Beranda download surat template word

Panduan Lengkap Contoh Surat Perjalanan Dinas Word: Download & Edit Mudah!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat Perjalanan Dinas (SPD) adalah dokumen krusial dalam dunia kerja, baik di pemerintahan maupun swasta. Fungsinya sebagai bukti dan dasar hukum untuk melakukan perjalanan dinas atas nama perusahaan atau instansi. Memiliki contoh atau template SPD dalam format Word tentu sangat membantu. Anda tinggal mengisi bagian-bagian yang kosong, menghemat waktu, dan memastikan semua informasi penting tercakup.

SPD bukan sekadar izin bepergian. Dokumen ini mencakup tujuan perjalanan, detail personel yang berangkat, jadwal, lokasi, hingga rincian biaya yang mungkin timbul. Adanya SPD yang terstruktur memudahkan proses administrasi dan pelaporan setelah perjalanan selesai. Penggunaan template Word membuatnya mudah disesuaikan dan dibagikan.

Apa Itu Surat Perjalanan Dinas?

Secara sederhana, Surat Perjalanan Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan atau pihak yang berwenang kepada seorang pegawai. Isinya menugaskan pegawai tersebut untuk melakukan perjalanan ke lokasi tertentu dalam rangka menjalankan tugas-tugas terkait pekerjaan. Ini bisa berupa menghadiri rapat, mengikuti pelatihan, melakukan survei, kunjungan kerja, atau keperluan dinas lainnya.

SPD juga berfungsi sebagai dasar untuk mengajukan klaim biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan oleh pegawai selama menjalankan tugas tersebut. Tanpa SPD yang sah, klaim biaya perjalanan biasanya tidak bisa diproses. Oleh karena itu, kelengkapan dan keakuratan data dalam SPD sangat penting. Dokumen ini adalah bukti formal bahwa perjalanan tersebut dilakukan atas perintah dan untuk kepentingan dinas.

Kenapa Menggunakan Template Word?

Membuat SPD dari nol setiap kali ada perjalanan dinas bisa memakan waktu dan rentan terjadi kesalahan atau kelupaan. Menggunakan template dalam format Word memberikan banyak keuntungan. Pertama, konsistensi: setiap SPD akan memiliki format dan struktur yang sama, memudahkan pembacaan dan pengarsipan. Kedua, efisiensi: Anda hanya perlu mengisi data spesifik untuk setiap perjalanan, tidak perlu mengatur layout atau format dari awal.

Ketiga, kemudahan modifikasi: format Word sangat fleksibel. Anda bisa dengan mudah menyesuaikan template dengan kebutuhan spesifik perusahaan atau instansi Anda, menambahkan kolom, mengubah font, atau menambahkan logo. Keempat, kemudahan distribusi: file Word bisa dengan mudah dibagikan melalui email atau jaringan internal. Ini sangat praktis di era digital saat ini.

Contoh format surat resmi
Image just for illustration

Struktur Umum Surat Perjalanan Dinas

Meskipun formatnya bisa bervariasi antar instansi, ada elemen-elemen kunci yang biasanya ada dalam setiap SPD. Memahami strukturnya membantu Anda dalam membuat atau mengisi template Word. Bagian-bagian ini tersusun secara logis dari identitas surat hingga rincian pelaksanaan tugas.

Struktur ini memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan, mulai dari pegawai yang ditugaskan, departemen keuangan, hingga bagian administrasi, memahami tujuan dan detail perjalanan tersebut. Kelengkapan data dalam setiap bagian sangat esensial. Mari kita lihat detail per bagiannya.

Judul dan Nomor Surat

Bagian paling atas biasanya mencantumkan judul “SURAT PERJALANAN DINAS” atau sejenisnya. Di bawahnya atau di sampingnya, ada nomor surat, tanggal pembuatan, dan lampiran (jika ada). Nomor surat ini penting untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.

Nomor surat biasanya memiliki format standar yang ditetapkan oleh instansi atau perusahaan. Ini bisa mencakup kode departemen, nomor urut, bulan, dan tahun. Penulisan tanggal harus jelas dan lengkap.

