Mau Brosur? Panduan Lengkap & Contoh Surat Permintaan yang Gampang!

Daftar Isi

Surat permintaan brosur mungkin terdengar seperti sesuatu dari masa lalu, di era digital serba instan ini. Tapi tunggu dulu, ternyata surat semacam ini masih relevan dan punya fungsinya sendiri, lho! Terutama dalam konteks bisnis, pendidikan, atau organisasi yang membutuhkan informasi detail dan terstruktur yang seringkali lebih lengkap atau berbeda formatnya dibanding informasi di website.

Surat permintaan brosur adalah sebuah dokumen tertulis yang dikirimkan oleh individu, perusahaan, atau institusi kepada pihak lain (biasanya perusahaan, institusi pendidikan, atau penyelenggara acara) untuk meminta dikirimi brosur, katalog, atau materi promosi/informasi lainnya. Tujuannya jelas: mendapatkan informasi lengkap dan terperinci mengenai produk, layanan, program, acara, atau profil dari pihak yang dituju.

Image just for illustration

Kenapa sih harus pakai surat? Kadang, informasi di website itu sifatnya umum. Brosur atau katalog seringkali memuat detail teknis, daftar harga lengkap, silabus, jadwal, atau visual produk yang lebih representatif yang tidak selalu ditampilkan secara utuh di platform online. Selain itu, punya dokumen fisik (atau PDF lengkap) bisa lebih nyaman untuk dipelajari secara offline, dibagikan ke tim, atau dijadikan arsip.

Surat permintaan brosur juga menunjukkan tingkat keseriusan si pengirim. Dibanding sekadar mengisi formulir online (jika ada) atau mengirim email singkat tanpa format jelas, surat (baik fisik maupun email formal) memberikan kesan lebih profesional dan terorganisir. Ini penting, apalagi jika Anda mewakili sebuah institusi atau perusahaan lain.

Pihak yang biasanya menulis surat ini bermacam-macam. Bisa jadi calon mahasiswa yang tertarik dengan sebuah program studi, calon pelanggan yang ingin tahu detail produk sebelum membeli, perusahaan yang mencari supplier baru, atau individu yang tertarik dengan sebuah pameran atau event.

Image just for illustration

Lalu, siapa yang menerima surat ini? Tentunya pihak yang menyediakan brosur tersebut, seperti tim marketing, departemen admisi (penerimaan mahasiswa), bagian customer service, atau panitia penyelenggara acara. Merekalah yang bertugas merespons permintaan informasi semacam ini.

Menulis surat permintaan brosur itu gampang-gampang susah. Gampang karena strukturnya standar, susah kalau informasinya tidak jelas atau tidak sopan. Kunci utamanya adalah kejelasan, kesopanan, dan ketepatan informasi yang diminta serta alamat pengiriman.

Secara umum, surat permintaan brosur memiliki struktur yang mirip dengan surat resmi atau semi-resmi lainnya. Ada beberapa elemen kunci yang wajib ada agar surat Anda efektif dan mudah diproses oleh penerima. Memahami setiap bagian ini akan sangat membantu Anda dalam menyusunnya.

Bagian Kepala Surat¶

Bagian ini biasanya terletak di paling atas surat dan memberikan identitas pengirim serta detail dasar surat itu sendiri.

• Kop Surat: Jika Anda mengirim atas nama perusahaan, sekolah, atau organisasi, gunakan kop surat resmi. Kop surat ini memuat nama, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kadang website instansi Anda. Ini memberikan validitas dan menunjukkan bahwa surat ini mewakili sebuah entitas resmi. Jika Anda mengirim atas nama pribadi, kop surat ini tentu saja tidak diperlukan.
• Nomor Surat: Penting untuk surat yang dikirim atas nama instansi atau perusahaan. Nomor surat berfungsi sebagai arsip internal. Formatnya bervariasi tergantung kebijakan instansi, tapi umumnya mencakup nomor urut, kode bagian/departemen, bulan, dan tahun.
• Lampiran: Bagian ini diisi jika Anda menyertakan dokumen lain bersama surat, misalnya profil singkat perusahaan Anda atau formulir pendaftaran awal. Tulis jumlah dokumen yang dilampirkan. Jika tidak ada lampiran, cukup tulis “-” atau “Tidak Ada”.
• Perihal: Ini adalah bagian krusial yang langsung memberitahu penerima tujuan surat Anda. Tulis dengan jelas dan ringkas, contoh: “Permohonan Brosur Produk”, “Permintaan Informasi Program Studi”, atau “Permintaan Katalog Lengkap”.
• Tanggal Surat: Tulis tanggal surat dibuat. Formatnya biasanya tempat, tanggal bulan tahun (contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023).

