jangan lupa juga untuk menulis tanggal pembuatan surat. Format tanggal bisa disesuaikan, misalnya “Jakarta, 17 Oktober 2024”.

2. Tujuan Surat dan Penerima

Tuliskan tujuan surat dengan jelas, yaitu “Pengunduran Diri”. Kemudian, tujukan surat kepada penerima yang tepat. Biasanya, penerima surat adalah HRD (Human Resources Department) atau atasan langsung kamu. Pastikan nama dan jabatan penerima sudah benar.

3. Pernyataan Pengunduran Diri

Ini adalah inti dari surat kamu. Sampaikan pernyataan pengunduran diri secara jelas dan tegas. Gunakan kalimat yang sopan dan profesional. Misalnya:

  • “Dengan surat ini, saya [Nama Lengkap], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan], terhitung sejak tanggal [Tanggal Terakhir Bekerja].”
  • “Melalui surat ini, saya memberitahukan bahwa saya tidak akan memperpanjang kontrak kerja saya di [Nama Perusahaan] yang akan berakhir pada tanggal [Tanggal Berakhir Kontrak].”

Pilih salah satu kalimat di atas atau formulasikan kalimat sendiri yang sesuai dengan gaya bahasa kamu, namun tetap jaga kesopanan.

4. Ucapan Terima Kasih

Meskipun kamu memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak, ucapkan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan yang telah diberikan. Sebutkan pengalaman dan pelajaran berharga yang kamu dapatkan selama bekerja di sana. Ini adalah bentuk apresiasi dan menjaga hubungan baik.

Contoh kalimat ucapan terima kasih:

  • “Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja di [Nama Perusahaan] selama ini. Pengalaman dan pengetahuan yang saya dapatkan sangat berharga bagi perkembangan karir saya.”
  • “Selama bekerja di [Nama Perusahaan], saya telah banyak belajar dan berkembang. Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan.”

5. Alasan Pengunduran Diri (Opsional)

Mencantumkan alasan pengunduran diri sebenarnya opsional, terutama dalam kasus tidak memperpanjang kontrak. Kamu tidak wajib menjelaskan secara detail mengapa kamu tidak ingin melanjutkan kerja. Namun, jika kamu merasa perlu memberikan sedikit penjelasan, lakukanlah dengan singkat dan profesional.

Hindari memberikan alasan yang negatif atau menyalahkan perusahaan. Fokuslah pada alasan pribadi atau pengembangan karir kamu. Misalnya:

  • “Pengunduran diri ini saya ajukan karena saya ingin mencari tantangan baru di bidang yang berbeda.”
  • “Saya memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak karena ingin fokus pada pengembangan diri dan pendidikan lebih lanjut.”
  • “Setelah mempertimbangkan dengan matang, saya memutuskan untuk mencari peluang karir yang lebih sesuai dengan tujuan jangka panjang saya.”

Jika kamu memilih untuk tidak mencantumkan alasan, itu juga tidak masalah. Cukup fokus pada pernyataan pengunduran diri dan ucapan terima kasih.

6. Permintaan Maaf (Opsional)

Jika kamu merasa perlu, kamu bisa menambahkan permintaan maaf jika selama bekerja ada hal-hal yang kurang berkenan atau jika keputusan kamu ini menimbulkan kesulitan bagi perusahaan. Permintaan maaf ini menunjukkan kerendahan hati dan tanggung jawab. Namun, ini juga bersifat opsional dan tergantung pada situasi dan perasaan kamu.

7. Harapan dan Doa Terbaik

Akhiri surat dengan harapan dan doa terbaik untuk kesuksesan perusahaan di masa depan. Ini adalah penutup yang positif dan menunjukkan sikap sportif kamu. Contoh kalimat penutup:

  • “Saya berharap [Nama Perusahaan] akan terus maju dan sukses di masa depan.”
  • “Semoga [Nama Perusahaan] selalu diberikan kesuksesan dan kemajuan.”

8. Salam Penutup dan Tanda Tangan

Tutup surat dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Salam hangat,”. Kemudian, berikan tanda tangan dan nama lengkap kamu di bawah salam penutup.

Contoh Template Surat Pengunduran Diri Tidak Memperpanjang Kontrak

Berikut adalah contoh template surat pengunduran diri tidak memperpanjang kontrak yang bisa kamu gunakan sebagai panduan:

[Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat]

Kepada Yth.
[Nama Penerima (HRD atau Atasan Langsung)]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], yang saat ini menjabat sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan], bermaksud untuk memberitahukan bahwa saya tidak akan memperpanjang kontrak kerja saya yang akan berakhir pada tanggal [Tanggal Berakhir Kontrak].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan] selama ini.  Pengalaman dan pengetahuan yang saya dapatkan sangat berharga dan akan selalu saya ingat.

[*(Opsional: Tambahkan alasan pengunduran diri singkat dan profesional jika perlu)*]

Saya mohon maaf apabila pengunduran diri ini menimbulkan ketidaknyamanan atau kesulitan bagi perusahaan.  Saya berharap proses transisi pekerjaan saya dapat berjalan lancar dan saya siap membantu semaksimal mungkin untuk kelancaran proses tersebut.

Saya berharap [Nama Perusahaan] akan terus sukses dan maju di masa depan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Catatan:

Baca Juga: loading
  • Bagian dalam kurung siku [...] perlu kamu isi dengan informasi yang sesuai.
  • Bagian yang diberi tanda *(Opsional: ...)* bersifat pilihan, bisa kamu hilangkan jika tidak diperlukan.
  • Template ini bersifat umum, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan gaya bahasa kamu sendiri.

Tips Tambahan Saat Menulis Surat Pengunduran Diri

Tips Menulis Surat
Image just for illustration

Selain komponen-komponen penting di atas, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu perhatikan saat menulis surat pengunduran diri:

  • Bahasa yang Sopan dan Profesional: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta hindari bahasa yang terlalu informal atau bahkan kasar. Jaga nada bicara tetap sopan dan profesional.
  • Ringkas dan Jelas: Surat pengunduran diri tidak perlu panjang lebar. Sampaikan maksud kamu dengan ringkas dan jelas. Hindari bertele-tele atau curhat yang tidak perlu.
  • Periksa Kembali: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali isi surat dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, tata bahasa, atau informasi yang salah. Minta bantuan teman atau keluarga untuk membaca ulang surat kamu jika perlu.
  • Kirimkan Tepat Waktu: Kirimkan surat pengunduran diri tepat waktu, sesuai dengan ketentuan yang berlaku atau setidaknya 1 bulan sebelum tanggal berakhir kontrak.
  • Simpan Salinan Surat: Simpan salinan surat pengunduran diri untuk arsip pribadi kamu. Ini bisa berguna jika ada keperluan di kemudian hari.
  • Sampaikan Secara Langsung (Jika Memungkinkan): Selain mengirimkan surat secara resmi, jika memungkinkan, sampaikan juga pengunduran diri secara langsung kepada atasan kamu. Komunikasi langsung akan lebih personal dan menunjukkan sikap hormat.

Hal yang Perlu Dihindari dalam Surat Pengunduran Diri

Hal yang Dihindari
Image just for illustration

Ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari dalam surat pengunduran diri agar tetap profesional dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari:

  • Kritik Negatif: Hindari memberikan kritik negatif atau keluhan terhadap perusahaan, atasan, atau rekan kerja dalam surat pengunduran diri. Surat ini bukan tempat untuk meluapkan kekesalan atau kekecewaan.
  • Alasan yang Tidak Jujur: Jangan memberikan alasan pengunduran diri yang tidak jujur atau dibuat-buat. Kejujuran adalah hal yang penting, namun tetap sampaikan dengan sopan dan profesional.
  • Tuntutan yang Tidak Relevan: Hindari mencantumkan tuntutan yang tidak relevan atau tidak sesuai dengan hak kamu sebagai karyawan dalam surat pengunduran diri. Masalah gaji atau hak-hak karyawan lainnya sebaiknya dibicarakan secara terpisah dengan pihak HRD.
  • Nada Mengancam atau Tidak Sopan: Jaga nada bicara dalam surat tetap sopan dan profesional. Hindari nada mengancam, merendahkan, atau tidak hormat.
  • Terlalu Emosional: Usahakan untuk tetap tenang dan rasional saat menulis surat pengunduran diri. Hindari menulis surat saat sedang emosi atau marah.

FAQ Seputar Surat Pengunduran Diri Kontrak

FAQ
Image just for illustration

Q: Apakah saya wajib memberikan surat pengunduran diri jika kontrak saya tidak diperpanjang?

A: Sebaiknya iya. Meskipun secara hukum mungkin tidak selalu diwajibkan, memberikan surat pengunduran diri adalah bentuk profesionalitas dan etiket yang baik. Ini juga mempermudah proses administrasi dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Q: Berapa lama waktu ideal memberikan surat pengunduran diri kontrak?

A: Idealnya, setidaknya 1 bulan sebelum tanggal berakhir kontrak. Namun, periksa kembali kontrak kerja kamu untuk memastikan tidak ada ketentuan khusus mengenai pemberitahuan pengunduran diri.

Q: Apakah saya perlu mencantumkan alasan pengunduran diri jika tidak memperpanjang kontrak?

A: Opsional. Kamu tidak wajib memberikan alasan detail. Jika ingin memberikan alasan, sampaikan secara singkat, profesional, dan fokus pada alasan pribadi atau pengembangan karir. Hindari alasan negatif atau menyalahkan.

Q: Kepada siapa surat pengunduran diri sebaiknya ditujukan?

A: Biasanya ditujukan kepada HRD (Human Resources Department) atau atasan langsung kamu. Pastikan nama dan jabatan penerima sudah benar.

Q: Apakah saya perlu tanda tangan di surat pengunduran diri digital (soft copy)?

A: Jika mengirimkan surat pengunduran diri secara digital (misalnya melalui email), sebaiknya tetap menyertakan tanda tangan. Kamu bisa menggunakan tanda tangan digital atau mencetak surat, tanda tangan manual, lalu scan dan kirimkan versi digitalnya. Tanda tangan memberikan kesan formal dan resmi.

Penutup

Membuat surat pengunduran diri tidak memperpanjang kontrak kerja sebenarnya tidak sulit, asalkan kamu tahu komponen-komponen penting yang perlu dicantumkan dan memperhatikan etika profesional. Dengan surat pengunduran diri yang baik, kamu bisa mengakhiri hubungan kerja dengan elegan dan profesional, serta menjaga pintu tetap terbuka untuk kesempatan di masa depan.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam membuat surat pengunduran diri yang efektif. Jika kamu punya pertanyaan atau pengalaman terkait surat pengunduran diri, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini, ya!

Posting Komentar