Panduan Lengkap: Contoh Surat Keterangan Penunjukan BUT yang Mudah Dipahami

Table of Contents

Pernah dengar istilah Bentuk Usaha Tetap (BUT)? Kalau kamu berurusan dengan perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia, kemungkinan besar kamu akan ketemu dengan istilah ini. BUT ini ibarat “perpanjangan tangan” dari perusahaan asing di negara kita. Nah, untuk menjalankan operasionalnya, BUT seringkali perlu menunjuk seseorang atau pihak lain untuk bertindak atas namanya dalam urusan tertentu. Di sinilah peran Surat Keterangan Penunjukan BUT jadi penting banget.

Surat ini bukan sekadar surat biasa, lho. Ia punya kekuatan hukum dan menjadi bukti resmi bahwa seseorang atau entitas diberi wewenang oleh BUT untuk melakukan tindakan tertentu. Yuk, kita kupas tuntas apa itu surat ini, kenapa penting, dan tentu saja, gimana sih contohnya!

Mengenal Lebih Dekat BUT dan Pentingnya Penunjukan¶

Sebelum masuk ke contoh suratnya, penting buat tahu dulu apa itu BUT. Berdasarkan undang-undang perpajakan kita, Bentuk Usaha Tetap (BUT) adalah subjek pajak yang perlakuan pajaknya disamakan dengan Wajib Pajak Badan dalam negeri. BUT bisa berupa tempat kedudukan manajemen, cabang perusahaan, kantor perwakilan, gudang, ruang promosi dan penjualan, atau bahkan proyek konstruksi atau perakitan. Intinya, ini adalah cara perusahaan asing dianggap punya kehadiran “tetap” dan bisa dikenakan pajak di Indonesia.

Image just for illustration

Dalam operasional sehari-hari, BUT yang berinduk pada perusahaan di luar negeri tentu punya keterbatasan. Nggak semua keputusan atau tindakan bisa menunggu persetujuan langsung dari kantor pusat. Makanya, seringkali BUT perlu menunjuk seseorang, bisa jadi manajer lokal, karyawan senior, atau bahkan pihak ketiga (seperti konsultan hukum atau akuntan) untuk mewakili BUT dalam urusan spesifik. Penunjukan ini perlu didokumentasikan secara resmi melalui surat.

Apa Itu Surat Keterangan Penunjukan BUT?¶

Secara sederhana, Surat Keterangan Penunjukan BUT adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pengurus atau pihak berwenang di dalam BUT (atau kadang oleh kantor pusat perusahaan asing, tergantung struktur internal) untuk menunjuk seseorang atau badan hukum lain. Tujuan penunjukan ini macam-macam, bisa untuk mewakili BUT dalam urusan perpajakan, mengurus perizinan, menandatangani kontrak tertentu, atau bahkan mewakili di pengadilan.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti legalitas bagi pihak yang ditunjuk. Tanpa surat ini, pihak yang ditunjuk mungkin tidak diakui wewenangnya saat berhadapan dengan pihak ketiga, seperti bank, instansi pemerintah, atau mitra bisnis. Jadi, bisa dibilang surat ini adalah “surat kuasa” spesifik yang dikeluarkan oleh BUT.

Kenapa Dokumen Ini Sangat Penting?¶

Ada beberapa alasan kuat kenapa Surat Keterangan Penunjukan BUT ini krusial:

1. Legalitas dan Keabsahan Tindakan: Surat ini memberikan dasar hukum bagi tindakan yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk atas nama BUT. Ini melindungi baik BUT maupun pihak yang ditunjuk dari masalah hukum di kemudian hari.
2. Kejelasan Batas Wewenang: Surat ini biasanya merinci batasan wewenang yang diberikan. Ini penting agar pihak yang ditunjuk tidak melampaui kewenangannya, yang bisa merugikan BUT.
3. Persyaratan Administratif: Banyak instansi pemerintah, bank, atau lembaga lain yang memerlukan surat penunjukan resmi ini saat berinteraksi dengan perwakilan BUT. Misalnya, untuk pembukaan rekening bank atas nama BUT atau pengurusan perizinan usaha.
4. Akuntabilitas: Dengan adanya penunjukan resmi, tanggung jawab atas tindakan yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk menjadi lebih jelas.
5. Tujuan Perpajakan: Dalam konteks perpajakan, BUT memiliki kewajiban yang sama dengan badan hukum Indonesia. Penunjukan perwakilan untuk urusan perpajakan, seperti menandatangani SPT atau mengurus restitusi, mutlak memerlukan surat penunjukan resmi kepada individu atau badan hukum yang kompeten.

