Panduan Lengkap: Bikin Surat Permohonan Kios yang Bikin Dilirik! (Contoh & Tips)

Table of Contents

Mau buka usaha atau ekspansi di lokasi strategis seperti pasar, pusat perbelanjaan, atau area komersial lainnya? Seringkali, langkah awal yang harus kamu tempuh adalah mengajukan permohonan tempat atau kios secara resmi. Proses ini biasanya melibatkan pengiriman surat permohonan kios kepada pihak pengelola. Surat ini bukan sekadar formalitas, tapi dokumen penting yang menunjukkan keseriusan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pengelola.

Surat permohonan kios berfungsi sebagai jembatan komunikasi awal antara calon penyewa atau pemilik usaha dengan pihak yang berwenang mengatur penggunaan lahan atau bangunan komersial tersebut. Di dalamnya, kamu menjelaskan siapa dirimu, jenis usaha apa yang ingin dijalankan, dan mengapa kamu tertarik pada lokasi kios yang dimohonkan. Dokumen ini menjadi bukti tertulis yang bisa diarsipkan oleh kedua belah pihak.

Apa Itu Surat Permohonan Kios?¶

Secara sederhana, surat permohonan kios adalah surat resmi yang dibuat oleh seseorang atau badan usaha yang ditujukan kepada pengelola area komersial (seperti pasar, mall, ruko, terminal, stasiun, dll.) untuk mengajukan permintaan sewa atau penggunaan sebuah kios atau lapak. Surat ini berisi identitas pemohon, detail permohonan (lokasi, ukuran, peruntukan), serta seringkali melampirkan dokumen pendukung lainnya.

Tujuan utama dari surat ini adalah untuk mengajukan keinginan secara formal dan meminta izin atau persetujuan dari pihak pengelola. Tanpa surat ini, permohonan kamu mungkin tidak akan diproses atau dianggap tidak serius. Jadi, membuatnya dengan baik dan benar adalah langkah krusial.

Kenapa Surat Ini Penting?¶

Ada beberapa alasan kenapa surat permohonan kios ini punya peran yang penting dalam proses mendapatkan tempat usaha:

• Formalitas dan Bukti: Surat ini memberikan catatan formal atas permohonanmu. Pengelola punya dokumen resmi yang bisa mereka tinjau dan arsipkan.
• Menunjukkan Keseriusan: Dengan membuat surat resmi, kamu menunjukkan bahwa kamu serius ingin mendapatkan dan mengelola kios tersebut, bukan sekadar bertanya-tanya.
• Dasar Pertimbangan: Informasi yang kamu berikan dalam surat (siapa kamu, usaha apa) menjadi bahan pertimbangan utama bagi pengelola dalam mengevaluasi apakah kamu cocok dan layak menempati kios yang ada.
• Proses Administratif: Di banyak tempat, penerimaan dan penempatan penyewa kios mengikuti prosedur administratif yang baku, dan surat permohonan adalah salah satu dokumen wajibnya.

Image just for illustration

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Permohonan Kios¶

Menyusun surat permohonan kios memerlukan perhatian pada struktur dan isinya. Surat yang baik biasanya tersusun dari beberapa bagian standar surat resmi. Memahami setiap bagian ini akan membantumu menyusun surat yang lengkap dan informatif.

Kepala Surat (Jika Ada)¶

Jika permohonan diajukan atas nama badan usaha (CV, PT, Yayasan, dll.), biasanya menggunakan kop surat resmi perusahaan yang mencantumkan nama, logo, alamat lengkap, nomor telepon, dan email perusahaan. Jika permohonan diajukan atas nama pribadi atau UMKM non-badan hukum, bagian ini bisa ditiadakan atau diganti dengan informasi kontak pemohon di akhir surat.

Tanggal Surat¶

Cantumkan tanggal saat surat itu dibuat. Ini penting untuk pencatatan dan penomoran (jika ada) serta menunjukkan kapan permohonan itu diajukan. Formatnya biasanya Kota, Tanggal Bulan Tahun.

Nomor Surat (Jika Ada)¶

Jika menggunakan kop surat resmi perusahaan atau permohonan ini didokumentasikan dengan sistem penomoran surat internal, cantumkan nomor surat. Untuk permohonan pribadi, nomor surat tidak wajib dan bisa dihilangkan.

Lampiran¶

Bagian ini menyebutkan dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat permohonan. Contohnya bisa berupa fotokopi KTP, Kartu Keluarga, proposal usaha, foto produk, surat keterangan domisili usaha, atau dokumen lain yang diminta oleh pengelola. Sebutkan jumlah dokumen atau jenisnya.

Perihal¶

Bagian ini menjelaskan secara singkat tujuan dibuatnya surat. Gunakan kata kunci yang jelas agar pengelola langsung tahu isi suratmu. Contoh: “Permohonan Sewa Kios”, “Permohonan Penggunaan Tempat Usaha”, atau “Permohonan Ketersediaan Kios”.

Alamat Tujuan¶

Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Cantumkan nama jabatan atau nama instansi/perusahaan pengelola, diikuti alamat lengkapnya. Misalnya, “Kepada Yth. Bapak/Ibu Manager Pengelola [Nama Pasar/Mall/Area] di [Alamat]”.

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, seperti “Dengan Hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika sesuai konteks dan penerima).

Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat. Di sini kamu menjelaskan maksud dan tujuanmu secara rinci. Isi surat biasanya terdiri dari:
* Paragraf Pembuka: Menyatakan maksud kamu mengirim surat, yaitu mengajukan permohonan untuk mendapatkan atau menyewa kios/tempat usaha.
* Paragraf Isi: Menyebutkan identitas pemohon (nama, alamat, nomor telepon, jenis usaha), lokasi kios yang diinginkan (jika spesifik), ukuran atau kriteria kios yang dibutuhkan, dan rencana penggunaan kios tersebut (misalnya, untuk menjual makanan, pakaian, jasa, dll.). Kamu juga bisa sedikit menjelaskan mengapa lokasi tersebut strategis untuk usahamu atau prospek usahamu di sana.
* Paragraf Penutup Awal: Menyebutkan bahwa kamu melampirkan dokumen-dokumen pendukung dan menyatakan harapan agar permohonanmu dapat dipertimbangkan.

Penutup¶

Bagian ini berisi ucapan terima kasih atas perhatian pengelola dan harapan untuk segera mendapatkan tanggapan.

Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang formal seperti “Hormat Saya,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.”

Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Bubuhkan tanda tangan asli kamu dan tuliskan nama lengkap di bawahnya. Jika mewakili badan usaha, cantumkan nama terang beserta jabatan.

Contoh Surat Permohonan Kios¶

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh surat permohonan kios untuk berbagai skenario. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan detail spesifik permohonanmu.

Contoh 1: Permohonan Kios di Pasar Tradisional¶

Ini contoh untuk permohonan pribadi atau UMKM non-badan hukum ke pengelola pasar.

[Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala/Pengelola Pasar [Nama Pasar]
di Tempat

Perihal: Permohonan Sewa Kios

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Nomor KTP : [Nomor KTP Anda]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Anda]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon yang Aktif]
Jenis Usaha yang Akan Dijalankan : [Contoh: Penjualan Sembako / Pakaian / Makanan Ringan]

Dengan surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan sewa atau penggunaan satu unit kios di lingkungan Pasar [Nama Pasar]. Saya sangat tertarik untuk mengembangkan usaha saya di lokasi ini mengingat potensi keramaian dan aksesibilitas yang baik bagi masyarakat.

Saya mengharapkan ketersediaan kios dengan luas sekitar [Contoh: 3x4 meter] atau sesuai dengan ukuran standar yang tersedia, yang dapat digunakan untuk menjalankan usaha [Sebutkan Jenis Usaha Lagi]. Saya berkomitmen untuk mematuhi semua peraturan dan ketentuan yang berlaku di lingkungan pasar.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan:
1. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
2. Fotokopi Kartu Keluarga (KK)
3. Proposal Usaha Sederhana (Jika Ada)
4. [Dokumen Lain yang Diminta, jika ada]

Besar harapan saya kiranya permohonan ini dapat diterima dan dipertimbangkan oleh Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Ini adalah struktur dasar. Kamu bisa menambahkan sedikit cerita singkat tentang pengalaman usaha atau alasan kuat mengapa pasar tersebut adalah lokasi ideal.

Contoh 2: Permohonan Kios di Area Komersial (Mall/Ruko/Pertokoan)¶

Contoh ini lebih formal, bisa digunakan untuk badan usaha atau perorangan yang mengajukan ke pengelola properti yang lebih modern.

[Kop Surat Badan Usaha, Jika Ada]

[Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Nomor : [Nomor Surat, jika ada]
Lampiran : [Jumlah Dokumen / Sebutkan Jenis Dokumen]
Perihal : Permohonan Sewa Kios/Unit Komersial

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manager Leasing/Pengelola [Nama Mall/Area Komersial]
[Alamat Lengkap Pengelola/Mall]
di Tempat

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Badan Usaha : [Nama Badan Usaha, jika ada. Jika perorangan, ganti dengan Nama Lengkap]
Nama Perwakilan : [Nama Lengkap Perwakilan/Pemohon]
Jabatan : [Jabatan, jika mewakili badan usaha. Jika perorangan, tulis Pemilik Usaha/Perorangan]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Badan Usaha/Pemohon]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon yang Aktif]
Alamat Email : [Alamat Email yang Aktif]

Mengajukan permohonan untuk menyewa/menggunakan satu unit kios atau ruang usaha di lokasi [Sebutkan Nama Mall/Area Komersial]. Kami sangat tertarik dengan potensi strategis lokasi ini untuk pengembangan usaha kami di bidang [Sebutkan Jenis Usaha, misal: F&B / Fashion Retail / Jasa].

Kami mengharapkan ketersediaan unit dengan spesifikasi kurang lebih [Sebutkan Ukuran atau Preferensi Lokasi, misal: luas minimal XX m2 di area lantai 1 atau di dekat anchor tenant tertentu]. Kami percaya bahwa konsep usaha kami akan memberikan nilai tambah bagi tenant mix di properti yang Bapak/Ibu kelola.

Sebagai bahan kelengkapan administrasi dan pertimbangan awal, bersama surat ini kami lampirkan:
1. Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan (jika badan usaha)
2. Fotokopi KTP Perwakilan/Pemohon
3. Company Profile / Profil Usaha
4. Proposal Bisnis Singkat (Jika Ada)
5. Dokumen Pendukung Lainnya (misal: portofolio produk/layanan, surat referensi)

Kami sangat berharap permohonan ini dapat diterima dan kami dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai persyaratan sewa dan detail unit yang tersedia. Atas perhatian dan waktu yang diluangkan oleh Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

[Nama Badan Usaha, jika ada]

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Perwakilan/Pemohon]
[Jabatan, jika ada]

Untuk permohonan ke pengelola modern, melampirkan profil usaha atau proposal bisnis singkat bisa menjadi nilai tambah yang signifikan. Mereka ingin tahu seberapa viable bisnis kamu.

Contoh 3: Permohonan Kios untuk Acara Khusus (Bazaar/Event)¶

Ini contoh yang lebih singkat, biasanya untuk permohonan berpartisipasi di acara temporer.

[Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Kepada Yth.
Panitia Penyelenggara [Nama Acara/Bazaar]
c/o [Nama Kontak Person/Bagian yang Mengurus Tenant]
[Alamat Panitia/Sekretariat]
di Tempat

Perihal: Permohonan Partisipasi / Sewa Stand Bazaar

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda/Nama Perwakilan]
Nama Usaha/Brand : [Nama Usaha/Brand Anda]
Jenis Produk/Layanan : [Sebutkan jenis produk yang akan dijual]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Aktif]
Alamat Email : [Alamat Email Aktif]
Akun Media Sosial (Opsional) : [Contoh: Instagram @nama_brand]

Dengan ini, saya bermaksud mengajukan permohonan untuk dapat berpartisipasi dan menyewa satu unit stand/kios pada acara [Nama Acara/Bazaar] yang akan diselenggarakan pada [Tanggal Pelaksanaan Acara].

Saya tertarik untuk memperkenalkan dan menjual produk [Sebutkan Jenis Produk Lagi secara spesifik, misal: kerajinan tangan unik / kopi kekinian / pakaian batik modern] kepada pengunjung acara. Saya siap mematuhi semua ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan oleh panitia.

Sebagai bahan informasi awal, bersama surat ini saya lampirkan:
1. Fotokopi KTP
2. Katalog Produk / Contoh Foto Produk
3. [Dokumen Lain yang Diminta, jika ada]

Besar harapan saya kiranya permohonan ini dapat diterima dan saya diberikan kesempatan untuk menjadi bagian dari acara [Nama Acara/Bazaar]. Atas perhatian dan kerja samanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda/Nama Perwakilan]

Contoh ini menekankan pada partisipasi dalam acara dan memperkenalkan produk. Lampiran katalog atau foto produk sangat relevan di sini.

Tips Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶

Agar surat permohonanmu punya peluang lebih besar untuk dipertimbangkan, perhatikan tips-tips berikut:

Jelas dan Ringkas¶

Langsung ke pokok permasalahan. Sampaikan maksud dan tujuanmu dengan jelas di awal surat. Hindari kalimat bertele-tele. Pengelola biasanya punya banyak surat yang harus dibaca.

Gunakan Bahasa Formal yang Santun¶

Meskipun gaya artikel ini casual, surat permohonan kios adalah dokumen resmi. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan santun. Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.

Cantumkan Detail yang Lengkap¶

Pastikan semua informasi penting tentang dirimu/usahamu dan permohonanmu (nama, kontak, jenis usaha, preferensi lokasi/ukuran) tercantum dengan lengkap dan benar. Ini memudahkan pengelola untuk memproses suratmu.

Sebutkan Keunggulan atau Rencana Bisnis Singkat¶

Dalam isi surat, berikan sedikit gambaran tentang usahamu atau mengapa lokasi tersebut cocok. Ini bisa menjadi nilai tambah. Misalnya, “Usaha [Nama Usaha] telah berjalan selama X tahun dan memiliki basis pelanggan yang loyal…” atau “Kami melihat lokasi ini sangat strategis untuk menjangkau segmen Y…”.

Image just for illustration

Image just for illustration

Lampirkan Dokumen Pendukung yang Diminta¶

Selalu periksa apakah ada dokumen persyaratan yang diminta oleh pengelola. Siapkan dan lampirkan semua dokumen tersebut. Surat permohonan tanpa lampiran yang dibutuhkan mungkin tidak akan diproses.

Koreksi Ejaan dan Tata Bahasa¶

Surat yang rapi, bebas dari kesalahan pengetikan dan tata bahasa, menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail. Bacalah kembali suratmu sebelum dikirim.

Fakta Menarik Seputar Kios dan Usaha Kecil¶

Kios dan lapak adalah tulang punggung ekonomi kerakyatan di Indonesia. Keberadaan mereka mendukung jutaan UMKM.

• Di Indonesia, UMKM menyumbang lebih dari 60% PDB nasional dan menyerap sebagian besar tenaga kerja. Kios adalah salah satu bentuk paling umum dari UMKM.
• Pasar tradisional, yang mayoritasnya terdiri dari kios dan lapak, tetap menjadi pusat distribusi penting untuk kebutuhan sehari-hari meskipun maraknya ritel modern.
• Pemerintah daerah seringkali memiliki program revitalisasi pasar tradisional untuk meningkatkan kualitas kios dan fasilitasnya, demi mendukung para pedagang kecil.
• Kini, banyak pusat perbelanjaan modern (mall) juga menyediakan area khusus untuk kios atau pop-up store bagi UMKM, menunjukkan pentingnya format usaha ini.

Proses Setelah Mengirim Surat¶

Setelah surat permohonan kios kamu dikirim, apa yang biasanya terjadi?

1. Penerimaan dan Pencatatan: Pihak pengelola akan menerima dan mencatat permohonanmu dalam sistem mereka.
2. Evaluasi Awal: Pengelola akan meninjau surat dan dokumen lampiranmu. Mereka akan mengecek ketersediaan kios sesuai permintaanmu dan mengevaluasi jenis usaha yang kamu ajukan.
3. Pemanggilan/Wawancara: Jika permohonanmu menarik dan ada ketersediaan, kamu mungkin akan dipanggil untuk wawancara. Ini kesempatan bagimu untuk menjelaskan bisnismu lebih detail.
4. Survei Lokasi (Opsional): Dalam beberapa kasus, terutama untuk permohonan yang lebih besar atau di lokasi premium, pengelola mungkin melakukan survei atau penilaian terhadap prospek bisnismu.
5. Pemberitahuan Hasil: Pihak pengelola akan memberitahukan apakah permohonanmu diterima atau ditolak. Jika diterima, mereka akan memberikan detail lebih lanjut mengenai kios yang tersedia, biaya sewa, persyaratan, dan proses selanjutnya (penandatanganan kontrak, pembayaran, dll.). Jika ditolak, kamu mungkin bisa bertanya alasannya.

Proses ini bisa memakan waktu bervariasi, tergantung pada kebijakan dan kesibukan pengelola serta ketersediaan kios.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat menulis surat permohonan kios, hindari kesalahan-kesalahan ini:

• Tidak Mencantumkan Detail Kontak: Bagaimana pengelola bisa menghubungimu jika nomor telepon atau emailmu salah atau tidak tercantum?
• Informasi Tidak Lengkap: Lupa mencantumkan jenis usaha, ukuran kios yang diinginkan, atau melampirkan dokumen yang diminta.
• Bahasa yang Tidak Profesional: Menggunakan bahasa informal, singkatan, atau emotikon.
• Pengetikan atau Ejaan Salah: Ini bisa mengurangi kesan profesional.
• Surat Tidak Ditujukan Kepada Pihak yang Tepat: Pastikan kamu tahu siapa pengelola atau bagian mana yang bertanggung jawab menangani permohonan kios.
• Tidak Ada Tanda Tangan: Surat resmi memerlukan tanda tangan sebagai bentuk legalitas.

Pertanyaan yang Sering Muncul¶

• Apakah saya harus menggunakan Kop Surat? Jika kamu mengajukan atas nama badan usaha resmi (PT, CV), ya. Jika perorangan atau UMKM informal, tidak wajib, cukup cantumkan identitas dan kontak di bagian akhir.
• Dokumen apa saja yang biasanya diminta? Minimal KTP. Seringkali ditambah KK, NPWP, Surat Keterangan Domisili Usaha, foto produk, atau proposal usaha, tergantung kebijakan pengelola. Selalu tanyakan atau cek persyaratan yang ada.
• Bisakah surat ini dikirim via email? Ya, banyak pengelola kini menerima permohonan via email. Pastikan format suratnya rapi (bisa dalam format PDF) dan semua lampiran disertakan.
• Bagaimana jika tidak ada format baku dari pengelola? Gunakan format surat resmi yang umum seperti contoh di atas. Ini menunjukkan profesionalisme.

Kesimpulan Singkat¶

Menyusun surat permohonan kios adalah langkah awal yang krusial dalam proses mendapatkan tempat usaha. Surat ini harus jelas, lengkap, profesional, dan mencantumkan semua informasi penting serta dokumen pendukung. Dengan memahami struktur dan tips penulisan, kamu bisa meningkatkan peluang permohonanmu untuk diterima.

Semoga panduan dan contoh-contoh ini membantumu menyusun surat permohonan kios terbaikmu!

Pernah punya pengalaman mengajukan permohonan kios? Atau ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!