Bagian Isi Surat¶

Di sinilah inti dari permintaan Anda disampaikan. Bagian ini harus lugas dan informatif.

• Alamat Tujuan: Tulis nama, jabatan (jika diketahui), nama instansi/perusahaan, dan alamat lengkap pihak yang Anda tuju. Usahakan sedetail mungkin agar surat tidak salah alamat.
• Salam Pembuka: Gunakan salam formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Bapak/Ibu [Nama Ybs] yang terhormat,”. Jika tidak tahu nama spesifik, bisa menggunakan “Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Instansi/Perusahaan] yang terhormat,” atau “Kepada Yth. Bagian Marketing [Nama Perusahaan]”.
• Paragraf Pembuka: Nyatakan maksud dan tujuan surat Anda secara langsung di paragraf pertama. Sebutkan bahwa Anda ingin meminta brosur atau informasi tertentu.
• Paragraf Isi: Jelaskan secara lebih detail mengapa Anda membutuhkan brosur tersebut (misalnya, untuk referensi proyek, perbandingan, bahan pertimbangan, atau karena tertarik dengan produk/layanan spesifik). Jika brosurnya bermacam-macam, sebutkan dengan jelas jenis brosur apa yang Anda minta (misalnya, brosur produk A, katalog tahun 2023, atau brosur program studi S2 Manajemen). Jangan lupa sebutkan bagaimana Anda ingin brosur tersebut dikirimkan (misalnya, melalui pos ke alamat tertentu, atau dalam format digital ke alamat email).
• Paragraf Penutup: Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan bantuan pihak penerima. Nyatakan harapan Anda agar permintaan ini dapat diproses.

Bagian Penutup Surat¶

Bagian ini mengakhiri surat secara formal.

• Salam Penutup: Gunakan salam formal seperti “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
• Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tangan Anda.
• Nama Lengkap: Tulis nama lengkap Anda.
• Jabatan/Nama Instansi: Jika surat mewakili instansi, tulis jabatan Anda dan nama instansi di bawah nama lengkap. Jika pribadi, cukup nama lengkap saja.
• Kontak: Meskipun sudah ada di kop surat (jika ada), mencantumkan kembali nomor telepon atau email di bagian penutup bisa mempercepat proses respon.

Dengan mengikuti struktur ini, surat permintaan brosur Anda akan terlihat rapi, profesional, dan mudah dipahami oleh penerima. Ini meningkatkan kemungkinan permintaan Anda diproses dengan cepat dan tepat.

Image just for illustration

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh surat permintaan brosur untuk berbagai skenario. Contoh-contoh ini bisa Anda adaptasi sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Perhatikan bagaimana perbedaan tujuan memengaruhi isi paragraf Body surat.

Contoh 1: Permintaan Brosur Produk/Layanan oleh Perusahaan¶

Contoh ini cocok ketika sebuah perusahaan meminta brosur dari calon supplier atau penyedia layanan.

[KOP SURAT PERUSAHAAN ANDA]

Nomor: [Nomor Surat Perusahaan Anda]
Lampiran: -
Perihal: Permohonan Brosur Produk [Jenis Produk]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Bagian Pemasaran/Penjualan
[Nama Perusahaan Tujuan]
[Alamat Lengkap Perusahaan Tujuan]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari [Nama Perusahaan Anda], sebuah perusahaan yang bergerak di bidang [Jelaskan Bidang Perusahaan Anda], saat ini sedang melakukan kajian untuk kebutuhan [Sebutkan Kebutuhan, misalnya: pengadaan material, peningkatan sistem, atau pencarian supplier baru].

Kami mendapat informasi mengenai [Sebutkan dari mana tahu, misalnya: produk/layanan Anda, reputasi Anda di industri, atau referensi dari pihak lain], dan kami sangat tertarik untuk mempelajari lebih lanjut. Untuk itu, kami memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengirimkan brosur atau katalog lengkap mengenai [Sebutkan Produk/Layanan yang Diminta Brosurnya, misalnya: lini produk X dan Y, layanan A dan B, atau semua produk terbaru Anda].

Informasi dalam brosur tersebut akan sangat membantu kami dalam memahami spesifikasi detail, fitur, varian, serta kisaran harga produk/layanan yang Anda tawarkan, sebagai bahan pertimbangan kami dalam pengambilan keputusan. Mohon kiranya brosur tersebut dapat dikirimkan ke alamat perusahaan kami di atas, atau dalam format digital melalui alamat email kami.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]

Contoh ini terlihat sangat formal karena menggunakan kop surat dan nomor surat, khas komunikasi antar perusahaan. Bahasa yang digunakan juga baku dan langsung pada poinnya.

Contoh 2: Permintaan Brosur Pendidikan/Kursus oleh Individu¶

Contoh ini cocok untuk perorangan yang ingin mendapatkan informasi lengkap mengenai program studi, kursus, atau pelatihan.

[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Bagian Admisi (Penerimaan Mahasiswa/Peserta)
[Nama Institusi Pendidikan/Lembaga Kursus]
[Alamat Lengkap Institusi]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], lulusan [Sebutkan Pendidikan Terakhir Anda, jika relevan] dengan minat pada bidang [Sebutkan Bidang Minat], menyatakan ketertarikan saya pada program [Sebutkan Nama Program Studi/Kursus/Pelatihan] yang diselenggarakan oleh [Nama Institusi Pendidikan/Lembaga Kursus] Bapak/Ibu.

Saya telah mengunjungi website [Nama Institusi], namun saya ingin mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan terperinci mengenai program tersebut, termasuk silabus mata kuliah, persyaratan pendaftaran, jadwal perkuliahan, biaya pendidikan, dan profil pengajar. Oleh karena itu, saya memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengirimkan brosur atau katalog program studi [Nama Program Studi/Kursus] tersebut.

Mohon kiranya brosur/katalog tersebut dapat dikirimkan ke alamat rumah saya di atas, atau dalam format digital ke alamat email saya [Alamat Email Anda]. Informasi ini akan sangat membantu saya dalam proses pengambilan keputusan studi saya selanjutnya.

Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Pada contoh kedua, karena dikirim oleh individu, tidak ada kop surat atau nomor surat. Alamat pengirim langsung ditulis di bagian atas. Bahasa tetap sopan, tapi formatnya lebih personal.

Contoh 3: Permintaan Brosur Pameran/Event oleh Pengunjung¶

Contoh ini bisa digunakan oleh individu atau perwakilan perusahaan yang ingin mendapatkan panduan atau brosur terkait sebuah pameran, konferensi, atau acara besar lainnya.

[Nama Anda/Nama Perusahaan Anda (jika mewakili)]
[Alamat Anda/Alamat Perusahaan Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Panitia Penyelenggara
[Nama Pameran/Event]
c/o [Nama Penyelenggara Event, jika berbeda]
[Alamat Kantor Penyelenggara, jika diketahui]

Dengan hormat,

Saya [Nama Anda, atau mewakili Nama Perusahaan Anda] sangat antusias menyambut penyelenggaraan acara [Nama Pameran/Event] yang akan dilaksanakan pada tanggal [Tanggal Event]. Kami berencana untuk mengunjungi/berpartisipasi dalam acara tersebut dan ingin mempersiapkan kunjungan kami dengan baik.

Untuk itu, kami memohon kesediaan Panitia Penyelenggara untuk mengirimkan brosur resmi atau panduan pengunjung pameran/event tersebut. Kami tertarik untuk mengetahui detail mengenai denah lokasi pameran, daftar peserta/stand, jadwal acara, serta informasi penting lainnya yang biasanya tercantum dalam brosur acara.

Mohon kiranya brosur/panduan tersebut dapat dikirimkan ke alamat kami di atas, atau dalam format digital ke alamat email saya [Alamat Email Anda]. Informasi ini sangat berharga agar kunjungan/partisipasi kami di acara tersebut dapat berjalan efektif.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda, jika mewakili perusahaan]

Contoh ketiga ini menunjukkan fleksibilitas, bisa digunakan pribadi atau perwakilan instansi, dengan penyesuaian di bagian identitas pengirim dan penutup. Intinya tetap sama: menyatakan ketertarikan dan spesifik meminta brosur atau panduan acara.

Contoh 4: Permintaan Brosur Organisasi/Komunitas¶

Contoh ini relevan jika Anda tertarik bergabung atau mengetahui lebih lanjut tentang organisasi non-profit, komunitas, atau perkumpulan tertentu.

[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Sekretariat/Bagian Keanggotaan
[Nama Organisasi/Komunitas]
[Alamat Lengkap Organisasi/Komunitas]

Dengan hormat,

Saya [Nama Lengkap Anda], seorang individu yang memiliki ketertarikan tinggi pada bidang [Sebutkan Bidang Minat yang Relevan dengan Organisasi], telah mengetahui keberadaan dan kegiatan [Nama Organisasi/Komunitas]. Saya sangat terkesan dengan [Sebutkan Hal yang Membuat Tertarik, misalnya: misi organisasi, kegiatan sosial yang dilakukan, atau pencapaian organisasi].

Untuk memahami lebih dalam mengenai visi, misi, struktur organisasi, program kerja, serta cara untuk bergabung menjadi anggota [Nama Organisasi/Komunitas] ini, saya memohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/i untuk mengirimkan brosur atau materi informasi profil organisasi/komunitas Anda.

Informasi tersebut akan sangat membantu saya dalam mempertimbangkan partisipasi atau kontribusi saya di masa mendatang. Mohon kiranya brosur/materi tersebut dapat dikirimkan ke alamat rumah saya di atas, atau dalam format digital ke alamat email saya [Alamat Email Anda].

Atas perhatian dan waktu yang telah diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Contoh keempat ini menunjukkan bagaimana surat permintaan brosur bisa digunakan tidak hanya untuk konteks bisnis atau pendidikan formal, tapi juga untuk organisasi non-profit atau komunitas. Nada bahasa disesuaikan agar tetap sopan namun mungkin sedikit lebih santai dibanding surat antar perusahaan.

Tips Menulis Surat Permintaan Brosur yang Sukses¶

Selain struktur dan contoh di atas, ada beberapa tips tambahan agar permintaan brosur Anda efektif:

1. Sebutkan Tujuan dengan Jelas: Jangan bertele-tele. Langsung ke intinya di paragraf pertama: Anda ingin meminta brosur [jenis brosur] untuk tujuan [sebutkan tujuan singkat].
2. Spesifik Jika Memungkinkan: Jika perusahaan/institusi yang Anda tuju punya banyak jenis brosur, sebutkan dengan spesifik brosur mana yang Anda butuhkan (misalnya, “brosur produk kategori X”, “brosur program studi S1 Teknik Informatika”, bukan hanya “brosur produk” atau “brosur program studi”).
3. Sertakan Informasi Kontak yang Akurat: Pastikan alamat fisik (jika meminta dikirim via pos) dan alamat email Anda tertulis dengan benar. Ini vital agar brosur sampai tujuan.
4. Jaga Nada Bahasa Tetap Sopan: Meskipun santai, gaya bahasa tetap harus menunjukkan rasa hormat kepada penerima. Gunakan sapaan dan penutup yang formal.
5. Periksa Kembali (Proofread): Sebelum mengirim, baca ulang surat Anda. Pastikan tidak ada typo atau kesalahan penulisan, terutama pada nama, alamat, dan detail permintaan Anda. Kesalahan kecil bisa membuat surat Anda terlihat tidak profesional.
6. Pertimbangkan Format Pengiriman: Apakah lebih baik mengirim via pos atau email? Untuk permintaan yang sangat formal antar perusahaan, surat fisik mungkin lebih dipilih. Untuk respon cepat atau jika Anda pribadi, email seringkali lebih praktis. Jika mengirim via email, subjek email Anda harus jelas, mirip dengan bagian “Perihal” di surat fisik.

Era Digital: Surat Fisik vs. Permintaan via Email¶

Meskipun artikel ini membahas “surat” permintaan brosur, dalam praktiknya, banyak permintaan sekarang dilakukan via email. Struktur dasar permintaan via email tetap mirip:
* Subjek Email: Jelas dan langsung ke inti (contoh: Permohonan Brosur Produk Terbaru).
* Salam Pembuka: Sama seperti surat fisik.
* Isi Email: Sama, jelaskan tujuan, jenis brosur, dan mengapa Anda butuh. Sebutkan cara pengiriman yang diinginkan (idealnya digital via email balasan).
* Salam Penutup: Sama seperti surat fisik.
* Tanda Tangan Email: Cantumkan nama lengkap dan detail kontak Anda.

Permintaan via email lebih cepat dan hemat biaya. Brosur juga biasanya dikirim dalam format PDF. Namun, ada kalanya surat fisik tetap dibutuhkan, misalnya jika brosur yang diminta memang hanya tersedia dalam cetak atau jika prosedur formal di perusahaan penerima mensyaratkan surat resmi.

Apa yang Terjadi Setelah Surat Dikirim?¶

Idealnya, setelah menerima surat permintaan Anda, pihak yang dituju akan memprosesnya dan mengirimkan brosur yang diminta sesuai cara yang Anda sebutkan. Waktu respon bisa bervariasi, tergantung prosedur internal mereka. Jika dalam jangka waktu yang wajar (misalnya 1-2 minggu untuk surat fisik, 2-3 hari kerja untuk email) Anda belum menerima balasan, Anda bisa melakukan follow-up singkat secara sopan, misalnya melalui email atau telepon.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

• Permintaan Tidak Jelas: Tidak menyebutkan brosur apa yang diminta atau untuk tujuan apa.
• Alamat Salah: Baik alamat penerima maupun alamat pengirim (untuk pengiriman balik).
• Nada Bahasa Tidak Sopan: Menggunakan bahasa yang terlalu santai atau terkesan menuntut.
• Tidak Menyertakan Kontak: Penerima tidak tahu harus mengirimkan brosur ke mana atau menghubungi siapa jika ada pertanyaan.
• Typos atau Kesalahan Fatal: Kesalahan ejaan, nama, atau angka bisa membuat surat Anda terlihat tidak profesional.

Menulis surat permintaan brosur yang efektif intinya adalah komunikasi yang jelas, sopan, dan informatif. Dengan memahami struktur dan elemen-elemen kuncinya, serta mengadaptasi contoh yang ada, Anda bisa menyusun surat yang tepat sasaran dan meningkatkan peluang permintaan Anda dipenuhi.

Image just for illustration

Meskipun kelihatannya sederhana, surat permintaan brosur adalah salah satu bentuk komunikasi formal yang masih relevan dalam berbagai situasi. Menguasai cara penulisannya adalah keterampilan dasar yang berguna, menunjukkan profesionalisme dan keseriusan Anda dalam mencari informasi.

Semoga panduan dan contoh-contoh di atas membantu Anda dalam menyusun surat permintaan brosur yang efektif. Pernahkah Anda menulis atau menerima surat permintaan brosur? Bagaimana pengalaman Anda? Yuk, share di kolom komentar di bawah!