Panduan Lengkap: Bikin Surat Resmi Indented Style yang Keren & Mudah!

Daftar Isi

Surat resmi adalah alat komunikasi penting dalam dunia profesional, bisnis, maupun pemerintahan. Ada berbagai gaya penulisan surat resmi, dan salah satunya yang cukup klasik adalah indented style atau gaya berlekuk. Gaya ini punya ciri khas tersendiri yang membedakannya dari gaya lain seperti block style atau semi-block style. Nah, dalam artikel ini, kita bakal kupas tuntas soal gaya surat resmi indented ini, lengkap dengan contoh dan panduannya.

Image just for illustration

Apa Itu Surat Resmi Gaya Indented?¶

Secara sederhana, surat resmi gaya indented adalah surat formal yang penulisannya punya ciri khas di bagian indentasi atau lekukan masuk pada baris pertama di setiap paragraf isi surat. Selain itu, biasanya bagian tanggal surat dan penutup (seperti salam penutup, tanda tangan, dan nama terang) juga diletakkan di sebelah kanan atau agak menjorok ke dalam dari margin kiri. Gaya ini memberikan tampilan yang lebih tradisional dibandingkan gaya block yang serba rata kiri.

Gaya indented ini memang tidak sepopuler gaya block atau semi-block di era digital saat ini, terutama dalam korespondensi bisnis modern yang serba cepat. Namun, di beberapa instansi, institusi pendidikan, atau bahkan dalam surat pribadi yang sangat formal, gaya ini masih bisa dijumpai dan dianggap memberikan nuansa klasik dan elegan. Memahami gaya ini penting supaya kita bisa mengenali dan menggunakannya dengan benar jika dibutuhkan.

Bagian-Bagian Utama Surat Resmi¶

Sebelum masuk ke contoh indented style, penting banget untuk tahu apa aja sih bagian-bagian yang wajib ada dalam surat resmi, apapun gayanya. Bagian-bagian ini membentuk kerangka dasar surat formal dan memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan jelas dan rapi. Memahami fungsi tiap bagian membantu kita menyusun surat dengan lebih efektif, termasuk saat menerapkan gaya indented.

Kop Surat (Letterhead)¶

Ini bagian paling atas yang berisi identitas lengkap instansi atau perusahaan pengirim. Biasanya mencakup nama instansi/perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, faksimile, alamat email, dan kadang logo. Kop surat ini menunjukkan legalitas dan sumber resmi surat, jadi jangan sampai ketinggalan kalau kamu mewakili sebuah institusi.

Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal¶

Bagian ini biasanya diletakkan di bawah kop surat, di sebelah kiri.
* Nomor Surat: Kode unik surat yang dikeluarkan oleh instansi, berfungsi untuk administrasi dan pengarsipan. Formatnya biasanya mengikuti aturan internal instansi.
* Lampiran: Menunjukkan jumlah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Dituliskan angka atau jumlah bendel/eksemplar lampiran.
* Perihal: Inti atau pokok bahasan surat dalam satu atau dua frasa singkat. Ini membantu penerima surat langsung tahu apa tujuan surat tersebut bahkan sebelum membacanya. Ketiga elemen ini sangat krusial untuk kejelasan dan ketertiban administrasi surat-menyurat.

Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Posisinya biasanya di sebelah kanan, sejajar atau di bawah nomor surat. Dalam gaya indented, posisi tanggal ini seringkali menjadi salah satu penanda gaya, yaitu diletakkan di kanan atau agak ke tengah. Penulisan tanggal yang benar adalah tanggal, bulan (ditulis penuh), tahun (contoh: 17 Oktober 2023).

Alamat Tujuan¶

Alamat tujuan berisi nama dan/atau jabatan penerima surat, serta alamat lengkap instansi atau perorangan yang dituju. Penulisannya harus jelas dan lengkap agar surat sampai ke tangan yang tepat. Biasanya diawali dengan kata “Yth.” atau “Kepada Yth.”. Bagian ini diletakkan di bawah nomor surat, di sebelah kiri.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka adalah sapaan hormat sebelum masuk ke isi surat. Contoh umum dalam bahasa Indonesia adalah “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” (untuk surat ke instansi Muslim). Penempatan salam pembuka biasanya di bawah alamat tujuan, rata kiri. Ini menunjukkan kesantunan dalam berkomunikasi secara formal.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat, yang menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman surat. Isi surat biasanya terbagi menjadi beberapa paragraf:
* Paragraf Pembuka: Pengantar atau latar belakang singkat mengapa surat ini dikirim.
* Paragraf Isi: Menjelaskan detail topik utama surat, bisa berupa permohonan, pemberitahuan, undangan, dll. Bagian ini bisa terdiri dari satu atau beberapa paragraf, tergantung kompleksitas isinya.
* Paragraf Penutup: Berisi harapan, ucapan terima kasih, atau penegasan kembali poin penting. Mengakhiri isi surat dengan sopan.
Dalam gaya indented, setiap paragraf dalam bagian isi surat inilah yang baris pertamanya diberi lekukan masuk. Ini ciri khas utamanya yang paling terlihat.

