Mau Diskon Hotel untuk Perusahaan? Panduan Lengkap Contoh Surat Permohonan Corporate Rate!

Table of Contents

Dunia bisnis itu dinamis banget, ya. Pasti sering kan ada karyawan yang harus pergi ke luar kota atau bahkan luar negeri buat urusan kerja? Nah, akomodasi alias tempat nginep itu jadi salah satu pos pengeluaran yang lumayan besar. Biar pengeluaran ini bisa lebih efisien, banyak perusahaan cari cara buat dapetin harga khusus alias corporate rate dari hotel-hotel langganan mereka.

Apa sih sebenarnya corporate rate itu? Gampangnya, ini adalah tarif menginap di hotel yang diberikan secara spesifik untuk perusahaan atau korporasi. Tarif ini biasanya lebih rendah dari harga publik atau harga online travel agent (OTA), tapi dengan syarat dan ketentuan tertentu yang disepakati antara hotel dan perusahaan. Biasanya, hotel memberikan tarif ini sebagai imbalan atas potensi bisnis yang berkelanjutan dari perusahaan tersebut.

Apa Itu Corporate Rate Hotel?¶

Nah, jadi gini, corporate rate itu bukan cuma sekadar diskon biasa. Ini tuh bentuk kerja sama jangka panjang antara hotel dan perusahaan. Hotel menawarkan tarif spesial yang lebih murah, kadang termasuk fasilitas tambahan kayak sarapan gratis, diskon laundry, atau akses gratis ke gym dan kolam renang. Sebagai gantinya, perusahaan berkomitmen (biasanya tidak tertulis, tapi dari volume bisnis) untuk menginapkan karyawan atau tamunya di hotel itu secara rutin.

Kerja sama ini saling menguntungkan, lho. Hotel dapet guaranteed business alias kepastian bakal ada tamu dari perusahaan itu, apalagi kalau perusahaannya punya volume perjalanan dinas yang tinggi. Buat perusahaan, ya jelas hemat biaya banget. Selain itu, proses booking juga seringnya jadi lebih gampang karena udah ada channel komunikasi yang terjalin.

Kenapa Perusahaan Butuh Corporate Rate?¶

Pertanyaan bagus nih! Kenapa repot-repot ngurus corporate rate kalau bisa booking lewat aplikasi biasa? Jawabannya simple: penghematan dan kemudahan. Bayangin kalau perusahaan kamu punya puluhan atau bahkan ratusan karyawan yang sering perjalanan dinas. Selisih harga beberapa puluh ribu per malam aja kalau dikalikan jumlah malam dan jumlah karyawan, udah gede banget lho!

Selain soal uang, corporate rate juga bikin proses administrasi jadi lebih smooth. Biasanya ada contact person khusus di hotel yang bisa dihubungi, proses booking jadi lebih cepat, dan penagihan juga bisa diatur sesuai kesepakatan, misalnya tagihan bulanan. Ini penting banget buat efisiensi tim administrasi atau travel manager di perusahaan. Belum lagi kadang ada added value lain kayak upgrade kamar gratis kalau lagi sepi, atau layanan check-in yang lebih personal.

Bagian Penting dalam Surat Permohonan Corporate Rate¶

Kalau perusahaan kamu pengen dapetin corporate rate, langkah awalnya biasanya ngirim surat permohonan resmi ke hotel yang dituju. Surat ini harus jelas, profesional, dan berisi informasi yang meyakinkan hotel bahwa perusahaan kamu punya potensi bisnis yang menarik buat mereka. Apa aja sih bagian penting yang wajib ada di surat ini?

Pertama dan paling utama, tentu identitas perusahaan kamu. Mulai dari nama lengkap, alamat, nomor telepon, sampai alamat email resmi. Ini penting biar hotel tahu siapa yang menghubungi mereka. Jangan lupa juga cantumin tanggal surat dibuat.

Kedua, identitas hotel yang dituju. Sebutin nama hotel lengkap dan kalau bisa, tujukan surat ini ke bagian yang tepat, misalnya Sales & Marketing Department atau Director of Sales. Ini nunjukkin bahwa kamu udah riset dan serius.

Ketiga, perihal surat harus jelas banget, misalnya “Permohonan Corporate Rate” atau “Pengajuan Kerja Sama Corporate Rate”. Ini biar surat kamu langsung nyampe ke bagian yang tepat dan diproses cepat.

Keempat, di bagian isi surat, kenalin perusahaan kamu secara singkat. Jelaskan bidang usaha perusahaan, ukuran perusahaan (jumlah karyawan maybe?), dan seberapa sering karyawan kamu atau tamu perusahaan butuh akomodasi di kota hotel tersebut berada. Sebutin estimasi frekuensi perjalanan dinas dan perkiraan jumlah malam menginap per bulan atau per tahun.

Kelima, nyatakan maksud kamu dengan jelas, yaitu mengajukan permohonan untuk mendapatkan tarif corporate rate. Kalau ada syarat atau fasilitas khusus yang diinginkan (misalnya rate sudah termasuk sarapan), bisa juga disebutkan di sini sebagai bahan negosiasi awal.

Keenam, tutup surat dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk bisa menjalin kerja sama. Jangan lupa cantumin nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan perwakilan perusahaan yang berwenang. Bagian ini menunjukkan keseriusan dan formalitas permohonan.

Struktur Dasar Surat Permohonan Corporate Rate¶

Biar makin gampang bikinnya, ini dia struktur dasar yang bisa kamu ikuti saat menyusun surat permohonan corporate rate:

[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Alamat Email Resmi Perusahaan]
[Tanggal Pembuatan Surat]

Kepada Yth.
[Nama Jabatan Orang yang Dituju, misal: Sales & Marketing Manager]
[Nama Hotel Lengkap]
[Alamat Hotel]

Perihal: Permohonan Kerja Sama / Pengajuan Corporate Rate Hotel

Dengan Hormat,

[Paragraf Pembuka: Pengenalan singkat perusahaan Anda, bergerak di bidang apa, dan lokasi bisnis utama.]

[Paragraf Inti 1: Menyatakan maksud surat yaitu permohonan corporate rate. Jelaskan alasan perusahaan membutuhkan kerja sama ini (frekuensi perjalanan dinas, jumlah karyawan/tamu yang sering menginap).]

[Paragraf Inti 2: Berikan estimasi potensi bisnis yang bisa diberikan perusahaan kepada hotel (misal: rata-rata X malam per bulan, atau Y orang per tahun). Sebutkan jika ada kebutuhan spesifik lain seperti ruang meeting atau acara.]

[Paragraf Inti 3: Menyatakan harapan untuk bisa mendapatkan tawaran corporate rate dan siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai detail kerja sama.]

[Paragraf Penutup: Ucapan terima kasih atas perhatian dan waktu yang diberikan.]

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda di Perusahaan]

Struktur ini cukup fleksibel kok. Kamu bisa tambahin atau kurangin poin-poin sesuai kebutuhan dan kondisi perusahaan kamu. Yang penting, informasinya lengkap dan mudah dipahami sama pihak hotel.

Contoh Surat Permohonan Corporate Rate Hotel¶

Oke, ini dia contoh lengkap surat permohonan corporate rate yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, sesuaikan detailnya dengan kondisi perusahaan dan hotel yang kamu tuju ya!

---

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

PT. MAJU BERSAMA SENTOSA
Jl. Raya Industri No. 123, Jakarta Pusat 10xxx
Telp: (021) 1234 5678
Email: info@majubersamasentosa.co.id
Website: www.majubersamasentosa.co.id

Nomor: MBS/XII/2023/01
Tanggal: 15 Desember 2023

Kepada Yth.
Sales & Marketing Manager
Hotel Indah Permai
Jl. Protokol Utama No. 45, Surabaya 60xxx
Telp: (031) 8765 4321
Email: sales.indahpermai@hotel.com

Perihal: Permohonan Pengajuan Corporate Rate / Kerja Sama Akomodasi Hotel

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, kami dari PT. Maju Bersama Sentosa ingin memperkenalkan diri. Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang [Sebutkan Bidang Usaha, misal: konsultan IT dan pengembangan software] yang memiliki kantor pusat di Jakarta dan cabang di beberapa kota besar, termasuk Surabaya. Dalam menjalankan operasional bisnis, tim kami sering melakukan perjalanan dinas ke berbagai kota untuk bertemu klien, menghadiri event, atau melakukan proyek di lokasi.

Mengingat frekuensi perjalanan dinas karyawan kami ke kota Surabaya yang cukup tinggi, kami merasa perlu untuk menjalin kerja sama dengan hotel yang terpercaya dan strategis guna memastikan kenyamanan dan efisiensi biaya akomodasi. Kami telah mengamati bahwa Hotel Indah Permai memiliki lokasi yang sangat baik, fasilitas yang lengkap, dan reputasi pelayanan yang memuaskan, sehingga sangat sesuai dengan kebutuhan akomodasi karyawan kami selama berada di Surabaya.

Berdasarkan uraian di atas, dengan ini kami mengajukan permohonan resmi untuk dapat memperoleh corporate rate khusus bagi karyawan dan tamu perusahaan kami yang menginap di Hotel Indah Permai. Kami memperkirakan bahwa frekuensi menginap dari pihak kami bisa mencapai rata-rata [Sebutkan Estimasi, misal: 15-20 malam per bulan] atau sekitar [Sebutkan Estimasi, misal: 180-240 malam per tahun], dengan jumlah tamu yang bervariasi. Selain akomodasi, kami kadang juga membutuhkan fasilitas ruang meeting untuk keperluan internal maupun pertemuan dengan klien.

Kami sangat berharap Hotel Indah Permai dapat mempertimbangkan permohonan kerja sama ini. Kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai potensi bisnis yang dapat kami tawarkan dan detail kesepakatan corporate rate yang saling menguntungkan. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi kontak person kami: [Nama PIC] di nomor [Nomor Telepon PIC] atau melalui email [Email PIC].

Atas perhatian dan waktu yang Bapak/Ibu berikan, kami mengucapkan terima kasih. Besar harapan kami untuk dapat segera menjalin kerja sama yang baik dengan Hotel Indah Permai.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab di Perusahaan, misal: General Manager / Head of Administration]
PT. Maju Bersama Sentosa

---

Contoh di atas bisa kamu modifikasi ya. Sesuaikan bahasanya, detail perusahaan, estimasi potensi bisnis, dan kebutuhan spesifik lainnya. Jangan lupa cek kembali data kontak hotel yang kamu tuju biar suratnya sampai ke tangan yang tepat.

Tips Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶

Menulis surat itu seni, termasuk surat permohonan corporate rate. Biar surat kamu powerful dan dilirik pihak hotel, coba deh perhatikan tips-tips berikut:

1. Jelas dan Ringkas: Hotel menerima banyak surat permohonan. Pastikan surat kamu langsung to the point dan mudah dibaca. Hindari bahasa yang terlalu bertele-tele.
2. Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan format surat resmi. Ini mencerminkan citra perusahaan kamu.
3. Sebutkan Potensi Bisnis: Ini kuncinya! Hotel mau kasih corporate rate kalau mereka melihat potensi revenue yang bagus dari perusahaan kamu. Berikan estimasi yang realistis tapi juga menarik (misal: jumlah malam menginap per bulan/tahun, atau bahkan target belanja akomodasi).
4. Sebutkan Kebutuhan Spesifik (jika ada): Kalau perusahaan kamu butuh fasilitas lain selain kamar (ruang meeting, ballroom untuk event tahunan, dine-in di restoran), sebutkan. Ini bisa jadi nilai tambah negosiasi.
5. Cantumkan Kontak Person yang Aktif: Pastikan nomor telepon dan email kontak person yang kamu cantumkan mudah dihubungi. Respon cepat saat dihubungi balik oleh pihak hotel.
6. Follow Up: Jangan cuma kirim surat terus diam aja. Beri waktu beberapa hari, lalu lakukan follow up via telepon atau email untuk menanyakan status permohonanmu. Ini menunjukkan keseriusan.
7. Riset Hotel: Sebelum mengirim surat, riset dulu hotelnya. Pastikan lokasinya strategis buat karyawan kamu, fasilitasnya sesuai kebutuhan, dan target pasar hotel itu memang menyasar segmen korporat. Mengirim surat ke hotel yang tidak cocok hanya buang-buang waktu.

Image just for illustration

Proses Setelah Surat Terkirim: Negosiasi & Perjanjian¶

Setelah surat permohonan kamu terima oleh pihak hotel, biasanya Sales atau Marketing Department hotel akan mempelajarinya. Kalau potensi bisnisnya terlihat menarik, mereka akan menghubungi kontak person yang kamu berikan untuk meeting atau diskusi lebih lanjut.

Pada tahap ini, kamu akan berdiskusi dengan perwakilan hotel mengenai detail corporate rate yang bisa diberikan. Ini adalah proses negosiasi. Pihak hotel akan menawarkan tarif khusus untuk tipe kamar tertentu, mungkin dengan tambahan benefit seperti sarapan, late check-out, atau diskon fasilitas lain. Kamu bisa menyampaikan kebutuhan perusahaan kamu dan mencoba menegosiasikan rate atau benefit yang paling pas.

Faktor yang biasanya mempengaruhi besaran corporate rate antara lain:
* Estimasi volume menginap per tahun (semakin tinggi volumenya, potensi rate makin rendah).
* Tipe kamar yang paling sering dibutuhkan.
* Periode menginap (apakah ada peak season atau low season yang perlu diatur rate-nya).
* Kebutuhan fasilitas lain (ruang meeting, event, dll.).
* Jangka waktu kerja sama yang diinginkan.

Setelah kesepakatan tercapai, kedua belah pihak akan menyusun sebuah perjanjian kerja sama corporate rate atau corporate agreement. Perjanjian ini biasanya berdurasi satu tahun dan bisa diperpanjang.

Apa Saja Isi Perjanjian Corporate Rate Biasanya?¶

Perjanjian corporate rate itu dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak. Isinya cukup detail, mencakup hal-hal sebagai berikut:

• Data Kedua Pihak: Informasi lengkap hotel dan perusahaan.
• Masa Berlaku Perjanjian: Kapan perjanjian dimulai dan berakhir.
• Corporate Rate: Daftar tarif khusus untuk setiap tipe kamar yang disepakati. Tarif ini bisa berlaku nett (sudah termasuk pajak dan layanan) atau belum, tergantung kesepakatan.
• Termasuk & Tidak Termasuk: Fasilitas apa saja yang sudah termasuk dalam rate (misal: sarapan, WiFi) dan apa yang tidak (misal: laundry, minibar).
• Metode Pembayaran: Bagaimana cara pembayaran tagihan (misal: pembayaran langsung oleh tamu saat check-in, atau penagihan bulanan ke perusahaan).
• Prosedur Reservasi: Bagaimana cara karyawan perusahaan melakukan booking menggunakan corporate rate (misal: via email ke PIC hotel, menggunakan kode khusus, atau melalui portal online khusus).
• Syarat & Ketentuan Tambahan: Aturan pembatalan reservasi, denda (no show), penggunaan fasilitas hotel, dll.
• PIC dari Kedua Pihak: Nama dan kontak person yang bisa dihubungi dari sisi hotel dan perusahaan untuk urusan kerja sama ini.

Dokumen ini penting banget biar nggak ada salah paham di kemudian hari. Pastikan perwakilan perusahaan yang menandatangani adalah orang yang berwenang.

Keuntungan Corporate Rate: Hotel dan Perusahaan¶

Kita udah bahas keuntungan buat perusahaan, yaitu hemat biaya dan kemudahan. Nah, apa untungnya buat hotel?

Untuk Hotel:
1. Volume Bisnis Stabil: Perusahaan memberikan guaranteed business yang lumayan stabil, nggak cuma musiman.
2. Occupancy Rate: Membantu meningkatkan angka hunian (occupancy rate), terutama di hari kerja.
3. Loyalty: Membangun loyalitas tamu korporat. Karyawan yang udah terbiasa nginep di hotel itu cenderung balik lagi, bahkan untuk perjalanan pribadi.
4. Word of Mouth: Karyawan yang puas bisa jadi “marketing gratis” buat hotel di lingkungan bisnis mereka.

Untuk Perusahaan:
1. Penghematan Biaya: Ini jelas paling utama. Tarif khusus bikin biaya perjalanan dinas jadi lebih terkontrol.
2. Kemudahan Reservasi: Proses booking biasanya lebih streamlined dan dibantu oleh PIC hotel.
3. Fasilitas Tambahan: Sering dapat added value kayak sarapan gratis, laundry discount, akses eksekutif lounge, atau upgrade kamar.
4. Layanan Konsisten: Karyawan tahu mereka akan mendapatkan standar layanan yang konsisten setiap kali menginap di hotel tersebut.
5. Manajemen Biaya Lebih Baik: Memudahkan perusahaan dalam budgeting dan tracking biaya perjalanan dinas.

Intinya, corporate rate itu simbiosis mutualisme. Kedua belah pihak sama-sama diuntungkan dari kerja sama ini.

Fakta Menarik Seputar Corporate Travel¶

Tau nggak sih, sektor corporate travel itu nyumbang angka yang lumayan signifikan buat industri perhotelan? Menurut data sebelum pandemi, belanja perjalanan bisnis global itu bisa mencapai triliunan dolar per tahun! Di Indonesia sendiri, meskipun sempat terhantam pandemi, sektor corporate travel perlahan bangkit lagi seiring pemulihan ekonomi dan semakin banyaknya aktivitas bisnis yang kembali berjalan normal.

Banyak perusahaan besar bahkan punya tim khusus atau bekerja sama dengan Travel Management Company (TMC) untuk ngurusin semua kebutuhan perjalanan dinas karyawan mereka, termasuk negosiasi corporate rate dengan hotel, maskapai, dan penyedia layanan transportasi lainnya. Ini nunjukkin betapa seriusnya perusahaan ngelola biaya perjalanan dinas.

TMC ini punya bargaining power yang lebih gede karena ngelola perjalanan buat banyak perusahaan sekaligus. Jadi, nggak heran kalau mereka bisa dapetin rate yang lebih bagus lagi dari yang bisa didapatkan perusahaan perorangan.

Kesimpulan Singkat¶

Mengajukan permohonan corporate rate ke hotel adalah langkah cerdas buat perusahaan yang punya volume perjalanan dinas cukup sering. Prosesnya dimulai dari pengiriman surat permohonan resmi yang jelas dan profesional, diikuti diskusi dan negosiasi dengan pihak hotel, sampai akhirnya penandatanganan perjanjian kerja sama. Dengan corporate rate, perusahaan bisa menghemat biaya akomodasi secara signifikan sekaligus mendapatkan berbagai kemudahan dan fasilitas tambahan yang bikin perjalanan dinas karyawan jadi lebih nyaman dan efisien.

Gimana, udah ada gambaran kan gimana cara bikin surat permohonan corporate rate dan apa aja benefitnya?

Nah, kalau perusahaan kamu udah punya corporate rate di hotel tertentu, share dong pengalamannya di kolom komentar! Atau mungkin ada tips negosiasi yang jitu? Yuk, kita diskusi biar makin banyak yang tercerahkan!