Mau Bikin Surat Pemberitahuan Informasi? Panduan Lengkap & Contohnya!

Updated: 11 Mei, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Pernah nggak sih kamu perlu ngasih tau orang lain atau sekelompok orang tentang sesuatu yang penting? Misalnya, jadwal acara berubah, ada kenaikan harga, atau mungkin ada aturan baru di tempat kerja atau sekolah. Nah, salah satu cara paling efektif dan sering digunakan untuk menyampaikan informasi penting kayak gini adalah lewat surat pemberitahuan informasi.

Surat pemberitahuan informasi ini intinya adalah dokumen tertulis yang punya tujuan utama buat menginformasikan sesuatu kepada pihak lain. Bentuknya bisa macem-macem, tergantung siapa yang ngirim dan siapa penerimanya. Bisa dari instansi, perusahaan, sekolah, organisasi, sampai perorangan. Fungsinya krusial banget dalam komunikasi resmi maupun semi-resmi karena memastikan informasi tersampaikan dengan jelas, terdokumentasi, dan mengurangi risiko kesalahpahaman.

Surat Pemberitahuan Informasi Contoh
Image just for illustration

Apa Sih Surat Pemberitahuan Informasi Itu?¶

Secara sederhana, surat pemberitahuan informasi adalah surat yang isinya memberitahukan atau mengumumkan sesuatu. Informasi yang disampaikan biasanya bersifat penting, relevan untuk penerima, dan seringkali memerlukan tindakan atau penyesuaian dari pihak penerima. Misalnya, pemberitahuan tentang batas akhir pembayaran, pemberitahuan mengenai kebijakan baru, atau pemberitahuan adanya kegiatan tertentu.

Kenapa nggak pakai chat atau email biasa aja? Bedanya, surat pemberitahuan ini punya format standar dan bersifat lebih formal atau setidaknya lebih resmi daripada sekadar pesan singkat. Ini memberikan kesan serius dan penting pada informasi yang disampaikan. Selain itu, bentuk tertulis ini juga bisa jadi bukti dokumentasi yang sah di kemudian hari jika diperlukan, lho.

Kapan Kita Butuh Surat Kayak Gini? (Fungsi dan Tujuan)¶

Surat pemberitahuan informasi tuh kepakai banget di berbagai situasi. Tujuannya jelas: memastikan penerima informasi tahu apa yang perlu mereka tahu dan bertindak sesuai informasi tersebut jika diperlukan. Beberapa fungsi dan tujuan utama surat ini antara lain:

Menyampaikan Perubahan: Menginformasikan perubahan jadwal, lokasi, peraturan, harga, atau detail penting lainnya.
Memberi Informasi Baru: Mengumumkan kebijakan baru, peluncuran produk baru, hasil keputusan, atau berita penting lainnya.
Mengingatkan: Memberi tahu tentang tenggat waktu pembayaran, event yang akan datang, atau kewajiban tertentu.
Mengumumkan Kegiatan: Memberitahukan adanya acara, rapat, liburan sekolah, atau kegiatan komunitas.
Dokumentasi Resmi: Menjadi catatan tertulis dan bukti bahwa informasi sudah disampaikan secara resmi. Ini penting banget terutama dalam konteks bisnis atau hukum.

Bayangin aja kalau perusahaan tiba-tiba mengubah jam kerja tanpa surat pemberitahuan yang jelas. Pasti bakal kacau balau kan? Nah, surat ini hadir sebagai solusi biar komunikasi tetap terarah dan efektif.

