Mau Bikin Undangan Buka Bersama? Contoh Surat & Tips Anti Ribet!

Daftar Isi

Buka bersama atau yang akrab disingkat bukber, sudah jadi tradisi tahunan yang ditunggu-tunggu, terutama di bulan Ramadan. Ini adalah momen spesial untuk berkumpul kembali dengan keluarga, sahabat, teman kantor, atau komunitas lainnya. Nah, biar acara bukber kamu berjalan lancar dan banyak yang datang, salah satu langkah awalnya adalah mengirimkan undangan. Surat undangan buka bersama ini fungsinya bukan cuma pemberitahuan, tapi juga ajang silaturahmi awal dan menunjukkan keseriusan kamu sebagai penyelenggara.

Membuat surat undangan bukber sebenarnya gampang-gampang susah. Gampang kalau tahu elemen pentingnya, susah kalau bingung mau mulai dari mana. Undangan yang jelas dan menarik tentu akan meningkatkan niat orang untuk hadir. Bayangkan kalau undangannya nggak jelas jamnya, tempatnya, atau siapa yang mengundang, pasti bikin penerima bingung atau malah malas datang, kan? Makanya, penting banget untuk memperhatikan setiap detailnya.

Image just for illustration

Tujuan utama surat undangan buka bersama adalah menyampaikan informasi detail acara. Mulai dari tanggal, waktu, lokasi, hingga siapa saja yang diundang. Selain itu, undangan juga bisa jadi cara untuk menyampaikan tone acara. Apakah acaranya santai bareng teman lama, formal dengan rekan kerja, atau semi-formal dengan komunitas. Bahasa dan gaya penulisan dalam surat undangan harus disesuaikan dengan tone ini biar nyambung.

Surat undangan buka bersama ini punya beberapa elemen kunci yang wajib ada. Tanpa elemen-elemen ini, informasi yang disampaikan bisa jadi nggak lengkap atau bahkan salah. Mari kita bedah satu per satu elemen-elemen penting tersebut agar kamu bisa bikin undangan yang sempurna. Mengenal setiap bagian ini akan sangat membantu, baik kamu bikin undangan secara manual maupun digital.

Elemen Penting dalam Surat Undangan Buka Bersama¶

Setiap surat atau undangan resmi maupun tidak resmi punya struktur dasarnya sendiri. Untuk surat undangan buka bersama, ada beberapa bagian yang sebaiknya selalu kamu sertakan agar informasinya utuh dan mudah dipahami oleh penerima. Ini dia bagian-bagian pentingnya:

Judul/Kop Surat (untuk formal)¶

Untuk undangan yang sifatnya formal atau semi-formal, seperti dari perusahaan, organisasi, atau komunitas resmi, biasanya diawali dengan kop surat yang mencantumkan nama dan logo lembaga tersebut. Kalau tidak ada kop surat, cukup tulis judul suratnya saja, misalnya “Surat Undangan Buka Puasa Bersama”. Judul ini penting supaya penerima langsung tahu tujuan surat ini.

Tanggal dan Tempat Surat Dibuat¶

Informasi ini memberikan konteks kapan dan di mana surat undangan itu dibuat. Biasanya ditulis di pojok kanan atas. Misalnya, “Jakarta, 1 April 2024”. Ini standar dalam penulisan surat, jadi jangan sampai ketinggalan.

Nomor Surat (untuk formal)¶

Khusus untuk undangan formal dari instansi atau organisasi, nomor surat ini penting untuk arsip dan administrasi. Formatnya biasanya sudah ditentukan oleh masing-masing instansi. Untuk undangan personal atau informal, bagian ini tidak diperlukan sama sekali.

Lampiran (jika ada)¶

Kalau ada dokumen tambahan yang disertakan bersama undangan, misalnya daftar nama panitia, rundown acara, atau peta lokasi, sebutkan jumlah lampirannya di sini. Misalnya, “Lampiran: 1 (satu) berkas”. Kalau tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

Perihal¶

Perihal ini merangkum inti dari surat tersebut. Tulis dengan jelas dan singkat. Contohnya, “Undangan Buka Puasa Bersama” atau “Undangan Silaturahmi & Buka Bersama”. Ini membantu penerima surat untuk langsung memahami maksud surat sebelum membacanya secara lengkap.

Penerima Surat¶

Tulis kepada siapa undangan ini ditujukan. Jika ditujukan kepada satu orang, sebutkan nama lengkap dan jabatannya (jika formal). Jika ditujukan kepada banyak orang dalam satu kategori, bisa ditulis “Kepada Yth. Bapak/Ibu/Sdr/i [Nama atau Jabatan] di Tempat” atau “Kepada Seluruh [Nama Komunitas/Divisi/Angkatan]”. Penting untuk menulis nama atau sapaan dengan benar dan sopan.

Salam Pembuka¶

Awali isi surat dengan salam pembuka yang sesuai. Untuk formal, bisa gunakan “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”. Untuk informal, bisa lebih santai seperti “Hai teman-teman,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.,” diikuti sapaan personal. Salam ini menciptakan nuansa komunikasi yang baik.

Isi Surat (Pendahuluan, Tujuan, Detil Acara)¶

Ini adalah bagian paling krusial dari surat undangan.
* Pendahuluan: Mulai dengan kalimat pembuka yang sopan atau akrab, tergantung tone undangan. Bisa diawali dengan menanyakan kabar atau menyampaikan salam dan puji syukur.
* Tujuan: Sampaikan maksud utama surat ini, yaitu mengundang untuk acara buka bersama. Jelaskan singkat mengapa acara ini diadakan, misalnya untuk mempererat tali silaturahmi, reuni, atau merayakan sesuatu.
* Detil Acara: Berikan informasi lengkap mengenai acara:
* Hari/Tanggal: Sebutkan hari dan tanggal pelaksanaan bukber. Pastikan jelas dan tidak ambigu.
* Waktu: Tulis jam mulai acara. Biasanya disebutkan jam berkumpul atau jam acara dimulai hingga selesai (jika ada perkiraan). Pastikan ini sebelum waktu berbuka puasa.
* Tempat: Sebutkan lokasi acara dengan jelas. Jika perlu, sertakan alamat lengkap atau nama tempat yang mudah dikenali. Untuk undangan digital, bisa tambahkan link Google Maps.

Konfirmasi Kehadiran (RSVP)¶

Bagian ini sangat penting bagi panitia atau penyelenggara untuk mengetahui jumlah pasti tamu yang akan hadir. Minta penerima undangan untuk mengonfirmasi kehadiran mereka sampai tanggal tertentu. Sertakan kontak person (nama dan nomor telepon) yang bisa dihubungi untuk konfirmasi. Contoh: “Mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/i untuk mengonfirmasi kehadiran paling lambat tanggal [Tanggal] ke [Nama Kontak] ([Nomor Telepon]).”

Penutup¶

Sampaikan harapan agar penerima undangan bisa hadir. Ucapkan terima kasih atas perhatiannya. Gunakan kalimat penutup yang sopan atau hangat. Misalnya, “Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat hadir untuk meramaikan acara ini.” atau “Kami tunggu kehadiran teman-teman ya!”.

Salam Penutup¶

Akhiri surat dengan salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka dan tone surat. Contoh: “Hormat kami,” (formal), “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (formal/semi-formal), atau “Salam hangat,” (informal).

Nama dan Tanda Tangan Pengirim¶

Tulis nama jelas pihak yang mengundang. Jika undangan formal dari organisasi, bubuhkan tanda tangan ketua panitia atau pimpinan, serta stempel lembaga. Jika undangan personal, cukup nama kamu saja.

Memastikan semua elemen ini ada dalam surat undangan buka bersama kamu akan membuat informasi yang disampaikan lengkap, jelas, dan profesional (atau setidaknya rapi) terlepas dari tone undangan itu sendiri.

Tips Menulis Surat Undangan Buka Bersama¶

Setelah tahu elemen-elemen pentingnya, sekarang saatnya merangkai kata-kata. Ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan biar surat undangan bukber kamu makin oke dan makin banyak yang tertarik buat datang:

• Jelas dan Ringkas: Hindari bahasa yang bertele-tele. Langsung sampaikan maksud dan semua informasi penting dengan jelas. Penerima undangan biasanya nggak punya banyak waktu buat membaca surat yang terlalu panjang.
• Sesuaikan Tone: Ini penting banget. Undang teman dekat? Gunakan bahasa santai dan akrab. Undang rekan kerja atau atasan? Gunakan bahasa formal dan sopan. Undang anggota komunitas? Mungkin semi-formal lebih pas. Kesalahan tone bisa membuat undangan terasa awkward.
• Cek Kembali Detil Acara: Pastikan tanggal, waktu, dan lokasi sudah benar dan tidak ada typo. Salah satu angka saja bisa bikin orang nyasar atau datang di hari yang salah. Bayangin kalau udah dandan rapi tapi ternyata jadwalnya besok!
• Sertakan Kontak yang Aktif: Nomor telepon atau email untuk RSVP harus aktif dan mudah dihubungi. Siapkan diri juga untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul.
• Pertimbangkan Media Pengiriman: Mau kirim fisik atau digital? Kalau fisik, pastikan alamatnya benar. Kalau digital (via WhatsApp, email, dll.), pastikan formatnya rapi dan mudah dibaca di layar gadget. Undangan digital seringkali lebih praktis dan cepat.
• Tambahkan Sentuhan Personal (opsional): Untuk undangan informal, menambahkan sedikit kenangan lucu atau kalimat yang spesifik ke penerima bisa bikin undangan terasa lebih hangat dan personal.
• Proofread: Sebelum dikirim, baca ulang berkali-kali. Cek ejaan, tata bahasa, dan kelengkapan informasi. Minta teman untuk membacakan juga bisa membantu menemukan kesalahan yang terlewat.
• Informasi Tambahan (jika relevan): Jika ada dress code, tema acara, informasi tentang makanan (misal: potluck), atau detail parkir, jangan ragu menambahkannya.

Mengikuti tips ini akan membantu kamu membuat undangan yang tidak hanya informatif tapi juga efektif dalam mengajak orang untuk hadir.

Fakta Menarik tentang Tradisi Buka Bersama¶

Tradisi buka bersama ini ternyata punya makna yang dalam lho, lebih dari sekadar makan bareng. Ini beberapa fakta menarik terkait bukber:

• Mempererat Silaturahmi: Ini adalah fungsi utama bukber. Di tengah kesibukan sehari-hari, Ramadan memberikan momen untuk menyisihkan waktu khusus bertemu orang-orang terdekat, bahkan yang mungkin sudah lama tak bersua.
• Momen Berbagi: Seringkali bukber juga diisi dengan kegiatan berbagi, misalnya potluck di mana setiap orang membawa makanan, atau bahkan penggalangan dana untuk kegiatan sosial.
• Budaya di Banyak Negara Muslim: Tradisi berkumpul saat berbuka puasa ini tidak hanya ada di Indonesia, tapi juga di banyak negara dengan mayoritas penduduk Muslim, meskipun mungkin dengan nama atau format yang sedikit berbeda.
• Variasi Format: Bukber bisa sangat beragam, mulai dari yang sederhana di rumah teman, di masjid dengan takjil seadanya, hingga yang mewah di restoran atau hotel berbintang. Semuanya punya tujuan yang sama: kebersamaan.
• Meningkatkan Solidaritas: Bukber di lingkungan kerja atau komunitas bisa meningkatkan rasa kekeluargaan dan soliditas antar anggota. Makan bersama setelah menahan lapar seharian menciptakan ikatan emosional tersendiri.

Memahami konteks dan makna di balik tradisi buka bersama ini bisa menambah feel atau nuansa saat kamu menulis undangan. Kamu bisa menyisipkan sedikit kalimat tentang pentingnya kebersamaan atau silaturahmi di bagian pendahuluan undangan.

Image just for illustration

Contoh Surat Undangan Buka Bersama¶

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh surat undangan buka bersama dengan tone yang berbeda. Kamu bisa menjadikannya referensi dan menyesuaikannya dengan kebutuhanmu. Ingat, contoh ini bisa kamu salin, tempel, dan modifikasi sesukamu!

Contoh 1: Undangan Buka Bersama (Informal - Keluarga/Sahabat)¶

Ini contoh kalau kamu mau ngajak teman-teman dekat atau keluarga besar buat bukber di rumah atau di tempat yang santai. Bahasanya ringan dan akrab.

[Nama Kota], [Tanggal]

Hai Teman-teman / Keluarga Tercinta,

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Apa kabar semua? Semoga dalam keadaan sehat walafiat ya.

Ramadan tahun ini rasanya cepat banget berlalu, dan sebentar lagi kita akan menyambut Idul Fitri. Sebelum itu, aku/kami kangen banget deh mau ngajak kalian kumpul-kumpul lagi sambil menikmati momen berbuka puasa bareng. Udah lama kayaknya nggak seru-seruan bareng kayak dulu.

Oleh karena itu, dengan penuh sukacita, aku/kami mengundang teman-teman/keluarga semua untuk acara:

**Buka Puasa Bersama & Silaturahmi**

Acara akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari], [Tanggal Lengkap]**
Waktu : **Pukul [Jam Mulai] WIB** (atau menjelang waktu berbuka)
Tempat : **[Alamat Lengkap Tempat Acara, misal: Rumahku, Jl. xxx No. xx, atau Nama Cafe/Restoran]**

Nanti kita bisa ngobrol santai, tukar cerita, dan pastinya makan bareng menu buka puasa yang insya Allah enak-enak. Jangan lupa bawa semangat kebersamaan dan cerita seru kalian ya!

Mohon kesediaannya untuk menginfokan kehadiran kalian ya, biar kami bisa perkirakan jumlah makanan dan tempatnya. Bisa kabari aku/kami via WhatsApp di nomor [Nomor Telepon Kamu] paling lambat tanggal [Tanggal H- berapa hari].

Kami tunggu banget lho kehadiran teman-teman/keluarga di acara nanti! Pasti bakal seru dan penuh kehangatan.

Terima kasih banyak atas perhatiannya. Sampai ketemu!

Salam hangat,

**[Nama Kamu/Nama Keluarga]**

Contoh ini menggunakan bahasa yang sangat personal (“aku/kami kangen banget”, “udah lama kayaknya nggak seru-seruan”). Informasi disampaikan dengan jelas tapi tetap dalam gaya percakapan. Bagian RSVP juga ada tapi disampaikan dengan cara yang santai.

Contoh 2: Undangan Buka Bersama (Formal - Kantor/Organisasi)¶

Ini contoh kalau kamu mewakili perusahaan, divisi, atau organisasi untuk mengundang karyawan/anggota untuk bukber. Bahasanya lebih resmi dan strukturnya lebih formal.

[Kop Surat Perusahaan/Organisasi]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : -
Perihal : Undangan Buka Puasa Bersama

Yth. Bapak/Ibu/Sdr/i [Nama atau Jabatan]
[Jabatan atau Departemen]
Di Tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan hormat,

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga kita dapat menjalankan ibadah puasa Ramadan tahun ini dengan lancar.

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar karyawan/anggota [Nama Perusahaan/Organisasi] dan meningkatkan kebersamaan di bulan suci Ramadan, kami selaku panitia bermaksud mengadakan acara Buka Puasa Bersama.

Berkaitan dengan hal tersebut, kami dengan segala kerendahan hati mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i untuk hadir dalam acara tersebut yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : **[Hari], [Tanggal Lengkap]**
Waktu : **Pukul [Jam Mulai] WIB s/d selesai**
Tempat : **[Nama dan Alamat Lengkap Tempat Acara, misal: Ruang Serbaguna Gedung A / Nama Restoran]**

Kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i akan menjadi kehormatan dan kebahagiaan tersendiri bagi kami. Semoga dengan acara ini, hubungan antar kita semakin erat dan solid.

Untuk kelancaran acara, mohon kesediaan Bapak/Ibu/Sdr/i untuk mengonfirmasi kehadiran paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] kepada [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon Kontak Panitia].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Sdr/i, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Hormat kami,

[Nama Panitia/Ketua]
[Jabatan Panitia/Ketua]
[Nama Perusahaan/Organisasi]

[Tanda Tangan & Stempel]

Perhatikan penggunaan bahasa yang baku (“Dengan hormat”, “Berkaitan dengan hal tersebut”, “Demikian surat undangan ini kami sampaikan”) dan struktur yang lengkap dengan nomor surat, lampiran, dan perihal. Bagian penutup dan salam penutup juga menggunakan format formal.

Contoh 3: Undangan Buka Bersama (Semi-Formal - Komunitas/Alumni)¶

Undangan ini pas buat komunitas, alumni sekolah/kampus, atau organisasi sosial yang tidak sekaku perusahaan tapi juga tidak seinformal keluarga. Bahasanya campuran antara akrab dan sopan.

[Nama Kota], [Tanggal]

Nomor : [Opsional, jika komunitas punya sistem penomoran]
Lampiran : -
Perihal : Undangan Buka Puasa Bersama & Silaturahmi Alumni

Yth. Kakak-kakak & Adik-adik Alumni [Nama Institusi] Angkatan [Angkatan, jika spesifik]

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Sejahtera untuk kita semua,

Semoga Kakak-kakak dan Adik-adik Alumni [Nama Institusi] selalu dalam lindungan Tuhan Yang Maha Esa dan menjalankan ibadah puasa dengan lancar.

Tidak terasa sudah beberapa waktu kita jarang bertemu dan bersilaturahmi. Bulan Ramadan yang penuh berkah ini adalah momen yang tepat untuk kembali berkumpul, berbagi cerita, mengenang masa lalu, dan mempererat tali persaudaraan di antara sesama alumni [Nama Institusi].

Oleh karena itu, kami dari [Nama Panitia/Perwakilan Alumni] dengan hangat mengundang Kakak-kakak dan Adik-adik sekalian untuk hadir dalam acara:

**Acara : Buka Puasa Bersama & Reuni Alumni [Nama Institusi]**

Acara Insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : **[Hari], [Tanggal Lengkap]**
Waktu : **Pukul [Jam Mulai] WIB s/d selesai** (Diawali dengan ramah tamah & games ringan)
Tempat : **[Nama dan Alamat Lengkap Tempat Acara, misal: Gedung Serbaguna Kampus / Nama Restoran / Tempat yang disepakati]**

Acara ini akan diisi dengan kegiatan buka puasa bersama, sholat Maghrib berjamaah (jika memungkinkan), sharing session, dan tentu saja ajang temu kangen antar alumni.

Besar harapan kami Kakak-kakak dan Adik-adik dapat meluangkan waktu untuk hadir dan meramaikan acara ini. Kehadiran kalian akan menambah semarak suasana reuni kita.

Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat tanggal **[Tanggal Konfirmasi]** via WhatsApp ke **[Nama Kontak] ([Nomor Telepon Kontak])** agar kami dapat mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Sampai jumpa!

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Salam hangat,

**[Nama Panitia/Perwakilan]**
[Angkatan/Jabatan di Komunitas, jika relevan]
[Nama Komunitas/Alumni]

Dalam contoh semi-formal ini, sapaannya (“Kakak-kakak & Adik-adik”) menunjukkan keakraban tapi tetap ada struktur surat yang rapi. Penjelasan acaranya juga lebih detail bisa disisipi kegiatan tambahan selain makan, seperti games atau sharing session.

Image just for illustration

Undangan Digital: Alternatif Praktis¶

Di era digital seperti sekarang, mengirim surat undangan fisik mungkin sudah jarang dilakukan untuk acara informal atau semi-formal. Undangan digital via WhatsApp, email, atau platform media sosial lainnya jauh lebih praktis dan cepat.

Jika kamu memilih undangan digital, prinsipnya tetap sama: semua elemen penting harus ada. Kamu bisa membuat desain undangan yang menarik menggunakan aplikasi gratis di ponsel atau komputer, lalu cantumkan semua detil acara di sana. Teks undangan yang sudah kamu susun (seperti contoh di atas) bisa langsung disalin dan dikirimkan.

Tips untuk undangan digital:
* Desain Menarik: Gunakan foto atau gambar yang relevan dan desain yang enak dipandang.
* Informasi Terstruktur: Susun informasi dengan rapi (pakai bold atau bullet points) biar mudah dibaca di layar kecil.
* Sertakan Link: Jika lokasi di restoran/kafe, sertakan link Google Maps. Jika ada grup WhatsApp khusus bukber, berikan link grupnya.
* Pesan Personal: Walaupun digital, tambahkan pesan singkat yang personal saat mengirimkannya.

Undangan digital bisa jadi solusi hemat biaya dan waktu, terutama jika penerima undangan tersebar di berbagai lokasi.

Apa yang Dilakukan Setelah Mengirim Undangan?¶

Mengirim undangan bukan akhir dari tugas kamu sebagai penyelenggara. Beberapa hal yang bisa kamu lakukan setelah undangan terkirim:

1. Pantau Konfirmasi Kehadiran: Secara berkala, cek siapa saja yang sudah konfirmasi. Ini penting untuk finalisasi jumlah tamu dan pemesanan tempat/makanan.
2. Ingatkan Kembali (Opsional): Beberapa hari sebelum acara, kamu bisa mengirimkan reminder singkat, terutama untuk yang belum konfirmasi atau sebagai pengingat jadwal bagi yang sudah konfirmasi.
3. Siapkan Detail Tambahan: Jika ada detail acara yang belum tercantum di undangan (misalnya dress code lebih spesifik, susunan acara, menu, dll.), kamu bisa informasikan secara terpisah melalui grup chat atau pesan pribadi.
4. Antisipasi Pertanyaan: Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan dari penerima undangan mengenai acara. Pastikan kamu punya semua informasi yang dibutuhkan.

Dengan persiapan yang matang, mulai dari membuat undangan hingga tindak lanjutnya, acara buka bersama kamu pasti akan berjalan lancar dan meninggalkan kesan positif bagi semua yang hadir. Momen kebersamaan di bulan Ramadan ini memang nggak ternilai harganya.

Penutup¶

Membuat surat undangan buka bersama sebenarnya tidak sulit asalkan kita tahu komponen apa saja yang harus ada dan menyesuaikan tone-nya dengan siapa kita berbicara. Baik itu undangan informal untuk teman, formal untuk rekan kerja, atau semi-formal untuk komunitas, kunci utamanya adalah informasi yang jelas, lengkap, dan mudah dipahami. Manfaatkan juga teknologi dengan membuat undangan digital yang menarik dan praktis.

Tradisi buka bersama ini adalah highlight di bulan Ramadan yang sayang untuk dilewatkan. Ini adalah jembatan untuk kembali mempererat tali silaturahmi yang mungkin kendur karena kesibukan sehari-hari. Jadi, jangan tunda lagi! Segera rencanakan buka bersama kamu dan buat undangan yang berkesan.

Nah, gimana? Sudah siap membuat undangan buka bersama versi kamu sendiri? Atau mungkin kamu punya pengalaman menarik seputar bukber yang mau dibagi? Yuk, ceritakan di kolom komentar di bawah!