Mau Resign dari Pembina Yayasan? Contoh Surat Pengunduran Diri yang Pas & Anti Ribet

Daftar Isi

Mengundurkan diri dari sebuah posisi, apalagi posisi penting seperti Pembina Yayasan, bukanlah keputusan yang enteng. Pembina adalah organ tertinggi dalam struktur sebuah yayasan berdasarkan Undang-Undang Yayasan di Indonesia. Mereka punya peran krusial dalam menentukan kebijakan umum, mengesahkan program kerja dan anggaran, serta mengangkat dan memberhentikan pengurus dan pengawas. Jadi, kalau seorang Pembina memutuskan untuk mundur, prosesnya harus jelas dan terdokumentasi dengan baik. Salah satu dokumen utamanya adalah surat pengunduran diri.

Surat pengunduran diri ini bukan sekadar formalitas, lho. Ini adalah bukti tertulis bahwa Anda secara resmi melepaskan jabatan Anda. Surat ini akan menjadi arsip penting bagi yayasan dan juga untuk Anda sendiri. Isinya harus jelas, ringkas, dan tentu saja, sopan. Nah, gimana sih cara bikin surat pengunduran diri Pembina Yayasan yang benar? Yuk, kita bahas tuntas.

Mengapa Surat Pengunduran Diri Penting?¶

Sebagai Pembina Yayasan, tanggung jawab Anda sangat besar. Anda punya kewenangan yang luas, termasuk mengubah Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) yayasan. Karena posisi ini sangat strategis dan diatur undang-undang, proses masuk dan keluarnya pun harus rapi dan tercatat secara hukum.

Surat pengunduran diri ini memastikan beberapa hal:
1. Kepastian Hukum: Menjadi bukti formal pengunduran diri Anda, melindungi Anda dari potensi tanggung jawab di masa depan terkait aktivitas yayasan setelah Anda mundur.
2. Tertib Administrasi: Membantu yayasan dalam mendokumentasikan perubahan struktur organisasi mereka. Ini penting untuk pelaporan dan juga jika ada audit.
3. Proses Regenerasi: Membuka jalan bagi yayasan untuk mencari pengganti Anda di jajaran Pembina, menjaga keberlangsungan kepengurusan yayasan.
4. Profesionalisme: Menunjukkan sikap profesional Anda dalam menyelesaikan masa bakti atau mengakhiri peran Anda di yayasan.

Tanpa surat resmi, status Anda bisa saja menggantung dan ini bisa menimbulkan masalah di kemudian hari, baik bagi Anda maupun yayasan.

Struktur Umum Surat Pengunduran Diri¶

Surat pengunduran diri Pembina Yayasan pada dasarnya mirip dengan surat pengunduran diri dari jabatan lain, tapi mungkin ada beberapa detail spesifik yang perlu disesuaikan dengan AD/ART yayasan Anda. Secara umum, strukturnya begini:

Bagian Kepala Surat¶

Ini bagian paling atas surat. Isinya standar surat resmi:
* Kota dan Tanggal Pembuatan Surat
* Kepada Yth.: Sebutkan siapa yang berhak menerima surat ini. Biasanya ditujukan kepada Ketua atau seluruh anggota Dewan Pembina lainnya, atau bisa juga ditujukan kepada Pengurus Yayasan untuk diteruskan kepada Pembina. Cek lagi di AD/ART yayasan Anda siapa yang berwenang menerima dan memproses pengunduran diri Pembina.
* Alamat Yayasan: Cantumkan alamat lengkap yayasan.

Isi Surat¶

Ini inti dari surat Anda:
* Salam Pembuka: Gunakan salam formal atau semi-formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.
* Pernyataan Pengunduran Diri: Sampaikan dengan jelas maksud surat Anda, yaitu pernyataan mengundurkan diri dari posisi Pembina Yayasan. Sebutkan nama lengkap Anda dan jabatan Anda saat ini (Pembina Yayasan [Nama Yayasan]).
* Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Jelaskan kapan pengunduran diri Anda mulai berlaku. Apakah segera setelah surat diserahkan, atau pada tanggal tertentu di masa depan (misalnya, akhir bulan, atau setelah Rapat Pembina)? Ini penting untuk transisi.
* Alasan (Opsional tapi Disarankan): Anda bisa, tapi tidak wajib, menyampaikan alasan Anda mengundurkan diri secara singkat. Alasan umum seperti fokus pada urusan pribadi/keluarga, kesehatan, kesibukan lain, atau ingin memberi kesempatan pada yang lain biasanya diterima dengan baik. Hindari curhat atau menyampaikan keluhan di sini.
* Ucapan Terima Kasih: Sampaikan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman selama menjabat sebagai Pembina. Ini menunjukkan etika baik.
* Permohonan Maaf: Jika ada kesalahan atau kekurangan selama menjabat, sampaikan permohonan maaf.
* Harapan untuk Yayasan: Ungkapkan harapan Anda agar yayasan terus maju dan berkembang.

Bagian Penutup¶

Bagian akhir surat:
* Salam Penutup: Gunakan salam penutup formal, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.
* Nama Lengkap dan Tanda Tangan: Tanda tangani surat Anda dan ketik nama lengkap Anda di bawahnya.

Image just for illustration

Contoh Surat Pengunduran Diri Pembina Yayasan (Sederhana)¶

Berikut adalah contoh simpel yang bisa Anda adaptasi:

[Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Kepada Yth.
Dewan Pembina Yayasan [Nama Lengkap Yayasan]
di tempat

Perihal: Surat Pengunduran Diri dari Jabatan Pembina Yayasan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

• Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
• Alamat: [Alamat Lengkap Anda]

Dengan ini menyatakan mengundurkan diri dari jabatan sebagai Pembina Yayasan [Nama Lengkap Yayasan], efektif berlaku sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri, contoh: 31 Desember 2023].

Keputusan ini saya ambil berdasarkan [Sebutkan alasan singkat, contoh: pertimbangan pribadi yang mengharuskan saya untuk mengurangi kesibukan organisasi].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kepercayaan dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama menjabat sebagai Pembina di Yayasan [Nama Lengkap Yayasan]. Banyak pengalaman berharga yang saya peroleh. Saya juga memohon maaf apabila selama saya menjabat terdapat kesalahan atau kekurangan, baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Saya berdoa semoga Yayasan [Nama Lengkap Yayasan] senantiasa diberkahi dan dapat terus menjalankan visi serta misinya untuk kemaslahatan masyarakat.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Ini hanya contoh dasar ya. Anda bisa menambahkan detail lain jika diperlukan, misalnya terkait proses serah terima dokumen atau tanggung jawab.

Alasan Umum Pengunduran Diri Pembina Yayasan¶

Seperti disebutkan sebelumnya, Anda bisa mencantumkan alasan pengunduran diri. Beberapa alasan yang sering dan diterima adalah:

1. Alasan Pribadi/Keluarga: Mungkin ada kondisi keluarga yang membutuhkan perhatian lebih, atau ada urusan pribadi yang tidak bisa ditinggalkan.
2. Kesehatan: Kondisi kesehatan yang menurun bisa menjadi alasan kuat untuk mengurangi aktivitas dan fokus pada pemulihan.
3. Kesibukan Lain/Pekerjaan Baru: Mendapat tawaran pekerjaan baru yang menyita banyak waktu, atau memiliki bisnis/organisasi lain yang membutuhkan fokus penuh.
4. Konflik Kepentingan: Adanya situasi di mana peran Anda sebagai Pembina berpotensi menimbulkan konflik kepentingan dengan aktivitas pribadi atau profesi Anda.
5. Menyelesaikan Masa Jabatan: Jika AD/ART mengatur masa jabatan Pembina, maka mengundurkan diri setelah menyelesaikan masa jabatan adalah hal yang wajar.
6. Perbedaan Visi/Misi: Dalam beberapa kasus, perbedaan pandangan mendasar tentang arah atau pengelolaan yayasan bisa menjadi alasan, meskipun ini biasanya disampaikan secara lebih halus atau diselesaikan melalui musyawarah internal sebelum sampai pada keputusan mundur.

Penting untuk diingat, alasan ini tidak wajib dicantumkan. Jika Anda tidak ingin menyampaikannya secara tertulis, cukup nyatakan bahwa pengunduran diri dilakukan karena “alasan pribadi” atau “pertimbangan tertentu”.

Proses Pengunduran Diri Pembina Berdasarkan Undang-Undang Yayasan¶

Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan mengatur struktur organisasi yayasan yang terdiri dari Pembina, Pengurus, dan Pengawas. Pembina adalah organ yang punya kewenangan tertinggi dan perannya sangat sentral.

Pasal-pasal terkait Pembina biasanya mengatur hal-hal seperti:
* Syarat menjadi Pembina.
* Kewenangan Pembina (mengangkat/memberhentikan Pengurus dan Pengawas, menetapkan kebijakan umum, mengesahkan program kerja/anggaran, mengubah AD).
* Rapat Pembina.
* Berakhirnya masa jabatan Pembina.

Nah, pengunduran diri seorang Pembina biasanya diatur dalam Anggaran Dasar (AD) yayasan itu sendiri. AD akan merujuk pada UU Yayasan dan ketentuan pelaksananya. Umumnya, AD akan menyebutkan bahwa seorang Pembina dapat berhenti karena:
* Meninggal dunia.
* Mengundurkan diri.
* Diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Pembina.
* Masa jabatannya berakhir (jika diatur).
* Alasan lain yang sah sesuai AD.

Artinya, surat pengunduran diri Anda adalah langkah awal formal. Proses selanjutnya kemungkinan besar melibatkan:
1. Penyampaian Surat: Menyerahkan surat pengunduran diri kepada pihak yang berwenang (sesuai AD).
2. Rapat Pembina: Dewan Pembina harus mengadakan rapat untuk secara resmi menerima pengunduran diri Anda. Keputusan penerimaan pengunduran diri biasanya dituangkan dalam Berita Acara Rapat Pembina.
3. Perubahan Akta Yayasan: Jika pengunduran diri tersebut mengubah komposisi minimal Pembina yang dipersyaratkan AD atau UU, atau jika yayasan ingin segera mengangkat Pembina baru untuk menggantikan posisi Anda, maka perubahan tersebut harus dicatatkan dalam Akta Notaris dan dilaporkan ke Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) untuk mendapatkan pengesahan perubahan data yayasan. Proses ini memastikan legalitas komposisi Pembina terbaru.

Sebagai Pembina yang mengundurkan diri, sebaiknya Anda memastikan bahwa proses ini berjalan sesuai AD/ART dan UU yang berlaku. Ini demi kebaikan yayasan dan juga kejelasan status Anda.

Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Baik¶

Menulis surat pengunduran diri yang baik bukan cuma soal formalitas, tapi juga menjaga hubungan baik dan reputasi Anda. Ini beberapa tipsnya:

• Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Meskipun gaya artikel ini casual, surat resminya tetap harus sopan dan menghargai. Hindari bahasa gaul atau ungkapan yang terlalu santai.
• Jelas dan Ringkas: Langsung ke intinya, yaitu pernyataan mengundurkan diri, dan tanggal efektifnya. Tidak perlu bertele-tele.
• Hindari Kritik atau Keluhan: Surat pengunduran diri bukan tempat untuk komplain tentang yayasan, Pengurus, Pengawas, atau sesama Pembina. Jaga profesionalisme sampai akhir.
• Perhatikan Tanggal Efektif: Tentukan tanggal yang realistis untuk pengunduran diri Anda. Pertimbangkan proses transisi dan serah terima tugas jika ada. Kadang, memberi notice beberapa waktu (misalnya 1-2 minggu atau bahkan 1-2 bulan jika posisi sangat krusial) akan sangat membantu yayasan. Namun, ini perlu dibicarakan juga.
• Cek AD/ART Yayasan: Sangat penting untuk memeriksa Anggaran Dasar yayasan Anda. Apakah ada ketentuan spesifik tentang pengunduran diri Pembina? Kepada siapa surat harus ditujukan? Proses apa yang harus dilalui? Ikuti ketentuan yang ada di AD/ART.
• Sampaikan Secara Personal (Opsional tapi Baik): Sebelum menyampaikan surat resmi, ada baiknya Anda berbicara langsung secara informal dengan Ketua Pembina atau sesama Pembina untuk memberitahukan niat Anda. Ini menunjukkan etika yang baik dan memberikan kesempatan bagi yayasan untuk bersiap.
• Simpan Salinan: Pastikan Anda menyimpan salinan surat pengunduran diri yang sudah Anda serahkan sebagai arsip pribadi.

Variasi dan Detail Tambahan dalam Surat Pengunduran Diri¶

Tergantung situasi, Anda mungkin perlu menambahkan detail lain dalam surat pengunduran diri Anda.

Contoh Surat dengan Detail Serah Terima¶

Jika Anda memiliki dokumen penting, aset, atau tanggung jawab spesifik yang perlu diserahkan, Anda bisa menambahkannya di surat.

[Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Kepada Yth.
Dewan Pembina Yayasan [Nama Lengkap Yayasan]
di tempat

Perihal: Surat Pengunduran Diri dari Jabatan Pembina Yayasan dan Proses Serah Terima

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

• Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
• Alamat: [Alamat Lengkap Anda]

Dengan ini menyatakan mengundurkan diri dari jabatan sebagai Pembina Yayasan [Nama Lengkap Yayasan], efektif berlaku sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri, contoh: 31 Desember 2023].

Keputusan ini saya ambil berdasarkan pertimbangan pribadi yang mengharuskan saya untuk mengurangi kesibukan organisasi dan fokus pada urusan lain.

Sehubungan dengan pengunduran diri ini, saya siap untuk melakukan proses serah terima dokumen dan informasi terkait tugas serta tanggung jawab saya sebagai Pembina. Saya memohon arahan mengenai jadwal dan mekanisme serah terima yang diinginkan oleh Dewan Pembina.

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kepercayaan dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama menjabat sebagai Pembina di Yayasan [Nama Lengkap Yayasan] sejak [Tanggal mulai menjabat]. Banyak pengalaman berharga yang saya peroleh. Saya juga memohon maaf apabila selama saya menjabat terdapat kesalahan atau kekurangan, baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Saya berdoa semoga Yayasan [Nama Lengkap Yayasan] senantiasa diberkahi dan dapat terus menjalankan visi serta misinya untuk kemaslahatan masyarakat.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Contoh Tabel Elemen Kunci Surat Pengunduran Diri¶

Untuk memudahkan, ini rangkuman elemen-elemen kunci dalam surat pengunduran diri Pembina Yayasan:

Elemen	Deskripsi	Contoh	Penting?
Kepala Surat	Kota, Tanggal, Penerima (Yth.), Alamat Yayasan, Perihal Surat	Jakarta, 25 Oktober 2023; Kepada Yth. Dewan Pembina; Perihal: Pengunduran Diri	Ya
Identitas Pengirim	Nama Lengkap, Alamat	Nama: Budi Santoso; Alamat: Jl. Bahagia No. 1	Ya
Pernyataan Mundur	Menyatakan mengundurkan diri dari jabatan dan nama yayasan	Dengan ini menyatakan mengundurkan diri dari jabatan Pembina Yayasan Kasih Sayang	Ya
Tanggal Efektif	Kapan pengunduran diri mulai berlaku	Efektif sejak 1 Januari 2024	Ya
Alasan Mundur	Penjelasan singkat (opsional)	Karena pertimbangan pribadi	Opsional
Ucapan Terima Kasih	Apresiasi atas kesempatan dan pengalaman	Terima kasih atas kepercayaan dan kesempatan	Ya
Permohonan Maaf	Jika ada kesalahan selama menjabat	Mohon maaf atas kesalahan dan kekurangan	Baiknya Ada
Harapan untuk Yayasan	Doa atau harapan positif untuk masa depan yayasan	Semoga yayasan terus maju dan berkembang	Baiknya Ada
Penutup Surat	Salam penutup, Nama Lengkap, Tanda Tangan	Hormat saya, (ttd), Budi Santoso	Ya
Detail Serah Terima	Kesediaan melakukan serah terima dokumen/tanggung jawab (opsional)	Siap melakukan serah terima dokumen	Opsional

Fakta Menarik tentang Pembina Yayasan di Indonesia¶

Sebagai Pembina Yayasan, Anda adalah bagian dari sebuah struktur yang punya sejarah panjang dalam filantropi dan kegiatan sosial di Indonesia. Beberapa fakta menarik:

• Posisi Pembina tidak mendapatkan gaji atau honorarium dari yayasan, kecuali jika diatur lain dalam AD dan itu pun terbatas (Pasal 5 UU Yayasan). Peran ini bersifat sosial dan pengabdian.
• Pembina tidak boleh merangkap sebagai anggota Pengurus atau Pengawas yayasan (Pasal 9 ayat 1 UU Yayasan). Ini untuk menjaga independensi dan check and balance dalam struktur yayasan.
• Jumlah Pembina minimal adalah 1 orang. Namun, biasanya yayasan memiliki Pembina lebih dari satu untuk memastikan pengambilan keputusan yang lebih kaya perspektif dan menghindari sentralisasi kekuasaan.
• Keputusan Dewan Pembina diambil dalam Rapat Pembina. Biasanya pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah untuk mufakat. Jika tidak tercapai mufakat, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak, kecuali AD menentukan kuorum dan persyaratan suara yang lebih ketat.
• Perubahan Anggaran Dasar yayasan adalah kewenangan mutlak Dewan Pembina dan harus dilakukan melalui Akta Notaris.

Memahami peran dan batasan ini membuat keputusan pengunduran diri Anda sebagai Pembina semakin matang dan prosesnya bisa berjalan lancar sesuai koridor hukum dan etika.

Apa yang Terjadi Setelah Surat Diserahkan?¶

Setelah Anda menyerahkan surat pengunduran diri, proses internal yayasan dimulai. Seperti yang sudah dibahas, biasanya akan ada Rapat Pembina untuk menerima pengunduran diri Anda secara resmi. Keputusan ini penting karena menjadi dasar hukum bagi yayasan untuk menganggap Anda tidak lagi menjabat sebagai Pembina.

Jika yayasan perlu mengganti posisi Anda, mereka akan mengadakan Rapat Pembina lagi untuk mengangkat Pembina baru sesuai mekanisme yang diatur dalam AD/ART. Perubahan komposisi Pembina ini, bersamaan dengan Berita Acara Rapat yang menerima pengunduran diri Anda dan mengangkat Pembina baru, harus dilaporkan ke Kemenkumham.

Dalam masa transisi hingga pengunduran diri Anda efektif (jika Anda memberi notice jauh-jauh hari) atau hingga pengganti Anda ditemukan, Anda mungkin masih diminta untuk berpartisipasi dalam kegiatan yayasan, terutama yang terkait dengan serah terima tugas atau penyelesaian tanggung jawab terakhir. Ini semua bergantung pada kesepakatan dan kondisi di yayasan Anda. Komunikasi yang baik dengan sesama Pembina dan Pengurus sangat kunci di tahap ini.

Pengunduran diri adalah bagian normal dari siklus organisasi. Dilakukan dengan cara yang benar akan memastikan bahwa transisi berjalan mulus dan hubungan baik tetap terjaga.

Menjaga Nama Baik dan Hubungan¶

Meskipun sudah memutuskan mundur, menjaga nama baik dan hubungan baik dengan yayasan, Pembina lain, Pengurus, Pengawas, staf, relawan, dan pihak-pihak terkait lainnya sangat penting. Dunia filantropi dan organisasi sosial di Indonesia cukup terhubung. Sikap profesional dan positif saat mengundurkan diri akan meninggalkan kesan yang baik dan membuka peluang kolaborasi di masa depan dalam kapasitas yang berbeda.

Ingat, Anda pernah menjadi bagian penting dari yayasan tersebut. Kontribusi Anda pasti ada nilainya. Mengakhiri peran dengan cara yang baik adalah bentuk penghargaan terhadap waktu dan energi yang sudah Anda curahkan untuk yayasan.

Penutup¶

Mengundurkan diri dari jabatan Pembina Yayasan memerlukan proses yang cermat, dimulai dari penulisan surat pengunduran diri yang jelas dan formal. Memahami struktur surat, alasan yang bisa dicantumkan (opsional), dan proses hukum yang mengikutinya sesuai UU Yayasan dan AD/ART adalah kunci agar pengunduran diri Anda berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Contoh surat di atas bisa menjadi panduan awal. Selalu sesuaikan isinya dengan kondisi spesifik yayasan Anda dan pastikan Anda mengikuti prosedur yang diatur dalam Anggaran Dasar yayasan.

Semoga artikel ini membantu Anda dalam menyusun surat pengunduran diri dari posisi Pembina Yayasan dengan baik dan benar.

Ada pengalaman atau pertanyaan seputar topik ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah! Pengalaman Anda mungkin bisa membantu teman-teman lain yang sedang mencari informasi serupa.