Balas Panggilan Interview Bahasa Inggris: Contoh & Panduan Lengkap untuk Sukses!

Daftar Isi

Mendapatkan panggilan interview adalah salah satu momen paling mendebarkan sekaligus membahagiakan saat melamar kerja. Itu tandanya resume dan aplikasi kamu berhasil menarik perhatian rekruter! Tapi, euforia ini nggak boleh bikin kamu lupa sama satu langkah penting: membalas email panggilan interview tersebut. Balasan ini bukan sekadar formalitas, lho. Ini adalah kesempatan pertama kamu untuk menunjukkan profesionalisme dan keseriusanmu setelah tahap seleksi dokumen. Jadi, penting banget buat membalasnya dengan tepat dan menggunakan bahasa yang sopan, terutama kalau panggilan itu datang dalam bahasa Inggris.

Kenapa Penting Banget Membalas Email Panggilan Interview?¶

Percaya deh, nggak membalas email panggilan interview itu sama aja kayak menghilang ditelan bumi. Hal ini bisa memberikan kesan negatif di mata HRD atau rekruter. Mereka akan menganggap kamu nggak tertarik lagi, kurang profesional, atau bahkan ceroboh. Padahal, bisa jadi kamu cuma bingung cara membalasnya.

Dengan membalas, kamu menunjukkan beberapa hal positif:
* Antusiasme dan Minat: Kamu menunjukkan bahwa kamu memang tertarik dengan posisi tersebut dan bersemangat untuk tahu lebih banyak.
* Profesionalisme: Kamu menunjukkan kemampuan komunikasi tertulis yang baik dan menghargai waktu serta usaha rekruter.
* Konfirmasi: Kamu memastikan bahwa kamu menerima informasinya dan siap (atau memberikan opsi lain jika ada kendala).

Image just for illustration

Kapan Sebaiknya Membalas Email Interview?¶

Nah, soal waktu ini juga krusial. Jangan sampai kelamaan, tapi juga nggak perlu buru-buru banget kalau kamu butuh waktu untuk memastikan jadwalmu. Idealnya, balas dalam waktu 24 jam setelah kamu menerima email. Ini menunjukkan bahwa kamu responsif dan menganggap serius kesempatan ini. Kalaupun kamu butuh waktu lebih lama untuk memastikan jadwal atau hal lain, balas saja dulu secepatnya untuk mengakui penerimaan email dan beritahu kalau kamu akan segera memberikan konfirmasi final.

Elemen Kunci dalam Surat Balasan Panggilan Interview Bahasa Inggris¶

Sebelum masuk ke contoh, yuk kita bedah dulu apa aja sih bagian-bagian penting yang harus ada dalam email balasanmu:

Subject Line (Judul Email)¶

Ini bagian pertama yang dilihat rekruter. Pastikan jelas dan informatif. Jangan biarkan kosong atau gunakan subjek yang nggak jelas.
* Contoh bagus: Interview Confirmation - [Your Name] - [Job Title], Response to Interview Invitation - [Your Name], Confirming Interview - [Your Name]

Salutation (Salam Pembuka)¶

Gunakan sapaan yang formal. Cari tahu nama rekruter yang mengirim email.
* Contoh: Dear Mr./Ms./Mx. [Last Name], Dear [Full Name] (jika kamu yakin dengan gendernya atau jika kamu nggak yakin dan ingin lebih aman), Dear [Hiring Manager Name] (jika nama spesifik tidak ada). Hindari sapaan yang terlalu santai seperti “Hi [Name]”.

Body (Isi Email)¶

Di sinilah kamu menyampaikan inti balasanmu. Isi email biasanya mencakup:
* Ucapan terima kasih atas undangannya.
* Menyebutkan posisi yang dilamar dan tanggal/waktu panggilan interview (untuk konfirmasi ulang).
* Menyatakan keputusanmu: menerima, menolak, atau meminta penjadwalan ulang.
* Jika menerima: konfirmasi ulang waktu dan tempat/platform interview, dan ekspresikan antusiasme.
* Jika menolak: sampaikan dengan sopan, berikan alasan singkat jika perlu (tapi nggak wajib), dan ucapkan terima kasih atas kesempatannya.
* Jika meminta reschedule: berikan alasan singkat (jika bisa diterima), dan tawarkan alternatif waktu jika memungkinkan atau tanyakan kapan waktu lain yang tersedia.
* Menanyakan detail tambahan jika ada (misalnya, dokumen apa yang perlu dibawa, siapa yang akan diinterview, dll.), meskipun kadang info ini sudah ada di email undangan.

Closing (Penutup)¶

Gunakan frasa penutup yang profesional.
* Contoh: Sincerely,, Best regards,, Respectfully,, Kind regards,.