Salam Penutup¶

Salam penutup adalah sapaan hormat untuk mengakhiri surat. Contoh umumnya seperti “Hormat kami,” “Dengan hormat,” atau “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”. Posisinya biasanya di sebelah kanan, sejajar dengan bagian penutup lainnya. Seperti tanggal, posisi salam penutup ini juga sering menjadi ciri gaya indented.

Tanda Tangan, Nama Terang, dan Jabatan¶

Di bawah salam penutup, ada ruang untuk tanda tangan, diikuti nama lengkap (nama terang), dan jabatan pengirim surat. Ini menunjukkan otoritas dan tanggung jawab pengirim atas isi surat. Dalam gaya indented, bagian ini juga biasanya diletakkan di sebelah kanan, di bawah salam penutup.

Tembusan (Cc:)¶

Bagian ini opsional, dicantumkan jika salinan surat perlu dikirimkan ke pihak lain selain penerima utama. Ditulis dengan kode “Tembusan:” diikuti daftar pihak yang diberi tembusan. Biasanya diletakkan di bagian kiri bawah surat.

Lampiran (Attn:)¶

Jika ada dokumen yang dilampirkan dan sudah disebutkan di bagian nomor surat, di bagian akhir surat juga bisa dicantumkan kembali daftar singkat lampiran untuk kemudahan pengecekan. Letaknya biasanya di bawah tembusan atau di kiri bawah.

Ciri Khas Utama Surat Resmi Gaya Indented¶

Sekarang, mari fokus pada apa yang membuat gaya indented berbeda. Pembeda utamanya terletak pada format paragraf dan penempatan beberapa elemen tanggal serta penutup. Gaya ini terkesan lebih “jadul” atau klasik jika dibandingkan dengan gaya block yang modern.

Ciri-ciri khas Indented Style:

1. Inden (Lekukan) pada Paragraf Isi: Ini ciri paling mencolok. Baris pertama dari setiap paragraf pada bagian isi surat menjorok ke dalam (di-indent) sekitar 5-7 spasi atau sekitar 1-1.5 cm dari margin kiri. Paragraf-paragraf berikutnya dalam isi surat juga mengikuti aturan ini, kecuali jika itu masih kelanjutan dari baris yang sama (bukan paragraf baru).
2. Penempatan Tanggal: Biasanya ditempatkan di sebelah kanan, seringkali dimulai agak ke tengah atau bahkan rata kanan. Ini berbeda dengan gaya block yang rata kiri.
3. Penempatan Salam Penutup dan Blok Tanda Tangan: Sama seperti tanggal, bagian ini juga ditempatkan di sebelah kanan, di bawah paragraf penutup isi surat. Mulai dari salam penutup, ruang tanda tangan, nama terang, hingga jabatan, semuanya terletak di sisi kanan.
4. Alamat Tujuan, Nomor Surat, dll: Bagian-bagian lain seperti kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, dan salam pembuka biasanya tetap rata kiri, mirip seperti gaya block atau semi-block. Fokus indentasi hanya pada paragraf isi dan elemen tanggal/penutup.

Perbedaan indentasi pada paragraf ini dulunya sangat membantu saat menggunakan mesin tik manual. Dengan menekan tombol “Tab”, kita bisa dengan mudah membuat lekukan di awal paragraf baru. Meskipun sekarang kita pakai komputer, indentasi ini tetap dipertahankan sebagai bagian dari gaya indented.

