Beranda administrasi bisnis keuangan template

Panduan Lengkap & Contoh Surat Permohonan Petty Cash: Mudah Dipahami!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Hai, pernah gak sih kamu atau timmu butuh dana cepet buat keperluan mendadak di kantor? Misalnya beli materai, bayar parkir pas lagi ada tugas luar, atau sekadar beli kopi buat tamu penting? Nah, di sinilah peran petty cash alias kas kecil jadi penting banget. Petty cash ini semacam dana darurat atau dana operasional kecil yang disisihkan perusahaan biar urusan kecil yang butuh duit tunai cepet bisa langsung diselesaikan.

Tapi, meskipun “kecil”, penggunaannya tetap harus rapi dan terdokumentasi dong. Salah satu caranya adalah dengan mengajukan permohonan tertulis. Ini bukan cuma formalitas lho, tapi juga penting buat akuntabilitas dan transparansi. Jadi, kalau kamu bingung gimana cara bikin surat permohonan pengajuan petty cash, kamu datang ke tempat yang tepat! Kita bakal bedah tuntas contohnya plus tips biar permohonanmu lancar jaya.

Contoh Surat Permohonan
Image just for illustration

Kenapa Sih Harus Pakai Surat Permohonan?

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, kan cuma duit receh, kenapa harus pakai surat segala?”. Eits, jangan salah! Ada beberapa alasan kuat kenapa permohonan petty cash sebaiknya dibuat tertulis:

  1. Akuntabilitas: Surat ini jadi bukti kalau kamu memang mengajukan dana untuk keperluan tertentu. Siapa yang mengajukan, berapa jumlahnya, dan untuk apa, semuanya jelas. Ini penting buat menghindari misunderstanding.
  2. Audit Trail: Dokumen tertulis sangat membantu saat audit. Setiap pengeluaran, sekecil apapun, perlu jejaknya. Surat permohonan adalah jejak awal yang valid.
  3. Persiapan Anggaran: Dengan permohonan tertulis, bagian keuangan bisa memprediksi atau mencatat penggunaan dana petty cash. Ini membantu mereka mengelola dan mengisi kembali dana kas kecil secara efisien.
  4. Persetujuan Resmi: Surat ini memerlukan persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang. Ini memastikan bahwa penggunaan dana tersebut memang disetujui dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
  5. Profesionalisme: Menggunakan surat permohonan menunjukkan profesionalisme dalam bekerja dan menghargai prosedur yang ada di perusahaan.

Bayangin kalau semua orang bisa ambil petty cash seenaknya tanpa catatan? Bisa kacau balau keuangan perusahaan! Makanya, surat permohonan ini fungsinya krusial, meski kelihatannya sepele.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Permohonan Petty Cash

Oke, sekarang kita masuk ke inti suratnya. Apa aja sih komponen wajib yang harus ada di surat permohonan pengajuan petty cash? Yuk, kita urutkan biar gampang dipahami:

Kop Surat (Jika Ada)

Kalau permohonan ini diajukan atas nama departemen atau secara resmi mewakili tim, biasanya pakai kop surat perusahaan atau departemen. Ini biar kelihatan lebih formal dan jelas asal suratnya dari mana. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo.

Nomor Surat

Setiap surat resmi sebaiknya punya nomor unik. Ini penting buat pendokumentasian dan pengarsipan. Format nomor surat bisa beda-beda di setiap perusahaan, tergantung sistem penomoran mereka. Biasanya ada kode departemen, nomor urut, bulan, dan tahun. Contoh: No. 001/SPC/IT-Dept/IX/2023 (SPC: Surat Permohonan Cash, IT-Dept: Departemen IT, IX: September, 2023: Tahun).

Tanggal Surat

Tulis tanggal saat surat itu dibuat. Penting biar urutan pengajuan petty cash-nya jelas kronologisnya.

Lampiran (Jika Ada)

Bagian ini opsional. Kalau kamu melampirkan dokumen pendukung, misalnya rincian estimasi biaya yang lebih detail, sebutkan di sini. Kalau tidak ada, bisa dikosongkan atau ditulis “-“.

Perihal (Hal)

Ini judul singkat yang menjelaskan isi surat. Untuk permohonan ini, judulnya jelas: “Permohonan Pengajuan Petty Cash” atau “Pengajuan Dana Kas Kecil”. Penting banget biar penerima surat langsung tahu maksud surat ini apa.

Penerima Surat

Tulis kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya kepada Bagian Keuangan atau atasan langsung yang berwenang menyetujui pengeluaran. Contoh: Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan atau Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung].

Salam Pembuka

Sama seperti surat formal lainnya, gunakan salam pembuka yang sopan. Contoh yang umum adalah “Dengan hormat,”.

Isi Surat

Ini bagian paling krusial! Di sini kamu menjelaskan mengapa kamu butuh dana petty cash, berapa jumlahnya, dan untuk keperluan apa saja. Jelaskan sejelas mungkin ya. Makin detail, makin gampang penerima surat paham dan cepat memberikan persetujuan.

  • Paragraf Pembuka: Sampaikan maksud suratmu, yaitu mengajukan permohonan dana petty cash.
  • Detail Kebutuhan: Sebutkan jumlah dana yang dibutuhkan dalam angka dan terbilang (misal: Rp 500.000,- (Lima Ratus Ribu Rupiah)). Rincikan juga untuk keperluan apa saja dana tersebut akan digunakan. Semakin rinci semakin baik. Contoh: Pembelian materai (Rp 100.000), Transportasi/Parkir dinas (Rp 200.000), Pembelian ATK mendadak (Rp 150.000), Konsumsi rapat internal (Rp 50.000). Total Rp 500.000.
  • Penutup Isi: Nyatakan harapanmu agar permohonan ini dapat disetujui dan dana dapat segera dicairkan.

Salam Penutup

Tutup surat dengan salam penutup yang sopan, misalnya “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”.

Nama dan Jabatan Pengaju

Cantumkan nama lengkap dan jabatanmu atau nama dan jabatan orang yang bertanggung jawab atas pengajuan ini.

Tanda Tangan Pengaju

Bubuhkan tanda tanganmu di atas nama lengkap.

Bagian Persetujuan

Sediakan kolom atau ruang untuk tanda tangan dan nama atasan atau pihak yang berwenang menyetujui permohonan ini. Bagian ini bisa berisi: “Diajukan oleh”, “Disetujui oleh”, “Diketahui oleh” (jika ada beberapa level persetujuan).

Nah, itu dia komponen-komponen wajibnya. Dengan adanya semua bagian ini, surat permohonanmu jadi lengkap dan profesional.

Contoh Surat Permohonan Pengajuan Petty Cash

Oke, biar makin jelas, ini dia salah satu contoh surat permohonan pengajuan petty cash yang bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan perusahaanmu:

[KOP SURAT PERUSAHAAN/DEPARTEMEN - Jika Ada]
[Logo Perusahaan - Jika Ada]

[Nama Perusahaan/Departemen]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon]
[Email/Website - Jika Ada]

Nomor     : [Nomor Surat Unik Perusahaan/Departemen]
Lampiran  : -
Perihal   : Permohonan Pengajuan Petty Cash

[Kota], [Tanggal Surat Dibuat, misal: 20 September 2023]

Kepada Yth.
[Jabatan atau Nama Penerima Surat, misal: Kepala Bagian Keuangan / Bapak/Ibu [Nama Atasan]]
[Nama Departemen Penerima, misal: PT Maju Terus Bersama]
Di Tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami yang bertanda tangan di bawah ini mengajukan permohonan dana kas kecil (*petty cash*) untuk mendukung operasional [Sebutkan nama departemen atau tim kamu, misal: Departemen Marketing] dalam periode waktu dekat. Dana ini dibutuhkan untuk membiayai keperluan-keperluan mendesak dan bersifat operasional yang tidak memungkinkan pembayaran melalui mekanisme pengeluaran reguler.

Adapun rincian dana yang kami butuhkan adalah sebesar **Rp 750.000,- (Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)** dengan peruntukan sebagai berikut:
1.  Pembelian materai dan keperluan pos lainnya: Rp 150.000,-
2.  Biaya transportasi dan parkir untuk keperluan dinas di luar kantor: Rp 300.000,-
3.  Pembelian kebutuhan kantor mendadak (misalnya tinta printer habis, staples, dll.): Rp 200.000,-
4.  Konsumsi ringan untuk tamu atau rapat dadakan: Rp 100.000,-

Total dana yang diajukan adalah sebesar Rp 750.000,- sesuai rincian di atas. Kami akan menggunakan dana ini secara bijak dan bertanggung jawab, serta siap untuk memberikan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana beserta bukti-bukti pengeluaran setelah dana tersebut digunakan atau pada saat pengisian kembali (*replenishment*).

Besar harapan kami agar permohonan pengajuan dana kas kecil ini dapat disetujui. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pengaju]

([Nama Lengkap Pengaju])
[Jabatan Pengaju]

------------------------------------------------------------------
Untuk Persetujuan:

Disetujui oleh:

[Tanda Tangan Atasan/Pihak Berwenang]

([Nama Lengkap Atasan/Pihak Berwenang])
[Jabatan Atasan/Pihak Berwenang]
[Tanggal Persetujuan]

Contoh di atas bisa kamu sesuaikan lagi ya. Yang penting, semua elemen kunci seperti jumlah, peruntukan, dan siapa yang mengajukan serta menyetujui harus ada.

Tips Jitu agar Permohonanmu Cepat Disetujui

Mengajukan permohonan bukan cuma soal formalitas lho, ada seninya juga biar cepet disetujui. Ini dia beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

  • Rinci dan Jelas: Semakin rinci kamu menjelaskan peruntukan dananya, semakin besar kemungkinan permohonanmu disetujui. Jangan cuma tulis “Keperluan operasional”, tapi jelaskan operasional seperti apa dan untuk apa saja.
  • Sebutkan Urgensi (jika ada): Kalau kebutuhan dana ini memang mendesak, sebutkan kenapa ini penting dan harus segera dicairkan. Misalnya, “Dana ini dibutuhkan segera untuk pembelian tiket transportasi luar kota hari [Tanggal]” atau “untuk pembayaran vendor yang jatuh tempo besok”.
  • Perkirakan Jumlah Tepat: Jangan mengajukan jumlah yang terlalu besar jauh di atas kebutuhan, tapi juga jangan terlalu pas mepet banget. Perkirakan dengan reasonable berdasarkan pengalaman atau estimasi terdekat.
  • Sertakan Bukti Pendukung (jika perlu): Kadang, untuk pengeluaran yang agak besar atau spesifik, melampirkan proposal kegiatan, estimasi biaya dari vendor, atau bukti pendukung lain bisa sangat membantu.
  • Patuhi Prosedur Perusahaan: Pastikan kamu tahu dan mengikuti prosedur pengajuan petty cash yang berlaku di perusahaanmu. Siapa yang harus menyetujui, form apa yang dipakai (kalau ada form baku), dan ke mana harus menyerahkan permohonan.
  • Ajukan Tepat Waktu: Jangan menunggu sampai dana benar-benar habis baru mengajukan. Ajukan permohonan pengisian kembali atau pengajuan dana baru beberapa hari sebelumnya agar ada waktu untuk proses persetujuan dan pencairan.
  • Jaga Reputasi: Jika kamu sudah pernah menggunakan petty cash sebelumnya, pastikan laporan pertanggungjawabannya selalu rapi, lengkap dengan bukti-bukti (nota, kuitansi), dan diserahkan tepat waktu. Reputasi yang baik akan membuat permohonanmu selanjutnya lebih mudah dipercaya dan disetujui.

Mengikuti tips ini bukan cuma memperlancar prosesmu, tapi juga menunjukkan bahwa kamu adalah karyawan yang teliti dan bertanggung jawab.

Fakta Menarik tentang Petty Cash

Petty cash ini kelihatannya sepele, tapi punya sejarah dan perannya cukup unik lho.

  • Asal Kata: Kata “petty” dalam bahasa Inggris memang berarti kecil atau remeh. Jadi, petty cash secara harfiah adalah kas kecil.
  • Sejarah Kuno: Konsep kas kecil sebenarnya sudah ada sejak lama, bahkan di era sebelum modern. Pedagang atau pengelola perkebunan zaman dulu juga menyisihkan sedikit uang tunai untuk keperluan mendadak yang tidak terencana.
  • Sistem Imprest: Metode pengelolaan petty cash yang paling umum adalah sistem imprest. Di sistem ini, dana kas kecil diisi kembali sesuai jumlah yang sudah dikeluarkan, sehingga jumlah dana kas kecil di “kotak” selalu sama dengan jumlah awal yang ditetapkan. Ini memudahkan kontrol dan pencatatan.
  • Bukan untuk Gaji Besar: Petty cash bukan digunakan untuk membayar gaji, membeli aset besar, atau pengeluaran lain yang jumlahnya signifikan dan butuh persetujuan multilevel. Murni untuk pengeluaran kecil yang sifatnya berulang atau mendadak.
  • Tren Digital: Di era digital, beberapa perusahaan mulai beralih dari kas fisik ke kartu prabayar atau sistem digital khusus untuk petty cash. Ini untuk mengurangi risiko kehilangan uang tunai dan mempermudah pelacakan pengeluaran. Tapi konsep permohonannya tetap sama, hanya medianya saja yang berubah.
  • Pentingnya Bukti: Sekecil apapun pengeluaran petty cash, wajib ada bukti transaksinya (kuitansi, nota, struk). Tanpa bukti, pengeluaran itu bisa dianggap fiktif dan jadi masalah saat audit. Ini penting banget buat diingat!

Mengetahui fakta-fakta ini bikin kita lebih paham bahwa petty cash itu bukan cuma uang ‘saku’ kantor, tapi bagian penting dari sistem keuangan mikro di perusahaan yang perlu dikelola dengan baik.

Mengelola Petty Cash Setelah Disetujui (Singkat)

Setelah permohonanmu disetujui dan dana cair, tugasmu belum selesai sampai di situ. Kamu punya tanggung jawab untuk mengelola dana tersebut.

  1. Simpan dengan Aman: Uang tunai petty cash harus disimpan di tempat yang aman, biasanya di laci terkunci atau brankas kecil, dan hanya diakses oleh orang yang bertanggung jawab.
  2. Catat Setiap Pengeluaran: Buat catatan setiap kali ada uang keluar. Gunakan formulir atau buku catatan petty cash. Cantumkan tanggal, nomor bukti, deskripsi pengeluaran, jumlah, dan sisa saldo.
  3. Kumpulkan Bukti: Setiap pengeluaran harus didukung bukti (kuitansi, nota, struk). Pastikan bukti tersebut asli dan mencantumkan tanggal serta jumlah yang sesuai.
  4. Laporkan dan Minta Pengisian Kembali: Setelah dana hampir habis atau pada periode tertentu (misalnya akhir bulan), buat laporan penggunaan petty cash. Lampirkan semua bukti pengeluaran dan ajukan permohonan pengisian kembali dana ke bagian keuangan. Jumlah pengisian kembali biasanya sebesar total pengeluaran yang sudah dilaporkan.

Proses pelaporan dan pengisian kembali ini sama pentingnya dengan proses pengajuan awal. Ini yang memastikan dana petty cash selalu terisi dan penggunaannya bisa diawasi.

Kapan Menggunakan Petty Cash?

Petty cash paling pas digunakan untuk jenis pengeluaran seperti:

  • Pembelian materai atau biaya pengiriman dokumen.
  • Biaya transportasi (ojek, taksi) atau parkir mendadak untuk keperluan dinas.
  • Pembelian perlengkapan kantor dalam jumlah kecil dan mendesak (misal: pena habis pas lagi butuh banget, beli kertas HVS sebungkus).
  • Konsumsi ringan (kopi, teh, snack) untuk tamu atau rapat dadakan yang tidak masuk jadwal catering rutin.
  • Donasi atau sumbangan dalam jumlah kecil yang disetujui oleh atasan.
  • Biaya perbaikan kecil (misal: ganti bohlam lampu di ruangan, beli baterai remote AC).

Pokoknya, pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, butuh segera, dan ribet kalau harus lewat prosedur pembayaran reguler yang lebih kompleks.

Hindari Kesalahan Umum Saat Mengajukan

Biar permohonanmu mulus, jangan lakukan kesalahan-kesalahan ini:

  • Informasi Tidak Lengkap: Lupa mencantumkan jumlah nominal, tidak merinci peruntukan dana, atau tidak mencantumkan tanggal. Ini bikin suratmu tidak jelas.
  • Jumlah yang Tidak Wajar: Mengajukan dana yang terlalu besar untuk kebutuhan yang kecil, atau sebaliknya. Ini bisa menimbulkan kecurigaan.
  • Tidak Ada Bukti Pendukung: Jika diminta, pastikan kamu bisa menyertakan bukti pendukung atau penjelasan yang logis.
  • Terlambat Mengajukan: Menunggu sampai dana benar-benar ludes atau mendekati tenggat waktu penggunaan. Ini bisa membuat proses terlambat dan menghambat pekerjaan.
  • Mengajukan untuk Keperluan Pribadi: Petty cash hanya untuk keperluan perusahaan ya, bukan untuk beli kebutuhan pribadi. Ini pelanggaran serius.
  • Mengabaikan Prosedur: Mengajukan ke orang yang salah, menggunakan format yang tidak sesuai (kalau ada form baku dari perusahaan), atau tidak melengkapi persyaratan.

Memperhatikan detail-detail kecil ini bisa membuat perbedaan besar dalam proses pengajuanmu.

Tabel Ringkasan Komponen Surat

Untuk memudahkan, ini ringkasan komponen utama dalam tabel:

Bagian Surat Deskripsi Contoh Isi
Kop Surat Identitas perusahaan/departemen PT Maju Terus Bersama, Jl. Contoh No. 123, Jakarta
Nomor Surat Kode unik untuk dokumentasi No. 001/SPC/IT-Dept/IX/2023
Tanggal Surat Tanggal pembuatan surat 20 September 2023
Lampiran Dokumen pendukung (jika ada) - atau 1 (satu) berkas rincian
Perihal Judul singkat isi surat Permohonan Pengajuan Petty Cash
Penerima Surat Kepada siapa surat ditujukan Yth. Kepala Bagian Keuangan
Salam Pembuka Pembukaan surat Dengan hormat,
Isi Surat (Pembuka) Pernyataan maksud dan tujuan Mengajukan permohonan dana kas kecil untuk operasional [Nama Departemen]…
Isi Surat (Detail) Jumlah nominal dan rincian peruntukan dana Rp 750.000,- (Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah), untuk: 1. Materai, 2. Transportasi, dst.
Isi Surat (Penutup) Harapan persetujuan dan kesediaan laporang pertanggungjawaban Besar harapan kami permohonan ini disetujui…
Salam Penutup Penutup surat Hormat kami,
Nama dan Jabatan Pengaju Identitas yang mengajukan [Nama Lengkap], [Jabatan]
Tanda Tangan Pengaju Bukti otentik pengaju [Tanda Tangan]
Bagian Persetujuan Ruang untuk persetujuan atasan Disetujui oleh: ([Nama Atasan]), [Jabatan Atasan], [Tanggal Persetujuan]

Menggunakan tabel seperti ini bisa membantu kamu memastikan tidak ada bagian penting yang terlewat saat membuat surat permohonan.

Kesimpulan

Membuat surat permohonan pengajuan petty cash itu gampang kok, asalkan kamu tahu komponen-komponen wajibnya dan kenapa masing-masing bagian itu penting. Ini bukan sekadar formalitas, tapi langkah awal dari proses pengelolaan dana kas kecil yang rapi dan akuntabel. Dengan surat yang jelas, rinci, dan sesuai prosedur, permohonanmu bakal lebih cepat diproses dan disetujui. Selalu ingat untuk menggunakan dana tersebut dengan bertanggung jawab dan lengkapi laporan pertanggungjawaban dengan bukti-bukti yang valid.

Gimana, udah siap bikin surat permohonan petty cash-mu sendiri? Atau ada pengalaman menarik soal petty cash di kantor yang mau kamu share?

Jangan ragu tinggalkan komentar di bawah ya! Yuk, kita diskusiin bareng soal petty cash dan tips-tips ngurusinnya biar kerjaan makin lancar!

Posting Komentar