Komponen Penting dalam Surat Pemberitahuan Informasi (Struktur)¶

Menulis surat pemberitahuan informasi itu nggak bisa sembarangan. Ada beberapa bagian atau komponen yang umum dan penting untuk ada biar suratnya lengkap dan profesional, meskipun gayanya kasual. Struktur ini memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan rapi. Berikut breakdown-nya:

Bagian Kepala Surat (Header)¶

Ini bagian paling atas yang biasanya jadi identitas pengirim.
* Kop Surat: Biasanya berisi nama dan alamat lengkap instansi, perusahaan, atau organisasi. Kadang ada logo juga. Penting biar penerima tahu surat itu dari mana.
* Nomor Surat: Kode unik untuk setiap surat keluar. Berguna buat pengarsipan dan pelacakan. Formatnya biasanya ada kode tertentu, nomor urut, bulan, dan tahun.
* Tanggal Surat: Kapan surat itu dibuat atau dikeluarkan. Ditulis lengkap (tanggal, bulan, tahun).
* Lampiran: Kalau ada dokumen lain yang disertakan bersama surat, sebutkan jumlahnya di sini. Kalau nggak ada, bisa ditulis strip (-) atau “Tidak ada”.
* Perihal (Subjek): Inti atau ringkasan singkat dari isi surat. Tujuannya biar penerima langsung tahu apa pokok bahasan surat ini begitu melihatnya. Contoh: “Pemberitahuan Kenaikan Harga”, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat”.
* Kepada Yth./Penerima: Siapa yang dituju oleh surat ini. Bisa perorangan, jabatan, atau sekelompok orang (misalnya, “Seluruh Karyawan”, “Para Orang Tua Murid”). Tulis alamat lengkap kalau perlu.

Bagian Isi Surat (Body)¶

Ini adalah inti dari suratnya, tempat kamu menyampaikan informasinya.
* Salam Pembuka: Sapaan formal atau semi-formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.”
* Paragraf Pembuka: Biasanya berisi pengantar atau rujukan kenapa surat ini dibuat. Bisa juga merujuk pada surat sebelumnya atau sekadar menyatakan tujuan penulisan surat. Contoh: “Melalui surat ini, kami memberitahukan…”
* Paragraf Isi: Ini adalah bagian utama di mana informasi penting disampaikan secara jelas, lengkap, dan ringkas. Jelaskan apa yang diberitahukan, kapan, di mana (jika relevan), mengapa (alasan jika perlu), dan bagaimana (misalnya, langkah selanjutnya atau dampaknya). Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima.
* Paragraf Penutup: Berisi harapan atau penegasan kembali, ucapan terima kasih, atau permohonan maaf jika informasi tersebut berdampak kurang menyenangkan. Contoh: “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” atau “Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.”

Bagian bawah surat yang menandakan selesainya komunikasi.
* Salam Penutup: Sapaan penutup, seperti “Hormat kami,” atau “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”
* Jabatan Pengirim: Posisi orang yang bertanggung jawab atau menandatangani surat.
* Tanda Tangan: Tanda tangan asli atau scan dari orang yang bertanggung jawab.
* Nama Jelas Pengirim: Nama lengkap orang yang menandatangani surat.
* Tembusan: Jika surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama, sebutkan di sini.

Struktur ini penting banget biar suratmu nyampe pesannya dengan baik dan terkesan profesional, meskipun ditulis dengan gaya bahasa yang kasual.

Tips Menulis Surat Pemberitahuan Informasi yang Efektif¶

Supaya surat pemberitahuanmu benar-benar sampai pesannya dan nggak bikin bingung, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

Jelas dan Langsung ke Inti¶

Hindari basa-basi yang terlalu panjang di paragraf isi. Begitu masuk ke inti, sampaikan informasi utamanya secara jelas dan langsung. Pastikan penerima nggak perlu membaca berulang-ulang untuk memahami apa yang kamu sampaikan.

Gunakan Bahasa yang Tepat¶

Meskipun diminta gaya kasual, perhatikan audiensmu. Kalau suratnya untuk lingkungan bisnis atau pemerintahan, tetap jaga kesopanan dan profesionalisme. Gaya kasual di sini lebih ke pemilihan kata yang nggak kaku atau terlalu formal, tapi tetap nyampe pesannya. Hindari singkatan atau istilah yang mungkin nggak semua orang paham.

Periksa Kembali Detail¶

Informasi yang salah dalam surat pemberitahuan bisa fatal! Pastikan tanggal, waktu, lokasi, jumlah, nama orang, dan semua detail penting lainnya sudah benar. Double-check sebelum mengirimkan surat.

Cantumkan Informasi Kontak¶

Sediakan kontak yang bisa dihubungi kalau penerima punya pertanyaan atau perlu klarifikasi lebih lanjut. Ini bisa berupa nomor telepon, alamat email, atau nama contact person. Ini menunjukkan bahwa kamu siap membantu dan terbuka untuk komunikasi lebih lanjut.

Perhatikan Format¶

Gunakan format yang rapi. Spasi antarparagraf, penggunaan bold atau italic (jika perlu untuk menyoroti poin penting), dan margin yang wajar akan sangat membantu keterbacaan surat. Surat yang berantakan cenderung bikin penerima malas baca.

Dengan mengikuti tips ini, surat pemberitahuan informasimu dijamin lebih efektif dan tujuannya tercapai.

Aneka Contoh Surat Pemberitahuan Informasi¶

Nah, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh-contoh surat pemberitahuan informasi dalam berbagai skenario. Ini biar kamu dapat gambaran lebih jelas gimana menerapkan teori di atas ke dalam praktik.

Contoh 1: Pemberitahuan Kenaikan Harga Barang¶

Skenario: Sebuah toko atau supplier perlu memberitahukan pelanggan setia bahwa akan ada kenaikan harga untuk beberapa produk mulai tanggal tertentu karena biaya operasional meningkat.

[Kop Surat Toko/Supplier]

Nomor: SP/THR/V/2024/01
Tanggal: 20 Mei 2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Penyesuaian Harga Produk

Kepada Yth.
Pelanggan Setia [Nama Toko/Supplier]
Di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari [Nama Toko/Supplier] ingin memberitahukan adanya penyesuaian harga untuk beberapa produk kami. Penyesuaian ini terpaksa kami lakukan karena adanya kenaikan biaya bahan baku dan operasional yang signifikan akhir-akhir ini.

Kami memahami bahwa kabar ini mungkin kurang menyenangkan, namun kami berupaya keras untuk tetap memberikan produk berkualitas terbaik bagi Anda. Daftar produk yang mengalami penyesuaian harga terlampir bersama surat ini (jika ada daftar terpisah, kalau tidak, sebutkan beberapa contoh produk di sini jika memungkinkan).

Penyesuaian harga ini akan mulai berlaku efektif pada tanggal **1 Juni 2024**. Kami sangat menghargai pengertian dan loyalitas Anda selama ini. Untuk informasi lebih lanjut atau jika ada pertanyaan, silakan hubungi layanan pelanggan kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan]

Penjelasan: Contoh ini formal tapi isinya langsung ke poin utama. Alasan kenaikan harga disebutkan singkat, tanggal efektif jelas, dan ada informasi kontak untuk pertanyaan.

Contoh 2: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Acara¶

Skenario: Sebuah panitia penyelenggara acara konser atau seminar harus mengubah jadwal acara karena alasan tak terduga (misalnya, venue tidak tersedia). Mereka perlu memberitahukan peserta yang sudah mendaftar.