Image just for illustration

Mengapa Memilih Gaya Indented?¶

Meskipun tidak sepopuler gaya lain, ada beberapa alasan mengapa seseorang atau instansi mungkin memilih gaya indented:

• Tradisional dan Klasik: Gaya ini memberikan nuansa formal dan elegan yang khas, mengingatkan pada gaya surat-menyurat zaman dulu. Cocok untuk instansi yang ingin mempertahankan kesan tradisional.
• Meningkatkan Keterbacaan Paragraf: Bagi sebagian orang, indentasi pada awal paragraf membantu membedakan antar-paragraf dengan lebih jelas, sehingga memudahkan pembaca untuk mengikuti alur pikiran penulis, terutama dalam surat dengan isi yang cukup panjang. Ini bisa membuat surat terasa lebih terstruktur secara visual.
• Fleksibilitas Penempatan Tanggal/Penutup: Memberikan opsi penempatan tanggal dan penutup di sisi kanan, yang bisa jadi preferensi visual tertentu.

Namun, ada juga kelemahannya:

• Kurang Populer: Di lingkungan bisnis modern, gaya block dan semi-block jauh lebih umum. Menggunakan indented style bisa terlihat tidak up-to-date atau sedikit “kuno” bagi sebagian penerima.
• Potensi Inkonsistensi: Jika tidak hati-hati saat mengetik manual atau menggunakan software word processor, indentasi antar paragraf bisa tidak konsisten.
• Memakan Sedikit Lebih Banyak Ruang: Indentasi menambah ruang kosong di awal baris, meskipun dampaknya kecil.

Meskipun demikian, pilihan gaya surat seringkali kembali ke kebijakan internal instansi atau preferensi pribadi. Yang terpenting, apapun gayanya, isi surat tetap jelas, padat, dan santun.

Image just for illustration

Panduan Langkah demi Langkah Membuat Surat Resmi Indented Style¶

Membuat surat resmi gaya indented sebenarnya tidak sulit kok, apalagi dengan bantuan word processor modern. Berikut langkah-langkahnya:

1. Persiapan¶

Tentukan dulu informasi penting yang akan kamu masukkan:
* Identitas lengkap pengirim (untuk kop surat).
* Nomor surat yang sesuai dengan sistem penomoran instansi.
* Jumlah lampiran (jika ada).
* Perihal surat yang jelas.
* Tanggal pembuatan surat.
* Identitas dan alamat lengkap penerima.
* Isi surat yang sudah terstruktur dalam draf paragraf (pembuka, isi, penutup).
* Nama terang, jabatan, dan pihak tembusan (jika ada).

2. Menulis Bagian Atas¶

Mulai dengan membuat kop surat (jika kamu dari instansi/perusahaan). Kemudian, tulis bagian:
* Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal di sebelah kiri.
* Tanggal Surat di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat atau agak ke bawah. Atur perataan (alignment) ke kanan atau gunakan tab untuk memposisikannya di tengah kanan.
* Alamat Tujuan di bawah nomor surat, rata kiri.
* Salam Pembuka di bawah alamat tujuan, rata kiri.

Pastikan jarak antar-bagian rapi dan proporsional.

3. Menulis Isi Surat¶

Ini bagian kunci dari gaya indented. Tulis isi suratmu, pisahkan menjadi beberapa paragraf sesuai draf. Setelah kamu selesai mengetik setiap paragraf dan menekan Enter untuk memulai paragraf baru, gunakan fungsi indentasi (biasanya tombol “Tab” atau fitur paragraph settings di word processor) untuk membuat baris pertama paragraf tersebut menjorok ke dalam.

Besar indentasi biasanya sekitar 1.27 cm (standar tab) atau disesuaikan agar terlihat rapi. Paragraf berikutnya yang masih merupakan kelanjutan dari poin yang sama (bukan paragraf baru dengan ide baru) tidak perlu di-indent. Hanya awal setiap paragraf baru di bagian isi surat yang diberi lekukan.

4. Menulis Bagian Penutup¶

Setelah paragraf penutup isi surat selesai, sekarang tulis bagian penutup.
* Tulis Salam Penutup di sebelah kanan, di bawah paragraf penutup isi. Posisinya harus sejajar dengan posisi tanggal surat di atas.
* Beri jarak yang cukup untuk tanda tangan.
* Tulis Nama Terang, diikuti Jabatan di bawah ruang tanda tangan, posisinya juga di sebelah kanan, sejajar dengan Salam Penutup di atasnya.
* Jika ada Tembusan, tulis di kiri bawah.
* Jika ada daftar Lampiran di akhir surat, tulis di kiri bawah, di bawah tembusan (jika ada).

5. Peninjauan Akhir¶

Sebelum surat dicetak atau dikirim, baca kembali dengan teliti. Periksa:
* Ejaan dan tata bahasa.
* Kesesuaian isi surat dengan tujuan.
* Kelengkapan bagian-bagian surat.
* Ketepatan indentasi pada setiap paragraf isi dan posisi bagian tanggal/penutup. Pastikan lekukannya konsisten dan rapi.
* Format keseluruhan surat (margin, jarak baris, jenis dan ukuran font).

