Panduan Lengkap: Bikin Surat Resign Keren + Tanda Tangan Atasan (Contoh & Tips!)
Mengajukan pengunduran diri atau resign dari pekerjaan adalah sebuah langkah besar dalam karir. Proses ini idealnya dilakukan dengan profesional agar hubungan baik dengan perusahaan dan atasan tetap terjaga. Salah satu dokumen penting yang dibutuhkan adalah surat pengunduran diri. Kadang, perusahaan meminta surat pengunduran diri ini mencantumkan atau bahkan ditandatangani oleh atasan langsung sebagai bentuk acknowledgment atau persetujuan awal.
Image just for illustration
Tapi kenapa harus ada tanda tangan atasan? Bukankah surat pengunduran diri itu pernyataan sepihak dari karyawan? Betul, secara hukum surat pengunduran diri adalah pernyataan kehendak karyawan untuk mengakhiri hubungan kerja. Namun, dalam praktik di banyak perusahaan, terutama yang sudah punya struktur HR yang mapan, tanda tangan atasan di surat ini seringkali diminta sebagai bagian dari prosedur internal. Tanda tangan ini biasanya berfungsi sebagai bukti bahwa atasan langsung mengetahui dan menerima surat tersebut, bukan sebagai persetujuan mutlak untuk resign (keputusan final biasanya ada di tangan HR atau manajemen yang lebih tinggi). Adanya tanda tangan atasan bisa memperlancar proses administrasi, handover tugas, dan komunikasi internal tim.
Struktur Dasar Surat Pengunduran Diri¶
Sebelum kita bahas contoh yang ada tanda tangan atasan, mari kita ingat dulu struktur dasar dari surat pengunduran diri yang profesional. Ini penting sebagai fondasi sebelum menambahkan elemen tanda tangan atasan.
Komponen Wajib Surat Pengunduran Diri¶
Surat pengunduran diri standar setidaknya mencakup beberapa poin penting ini:
- Kepada Yth. / Perihal: Menentukan siapa penerima surat (biasanya HRD Manager atau pihak yang berwenang) dan apa inti surat (Surat Pengunduran Diri).
- Data Diri Karyawan: Nama lengkap, ID karyawan (jika ada), posisi/jabatan, dan departemen tempat bekerja. Ini untuk memastikan identitas pengirim surat jelas.
- Pernyataan Pengunduran Diri: Kalimat yang menyatakan niat untuk mengundurkan diri secara tegas. Misalnya, “Dengan ini saya menyatakan pengunduran diri dari posisi [Nama Posisi]”.
- Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Kapan hari terakhir kerja Anda. Sangat penting untuk mencantumkan tanggal ini sesuai dengan masa notice period yang disepakati dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan. Biasanya 1 bulan (one month notice), tapi bisa bervariasi.
- Alasan Pengunduran Diri (Opsional tapi Direkomendasikan): Tidak wajib disebutkan secara detail, tapi memberikan alasan singkat dan profesional akan lebih baik. Hindari menyalahkan siapa pun atau mengeluh. Contoh: “untuk mengejar kesempatan karir lain” atau “karena alasan pribadi”.
- Ucapan Terima Kasih dan Permohonan Maaf: Ini menunjukkan profesionalisme dan niat baik. Ucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan, serta mohon maaf atas kesalahan selama bekerja.
- Penutup Hormat: Seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat”.
- Tanda Tangan dan Nama Karyawan: Identitas Anda sebagai pengirim surat.
Nah, sekarang kita akan fokus pada penambahan elemen “tanda tangan atasan” dalam struktur ini.
Menambahkan Elemen Tanda Tangan Atasan¶
Elemen tanda tangan atasan biasanya ditambahkan di bagian akhir surat, di bawah tanda tangan dan nama karyawan. Ini bisa berupa satu baris tambahan, atau bahkan bagian terpisah yang lebih formal.
Fungsi Tanda Tangan Atasan di Surat Resign¶
Seperti yang sudah disinggung, tanda tangan atasan di sini bukan berarti atasan yang memutuskan apakah Anda boleh resign atau tidak. Itu kewenangan HR dan manajemen puncak. Tanda tangan ini lebih kepada:
- Bukti Acknowledgment: Atasan tahu Anda sudah mengajukan pengunduran diri.
- Memulai Proses Internal: Dengan tanda tangan ini, atasan bisa segera memulai proses internal di timnya, seperti perencanaan handover atau mencari pengganti.
- Kelengkapan Administrasi HR: Beberapa perusahaan memang punya standar bahwa surat resign dari karyawan operasional/staff harus diketahui atasan langsung sebelum diproses lebih lanjut oleh HRD.
Penting untuk mengomunikasikan keinginan atau kebutuhan untuk adanya tanda tangan atasan ini kepada atasan Anda secara langsung, sebelum atau saat menyerahkan suratnya. Jelaskan bahwa ini mungkin bagian dari prosedur yang membantu kelancaran proses.