Image just for illustration

Tanpa surat ini, operasional BUT bisa terhambat atau bahkan menimbulkan masalah hukum dan perpajakan. Makanya, pembuatannya harus cermat dan sesuai dengan kebutuhan serta aturan yang berlaku.

Komponen Penting dalam Surat Keterangan Penunjukan BUT¶

Sebuah Surat Keterangan Penunjukan BUT yang baik dan benar setidaknya harus memuat komponen-komponen berikut:

• Kop Surat BUT: Identitas resmi BUT, termasuk nama, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kalau ada, nomor NPWP BUT. Ini menunjukkan bahwa surat ini dikeluarkan oleh entitas yang sah.
• Nomor Surat dan Tanggal: Setiap surat resmi harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pengarsipan dan referensi, serta tanggal pembuatan surat.
• Perihal: Judul singkat yang menjelaskan isi surat, seperti “Surat Keterangan Penunjukan Perwakilan” atau “Penunjukan Kuasa untuk Pengurusan Pajak”.
• Pihak yang Ditunjuk: Informasi lengkap mengenai pihak yang ditunjuk. Jika individu, cantumkan nama lengkap, jabatan (jika karyawan BUT), nomor identitas (KTP/Paspor), dan alamat. Jika badan hukum, cantumkan nama badan hukum, alamat, dan nama serta jabatan perwakilan badan hukum tersebut.
• BUT yang Menunjuk: Informasi lengkap mengenai BUT yang memberikan penunjukan, termasuk nama lengkap BUT sesuai dokumen pendirian/pendaftaran, alamat, dan detail penting lainnya.
• Detail Penunjukan: Ini adalah inti dari surat. Jelaskan dengan gamblang tujuan penunjukan, lingkup wewenang yang diberikan, serta periode masa berlakunya penunjukan (jika ada batasan waktu).
• Dasar Hukum (Opsional tapi Direkomendasikan): Bisa mencantumkan referensi pada Anggaran Dasar/Akta Pendirian BUT atau keputusan direksi/manajemen BUT yang menjadi dasar penunjukan ini.
• Klausul Penutup: Pernyataan bahwa surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
• Tempat dan Tanggal Penandatanganan: Lokasi dan tanggal surat ditandatangani.
• Pihak yang Memberi Penunjukan: Nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan dari pengurus atau pejabat BUT yang berwenang mengeluarkan surat ini. Sertakan stempel resmi BUT untuk penguatan.

Memastikan semua komponen ini tercantum akan membuat surat penunjukan ini kuat dan kredibel.

Panduan Singkat Menyusun Surat Keterangan Penunjukan BUT¶

Menyusun surat ini memerlukan ketelitian. Berikut beberapa tips praktis:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Jelas: Meskipun gaya bahasa artikel ini casual, surat resmi seperti ini harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan mudah dipahami. Hindari ambiguitas.
2. Spesifik dalam Wewenang: Jangan gunakan kalimat yang terlalu umum. Rinci apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh pihak yang ditunjuk. Contoh: “Menandatangani kontrak jual beli dengan nilai sampai dengan Rp 500.000.000,-” atau “Mewakili BUT dalam setiap proses pemeriksaan pajak oleh DJP terkait tahun pajak 2022.”
3. Perhatikan Masa Berlaku: Jika penunjukan bersifat sementara, pastikan periode berlakunya disebutkan dengan jelas (misalnya, “berlaku sejak tanggal [Tanggal Awal] sampai dengan [Tanggal Akhir]” atau “berlaku sampai dengan selesainya urusan [Nama Urusan]”). Jika tidak dibatasi waktu, sebutkan bahwa penunjukan berlaku sampai dicabut kembali secara tertulis.
4. Sertakan Lampiran Jika Perlu: Jika ada dokumen pendukung yang relevan, seperti salinan identitas pihak yang ditunjuk atau salinan Akta Pendirian BUT, bisa disebutkan dalam surat dan dilampirkan.
5. Review oleh Profesional Hukum: Untuk penunjukan yang sifatnya sangat strategis atau berisiko tinggi, sangat disarankan agar draf surat direview oleh konsultan hukum yang memahami hukum korporat dan perpajakan di Indonesia.

Contoh Surat Keterangan Penunjukan BUT¶

Berikut adalah contoh template dasar yang bisa kamu adaptasi sesuai kebutuhan. Ingat, ini hanya contoh, detailnya harus disesuaikan dengan kondisi BUT dan tujuan penunjukan yang sebenarnya.

[KOP SURAT BUT]

[Nama BUT Sesuai Dokumen Pendirian]
[Alamat Lengkap BUT]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Nomor NPWP BUT]

Nomor Surat: [Nomor Unik Surat]/[Kode Internal BUT]/[Bulan Angka]/[Tahun]
Tanggal: [Tanggal Pembuatan Surat]

Perihal: Surat Keterangan Penunjukan Perwakilan

Kepada Yth.,
[Nama Lengkap Pihak yang Ditunjuk, jika individu]
[Jabatan Pihak yang Ditunjuk di BUT, jika karyawan]
[Alamat Lengkap Pihak yang Ditunjuk]

atau

Kepada Yth.,
[Nama Lengkap Badan Hukum yang Ditunjuk, jika badan hukum]
[Melalui: Nama & Jabatan Perwakilan Badan Hukum Tersebut]
[Alamat Lengkap Badan Hukum yang Ditunjuk]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap Pengurus/Pejabat BUT yang Berwenang]
Jabatan: [Jabatan di BUT, contoh: General Manager]
Bertindak untuk dan atas nama: [Nama Lengkap BUT]

Dengan ini menerangkan bahwa kami menunjuk pihak tersebut di atas sebagai perwakilan kami.

Nama Lengkap Pihak yang Ditunjuk: [Ulangi Nama Lengkap Pihak yang Ditunjuk]
Nomor Identitas (KTP/Paspor/Nomor Pendaftaran Badan Hukum): [Nomor Identitas Pihak yang Ditunjuk]
Alamat Lengkap: [Ulangi Alamat Lengkap Pihak yang Ditunjuk]

Untuk bertindak untuk dan atas nama [Nama Lengkap BUT] dalam hal-hal sebagai berikut:
1.  [Jelaskan Wewenang Pertama secara spesifik, contoh: Mewakili BUT dalam Rapat Umum Pemegang Saham PT Mitra Lokal]
2.  [Jelaskan Wewenang Kedua secara spesifik, contoh: Melakukan penandatanganan perjanjian kerja sama dengan pihak ketiga terkait pengadaan barang/jasa dengan nilai maksimal Rp 1.000.000.000 (satu miliar rupiah)]
3.  [Jelaskan Wewenang Ketiga, dan seterusnya. Rinci sebanyak yang diperlukan]
...dst...

Penunjukan ini berlaku efektif sejak tanggal [Tanggal Mulai Berlaku] sampai dengan [Tanggal Berakhir Masa Penunjukan, jika ada, atau sebutkan "sampai dicabut kembali secara tertulis oleh kami"].

Segala tindakan sah yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk sesuai dengan wewenang yang diberikan dalam surat ini adalah menjadi tanggung jawab [Nama Lengkap BUT].

Demikian Surat Keterangan Penunjukan Perwakilan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

Hormat kami,
[Nama Lengkap BUT]

[Tanda Tangan Pengurus/Pejabat BUT yang Berwenang]
[Nama Lengkap Pengurus/Pejabat BUT yang Berwenang]
[Jabatan]
[Stempel Resmi BUT]

Contoh di atas bisa diadaptasi untuk berbagai keperluan, misalnya penunjukan khusus untuk urusan pajak, penunjukan direktur cabang, atau penunjukan kuasa hukum.

Implikasi Hukum dan Perpajakan BUT di Indonesia¶

Memahami implikasi hukum dan perpajakan terkait BUT ini penting. BUT dianggap sebagai Wajib Pajak Badan dalam negeri untuk tujuan pemungutan Pajak Penghasilan (PPh). Ini berarti BUT wajib mendaftarkan diri untuk mendapatkan NPWP, menyelenggarakan pembukuan, menghitung dan membayar PPh, serta menyampaikan SPT Tahunan PPh Badan.

Fakta Menarik: Tarif PPh Badan yang dikenakan pada BUT sama dengan tarif PPh Badan bagi perusahaan lokal, yaitu 22% (untuk tahun pajak 2022 dan seterusnya). Namun, ada satu aspek unik pada BUT, yaitu Branch Profit Tax atau PPh Pasal 26 ayat (4) Undang-Undang PPh. Penghasilan BUT setelah dikurangi pajak (laba bersih setelah PPh Badan) masih dapat dikenakan pajak lagi sebesar 20% (atau tarif sesuai P3B/Tax Treaty jika ada) jika penghasilan tersebut akan ditanamkan kembali di Indonesia sesuai persyaratan PMK yang berlaku. Penunjukan perwakilan untuk urusan pajak seringkali krusial untuk memastikan BUT memenuhi kewajiban perpajakannya dengan benar dan memanfaatkan ketentuan yang berlaku.

Image just for illustration

Dalam konteks hukum, penunjukan perwakilan melalui surat ini juga terkait dengan hukum perdata (pemberian kuasa) dan hukum perusahaan. Lingkup wewenang yang diberikan harus sesuai dengan Anggaran Dasar BUT (atau perusahaan pusat jika BUT bukan badan hukum terpisah) dan tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

Perbedaan BUT dan Kantor Perwakilan¶

Kadang, BUT disamakan dengan kantor perwakilan (representative office - RO). Padahal, keduanya berbeda signifikan, terutama dari sisi kegiatan yang boleh dilakukan dan implikasi pajaknya.

Fitur	Bentuk Usaha Tetap (BUT)	Kantor Perwakilan (Representative Office - RO)
Status Pajak	Subjek Pajak (Wajib Pajak Badan)	Bukan Subjek Pajak
Kegiatan Utama	Menjalankan kegiatan usaha/bisnis	Melakukan kegiatan persiapan dan penunjang
Tujuan	Mencari keuntungan/pendapatan	Survei pasar, promosi, kontak bisnis
Penghasilan	Dapat memperoleh penghasilan dari usaha	Tidak boleh memperoleh penghasilan dari usaha
Kewajiban Pajak	Lengkap (PPh Badan, PPN, Pot/Put PPh)	Hanya PPN dan Pot/Put PPh (jika ada transaksi)

Surat penunjukan perwakilan juga mungkin diperlukan oleh RO, tetapi lingkup wewenangnya tentu akan berbeda dan terbatas hanya pada kegiatan yang diizinkan untuk RO (bukan transaksi komersial).

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat membuat atau menggunakan Surat Keterangan Penunjukan BUT, hati-hati terhadap kesalahan berikut:

• Wewenang Terlalu Luas atau Terlalu Sempit: Wewenang yang terlalu luas bisa berisiko disalahgunakan, sedangkan yang terlalu sempit bisa menghambat operasional. Sesuaikan dengan kebutuhan sebenarnya.
• Informasi Tidak Akurat: Kesalahan nama, nomor identitas, alamat, atau NPWP bisa membuat surat ini tidak sah. Pastikan semua data benar.
• Tidak Adanya Masa Berlaku: Jika tidak ada batasan waktu, surat ini berlaku sampai dicabut. Pastikan BUT memiliki mekanisme pencabutan yang jelas jika penunjukan tidak lagi diperlukan.
• Tidak Ditandatangani Pejabat Berwenang: Surat harus ditandatangani oleh pihak yang memang memiliki kewenangan di BUT, sesuai dengan Anggaran Dasar atau peraturan internal BUT.
• Tidak Dilengkapi Stempel (Opsional tapi Baik): Stempel resmi BUT memberikan penguatan dan otentisitas surat.
• Tidak Disimpan dengan Baik: Surat asli penunjukan ini adalah dokumen penting. Simpan dengan rapi dan mudah diakses.

Tips Tambahan: Menyimpan dan Menggunakan Surat Penunjukan¶

Setelah surat penunjukan dibuat dan ditandatangani, berikan salinannya kepada pihak yang ditunjuk. Pihak yang ditunjuk seringkali perlu menunjukkan salinan surat ini saat berinteraksi dengan pihak ketiga. BUT sebaiknya menyimpan arsip asli surat ini dengan baik.

Jika penunjukan dicabut, pastikan ada Surat Pencabutan Penunjukan yang resmi. Surat pencabutan ini juga penting untuk diserahkan kepada pihak yang sebelumnya ditunjuk dan disimpan sebagai arsip. Jika penunjukan tersebut telah didaftarkan ke instansi tertentu, perlu dipertimbangkan juga pemberitahuan pencabutan kepada instansi tersebut.

Image just for illustration

Penggunaan surat penunjukan ini harus selalu dalam koridor hukum dan etika bisnis. Pihak yang ditunjuk wajib menjalankan amanah sesuai wewenang yang diberikan, dan BUT memiliki tanggung jawab untuk memantau serta mengawasi tindakan perwakilannya.

Kesimpulan Singkat¶

Surat Keterangan Penunjukan BUT adalah dokumen vital yang memberikan kekuatan hukum bagi seseorang atau badan hukum untuk bertindak atas nama Bentuk Usaha Tetap di Indonesia. Pembuatannya harus cermat, mencakup semua detail penting seperti identitas pihak yang menunjuk dan ditunjuk, serta rincian wewenang yang diberikan. Dokumen ini krusial untuk kelancaran operasional, kepatuhan hukum, dan terutama kepatuhan perpajakan BUT. Memahami format dan fungsinya akan sangat membantu siapa saja yang berurusan dengan operasional BUT di tanah air.

Gimana, sekarang sudah lebih paham kan pentingnya surat ini dan gimana contohnya? Punya pengalaman mengurus surat penunjukan BUT atau punya pertanyaan lainnya? Jangan ragu berbagi di kolom komentar di bawah ya!