Peninjauan ini sangat penting untuk memastikan suratmu profesional dan bebas dari kesalahan.

Image just for illustration

Contoh Lengkap Surat Resmi Indented Style¶

Oke, sekarang saatnya melihat contoh visual dari surat resmi gaya indented. Perhatikan bagaimana indentasi diterapkan pada paragraf isi dan penempatan bagian kanan.

[KOP SURAT LENGKAP INSTANSI/PERUSAHAAN]
Nama Instansi/Perusahaan
Alamat Lengkap
Telepon: [Nomor Telepon] | Faksimile: [Nomor Faksimile]
Email: [Alamat Email] | Situs Web: [Alamat Situs Web]
-------------------------------------------------------------------- (Garis Pemisah Kop)

Nomor: [Nomor Surat]                                                [Tempat], [Tanggal Surat Ditulis]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, contoh: 1 (satu) berkas]
Perihal: [Perihal Surat, contoh: Undangan Rapat Koordinasi]

Yth.
[Nama Penerima atau Jabatan Penerima]
[Nama Instansi Penerima]
[Alamat Lengkap Penerima]
di -
    [Kota Penerima]

Dengan hormat,

     Menindaklanjuti surat kami nomor [Nomor Surat Sebelumnya] tanggal [Tanggal Surat Sebelumnya] perihal [Perihal Surat Sebelumnya], bersama ini kami sampaikan informasi lebih lanjut terkait dengan rencana [Acara/Kegiatan] yang akan diselenggarakan oleh [Nama Instansi/Perusahaan].

     Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Rapat Koordinasi persiapan acara tersebut. Rapat akan dilaksanakan pada:
     Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal]
     Waktu        : [Waktu Mulai s.d. Waktu Selesai]
     Tempat       : [Lokasi Rapat]
     Acara        : [Agenda Rapat secara singkat]

     Besar harapan kami kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi kelancaran persiapan acara ini. Mengingat pentingnya acara ini, mohon agar dapat hadir tepat waktu.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

                                                      Hormat kami,

                                                      [Ruang untuk Tanda Tangan]

                                                      [Nama Lengkap]
                                                      [Jabatan]

Tembusan:
1. [Pihak Tembusan 1]
2. [Pihak Tembusan 2]

Lampiran:
- Susunan Acara Rapat
- Daftar Peserta

Perhatikan pada contoh di atas:
* Tanggal surat ([Tempat], [Tanggal Surat Ditulis]) diletakkan di kanan.
* Setiap awal paragraf dalam “Dengan hormat,” sampai “mengucapkan terima kasih.” diberi spasi atau tab untuk membuat lekukan.
* Bagian “Hormat kami,” dan di bawahnya (tanda tangan, nama, jabatan) diletakkan di kanan, sejajar dengan tanggal.

Ini adalah format dasar indented style yang paling umum. Jarak indentasi bisa sedikit bervariasi, tapi intinya adalah membuat baris pertama paragraf menjorok masuk.

Image just for illustration

Perbandingan Gaya Surat Lain: Block vs Semi-Block vs Indented¶

Supaya makin jelas perbedaan indented style, mari kita bandingkan dengan gaya surat resmi lainnya yang lebih umum digunakan saat ini. Perbedaan utamanya terletak pada penempatan elemen surat dan indentasi paragraf.

Ciri-ciri	Gaya Block (Full Block)	Gaya Semi-Block	Gaya Indented
Kop Surat	Rata Tengah atau Rata Kiri	Rata Tengah atau Rata Kiri	Rata Tengah atau Rata Kiri
Nomor, Lampiran, Perihal	Rata Kiri	Rata Kiri	Rata Kiri
Tanggal	Rata Kiri	Rata Kanan atau Tengah Kanan	Rata Kanan atau Tengah Kanan
Alamat Tujuan	Rata Kiri	Rata Kiri	Rata Kiri
Salam Pembuka	Rata Kiri	Rata Kiri	Rata Kiri
Isi Surat (Paragraf)	Semua rata kiri, tidak ada inden	Paragraf baru tidak di-inden	Baris pertama setiap paragraf di-inden
Salam Penutup	Rata Kiri	Rata Kanan atau Tengah Kanan	Rata Kanan atau Tengah Kanan
Blok Tanda Tangan	Rata Kiri	Rata Kanan atau Tengah Kanan	Rata Kanan atau Tengah Kanan
Tembusan	Rata Kiri	Rata Kiri	Rata Kiri
Kesan Visual	Modern, Tegas, Rapi Serba Rata	Umum, Formal, Kombinasi Rapi	Klasik, Tradisional

Tabel ini menunjukkan bahwa gaya indented punya kesamaan dengan gaya semi-block dalam penempatan tanggal dan penutup, tapi bedanya ada pada indentasi di awal setiap paragraf isi. Gaya block adalah yang paling sederhana karena semuanya rata kiri. Memahami perbedaan ini membantumu memilih atau mengenali gaya surat yang tepat.

Image just for illustration

Tips Tambahan Saat Menggunakan Indented Style¶

Meskipun gaya indented memiliki aturan khas, prinsip penulisan surat resmi yang baik tetap berlaku. Berikut beberapa tips tambahan:

• Gunakan Jenis Font Standar: Pilih font yang umum dan mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran standar (11 atau 12pt).
• Jaga Konsistensi Inden: Pastikan indentasi di setiap awal paragraf isi memiliki jarak yang sama persis. Gunakan fitur tabulasi atau pengaturan paragraf di word processor agar otomatis dan konsisten. Hindari menekan spasi berkali-kali untuk membuat inden karena hasilnya tidak rapi.
• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Isi surat harus mudah dipahami, langsung pada pokok masalah, dan tidak bertele-tele. Gunakan kalimat efektif.
• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Surat resmi mencerminkan citra pengirim. Kesalahan tata bahasa atau ejaan bisa mengurangi profesionalisme. Selalu lakukan proofreading.
• Sesuaikan Nada Bahasa: Meskipun formal, nada bahasa tetap bisa disesuaikan dengan konteks dan penerima. Gunakan kata ganti yang tepat (Bapak/Ibu/Saudara/i).
• Cetak pada Kertas Berkualitas: Jika surat dicetak fisik, gunakan kertas yang baik (misalnya 80 gsm atau lebih) dengan kop surat yang tercetak jelas.

Mengikuti tips ini akan membuat surat resmi gaya indented kamu terlihat lebih profesional dan meyakinkan.

Fakta Menarik Seputar Gaya Surat¶

Gaya penulisan surat seperti indented, block, dan semi-block sebenarnya punya sejarah lho. Gaya-gaya ini berkembang seiring waktu dan teknologi. Misalnya, gaya block yang serba rata kiri menjadi populer di era modern karena kemudahannya dalam pengetikan menggunakan mesin tik dan kemudian komputer. Tidak perlu mengatur inden satu per satu atau memindahkan posisi baris.

Gaya indented sendiri mungkin punya akar dari tradisi penulisan surat yang lebih lama, di mana indentasi digunakan untuk menandai awal unit pikiran baru dalam teks, mirip seperti pada paragraf-paragraf dalam buku atau dokumen lainnya. Penempatan tanggal dan penutup di kanan juga bisa jadi merupakan konvensi estetika atau praktis pada masanya. Perkembangan teknologi komunikasi digital seperti email dan aplikasi pesan instan memang mengurangi frekuensi penggunaan surat fisik, tapi untuk urusan resmi yang membutuhkan formalitas dan bukti tertulis, surat resmi dalam berbagai gaya ini tetap relevan. Memilih gaya bisa jadi juga menunjukkan preferensi atau identitas visual sebuah organisasi.

Kesimpulan¶

Surat resmi gaya indented adalah salah satu format surat formal yang memiliki ciri khas indentasi pada baris pertama setiap paragraf isi dan penempatan tanggal serta penutup di sisi kanan. Meskipun tidak seumum gaya block di era modern, gaya ini tetap valid dan memberikan kesan klasik serta meningkatkan keterbacaan visual antar-paragraf bagi sebagian orang. Memahami bagian-bagian surat dan panduan langkah demi langkah membuatnya jadi mudah. Pilihan gaya kembali pada kebutuhan, kebijakan instansi, atau preferensi pribadi. Yang terpenting adalah konten surat yang jelas, lengkap, dan ditulis dengan santun dan rapi.

Nah, itu dia ulasan lengkap tentang contoh surat resmi indented style. Semoga panduan ini bermanfaat buat kamu yang sedang belajar menulis surat resmi atau sekadar ingin tahu perbedaannya dengan gaya lain.

Ada pertanyaan atau pengalaman menarik soal menulis surat resmi? Yuk, diskusi di kolom komentar di bawah! Bagikan pendapat atau tips kamu yang lain!