Aduh, Surat Dinas Salah? Yuk, Bedah Contoh & Perbaiki! Panduan Lengkap

Table of Contents

Menulis surat dinas itu gampang-gampang susah, ya. Kelihatannya sepele, tapi kalau salah format sedikit saja, bisa mengurangi kesan profesionalitas atau bahkan bikin pesannya nggak tersampaikan dengan baik. Surat dinas itu kan representasi resmi dari sebuah instansi atau organisasi. Jadi, kesalahan sekecil apapun bisa jadi masalah.

Kesalahan dalam surat dinas itu macam-macam, lho. Mulai dari format kop surat yang nggak standar, penulisan nomor surat yang keliru, sampai penggunaan bahasa yang kurang baku atau nggak pas. Nggak jarang juga ada kesalahan di bagian alamat, tanggal, atau bahkan tanda tangan. Penting banget buat kita tahu contoh-contoh kesalahan umum ini biar bisa dihindari saat menulis surat dinas.

Surat dinas punya kekuatan hukum dan fungsi arsip yang penting. Setiap detail di dalamnya harus akurat dan sesuai kaidah penulisan yang berlaku. Makanya, memeriksa kembali (proofreading) itu wajib hukumnya sebelum surat disebar atau diarsipkan. Yuk, kita bedah beberapa contoh kesalahan yang sering terjadi dan gimana cara memperbaikinya.

Image just for illustration

Kesalahan pada Kop Surat¶

Kop surat adalah identitas terdepan dari sebuah surat dinas. Isinya biasanya nama instansi/lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan terkadang logo. Kesalahan di bagian ini sering terjadi karena kurang teliti atau format yang nggak standar.

Contoh Kop Surat yang Salah:

PEMERINTAH DAERAH KOTA SEMARANG
Dinas Pendidikan
Jl. Pahlawan No. 1, Semarang. Telp: 024-1234567. Email: disdik@semarangkota.go.id
Website: www.disdiksmg.go.id

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan titik (.) setelah alamat dan nomor telepon. Ini nggak baku dalam format alamat instansi di kop surat.
• Penggunaan titik dua (:) setelah “Telp” dan “Email”. Seharusnya cukup spasi.
• Penulisan “Website:” seharusnya nggak perlu diikuti titik dua. Cukup langsung alamat websitenya.
• Font dan ukuran huruf mungkin nggak konsisten atau nggak standar untuk kop surat. (Ini sulit ditunjukkan di teks biasa, tapi sering terjadi).

Perbaikan Kop Surat:

PEMERINTAH DAERAH KOTA SEMARANG
DINAS PENDIDIKAN
Jalan Pahlawan Nomor 1, Semarang
Telepon (024) 1234567, Faksimile (024) 1234568
Laman www.disdiksmg.go.id, Pos-el disdik@semarangkota.go.id

Penjelasan Perbaikan:

• Nama instansi ditulis dengan huruf kapital semua (DINAS PENDIDIKAN) untuk menekankan identitas.
• Kata “Jalan”, “Nomor”, “Telepon”, “Faksimile”, “Laman” (pengganti website), dan “Pos-el” (pengganti email) ditulis lengkap, bukan disingkat dengan tanda baca yang keliru.
• Tidak ada titik di akhir baris alamat, telepon, faksimile, laman, atau pos-el.
• Penggunaan koma (,) untuk memisahkan elemen dalam satu baris (misalnya, telepon dan faksimile).
• Penulisan nomor telepon menggunakan tanda kurung untuk kode area, ini format baku.

Fakta Menarik: Penggunaan kata “Laman” dan “Pos-el” adalah bentuk pembakuan istilah dari “Website” dan “Email” oleh Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa (dulu Pusat Bahasa). Penggunaannya menunjukkan ketaatan pada kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam konteks formal.

Kesalahan pada Nomor Surat¶

Nomor surat itu ibarat nomor identitas unik surat tersebut. Penulisannya punya format standar yang biasanya sudah ditetapkan oleh masing-masing instansi. Kesalahan di sini bisa bikin surat sulit diarsipkan atau dilacak.

Contoh Nomor Surat yang Salah:

Nomor : 001/UND/XII/2023.

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan titik (.) di akhir baris nomor surat.
• Format kode surat (UND) mungkin tidak standar atau tidak konsisten dengan sistem penomoran instansi.
• Nomor urut surat (001) mungkin kurang digit (tergantung kebijakan instansi, biasanya 3-4 digit).

Perbaikan Nomor Surat:

Nomor : 001/UND/XII/2023

Penjelasan Perbaikan:

• Tidak ada titik di akhir baris nomor surat. Ini aturan umum untuk bagian-bagian kepala surat seperti nomor, lampiran, dan perihal.
• Memastikan format kode surat (UND), kode bulan Romawi (XII), dan tahun (2023) sudah sesuai dengan sistem penomoran internal instansi. Angka 001 juga disesuaikan dengan jumlah digit yang ditetapkan.

Tips: Setiap instansi atau organisasi biasanya punya manual of style atau panduan penulisan surat dinas sendiri, termasuk format penomoran surat. Pastikan selalu merujuk pada panduan internal tersebut.

Kesalahan pada Lampiran dan Perihal¶

Bagian lampiran memberi tahu pembaca bahwa ada dokumen lain yang disertakan bersama surat. Bagian perihal merangkum inti dari isi surat. Keduanya harus ditulis dengan jelas dan singkat.

Contoh Lampiran dan Perihal yang Salah:

Lampiran: Ada 3 lembar
Perihal: Undangan Rapat

Analisis Kesalahan:

• Pada bagian lampiran, penulisan jumlah lembar yang disertakan harus eksplisit, nggak cukup bilang “Ada”.
• Pada bagian perihal, penggunaan huruf kapital hanya di awal kata “Undangan” mungkin kurang konsisten, tergantung gaya selingkung (aturan internal) instansi. Beberapa instansi menggunakan huruf kapital di setiap awal kata penting, ada juga yang hanya di awal kalimat. Yang pasti, jangan semua kapital kecuali memang aturan instansi begitu.

Perbaikan Lampiran dan Perihal:

Lampiran : tiga berkas
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

Penjelasan Perbaikan:

• Pada bagian lampiran, jumlah berkas ditulis dalam huruf (“tiga”) dan diikuti kata “berkas” atau “lembar”. Kata “berkas” lebih umum digunakan untuk dokumen-dokumen yang terdiri dari beberapa lembar.
• Pada bagian perihal, penulisan “Undangan Rapat Koordinasi” menggunakan huruf kapital di setiap awal kata penting (Undangan, Rapat, Koordinasi). Ini salah satu gaya yang umum digunakan dan terlihat lebih rapi. Pastikan konsisten dengan perihal lain dalam surat yang sama atau surat-surat lain dari instansi tersebut.

Tips: Perihal surat harus singkat, padat, dan jelas. Hindari perihal yang terlalu panjang atau multitafsir. Gunakan kata kunci yang langsung menggambarkan isi surat.

Kesalahan pada Alamat Tujuan¶

Menulis alamat tujuan di surat dinas itu krusial. Salah sedikit bisa bikin surat nyasar atau nggak sampai ke tangan yang tepat. Ada etika dan format baku dalam menulis alamat tujuan.

Contoh Alamat Tujuan yang Salah:

Kepada Yth. Bapak Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta di tempat.

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan “Yth.” diikuti “Bapak”. Salah satu saja sudah cukup. Pilih “Yth.” untuk menghormati jabatan atau nama orang.
• Penulisan nama jabatan “Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta” seharusnya nggak perlu diawali “Bapak” karena “Kepala Sekolah” sudah menunjukkan posisi.
• Penggunaan frasa “di tempat”. Ini sangat tidak baku dan kurang profesional dalam surat dinas. Alamat spesifik lebih dibutuhkan.

Perbaikan Alamat Tujuan:

Yth. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta
Jalan Diponegoro Nomor 89
Jakarta Pusat

Penjelasan Perbaikan:

• Menggunakan “Yth.” diikuti langsung oleh nama jabatan. Jika ditujukan ke individu, bisa “Yth. Bapak/Ibu Nama Lengkap dan Gelar”.
• Menghilangkan frasa “di tempat”.
• Menuliskan alamat lengkap instansi atau individu yang dituju. Ini jauh lebih informatif dan profesional.

Fakta Menarik: Frasa “di tempat” dulunya mungkin umum digunakan, tapi dalam ejaan yang disempurnakan (EYD) dan perkembangan kaidah penulisan surat dinas modern, frasa ini dianggap kurang spesifik dan tidak dianjurkan. Surat dinas harus jelas ditujukan ke mana atau siapa.

Kesalahan pada Salam Pembuka dan Penutup¶

Salam pembuka dan penutup menunjukkan keramahan dan sopan santun dalam berkomunikasi secara tertulis. Meskipun formal, ada format yang perlu diperhatikan.

Contoh Salam Pembuka dan Penutup yang Salah:

Dengan Hormat:
... (isi surat) ...
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan titik dua (:) setelah “Dengan Hormat”. Seharusnya menggunakan koma (,).
• Penggunaan frasa “Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.” agak kurang formal dan bisa diperbaiki.
• Penggunaan koma (,) setelah “Hormat Kami”. Seharusnya tidak ada tanda baca di akhir salam penutup, atau bisa juga koma jika diikuti nama instansi di baris yang sama, tapi umumya tidak pakai koma.

Perbaikan Salam Pembuka dan Penutup:

Dengan hormat,
... (isi surat) ...
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,

atau

Dengan hormat,
... (isi surat) ...
Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
Hormat kami

Penjelasan Perbaikan:

• Menggunakan koma (,) setelah salam pembuka “Dengan hormat”. Kata “hormat” ditulis huruf kecil karena merupakan bagian dari frasa, bukan nama diri.
• Mengganti frasa penutup menjadi “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih” yang lebih baku dan spesifik. Atau menggunakan kalimat pasif “Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih” juga bisa.
• Tidak ada tanda baca setelah salam penutup “Hormat kami”. Kata “kami” ditulis huruf kecil.

Tips: Pasangan salam pembuka yang umum adalah “Dengan hormat,”. Pasangan salam penutup yang umum adalah “Hormat kami” atau “Hormat saya”. Pastikan konsisten.

Kesalahan pada Isi Surat¶

Isi surat adalah bagian paling penting, menyampaikan pesan utama. Kesalahan di bagian ini bisa berupa penggunaan bahasa yang nggak baku, kalimat yang nggak efektif, salah eja, atau informasi yang nggak jelas.

Contoh Isi Surat yang Salah:

Sehubungan akan diadakannya acara seminar besok hari sabtu, kami mengundang bapak/ibu untuk dapat hadir pada:
Hari/Tgl: sabtu, 14 desember 2024
Waktu: Jam 09:00 - selesai
Tempat: Gedung Serbaguna

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan kata “akan diadakannya”. Kurang efektif, bisa langsung “akan diadakan”.
• Penulisan nama hari dan bulan (sabtu, desember) dengan huruf kecil. Seharusnya huruf kapital di awal.
• Penulisan “bapak/ibu”. Kurang formal, sebaiknya ditulis lengkap “Bapak/Ibu”.
• Penggunaan singkatan “Tgl” dan “Jam”. Seharusnya ditulis lengkap “Tanggal” dan “Pukul”.
• Penggunaan tanda titik dua (:) untuk memisahkan elemen dalam daftar. Seharusnya titik dua digunakan setelah kata pengantar daftar (seperti “pada:”), tapi di dalam daftar itu sendiri, formatnya harus konsisten (misalnya, spasi saja).
• Penggunaan tanda hubung (-) tanpa spasi pada rentang waktu (09:00-selesai).

Perbaikan Isi Surat:

Sehubungan dengan akan diadakannya seminar, kami mengundang Bapak/Ibu untuk dapat hadir pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 14 Desember 2024
Waktu           : Pukul 09.00 s.d. selesai
Tempat         : Gedung Serbaguna

Penjelasan Perbaikan:

• Menggunakan “Sehubungan dengan akan diadakannya” atau lebih ringkas lagi “Sehubungan dengan akan dilaksanakannya”.
• Menulis nama hari dan bulan dengan huruf kapital di awal (Sabtu, Desember).
• Menulis “Bapak/Ibu” lengkap.
• Menggunakan kata lengkap “Tanggal” dan “Pukul”.
• Menggunakan spasi sebelum dan sesudah tanda titik dua pada daftar.
• Menggunakan format waktu yang baku (Pukul 09.00 s.d. selesai). “s.d.” adalah singkatan baku untuk “sampai dengan”.

Fakta Menarik: Penggunaan singkatan seperti “s.d.”, “u.p.” (untuk perhatian), “a.n.” (atas nama), dan lain-lain sangat umum dalam surat dinas, asalkan singkatan tersebut baku dan dipahami secara umum dalam konteks korespondensi resmi.

Kesalahan pada Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Bagian akhir surat ini penting untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dan berwenang atas surat tersebut. Ada format standar untuk meletakkan tanda tangan, nama, dan jabatan.

Contoh Tanda Tangan yang Salah:

ttd.

(Budi Santoso)
Kepsek

Analisis Kesalahan:

• Penggunaan singkatan “ttd.”. Tidak baku. Cukup sediakan ruang kosong untuk tanda tangan.
• Penggunaan tanda kurung pada nama terang. Tidak baku.
• Penggunaan singkatan “Kepsek”. Seharusnya ditulis lengkap jabatannya.
• Tidak ada spasi yang cukup antara jabatan dan nama instansi (jika perlu).

Perbaikan Tanda Tangan:

(tanda tangan)

Nama Lengkap
NIP/NIK (jika ada)
Jabatan

atau

Hormat kami,

(tanda tangan)

Nama Lengkap
NIP/NIK (jika ada)
Jabatan

Penjelasan Perbaikan:

• Tidak menggunakan singkatan “ttd.”. Cukup sisakan ruang kosong di bawah salam penutup atau langsung nama jabatan.
• Nama lengkap ditulis tanpa tanda kurung, seringkali dicetak tebal (opsional, tapi umum) dan diberi garis bawah (opsional).
• Menyertakan NIP/NIK atau nomor identitas pegawai lainnya (jika relevan dan diwajibkan).
• Menuliskan jabatan secara lengkap.
• Posisi nama, NIP/NIK, dan jabatan diatur rapi di bawah tempat tanda tangan.

Tips: Pastikan penulisan gelar akademis atau gelar profesional (jika dicantumkan) sesuai dengan aturan penulisan gelar yang baku. Misalnya, Dr. (untuk doktor), Ir. (untuk insinyur), M.Hum. (Magister Humaniora).

Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan Umum¶

Selain format spesifik bagian surat, kesalahan tata bahasa dan ejaan juga sering luput dari perhatian dan bisa menurunkan kualitas surat dinas.

Contoh Kesalahan Tata Bahasa/Ejaan:

• Penggunaan kata depan “di” yang dipisah dari kata tempat, misalnya “diadakan” (seharusnya disambung). Atau sebaliknya, kata kerja yang diawali “di-” ditulis disambung dengan kata kerja, misalnya “dikunjungi” (sudah benar), tapi sering terbalik.
• Penulisan kata serapan yang tidak baku, misalnya “kwalitas” (seharusnya “kualitas”), “apotik” (seharusnya “apotek”).
• Penggunaan kata hubung yang kurang tepat, misalnya “dimana” (seharusnya “yang mana” atau diganti struktur kalimatnya) dalam konteks non-pertanyaan.
• Salah penggunaan huruf kapital, misalnya menulis nama hari atau bulan dengan huruf kecil, nama jabatan dengan huruf kecil padahal merujuk jabatan spesifik.
• Salah penempatan atau penggunaan tanda baca, misalnya koma, titik, titik dua.
• Kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele sehingga maknanya sulit dipahami.

Perbaikan:

• Selalu rujuk Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) atau Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) terbaru untuk memastikan ejaan dan penggunaan kata sudah baku.
• Periksa kembali penggunaan kata depan “di-” dan awalan “di-” pada kata kerja. Kata depan “di” dipisah jika diikuti kata tempat atau arah (di sekolah, di sana, di atas), sedangkan awalan “di-” disambung jika diikuti kata kerja pasif (ditulis, dimakan, dikerjakan).
• Perhatikan penggunaan huruf kapital pada nama diri, nama geografi, nama hari, nama bulan, nama jabatan spesifik, dan unsur-unsur lain yang mewajibkan huruf kapital.
• Baca kembali kalimat untuk memastikan strukturnya efektif dan maknanya jelas. Hindari kalimat majemuk bertingkat yang terlalu rumit.

Fakta Menarik: Bahasa Indonesia itu dinamis. Ada pembaharuan ejaan dan penambahan kata baru di KBBI secara berkala. Menulis surat dinas dengan kaidah terbaru menunjukkan awareness dan profesionalitas.

Image just for illustration

Tips Menghindari Kesalahan dalam Surat Dinas¶

Menulis surat dinas yang sempurna mungkin butuh latihan, tapi beberapa tips ini bisa sangat membantu:

1. Pahami Tujuan Surat: Sebelum mulai menulis, pastikan kamu benar-benar paham pesan apa yang ingin disampaikan dan siapa target pembacanya. Ini akan membantu menentukan nada dan isi surat.
2. Gunakan Templat Baku: Jika instansi punya templat surat dinas, selalu gunakan templat tersebut. Ini memastikan konsistensi format mulai dari kop surat sampai bagian akhir.
3. Rujuk Pedoman Penulisan: Jangan ragu merujuk KBBI daring, PUEBI/EYD, atau panduan penulisan internal instansi. Ini sumber paling akurat untuk memastikan ejaan, tata bahasa, dan format sudah benar.
4. Baca dan Periksa Kembali (Proofread): Ini tahap paling krusial! Setelah selesai menulis, baca kembali suratmu dengan teliti. Periksa semua bagian: kop surat, nomor, tanggal, alamat tujuan, salam, isi, penutup, sampai tanda tangan. Cari kesalahan ejaan, tanda baca, tata bahasa, atau format yang keliru.
5. Mintalah Orang Lain Memeriksa: Kalau memungkinkan, minta kolega untuk membaca suratmu sebelum finalisasi. Kadang, mata kedua bisa menemukan kesalahan yang luput dari perhatian kita sendiri.
6. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Hindari kalimat yang berbelit-belit, istilah yang terlalu teknis (jika pembacanya awam), atau bahasa yang terlalu santai. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan mudah dipahami.
7. Perhatikan Konsistensi: Pastikan konsistensi dalam penggunaan istilah, singkatan, penggunaan huruf kapital, dan format penomoran atau perincian di seluruh isi surat.

Ringkasan Kesalahan Umum dan Perbaikannya¶

Untuk memudahkan, ini tabel ringkasan beberapa kesalahan umum dan perbaikannya:

Bagian Surat	Contoh Kesalahan Umum	Analisis Kesalahan	Perbaikan
Kop Surat	Ada titik di akhir baris alamat	Titik tidak digunakan di akhir elemen kop surat	Hilangkan titik
Nomor Surat	Ada titik di akhir nomor	Titik tidak digunakan di akhir nomor surat	Hilangkan titik
Lampiran	Ditulis “Ada 3 lembar”	Tidak spesifik, kata “Ada” tidak baku	Ditulis “tiga berkas/lembar”
Perihal	“Undangan rapat” (huruf kecil)	Huruf kapital seharusnya di awal kata penting	“Undangan Rapat” atau “UNDANGAN RAPAT” (sesuai gaya selingkung)
Alamat Tujuan	Menggunakan “di tempat”	Tidak baku, tidak spesifik	Tulis alamat lengkap
Salam Pembuka	“Dengan Hormat:”	Tanda baca seharusnya koma	“Dengan hormat,”
Isi Surat (tanggal)	“sabtu, 14 desember 2024”	Nama hari & bulan seharusnya kapital di awal	“Sabtu, 14 Desember 2024”
Isi Surat (waktu)	“Jam 09:00 - selesai”	Singkatan “Jam”, format waktu kurang baku	“Pukul 09.00 s.d. selesai”
Salam Penutup	“Hormat Kami,”	Tidak ada tanda baca di akhir salam penutup	“Hormat kami”
Tanda Tangan	Menggunakan “ttd.”	Tidak baku, cukup kosongkan ruang tanda tangan	Kosongkan ruang untuk tanda tangan
Tanda Tangan	Nama terang dalam kurung	Tidak baku	Nama terang ditulis tanpa kurung
Ejaan	“diadakan” (dipisah) atau “disini” (disambung)	Salah penggunaan awalan “di-” dan kata depan “di”	“diadakan” (disambung), “di sini” (dipisah)
Ejaan	“kwalitas”	Kata tidak baku	“kualitas” (sesuai KBBI)
Tata Bahasa	Kalimat bertele-tele	Tidak efektif, sulit dipahami	Buat kalimat yang jelas, singkat, dan langsung ke inti

Memperhatikan detail-detail ini memang butuh ketelitian. Tapi percayalah, surat dinas yang ditulis dengan format baku dan bahasa yang benar akan mencerminkan profesionalisme instansi atau dirimu sendiri sebagai penulisnya. Ini investasi kecil untuk dampak yang besar, lho.

Image just for illustration

Semoga penjelasan tentang contoh surat dinas yang salah dan perbaikannya ini bermanfaat buat kamu ya! Menulis surat dinas itu keahlian yang penting banget di dunia kerja, apalagi kalau kamu sering berkorespondensi resmi. Jangan pernah berhenti belajar dan meningkatkan kemampuan menulismu.

Pernah punya pengalaman lucu atau bikin pusing karena surat dinas yang salah format atau bahasanya? Atau punya tips lain buat menulis surat dinas yang oke? Yuk, share pengalaman dan tips kamu di kolom komentar di bawah! Kita diskusi bareng biar makin banyak yang melek penulisan surat dinas yang benar.