Panduan Lengkap Contoh Surat Pengajuan Invoice: Mudah & Efektif!
Surat pengajuan invoice adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh penjual barang atau penyedia jasa kepada pembeli atau klien untuk meminta pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai pengingat dan formalisasi proses penagihan. Keberadaannya memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki catatan yang jelas mengenai jumlah yang harus dibayar, rincian layanan atau barang yang disediakan, dan tenggat waktu pembayaran. Menggunakan surat pengajuan invoice yang baik bisa mempercepat proses pembayaran dan meminimalkan kesalahpahaman.
Surat ini seringkali menjadi langkah awal sebelum invoice itu sendiri diproses oleh bagian keuangan penerima. Bayangkan, Anda sudah menyelesaikan sebuah proyek besar atau mengirimkan sejumlah barang penting. Tentu Anda ingin pembayaran segera diproses, bukan? Nah, surat pengajuan invoice inilah yang jadi kuncinya untuk ‘mengetuk pintu’ bagian keuangan klien Anda.
Image just for illustration
Dalam banyak kasus, terutama dalam transaksi bisnis ke bisnis (B2B) atau dengan instansi pemerintah, pengiriman invoice tidak bisa dilakukan secara ujug-ujug. Ada prosedur internal di pihak klien yang mungkin mengharuskan adanya surat pengantar atau surat pengajuan resmi sebelum invoice Anda dimasukkan ke dalam antrian pembayaran. Surat inilah yang memberikan konteks dan arahan yang jelas kepada penerima mengenai tujuan dokumen yang Anda kirimkan. Tanpa surat pengajuan ini, invoice Anda bisa saja terselip atau tidak langsung ditindaklanjuti karena tidak ada pengantar resminya.
Komponen Penting dalam Surat Pengajuan Invoice¶
Sebuah surat pengajuan invoice yang baik harus mencakup beberapa elemen krusial agar informasinya lengkap dan mudah dipahami oleh penerima. Elemen-elemen ini memastikan bahwa surat tersebut profesional dan efektif dalam menyampaikan maksudnya. Berikut adalah komponen-komponen yang umumnya ada:
Kop Surat Perusahaan¶
Bagian paling atas surat harus mencantumkan kop surat perusahaan Anda. Kop surat ini biasanya berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan kadang-kadang logo perusahaan. Kop surat memberikan identitas jelas mengenai siapa pengirim surat tersebut. Ini penting untuk kesan profesional dan memudahkan penerima memverifikasi keaslian surat.
Tanggal Surat¶
Tanggal surat ditulis pada saat surat tersebut dibuat. Informasi tanggal ini penting untuk pencatatan administrasi baik bagi pengirim maupun penerima. Tanggal surat bisa menjadi acuan penting dalam melacak kapan permintaan pembayaran ini diajukan. Jangan sampai terlewat menuliskan tanggal yang akurat.
Nomor Surat¶
Nomor surat adalah kode unik yang dibuat oleh perusahaan pengirim untuk tujuan pengarsipan internal. Setiap perusahaan biasanya memiliki sistem penomoran surat sendiri. Adanya nomor surat memudahkan perusahaan melacak surat keluar yang telah dikirim. Bagi penerima, nomor surat ini juga bisa membantu dalam pengarsipan dan referensi balasan.
Perihal¶
Bagian perihal menjelaskan secara singkat isi atau tujuan surat tersebut. Untuk surat pengajuan invoice, perihal yang umum adalah “Pengajuan Invoice” atau “Permohonan Pembayaran Tagihan”. Perihal yang jelas akan membantu penerima langsung memahami maksud surat tanpa harus membaca seluruh isinya. Ini efisien dan mengurangi waktu yang terbuang.
Alamat Tujuan¶
Sertakan nama penerima (jika spesifik, misalnya Manajer Keuangan) dan alamat lengkap perusahaan atau instansi tujuan. Pastikan nama dan alamat ini akurat agar surat sampai ke tangan yang tepat. Kesalahan alamat bisa menyebabkan surat terlambat sampai atau bahkan tidak sampai sama sekali. Teliti kembali detail kontak penerima.
Salam Pembuka¶
Awali surat dengan salam pembuka yang formal namun sopan, seperti “Dengan hormat,” atau “Bapak/Ibu [Nama Jabatan atau Nama Penerima],”. Salam pembuka yang baik menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat kepada penerima. Hindari salam yang terlalu santai atau tidak resmi.
Isi Surat¶
Bagian ini adalah inti dari surat pengajuan invoice. Jelaskan maksud Anda mengirim surat, yaitu mengajukan invoice untuk pembayaran. Sebutkan dengan jelas transaksi apa yang dimaksud (misalnya, “penyediaan jasa konsultan bulan [bulan]” atau “pengiriman barang sesuai PO No. [nomor PO]”). Sebutkan nomor invoice yang Anda ajukan dan jumlah total yang harus dibayar. Kadang-kadang, perlu juga disebutkan tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai kesepakatan.
Anda juga bisa menambahkan sedikit konteks, seperti “Sehubungan dengan telah selesainya pekerjaan/proyek [Nama Proyek] yang kami laksanakan sesuai dengan kontrak/perjanjian [Nomor Kontrak], bersama ini kami lampirkan invoice tagihan kami.” Semakin spesifik Anda menjelaskan, semakin mudah bagi penerima untuk mengaitkan surat dengan transaksi yang relevan. Jangan lupa untuk menyebutkan nomor invoice yang diajukan agar mudah dilacak.
Rincian Invoice (Opsional, tapi Direkomendasikan)¶
Untuk memudahkan penerima, Anda bisa menyertakan tabel singkat di dalam badan surat atau sekadar merujuk pada rincian di lampiran. Jika rinciannya sederhana, mencantumkannya di dalam surat bisa sangat membantu. Minimal, sebutkan nomor invoice, tanggal invoice, deskripsi singkat, dan jumlah total.
| No. Invoice | Tanggal Invoice | Deskripsi | Jumlah (Rp) |
|---|---|---|---|
| INV/ABC/001 | 25 Oktober 2023 | Jasa Pengembangan Aplikasi | 50.000.000 |
Tabel seperti ini memberikan gambaran cepat kepada penerima tentang apa yang mereka bayar. Ini sangat membantu terutama jika ada beberapa invoice yang diajukan atau jika transaksi melibatkan banyak item. Kejelasan adalah kunci dalam proses penagihan.
Pernyataan Lampiran¶
Sebutkan dokumen apa saja yang Anda lampirkan bersama surat pengajuan invoice. Lampiran yang paling umum adalah invoice itu sendiri. Selain invoice, Anda mungkin juga melampirkan bukti penyelesaian pekerjaan (BAST - Berita Acara Serah Terima), purchase order (PO), faktur pajak, atau dokumen pendukung lainnya yang disyaratkan oleh klien. Daftar lampiran ini penting agar penerima tahu dokumen apa saja yang seharusnya mereka terima.
Ucapan Terima Kasih dan Penutup¶
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih atas kerja sama dan sampaikan harapan agar pembayaran dapat diproses sesuai jadwal. Gunakan kalimat penutup yang sopan seperti “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.” atau “Besar harapan kami agar pembayaran dapat segera diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.”
Salam Penutup¶
Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami,” atau “Dengan hormat,”.
Tanda Tangan dan Nama Jelas¶
Surat harus ditandatangani oleh perwakilan yang berwenang dari perusahaan Anda, biasanya Direktur, Manajer Keuangan, atau individu yang bertanggung jawab atas proyek/transaksi tersebut. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan penanda tangan. Stempel perusahaan juga bisa ditambahkan untuk penguatan.
Lampiran¶
Setelah semua komponen di atas, lampirkan dokumen-dokumen yang disebutkan dalam surat, terutama invoice asli atau salinannya. Pastikan semua lampiran lengkap dan sesuai dengan daftar yang Anda sebutkan dalam surat. Kelengkapan lampiran sangat mempengaruhi kecepatan proses pembayaran.
Contoh Surat Pengajuan Invoice¶
Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh suratnya! Contoh ini bisa kamu modifikasi sesuai dengan kebutuhan dan detail transaksimu.
[Kop Surat Perusahaan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Lengkap Perusahaan Anda]
[Nomor Telepon Perusahaan Anda]
[Alamat Email Perusahaan Anda]
[Website Perusahaan Anda (Opsional)]
Nomor: [Nomor Surat Anda]
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Pengajuan Invoice untuk Pembayaran Jasa [Nama Jasa/Proyek]
[Tanggal Surat Dibuat], 2023
Kepada Yth.
[Nama Lengkap atau Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan/Instansi Klien]
[Alamat Lengkap Perusahaan/Instansi Klien]
[Kota Tujuan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah selesainya pekerjaan [Nama Jasa atau Proyek yang Dilaksanakan] yang kami laksanakan untuk perusahaan Bapak/Ibu [Nama Perusahaan Klien], sesuai dengan [Sebutkan Dasar Transaksi, misalnya: Perjanjian Kerja Sama Nomor XXX/YYY/ZZZ atau Purchase Order Nomor PO-AAAA], dengan ini kami mengajukan tagihan pembayaran atas jasa tersebut.
Besar tagihan yang kami ajukan adalah sebesar Rp [Jumlah Total dalam Angka] ([Jumlah Total dalam Huruf] Rupiah). Tagihan ini merujuk pada Invoice Nomor [Nomor Invoice Anda] tanggal [Tanggal Invoice Dibuat]. Rincian lebih lanjut mengenai tagihan ini dapat dilihat pada lampiran invoice yang kami sertakan.
Kami berharap pembayaran dapat dilakukan paling lambat sesuai dengan kesepakatan yang tertera pada invoice atau dalam jangka waktu [Sebutkan Jangka Waktu Pembayaran, misal: 30 (tiga puluh) hari] sejak tanggal invoice ini diajukan. Pembayaran dapat ditransfer ke rekening bank kami:
Bank: [Nama Bank Anda]
Nomor Rekening: [Nomor Rekening Bank Anda]
Atas Nama: [Nama Pemilik Rekening (Nama Perusahaan Anda)]
Bersama surat ini, kami lampirkan dokumen-dokumen sebagai berikut:
1. Invoice Asli Nomor [Nomor Invoice Anda]
2. Berita Acara Serah Terima (BAST) Pekerjaan [Jika ada]
3. Salinan Purchase Order (PO) Nomor [Jika ada]
4. [Sebutkan dokumen pendukung lainnya jika ada, misal: Faktur Pajak, Kwitansi, dll.]
Atas perhatian dan kerjasamanya dalam proses pembayaran ini, kami ucapkan terima kasih. Besar harapan kami agar hubungan kerja sama antara kedua belah pihak dapat terus terjalin dengan baik di masa mendatang.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Anda atau Pejabat Berwenang]
[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan Anda (jika berbeda dari kop surat)]
Penjelasan Detail Contoh Surat:
Bagian Kop Surat¶
Ini adalah identitas perusahaan Anda. Pastikan semua informasi kontak up-to-date. Jangan sampai klien kesulitan menghubungi Anda jika ada pertanyaan.
Nomor, Lampiran, Perihal¶
Nomor surat dibuat berdasarkan sistem internal Anda. Lampiran menunjukkan berapa dokumen yang Anda sertakan selain surat ini. Perihal langsung to-the-point agar penerima tahu isinya. Perihal yang jelas sangat membantu alur kerja di pihak penerima.
Tanggal dan Alamat Tujuan¶
Tanggal surat penting untuk arsip. Alamat tujuan harus spesifik ke departemen atau orang yang tepat (misalnya, Bagian Keuangan atau Accounting Department). Pastikan namanya benar jika Anda menujukannya ke personal.
Isi Surat - Paragraf Pembuka¶
Jelaskan konteks pengajuan invoice. Sebutkan proyek atau jasa apa yang sudah selesai dan dasar transaksinya (kontrak/PO). Ini membantu penerima mengaitkan tagihan dengan pekerjaan yang sudah mereka terima.
Isi Surat - Rincian Tagihan¶
Sebutkan nomor invoice dan jumlah tagihan secara jelas dalam angka dan huruf. Mengapa dalam huruf? Untuk menghindari kesalahan pembacaan atau pemalsuan angka. Ini praktik standar dalam dokumen keuangan.
Informasi Pembayaran¶
Cantumkan detail bank yang lengkap dan akurat. Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. Double check nomor rekening ini agar tidak ada kesalahan transfer. Klien tidak akan bisa bayar kalau info banknya salah.
Daftar Lampiran¶
Ulangi daftar dokumen yang Anda lampirkan. Ini penting sebagai checklist bagi penerima. Jika ada dokumen yang hilang, mereka bisa langsung tahu dan memberi tahu Anda. Ini mempercepat proses, bukan memperlambat.
Penutup dan Tanda Tangan¶
Ucapkan terima kasih dan sampaikan harapan Anda. Salam penutup dan tanda tangan menunjukkan bahwa surat ini resmi dari perwakilan perusahaan Anda. Jangan lupa stempel jika perusahaan Anda menggunakannya.
Image just for illustration
Tips Menulis Surat Pengajuan Invoice yang Efektif¶
Menulis surat pengajuan invoice mungkin terlihat sepele, tapi ada beberapa tips yang bisa membuatnya lebih efektif dan mempercepat proses pembayaran.
1. Jelas dan Tepat¶
Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan langsung pada intinya. Hindari kalimat bertele-tele. Pastikan semua informasi penting seperti nomor invoice, jumlah, dan detail bank sudah benar 100%. Kesalahan kecil saja bisa menunda pembayaran.
2. Referensi yang Kuat¶
Selalu rujuk pada perjanjian, kontrak, atau purchase order yang menjadi dasar transaksi. Ini memberikan validitas pada tagihan Anda dan memudahkan penerima melacak asal-usul tagihan. Sebutkan nomor kontrak/PO jika ada.
3. Lampiran Lengkap¶
Pastikan semua dokumen pendukung yang disyaratkan oleh klien (seperti BAST, PO, faktur pajak, dll.) sudah Anda lampirkan. Cek kembali daftar lampiran sebelum mengirimkan surat. Kelengkapan lampiran seringkali menjadi bottleneck dalam proses AP (Accounts Payable) di perusahaan klien.
4. Kirim Tepat Waktu¶
Kirimkan surat pengajuan invoice segera setelah pekerjaan selesai atau barang dikirim. Menunda pengiriman berarti menunda pembayaran Anda. Buat prosedur internal agar penagihan dilakukan secepat mungkin.
5. Follow-up yang Terencana¶
Setelah mengirimkan surat, rencanakan follow-up. Anda bisa menghubungi klien via email atau telepon setelah beberapa hari kerja untuk memastikan surat dan invoice sudah diterima dan sedang diproses. Jangan ragu untuk bertanya dengan sopan mengenai status pembayaran. Follow-up yang tepat waktu menunjukkan Anda profesional dan serius.
6. Sesuaikan dengan Kebutuhan Klien¶
Beberapa klien, terutama instansi besar atau pemerintah, mungkin memiliki format atau prosedur penagihan khusus. Pelajari dan ikuti prosedur tersebut. Jika mereka meminta format tertentu untuk surat pengajuan atau lampiran tambahan, penuhi persyaratan tersebut. Mematuhi prosedur klien adalah kunci memperlancar pembayaran.
7. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional¶
Meskipun gaya bahasanya kasual, dalam surat resmi seperti ini, tetap gunakan bahasa yang sopan. Hindari nada menuntut atau kasar. Ingat, surat ini adalah bagian dari komunikasi bisnis Anda. Jaga reputasi profesional Anda.
Varian Surat Pengajuan Invoice¶
Surat pengajuan invoice bisa bervariasi tergantung medianya atau jenis transaksinya.
Pengajuan Via Email¶
Saat ini, banyak pengajuan invoice dilakukan via email. Formatnya mirip dengan surat fisik, tapi disesuaikan untuk media digital.
- Subject Email: Buat subject email yang jelas, contoh: “Pengajuan Invoice - [Nama Perusahaan Anda] - Proyek [Nama Proyek] - Invoice No. [Nomor Invoice]”.
- Isi Email: Isi email bisa berupa ringkasan dari surat pengajuan invoice. Sebutkan nomor invoice, jumlah, proyek terkait, dan lampiran yang disertakan.
- Lampiran: Lampirkan invoice (biasanya dalam format PDF) dan dokumen pendukung lainnya. Pastikan ukuran file tidak terlalu besar.
Mengajukan via email lebih cepat dan efisien. Pastikan Anda mengirimkannya ke alamat email yang benar, biasanya email resmi departemen Accounts Payable atau kontak PIC Anda di perusahaan klien.
Pengajuan untuk Instansi Pemerintah¶
Penagihan ke instansi pemerintah seringkali memiliki persyaratan dokumen yang lebih ketat dan spesifik. Selain invoice dan BAST, mungkin diperlukan salinan kontrak, kuitansi bermeterai, fotokopi NPWP, SPPKP, SIUP, TDP, surat pernyataan, dan lain-lain. Surat pengajuan invoice harus menyebutkan semua lampiran ini dengan jelas. Prosedurnya juga biasanya lebih panjang dan memerlukan verifikasi bertahap.
Pengajuan dengan Termin Pembayaran¶
Jika transaksi melibatkan pembayaran bertahap (termin), surat pengajuan invoice bisa dibuat untuk setiap termin yang jatuh tempo. Sebutkan dengan jelas termin keberapa yang Anda ajukan (misalnya, “Pengajuan Invoice Termin 1 - Proyek XYZ”). Pastikan rincian nilai pada invoice sesuai dengan persentase atau nilai termin yang disepakati.
Fakta Menarik Seputar Invoicing¶
- Sejarah Invoicing: Konsep penagihan atau invoicing sudah ada sejak zaman kuno lho, bahkan sebelum ada mata uang modern! Orang sudah mencatat transaksi barang atau jasa yang harus dibayar di masa depan.
- Invoice Digital Meningkat: Penggunaan invoice elektronik (e-invoice) dan digital semakin populer. Ini bukan cuma mempercepat proses, tapi juga lebih ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Di banyak negara, e-invoicing bahkan diwajibkan untuk transaksi tertentu, lho!
- Pentingnya Arus Kas: Bagi bisnis, terutama UMKM, keterlambatan pembayaran invoice bisa jadi masalah besar bagi arus kas (cash flow). Itulah kenapa proses penagihan yang efisien sangat krusial untuk kelangsungan bisnis.
- Rata-rata Waktu Pembayaran: Di berbagai industri, rata-rata waktu yang dibutuhkan klien untuk membayar invoice (disebut Days Sales Outstanding atau DSO) bisa sangat bervariasi, mulai dari 15 hari hingga lebih dari 60 hari. Surat pengajuan invoice yang baik bisa membantu mempercepat DSO Anda.
Image just for illustration
Menyusun surat pengajuan invoice yang tepat adalah langkah penting dalam proses penagihan. Ini bukan hanya formalitas, tapi juga alat komunikasi yang efektif untuk memastikan Anda dibayar tepat waktu atas kerja keras atau produk yang sudah Anda sediakan. Dengan contoh dan tips di atas, semoga Anda semakin percaya diri dalam menyusun surat pengajuan invoice Anda sendiri.
Sekarang, giliran Anda! Pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam proses penagihan? Ada tips atau trik lain dalam membuat surat pengajuan invoice yang menurut Anda efektif? Bagikan pengalaman atau pertanyaan Anda di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar