Mau Resign PPS? Panduan Lengkap & Contoh Surat Pengunduran Diri yang Gampang Dipakai!

Daftar Isi

Image just for illustration

Menjadi bagian dari Panitia Pemungutan Suara (PPS) adalah pengalaman yang menarik sekaligus penuh tanggung jawab. Kita ikut berperan langsung dalam suksesnya proses demokrasi di tingkat desa atau kelurahan, memastikan setiap suara terhitung dengan benar. Namun, dalam perjalanannya, ada saja kondisi yang membuat seseorang harus mengambil keputusan berat: mengundurkan diri dari posisi PPS.

Nah, kalau kamu ada di situasi itu, penting banget tahu gimana cara bikin surat pengunduran diri yang benar dan profesional. Surat ini bukan sekadar formalitas, tapi dokumen resmi yang menunjukkan kamu menghargai proses dan institusi KPU (Komisi Pemilihan Umum) yang sudah memberikan kepercayaan. Makanya, jangan asal bikin, ya!

Kenapa Seseorang Bisa Mengundurkan Diri dari PPS?¶

Banyak faktor yang bisa jadi alasan seseorang memutuskan untuk resign dari PPS. Mungkin karena ada perubahan kondisi kesehatan yang nggak memungkinkan lagi menjalankan tugas lapangan yang cukup menguras fisik dan waktu. Bisa juga karena mendadak ada kesibukan lain yang nggak bisa ditunda, misalnya tuntutan pekerjaan utama yang makin tinggi atau urusan keluarga mendesak.

Pindah domisili juga sering jadi penyebab. Kalau kamu harus pindah ke desa atau kelurahan lain, bahkan ke luar kota, otomatis sudah nggak bisa lagi efektif menjalankan tugas sebagai anggota PPS di lokasi sebelumnya. Selain itu, kadang ada juga faktor personal atau mungkin terjadi konflik kepentingan yang membuat posisi sebagai anggota PPS jadi nggak ideal lagi. Apapun alasannya, mengundurkan diri adalah hak setiap individu.

Pentingnya Membuat Surat Pengunduran Diri yang Resmi¶

Mengundurkan diri dari PPS nggak bisa cuma bilang lisan ke teman sesama anggota atau ke ketua saja. Sebagai badan ad hoc yang dibentuk oleh KPU, segala urusan administrasi harus tercatat rapi. Surat pengunduran diri resmi ini berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa kamu secara sadar dan sukarela melepaskan jabatanmu.

Surat ini akan jadi dasar bagi KPU untuk memproses penggantianmu melalui mekanisme Pengganti Antar Waktu (PAW). Selain itu, surat resmi juga menunjukkan profesionalisme kamu, menghormati KPU sebagai lembaga yang merekrut, serta membantu kelancaran proses administrasi di internal KPU dan jajarannya. Jadi, jangan sepelekan surat ini!

Struktur Surat Pengunduran Diri PPS yang Benar¶

Surat pengunduran diri, termasuk untuk posisi seperti PPS, punya struktur standar yang umum digunakan. Tujuannya supaya informasinya jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh pihak penerima, dalam hal ini KPU Kabupaten/Kota melalui PPK dan Ketua PPS.

Mari kita bedah satu per satu komponen penting yang harus ada dalam surat pengunduran diri PPS:

Kepala Surat¶

Ini bagian paling atas surat. Isinya standar seperti surat resmi pada umumnya.

• Tempat dan Tanggal: Tulis lokasi (kota atau desa/kelurahan tempat surat dibuat) dan tanggal surat itu ditulis. Contoh: Jakarta, 25 Oktober 2024.
• Hal: Tulis singkat inti surat. Contoh: Hal: Permohonan Pengunduran Diri dari Anggota PPS.
• Lampiran: Kalau ada dokumen pendukung yang dilampirkan (misalnya fotokopi SK Pengangkatan), sebutkan jumlahnya. Kalau tidak ada, bisa ditulis “-” atau dikosongkan. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas atau Lampiran: -

Penerima Surat¶

Ini bagian penting untuk memastikan suratmu sampai ke pihak yang tepat. Siapa yang paling berwenang menerima surat pengunduran diri anggota PPS?

• Kepada Yth: Tulis pejabat atau lembaga yang dituju. Biasanya surat pengunduran diri anggota PPS ditujukan kepada Ketua Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota].
• Melalui: Sebutkan jalur penyampaian surat. Surat anggota PPS umumnya disampaikan melalui Ketua Panitia Pemilihan Kecamatan (PPK) Kecamatan [Nama Kecamatan] dan/atau Ketua Panitia Pemungutan Suara (PPS) Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan]. Ini menunjukkan kamu mengikuti jalur hierarki yang benar.
• Di Tempat: Tulis “Di Tempat” di bawah nama penerima sebagai penanda lokasi.

Data Diri Pengirim¶

Bagian ini berisi identitas lengkap kamu sebagai anggota PPS yang mengajukan pengunduran diri. Pastikan semua data tertulis dengan benar dan jelas.

• Yang Bertanda Tangan di Bawah Ini: Frasa standar untuk memperkenalkan diri.
• Nama Lengkap: Tulis nama lengkap sesuai identitas resmi (KTP/SK).
• Nomor Induk Kependudukan (NIK): Penting untuk verifikasi data.
• Nomor SK Pengangkatan: Ini juga krusial untuk identifikasi statusmu sebagai anggota PPS. Sebutkan nomor SK yang dikeluarkan KPU Kabupaten/Kota saat kamu diangkat.
• Jabatan: Tulis posisi kamu saat ini di PPS. Contoh: Anggota PPS Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan].
• Alamat: Tulis alamat lengkap sesuai KTP atau alamat domisili terbaru.
• Nomor Telepon/HP: Cantumkan nomor yang mudah dihubungi jika ada hal yang perlu dikonfirmasi.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat, di mana kamu menyatakan maksud dan tujuanmu.

• Paragraf Pembuka: Sampaikan salam hormat atau sapaan resmi. Contoh: Dengan hormat, atau Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
• Pernyataan Pengunduran Diri: Sampaikan dengan jelas bahwa kamu ingin mengundurkan diri. Gunakan kalimat yang lugas tapi sopan. Contoh: Dengan ini saya mengajukan permohonan pengunduran diri sebagai Anggota Panitia Pemungutan Suara (PPS) Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan] untuk Pemilu Tahun [Tahun Pemilu].
• Tanggal Efektif (Opsional tapi Disarankan): Sebutkan kapan kamu ingin pengunduran dirimu efektif berlaku. Memberi tenggat waktu beberapa hari atau minggu (misalnya 7-14 hari setelah surat diajukan) akan sangat membantu KPU/PPK/PPS dalam proses transisi dan pencarian pengganti. Contoh: Permohonan pengunduran diri ini saya ajukan terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif] ([Tanggal ditulis angka], [Bulan], [Tahun]).
• Alasan Pengunduran Diri (Opsional): Kamu bisa mencantumkan alasanmu secara singkat atau cukup menyatakan ada faktor personal/kondisi tertentu. Tidak wajib menjelaskan detail yang sangat pribadi. Contoh: Pengunduran diri ini saya ajukan sehubungan dengan [sebutkan alasan singkat, misalnya: adanya tugas kedinasan lain yang tidak dapat ditinggalkan / kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan / harus pindah domisili ke luar wilayah]. Jika tidak ingin menyebutkan alasan spesifik, bisa ditulis: Pengunduran diri ini saya ajukan sehubungan dengan adanya kondisi/urusan personal yang tidak dapat saya tinggalkan.
• Paragraf Penutup: Sampaikan permohonan maaf jika ada kesalahan selama bertugas dan ucapan terima kasih atas kesempatan serta pengalaman yang diberikan. Berikan harapan agar proses Pemilu/Pilkada tetap berjalan lancar. Contoh: Saya memohon maaf apabila selama menjalankan tugas sebagai anggota PPS terdapat kesalahan atau kekurangan. Saya juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya. Semoga proses penyelenggaraan Pemilu/Pilkada di wilayah ini dapat berjalan dengan lancar, sukses, dan damai.

Penutup Surat¶

Bagian akhir sebelum tanda tangan.

• Salam Penutup: Gunakan salam formal. Contoh: Hormat saya, atau Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
• Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tangan asli kamu.
• Nama Lengkap: Tulis nama lengkap kamu di bawah tanda tangan.

Untuk lebih mudah memvisualisasikan, ini dia kerangka strukturnya:

Bagian Surat	Keterangan
Tempat, Tanggal	Lokasi dan tanggal surat dibuat
Hal	Permohonan Pengunduran Diri
Lampiran	Jumlah dokumen pendukung (jika ada)
Kepada Yth.	Ketua KPU Kab/Kota [Nama]
Melalui	Ketua PPK Kec. [Nama] dan/atau Ketua PPS Desa/Kelurahan [Nama]
Di Tempat
Yang Bertanda Tangan	Frasa pengantar
Data Diri	Nama, NIK, SK, Jabatan, Alamat, No. HP
Isi Surat - Pembuka	Salam pembuka
Isi Surat - Pernyataan	Pernyataan pengunduran diri
Isi Surat - Tanggal Efektif	Kapan efektif berlaku (opsional)
Isi Surat - Alasan	Alasan pengunduran diri (opsional)
Isi Surat - Penutup	Permohonan maaf, terima kasih, harapan
Salam Penutup	Hormat saya, dll.
Tanda Tangan	Tanda tangan asli
Nama Lengkap	Nama terang

Contoh Template Surat Pengunduran Diri PPS¶

Berikut adalah contoh template surat pengunduran diri yang bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhanmu. Pastikan mengisi bagian yang diberi tanda kurung siku [ ] dengan data yang sesuai.

[Tempat], [Tanggal]

Hal : Permohonan Pengunduran Diri dari Anggota PPS
Lampiran : -

Kepada Yth.
Ketua Komisi Pemilihan Umum (KPU)
Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota]
Melalui
Ketua Panitia Pemilihan Kecamatan (PPK) Kecamatan [Nama Kecamatan]
dan
Ketua Panitia Pemungutan Suara (PPS) Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIK : [Nomor Induk Kependudukan Anda]
Nomor SK Pengangkatan : [Nomor SK Pengangkatan Anda sebagai Anggota PPS]
Jabatan : Anggota PPS Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan]
Alamat : [Alamat Lengkap Anda]
Nomor HP : [Nomor HP yang Bisa Dihubungi]

Dengan ini, saya menyatakan dengan **sungguh-sungguh** dan **tanpa paksaan dari pihak manapun** untuk mengajukan permohonan pengunduran diri saya sebagai Anggota Panitia Pemungutan Suara (PPS) Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan] untuk Pemilihan Umum/Pemilihan Kepala Daerah Tahun [Tahun Pemilu/Pilkada].

Permohonan pengunduran diri ini saya ajukan terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif] ([Tanggal ditulis angka], [Bulan], [Tahun]).

Adapun alasan pengunduran diri ini saya ajukan adalah sehubungan dengan [sebutkan alasan singkat, misalnya: adanya tugas pekerjaan yang baru dan tidak dapat ditinggalkan / kondisi kesehatan yang memerlukan istirahat total / harus mengikuti keluarga pindah domisili ke luar wilayah]. (Bagian alasan ini bersifat opsional, bisa dihapus jika tidak ingin dicantumkan secara spesifik).

Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila selama menjalankan tugas dan amanah sebagai anggota PPS Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan] terdapat **kesalahan atau kekurangan** dalam sikap maupun pelaksanaan tugas. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih yang tulus atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya untuk menjadi bagian dari penyelenggara Pemilu/Pilkada. Pengalaman ini sangat *berharga*.

Saya berharap proses penyelenggaraan Pemilihan Umum/Pemilihan Kepala Daerah di Desa/Kelurahan [Nama Desa/Kelurahan] khususnya dan Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota] umumnya dapat berjalan dengan **lancar, aman, damai**, dan menghasilkan Pemilu/Pilkada yang **berintegritas**.

Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan Penting: Sesuaikan isi dalam kurung siku [ ] dengan data diri dan situasi kamu. Pastikan juga tahun Pemilu/Pilkada yang kamu maksud sudah benar. Kalau kamu tidak mau mencantumkan alasan spesifik, cukup hapus kalimat “Adapun alasan pengunduran diri ini saya ajukan adalah sehubungan dengan…”.

Tips Saat Menulis dan Mengajukan Surat Pengunduran Diri¶

Menulis surat itu gampang-gampang susah. Biar proses pengunduran dirimu dari PPS berjalan lancar dan ninggalin kesan yang baik, perhatikan tips ini:

1. Gunakan Bahasa yang Baik dan Sopan: Meskipun gaya artikel ini santai, surat resmi tetap harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan santun. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
2. Ketik Suratnya: Lebih baik diketik menggunakan komputer daripada ditulis tangan. Ini terlihat lebih rapi, profesional, dan mudah dibaca. Cetak menggunakan kertas putih ukuran A4 atau F4.
3. Sebutkan Tanggal Efektif yang Realistis: Jangan resign dadakan sehari sebelum efektif, apalagi kalau masa krusial Pemilu. Beri waktu yang cukup (misalnya 1-2 minggu) agar KPU/PPK/PPS punya waktu memproses suratmu dan mencari pengganti. Komunikasikan tanggal efektif ini dengan ketua PPS atau PPK jika memungkinkan.
4. Beritahukan Langsung Atasan: Sebelum surat resmi sampai ke KPU, sampaikan rencana pengunduran dirimu secara personal (tapi tetap sopan dan profesional) kepada Ketua PPS-mu atau PPK. Ini etika yang baik dan menghindari mereka kaget saat menerima surat resmimu.
5. Fokus pada Inti: Surat pengunduran diri tidak perlu panjang lebar bertele-tele. Langsung ke intinya: kamu mengundurkan diri, sebutkan jabatan, tanggal efektif (jika ada), dan alasan (jika dicantumkan).
6. Jaga Hubungan Baik: Meskipun resign, usahakan tetap menjaga hubungan baik dengan teman-teman di PPS, PPK, KPU, dan stakeholder lainnya. Siapa tahu di masa depan ada kesempatan kerja sama lagi. Jangan jadikan momen resign untuk curhat kekesalan atau menyalahkan pihak lain dalam surat.
7. Simpan Bukti Penyerahan: Saat menyerahkan surat, minta tanda terima atau minta suratmu difotokopi dan distempel “Diterima” oleh sekretariat PPS, PPK, atau KPU, lengkap dengan tanggal penerimaan. Ini penting sebagai bukti bahwa kamu sudah mengajukan pengunduran diri secara resmi.

Fakta Menarik Seputar PPS¶

Menyelami dunia PPS itu unik. Ada beberapa fakta menarik tentang badan ad hoc KPU ini:

• Masa Tugas Terbatas: PPS bukan posisi permanen. Mereka dibentuk untuk jangka waktu tertentu terkait penyelenggaraan Pemilu atau Pilkada, biasanya sekitar 6 bulan sebelum hari H dan berakhir 2 bulan setelahnya.
• Tiga Serangkai di Desa: Di setiap desa atau kelurahan, anggota PPS berjumlah 3 orang. Mereka bekerja sama untuk melayani seluruh TPS yang ada di wilayah desa/kelurahan tersebut.
• Tugas yang Beragam: Tugas PPS itu nggak cuma di hari H pencoblosan. Mereka terlibat dalam rekrutmen KPPS (Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara), pemutakhiran data pemilih, sosialisasi tahapan Pemilu, sampai membantu distribusi logistik Pemilu.
• Garda Terdepan Pemilu: PPS bisa dibilang garda terdepan penyelenggara Pemilu di tingkat paling bawah. Mereka yang paling dekat dan berinteraksi langsung dengan masyarakat pemilih.
• Koordinasi Berjenjang: PPS berkoordinasi dengan PPK di tingkat kecamatan, yang kemudian berkoordinasi dengan KPU Kabupaten/Kota. Ada jalur komando yang jelas.

Proses Setelah Surat Diserahkan¶

Setelah surat pengunduran dirimu diserahkan melalui jalur yang benar (biasanya dari Ketua PPS ke PPK, lalu ke KPU Kabupaten/Kota), proses selanjutnya akan berjalan. KPU Kabupaten/Kota akan memverifikasi suratmu dan alasan yang diajukan (jika ada).

Apabila disetujui, KPU akan menerbitkan Surat Keputusan (SK) Pemberhentian kamu sebagai anggota PPS. Bersamaan atau setelah itu, KPU akan memproses Pengganti Antar Waktu (PAW) untuk mengisi posisimu yang kosong. PAW biasanya diambil dari calon anggota PPS yang masuk dalam daftar tunggu atau melalui proses seleksi ulang terbatas.

Sebelum SK Pemberhentianmu keluar dan pengganti ditunjuk, kamu mungkin masih diminta untuk membantu proses transisi atau handover tugas dan tanggung jawab kepada Ketua PPS atau rekan anggota PPS lainnya. Penting untuk melakukan serah terima dengan baik agar tidak ada pekerjaan yang terhambat. Honorarium atau hak-hak lain sebagai anggota PPS biasanya akan dihitung sampai tanggal efektif pengunduran diri atau sampai SK Pemberhentian diterbitkan, tergantung regulasi KPU setempat.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Lainnya¶

• Waktu Pengajuan: Idealnya, ajukan pengunduran diri saat tidak sedang dalam tahapan Pemilu yang sangat krusial, seperti saat distribusi logistik, hari H, atau rekapitulasi suara. Mengundurkan diri di saat-saat kritis bisa banget merepotkan banyak pihak.
• Status Hak dan Kewajiban: Setelah SK Pemberhentian keluar, semua hak dan kewajibanmu sebagai anggota PPS otomatis berhenti. Ini termasuk honorarium bulanan. Pastikan tidak ada urusan administrasi atau pertanggungjawaban yang tertinggal.
• Potensi Konsekuensi: Jika pengunduran diri diajukan karena pelanggaran kode etik atau masalah hukum, prosesnya tentu akan berbeda dan mungkin ada konsekuensi lain di luar proses administrasi pengunduran diri. Namun, untuk alasan personal yang wajar, prosesnya umumnya lancar.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat membuat surat pengunduran diri, apalagi dalam situasi seperti PPS, ada beberapa jebakan yang sebaiknya kamu hindari:

• Menggunakan Bahasa Informal: Ingat, ini surat resmi. Hindari bahasa chat atau terlalu santai.
• Tidak Mencantumkan Data Lengkap: NIK, Nomor SK, Jabatan di PPS itu penting banget untuk identifikasi. Jangan sampai ada yang terlewat.
• Menyerahkan ke Pihak yang Salah: Pastikan suratmu ditujukan dan disampaikan melalui jalur yang benar (KPU Kab/Kota melalui PPK dan Ketua PPS). Menyerahkan langsung ke sekretariat KPU tanpa tembusan ke bawah bisa jadi kurang efektif atau tidak sesuai prosedur.
• Resign Tanpa Pemberitahuan Awal: Etikanya, beritahu dulu Ketua PPS atau PPK secara lisan atau pesan singkat sebelum surat resmi diserahkan. Ini bagian dari komunikasi yang baik.
• Surat Tidak Ditandatangani: Surat resmi pengunduran diri wajib ditandatangani oleh yang bersangkutan.

Membuat surat pengunduran diri dari PPS memang butuh perhatian pada detail dan mengikuti prosedur yang ada. Dengan panduan dan contoh di atas, semoga kamu bisa menyusun suratmu dengan mudah dan benar, sehingga proses pengunduran dirimu berjalan lancar dan profesional. Mengakhiri tugas dengan baik sama pentingnya dengan melaksanakannya dengan baik.

Bagaimana pengalamanmu atau ada pertanyaan seputar pengunduran diri dari PPS? Jangan ragu tinggalkan komentar di bawah ya! Kita bisa berbagi info dan pengalaman di sini.