[Kop Surat Panitia/Penyelenggara Acara - jika ada]

Nomor: PA/[Nama Acara]/VI/2024/05
Tanggal: 25 Mei 2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Acara [Nama Acara]

Kepada Yth.
Seluruh Peserta Acara [Nama Acara]
Di Tempat

Dengan hormat,

Kami dari Panitia Penyelenggara Acara [Nama Acara] ingin memberitahukan adanya perubahan jadwal pelaksanaan acara yang semula akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Jadwal Lama, misal: Sabtu, 15 Juni 2024]
Waktu: [Waktu Lama, misal: Pukul 09:00 - 17:00 WIB]
Tempat: [Tempat Lama, misal: Gedung Serbaguna]

Dikarenakan [Sebutkan alasan singkat, misal: kendala teknis / *venue* yang mendadak tidak bisa digunakan], acara tersebut **kami tunda** dan akan dijadwalkan ulang pada:

Hari/Tanggal: **[Jadwal Baru, misal: Sabtu, 29 Juni 2024]**
Waktu: **[Waktu Baru, misal: Pukul 09:00 - 17:00 WIB]**
Tempat: **[Tempat Baru, jika berubah, misal: Gedung Pertemuan Lain / tetap di tempat lama]**

Kami mohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh perubahan jadwal ini. Tiket/konfirmasi partisipasi yang sudah Anda miliki tetap berlaku untuk jadwal terbaru ini. Bagi yang berhalangan hadir pada jadwal baru, silakan hubungi [Nomor Telepon/Email Panitia] untuk opsi *refund* atau penjadwalan ulang (jika ada).

Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Ketua Panitia]
Ketua Panitia [Nama Acara]

Penjelasan: Surat ini memberikan informasi lama dan baru secara berdampingan agar mudah dibandingkan. Alasan perubahan disebutkan, ada permintaan maaf, dan ada solusi bagi yang terdampak (tiket tetap berlaku, opsi refund).

Contoh 3: Pemberitahuan Kegiatan Sekolah (Libur)¶

Skenario: Pihak sekolah ingin memberitahukan kepada orang tua murid bahwa akan ada libur tambahan atau kegiatan khusus di luar jadwal rutin.

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: [Nomor Surat Sekolah]
Tanggal: 22 Mei 2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Libur Tambahan

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
[Nama Sekolah]
Di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan bahwa dalam rangka [Sebutkan alasan libur/kegiatan, misal: rapat koordinasi guru se-kabupaten / kegiatan *outbound* guru], kegiatan belajar mengajar di [Nama Sekolah] untuk semua jenjang akan **diliburkan** pada:

Hari/Tanggal: **[Hari dan Tanggal Libur, misal: Senin, 3 Juni 2024]**
Selama: **[Durasi Libur, misal: 1 hari]**

Siswa akan kembali masuk sekolah seperti biasa pada hari **[Hari Masuk Kembali, misal: Selasa, 4 Juni 2024]**. Mohon agar Bapak/Ibu dapat mendampingi putra/putrinya selama masa libur tersebut.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah [Nama Sekolah]

Penjelasan: Surat dari sekolah ini lebih ringkas dan langsung pada informasi penting: kapan libur, berapa lama, dan kapan masuk kembali. Bahasa yang digunakan sopan dan to the point.

Contoh 4: Pemberitahuan Pembayaran Tagihan/Jatuh Tempo¶

Skenario: Sebuah perusahaan atau penyedia layanan mengirimkan surat kepada pelanggan untuk mengingatkan bahwa tagihan mereka akan segera jatuh tempo atau sudah jatuh tempo.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat Perusahaan]
Tanggal: 24 Mei 2024
Lampiran: 1 (Satu) Lembar Tagihan (jika tagihan dilampirkan)
Perihal: Pemberitahuan Jatuh Tempo Pembayaran Tagihan

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pelanggan/Nama Perusahaan Pelanggan]
[Alamat Pelanggan]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin mengingatkan kembali mengenai tagihan layanan/produk kami kepada Anda dengan rincian sebagai berikut:

Nomor Tagihan: [Nomor Tagihan]
Periode Layanan: [Periode yang Ditagihkan]
Jumlah Tagihan: **Rp [Jumlah Tagihan, dalam angka dan terbilang]**

Berdasarkan catatan kami, tagihan tersebut akan **jatuh tempo** pada tanggal **[Tanggal Jatuh Tempo, misal: 31 Mei 2024]**. Mohon kiranya Bapak/Ibu dapat segera menyelesaikan pembayaran sebelum tanggal tersebut untuk menghindari [Sebutkan konsekuensi, misal: penghentian layanan sementara / denda keterlambatan].

