Beranda bendera kerajinan panduan permohonan

Mau Bikin Umbul-umbul? Contoh Surat Permohonan & Panduan Lengkapnya!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Umbul-umbul itu ibarat bendera atau spanduk vertikal yang sering kita lihat dipasang di pinggir jalan, area publik, atau tempat-tempat strategis lainnya. Fungsinya macem-macem, mulai dari pemberitahuan acara, promosi produk, kampanye, sampai hiasan kota saat ada perayaan. Nah, biar pemasangan umbul-umbul kamu legal dan nggak kena masalah di kemudian hari, biasanya kamu butuh izin. Izin ini diajukannya lewat yang namanya surat permohonan umbul-umbul.

Surat permohonan ini penting banget lho. Kenapa? Karena dengan surat ini, kamu secara resmi memberitahukan dan meminta persetujuan dari pihak berwenang (biasanya pemerintah daerah melalui dinas terkait, seperti Dinas Tata Ruang, Dinas Perhubungan, atau Satpol PP) untuk memasang umbul-umbul di lokasi yang kamu inginkan. Tanpa izin, umbul-umbulmu bisa dianggap liar, dicopot paksa, atau bahkan kamu bisa kena denda. Jadi, bikin surat permohonan ini adalah langkah awal yang nggak boleh dilewatkan.

Surat Permohonan
Image just for illustration

Pentingnya Surat Permohonan Pasang Umbul-Umbul

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, pasang aja, paling nggak ada yang lihat.” Eits, jangan salah! Pemerintah daerah punya aturan ketat soal tata ruang dan ketertiban umum, termasuk soal pemasangan media luar ruang seperti umbul-umbul. Ada zona-zona yang boleh dipasangi, ada yang tidak. Ada ukuran standar, ada juga estetika kota yang harus dijaga.

Makanya, surat permohonan ini jadi bukti bahwa kamu serius mau patuh pada aturan yang berlaku. Dengan mengajukan permohonan, kamu menunjukkan niat baik dan transparansi. Proses perizinan ini juga memastikan bahwa lokasi pemasangan umbul-umbulmu tidak mengganggu lalu lintas, pejalan kaki, atau fasilitas umum lainnya. Selain itu, izin resmi juga memberimu “payung hukum” jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan pada umbul-umbulmu, seperti perusakan oleh pihak tak bertanggung jawab (meskipun perlindungan ini sifatnya terbatas).

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Permohonan Umbul-Umbul

Sama seperti surat resmi lainnya, surat permohonan umbul-umbul punya format standar yang harus dipenuhi. Ini dia bagian-bagian krusial yang wajib ada dalam suratmu:

  1. Kop Surat: Ini identitas instansi atau perusahaan/organisasi kamu. Isinya nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, dan logo (jika ada). Kalau kamu mengajukan atas nama pribadi, bagian ini bisa diganti dengan identitas pribadi atau dihilangkan sama sekali dan langsung ke bagian berikutnya.
  2. Nomor Surat: Kode unik untuk mendokumentasikan surat keluar dari organisasimu. Formatnya biasanya kode nomor urut, kode unit/departemen, bulan (angka Romawi), dan tahun. Penting buat arsip, baik untuk kamu maupun pihak penerima.
  3. Lampiran: Biasanya ditulis jumlah dokumen pendukung yang kamu sertakan bersama surat permohonan ini. Contohnya, proposal acara, denah lokasi, desain umbul-umbul, fotokopi KTP, dll. Kalau nggak ada lampiran tambahan, cukup tulis “-” atau “Nihil”.
  4. Perihal: Inti dari suratmu. Tuliskan dengan jelas, misalnya “Permohonan Izin Pemasangan Umbul-Umbul”. Kata “Permohonan” di awal sudah menunjukkan tujuan surat ini.
  5. Tanggal Surat: Tanggal saat surat itu dibuat dan ditandatangani. Pastikan ini tanggal yang relevan dengan waktu pengajuanmu.
  6. Alamat Tujuan: Kepada siapa surat ini ditujukan? Tulis nama jabatan dan instansi lengkapnya. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota [Nama Kota]. Pastikan kamu tahu dinas mana yang berwenang di wilayahmu ya.
  7. Salam Pembuka: Gunakan salam formal, seperti “Dengan hormat,”. Ini menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi secara tertulis.
  8. Isi Surat: Ini adalah bagian paling penting. Jelaskan maksud dan tujuanmu mengajukan permohonan izin pemasangan umbul-umbul.
    • Sebutkan nama kegiatan/acara yang akan dilaksanakan (jika terkait acara).
    • Jelaskan tujuan pemasangan umbul-umbul (promosi, informasi, dekorasi, dll).
    • Sebutkan spesifikasi umbul-umbul: jumlah, ukuran (jika ada standar khusus), materi (kain, flexi, dll), dan desain (kalau relevan atau diminta).
    • Sebutkan lokasi-lokasi spesifik pemasangan umbul-umbul. Ini krusial! Sertakan denah atau daftar jalan/area yang jelas.
    • Sebutkan periode atau durasi pemasangan umbul-umbul, dari tanggal mulai sampai tanggal selesai.
    • Nyatakan komitmenmu untuk menaati peraturan yang berlaku terkait pemasangan umbul-umbul dan bersedia menanggung biaya retribusi (kalau ada).
    • Ungkapkan harapan agar permohonanmu dikabulkan.
  9. Salam Penutup: Gunakan salam formal lagi, seperti “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih,” atau “Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.”
  10. Nama Terang dan Tanda Tangan: Nama lengkap dan tanda tangan penanggung jawab atau pimpinan instansi/organisasi yang mengajukan permohonan. Sertakan juga jabatan resminya. Jika perorangan, cukup nama dan tanda tangan pemohon.
  11. Tembusan (Opsional): Jika surat ini perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, sebutkan di bagian ini. Misalnya, tembusan kepada Kepala Satpol PP atau Lurah setempat.

Contoh Surat Permohonan Umbul-Umbul (Untuk Kegiatan)

Berikut adalah contoh format surat permohonan izin pemasangan umbul-umbul untuk keperluan suatu kegiatan atau acara. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhanmu.

[KOP SURAT INSTANSI/ORGANISASI/PERUSAHAAN]

[Nama Instansi/Organisasi/Perusahaan]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon] | [Email] | [Website (Jika Ada)]

Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Unit]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : [Jumlah Lampiran] berkas
Perihal : Permohonan Izin Pemasangan Umbul-Umbul

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas [Nama Dinas Berwenang]
[Nama Kota/Kabupaten]
di-
    Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan [Nama Kegiatan] oleh [Nama Instansi/Organisasi/Perusahaan/Nama Pribadi Pemohon] pada tanggal [Tanggal Mulai Acara] sampai dengan [Tanggal Selesai Acara] di [Lokasi Acara Utama], yang bertujuan untuk [Jelaskan Tujuan Kegiatan Secara Singkat].

Dalam rangka memeriahkan dan menyebarluaskan informasi mengenai kegiatan tersebut kepada masyarakat luas, kami berencana untuk memasang umbul-umbul di beberapa lokasi strategis di wilayah Kota [Nama Kota/Kabupaten]. Pemasangan umbul-umbul ini direncanakan akan dilaksanakan mulai tanggal [Tanggal Mulai Pasang] hingga tanggal [Tanggal Selesai Pasang].

Adapun spesifikasi umbul-umbul serta daftar lokasi pemasangan yang kami ajukan adalah sebagai berikut:
-   Jenis Media : Umbul-Umbul Kain/Flexi
-   Jumlah : ± [Jumlah] buah
-   Ukuran : Standar [Ukuran, misal: 5 meter x 0.9 meter] (atau sesuaikan dengan standar yang berlaku)
-   Lokasi Pemasangan : (Sebutkan dengan jelas, contoh: Sepanjang Jalan Sudirman mulai dari simpang A sampai simpang B, Area sekitar Alun-Alun Kota, di depan Gedung C, dll. Lebih baik dilampirkan denah atau daftar titik koordinat jika memungkinkan.)
    1.  [Lokasi 1]
    2.  [Lokasi 2]
    3.  [Dst]
-   Desain Umbul-Umbul : Terlampir dalam [Lampiran Nomor...] (Jika desain perlu diajukan untuk disetujui)

Bersama surat ini, kami lampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai kelengkapan permohonan ini, antara lain:
1.  [Nama Lampiran 1, misal: Proposal Kegiatan]
2.  [Nama Lampiran 2, misal: Denah Lokasi Pemasangan]
3.  [Nama Lampiran 3, misal: Desain Umbul-Umbul]
4.  [Nama Lampiran 4, misal: Fotokopi KTP Penanggung Jawab]
5.  [Nama Lampiran 5, misal: Surat Keterangan Domisili Organisasi/Perusahaan (jika diperlukan)]

Kami menyatakan kesediaan untuk mematuhi semua peraturan dan ketentuan yang berlaku terkait pemasangan umbul-umbul di wilayah Kota [Nama Kota/Kabupaten], termasuk kewajiban pembayaran retribusi yang mungkin dikenakan. Kami juga bertanggung jawab penuh atas keamanan, ketertiban, dan pelepasan kembali umbul-umbul setelah masa izin berakhir.

Besar harapan kami kiranya Bapak/Ibu dapat mengabulkan permohonan izin pemasangan umbul-umbul ini. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Kota/Kabupaten], [Tanggal Surat]
[Nama Instansi/Organisasi/Perusahaan]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan]

Contoh Surat Permohonan
Image just for illustration

Contoh Surat Permohonan Umbul-Umbul (Untuk Promosi/Komersial)

Untuk keperluan promosi bisnis atau produk, formatnya mirip, hanya penekanannya yang berbeda.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon] | [Email] | [Website]

Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Departemen]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : [Jumlah Lampiran] berkas
Perihal : Permohonan Izin Pemasangan Umbul-Umbul Promosi

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas [Nama Dinas Berwenang]
[Nama Kota/Kabupaten]
di-
    Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami sampaikan bahwa [Nama Perusahaan] berencana untuk melaksanakan kegiatan promosi [Nama Produk/Layanan atau Kampanye Promosi] dalam periode waktu tertentu guna meningkatkan *brand awareness* dan memberikan informasi kepada masyarakat mengenai [Jelaskan Singkat Tentang Produk/Layanan/Kampanye].

Sebagai salah satu media promosi luar ruang yang efektif, kami bermaksud mengajukan permohonan izin pemasangan umbul-umbul di beberapa titik strategis di wilayah Kota [Nama Kota/Kabupaten]. Pemasangan umbul-umbul ini kami rencanakan berlangsung selama [Durasi, misal: 14 hari] terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Pasang] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai Pasang].

Adapun rincian terkait rencana pemasangan umbul-umbul tersebut adalah sebagai berikut:
-   Jenis Media : Umbul-Umbul [Bahan, misal: Flexi Backlite]
-   Jumlah : ± [Jumlah] buah
-   Ukuran : [Ukuran, misal: 4 meter x 0.8 meter] (sesuaikan dengan standar atau ukuran umbul-umbul promosi)
-   Lokasi Pemasangan : (Sebutkan daftar jalan atau area yang diinginkan)
    1.  [Lokasi 1]
    2.  [Lokasi 2]
    3.  [Dst]
-   Desain Umbul-Umbul : Terlampir (Biasanya desain *mockup* akan diminta untuk disetujui sebelum dicetak massal)

Sebagai kelengkapan permohonan ini, kami turut melampirkan dokumen-dokumen berikut:
1.  [Nama Lampiran 1, misal: Profil Perusahaan]
2.  [Nama Lampiran 2, misal: Denah/Daftar Titik Lokasi Pemasangan]
3.  [Nama Lampiran 3, misal: Desain Final Umbul-Umbul]
4.  [Nama Lampiran 4, misal: Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan]
5.  [Nama Lampiran 5, misal: Bukti Pelunasan Pajak Reklame (Jika ada ketentuan pembayaran di muka)]

Kami memahami bahwa pemasangan media promosi luar ruang tunduk pada peraturan daerah yang berlaku. Oleh karena itu, kami menyatakan kesediaan untuk mematuhi segala ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah Kota [Nama Kota/Kabupaten], termasuk kewajiban pembayaran retribusi izin reklame/pajak yang berlaku serta bertanggung jawab atas pemasangan dan pelepasan umbul-umbul tepat waktu.

Kami sangat berharap permohonan ini dapat disetujui agar rencana promosi kami dapat berjalan lancar. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Kota/Kabupaten], [Tanggal Surat]
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab/Direktur]
[Jabatan]

Tips Tambahan Biar Permohonanmu Cepat Diproses

Selain format yang benar, ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan biar permohonan izin umbul-umbulmu lancar dan cepat diproses:

  • Cari Tahu Dinas yang Berwenang: Setiap daerah mungkin beda. Ada yang di Dinas Tata Ruang, ada yang di Dinas Perizinan Terpadu Satu Pintu (DPTSP), ada juga yang melibatkan Dinas Perhubungan atau Satpol PP. Tanyakan dulu biar suratmu nggak salah alamat.
  • Lengkapi Semua Persyaratan: Ini super penting! Biasanya dinas terkait punya daftar persyaratan baku. Selain surat permohonan, mereka mungkin minta proposal, denah lokasi, desain, fotokopi KTP/identitas badan usaha, NPWP, bukti pelunasan retribusi sebelumnya (jika perpanjangan atau sudah pernah pasang), dan lain-lain. Tanya dan siapkan semuanya dari awal.
  • Ajukan Jauh Hari: Proses perizinan butuh waktu. Jangan mepet-mepet dengan tanggal pemasangan yang kamu inginkan. Ajukan permohonan setidaknya 1-2 minggu sebelumnya, bahkan lebih lama untuk acara besar atau jika jumlah umbul-umbulnya banyak.
  • Desain Sesuai Aturan: Beberapa daerah punya aturan soal ukuran, materi, atau bahkan konten umbul-umbul. Pastikan desain umbul-umbulmu tidak melanggar norma kesusilaan, ketertiban umum, atau peraturan spesifik lainnya. Desain yang rapi dan profesional juga memberi kesan baik.
  • Lokasi yang Tepat: Memilih lokasi itu penting. Hindari memasang di tempat yang jelas-jelas dilarang, seperti di atas trotoar yang sempit, di median jalan yang berbahaya, terlalu dekat dengan rambu lalu lintas, atau menutupi fasilitas umum. Cek zonasi tata ruang kalau memungkinkan.
  • Sertakan Denah atau Peta: Melampirkan denah lokasi atau menandai titik-titik di peta online (Google Maps, dll.) yang dicetak bisa sangat membantu petugas untuk memverifikasi lokasi yang kamu ajukan. Ini membuat permohonanmu lebih mudah dipahami.
  • Siapkan Biaya Retribusi: Izin pemasangan umbul-umbul, terutama untuk tujuan komersial, biasanya dikenakan biaya retribusi daerah atau pajak reklame. Besarnya bervariasi tergantung daerah, lokasi, ukuran, dan durasi. Tanyakan perkiraan biayanya dan siapkan anggarannya. Beberapa daerah mungkin meminta bukti pembayaran sebelum izin dikeluarkan.
  • Jaga Komunikasi: Setelah mengajukan, jangan ragu untuk menanyakan update proses permohonanmu. Bersikap kooperatif dan responsif terhadap pertanyaan atau permintaan tambahan dari pihak dinas.
  • Pastikan Pemasangan dan Pembongkaran Tepat Waktu: Kalau izin sudah keluar, pasang umbul-umbul sesuai durasi yang disetujui. Jangan memasang sebelum tanggal mulai izin atau membiarkan umbul-umbul terpasang setelah tanggal berakhirnya izin. Ini bisa menimbulkan masalah dan mempersulit izin di masa depan. Pembongkaran tepat waktu menunjukkan kamu taat aturan.

Fakta Menarik Seputar Umbul-Umbul dan Perizinannya

  • Asal Usul: Umbul-umbul tradisional sebenarnya berasal dari Jawa, khususnya daerah Ponorogo dan Solo. Awalnya lebih identik dengan upacara adat atau perayaan besar kerajaan, seringkali dihias dengan janur atau kain berwarna cerah. Penggunaan modernnya meluas menjadi media promosi dan informasi.
  • Estetika Kota: Banyak pemerintah daerah kini punya aturan ketat soal estetika media luar ruang, termasuk umbul-umbul. Tujuannya biar kota kelihatan rapi, tidak semrawut oleh iklan atau informasi yang berantakan. Ini sering jadi alasan kenapa desain dan lokasi umbul-umbul perlu disetujui.
  • Retribusi dan Pendapatan Daerah: Pajak atau retribusi dari pemasangan reklame dan media luar ruang seperti umbul-umbul menjadi salah satu sumber pendapatan asli daerah (PAD) bagi pemerintah kota/kabupaten. Jumlahnya bisa signifikan lho.
  • Risiko Tanpa Izin: Selain dicopot, pemasangan umbul-umbul tanpa izin bisa digolongkan sebagai pelanggaran Peraturan Daerah (Perda) tentang ketertiban umum atau tata ruang. Sanksinya bisa berupa denda administratif, penyitaan, atau bahkan tindakan hukum lainnya, tergantung beratnya pelanggaran.
  • Beda Fungsi, Beda Aturan?: Terkadang, umbul-umbul untuk acara non-komersial (misal: kegiatan sosial, keagamaan, kenegaraan) punya prosedur perizinan yang sedikit berbeda atau bahkan bebas retribusi dibandingkan umbul-umbul komersial (iklan produk/jasa). Tanyakan detail ini ke dinas terkait.

Tabel Contoh Dokumen Lampiran

Agar lebih jelas, ini contoh dokumen yang sering diminta sebagai lampiran permohonan:

No. Jenis Dokumen Lampiran Keterangan
1 Proposal Kegiatan/Acara Jika pemasangan umbul-umbul terkait event (jelaskan detail acara)
2 Denah Lokasi Pemasangan Umbul-Umbul Peta atau sketsa yang menandai titik-titik pemasangan yang diusulkan
3 Desain Visual Umbul-Umbul Rancangan gambar umbul-umbul yang akan dicetak
4 Fotokopi Kartu Identitas (KTP/SIM) Untuk permohonan atas nama pribadi
5 Fotokopi Akta Pendirian Badan Usaha/Organisasi Untuk permohonan atas nama perusahaan, yayasan, organisasi, dll.
6 Fotokopi NPWP Nomor Pokok Wajib Pajak perusahaan/organisasi/perorangan
7 Surat Keterangan Domisili Bukti domisili pemohon (terkadang diperlukan)
8 Surat Kuasa Jika pengurusan perizinan diwakilkan orang lain
9 Bukti Pembayaran Retribusi/Pajak Reklame Jika ada sistem pembayaran di muka atau pelunasan periode sebelumnya

Tabel ini hanya contoh umum ya, pastikan kamu mendapatkan daftar persyaratan yang update langsung dari dinas yang bersangkutan di wilayahmu.

Kesimpulan

Membuat surat permohonan umbul-umbul mungkin terdengar sepele, tapi ini adalah langkah awal yang sangat penting untuk memastikan kegiatanmu berjalan lancar tanpa melanggar aturan. Surat yang rapi, lengkap, dan diajukan sesuai prosedur akan memudahkan proses perizinan dan menunjukkan profesionalitasmu atau organisasimu. Jangan pernah sepelekan pentingnya izin, karena lebih baik mengurus di awal daripada berurusan dengan sanksi di kemudian hari. Dengan memahami bagian-bagian penting surat dan melengkapi persyaratannya, kamu sudah selangkah lebih dekat untuk mendapatkan lampu hijau memasang umbul-umbul.

Semoga contoh dan tips di atas membantumu dalam menyusun surat permohonan umbul-umbulmu sendiri. Kalau ada pengalaman mengurus izin umbul-umbul, atau ada pertanyaan lain, yuk, berbagi di kolom komentar!

Posting Komentar