Signature (Tanda Tangan)¶

Cantumkan nama lengkapmu. Bisa juga ditambahkan nomor telepon atau link LinkedIn kalau mau, tapi nama lengkap sudah cukup.

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh konkret untuk skenario yang berbeda.

Contoh Surat Balasan: Menerima Panggilan Interview¶

Ini adalah skenario paling umum dan seringkali paling mudah dibalas. Kamu tinggal mengkonfirmasi kehadiranmu dan menunjukkan antusiasme.

Contoh 1 (Ringkas dan Jelas):

Subject: Interview Confirmation - [Nama Anda] - [Posisi yang Dilamar]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you very much for inviting me to interview for the [Posisi yang Dilamar] position at [Nama Perusahaan].

I am writing to confirm that I accept the interview invitation and will be available on [Tanggal Interview] at [Waktu Interview] at [Lokasi/Platform Interview, cth: your office / via Zoom].

I am very much looking forward to discussing this opportunity further with you.

Please let me know if there is anything specific I need to prepare or bring for the interview.

Sincerely,

[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda (Opsional)]
[Link LinkedIn Anda (Opsional)]

Penjelasan Singkat Contoh 1:
* Subject: Jelas, langsung pada intinya.
* Dear [Nama]: Formal dan menyebutkan nama rekruter.
* Thank you…: Mengucapkan terima kasih dan merujuk pada posisi yang dilamar.
* I am writing to confirm…: Langsung menyatakan tujuan email, yaitu konfirmasi penerimaan. Mencantumkan detail waktu dan tempat untuk memastikan tidak ada salah paham.
* I am very much looking forward…: Menunjukkan antusiasme.
* Please let me know…: Menanyakan hal tambahan jika ada, menunjukkan persiapan.
* Sincerely, [Nama]: Penutup profesional.

Contoh 2 (Sedikit Lebih Detail):

Subject: Confirming Interview for [Posisi yang Dilamar] - [Nama Anda]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you for your email dated [Tanggal Email Undangan Diterima], inviting me for an interview for the [Posisi yang Dilamar] role.

I was delighted to receive your invitation and I am pleased to confirm my attendance at the interview scheduled for [Hari, Tanggal Interview] at [Waktu Interview] [Zona Waktu, jika perlu, cth: WIB]. I understand the interview will take place at [Lokasi/Platform Interview].

I am very enthusiastic about the opportunity to learn more about this position and [Nama Perusahaan].

Please advise if there are any documents or materials you would like me to bring along.

Thank you again for this opportunity.

Best regards,

[Nama Lengkap Anda]

Tips Saat Menerima:
* Konfirmasi Detail: Selalu konfirmasi ulang tanggal, waktu, dan lokasi/platform interview di balasanmu. Ini meminimalkan risiko salah jadwal.
* Tunjukkan Antusiasme: Menggunakan frasa seperti “looking forward”, “delighted”, “enthusiastic” bisa memberikan kesan positif.
* Tanyakan Hal yang Perlu: Jika ada keraguan soal durasi, siapa yang akan diinterview, atau apa yang perlu disiapkan, jangan ragu bertanya dengan sopan di email balasan.

Contoh Surat Balasan: Menolak Panggilan Interview¶

Kadang, karena satu dan lain hal (misalnya, sudah menerima tawaran lain atau merasa posisi ini kurang cocok), kamu mungkin perlu menolak panggilan interview. Menolak dengan sopan itu penting banget untuk menjaga profesionalisme dan reputasi. Kamu nggak pernah tahu kapan kamu akan bertemu dengan rekruter atau perusahaan ini lagi di masa depan.

Contoh 1 (Ringkas dan Sopan):

Subject: Response to Interview Invitation - [Nama Anda] - [Posisi yang Dilamar]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you very much for inviting me to interview for the [Posisi yang Dilamar] position at [Nama Perusahaan]. I truly appreciate you considering me for this role.

However, I am writing to inform you that I must respectfully decline this interview invitation. I have recently accepted another offer that aligns more closely with my current career goals [Opsional, bisa juga tidak disebutkan alasannya].

I am very grateful for your time and consideration, and I wish you the best of luck in finding the right candidate for this position.

Sincerely,

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Singkat Contoh 1:
* Subject: Jelas, memberitahu tujuan email.
* Thank you…: Mengucapkan terima kasih atas undangan dan pertimbangan.
* However, I am writing to inform you…: Menyatakan penolakan dengan sopan (“respectfully decline”).
* Memberikan Alasan Singkat (Opsional): Jika merasa perlu atau nyaman, berikan alasan singkat. Jika tidak, kalimat “due to unforeseen circumstances” atau “after careful consideration” juga bisa digunakan.
* I am very grateful…: Mengucapkan terima kasih lagi dan mendoakan yang terbaik bagi perusahaan. Ini menunjukkan itikad baik.

Contoh 2 (Menolak Tanpa Memberi Alasan Spesifik):

Subject: Regarding the [Posisi yang Dilamar] Interview - [Nama Anda]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you so much for the opportunity to interview for the [Posisi yang Dilamar] role at [Nama Perusahaan]. I appreciate you taking the time to review my application and inviting me for an interview.

After careful consideration, I have decided to withdraw my application for this position at this time.

Thank you again for your consideration. I wish you and [Nama Perusahaan] all the best.

Best regards,

[Nama Lengkap Anda]

Tips Saat Menolak:
* Sopan dan Profesional: Jaga nada bicara tetap sopan meskipun kamu menolak.
* Langsung pada Inti: Sampaikan keputusanmu dengan jelas tanpa bertele-tele.
* Tidak Wajib Memberi Alasan: Kamu berhak menolak tanpa harus menjelaskan secara rinci alasannya, kecuali kamu memang ingin.
* Ucapkan Terima Kasih: Selalu akhiri dengan ucapan terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan.

Contoh Surat Balasan: Meminta Penjadwalan Ulang (Reschedule)¶

Situasi kadang nggak terduga. Bisa jadi ada jadwal yang bentrok, ada urusan mendesak, atau kamu sedang sakit. Jika kamu benar-benar ingin mendapatkan posisi ini tapi tidak bisa hadir di jadwal yang ditawarkan, jangan langsung menolak. Coba minta penjadwalan ulang dengan sopan.

Contoh 1 (Meminta Reschedule Karena Bentrok Jadwal):

Subject: Request to Reschedule Interview - [Nama Anda] - [Posisi yang Dilamar]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you for inviting me to interview for the [Posisi yang Dilamar] position at [Nama Perusahaan] on [Tanggal dan Waktu Awal yang Ditawarkan].

I am very interested in this opportunity. However, I unfortunately have a prior commitment at that exact time which I am unable to change.

Would it be possible to reschedule the interview? I am available on [Sebutkan 2-3 Opsi Tanggal dan Waktu Alternatif yang Kamu Bisa] or any other time that works best for you later next week.

I apologize for any inconvenience this may cause and I appreciate your flexibility.

Thank you again for this opportunity. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Singkat Contoh 1:
* Subject: Jelas, menyatakan tujuan email yaitu request reschedule.
* Thank you…: Mengucapkan terima kasih dan merujuk pada jadwal awal.
* I am very interested… However…: Menunjukkan minat sambil menjelaskan ada kendala. Memberi alasan singkat (“prior commitment”) tanpa terlalu detail.
* Would it be possible…: Langsung ke inti permohonan reschedule.
* Sebutkan Opsi Alternatif: Penting! Jangan hanya minta reschedule, tapi juga tawarkan beberapa pilihan waktu lain yang kamu bisa. Ini memudahkan rekruter.
* I apologize…: Mengucapkan maaf atas ketidaknyamanan dan menghargai fleksibilitas mereka.
* Thank you again…: Penutup dan menunjukkan harapan untuk segera mendapatkan info lanjut.

Contoh 2 (Meminta Reschedule Karena Alasan Mendadak/Urgent):

Subject: Request to Reschedule Interview - [Nama Anda] - [Posisi yang Dilamar]

Dear [Nama Rekruter/Hiring Manager],

Thank you for inviting me to interview for the [Posisi yang Dilamar] position at [Nama Perusahaan] on [Tanggal dan Waktu Awal yang Ditawarkan]. I was looking forward to meeting with you.

Unfortunately, due to an unexpected personal emergency, I will be unable to attend the interview at the scheduled time.

I am very keen on this opportunity and would be grateful if it would be possible to reschedule. I expect to be available again starting [Sebutkan Tanggal Mulai Ketersediaan atau Tawarkan Opsi]. Please let me know what time might work for you.

I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.

Thank you for your understanding and flexibility.

Best regards,

[Nama Lengkap Anda]

Tips Saat Meminta Reschedule:
* Segera Beri Kabar: Jangan tunda memberi tahu rekruter kalau kamu perlu reschedule. Semakin cepat, semakin baik.
* Sopan dan Jelas: Jelaskan permohonanmu dengan sopan. Beri alasan singkat tapi nggak perlu terlalu detail, kecuali memang relevan dan bisa diterima (misalnya, ada panggilan interview dari perusahaan lain yang jadwalnya bentrok).
* Tawarkan Opsi Waktu: Ini poin penting! Mempermudah rekruter untuk mencarikan waktu baru. Jika kamu nggak yakin kapan bisa, setidaknya beritahu perkiraan ketersediaanmu (misal: “later next week”, “starting [date]”).
* Minta Maaf: Selalu ucapkan maaf atas ketidaknyamanan yang kamu timbulkan.

Tips Tambahan Agar Balasanmu Makin Profesional¶

Selain struktur dan isi, ada beberapa tips lagi yang bisa bikin email balasanmu makin oke:

• Proofread, Proofread, Proofread! Ini penting banget. Kesalahan ketik (typo) atau grammar bisa memberikan kesan ceroboh atau kurang teliti. Baca ulang emailmu berkali-kali, kalau perlu minta teman untuk membacanya juga. Gunakan grammar checker online jika perlu.
• Gunakan Font dan Formatting yang Standar: Hindari font aneh-aneh atau warna-warni. Gunakan font standar seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran yang mudah dibaca (10 atau 12).
• Jangan Terlalu Panjang: Email balasan cukup ringkas, padat, dan jelas. Langsung ke poin utama. Rekruter sibuk, mereka menghargai email yang efisien.
• Perhatikan Nada Bahasa: Meskipun kita menggunakan gaya “Casual” di sini, saat menulis email ke rekruter, gunakan nada yang formal tapi tetap ramah. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
• Kirim dari Email Profesional: Gunakan alamat email yang terlihat profesional (idealnya namamu) bukan alamat email alay.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

• Membalas Terlalu Lama: Seperti yang dibahas tadi, menunda balasan bisa bikin rekruter menganggap kamu nggak serius.
• Typos dan Kesalahan Grammar: Ini bikin kamu terlihat nggak teliti.
• Nada yang Terlalu Santai: Ingat, ini komunikasi profesional. Hindari emoji atau bahasa chatting.
• Subjek Email Kosong atau Tidak Jelas: Bikin emailmu berpotensi terlewat atau masuk spam.
• Tidak Mengkonfirmasi Detail: Gagal menyebutkan kembali tanggal/waktu/lokasi bisa menyebabkan miskomunikasi.
• Menolak Tanpa Mengucapkan Terima Kasih: Terlihat tidak sopan.

Fakta Menarik Seputar Proses Interview¶

Tahukah kamu? Menurut beberapa survei HR, kecepatan dan profesionalisme dalam membalas email rekruter seringkali menjadi salah satu indikator awal attention to detail dan communication skills seorang kandidat. Beberapa rekruter bahkan menetapkan batas waktu respons internal (misal, 48 jam) dan jika kandidat tidak merespons dalam waktu tersebut tanpa pemberitahuan, aplikasi mereka bisa saja langsung gugur. Jadi, balasan emailmu yang singkat dan profesional itu bisa jadi penentu apakah kamu akan lanjut ke tahap berikutnya atau tidak, lho! Komunikasi awal yang baik itu kunci.

Apa yang Dilakukan Setelah Mengirim Balasan?¶

Setelah kamu mengirim email balasan (terutama jika kamu menerima undangannya), jangan hanya menunggu. Gunakan waktu luangmu untuk:
1. Riset Perusahaan: Pelajari lagi tentang perusahaan, produk/layanannya, nilai-nilai budayanya, dan berita-berita terbaru terkait mereka.
2. Pahami Deskripsi Pekerjaan: Review kembali deskripsi posisi yang kamu lamar. Identifikasi skill dan pengalaman apa yang paling relevan dan bagaimana kamu bisa menunjukkannya saat interview.
3. Latihan Menjawab Pertanyaan Umum: Siapkan jawaban untuk pertanyaan interview umum seperti “Tell me about yourself”, “Why are you interested in this role?”, “What are your strengths and weaknesses?”, dll. Latih dalam bahasa Inggris!
4. Siapkan Pertanyaan untuk Rekruter: Menanyakan pertanyaan yang cerdas menunjukkan minatmu dan bahwa kamu sudah melakukan riset. Siapkan minimal 2-3 pertanyaan tentang peran, tim, budaya perusahaan, atau peluang pengembangan.

Dengan persiapan matang, kamu akan merasa lebih percaya diri saat hari H interview tiba. Email balasan yang profesional hanyalah langkah awal, persiapan interview itu sendiri adalah tahap selanjutnya yang sangat penting.

Semoga contoh-contoh dan tips di atas membantu kamu menulis surat balasan panggilan interview bahasa Inggris yang memukau dan membuka jalanmu menuju kesuksesan!

Punya pengalaman atau tips lain soal membalas email interview? Atau mungkin ada pertanyaan yang masih mengganjal? Yuk, share di kolom komentar di bawah!