Image just for illustration
Contoh Surat Pengunduran Diri dengan Tanda Tangan Atasan¶
Oke, sekarang mari kita lihat beberapa contoh konkret surat pengunduran diri yang sudah dimodifikasi untuk menyertakan bagian tanda tangan atasan. Kita akan berikan beberapa variasi, dari yang sederhana sampai yang sedikit lebih formal.
Contoh 1: Format Sederhana dengan Bagian “Mengetahui”¶
Ini adalah format yang paling umum dan mudah dipahami. Tambahkan saja bagian khusus di bawah tanda tangan karyawan.
[Kop Surat Perusahaan - Jika ada, kalau tidak langsung ke Tanggal]
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Kepada Yth.
HRD Manager
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
Nomor Karyawan (Opsional): [Nomor Karyawan Anda, jika ada]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Departemen: [Departemen Anda]
Melalui surat ini, saya memberitahukan bahwa saya bermaksud untuk mengundurkan diri dari jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri, misalnya: 1 [Bulan] [Tahun] atau 1 bulan setelah tanggal surat ini].
Keputusan ini saya ambil karena [Sebutkan Alasan Singkat dan Profesional, contoh: mendapatkan kesempatan baru yang lebih sesuai dengan jenjang karir yang saya inginkan / karena alasan pribadi]. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan] selama [Periode Kerja Anda] ini. Banyak pengalaman berharga yang saya dapatkan di sini.
Saya mohon maaf apabila selama saya bekerja terdapat kesalahan yang kurang berkenan, baik disengaja maupun tidak disengaja. Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua pekerjaan dan tanggung jawab saya serta membantu proses handover yang lancar sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya.
Besar harapan saya agar [Nama Perusahaan] dapat terus maju dan berkembang di masa yang akan datang.
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Mengetahui,
[Tanda Tangan Atasan]
[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Tanggal Atasan Menandatangani]
Penjelasan Contoh 1:
Format ini langsung menambahkan bagian “Mengetahui,” di bawah tanda tangan karyawan. Kata “Mengetahui” di sini jelas menunjukkan bahwa atasan hanya mengkonfirmasi bahwa dia sudah tahu tentang pengunduran diri ini. Ada ruang untuk tanda tangan, nama, jabatan atasan, dan tanggal saat atasan menandatanganinya. Ini simpel dan efektif.
Contoh 2: Format dengan Penyebutan Atasan di Awal (Melalui)¶
Di beberapa perusahaan yang hierarkinya jelas, surat pengunduran diri kadang diarahkan kepada HRD melalui atasan langsung. Ini bisa dicerminkan di awal surat.
[Kop Surat Perusahaan - Jika ada, kalau tidak langsung ke Tanggal]
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Kepada Yth.
HRD Manager
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Melalui Yth.
[Nama Lengkap Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Departemen Atasan Langsung]
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
Nomor Karyawan (Opsional): [Nomor Karyawan Anda, jika ada]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Departemen: [Departemen Anda]
Melalui surat ini dan setelah melakukan diskusi dengan atasan langsung saya, Bapak/Ibu [Nama Atasan], saya memberitahukan bahwa saya bermaksud untuk mengundurkan diri dari jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].
Keputusan ini saya ambil karena [Sebutkan Alasan Singkat dan Profesional]. Saya sangat berterima kasih atas bimbingan dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan], khususnya di bawah kepemimpinan Bapak/Ibu [Nama Atasan]. Banyak pelajaran berharga yang saya dapatkan di sini.
Saya mohon maaf apabila selama saya bekerja terdapat kesalahan yang kurang berkenan, baik disengaja maupun tidak disengaja. Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua pekerjaan dan tanggung jawab saya serta membantu proses handover yang lancar kepada rekan kerja atau pengganti saya sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya.
Besar harapan saya agar [Nama Perusahaan] dapat terus maju dan berkembang di masa yang akan datang.
Atas perhatian Bapak/Ibu dan dukungan dari Bapak/Ibu [Nama Atasan], saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Mengetahui dan Meneruskan,
[Tanda Tangan Atasan]
[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Tanggal Atasan Menandatangani]
Penjelasan Contoh 2:
Contoh ini sedikit lebih formal. Penyebutan “Melalui Yth.” di awal menunjukkan jalur birokrasi surat ini. Selain itu, di badan surat juga ada penyebutan bahwa Anda sudah berdiskusi dengan atasan (ini sangat direkomendasikan sebelum menyerahkan surat formal). Bagian bawah bisa menggunakan frasa “Mengetahui dan Meneruskan” atau yang serupa, yang menyiratkan bahwa setelah ditandatangani atasan, surat ini akan diteruskan ke HRD.
Contoh 3: Format Lebih Ringkas dengan Bagian Persetujuan/Rekomendasi Atasan¶
Kadang, perusahaan mungkin meminta atasan untuk memberikan semacam “rekomendasi” atau konfirmasi bahwa handover sudah dibicarakan. Ini lebih jarang, tapi mungkin saja terjadi.
[Kop Surat Perusahaan - Jika ada, kalau tidak langsung ke Tanggal]
[Kota], [Tanggal]
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Kepada Yth.
HRD Manager
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Anda]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Departemen: [Departemen Anda]
Dengan ini saya mengajukan permohonan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan], efektif per tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri]. Keputusan ini [Sebutkan Alasan Singkat].
Saya berterima kasih atas segala kesempatan dan bimbingan selama saya bekerja. Saya akan memastikan semua tugas saya diselesaikan dan membantu penuh dalam proses transisi.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Bagian untuk Atasan Langsung:
Mohon konfirmasi bahwa pengunduran diri karyawan tersebut di atas telah dibicarakan dan rencana handover telah didiskusikan/disiapkan.
- Telah dibicarakan dan rencana handover sedang disusun / telah disepakati.
- Handover kepada [Nama Rekan Kerja/Pengganti] direncanakan pada [Tanggal].
Disetujui / Diketahui oleh:
[Tanda Tangan Atasan]
[Nama Lengkap Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Tanggal Atasan Menandatangani]
Penjelasan Contoh 3:
Ini format yang lebih ringkas di bagian pernyataan pengunduran dirinya, namun memiliki bagian khusus yang meminta feedback atau konfirmasi dari atasan terkait proses handover. Ini menunjukkan bahwa perusahaan melibatkan atasan dalam memastikan kelancaran transisi pekerjaan, bukan sekadar administrasi. Ini bisa jadi format yang digunakan jika perusahaan Anda memang sangat menekankan proses handover.
Tips Sukses Mendapatkan Tanda Tangan Atasan dan Proses Resign yang Lancar¶
Mendapatkan tanda tangan atasan di surat resign mungkin terasa sedikit “ribet”, tapi bisa jadi indikator profesionalisme Anda dan perusahaan. Berikut beberapa tips agar proses ini berjalan lancar:
- Komunikasi Verbal Dulu: Jangan tiba-tiba sodorkan surat resign dengan kolom tanda tangan atasan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Idealnya, diskusikan niat Anda untuk resign dengan atasan langsung secara verbal terlebih dahulu di forum tatap muka yang pribadi. Ini menunjukkan rasa hormat dan memberikan kesempatan bagi atasan untuk bersiap.
- Siapkan Surat Lengkap: Setelah diskusi verbal dan atasan tahu niat Anda, barulah siapkan surat formalnya. Pastikan semua informasi dasar sudah lengkap dan akurat, termasuk tanggal efektif pengunduran diri yang sesuai notice period.
- Sebutkan Kebutuhan Tanda Tangan: Saat menyerahkan surat formal, sebutkan secara singkat bahwa surat ini memerlukan tanda tangan beliau untuk kelengkapan administrasi perusahaan. Jelaskan bahwa ini untuk membantu kelancaran proses handover dan internal tim.
- Pilih Waktu yang Tepat: Serahkan surat pada saat atasan sedang tidak terlalu sibuk atau stres. Hindari hari Senin pagi, Jumat sore, atau saat-saat kritis proyek.
- Jaga Profesionalisme: Sepanjang proses, jaga sikap profesional. Jangan mengeluh, menyalahkan, atau bersikap negatif. Fokus pada transisi yang lancar dan menjaga hubungan baik.
- Tawarkan Bantuan Handover: Tunjukkan komitmen Anda untuk menyelesaikan semua tugas dan membantu proses handover. Ini akan sangat dihargai oleh atasan dan tim Anda.
- Konfirmasi Prosedur Internal: Jika Anda tidak yakin apakah surat resign memang perlu ditandatangani atasan, tanyakan secara sopan kepada HRD. Prosedur bisa berbeda di setiap perusahaan.
- Bersabar: Mungkin atasan butuh waktu untuk membaca surat, memproses informasi, atau mencari waktu luang untuk menandatangani. Beri waktu beberapa hari sebelum menanyakan kembali secara sopan jika belum ditandatangani.
Image just for illustration
Pentingnya Handover dan Komunikasi Selama Masa Notice Period¶
Proses pengunduran diri yang melibatkan tanda tangan atasan seringkali juga terkait erat dengan proses handover atau serah terima pekerjaan. Tanda tangan atasan bisa menjadi sinyal bagi tim atau HR untuk mulai merencanakan siapa yang akan melanjutkan tugas-tugas Anda dan bagaimana proses transfer pengetahuan akan dilakukan.
Masa notice period (biasanya 1 bulan) adalah waktu krusial untuk memastikan handover berjalan mulus. Gunakan waktu ini sebaik-baiknya untuk:
- Mendokumentasikan Pekerjaan: Buat panduan, checklist, atau catatan penting mengenai tugas-tugas rutin, project yang sedang berjalan, kontak-kontak penting, dan akses sistem.
- Melatih Pengganti (jika ada): Jika pengganti Anda sudah ada, luangkan waktu untuk menjelaskan pekerjaan dan menjawab pertanyaan mereka.
- Menyelesaikan Tanggungan: Pastikan semua tugas yang menjadi tanggung jawab Anda selesai atau berada di tahap yang memungkinkan rekan kerja/pengganti menyelesaikannya.
- Berkomunikasi dengan Tim: Beri tahu rekan kerja Anda tentang status pekerjaan Anda dan siapa yang akan melanjutkan point of contact untuk tugas-tugas spesifik.
Keterlibatan atasan yang ditunjukkan dengan tanda tangan di surat resign bisa menjadi jembatan komunikasi yang baik antara Anda, atasan, tim, dan HRD dalam merencanakan dan menjalankan proses handover ini. Ini penting tidak hanya untuk perusahaan, tetapi juga untuk reputasi profesional Anda di masa depan. Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu kembali dengan mantan rekan kerja atau atasan di industri yang sama. Meninggalkan kesan yang baik adalah investasi jangka panjang.
Apa yang Dilakukan Setelah Surat Ditandatangani Atasan?¶
Setelah surat pengunduran diri Anda ditandatangani oleh atasan (jika memang ini prosedur yang diminta), langkah selanjutnya biasanya adalah menyerahkan surat tersebut ke HRD (atau mengikuti instruksi yang diberikan atasan/HRD). HRD kemudian akan memproses pengunduran diri Anda secara formal.
Proses yang dilakukan HRD meliputi:
- Verifikasi: Memastikan surat sesuai prosedur dan tanggal efektif resign memenuhi masa notice.
- Konfirmasi Formal: HRD biasanya akan mengeluarkan surat konfirmasi pengunduran diri Anda, yang mencantumkan tanggal efektif resign dan detail terkait lainnya.
- Exit Interview: Biasanya HRD akan mengundang Anda untuk melakukan exit interview. Ini kesempatan bagi Anda untuk memberikan feedback membangun tentang pengalaman Anda bekerja di perusahaan. Tetap profesional dan konstruktif saat exit interview.
- Administrasi Karyawan: HRD akan mengurus administrasi terkait gaji terakhir, sisa cuti yang belum diambil (jika ada kompensasi), BPJS, tunjangan, dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk mengakhiri status Anda sebagai karyawan.
- Pengembalian Aset Perusahaan: Mengatur pengembalian aset milik perusahaan seperti laptop, ID card, kunci, dll.
- Penerbitan Surat Keterangan Kerja: Setelah semua proses selesai (biasanya setelah hari terakhir kerja Anda), HRD akan menerbitkan Surat Keterangan Kerja (Paklaring) yang penting untuk melamar pekerjaan baru atau keperluan lainnya.
Dengan adanya tanda tangan atasan di awal proses, diharapkan koordinasi antara atasan dan HRD menjadi lebih mudah, sehingga proses administrasi pasca pengunduran diri Anda juga bisa berjalan lebih cepat dan lancar. Ini adalah salah satu manfaat mengapa beberapa perusahaan mengadopsi prosedur ini.
Kesimpulan¶
Surat pengunduran diri adalah dokumen formal yang penting saat Anda memutuskan untuk resign. Mencantumkan atau meminta tanda tangan atasan langsung di surat tersebut bukanlah persyaratan hukum universal, namun merupakan praktik umum di banyak perusahaan sebagai bagian dari prosedur internal untuk memastikan atasan mengetahui dan proses transisi dapat berjalan lancar.
Membuat surat pengunduran diri yang profesional, menyampaikannya dengan etika yang baik, dan memastikan semua prosedur (termasuk mendapatkan tanda tangan atasan jika diminta) diikuti, adalah cerminan profesionalisme Anda. Hal ini akan membantu Anda meninggalkan perusahaan dengan kesan yang baik, menjaga jaringan profesional, dan melangkah ke peluang karir berikutnya tanpa beban. Gunakan contoh-contoh di atas sebagai panduan, sesuaikan dengan kondisi spesifik perusahaan Anda, dan pastikan Anda berkomunikasi dengan jelas kepada atasan dan HRD selama proses ini.
Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda yang sedang merencanakan langkah karir selanjutnya!
Ada pengalaman menarik saat mengajukan pengunduran diri atau kesulitan mendapatkan tanda tangan atasan? Atau mungkin Anda punya tips tambahan? Yuk, bagikan pengalaman dan pendapat Anda di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar