Panduan Lengkap Contoh Surat Kuasa UPA: Mudah Dibuat & Anti Ribet!

Table of Contents

Surat kuasa adalah dokumen legal yang penting dalam berbagai keperluan, termasuk urusan pribadi seperti pengambilan gaji atau upah pekerja. Ada kalanya seseorang berhalangan untuk mengambil gajinya sendiri, entah karena sakit, sedang berada di luar kota, atau alasan mendesak lainnya. Dalam situasi seperti ini, surat kuasa pengambilan upah menjadi solusi agar gaji tetap bisa diambil oleh orang yang dipercaya.

Surat kuasa ini memberikan mandat atau wewenang kepada seseorang (penerima kuasa) untuk bertindak atas nama pemberi kuasa (pemilik gaji) dalam urusan pengambilan upah. Tanpa dokumen ini, pihak pemberi kerja (perusahaan atau individu) biasanya tidak akan memberikan gaji kepada sembarang orang, demi keamanan dan kepastian hukum. Jadi, intinya, ini adalah cara legal untuk “meminjamkan” hak mengambil gaji kita kepada orang lain untuk sementara waktu dan keperluan spesifik.

Image just for illustration

Apa Itu Surat Kuasa Pengambilan Upah?¶

Secara sederhana, surat kuasa pengambilan upah adalah surat yang dibuat oleh seorang pekerja (atau siapa pun yang memiliki hak atas upah/gaji) untuk menunjuk orang lain sebagai wakilnya dalam mengambil atau menerima upah tersebut dari pemberi kerja. Dokumen ini secara resmi menyatakan bahwa penerima kuasa memiliki wewenang yang sah untuk melakukan tindakan pengambilan gaji tersebut. Keberadaan surat ini sangat penting untuk menghindari keragu-raguan atau sengketa di kemudian hari mengenai siapa yang berhak menerima upah.

Surat ini bukan berarti memindahkan kepemilikan gaji; gaji tersebut tetap milik pemberi kuasa. Penerima kuasa hanya bertugas mengambilkan atau menerimakan gaji tersebut dan biasanya berkewajiban menyerahkannya kepada pemberi kuasa, kecuali jika ada perjanjian lain yang spesifik (misalnya, kuasa untuk mengambil dan langsung digunakan untuk biaya pengobatan). Namun, pada umumnya, fungsinya hanyalah sebatas perwakilan untuk pengambilan fisik atau penerimaan dana.

Mengapa Kita Membutuhkan Surat Kuasa Ini?¶

Ada beragam skenario yang mungkin membuat seseorang membutuhkan surat kuasa pengambilan upah. Alasan yang paling umum adalah ketidakmampuan fisik atau geografis untuk datang langsung ke tempat pembayaran gaji. Misalnya, seorang karyawan sedang sakit parah dan dirawat di rumah sakit, atau ia sedang ditugaskan ke luar kota atau bahkan luar negeri dalam jangka waktu yang cukup lama.

Selain itu, bisa juga karena alasan aksesibilitas. Mungkin tempat pembayaran gaji sulit dijangkau, atau jam pengambilannya bentrok dengan jadwal lain yang tidak bisa dibatalkan. Bagi beberapa orang, mengirim anggota keluarga atau teman yang dipercaya bisa menjadi solusi yang lebih efisien dibandingkan mengurusnya sendiri dalam kondisi tertentu. Surat kuasa ini memastikan bahwa perwakilan tersebut memiliki izin yang sah dari pemilik gaji dan diakui oleh pihak pemberi kerja.

Penting juga diingat bahwa tidak semua pemberi kerja memiliki sistem pembayaran gaji melalui transfer bank. Masih banyak perusahaan, terutama usaha kecil atau pembayaran harian/mingguan, yang dilakukan secara tunai. Dalam kasus pembayaran tunai inilah surat kuasa menjadi sangat vital, karena penyerahan uang tunai membutuhkan identifikasi dan persetujuan yang jelas dari pihak yang berhak.

Komponen Kunci dalam Surat Kuasa Pengambilan Upah¶

Sebuah surat kuasa, termasuk untuk pengambilan upah, harus memuat beberapa informasi penting agar sah dan jelas maksudnya. Tanpa elemen-elemen ini, surat kuasa bisa ditolak atau bahkan dianggap tidak sah. Memastikan semua komponen terisi dengan benar adalah langkah awal yang krusial dalam membuat dokumen ini.

Komponen-komponen tersebut meliputi identitas lengkap pemberi kuasa, identitas lengkap penerima kuasa, perincian wewenang yang diberikan, lokasi dan tanggal pembuatan surat, serta tanda tangan kedua belah pihak. Jangan lupakan materai, yang seringkali menjadi penanda bahwa dokumen ini memiliki kekuatan hukum di mata negara, meskipun untuk surat kuasa sederhana seperti ini, kekuatan utamanya tetap pada persetujuan pihak-pihak terkait dan pengakuan dari pemberi kerja. Namun, penggunaan materai sangat dianjurkan untuk menambah bobot legalitasnya.

Identitas Pemberi Kuasa¶

Bagian ini berisi informasi mengenai siapa yang memberikan kuasa. Ini haruslah pemilik sah dari upah atau gaji tersebut. Data yang diperlukan biasanya meliputi:

• Nama lengkap
• Nomor Kartu Identitas (KTP/SIM/Paspor)
• Alamat lengkap
• Nomor telepon (opsional, tapi berguna untuk verifikasi)
• Pekerjaan/jabatan (jika relevan dengan upah yang akan diambil)

Pastikan data ini sesuai dengan kartu identitas yang sah dan masih berlaku. Kecocokan identitas antara surat kuasa dan kartu identitas yang dibawa penerima kuasa saat pengambilan adalah salah satu hal pertama yang akan diperiksa oleh pemberi kerja.

Identitas Penerima Kuasa¶

Ini adalah informasi mengenai siapa yang diberikan kuasa atau wewenang untuk mengambil upah. Penerima kuasa haruslah orang yang dipercaya sepenuhnya oleh pemberi kuasa. Data yang diperlukan sama seperti pemberi kuasa:

• Nama lengkap
• Nomor Kartu Identitas (KTP/SIM/Paspor)
• Alamat lengkap
• Nomor telepon (opsional)
• Hubungan dengan pemberi kuasa (misalnya: suami, istri, anak, saudara, teman). Menyebutkan hubungan bisa menambah konteks dan kepercayaan, meskipun tidak selalu wajib.

Sama seperti pemberi kuasa, identitas penerima kuasa juga harus jelas dan bisa diverifikasi. Idealnya, penerima kuasa membawa kartu identitas aslinya saat melakukan pengambilan upah.

Perincian Wewenang/Kepentingan¶

Bagian ini adalah inti dari surat kuasa. Di sini dijelaskan secara spesifik apa yang dikuasakan. Untuk surat kuasa pengambilan upah, perincian ini harus mencakup:

• Tujuan Kuasa: Jelas menyatakan “untuk mengambil/menerima gaji/upah”.
• Detail Upah: Menyebutkan gaji/upah untuk periode kapan (misalnya, bulan [Nama Bulan] tahun [Tahun]), dari siapa/perusahaan mana (menyebutkan nama pemberi kerja atau nama perusahaan lengkap), dan jika memungkinkan, menyebutkan jumlah upah yang akan diambil (meskipun ini kadang sulit jika jumlah pastinya belum diketahui, tapi jika tahu, akan lebih baik dicantumkan).
• Lokasi Pengambilan: Jika ada lokasi spesifik di mana upah biasanya diambil, bisa juga dicantumkan (misalnya, “di bagian keuangan PT Maju Mundur”).

Semakin spesifik wewenang yang diberikan, semakin kecil kemungkinan terjadinya salah tafsir atau penyalahgunaan. Hindari frasa yang terlalu umum seperti “mengurus segala sesuatu terkait gaji saya”.

Lokasi dan Tanggal Pembuatan Surat¶

Menyebutkan kota tempat surat kuasa dibuat dan tanggal pembuatannya adalah standar dalam setiap dokumen resmi. Ini penting untuk mengetahui kapan surat kuasa tersebut mulai berlaku. Pastikan tanggalnya jelas (hari, tanggal, bulan, tahun).

Tanda Tangan dan Materai¶

Surat kuasa harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pemberi kuasa dan penerima kuasa. Tanda tangan ini menunjukkan persetujuan dan pengakuan terhadap isi surat kuasa. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama lengkap masing-masing pihak.

Penggunaan materai (saat ini Rp 10.000,-) pada dokumen ini sangat disarankan. Materai ditempatkan di atas salah satu tanda tangan (biasanya tanda tangan pemberi kuasa) dan sebagian tanda tangan mengenai materai. Keberadaan materai memberikan dimensi hukum yang lebih kuat pada dokumen tersebut, sesuai dengan peraturan perundang-undangan mengenai Bea Materai.

Image just for illustration

Panduan Membuat Surat Kuasa Pengambilan Upah¶

Membuat surat kuasa pengambilan upah sebenarnya tidak terlalu rumit, apalagi jika tujuannya spesifik. Berikut adalah langkah-langkah mudahnya:

1. Identifikasi Pihak-Pihak Terkait: Tentukan siapa yang akan memberikan kuasa (Anda, pemilik gaji) dan siapa yang akan menerima kuasa (orang yang Anda percaya). Siapkan data lengkap kedua belah pihak: nama lengkap, NIK, alamat, dan nomor telepon.
2. Tentukan Ruang Lingkup Kuasa: Jelaskan secara rinci kuasa apa yang diberikan. Untuk kasus ini, yaitu “mengambil/menerima gaji/upah”. Sebutkan periode gaji yang dimaksud (misalnya, gaji bulan Agustus 2023) dan dari perusahaan/pemberi kerja mana. Jika memungkinkan, sebutkan juga jumlah nominalnya.
3. Tulis Draft Surat Kuasa: Gunakan format standar surat kuasa. Dimulai dengan judul “SURAT KUASA”, lalu paragraf pembuka yang menyatakan pemberian kuasa, diikuti rincian identitas pemberi kuasa, rincian identitas penerima kuasa, perincian kepentingan/wewenang, dan diakhiri dengan pernyataan penutup dan tempat/tanggal.
4. Cetak dan Tanda Tangani: Setelah draft selesai dan yakin isinya sudah benar, cetak surat kuasa tersebut. Siapkan materai Rp 10.000,-. Tanda tangani surat tersebut oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa. Tempelkan materai pada tempat yang ditentukan dan bubuhkan tanda tangan pemberi kuasa sebagian mengenai materai.
5. Lengkapi dengan Dokumen Pendukung: Sertakan salinan identitas (KTP/SIM/Paspor) pemberi kuasa dan penerima kuasa. Beberapa perusahaan mungkin juga meminta identitas asli pemberi kuasa untuk diverifikasi atau bahkan meminta surat keterangan dari pemberi kuasa (misalnya, surat keterangan sakit dari dokter jika alasannya sakit). Konfirmasi ke pihak pemberi kerja mengenai dokumen apa saja yang mereka perlukan.
6. Serahkan Surat Kuasa dan Dokumen: Penerima kuasa yang ditunjuklah yang akan membawa surat kuasa asli, salinan identitas, dan dokumen pendukung lainnya (serta identitas asli penerima kuasa itu sendiri) saat mengambil upah.

Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat kuasa adalah bahasa Indonesia yang jelas dan mudah dipahami. Gunakan frasa formal namun tetap lugas.

Contoh Template Surat Kuasa Pengambilan Upah¶

Berikut adalah contoh template surat kuasa yang bisa Anda gunakan. Ingat untuk mengganti bagian yang ada dalam kurung siku [] dengan informasi yang sesuai.

# SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

**1. Pemberi Kuasa:**

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa, sesuai KTP]
NIK : [Nomor Induk Kependudukan (NIK) Pemberi Kuasa]
Tempat/Tanggal Lahir : [Tempat/Tanggal Lahir Pemberi Kuasa]
Jenis Kelamin : [Laki-laki/Perempuan]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa, sesuai KTP]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
Pekerjaan : [Pekerjaan Pemberi Kuasa, misalnya: Karyawan]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK PERTAMA (Pemberi Kuasa)**.

Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:

**2. Penerima Kuasa:**

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Penerima Kuasa, sesuai KTP]
NIK : [Nomor Induk Kependudukan (NIK) Penerima Kuasa]
Tempat/Tanggal Lahir : [Tempat/Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Jenis Kelamin : [Laki-laki/Perempuan]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa, sesuai KTP]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi]
Hubungan dengan Pemberi Kuasa : [Contoh: Istri/Suami/Anak/Saudara Kandung/Teman]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK KEDUA (Penerima Kuasa)**.

----------------------------------------------------------------------------------

**KHUSUS**

Untuk dan atas nama PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA diberikan wewenang **khusus** untuk:

Mengambil dan/atau menerima gaji/upah PIHAK PERTAMA untuk periode pembayaran **bulan [Nama Bulan] tahun [Tahun]** dari **[Nama Perusahaan/Nama Pemberi Kerja Lengkap]** yang berlokasi di **[Alamat Kantor/Tempat Pembayaran Gaji, jika spesifik]**.

PIHAK KEDUA berhak untuk melakukan segala tindakan yang diperlukan sehubungan dengan pemberian kuasa ini, termasuk menandatangani tanda terima atau dokumen lain yang relevan dalam proses pengambilan gaji tersebut.

Jumlah gaji/upah yang dikuasakan adalah sebesar **Rp [Nominal Gaji, jika diketahui]** (terbilang: [Terbilang Nominal Gaji, jika diketahui]). Jika nominal gaji tidak diketahui secara pasti saat surat ini dibuat, maka PIHAK KEDUA diberi kuasa untuk mengambil berapapun nominal gaji PIHAK PERTAMA untuk periode tersebut.

----------------------------------------------------------------------------------

Surat kuasa ini dibuat untuk keperluan tersebut di atas dan tidak dapat digunakan untuk keperluan lain di luar dari wewenang yang telah disebutkan secara spesifik. Segala akibat hukum yang timbul dari pelaksanaan kuasa ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab PIHAK PERTAMA, dengan catatan PIHAK KEDUA bertindak sesuai dengan batasan kuasa yang diberikan.

Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal ditandatangani sampai dengan selesainya pelaksanaan pengambilan gaji/upah untuk periode yang disebutkan di atas, atau sampai ada pencabutan secara tertulis dari PIHAK PERTAMA.

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya dalam rangkap 2 (dua), untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat di : [Kota Pembuatan Surat]
Pada Tanggal : [Tanggal Pembuatan Surat, contoh: 25 Agustus 2023]

|                    |                             |
| :----------------- | :-------------------------- |
| Penerima Kuasa     | Pemberi Kuasa               |
|                    |                             |
| (Tanda Tangan)     | (Tanda Tangan & **Materai**) |
|                    | ![relevant text from title](https://tse2.mm.bing.net/th?q=materai+10000+rp+seal) Image just for illustration |
| [Nama Lengkap Penerima Kuasa] | [Nama Lengkap Pemberi Kuasa] |

Catatan:
* Pastikan semua detail dalam kurung siku [] diisi dengan data yang akurat.
* Tempelkan materai Rp 10.000,- pada kolom Tanda Tangan Pemberi Kuasa. Tanda tangan Pemberi Kuasa harus mengenai sebagian materai.
* Idealnya dibuat rangkap dua, satu untuk penerima kuasa (yang akan diserahkan ke pemberi kerja) dan satu lagi dipegang pemberi kuasa sebagai arsip.

Tips Penting Saat Menggunakan Surat Kuasa Pengambilan Upah¶

Menggunakan surat kuasa memang memudahkan, tapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar prosesnya lancar dan aman:

• Pilih Penerima Kuasa yang Benar-benar Anda Percaya: Ini krussial! Anda memberikan wewenang atas uang Anda kepada orang lain. Pastikan orang tersebut jujur dan bertanggung jawab.
• Informasikan ke Pemberi Kerja: Sebaiknya, pemberi kuasa atau penerima kuasa memberitahu pihak pemberi kerja (bagian HRD/Keuangan) sebelum tanggal pembayaran gaji bahwa akan ada pengambilan upah melalui surat kuasa. Ini memberi waktu bagi mereka untuk memverifikasi dan menyiapkan prosedurnya.
• Siapkan Dokumen Pendukung Lengkap: Jangan hanya mengandalkan surat kuasa. Penerima kuasa harus membawa identitas aslinya, salinan identitas pemberi kuasa, dan mungkin dokumen lain yang diminta perusahaan (misalnya, surat keterangan sakit jika relevan).
• Pastikan Surat Kuasa Jelas dan Spesifik: Hindari penggunaan bahasa yang ambigu. Semakin spesifik detail upah yang dikuasakan, semakin baik.
• Perhatikan Kebijakan Perusahaan: Beberapa perusahaan mungkin memiliki format surat kuasa khusus atau prosedur tambahan yang harus diikuti. Tanyakan hal ini terlebih dahulu untuk menghindari penolakan.
• Tetapkan Batasan Waktu: Meskipun template di atas menyebutkan berakhir setelah tugas selesai, Anda bisa menambahkan batasan waktu yang lebih spesifik jika perlu, misalnya berlaku hanya untuk satu kali pengambilan gaji.
• Simpan Salinan: Pemberi kuasa sebaiknya menyimpan salinan surat kuasa yang asli yang telah ditandatangani dan bermaterai sebagai bukti pemberian kuasa.

Melibatkan pihak ketiga dalam urusan finansial selalu punya risiko. Oleh karena itu, kehati-hatian dalam memilih penerima kuasa dan memastikan dokumennya benar adalah langkah fundamental.

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Surat Kuasa di Indonesia¶

Surat kuasa punya sejarah panjang dan peranan penting dalam sistem hukum Indonesia. Berikut beberapa fakta menarik:

• Dasar Hukum: Pemberian kuasa secara umum diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), tepatnya Pasal 1792 dan seterusnya. Pasal tersebut mendefinisikan pemberian kuasa sebagai suatu persetujuan dengan mana seorang (pemberi kuasa) memberikan kekuasaan kepada seorang lain (penerima kuasa) yang menerimanya untuk atas namanya menyelenggarakan suatu urusan.
• Jenis Kuasa: Ada dua jenis kuasa utama: kuasa umum dan kuasa khusus. Kuasa umum mencakup pengurusan segala urusan pemberi kuasa (harus dibuat dengan akta otentik), sementara kuasa khusus hanya mencakup satu atau lebih urusan tertentu yang disebutkan secara jelas (seperti kuasa pengambilan upah ini). Surat kuasa pengambilan upah termasuk dalam kategori kuasa khusus.
• Materai Bukan Penentu Keabsahan Absolut: Meskipun materai sangat dianjurkan dan memberikan dimensi legalitas fiskal, ketidakberadaan materai pada surat kuasa tidak secara otomatis membuatnya tidak sah secara hukum perdata antarpihak yang membuatnya, selama unsur persetujuan dan kecakapan hukum terpenuhi. Namun, dokumen bermaterai lebih kuat sebagai alat bukti di pengadilan.
• Tidak Semua Urusan Bisa Dikuasakan: Ada beberapa urusan yang bersifat sangat pribadi dan tidak bisa dikuasakan kepada orang lain, misalnya mencoblos dalam pemilu (hak pilih bersifat pribadi), membuat wasiat, atau memberikan sumpah jabatan. Mengambil gaji, karena merupakan tindakan penerimaan harta, bisa dikuasakan.

Potensi Masalah dan Cara Menghadapinya¶

Meskipun terlihat mudah, ada beberapa potensi masalah yang bisa muncul saat menggunakan surat kuasa pengambilan upah:

• Penolakan dari Pemberi Kerja: Pemberi kerja berhak menolak surat kuasa jika formatnya tidak sesuai dengan standar mereka, identitas penerima kuasa meragukan, atau ada indikasi kecurigaan (misalnya, pemberi kuasa seharusnya tidak berhalangan namun memberikan kuasa).
  • Solusi: Konfirmasi prosedur dan format yang disukai pemberi kerja sebelum surat kuasa dibuat. Pastikan semua dokumen pendukung lengkap dan penerima kuasa bisa dihubungi jika ada verifikasi.
• Penyalahgunaan oleh Penerima Kuasa: Ini adalah risiko paling serius. Penerima kuasa bisa saja menggunakan uang tersebut untuk kepentingan dirinya sendiri dan tidak menyerahkannya kepada pemberi kuasa.
  • Solusi: Pilih orang yang paling Anda percaya. Buat perjanjian internal yang jelas dengan penerima kuasa mengenai kapan dan bagaimana uang tersebut akan diserahkan. Sertakan saksi saat penyerahan uang jika memungkinkan.
• Hilangnya Surat Kuasa: Jika surat kuasa asli hilang, penerima kuasa tidak bisa melakukan pengambilan.
  • Solusi: Buat salinan (fotokopi) surat kuasa sebelum diserahkan. Jika hilang, segera laporkan ke pemberi kerja dan buat surat kuasa baru jika masih diperlukan.

Surat kuasa adalah cerminan kepercayaan. Pastikan dasar kepercayaan itu kuat sebelum menyerahkan wewenang.

Masa Berlaku dan Pencabutan Surat Kuasa¶

Umumnya, surat kuasa pengambilan upah yang spesifik untuk satu periode pembayaran akan berakhir dengan sendirinya setelah tugas pengambilan upah tersebut selesai dilaksanakan. Namun, surat kuasa juga bisa berakhir karena alasan lain, seperti:

• Jangka Waktu Habis: Jika dalam surat kuasa disebutkan batasan waktu tertentu, maka kuasa berakhir ketika waktu tersebut berakhir.
• Pencabutan Kuasa: Pemberi kuasa berhak mencabut kembali kuasa yang telah diberikan kapan saja, asalkan pemberitahuan pencabutan kuasa itu disampaikan kepada penerima kuasa dan pihak ketiga yang terkait (dalam hal ini, pemberi kerja). Pencabutan sebaiknya dilakukan secara tertulis.
• Kematian: Jika salah satu pihak (pemberi kuasa atau penerima kuasa) meninggal dunia, maka surat kuasa secara otomatis batal atau berakhir.
• Di bawah Pengampuan: Jika salah satu pihak diletakkan di bawah pengampuan (karena sakit jiwa, boros, dll.), surat kuasa juga bisa berakhir.

Jadi, penting untuk diingat bahwa surat kuasa bukan dokumen permanen. Sifatnya sementara dan terikat pada tujuan serta kondisi para pihak yang terlibat.

Kesimpulan¶

Membuat surat kuasa pengambilan upah adalah solusi efektif ketika Anda berhalangan untuk mengambil gaji secara langsung. Dokumen ini memberikan legitimasi bagi orang yang Anda tunjuk untuk bertindak atas nama Anda dalam urusan penerimaan upah. Dengan memahami komponen-komponen kuncinya, mengikuti panduan pembuatannya, dan menggunakan contoh template yang tepat, Anda bisa memastikan surat kuasa yang dibuat sah dan berfungsi sebagaimana mestinya.

Namun, aspek terpenting dalam seluruh proses ini adalah kepercayaan kepada orang yang Anda tunjuk sebagai penerima kuasa. Karena pada akhirnya, surat kuasa hanya selembar kertas; integritas penerima kuasa adalah jaminan utama bahwa upah Anda akan aman dan sampai ke tangan Anda. Selalu komunikasikan kebutuhan Anda dengan jelas kepada penerima kuasa dan jika perlu, informasikan juga kepada pihak pemberi kerja mengenai penggunaan surat kuasa ini.

Apakah Anda pernah membuat atau menggunakan surat kuasa untuk keperluan lain? Bagikan pengalaman atau pertanyaan Anda di kolom komentar di bawah!