Beranda iht narasumber permohonan surat

Panduan Lengkap: Bikin Surat Permohonan Narasumber IHT yang Keren & Anti Ditolak!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

In House Training (IHT) adalah kegiatan pelatihan internal yang diselenggarakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan skill, pengetahuan, atau kinerja karyawannya. Seringkali, untuk topik-topik spesifik atau untuk mendapatkan perspektif segar, organisasi membutuhkan narasumber atau pembicara dari luar, atau bahkan dari internal tapi yang memiliki keahlian khusus dan diakui. Narasumber ini berperan penting lho dalam memberikan materi yang relevan dan menarik. Keberhasilan IHT seringkali sangat bergantung pada seberapa kompeten dan inspiratif narasumber yang diundang. Oleh karena itu, proses mengundang narasumber ini harus dilakukan secara profesional.

Contoh Surat Permohonan Narasumber IHT
Image just for illustration

Apa Itu IHT dan Kenapa Butuh Narasumber?

IHT, atau pelatihan di dalam lingkungan kerja sendiri, punya banyak keuntungan. Selain biaya yang biasanya lebih efisien dibanding mengirim karyawan ke pelatihan eksternal, IHT juga bisa disesuaikan secara spesifik dengan kebutuhan unik organisasi. Materi dan studi kasus bisa dibuat relevan dengan konteks kerja sehari-hari.

Nah, meskipun pelatih internal mungkin ada, kadang organisasi perlu mendatangkan narasumber dari luar. Ini bisa jadi seseorang yang punya reputasi di bidangnya, seorang praktisi yang punya pengalaman nyata, atau bahkan akademisi yang mendalami teori terkini. Kehadiran mereka bisa memberikan wawasan baru, sudut pandang berbeda, dan meningkatkan kredibilitas acara pelatihan di mata peserta. Bahkan narasumber internal pun kadang perlu diundang secara formal untuk menghargai waktu dan keahlian mereka.

Memilih narasumber yang tepat itu krusial banget. Narasumber yang ahli dan punya kemampuan komunikasi yang baik bisa membuat materi yang sulit jadi mudah dipahami dan inspiratif. Sebaliknya, narasumber yang kurang pas bisa membuat peserta bosan dan tujuan pelatihan tidak tercapai maksimal. Jadi, jangan asal pilih ya!

Kenapa Surat Formal Itu Penting?

Mengundang narasumber, apalagi yang punya jadwal padat atau reputasi tinggi, perlu dilakukan secara profesional. Salah satu caranya adalah dengan mengirimkan surat permohonan resmi. Kenapa sih harus pakai surat formal?

Pertama, surat formal menunjukkan bahwa organisasi Anda serius dan menghargai waktu serta keahlian calon narasumber. Ini bukan sekadar ajakan lisan biasa. Kedua, surat ini menjadi bukti tertulis dari undangan Anda. Ini penting untuk dokumentasi kedua belah pihak.

Ketiga, surat permohonan memuat semua detail penting terkait acara IHT dengan jelas. Mulai dari topik yang diharapkan, waktu dan tempat pelaksanaan, durasi sesi, hingga fasilitas atau kompensasi yang mungkin ditawarkan. Semua informasi ini membantu calon narasumber membuat keputusan apakah bersedia menerima undangan Anda atau tidak. Keempat, surat yang disusun dengan baik memberikan kesan profesionalisme pada calon narasumber terhadap organisasi Anda. Ini adalah langkah pertama dalam membangun hubungan baik.

Bayangkan jika Anda hanya diundang lewat chat atau telepon tanpa detail yang jelas. Mungkin Anda akan ragu untuk menerima. Surat formal menghilangkan keraguan itu dengan menyajikan semua informasi yang dibutuhkan di satu tempat.

Bagian-bagian Penting dalam Surat Permohonan

Surat permohonan narasumber IHT yang efektif biasanya tersusun dari beberapa bagian standar. Memahami setiap bagian ini akan membantu Anda menyusun surat yang lengkap dan jelas.

  1. Kepala Surat (Kop Surat): Bagian paling atas yang berisi nama, alamat, nomor telepon, email, dan logo organisasi Anda. Ini menunjukkan identitas resmi pengirim surat.
  2. Nomor Surat, Lampiran, Perihal: Ini adalah nomor registrasi surat keluar organisasi Anda, jumlah lampiran (jika ada dokumen tambahan yang dilampirkan seperti TOR - Term of Reference), dan perihal surat (jelaskan tujuan surat secara singkat, contoh: Permohonan Narasumber IHT).
  3. Tanggal Surat: Tanggal dibuatnya surat tersebut.
  4. Penerima: Tulis nama lengkap dan gelar (jika ada) calon narasumber, serta alamat institusi atau pribadi beliau jika diketahui. Pastikan nama dan gelar sudah benar.
  5. Salam Pembuka: Gunakan salam formal seperti “Dengan hormat,”.
  6. Isi Surat: Ini adalah inti dari surat Anda.
    • Pengantar: Sampaikan maksud Anda menulis surat, yaitu untuk mengadakan IHT. Sebutkan nama kegiatan IHT tersebut.
    • Maksud & Tujuan IHT: Jelaskan secara singkat mengapa IHT ini penting dan apa tujuan yang ingin dicapai. Ini membantu narasumber memahami konteks pelatihan.
    • Topik/Materi: Sebutkan dengan jelas topik spesifik yang Anda harapkan disampaikan oleh narasumber. Jika ada sub-topik atau poin-poin kunci yang ingin ditekankan, sebutkan juga.
    • Waktu & Tempat: Infokan tanggal, hari, jam pelaksanaan IHT, serta lokasi persisnya. Sebutkan durasi sesi narasumber jika sudah ditentukan.
    • Fasilitas/Transport/Akomodasi: Jika organisasi Anda menanggung biaya transportasi, akomodasi, atau menyediakan fasilitas khusus lainnya (misalnya proyektor, sound system, dll.), sebutkan di sini. Ini adalah bentuk dukungan Anda.
    • Kompensasi/Honor: Jika ada honorarium atau bentuk kompensasi finansial lainnya, sebutkan nominal atau diskusikan bahwa akan ada pembahasan lebih lanjut terkait ini. Penting untuk transparan mengenai hal ini.
    • Harapan: Sampaikan harapan Anda agar calon narasumber bersedia menerima undangan ini.
  7. Penutup: Ucapkan terima kasih atas perhatian dan kesediaan calon narasumber untuk mempertimbangkan permohonan Anda.
  8. Salam Penutup: Gunakan salam formal seperti “Hormat kami,” atau “Terima kasih,”.
  9. Nama & Jabatan Pengirim: Tulis nama lengkap dan jabatan orang yang bertanggung jawab atau yang mewakili organisasi dalam mengirim surat ini. Tambahkan tanda tangan di atas nama.

Dengan memasukkan semua elemen ini, surat Anda akan terlihat profesional dan informatif. Calon narasumber akan mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang diharapkan dari mereka.

Langkah-langkah Menyusun Surat Permohonan

Menulis surat permohonan narasumber IHT itu gampang-gampang susah. Perlu ketelitian dan pemahaman yang baik tentang acara yang akan diselenggarakan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Identifikasi Kebutuhan Narasumber: Pastikan dulu topik apa yang perlu diajarkan dan siapa yang paling kompeten untuk menyampaikannya. Apakah butuh praktisi, akademisi, atau konsultan?
  2. Tentukan Calon Narasumber yang Tepat: Pilih individu atau beberapa opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Lakukan riset singkat tentang latar belakang dan keahlian mereka.
  3. Kumpulkan Detail Acara IHT: Pastikan Anda memiliki semua informasi acara: nama lengkap IHT, tujuan spesifik IHT, topik yang diinginkan untuk narasumber, tanggal, waktu, lokasi, dan durasi sesi narasumber.
  4. Susun Draf Surat: Mulai tulis surat Anda berdasar bagian-bagian penting yang sudah dibahas sebelumnya. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas. Fokus pada apa yang ingin Anda sampaikan dan apa yang Anda harapkan dari narasumber.
  5. Reviu dan Perbaiki: Baca ulang draf surat dengan teliti. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pastikan semua informasi sudah benar dan lengkap. Mintalah kolega lain untuk ikut membaca jika memungkinkan, untuk mendapatkan sudut pandang kedua.
  6. Kirimkan Surat: Kirim surat melalui kanal resmi yang disepakati, bisa via email (dalam format PDF yang ditandatangani) atau pos jika diperlukan. Pastikan surat sampai ke tangan calon narasumber.

Proses ini mungkin terlihat panjang, tapi sangat membantu memastikan bahwa permohonan Anda disampaikan dengan baik dan profesional. Ingat, kesan pertama itu penting lho!

Contoh Surat Permohonan Narasumber IHT

Berikut adalah contoh surat permohonan narasumber IHT yang bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan. Gunakan ini sebagai panduan ya!

[Kop Surat Organisasi Anda]
[Nama Organisasi/Perusahaan]
[Alamat Lengkap Organisasi/Perusahaan]
[Nomor Telepon] | [Email] | [Website (jika ada)]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, contoh: 1 (satu) berkas]
Perihal: Permohonan Narasumber Kegiatan In House Training [Nama Kegiatan IHT]

[Tanggal Surat, contoh: 26 Oktober 2023]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap dan Gelar Calon Narasumber]
[Jabatan Calon Narasumber (jika diketahui)]
[Nama Institusi/Perusahaan Calon Narasumber (jika relevan)]
di Tempat

Dengan hormat,

Kami sampaikan, sehubungan dengan upaya kami dalam meningkatkan kapasitas dan keterampilan [sebutkan target peserta, contoh: tim pemasaran kami] terkait dengan [sebutkan bidang/topik umum, contoh: strategi digital marketing terkini], kami berencana akan menyelenggarakan kegiatan In House Training. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan bekal pengetahuan praktis dan wawasan mendalam yang relevan dengan tantangan kerja saat ini dan di masa depan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah [sebutkan 1-2 tujuan utama IHT, contoh: untuk meningkatkan pemahaman tim dalam mengoptimalkan kampanye online serta mengukur efektivitasnya].

Mengingat rekam jejak dan keahlian Bapak/Ibu yang sangat luas di bidang [sebutkan bidang keahlian narasumber, contoh: digital marketing, khususnya SEO dan Content Strategy], kami sangat berharap Bapak/Ibu bersedia untuk berbagi ilmu dan pengalaman sebagai narasumber dalam kegiatan IHT kami. Kami percaya wawasan dan pengalaman praktis Bapak/Ibu akan sangat bermanfaat dan menginspirasi para peserta.

Adapun detail pelaksanaan kegiatan In House Training tersebut adalah sebagai berikut:

  • Nama Kegiatan: In House Training [Nama Kegiatan IHT, contoh: Strategi Digital Marketing Efektif]
  • Topik Sesi Narasumber: [Sebutkan topik spesifik yang diharapkan, contoh: “Optimalisasi SEO On-Page dan Off-Page untuk Bisnis” atau “Menyusun Content Strategy yang Mengikat Pelanggan”]
  • Hari, Tanggal: [Sebutkan hari dan tanggal pelaksanaan, contoh: Kamis, 23 November 2023]
  • Waktu Pelaksanaan Sesi: [Sebutkan jam mulai dan perkiraan durasi, contoh: Pukul 09.00 - 12.00 WIB (termasuk sesi tanya jawab)]
  • Tempat Pelaksanaan: [Sebutkan lokasi persis, contoh: Ruang Serbaguna Kantor Pusat PT Makmur Sentosa, Jl. Contoh No. 123, Jakarta]
  • Jumlah Peserta: Estimasi [Jumlah peserta, contoh: 25 orang] dari divisi [Divisi peserta, contoh: Pemasaran dan Komunikasi].

Sebagai informasi tambahan, kami akan menyediakan [Sebutkan fasilitas yang disediakan, contoh: proyektor, layar, mikrofon, materi cetak (jika narasumber menyediakan), konsumsi selama acara]. Terkait dengan honorarium narasumber dan penggantian biaya transportasi/akomodasi (apabila narasumber berdomisili di luar kota), kami bersedia mendiskusikan lebih lanjut hal tersebut.

Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan ini dan bersedia hadir untuk menjadi narasumber pada IHT kami. Ketersediaan Bapak/Ibu dapat disampaikan melalui balasan surat ini atau menghubungi Sdr./i [Nama PIC] di nomor [Nomor Telepon PIC].

Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab/Pengirim Surat]
[Jabatan Penanggung Jawab/Pengirim Surat]

Penjelasan Contoh Surat:

  • Kop Surat: Ini krusial untuk legalitas dan profesionalisme.
  • Nomor, Lampiran, Perihal: Format standar surat resmi. Perihal harus jelas.
  • Penerima: Sebutkan nama lengkap dan gelar yang benar. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai narasumber.
  • Pengantar: Langsung ke inti, yaitu tujuan mengadakan IHT.
  • Maksud & Tujuan: Berikan konteks IHT agar narasumber paham relevansinya.
  • Topik/Materi: Sangat penting! Jelaskan topik yang diharapkan dengan spesifik.
  • Detail Acara: Semua informasi praktis harus ada: kapan, di mana, jam berapa.
  • Fasilitas/Kompensasi: Be transparan tentang apa yang Anda tawarkan atau siap diskusikan. Ini adalah bentuk penghargaan.
  • Harapan & Penutup: Sampaikan harapan Anda dengan sopan dan berikan informasi kontak untuk konfirmasi.

Contoh ini bisa Anda sesuaikan redaksinya, tapi struktur utamanya tetap penting untuk dijaga.

Tips agar Permohonan Disetujui

Mengirim surat saja belum tentu menjamin permohonan Anda disetujui. Ada beberapa tips nih yang bisa meningkatkan kemungkinan calon narasumber bersedia datang:

  1. Pilih Narasumber yang Tepat dan Relevan: Jangan undang sembarang orang. Pastikan narasumber tersebut benar-benar ahli di bidang topik IHT Anda dan punya reputasi yang baik.
  2. Buat Surat yang Jelas, Ringkas, dan Profesional: Hindari bahasa yang bertele-tele. Langsung ke poin, sajikan informasi penting dengan rapi, dan pastikan tidak ada kesalahan ketik atau format.
  3. Berikan Informasi Lengkap: Semakin banyak detail yang Anda berikan di awal (topik, waktu, tempat, peserta, harapan output), semakin mudah bagi narasumber untuk memutuskan. Jangan biarkan mereka menerka-nerka.
  4. Tawarkan Fasilitas atau Kompensasi yang Menarik: Narasumber biasanya memiliki tarif atau standar tertentu. Jika anggaran Anda memungkinkan, tawarkan honor yang pantas. Selain itu, menanggung biaya transportasi atau akomodasi (jika perlu) adalah nilai tambah yang signifikan. Pertimbangkan juga apakah Anda bisa menawarkan benefit non-finansial, seperti sertifikat penghargaan, publikasi acara di media sosial, atau kesempatan untuk promosi diri/institusinya secara singkat.
  5. Kirimkan Jauh-Jauh Hari: Narasumber yang sibuk punya jadwal padat. Kirim surat permohonan setidaknya 1-2 bulan sebelum acara. Ini memberi mereka waktu cukup untuk mempertimbangkan dan mengatur jadwal.
  6. Lakukan Komunikasi Awal: Sebelum mengirim surat resmi, coba hubungi calon narasumber atau asistennya via telepon atau email informal. Sampaikan niat Anda untuk mengundang dan tanyakan apakah beliau terbuka untuk diundang. Komunikasi awal ini bisa mencairkan suasana dan membuat surat resmi Anda tidak datang tiba-tiba.