Data Pegawai yang Ditugaskan

Ini adalah bagian yang merinci siapa yang akan melakukan perjalanan dinas. Informasi yang biasa dicantumkan antara lain:

  • Nama Lengkap Pegawai
  • Nomor Induk Pegawai (NIP) / ID Karyawan
  • Jabatan / Pangkat Golongan
  • Unit Kerja / Departemen

Jika perjalanan melibatkan lebih dari satu pegawai, semua nama dan data mereka harus dicantumkan di sini. Pastikan penulisan nama dan jabatan sesuai dengan data resmi kepegawaian. Kesalahan data di sini bisa menghambat proses administrasi lainnya.

Data Perjalanan Dinas

Bagian ini menjelaskan detail pelaksanaan perjalanan itu sendiri. Ini mencakup:

  • Tujuan Perjalanan (Lokasi spesifik: kota, provinsi, atau bahkan nama tempat/gedung)
  • Maksud / Keperluan Dinas (Deskripsi singkat tentang tujuan perjalanan, misal: “Mengikuti rapat koordinasi”, “Pelatihan Software Baru”, “Survey Lokasi Proyek”)
  • Tanggal Keberangkatan
  • Tanggal Kembali
  • Lama Perjalanan (dihitung dalam hari, termasuk hari pergi dan pulang)
  • Alat Angkutan yang Digunakan (Pesawat, Kereta Api, Mobil Dinas, Mobil Pribadi, dll.)

Detail ini memberikan gambaran jelas tentang logistik perjalanan. Informasi tanggal dan lama perjalanan sangat penting untuk perhitungan biaya harian dan akomodasi. Alat angkutan juga berpengaruh pada perhitungan biaya transportasi yang akan diklaim.

Rincian Biaya Perjalanan Dinas

Ini adalah bagian yang menjelaskan komponen biaya yang ditanggung atau bisa diklaim oleh pegawai. Rinciannya bisa sangat bervariasi, tapi umumnya mencakup:

  • Biaya Transportasi (Pergi-Pulang)
  • Biaya Akomodasi (Penginapan)
  • Uang Harian
  • Biaya Lain-lain (misal: taksi lokal, uang saku, dll., jika diperbolehkan)

SPD bisa mencantumkan estimasi biaya atau hanya menyebutkan bahwa biaya akan ditanggung sesuai ketentuan yang berlaku. Penting untuk merujuk pada peraturan internal perusahaan atau instansi terkait standar biaya perjalanan dinas. Detail ini menjadi acuan bagi departemen keuangan.

Penutup dan Pengesahan

Bagian akhir SPD berisi instruksi tambahan jika ada, tempat dan tanggal surat dikeluarkan, serta tanda tangan dan nama terang pejabat yang berwenang mengeluarkan SPD. Biasanya juga ada kolom tanda tangan pegawai yang ditugaskan sebagai bukti penerimaan surat.

Tanda tangan pejabat yang berwenang memberikan legitimasi pada SPD. Ini menunjukkan bahwa perjalanan dinas tersebut memang disetujui dan diperintahkan secara resmi. Pastikan tanda tangan dan nama pejabat sesuai dengan otorisasi yang berlaku.

Contoh Template Surat Perjalanan Dinas (Deskriptif Format Word)

Berikut adalah deskripsi rinci mengenai bagaimana sebuah template SPD dalam format Word bisa terlihat. Anda bisa membayangkan ini sebagai dokumen Word yang siap diisi.

[Logo Perusahaan/Instansi - Biasanya di kiri atas]

[Nama Perusahaan/Instansi]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon dan Fax]
[Alamat Email / Website]

Nomor: [________________]
Lampiran: [________________]
Perihal: Perjalanan Dinas

SURAT PERJALANAN DINAS

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Pejabat yang Berwenang]
NIP/ID: [NIP/ID Pejabat]
Jabatan: [Jabatan Pejabat]

Memberi tugas kepada:
Nama Pegawai: [Nama Lengkap Pegawai yang Ditugaskan]
NIP/ID: [NIP/ID Pegawai]
Jabatan/Pangkat Golongan: [Jabatan/Pangkat Golongan Pegawai]
Unit Kerja: [Unit Kerja Pegawai]

Untuk melaksanakan Perjalanan Dinas dalam rangka:
[Maksud/Keperluan Dinas, contoh: Menghadiri rapat koordinasi dengan Dinas X]

