Mau Tagih Utang? Contoh Surat Perjanjian & Tips Ampuh Agar Cepat Lunas!

Table of Contents

Pernah punya pengalaman ngasih pinjaman ke temen, keluarga, atau bahkan rekan bisnis, tapi pas jatuh tempo malah susah banget ditagih? Duh, pasti nggak enak banget ya rasanya. Mau nagih langsung sungkan, didiemin kok ya nggak balik uangnya. Nah, salah satu cara yang bisa ditempuh untuk “mengingatkan” secara lebih formal dan terstruktur adalah dengan membuat surat perjanjian atau setidaknya surat pernyataan penagihan hutang. Surat ini bukan cuma sekadar kertas lho, tapi bisa jadi bukti kuat dan punya kekuatan hukum kalau dibuat dengan benar.

Mengapa sih kita perlu repot-repot bikin surat penagihan atau perjanjian penagihan ini? Simpelnya gini, saat pinjaman itu diberikan, kadang kesepakatannya cuma lisan. Nggak ada saksi, nggak ada bukti tertulis. Akibatnya, pas mau nagih, si peminjam bisa aja lupa, pura-pura lupa, atau bahkan menyangkal pernah pinjam sejumlah itu. Dengan adanya surat ini, semua detail jadi jelas tertulis: siapa yang pinjam, berapa jumlahnya, kapan harus dibayar, dan gimana cara bayarnya. Jadi, nggak ada lagi tuh alasan “lupa” atau “salah paham”. Surat ini juga menunjukkan bahwa kamu serius dalam menagih hakmu, tapi tetap mengedepankan cara yang formal dan baik-baik.

Surat ini sebenarnya berfungsi sebagai reminder atau somasi awal. Intinya, memberitahukan kembali kepada peminjam bahwa ada hutang yang belum dibayar dan sudah jatuh tempo (atau akan segera jatuh tempo), serta meminta mereka segera melunasi sesuai kesepakatan. Kadang, surat ini juga bisa jadi langkah awal sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, seperti membawa masalah ini ke jalur hukum kalau memang hutangnya cukup besar dan tak ada itikad baik dari peminjam. Makanya, penting banget buat tahu gimana sih contoh surat perjanjian menagih hutang yang baik dan benar itu.

Komponen Penting dalam Surat Penagihan Hutang¶

Sebelum kita lihat contohnya, ada baiknya kamu paham dulu nih, apa aja sih elemen-elemen krusial yang WAJIB ada dalam surat penagihan hutang supaya efektif dan punya kekuatan. Ibarat masak, ini bumbu-bumbu utamanya. Tanpa ini, rasanya hambar atau malah nggak jadi masakan.

Identitas Para Pihak¶

Ini basic banget tapi vital. Surat itu harus jelas ditujukan ke siapa (pihak yang berhutang) dan dari siapa (pihak yang berpiutang atau yang menagih). Cantumkan nama lengkap, alamat, nomor KTP, dan kalau perlu nomor telepon kedua belah pihak. Kenapa penting? Supaya jelas subjek hukumnya. Kalau nanti sampai dibawa ke ranah hukum, nggak akan ada keraguan soal siapa yang terlibat dalam perjanjian hutang piutang ini.

Biasanya formatnya begini:

Pihak Pertama (Yang Berpiutang/Pemberi Hutang):
* Nama Lengkap: [Nama Lengkap Kamu]
* Nomor KTP: [Nomor KTP Kamu]
* Alamat Lengkap: [Alamat Lengkap Kamu]
* Nomor Telepon: [Nomor Telepon Kamu]

Pihak Kedua (Yang Berhutang/Peminjam):
* Nama Lengkap: [Nama Lengkap Peminjam]
* Nomor KTP: [Nomor KTP Peminjam]
* Alamat Lengkap: [Alamat Lengkap Peminjam]
* Nomor Telepon: [Nomor Telepon Peminjam]

Dengan detail ini, surat jadi punya “identitas” yang kuat.

Detail Hutang Piutang¶

Ini inti dari suratnya. Kamu harus jelaskan sejelas-jelasnya mengenai hutang tersebut. Detail apa aja yang perlu ada?

• Jumlah Hutang: Sebutkan nominal angka dengan jelas, misalnya Rp 10.000.000,- (Sepuluh Juta Rupiah). Penting juga untuk menuliskan angkanya dan juga terbilangnya untuk menghindari keraguan atau salah baca.
• Tanggal Pemberian Pinjaman: Kapan uang itu dipinjamkan? Tanggal ini penting sebagai titik awal perhitungan.
• Jatuh Tempo: Kapan seharusnya hutang itu dilunasi? Sebutkan tanggal jatuh tempo yang disepakati di awal (kalau ada). Kalau nggak ada kesepakatan tanggal, kamu bisa sebutkan bahwa hutang sudah jatuh tempo dan meminta pelunasan segera atau dalam jangka waktu tertentu yang kamu tetapkan di surat ini.
• Tujuan Hutang (Opsional tapi Kadang Berguna): Boleh disebutkan kalau memang relevan dan kamu tahu tujuan pinjamannya untuk apa, tapi ini nggak wajib.

Semakin rinci detail hutang ini, semakin kuat posisi kamu. Hindari penggunaan frasa yang ambigu.

Cara Penagihan atau Pembayaran¶

Di bagian ini, kamu jelaskan bagaimana kamu meminta pembayaran dilakukan. Misalnya:

• Metode Pembayaran: Lewat transfer bank (sebutkan nama bank, nomor rekening, atas nama siapa), tunai, atau metode lain.
• Jadwal Pembayaran: Apakah diminta lunas sekaligus, atau boleh dicicil? Kalau dicicil, sebutkan berapa kali cicilan, berapa nominal per cicilan, dan kapan tanggal jatuh tempo setiap cicilan.
• Batas Waktu Pelunasan: Berikan batas waktu yang wajar bagi peminjam untuk merespons atau melakukan pembayaran setelah menerima surat ini. Misalnya, “Mohon hutang tersebut dilunasi paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah surat ini diterima.”

Memberikan opsi atau setidaknya kejelasan cara pembayaran akan memudahkan peminjam untuk menindaklanjuti permintaanmu.

Konsekuensi Jika Gagal Bayar¶

Ini bagian yang mungkin agak sensitif, tapi penting untuk disebutkan (tergantung seberapa formal atau serius surat ini kamu buat). Kamu bisa sebutkan konsekuensi jika peminjam tetap tidak melunasi hutangnya setelah menerima surat dan melewati batas waktu yang diberikan. Konsekuensi ini bisa berupa:

• Denda atau Bunga: Kalau memang di perjanjian awal ada kesepakatan denda keterlambatan atau bunga, kamu bisa sebutkan lagi di sini. Penting: Penambahan denda atau bunga ini harus berdasarkan kesepakatan di awal pinjaman ya, nggak bisa tiba-tiba kamu tambahkan di surat penagihan ini kalau sebelumnya nggak ada kesepakatan.
• Penggunaan Jaminan (Jika Ada): Kalau saat pinjaman ada jaminan (misalnya BPKB, sertifikat, barang berharga), kamu bisa ingatkan bahwa jaminan tersebut dapat digunakan sesuai kesepakatan jika hutang tidak dilunasi.
• Langkah Hukum: Ini opsi terakhir dan paling serius. Kamu bisa sebutkan bahwa jika tidak ada pelunasan, kamu berhak menempuh jalur hukum sesuai perundang-undangan yang berlaku. Sebaiknya ini disebutkan dengan bahasa yang tidak mengancam, tapi menunjukkan keseriusan. Contoh: “Apabila hingga batas waktu yang ditentukan tidak ada itikad baik untuk melunasi hutang tersebut, maka kami akan mempertimbangkan langkah-langkah hukum yang diperlukan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.”

Menyebutkan konsekuensi ini bukan berarti kamu niat menakut-nakuti, tapi lebih ke memberi tahu bahwa ada akibat dari kelalaian dalam memenuhi kewajiban.

Pernyataan Kesepakatan dan Penutup¶

Di bagian akhir, sertakan pernyataan bahwa surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan untuk digunakan sebagaimana mestinya. Kamu bisa tambahkan harapan agar masalah ini bisa diselesaikan secara kekeluargaan atau musyawarah. Tutup surat dengan salam penutup yang formal.

Tanda Tangan Para Pihak dan Saksi (Opsional Tapi Disarankan)¶

Agar surat ini semakin kuat posisinya, idealnya ditandatangani oleh kedua belah pihak (yang menagih/pemberi hutang dan yang ditagih/peminjam). Jika memungkinkan, libatkan juga saksi (minimal 1 atau 2 orang) yang ikut menandatangani surat ini. Saksi bisa dari keluarga, teman, atau siapa saja yang objektif dan mengetahui tentang hutang piutang ini. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa kedua belah pihak mengakui dan menyetujui isi surat tersebut.

Image just for illustration

Struktur Dasar Contoh Surat Penagihan Hutang¶

Oke, setelah tahu komponen-komponennya, yuk kita lihat gimana sih struktur atau format dasar dari contoh surat penagihan hutang. Kamu bisa sesuaikan ini dengan kebutuhan dan konteksmu ya.

[KOP SURAT - Jika ada, biasanya untuk badan usaha]

SURAT PERNYATAAN/PERJANJIAN PENAGIHAN HUTANG
Nomor: [Nomor Surat, jika ada]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap      : [Nama Lengkap Pihak Pertama]
Nomor KTP         : [Nomor KTP Pihak Pertama]
Alamat Lengkap    : [Alamat Lengkap Pihak Pertama]
Nomor Telepon     : [Nomor Telepon Pihak Pertama]
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA (Pihak Yang Berpiutang).

Dengan ini menyatakan telah memberikan pinjaman uang kepada:

Nama Lengkap      : [Nama Lengkap Pihak Kedua]
Nomor KTP         : [Nomor KTP Pihak Kedua]
Alamat Lengkap    : [Alamat Lengkap Pihak Kedua]
Nomor Telepon     : [Nomor Telepon Pihak Kedua]
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA (Pihak Yang Berhutang).

PIHAK PERTAMA dengan ini menyatakan bahwa PIHAK KEDUA memiliki hutang kepada PIHAK PERTAMA dengan rincian sebagai berikut:

1.  Jumlah Hutang: Rp [Jumlah Angka],- ([Terbilang Jumlah])
2.  Tanggal Pemberian Pinjaman: [Tanggal Pinjaman]
3.  Jatuh Tempo Pelunasan Awal (jika ada): [Tanggal Jatuh Tempo Awal]
4.  Tujuan Hutang (opsional): [Tujuan Pinjaman, jika disebutkan]

PIHAK PERTAMA melalui surat ini memberitahukan kepada PIHAK KEDUA bahwa hutang tersebut di atas sampai dengan tanggal surat ini dibuat belum seluruhnya dilunasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, PIHAK PERTAMA dengan ini M E N A G I H hutang kepada PIHAK KEDUA sebesar Rp [Sisa Hutang, jika sudah ada cicilan] ([Terbilang Sisa Hutang]) untuk segera dilunasi.

PIHAK KEDUA diharapkan untuk melunasi hutang tersebut dengan cara:
[Jelaskan Cara Pembayaran: tunai/transfer ke rekening Bank..., No Rek..., atas nama...]
Paling lambat pada tanggal [Tanggal Batas Waktu Pelunasan Setelah Surat Diterima].

Apabila hingga batas waktu yang ditentukan PIHAK KEDUA tidak menunjukkan itikad baik untuk melunasi hutang tersebut, maka PIHAK PERTAMA berhak menempuh langkah-langkah penyelesaian sesuai dengan kesepakatan awal (jika ada) atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Demikian surat penagihan hutang ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya. Semoga permasalahan ini dapat diselesaikan secara musyawarah dan kekeluargaan.

[Kota], [Tanggal Surat Dibuat]

PIHAK PERTAMA                             PIHAK KEDUA

[Tanda Tangan Pihak Pertama]              [Tanda Tangan Pihak Kedua]
[Nama Lengkap Pihak Pertama]              [Nama Lengkap Pihak Kedua]


Saksi-Saksi (Opsional):

1. [Nama Saksi 1]                         2. [Nama Saksi 2]

[Tanda Tangan Saksi 1]                   [Tanda Tangan Saksi 2]

Struktur di atas adalah kerangka dasar ya. Kamu bisa modifikasi kalimatnya supaya lebih “kamu banget” atau disesuaikan dengan tingkat formalitas hubunganmu dengan si peminjam. Kalau peminjamnya sahabat dekat, mungkin bahasanya bisa sedikit lebih santai tapi intinya tetap jelas. Kalau ini urusan bisnis, tentu harus formal.

Kapan dan Bagaimana Mengirim Surat Ini?¶

Surat ini biasanya dikirim setelah tanggal jatuh tempo pembayaran hutang terlewat. Atau, bisa juga dikirim beberapa hari sebelum jatuh tempo sebagai pengingat halus. Pengiriman surat ini sebaiknya dilakukan dengan cara yang bisa dibuktikan penerimaannya. Contoh:

1. Dikirim Langsung: Kamu bisa antar sendiri atau minta bantuan orang lain untuk mengantar suratnya ke alamat peminjam. Pastikan ada bukti serah terima, misalnya peminjam tanda tangan di salinan surat yang kamu pegang.
2. Via Pos Tercatat atau Kurir: Kirim via pos yang menyediakan layanan pelacakan atau kurir. Kamu akan dapat bukti pengiriman dan/atau bukti penerimaan. Ini penting banget kalau nanti sampai ke jalur hukum.
3. Via Email (dengan Notifikasi Baca): Untuk hutang yang tidak terlalu besar atau sifatnya personal/bisnis modern, email bisa jadi pilihan. Gunakan fitur “request read receipt” atau pastikan peminjam membalas emailmu sebagai tanda sudah menerima. Namun, bukti fisik biasanya punya kekuatan lebih di mata hukum.

Mengirim surat ini secara bertahap juga bisa jadi strategi. Misalnya, surat pertama nadanya masih mengingatkan, surat kedua sedikit lebih tegas dengan batas waktu, dan surat ketiga (somasi) sudah menyebutkan potensi langkah hukum.

Tips Menulis Surat Penagihan Hutang yang Efektif¶

Menulis surat penagihan ini gampang-gampang susah. Tujuannya adalah uang kembali, bukan malah bikin musuhan (kecuali memang nggak ada jalan lain). Jadi, perhatikan beberapa tips ini:

• Jaga Nada Bahasa: Meskipun kamu kesal, usahakan nada surat tetap profesional (kalau konteksnya bisnis) atau setidaknya tenang dan jelas (kalau personal). Hindari kata-kata kasar atau mengancam di awal. Ingatkan kewajibannya, bukan menyerang pribadinya.
• Fokus pada Fakta: Sebutkan jumlah hutang, tanggal pinjam, tanggal jatuh tempo, tanpa dibumbui emosi atau cerita drama di baliknya. Angka dan tanggal adalah bukti yang paling kuat.
• Tentukan Batas Waktu yang Jelas: Jangan cuma bilang “segera”. Berikan tanggal pasti kapan pembayaran itu diharapkan. Ini memberi kejelasan dan urgensi bagi peminjam.
• Tawarkan Solusi (Jika Memungkinkan): Kalau kamu tahu peminjam sedang kesulitan finansial, kamu bisa tawarkan alternatif di surat itu, misalnya cicilan dengan nominal yang lebih kecil atau penjadwalan ulang pembayaran. Ini menunjukkan itikad baikmu untuk mencari solusi bersama.
• Simpan Bukti Pinjaman: Surat penagihan ini akan lebih kuat kalau didukung bukti lain dari awal pinjaman, misalnya bukti transfer, chat/pesan yang isinya perjanjian pinjaman, atau kuitansi penerimaan uang. Sebutkan dalam surat bahwa kamu memiliki bukti-bukti tersebut (misalnya, “sesuai dengan perjanjian pinjaman tertanggal… dan bukti transfer terlampir…”).

Kekuatan Hukum Surat Penagihan¶

Apakah surat penagihan hutang ini punya kekuatan hukum? Ya, bisa. Terutama jika surat ini merupakan tindak lanjut dari perjanjian hutang piutang yang sudah tertulis sebelumnya dan ditandatangani. Surat ini bisa menjadi somasi atau peringatan resmi bahwa kamu akan menuntut pemenuhan kewajiban hutang. Dalam proses hukum perdata, somasi seringkali menjadi langkah awal yang harus ditempuh sebelum mengajukan gugatan ke pengadilan.

Meskipun hanya berupa surat pernyataan penagihan (bukan perjanjian hutang yang asli), surat ini yang ditandatangani kedua belah pihak dan saksi tetap bisa menjadi pengakuan hutang baru atau bukti adanya komunikasi terkait hutang tersebut. Apalagi jika ada balasan dari peminjam yang mengakui hutangnya setelah menerima surat ini.

Fakta Menarik: Di Indonesia, kasus hutang piutang yang sederhana (bukan terkait kepailitan atau sengketa niaga kompleks) pada umumnya diselesaikan melalui jalur hukum perdata. Surat-surat penagihan, bukti transfer, dan perjanjian awal (jika ada) adalah bukti-bukti kunci yang akan dipertimbangkan hakim di pengadilan. Kekuatan hukum surat penagihan bisa meningkat drastis jika dibuat di hadapan notaris, tapi ini tentu memakan biaya lebih dan biasanya hanya untuk pinjaman dalam jumlah besar atau transaksi bisnis.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Surat Diabaikan?¶

Kalau surat penagihan pertama kamu diabaikan, jangan langsung putus asa. Kamu bisa coba kirim surat kedua dengan nada yang lebih tegas dan batas waktu yang lebih singkat. Sebutkan bahwa ini adalah surat peringatan kedua. Jika surat kedua juga diabaikan, kamu bisa kirim somasi terakhir yang isinya jelas menyatakan bahwa kamu akan menempuh jalur hukum jika hutang tidak segera dilunasi dalam jangka waktu tertentu.

Setelah somasi terakhir tetap tidak ada respons atau itikad baik, barulah kamu bisa mempertimbangkan langkah selanjutnya, seperti:

• Mediasi: Mencoba menyelesaikan di luar pengadilan dengan bantuan pihak ketiga yang netral.
• Konsultasi Hukum: Datangi pengacara untuk mendapatkan saran mengenai kemungkinan dan proses hukum yang bisa ditempuh.
• Gugatan Perdata: Mengajukan gugatan perdata ke pengadilan sesuai domisili peminjam atau lokasi objek jaminan (jika ada). Proses ini tentu memakan waktu, biaya, dan energi.

Membuat dan mengirim surat penagihan hutang adalah langkah awal yang penting dan seringkali efektif untuk menyelesaikan masalah hutang piutang tanpa harus langsung ke jalur hukum. Ini menunjukkan niat baikmu untuk menyelesaikan masalah secara musyawarah dan terstruktur.

Penting untuk diingat, setiap kasus hutang piutang itu unik. Hubunganmu dengan peminjam, jumlah hutang, ada tidaknya perjanjian awal, dan bukti-bukti yang ada sangat memengaruhi strategi penagihan yang paling tepat. Surat penagihan ini hanyalah salah satu alat yang bisa kamu gunakan.

Gimana? Sekarang udah ada gambaran kan, gimana cara bikin surat penagihan hutang yang baik? Jangan ragu untuk menyesuaikan contoh di atas dengan situasi kamu ya. Intinya, buat surat itu jelas, lengkap, dan firm tapi tetap dalam koridor yang baik. Semoga masalah hutang piutangmu cepat selesai dengan baik!

Punya pengalaman atau pertanyaan seputar menagih hutang atau bikin surat perjanjian kayak gini? Yuk, share di kolom komentar di bawah! Siapa tahu pengalamanmu bisa bantu teman-teman lain yang lagi ngalamin hal serupa.