Dengan menerapkan tips-tips ini, permohonan Anda akan terlihat lebih menarik dan meyakinkan bagi calon narasumber.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Saat menulis surat permohonan narasumber, ada beberapa jebakan yang sering terjadi. Hindari ini agar permohonan Anda lancar:

  • Informasi Tidak Jelas: Jangan biarkan narasumber bingung soal topik, tanggal, atau lokasi. Pastikan semua detail krusial disebutkan dengan akurat.
  • Typo atau Kesalahan Format: Surat resmi yang penuh typo atau formatnya berantakan menunjukkan ketidakseriusan. Periksa ulang berkali-kali!
  • Pengiriman Mepet Waktu: Mengirim surat seminggu sebelum acara adalah bencana. Ini memberi kesan Anda tidak menghargai waktu narasumber dan kemungkinan besar permohonan akan ditolak karena jadwal yang sudah terisi.
  • Tidak Menyebutkan Fasilitas/Kompensasi: Beberapa narasumber mungkin profesional yang charge untuk sesi mereka. Tidak menyebutkan sama sekali mengenai kompensasi atau setidaknya menawarkan diskusi tentangnya bisa membuat narasumber merasa kurang dihargai. Meskipun gratis, setidaknya sebutkan fasilitas yang Anda sediakan sebagai bentuk dukungan.
  • Gaya Bahasa Terlalu Kaku atau Terlalu Informal: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sopan, dan formal. Hindari singkatan yang tidak umum atau gaya bahasa chat. Tapi jangan juga terlalu kaku sampai sulit dipahami. Temukan keseimbangan profesional.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat surat permohonan Anda terlihat lebih meyakinkan dan profesional.

Setelah Surat Dikirim: Apa Selanjutnya?

Mengirim surat permohonan bukanlah akhir dari proses. Ada beberapa langkah lanjutan yang perlu Anda lakukan:

  1. Konfirmasi Penerimaan Surat: Beberapa hari setelah mengirim, hubungi pihak narasumber (via telepon atau email ke kontak yang Anda kirim) untuk memastikan surat Anda sudah diterima dan sedang diproses. Ini menunjukkan bahwa Anda aktif dan peduli.
  2. Tunggu Respons: Bersabar menunggu respons. Narasumber mungkin perlu waktu untuk mengecek jadwal dan mempertimbangkan. Jangan terlalu sering follow-up sampai mengganggu.
  3. Lakukan Follow-up Jika Diperlukan: Jika setelah waktu yang wajar (misalnya 1-2 minggu) belum ada respons, lakukan follow-up dengan sopan. Tanyakan apakah surat sudah diterima dan apakah ada informasi tambahan yang dibutuhkan.
  4. Siapkan Kontrak atau Kesepakatan: Jika narasumber bersedia, segera tindaklanjuti dengan menyusun kesepakatan lebih detail, bisa dalam bentuk surat konfirmasi kembali, MoU (Memorandum of Understanding), atau kontrak jika ada kompensasi finansial yang signifikan. Pastikan semua detail (topik final, durasi, teknis, honor, dll.) tertulis jelas.
  5. Koordinasi Teknis: Setelah ada kesepakatan, mulai koordinasi teknis terkait materi, presentasi, kebutuhan audio visual, dan lain-lain dengan narasumber atau asistennya.

Proses follow-up ini penting untuk memastikan semua berjalan lancar hingga hari H pelaksanaan IHT. Jangan sampai narasumber yang sudah setuju jadi merasa tidak terurus.

Penutup

Menyusun surat permohonan narasumber IHT memang butuh perhatian pada detail, tapi ini adalah investasi waktu yang sepadan demi kelancaran dan kesuksesan acara pelatihan Anda. Dengan format yang tepat, isi yang jelas, dan pendekatan yang profesional, peluang permohonan Anda disetujui akan jauh lebih besar. Contoh surat dan panduan yang diberikan di atas bisa menjadi bekal awal Anda. Ingat, setiap narasumber itu unik, jadi sesuaikan surat Anda dengan siapa Anda berbicara.

Sudah pernah punya pengalaman mengundang narasumber untuk IHT? Ada tips atau tantangan lain yang ingin dibagi? Yuk, ceritakan di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar