Mau Bikin Surat Resmi? Panduan Lengkap & Contoh Surat Resmi KBBI untuk Kamu!

Table of Contents

Surat resmi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang memegang peranan penting dalam dunia birokrasi, bisnis, pendidikan, maupun organisasi. Fungsinya beragam, mulai dari menyampaikan informasi, permohonan, undangan, hingga keputusan penting. Karena sifatnya yang formal, setiap detail dalam surat resmi harus diperhatikan dengan saksama, termasuk penggunaan bahasa. Nah, di sinilah Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menjadi panduan utama. Menulis surat resmi sesuai KBBI bukan hanya soal formalitas, tapi juga kredibilitas dan kejelasan pesan yang disampaikan.

Surat resmi yang baik mencerminkan profesionalisme pengirim atau instansi yang diwakilinya. Penggunaan bahasa yang baku, ejaan yang tepat, serta struktur kalimat yang benar sesuai kaidah bahasa Indonesia yang tercantum dalam KBBI akan membuat surat Anda mudah dipahami dan dihormati. Bayangkan menerima surat dari instansi penting tapi bahasanya amburadul, banyak salah ketik, atau menggunakan kata-kata tidak baku; pasti langsung ragu kan dengan validitasnya? Itulah mengapa memegang teguh panduan KBBI saat menyusun surat resmi itu krusial.

Mengapa KBBI Penting untuk Surat Resmi?¶

Kenapa sih KBBI jadi benchmark utama dalam menulis surat resmi? Jawabannya simpel: KBBI adalah rujukan standar bahasa Indonesia yang paling otoritatif. Di dalamnya tercakup ejaan yang benar, kata baku, makna kata, hingga panduan pembentukan kata dan kalimat.

Ketika Anda menulis surat resmi dengan berpedoman pada KBBI, Anda memastikan bahwa:

1. Kejelasan Pesan: Kata-kata yang baku dan ejaan yang tepat meminimalkan risiko salah tafsir. Setiap kata memiliki makna spesifik yang diakui secara umum.
2. Kredibilitas: Penggunaan bahasa yang rapi dan sesuai standar mencerminkan profesionalisme pengirim. Ini menunjukkan bahwa pengirim serius dan teliti dalam berkomunikasi.
3. Kesamaan Pemahaman: Dengan menggunakan bahasa yang standar, pembaca dari berbagai latar belakang akan memiliki pemahaman yang sama terhadap isi surat. Ini sangat penting terutama dalam surat-surat yang bersifat instruktif atau informatif.
4. Dokumentasi Resmi: Surat resmi seringkali menjadi dokumen arsip. Penggunaan bahasa yang konsisten dan baku memudahkan pencarian dan pemahaman dokumen di masa depan.

Intinya, KBBI membantu menciptakan konsistensi dan standar dalam komunikasi formal tertulis di Indonesia. Mengabaikannya sama saja dengan mengabaikan aturan main yang sudah disepakati bersama dalam berbahasa.

Image just for illustration

Struktur Dasar Surat Resmi dan Sentuhan KBBI di Tiap Bagian¶

Surat resmi punya struktur yang khas. Setiap bagian memiliki fungsi spesifik, dan penggunaan bahasa sesuai KBBI sangat ditekankan di sini. Mari kita bedah satu per satu:

1. Kop Surat (Kepala Surat)¶

Bagian paling atas ini biasanya berisi nama lengkap instansi/lembaga, alamat, nomor telepon, faksimile, dan alamat email/website.

• Relevansi KBBI: Pastikan nama instansi ditulis dengan ejaan yang benar. Penggunaan huruf kapital pada awal setiap kata nama diri (kecuali kata tugas) adalah aturan baku. Alamat juga harus ditulis dengan ejaan yang tepat, termasuk singkatan seperti ‘Jl.’ (Jalan) atau ‘No.’ (Nomor) jika digunakan secara konsisten dan umum. Pastikan penggunaan titik dan koma sesuai kaidah.

2. Nomor Surat¶

Setiap surat resmi yang keluar dari sebuah instansi biasanya memiliki nomor urut yang unik. Formatnya bisa berbeda-beda tergantung instansi, tetapi konsistensi itu penting.

• Relevansi KBBI: Penulisan angka dan huruf dalam nomor surat (jika ada) harus sesuai ejaan. Contoh: Nomor: 123/SK/X/2023. Pastikan penulisan bulan Romawi (X untuk Oktober) dan tahun (2023) sudah umum digunakan dalam konteks formal.

3. Lampiran¶

Menyebutkan jumlah dokumen lain yang disertakan bersama surat utama.

• Relevansi KBBI: Penulisan “Lampiran” atau “Lamp.” diikuti jumlah lampiran. Frasa seperti “Satu berkas” atau “Tiga lembar” harus ditulis sesuai ejaan baku. Contoh: Lampiran: Satu berkas.

4. Hal (Perihal)¶

Inti atau ringkasan singkat mengenai isi surat. Tujuannya agar pembaca langsung tahu pokok masalah surat tersebut.

• Relevansi KBBI: Gunakan kata-kata baku yang jelas dan ringkas. Hindari frasa yang ambigu atau terlalu panjang. Penggunaan huruf kapital di awal setiap kata (kecuali kata tugas) atau hanya di awal frasa adalah praktik umum, pilih salah satu dan konsisten. Contoh: Hal: Permohonan Izin Penggunaan Gedung.

5. Tanggal Surat¶

Menunjukkan kapan surat itu ditulis.

• Relevansi KBBI: Format baku adalah Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun. Contoh: Jakarta, 27 Oktober 2023. Perhatikan penggunaan koma setelah nama kota. Nama bulan ditulis lengkap dan diawali huruf kapital. Tahun ditulis empat digit. Jangan gunakan singkatan nama bulan atau angka Romawi untuk bulan di bagian ini (walaupun di nomor surat sering pakai Romawi).

6. Alamat Tujuan¶

Kepada siapa surat itu ditujukan.

• Relevansi KBBI: Diawali dengan sapaan hormat seperti “Yth.” (Yang terhormat) diikuti nama jabatan, nama orang (dengan gelar jika perlu), atau nama instansi. Gunakan ejaan yang benar untuk nama dan gelar. Contoh: Yth. Bapak Direktur Utama PT Makmur Jaya. Atau: Yth. Pimpinan Redaksi Harian Fajar. Hindari penggunaan frasa “Di tempat” setelah alamat tujuan jika diletakkan di sebelah kiri (bagian ini). “Di tempat” lebih umum digunakan jika alamat tujuan diletakkan di bawah salam pembuka dan tanpa alamat spesifik.

7. Salam Pembuka¶

Sapaan awal sebelum masuk ke isi surat.

• Relevansi KBBI: Salam pembuka yang paling umum dan baku adalah “Dengan hormat,” diikuti koma. Hindari salam pembuka lain yang bersifat personal atau terlalu santai untuk konteks resmi.

8. Isi Surat¶

Bagian terpenting yang memuat maksud dan tujuan surat.

• Relevansi KBBI: Ini adalah area di mana KBBI sangat berperan. Gunakan kata baku, susun dalam kalimat efektif yang jelas dan tidak bertele-tele, perhatikan ejaan setiap kata, dan gunakan tanda baca (pungtuasi) dengan tepat. Setiap paragraf sebaiknya fokus pada satu ide.

9. Salam Penutup¶

Sapaan di akhir surat sebelum tanda tangan.

• Relevansi KBBI: Salam penutup yang umum adalah “Hormat kami,” diikuti koma. Frasa lain seperti “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” juga umum digunakan dan dianggap formal. Pastikan penggunaan koma setelah salam penutup.

10. Nama Jelas, Jabatan, dan Tanda Tangan¶

Identitas pengirim surat.

• Relevansi KBBI: Penulisan nama dan jabatan harus sesuai dengan ejaan yang benar dan penggunaan huruf kapital yang tepat.

KBBI dalam Praktik: Mengenali dan Menghindari Kesalahan Umum¶

Salah satu aspek paling penting dari KBBI adalah panduannya mengenai ejaan (termasuk penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan penulisan kata) serta kata baku. Dalam surat resmi, kesalahan di area ini sering terjadi dan bisa mengurangi kredibilitas.

Ejaan yang Sering Keliru (dan Panduan KBBI)¶

• Penulisan Imbuhan dan Kata Depan di dan ke:
  • di- dan ke- sebagai imbuhan pasif atau pembentuk kata kerja/kata benda ditulis serangkai dengan kata dasarnya. Contoh: dimakan, ditulis, kekasih.
  • di dan ke sebagai kata depan (menunjukkan tempat atau arah) ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya. Contoh: di rumah, ke kantor, dari Jakarta.
  • Kesalahan umum di surat resmi: Menulis di jual (seharusnya dijual), ke pada (seharusnya kepada - ini bukan kata depan tempat), di dalam (benar, karena menunjukkan tempat).
• Penulisan Kata Berulang: Menggunakan angka ‘2’ untuk kata berulang itu informal dan tidak baku dalam tulisan resmi. Tulis ulang katanya. Contoh: anak-anak (bukan anak2), bapak-bapak (bukan bapak2). Penggunaan tanda hubung (-) itu penting.
• Penulisan Gabungan Kata: Beberapa gabungan kata ditulis serangkai, ada yang terpisah. KBBI adalah acuannya. Contoh:
  • Serangkai: antarnegara, pascasarjana, sukarela.
  • Terpisah: kerja sama, tata cara, lipat ganda.
  • Kesalahan umum: Menulis kerjasama (seharusnya kerja sama), tataacara (seharusnya tata cara).
• Penulisan Unsur Serapan: Banyak kata serapan dari bahasa asing. KBBI menetapkan bentuk bakunya. Contoh: apotek (dari apotheek, bukan apotik), aktivitas (dari activity, bukan aktifitas), analisis (dari analysis, bukan analisa), frekuensi (bukan frekwensi), kualitas (bukan kwalitas), nasihat (bukan nasehat).

Kata Baku vs. Tidak Baku¶

Penggunaan kata baku dalam surat resmi adalah wajib. Kata baku adalah kata yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia standar, biasanya merujuk pada KBBI. Kata tidak baku seringkali muncul dari percakapan sehari-hari, pengaruh bahasa daerah, atau bahasa asing yang belum diserap sempurna.

Ini tabel beberapa contoh kata yang sering keliru dalam konteks formal:

Tidak Baku	Baku	Contoh Penggunaan Baku dalam Surat Resmi
apotik	apotek	“Obat dapat dibeli di apotek terdekat.”
aktifitas	aktivitas	“Kami menghargai segala aktivitas yang telah Anda lakukan.”
analisa	analisis	“Hasil analisis menunjukkan…”
merubah	mengubah	“Perusahaan akan mengubah kebijakan…”
sistim	sistem	“Sistem pendaftaran telah diperbarui.”
nasehat	nasihat	“Surat ini berisi nasihat penting.”
propinsi	provinsi	“Kegiatan dilaksanakan di Provinsi Jawa Barat.”
kwalitas	kualitas	“Kami menjamin kualitas produk kami.”
fihak	pihak	“Surat ini ditujukan kepada pihak terkait.”
photo	foto	“Mohon lampirkan pasfoto terbaru.”
ijin	izin	“Kami memohon izin untuk menggunakan fasilitas tersebut.”
proporsional	proporsional	“Pembagian tugas dilakukan secara proporsional.”
sekadar	sekadar	“Informasi ini sekadar pelengkap data.”
resiko	risiko	“Setiap keputusan memiliki risiko tersendiri.”

Menggunakan kata baku menunjukkan bahwa Anda menghormati bahasa Indonesia dan audiens formal Anda.

Tata Bahasa dan Kalimat Efektif¶

Selain ejaan dan kata baku, struktur kalimat juga penting. Surat resmi membutuhkan kalimat yang jelas, lugas, dan efektif.

• Subjek dan Predikat Jelas: Pastikan setiap kalimat memiliki subjek dan predikat yang mudah dikenali. Hindari kalimat menggantung atau terlalu panjang yang membingungkan.
• Penggunaan Konjungsi (Kata Hubung): Gunakan konjungsi yang tepat untuk menghubungkan antarkalimat atau antarparagraf agar alur surat logis. Contoh: oleh karena itu, selanjutnya, berkenaan dengan ini.
• Kehematan Kata: Hindari pengulangan kata yang tidak perlu atau penggunaan frasa yang berlebihan. Contoh: “dalam rangka untuk” bisa disingkat “dalam rangka” atau “untuk”.
• Penggunaan Preposisi yang Tepat: Selain di dan ke, perhatikan penggunaan preposisi lain seperti dari, pada, kepada, oleh, dengan.

Berbagai Jenis Surat Resmi dan Kekhasan KBBI-nya¶

Prinsip KBBI berlaku untuk semua jenis surat resmi, namun ada kekhasan minor tergantung konteksnya:

• Surat Permohonan/Lamaran Kerja: Bahasa harus sopan, formal, dan meyakinkan. Fokus pada penggunaan kata-kata yang menggambarkan kualifikasi dan profesionalisme Anda dengan baku.
• Surat Undangan Resmi: Bahasa harus sangat formal dan jelas mengenai acara (waktu, tempat, tujuan). Gunakan frasa seperti “dengan hormat kami mengundang”, “pada hari, tanggal”, “bertempat di”.
• Surat Keputusan/Pemberitahuan: Bahasa harus lugas, jelas, tidak ambigu, dan sangat presisi sesuai KBBI karena dokumen ini punya kekuatan hukum atau administratif.
• Nota Dinas/Memo: Umumnya lebih singkat dari surat biasa, tapi tetap formal dan menggunakan bahasa baku. Langsung ke pokok masalah.

Tips Praktis Menulis Surat Resmi Sesuai KBBI¶

1. Selalu Sediakan KBBI (Online): Di era digital, KBBI daring (online) atau aplikasi KBBI V (versi kelima) adalah teman terbaik Anda. Jika ragu dengan ejaan atau kata baku, langsung cek! Alamat resminya di kbbi.kemdikbud.go.id.
2. Baca Contoh dari Sumber Terpercaya: Perhatikan contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau perusahaan besar yang dikenal profesional. Pelajari gaya bahasa dan strukturnya.
3. Periksa Ulang (Proofread): Jangan pernah mengirim surat resmi tanpa memeriksanya ulang. Baca perlahan, perhatikan setiap kata, ejaan, tanda baca, dan struktur kalimat. Minta orang lain membacanya jika memungkinkan.
4. Fokus pada Kejelasan: Tujuan utama surat resmi adalah menyampaikan informasi dengan jelas. Gunakan bahasa yang langsung ke pokok masalah, hindari basa-basi berlebihan (meskipun tetap sopan).
5. Pahami Konteks: Siapa penerima surat Anda? Lembaga atau perorangan? Ini akan sedikit memengaruhi tingkat formalitas (tapi tetap dalam koridor baku).

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar KBBI dan Korespondensi Resmi¶

• KBBI pertama kali terbit tahun 1988. Edisi terbarunya, KBBI V, dirilis tahun 2016 dan terus diperbarui secara berkala secara daring, menambahkan kata-kata baru dan revisi entri lama.
• Bahasa dalam surat resmi cenderung lebih ‘kaku’ atau konservatif dibandingkan bahasa jurnalistik atau sastra. Ini karena tujuannya adalah presisi dan menghindari multitafsir, bukan ekspresi personal.
• Sebelum ada panduan standar seperti KBBI, penggunaan bahasa dalam surat-menyurat resmi di berbagai daerah Indonesia mungkin memiliki keragaman yang signifikan. KBBI membantu menyatukan standar tersebut.
• Meskipun banyak komunikasi kini beralih ke email atau pesan instan, kebutuhan akan surat resmi dalam format tertulis (atau digital dengan format baku) tetap tinggi untuk keperluan hukum, administratif, dan arsip.

Kesalahan Tata Bahasa Umum Berbasis KBBI yang Patut Diwaspadai¶

Selain ejaan dan kata baku, kesalahan tata bahasa juga sering luput dari perhatian:

• Penggunaan Komma: Seringkali penggunaan koma terlalu sedikit atau terlalu banyak. KBBI dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) memberikan panduan jelas kapan koma digunakan (misalnya, sebelum kata hubung kecuali, tetapi, melainkan dalam anak kalimat, setelah salam pembuka/penutup, pemisah unsur perincian, dll.).
• Penggunaan Huruf Kapital: Selain di awal kalimat dan nama diri, perhatikan kapitalisasi pada nama jabatan yang diikuti nama orang atau instansi (misalnya, Presiden Joko Widodo, Gubernur Jawa Barat), nama geografis (Laut Jawa, Gunung Merapi), dll. Namun, jika tidak diikuti nama diri, tidak perlu kapital (misalnya, jabatan presiden, sebuah gunung).
• Struktur Kalimat Pasif: Surat resmi sering menggunakan kalimat pasif untuk memberikan kesan objektif. Pastikan pembentukan kalimat pasifnya benar (misalnya, “Surat ini ditulis oleh staf kami,” bukan “Surat ini staf kami nulis”).

Memahami dan menerapkan kaidah-kaidah ini sesuai KBBI akan sangat meningkatkan kualitas surat resmi yang Anda buat. Ini bukan sekadar mengikuti aturan, tapi membangun kepercayaan dan memastikan pesan Anda diterima dengan baik.

mermaid graph TD A[Mulai Menulis Surat Resmi] --> B[Identifikasi Tujuan & Audiens] B --> C[Susun Kerangka & Poin Utama] C --> D[Tulis Draft Awal] D --> E[Periksa Ejaan & Kata Baku (Cek KBBI!)] E --> F[Periksa Tata Bahasa & Kalimat Efektif] F --> G[Periksa Tanda Baca & Kapitalisasi] G --> H{Sudah Sesuai KBBI & Jelas?} H -- Ya --> I[Baca Ulang Keseluruhan] H -- Tidak --> D I --> J[Finalisasi & Kirim]
Diagram: Proses Menulis Surat Resmi Sesuai KBBI

Diagram di atas menggambarkan alur sederhana dalam menulis surat resmi dengan pendekatan KBBI. Langkah pemeriksaan (E, F, G) dan pengulangan (H) adalah kunci untuk memastikan kepatuhan terhadap standar KBBI.

Penutup¶

Menulis surat resmi sesuai KBBI mungkin terdengar rumit di awal, tapi sebenarnya ini hanyalah soal kebiasaan dan ketelitian. Dengan memahami struktur dasarnya, pentingnya penggunaan kata baku dan ejaan yang tepat, serta terus berlatih dan memanfaatkan KBBI sebagai panduan, Anda akan semakin mahir dalam menyusun korespondensi formal yang profesional dan kredibel. Surat Anda akan mencerminkan integritas dan kepedulian terhadap detail. Ingat, bahasa adalah cerminan diri, terutama dalam komunikasi resmi.

Sudahkah Anda punya pengalaman menarik saat menulis surat resmi atau menemukan kesalahan umum yang bikin gemas? Bagikan cerita dan tips Anda di kolom komentar di bawah! Mari saling belajar untuk meningkatkan kualitas komunikasi formal kita.