Jika pembayaran telah dilakukan sebelum surat ini diterima, mohon abaikan pemberitahuan ini. Rincian cara pembayaran dapat dilihat pada lembar tagihan terlampir.

Untuk pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi bagian penagihan kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email]. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab Penagihan]
[Jabatan]

Penjelasan: Surat ini berfungsi sebagai pengingat. Detail tagihan dan tanggal jatuh tempo disajikan jelas. Ada klausul pengabaian jika sudah bayar dan informasi kontak untuk pertanyaan. Bahasa tetap sopan meskipun mengingatkan kewajiban.

Contoh 5: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Perusahaan¶

Skenario: Perusahaan membuat kebijakan baru terkait work from home (WFH) atau jam kerja fleksibel dan perlu memberitahukan kepada seluruh karyawan.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat Perusahaan]
Tanggal: 23 Mei 2024
Lampiran: 1 (Satu) Lembar Rincian Kebijakan (jika ada)
Perihal: Pemberitahuan dan Sosialisasi Kebijakan Kerja Fleksibel (WFH)

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT [Nama Perusahaan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Demi meningkatkan kesejahteraan dan efisiensi kerja, serta merespon dinamika cara kerja saat ini, PT [Nama Perusahaan] dengan ini menetapkan kebijakan baru terkait Kerja Fleksibel atau *Work From Home* (WFH). Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan opsi kerja yang lebih adaptif bagi karyawan.

Rincian lengkap mengenai mekanisme pengajuan WFH, kriteria, jadwal, serta aturan pendukung lainnya tertuang dalam dokumen kebijakan yang terlampir bersama surat ini (atau bisa diakses melalui [Link Internal Perusahaan/Platform HRIS]). Kebijakan ini akan mulai **berlaku efektif** pada hari **Senin, 10 Juni 2024**.

Departemen HRD akan mengadakan sesi sosialisasi untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai kebijakan baru ini. Jadwal sosialisasi akan diumumkan kemudian. Jika ada pertanyaan mendesak terkait kebijakan ini, silakan hubungi Departemen HRD.

Kami berharap kebijakan baru ini dapat memberikan manfaat positif bagi seluruh karyawan. Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Direktur HRD/Manajer HRD]
[Jabatan]

Penjelasan: Ini contoh surat internal perusahaan. Bahasa yang digunakan formal namun informatif. Menyebutkan tujuan kebijakan, tanggal berlaku, dan sumber informasi lebih lanjut (lampiran/link) serta rencana sosialisasi.

Contoh 6: Pemberitahuan Rapat¶

Skenario: Seorang manajer atau ketua tim perlu mengundang anggota tim atau departemen untuk menghadiri rapat penting.

[Kop Surat Perusahaan/Departemen - jika ada]

Nomor: [Nomor Surat Rapat]
Tanggal: 24 Mei 2024
Lampiran: 1 (Satu) Lembar Agenda Rapat (jika ada)
Perihal: Undangan dan Pemberitahuan Rapat Koordinasi Proyek

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Sdr(i) [Nama atau Jabatan Peserta Rapat, misal: Anggota Tim Proyek ABC]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan progres proyek [Nama Proyek], kami mengundang Bapak/Ibu/Sdr(i) untuk hadir dalam Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: **[Hari dan Tanggal Rapat, misal: Selasa, 4 Juni 2024]**
Waktu: **[Waktu Rapat, misal: Pukul 10:00 - 12:00 WIB]**
Tempat: **[Lokasi Rapat, misal: Ruang Rapat Lantai 3 / Via Zoom Meeting (sertakan link jika online)]**

Agenda rapat kali ini adalah [Sebutkan topik utama rapat, misal: evaluasi progres, pembahasan *milestone* berikutnya, identifikasi kendala]. Agenda lengkap terlampir bersama surat ini (jika ada).

Mengingat pentingnya pembahasan dalam rapat ini, kehadiran Bapak/Ibu/Sdr(i) sangat kami harapkan. Mohon informasikan kepada [Nama PIC atau Email] jika ada kendala kehadiran.

Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengundang]
[Jabatan Pengundang]

Penjelasan: Ini adalah kombinasi undangan dan pemberitahuan. Informasi waktu, tempat, dan agenda rapat disampaikan jelas. Ada penekanan pada pentingnya kehadiran dan permintaan konfirmasi jika tidak bisa hadir.

Contoh 7: Pemberitahuan Penerimaan Karyawan Baru¶

Skenario: Sebuah perusahaan ingin memperkenalkan karyawan baru kepada seluruh tim atau departemen agar semua orang tahu siapa anggota baru mereka dan posisinya.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat Perusahaan]
Tanggal: 27 Mei 2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Bergabungnya Karyawan Baru

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT [Nama Perusahaan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan mengenai bergabungnya anggota baru dalam keluarga besar PT [Nama Perusahaan]. Beliau adalah:

Nama: **[Nama Lengkap Karyawan Baru]**
Posisi: **[Posisi/Jabatan]**
Bergabung Efektif: **[Tanggal Mulai Kerja, misal: 3 Juni 2024]**
Departemen: **[Nama Departemen]**
Bergabung di Tim: **[Nama Tim, jika relevan]**

[Nama Karyawan Baru] akan menempati posisi [Posisi] di bawah Departemen [Departemen] dan akan berkantor di [Lokasi Kantor/lantai]. Dengan latar belakang dan pengalaman beliau di bidang [Sebutkan bidang terkait singkat], kami yakin kehadiran [Nama Karyawan Baru] akan memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.

Mari kita sambut [Nama Karyawan Baru] dengan hangat dan berikan dukungan yang diperlukan agar beliau dapat segera beradaptasi dan bekerja dengan nyaman.

Atas perhatian dan sambutan hangatnya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Manajer/Kepala Departemen HRD]
[Jabatan]

Penjelasan: Surat ini lebih bersifat pengumuman internal. Informasinya detail mengenai siapa yang bergabung, posisinya, kapan mulai, dan di mana. Ada kalimat ajakan untuk menyambut karyawan baru.

Contoh 8: Pemberitahuan Penutupan Sementara Toko/Kantor¶

Skenario: Sebuah toko atau kantor perlu tutup sementara karena ada renovasi, libur hari besar, atau alasan mendesak lainnya, dan perlu memberitahukan pelanggan atau klien.

[Kop Surat Toko/Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: 28 Mei 2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Penutupan Sementara

Kepada Yth.
Pelanggan/Klien [Nama Toko/Perusahaan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa [Nama Toko/Kantor] akan **tutup sementara** dalam rangka **[Sebutkan alasan penutupan, misal: renovasi gedung / libur Hari Raya Idul Adha / kegiatan *internal training*]** pada:

Hari/Tanggal: **[Rentang Tanggal Penutupan, misal: Senin, 17 Juni 2024 s/d Rabu, 19 Juni 2024]**

Kegiatan operasional akan kembali normal seperti biasa pada hari **[Hari dan Tanggal Buka Kembali, misal: Kamis, 20 Juni 2024]**.

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat penutupan sementara ini. Jika ada keperluan mendesak selama periode tersebut, silakan hubungi kami melalui [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab/Manajer]
[Jabatan]

Penjelasan: Surat ini straightforward. Menyebutkan kapan tutup, sampai kapan, alasannya, dan kapan buka kembali. Penting untuk menyertakan kontak darurat jika ada pelanggan yang membutuhkan bantuan mendesak.

Contoh 9: Pemberitahuan Peluncuran Produk Baru¶

Skenario: Sebuah perusahaan akan meluncurkan produk atau layanan baru dan ingin memberitahukan kepada calon pelanggan atau stakeholder lainnya.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: 29 Mei 2024
Lampiran: 1 (Satu) Lembar Brosur Produk (jika ada)
Perihal: Pemberitahuan Peluncuran Produk Baru: [Nama Produk]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima, jika spesifik] / Para Mitra / Pelanggan Setia
Di Tempat

Dengan sukacita kami beritahukan bahwa PT [Nama Perusahaan] akan segera meluncurkan produk inovatif terbaru kami, yaitu **[Nama Produk Baru]**. Produk ini kami kembangkan untuk menjawab kebutuhan [Sebutkan singkat apa masalah yang dipecahkan produk ini] dan menawarkan fitur unggulan seperti [Sebutkan 1-2 fitur kunci].

Peluncuran resmi [Nama Produk Baru] akan dilaksanakan pada tanggal **[Tanggal Peluncuran, misal: 1 Juli 2024]**. Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut mengenai produk ini melalui *website* kami di [Alamat Website] atau dengan menghubungi tim marketing kami. Brosur produk dengan rincian spesifikasi terlampir (jika ada).

Kami mengundang Anda untuk menyaksikan peluncuran produk ini dan merasakan langsung manfaatnya. Nantikan kehadirannya di pasar!

Atas perhatian dan antusiasmenya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Manajer Pemasaran]
Manajer Pemasaran PT [Nama Perusahaan]

Penjelasan: Surat ini bersifat promosi sekaligus informasi. Menyebutkan nama produk, apa keunggulannya, kapan diluncurkan, dan di mana mencari informasi lebih lanjut. Gayanya bisa sedikit lebih antusias.

Contoh 10: Pemberitahuan Hasil Seleksi/Pengumuman¶

Skenario: Panitia seleksi penerimaan pegawai/mahasiswa/peserta lomba ingin memberitahukan hasil seleksi kepada peserta.

[Kop Surat Instansi/Panitia]

Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: 30 Mei 2024
Lampiran: 1 (Satu) Lembar Daftar Nama Terpilih (jika banyak)
Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi Peserta [Nama Program/Kegiatan]

Kepada Yth.
[Nama Peserta, jika perorangan] / Seluruh Peserta Seleksi
Di Tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti proses seleksi peserta [Nama Program/Kegiatan] yang telah dilaksanakan pada [Tanggal Pelaksanaan Seleksi, jika relevan], bersama surat ini kami sampaikan hasil seleksi tersebut.

Berdasarkan penilaian tim seleksi, dengan ini kami beritahukan bahwa Saudara/i **[Nama Peserta, jika perorangan]** dinyatakan **LULUS** dan diterima sebagai peserta [Nama Program/Kegiatan]. (Atau: Daftar nama peserta yang dinyatakan lulus seleksi terlampir bersama surat ini.)

Bagi peserta yang dinyatakan lulus, dimohon untuk melakukan registrasi ulang/konfirmasi kehadiran pada tanggal **[Tanggal Registrasi Ulang]** di [Tempat Registrasi Ulang / Via Link]. Rincian lebih lanjut mengenai proses selanjutnya akan kami informasikan setelah proses registrasi ulang.

Kami mengucapkan selamat kepada peserta yang lulus dan terima kasih atas partisipasi seluruh peserta yang telah mengikuti proses seleksi ini.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Ketua Panitia Seleksi]
Ketua Panitia Seleksi [Nama Program/Kegiatan]

Penjelasan: Surat pengumuman hasil ini harus jelas menyatakan apakah peserta lulus atau tidak (untuk surat individual) atau merujuk pada lampiran daftar. Menyebutkan langkah selanjutnya bagi yang lulus (registrasi ulang) itu penting.

Fakta Menarik Seputar Surat Resmi/Pemberitahuan¶

Meskipun di era digital kita banyak pakai email atau aplikasi pesan, surat tertulis (termasuk versi digitalnya kayak PDF resmi) itu punya sejarah panjang dan beberapa fakta menarik:

Bukti Hukum: Dalam banyak kasus, surat pemberitahuan resmi bisa jadi bukti yang sah di mata hukum bahwa sebuah informasi telah disampaikan kepada pihak tertentu. Ini penting banget untuk urusan perjanjian, kontrak, atau masalah hukum lainnya.
Arsip dan Referensi: Surat resmi seringkali diberi nomor urut dan diarsipkan. Ini memudahkan pelacakan kembali informasi atau keputusan yang pernah dibuat di masa lalu. Bayangkan kalau nggak ada arsip surat keputusan, pasti bakal bingung kan?
Evolusi Digital: Dulu surat dikirim via pos, butuh waktu berhari-hari. Sekarang, dengan email, surat pemberitahuan bisa sampai ke penerima dalam hitungan detik. Formatnya pun ikut berkembang, dari kertas fisik jadi file digital (.pdf, .docx).
Budaya Organisasi: Cara sebuah organisasi menulis dan mengirim surat resmi bisa mencerminkan budaya dan profesionalisme mereka. Surat yang rapi, jelas, dan sopan menunjukkan organisasi yang terstruktur dan menghargai penerima.

Media Pendukung: Struktur Surat Umum¶

Supaya lebih jelas, ini dia tabel sederhana yang merangkum komponen utama surat pemberitahuan informasi:

Bagian Surat	Komponen Penting	Fungsi
Kepala Surat	Kop Surat	Identitas Pengirim
	Nomor Surat	Pengarsipan & Pelacakan
	Tanggal Surat	Waktu Pembuatan Surat
	Lampiran	Menunjukkan Adanya Dokumen Tambahan
	Perihal (Subjek)	Inti Singkat Isi Surat
	Kepada Yth./Penerima	Menentukan Siapa yang Dituju
Isi Surat	Salam Pembuka	Sapaan Awal
	Paragraf Pembuka	Pengantar/Latar Belakang
	Paragraf Isi Utama	Menyampaikan Informasi Penting Secara Jelas & Detail
	Paragraf Penutup	Penegasan/Harapan/Ucapan Terima Kasih
Penutup Surat	Salam Penutup	Sapaan Akhir
	Jabatan Pengirim	Posisi Penanggung Jawab
	Tanda Tangan	Pengesahan Resmi
	Nama Jelas Pengirim	Identitas Penanggung Jawab
	Tembusan (jika ada)	Menunjukkan Pihak Lain yang Menerima Salinan Surat

Tabel ini bisa jadi checklist kamu saat membuat surat pemberitahuan informasi. Pastikan semua komponen yang relevan sudah ada ya!

Kesimpulan¶

Surat pemberitahuan informasi itu penting banget dalam berbagai bentuk komunikasi, baik di lingkungan formal maupun semi-formal. Fungsinya untuk menyampaikan informasi penting secara jelas, terdokumentasi, dan mengurangi potensi kesalahpahaman. Dengan memahami struktur dan tips menulisnya, kamu bisa membuat surat pemberitahuan yang efektif dan nyampe pesannya dengan baik.

Contoh-contoh di atas cuma sebagian kecil dari kemungkinan skenario yang ada. Kunci utamanya adalah memastikan informasi yang paling penting (apa, kapan, di mana, kenapa, bagaimana) tersampaikan dengan lugas kepada penerima yang tepat.

Gimana, udah kebayang kan pentingnya surat pemberitahuan informasi? Punya pengalaman nulis surat kayak gini? Atau ada contoh lain yang mau dishare? Yuk, kita ngobrol dan berbagi di kolom komentar di bawah!

Contoh Jenis Surat