Menuju ke:
[Tujuan Perjalanan Dinas - Kota/Provinsi/Nama Tempat]

Tanggal Keberangkatan:
[Tanggal Keberangkatan - dd/mm/yyyy]

Tanggal Kembali:
[Tanggal Kembali - dd/mm/yyyy]

Lama Perjalanan Dinas:
[Jumlah hari, contoh: 3 (tiga) hari]

Alat Angkutan yang digunakan:
[Alat Angkutan, contoh: Pesawat Terbang Kelas Ekonomi]

Rincian Biaya Perjalanan Dinas:
Biaya Transportasi: [Estimasi Biaya atau "Sesuai Ketentuan yang Berlaku"]
Biaya Akomodasi: [Estimasi Biaya atau "Sesuai Ketentuan yang Berlaku"]
Uang Harian: [Estimasi Biaya atau "Sesuai Ketentuan yang Berlaku"]
Biaya Lain-lain: [Sebutkan jika ada, atau "Tidak Ada"]
*Semua biaya ditanggung oleh [Nama Perusahaan/Instansi] sesuai peraturan yang berlaku.*

Instruksi Tambahan (Jika Ada):
[Contoh: Pegawai diminta membuat laporan hasil perjalanan dinas paling lambat 3 hari kerja setelah kembali]

Demikian Surat Perjalanan Dinas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Dikeluarkan di: [Nama Kota Tempat Surat Dikeluarkan]
Pada Tanggal: [Tanggal Surat Dikeluarkan - dd/mm/yyyy]

[Nama Perusahaan/Instansi]

[Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang]

( [Nama Lengkap Pejabat yang Berwenang] )
[Jabatan Pejabat yang Berwenang]

---------------------------------------------------
*) Mohon ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan sebagai bukti penerimaan.

Pegawai yang Ditugaskan,

[Tanda Tangan Pegawai yang Ditugaskan]

( [Nama Lengkap Pegawai yang Ditugaskan] )

Ini adalah format dasar yang bisa Anda adaptasi. Anda bisa menambahkan kolom untuk nomor rekening pegawai (jika penggantian biaya ditransfer), kolom untuk paraf pejabat di setiap tahap perjalanan (berangkat, tiba, kembali - ini umum di instansi pemerintah), atau kolom catatan khusus lainnya. Gunakan tabel di Word untuk mengatur bagian “Memberi tugas kepada” dan “Rincian Biaya Perjalanan Dinas” agar terlihat rapi.

Cara Mengisi Template SPD di Word

Mengisi template Word sangat mudah. Anda hanya perlu membuka file template, lalu mengklik dan mengetik di bagian-bagian yang diberi tanda kurung siku [ ] atau garis bawah _______. Pastikan Anda memiliki semua informasi yang dibutuhkan sebelum mulai mengisi.

Berikut langkah-langkah umumnya:

  1. Buka File Template: Cari file SPD template di komputer Anda.
  2. Isi Header: Masukkan nomor surat, tanggal pembuatan, dan perihal. Sesuaikan dengan sistem penomoran surat di tempat kerja Anda.
  3. Isi Data Pejabat Pemberi Tugas: Ketik nama lengkap, NIP/ID, dan jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat ini.
  4. Isi Data Pegawai yang Ditugaskan: Masukkan nama lengkap, NIP/ID, jabatan, dan unit kerja pegawai yang akan berangkat.
  5. Isi Detail Perjalanan: Jelaskan maksud/keperluan dinas secara singkat dan jelas. Tuliskan tujuan perjalanan (kota, provinsi, dll.). Masukkan tanggal keberangkatan dan tanggal kembali. Hitung lama perjalanan dalam hari. Sebutkan alat angkutan yang akan digunakan.
  6. Isi Rincian Biaya: Jika template mencantumkan rincian, isi perkiraan biaya atau tulis “Sesuai Ketentuan yang Berlaku”. Pastikan sesuai dengan kebijakan perusahaan/instansi.
  7. Isi Instruksi Tambahan (Jika Ada): Tuliskan instruksi spesifik terkait perjalanan atau tugas tersebut.
  8. Lengkapi Penutup: Masukkan nama kota tempat surat dikeluarkan dan tanggal dikeluarkannya surat.
  9. Cetak dan Mintakan Tanda Tangan: Setelah semua data terisi, simpan file, cetak, dan mintakan tanda tangan kepada pejabat yang berwenang. Jangan lupa minta pegawai yang ditugaskan untuk ikut menandatangani sebagai bukti penerimaan.
  10. Arsip dan Distribusi: Simpan salinan SPD yang sudah ditandatangani untuk arsip Anda dan distribusikan kepada pihak terkait (pegawai yang berangkat, departemen keuangan, bagian administrasi).

Penting untuk menyimpan file yang sudah diisi dengan nama yang jelas (misal: SPD_[Nama Pegawai]_[Tujuan]_[Tanggal Berangkat].docx) agar mudah dicari kembali. Jangan menimpa file template aslinya.

Variasi Surat Perjalanan Dinas Berdasarkan Keperluan

Meskipun struktur dasarnya mirip, isi dan detail SPD bisa sedikit berbeda tergantung pada maksud perjalanannya.

  • Perjalanan Dinas Rapat/Koordinasi: Biasanya mencantumkan nama acara rapat, penyelenggara, dan agenda utama (jika diketahui).
  • Perjalanan Dinas Pelatihan/Workshop: Menyebutkan nama acara pelatihan, lokasi penyelenggaraan (misalnya nama hotel atau gedung pelatihan), dan durasi pelatihan.
  • Perjalanan Dinas Survey/Kunjungan Lapangan: Mencantumkan lokasi spesifik yang akan disurvei atau dikunjungi dan deskripsi singkat tentang objek survey.
  • Perjalanan Dinas Pemasaran/Penjualan: Menjelaskan area target dan mungkin daftar klien yang akan ditemui.
  • Perjalanan Dinas Audit/Inspeksi: Menyebutkan unit kerja atau lokasi yang akan diaudit/diinspeksi dan periode audit.

Variasi ini penting untuk memastikan SPD mencerminkan tujuan sebenarnya dari perjalanan dinas tersebut. Ini juga membantu dalam pelaporan hasil perjalanan nantinya. Setiap jenis perjalanan mungkin memiliki formulir laporan hasil yang berbeda pula.

Tips Membuat atau Menggunakan Template SPD di Word

Berikut beberapa tips agar template SPD Word Anda berfungsi optimal:

  1. Gunakan Fitur Kontrol Konten di Word: Untuk template yang lebih canggih, Anda bisa menggunakan Developer Tab di Word untuk menambahkan kontrol konten seperti kotak teks, drop-down list, atau date picker. Ini membuat template lebih interaktif dan mengurangi kesalahan pengisian manual.
  2. Kunci Bagian yang Tidak Boleh Diubah: Gunakan fitur proteksi dokumen di Word untuk mengunci bagian-bagian template yang tidak boleh diubah oleh pengguna, seperti layout umum, logo, atau teks standar. Hanya bagian yang perlu diisi yang bisa diedit.
  3. Sertakan Catatan Penjelasan: Di dalam template, tambahkan catatan kecil (bisa menggunakan fitur komentar Word) untuk menjelaskan cara mengisi setiap bagian. Ini sangat membantu pengguna baru. Contoh: “Isi dengan nama kota tempat tujuan dinas”.
  4. Siapkan Beberapa Varian: Jika instansi Anda memiliki berbagai jenis perjalanan dinas (misal: dalam kota dan luar kota, atau dibedakan berdasarkan eselon pegawai), pertimbangkan untuk membuat beberapa varian template yang spesifik.
  5. Simpan di Lokasi yang Mudah Diakses: Letakkan file template di lokasi jaringan yang bisa diakses oleh semua staf administrasi atau pihak yang berwenang membuatnya.
  6. Lakukan Tinjauan Berkala: Kebijakan perjalanan dinas bisa berubah. Tinjau template SPD Anda secara berkala untuk memastikan masih sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku di perusahaan atau instansi Anda.

Menginvestasikan waktu untuk membuat template yang baik akan menghemat banyak waktu dan tenaga dalam jangka panjang. Pastikan template tersebut mudah digunakan dan dipahami oleh semua orang yang terlibat.

Pentingnya SPD dari Sisi Administrasi dan Hukum

Dari perspektif administrasi, SPD adalah dokumen dasar untuk berbagai proses internal. Ini termasuk:

  • Pengajuan dan Persetujuan: Menjadi bukti bahwa perjalanan telah disetujui oleh atasan yang berwenang.
  • Pencairan Uang Muka atau Klaim Biaya: Merupakan lampiran wajib saat mengajukan klaim atau permintaan uang muka perjalanan.
  • Pelaporan: Dijadikan referensi saat pegawai membuat laporan hasil perjalanan dinas.
  • Arsip: Dokumen penting untuk arsip departemen, keuangan, dan kepegawaian.

Dari sisi hukum atau audit, SPD berfungsi sebagai bukti legal bahwa perjalanan tersebut memang dilakukan dalam rangka tugas resmi. Ini penting misalnya saat ada audit internal atau eksternal, atau jika terjadi insiden selama perjalanan dinas. Dokumen ini menunjukkan bahwa pegawai yang bersangkutan sedang dalam status dinas, bukan perjalanan pribadi. Kelengkapan dan keabsahan SPD sangat krusial.

Menurut data umum, biaya perjalanan dinas bisa menjadi salah satu komponen pengeluaran operasional terbesar bagi banyak perusahaan. Adanya SPD yang rapi dan proses klaim yang terstruktur membantu perusahaan mengontrol pengeluaran ini dan memastikan akuntabilitas. Di Indonesia sendiri, aturan mengenai perjalanan dinas bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) diatur secara detail dalam peraturan perundang-undangan, menunjukkan betapa pentingnya formalitas dokumen ini.

Manfaat Menggunakan Template Standar

Bayangkan jika setiap orang membuat SPD dengan format yang berbeda-beda. Akan sangat sulit bagi departemen administrasi atau keuangan untuk memprosesnya. Menggunakan template standar memastikan:

  • Kesamaan Data: Setiap SPD mencakup data yang sama, mengurangi risiko ada informasi penting yang terlewat.
  • Kemudahan Pemrosesan: Petugas administrasi atau keuangan sudah terbiasa dengan formatnya, mempercepat proses verifikasi dan pencairan.
  • Profesionalisme: Dokumen terlihat rapi, seragam, dan mencerminkan profesionalisme organisasi.
  • Pelacakan dan Pengarsipan: Memudahkan pelacakan dan pengarsipan surat-surat perjalanan dinas.

Ini seperti memiliki formulir baku untuk pendaftaran. Semua orang mengisi formulir yang sama, sehingga data yang dikumpulkan seragam dan mudah diolah. Dalam konteks SPD, ini vital untuk efisiensi operasional.

SPD di Era Digital: Tanda Tangan Elektronik?

Di era digital seperti sekarang, banyak organisasi mulai beralih ke proses yang lebih otomatis, termasuk dalam pengelolaan SPD. SPD bisa dibuat dan diajukan secara elektronik melalui sistem informasi internal. Dalam konteks ini, tanda tangan bisa digantikan dengan tanda tangan elektronik yang sah.

Meskipun begitu, format Word untuk template masih relevan. Banyak sistem elektronik masih memungkinkan ekspor data dalam format dokumen seperti Word atau PDF. Atau, template Word bisa menjadi langkah awal sebelum organisasi mengimplementasikan sistem elektronik yang lebih canggih. Template Word yang baik bahkan bisa menjadi dasar perancangan formulir digital.

Memahami struktur SPD dalam format dokumen tradisional seperti Word memberikan pondasi yang kuat, terlepas dari apakah nantinya proses beralih ke digital sepenuhnya atau tetap menggunakan kombinasi format cetak dan digital.

Memiliki contoh atau template Surat Perjalanan Dinas dalam format Word adalah langkah cerdas untuk meningkatkan efisiensi dan profesionalisme administrasi perkantoran Anda. Dengan template yang terstruktur, proses penugasan dan pelaporan perjalanan dinas menjadi lebih mudah dan akurat.

Apa pengalaman Anda terkait Surat Perjalanan Dinas? Apakah Anda punya tips tambahan dalam mengelola dokumen ini? Bagikan di kolom komentar di bawah ya!

Posting Komentar