Mau Resign via WA? Panduan Lengkap & Contoh Surat Pengunduran Diri Anti Ribet

Table of Contents

Mengundurkan diri atau resign dari pekerjaan adalah keputusan besar. Biasanya, prosesnya melibatkan diskusi dengan atasan dan pengiriman surat pengunduran diri formal. Tapi di era digital ini, banyak yang bertanya-tanya, “Bisa nggak ya resign lewat WhatsApp (WA) aja?”. Pertanyaan ini wajar, apalagi WA jadi alat komunikasi utama sehari-hari.

Kenapa Pengunduran Diri Penting Dilakukan Secara Profesional?¶

Sebelum bahas WA, penting banget paham kenapa proses resign itu nggak bisa sembarangan. Pengunduran diri yang profesional bukan cuma soal etika, tapi juga punya implikasi praktis. Pertama, ini menunjukkan respect kamu sama perusahaan dan rekan kerja yang udah kasih kesempatan dan bekerja bareng selama ini. Kedua, proses resign yang benar memastikan hak-hak kamu sebagai karyawan (kayak gaji terakhir, sisa cuti, atau surat keterangan kerja) bisa diproses dengan lancar. Ketiga, ini krusial buat menjaga reputasi profesional kamu di dunia kerja. Kamu nggak pernah tahu kapan kamu butuh referensi dari mantan perusahaan atau kapan jalan kamu akan bersinggungan lagi dengan orang-orang dari kantor lama. Ibaratnya, keluar baik-baik itu penting banget.

Image just for illustration

Surat pengunduran diri formal biasanya jadi bukti tertulis yang sah atas keputusanmu. Di situ tercantum tanggal efektif pengunduran diri, posisi kamu, dan pernyataan jelas bahwa kamu mengundurkan diri. Ini melindungi kedua belah pihak. Buat kamu, ini bukti kalau kamu sudah mengajukan resign sesuai prosedur (jika surat itu diterima dan diproses). Buat perusahaan, ini dokumen resmi yang mereka butuhkan untuk memulai proses administrasi offboarding kamu, mencari pengganti, dan mengatur serah terima pekerjaan. Jadi, jangan remehkan kekuatan sebuah surat pengunduran diri, ya.

Format Resmi Surat Pengunduran Diri¶

Surat pengunduran diri resmi punya format standar yang umum dipakai. Ini penting buat dipahami sebagai perbandingan nanti saat kita bahas pengunduran diri via WA. Formatnya biasanya terdiri dari beberapa bagian utama yang menunjukkan profesionalisme dan kejelasan. Biasanya dimulai dengan kop surat (kalau ada), tanggal surat dibuat, dan detail penerima surat. Penerimanya ini biasanya atasan langsung atau HRD, tergantung kebijakan perusahaan.

Bagian selanjutnya adalah perihal atau subjek surat, yang dengan jelas menyatakan tujuan surat ini, yaitu “Pengunduran Diri”. Setelah itu, ada salam pembuka formal dan kemudian masuk ke isi surat. Isi surat ini adalah intinya: menyatakan niat kamu untuk mengundurkan diri, menyebutkan posisi kamu saat ini, dan paling penting, mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri. Penting untuk memastikan tanggal ini sesuai dengan periode notice atau pemberitahuan yang tertera di kontrak kerja kamu (umumnya satu bulan atau lebih). Kadang-kadang, kamu juga bisa menambahkan sedikit ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman selama bekerja di sana, atau bahkan sedikit alasan umum (meskipun alasan detail nggak selalu wajib dicantumkan).

Komponen Penting Surat Pengunduran Diri Formal¶

Oke, biar lebih jelas, ini dia komponen-komponen penting yang biasanya ada di surat pengunduran diri formal:

1. Identitas Pengirim: Nama lengkap dan posisi kamu saat ini.
2. Identitas Penerima: Ditujukan kepada siapa (misalnya, Yth. Bapak/Ibu Manajer [Nama Departemen] atau Yth. Bagian HRD). Sebutkan nama dan jabatan beliau kalau memungkinkan.
3. Tanggal Surat: Tanggal saat surat itu dibuat.
4. Perihal: Jelas menyatakan “Pengunduran Diri”.
5. Salam Pembuka: Contoh: “Dengan hormat,”
6. Isi Surat:
   • Pernyataan tegas niat mengundurkan diri.
   • Menyebutkan posisi atau jabatan kamu.
   • Menyebutkan tanggal efektif pengunduran diri. Ini wajib banget biar jelas sampai kapan kamu bekerja.
   • (Opsional) Ucapan terima kasih atas kesempatan, bimbingan, atau pengalaman.
   • (Opsional) Permohonan maaf jika ada kesalahan selama bekerja.
   • (Opsional) Menyatakan kesediaan untuk melakukan serah terima pekerjaan.
7. Salam Penutup: Contoh: “Hormat saya,”
8. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Sebagai bentuk validasi.

Surat ini biasanya dicetak, ditandatangani, dan diserahkan langsung ke atasan atau HRD. Atau, kalau perusahaannya modern, bisa juga dikirim via email resmi. Intinya, ada dokumen tertulis yang formatnya diakui sebagai cara formal.

Bolehkah Mengundurkan Diri Lewat WA?¶

Nah, ini pertanyaan kuncinya. Jawabannya bisa dibilang: bisa, tapi dengan banyak catatan dan pertimbangan! Secara umum, mengundurkan diri lewat WA bukanlah cara formal atau yang direkomendasikan. Kenapa? Karena WA sifatnya komunikasi instan, personal, dan kurang memiliki kekuatan formal layaknya surat resmi di atas kop surat atau email formal.

Namun, dalam praktiknya, banyak kejadian di mana WA digunakan sebagai langkah awal atau pemberitahuan pertama. Mungkin karena situasinya mendesak, atasan sulit ditemui, atau memang budaya komunikasi di perusahaan cukup santai (meskipun ini jarang berlaku untuk urusan administrasi formal seperti resign). Jadi, WA bisa jadi alat komunikasi, tapi seringkali bukan pengganti dokumen resmi pengunduran diri.

Menggunakan WA untuk resign itu ibaratnya ngasih tahu calon mertua kalau kamu mau nikah lewat chat aja, tanpa datang langsung bawa orang tua dan lamaran resmi. Pesannya tersampaikan, tapi proses formalnya belum dijalankan. Ini bisa menimbulkan kebingungan, salah paham, atau bahkan dianggap nggak profesional sama perusahaan.

Kelebihan Menggunakan WA Untuk Pemberitahuan Awal¶

Meskipun bukan cara formal, menggunakan WA untuk memberitahukan niat resign di awal punya beberapa kelebihan dalam situasi tertentu:

• Cepat dan Instan: Kamu bisa langsung memberitahukan niatmu saat itu juga, bahkan jika kamu sedang tidak di kantor atau atasan sedang sibuk. Ini berguna jika kamu butuh memberikan notice secepatnya.
• Mudah Diakses: Atasan atau HRD kemungkinan besar akan langsung membaca pesan WA kamu, dibandingkan menunggu mereka membuka email atau bertemu langsung.
• Sebagai Langkah Pembuka: Bisa menjadi “pancingan” atau pemberitahuan awal agar atasan atau HRD aware dan segera menjadwalkan pertemuan untuk membahas pengunduran dirimu lebih lanjut secara formal.

Kekurangan Menggunakan WA Untuk Pengunduran Diri¶

Ini poin-poin penting yang bikin WA kurang pas untuk resign formal:

• Kurang Formal dan Profesional: Ini poin utamanya. Mengirim pesan resign via WA bisa terkesan terburu-buru, nggak serius, atau bahkan nggak sopan, apalagi jika tidak diikuti proses formal lainnya.
• Potensi Salah Tafsir: Teks di WA kadang bisa disalahartikan nada atau maksudnya, tanpa ada intonasi suara atau ekspresi wajah seperti saat berbicara langsung.
• Tidak Ada Bukti Formal yang Kuat: Meskipun chat WA bisa jadi bukti digital, kekuatan hukumnya mungkin nggak sekuat surat tertulis yang ditandatangani atau email dari alamat kantor resmi. Perusahaan mungkin nggak mengakui chat WA sebagai pengajuan resign yang sah secara administrasi.
• Tidak Menggantikan Diskusi Penting: Proses resign seringkali butuh diskusi langsung, misalnya soal serah terima pekerjaan, alasan resign, atau negosiasi (meskipun jarang terjadi saat resign). WA nggak bisa menggantikan interaksi tatap muka atau suara yang lebih mendalam.
• Kebijakan Perusahaan: Banyak perusahaan punya prosedur baku untuk pengunduran diri yang mewajibkan surat tertulis atau email formal. WA nggak akan memenuhi syarat ini.

Jadi, intinya, WA bisa dipakai sebagai alat komunikasi awal untuk memberitahu niat resign, tapi sebaiknya nggak dijadikan satu-satunya cara atau pengganti surat pengunduran diri formal. Selalu ikuti dengan komunikasi langsung dan dokumen resmi ya!

Image just for illustration

Kapan Menggunakan WA Untuk Pemberitahuan Pengunduran Diri?¶

Seperti yang disebut di atas, ada beberapa situasi di mana menggunakan WA untuk memberitahukan niat resign mungkin bisa dimaklumi atau bahkan diperlukan, meskipun tetap harus hati-hati:

Situasi Mendesak¶

Misalnya, kamu mendapat tawaran kerja mendadak dengan tenggat waktu penerimaan yang sangat singkat, sementara kamu sedang cuti atau berada di luar kota dan sulit mengakses email kantor atau bertemu langsung dengan atasan. Dalam situasi ini, mengirim pesan singkat via WA ke atasan langsung bisa jadi cara tercepat untuk memberi tahu mereka tentang situasi kamu dan niatmu untuk resign. Tujuannya agar mereka aware secepatnya.

Budaya Perusahaan yang Sangat Kasual¶

Ini cukup jarang terjadi untuk urusan formal, tapi mungkin saja di perusahaan startup yang sangat kecil dan komunikasi antar individu sangat santai dan informal, chat WA bisa diterima sebagai pemberitahuan awal. Tapi tetap saja, pastikan kamu mengklarifikasi apakah ini cukup atau perlu diikuti dokumen formal. Jangan berasumsi ya!

Sebagai Langkah Awal Sebelum Proses Formal¶

Ini adalah penggunaan WA yang paling disarankan terkait resign. Kamu menggunakan WA bukan sebagai surat pengunduran diri itu sendiri, tapi sebagai pemberitahuan awal kepada atasan langsungmu. Contoh: “Pak/Bu [Nama Atasan], saya ingin menjadwalkan waktu untuk berbicara sebentar dengan Bapak/Ibu terkait pengunduran diri saya. Kapan Bapak/Ibu ada waktu luang?” Atau, “Pak/Bu, saya ingin memberitahukan bahwa saya berencana untuk mengundurkan diri. Saya akan segera mengajukan surat formalnya. Bisakah kita bicara sebentar tentang ini?” Ini menunjukkan etiket baik, bahwa kamu menghargai atasanmu dan ingin memberitahukan beliau secara pribadi sebelum melalui jalur formal ke HRD (jika itu prosedurnya).

Contoh Pesan Pengunduran Diri Singkat Lewat WA¶

Oke, sekarang kita masuk ke contohnya. Ingat ya, contoh-contoh ini bukan surat pengunduran diri formal yang lengkap. Ini adalah contoh pesan singkat yang bisa kamu kirim via WA sebagai pemberitahuan awal atau dalam situasi mendesak, yang idealnya harus diikuti dengan komunikasi langsung dan surat resmi.

Penting: Sesuaikan bahasa dan gaya pesan dengan hubungan kamu dengan atasan dan budaya perusahaanmu ya.

Contoh 1: Sangat Singkat & Langsung (Hanya untuk pemberitahuan awal ke atasan yang sangat dekat/santai)¶

Subject: Mau ijin bicara pak/bu [Nama Atasan]

Pak/Bu, saya [Nama Kamu] dari [Posisi/Departemen Kamu]. Saya mau memberitahukan bahwa saya ada niat untuk mengundurkan diri. Bisa tolong dijadwalkan waktu untuk saya bisa bicara sebentar dengan Bapak/Ibu? Terima kasih banyak.

Catatan: Contoh ini sangat minimalis. Hanya memberitahukan niat dan meminta waktu bicara. Tanggal efektif belum disebut, detail lain juga belum ada.

Contoh 2: Sedikit Lebih Lengkap (Untuk pemberitahuan awal, menyebutkan posisi dan niat)¶

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan atau Langsung HRD jika sudah disepakati],

Saya [Nama Lengkap Kamu], dengan jabatan [Posisi Kamu], ingin memberitahukan niat saya untuk mengajukan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan].

Saya akan segera memproses surat pengunduran diri formal dan menyerahkannya sesuai prosedur perusahaan. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menerima pemberitahuan awal ini.

Terima kasih atas bimbingan dan kesempatannya selama ini.

Hormat saya,
[Nama Kamu]

Catatan: Contoh ini sudah lebih baik karena menyebutkan nama lengkap, posisi, dan secara eksplisit menyebutkan akan mengikuti dengan surat formal. Ini jelas tujuannya hanya pemberitahuan awal. Tanggal efektif sebaiknya juga sudah kamu rencanakan sebelum mengirim pesan ini, agar siap saat diajak bicara.

Contoh 3: Dengan Ucapan Terima Kasih (Menunjukkan etiket baik)¶

Pak/Bu [Nama Atasan],

Dengan segala hormat, saya [Nama Kamu], [Posisi Kamu], ingin memberitahukan rencana saya untuk mengundurkan diri dari [Nama Perusahaan].

Saya sangat berterima kasih atas semua kesempatan, pengalaman, dan bimbingan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di sini. Saya banyak belajar dan tumbuh berkat bimbingan Bapak/Ibu dan rekan-rekan sekalian.

Saya akan segera menyiapkan dan menyerahkan surat pengunduran diri resmi sesuai prosedur perusahaan, dengan rencana tanggal efektif pengunduran diri sekitar [Sebutkan perkiraan tanggal, misalnya: akhir bulan depan, atau sesuai notice period].

Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk meluangkan waktu agar saya bisa bicara lebih lanjut mengenai proses ini dan serah terima pekerjaan.

Terima kasih sekali lagi atas pengertian dan dukungannya.

Hormat saya,
[Nama Kamu]

Catatan: Contoh ini lebih sopan dan menghargai. Menyebutkan niat, ucapan terima kasih, dan bahkan perkiraan tanggal efektif serta kesediaan untuk bicara. Ini adalah format WA yang lebih baik untuk pemberitahuan awal.

Contoh 4: Pengunduran Diri Mendadak (Dalam situasi terpaksa dan darurat)¶

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD],

Saya [Nama Kamu] dari [Posisi Kamu]. Dengan berat hati, saya harus memberitahukan bahwa karena kondisi mendesak dan tidak terduga (misalnya: darurat keluarga, kesehatan, dll. - opsional bisa disebutkan sangat umum atau tidak sama sekali), saya tidak dapat melanjutkan pekerjaan saya di [Nama Perusahaan] dan harus mengajukan pengunduran diri yang efektif mulai [Sebutkan tanggal efektif, bisa H+1 atau beberapa hari ke depan jika sangat mendadak].

Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya atas pemberitahuan yang mendadak ini dan segala ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Saya akan berusaha semaksimal mungkin membantu proses transisi dalam waktu yang singkat ini sesuai arahan Bapak/Ibu.

Saya akan segera mengirimkan surat pengunduran diri formal secepatnya.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,
[Nama Kamu]

Catatan: Contoh ini digunakan dalam situasi darurat dan mendadak. Tetap usahakan memberikan notice sependek apapun itu. Yang terpenting, kamu mengakui bahwa ini mendadak, meminta maaf, dan menyatakan akan mengirim surat formal. Ini penting untuk menjaga profesionalisme di tengah situasi sulit.

Penting Banget: Setelah mengirim salah satu contoh pesan WA di atas (terutama yang hanya pemberitahuan awal), kamu harus segera menindaklanjutinya dengan:
1. Diskusi langsung (tatap muka atau telepon/video call) dengan atasan atau HRD.
2. Menyerahkan surat pengunduran diri formal yang sudah ditandatangani sesuai prosedur perusahaan. Pesan WA tadi hanyalah “ketukan di pintu”, surat formal adalah “dokumen masuk rumah”-nya.

Tips Penting Saat Mengundurkan Diri (Apapun Medianya)¶

Proses resign itu bukan cuma soal ngirim pesan atau surat, tapi juga soal bagaimana kamu mengelola transisi keluarnya kamu dari perusahaan. Ini beberapa tips penting:

Komunikasi Langsung Tetap Utama¶

Sebaiknya, niat resign pertama kali disampaikan langsung ke atasanmu, baik tatap muka atau via telepon/video call jika berjauhan. Mengirim pesan WA tanpa pemberitahuan awal bisa terkesan kurang sopan. Pesan WA setelah bicara langsung atau sebagai pengantar untuk meminta waktu bicara itu lebih baik.

Berikan Pemberitahuan yang Cukup (Notice Period)¶

Ini krusial dan sering diatur dalam kontrak kerja atau undang-undang ketenagakerjaan (misalnya, 1 bulan sebelum tanggal efektif resign). Memberikan notice yang cukup memungkinkan perusahaan mencari pengganti dan kamu bisa melakukan serah terima pekerjaan dengan baik. Mengundurkan diri mendadak (tanpa notice sesuai kontrak) bisa berimplikasi lho, meskipun di Indonesia sanksinya seringkali “hanya” terkait hak-hakmu (misalnya perusahaan nggak wajib bayar sisa cuti atau kompensasi tertentu). Tapi intinya, profesionalisme itu penting.

Image just for illustration

Jaga Hubungan Baik¶

Sebisa mungkin, selesaikan proses resign dengan baik. Jangan membakar jembatan. Dunia kerja itu sempit. Kamu nggak tahu kapan akan bertemu lagi dengan mantan rekan kerja atau atasanmu. Tinggalkan kesan profesional dan positif. Ini termasuk menyelesaikan semua pekerjaan, melakukan serah terima yang rapi, dan tidak menyebarkan hal-hal negatif tentang perusahaan setelah keluar.

Pastikan Formalitas Terpenuhi¶

Walaupun kamu mungkin memulai dengan WA, pastikan kamu melengkapi semua persyaratan formal perusahaan: membuat dan menyerahkan surat pengunduran diri tertulis/formal, mengisi formulir offboarding (jika ada), dan mengikuti prosedur yang berlaku di perusahaanmu. Tanyakan ke HRD apa saja yang perlu kamu lakukan.

Siapkan Diri untuk Diskusi¶

Setelah menyampaikan niat resign, baik via WA awal maupun langsung, atasan atau HRD kemungkinan besar akan mengajak bicara. Siapkan dirimu untuk diskusi ini. Mereka mungkin akan menanyakan alasan kamu resign, menawarkan solusi (meskipun ini lebih umum saat negotiating daripada resigning), membahas tanggal efektif, dan membicarakan proses serah terima. Jawab dengan jujur (sebatas profesional) dan tetap tenang.

Proses Setelah Mengirim Pemberitahuan Pengunduran Diri (Via WA atau lainnya)¶

Begitu kamu mengirim pesan WA (sebagai pemberitahuan awal) atau surat resmi, ini beberapa hal yang mungkin terjadi dan perlu kamu antisipasi:

1. Atasan/HRD Menghubungi Kamu: Mereka pasti akan merespons, mungkin dengan menelepon atau mengajak bicara langsung. Ini momen penting untuk menjelaskan lebih lanjut (jika ditanya) dan menegaskan niatmu.
2. Diskusi: Kamu akan diajak bicara oleh atasan, HRD, atau keduanya. Mereka akan menanyakan alasan, tanggal efektif, dan rencana serah terima.
3. Pengajuan Surat Resmi: Jika kamu memulai via WA, kamu akan diminta untuk segera mengajukan surat pengunduran diri formal (cetak atau email resmi). Jangan tunda ini.
4. Proses Administrasi Offboarding: HRD akan memproses keluarnya kamu, termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti, BPJS, dll. Pastikan kamu menanyakan detail ini dan apa saja dokumen yang akan kamu terima (misalnya: surat keterangan kerja).
5. Serah Terima Pekerjaan: Ini bagian krusial. Kamu harus mendokumentasikan pekerjaanmu, menjelaskan kepada penggantimu atau rekan kerja lain, dan memastikan semua task atau proyek penting ter-handle. Lakukan ini dengan kooperatif.
6. Hari Terakhir: Bekerja secara profesional sampai hari terakhirmu. Selesaikan semua tanggung jawab.

Mitos dan Fakta Seputar Pengunduran Diri¶

Biar makin lengkap, yuk bedah beberapa mitos dan fakta umum soal resign:

• Mitos: Mengirim surat pengunduran diri via email pribadi atau WA sudah cukup formal.
  Fakta: Kecuali ada kebijakan eksplisit dari perusahaan yang menyatakan ini valid, umumnya tidak cukup. Surat resmi (ditandatangani fisik atau dikirim dari email kantor jika diizinkan) dan mengikuti prosedur HRD adalah cara yang diakui formal. WA apalagi, sifatnya sangat informal.

• Mitos: Kalau resign mendadak, nggak perlu kasih notice.
  Fakta: Salah. Kewajiban memberi notice biasanya tertera di kontrak kerja atau mengacu pada UU Ketenagakerjaan. Resign mendadak tanpa alasan kuat (seperti pelanggaran berat oleh perusahaan) bisa dianggap melanggar kontrak kerja, meski sanksinya non-pidana. Profesionalnya, tetap berikan notice meskipun singkat dan minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.

• Mitos: Saat resign, harus menjelaskan alasan yang sangat detail.
  Fakta: Tidak harus. Kamu berhak untuk tidak memberikan alasan detail jika tidak mau. Cukup berikan alasan umum seperti “mendapat kesempatan lain”, “alasan pribadi”, atau “mengembangkan diri”. Jujur itu baik, tapi kamu tidak berkewajiban membuka semua kartumu, terutama jika alasannya sensitif. Yang penting adalah niat resign dan tanggal efektifnya jelas.

• Mitos: Setelah resign, semua hubungan dengan perusahaan lama putus total.
  Fakta: Belum tentu. Seperti disebutkan, dunia kerja itu kecil. Kamu mungkin butuh referensi dari perusahaan lama untuk pekerjaan di masa depan. Menjaga hubungan baik itu investasi lho.

Kesimpulan¶

Mengundurkan diri lewat WA sebagai satu-satunya cara sangat tidak disarankan dan tidak profesional. WA bisa digunakan sebagai pemberitahuan awal yang cepat dalam situasi tertentu, tapi itu tidak menggantikan kebutuhan untuk berkomunikasi langsung dengan atasan/HRD dan mengajukan surat pengunduran diri formal sesuai prosedur perusahaan.

Image just for illustration

Profesionalisme itu kunci. Keluarlah dari perusahaan lama dengan cara yang baik, selesaikan semua tanggung jawab, dan penuhi semua persyaratan administrasi. Ini demi kebaikan reputasi kamu di masa depan dan kelancaran prosesmu sendiri. Jadi, gunakan contoh pesan WA di atas hanya sebagai referensi untuk mengawali komunikasi, bukan sebagai pengganti surat resign ya!

Gimana pengalaman kamu soal resign? Pernah pakai WA buat pemberitahuan awal? Share yuk cerita atau tips kamu di kolom komentar di bawah!