Panduan Lengkap Contoh Surat Penawaran Study Tour: Dari Awal Sampai Deal!

Daftar Isi

Image just for illustration

Menulis surat penawaran study tour itu gampang-gampang susah, lho. Kenapa? Karena surat ini bukan cuma sekadar info jadwal dan harga, tapi juga jembatan komunikasi pertama antara penyedia jasa (bisa sekolah lain, agen travel, atau bahkan komunitas) dengan calon peserta (biasanya sekolah atau instansi). Tujuannya jelas, bikin pihak penerima tertarik dan akhirnya mau deal dengan penawaran kita. Makanya, butuh trik khusus biar suratmu nggak berakhir di tumpukan kertas nggak penting.

Surat penawaran ini harus bisa ngejelasin dengan rinci apa aja yang bakal didapat peserta, kenapa program study tour kamu beda dan lebih menarik dari yang lain, dan tentu saja, berapa biayanya. Tapi nggak berhenti di situ, gaya bahasa, struktur penulisan, dan detail kecil lainnya juga berperan penting. Surat yang bagus bakal kelihatan profesional, terpercaya, dan yang paling penting, menggugah rasa penasaran dan minat pihak sekolah atau instansi yang kamu tuju.

Apa Sih Surat Penawaran Study Tour Itu?¶

Secara garis besar, surat penawaran study tour adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak penyelenggara (misalnya biro perjalanan, sekolah, atau lembaga pendidikan lain) dan ditujukan kepada pihak calon peserta (biasanya sekolah, universitas, atau organisasi) untuk menawarkan paket perjalanan yang fokus pada kegiatan edukatif atau studi. Isinya mencakup deskripsi lengkap program yang ditawarkan, mulai dari tujuan, jadwal kegiatan, fasilitas yang disediakan, hingga rincian biaya.

Surat ini berfungsi sebagai proposal formal. Jadi, penting banget untuk memastikan semua informasi di dalamnya jelas, akurat, dan meyakinkan. Surat ini adalah first impression atau kesan pertama yang akan diterima calon peserta tentang program yang kamu tawarkan. Kalau suratnya aja udah nggak jelas atau nggak menarik, gimana mereka mau percaya sama kualitas study tour-nya, kan?

Kenapa Surat Penawaran Ini Penting Banget?¶

Surat penawaran study tour punya peran krusial dalam proses penyelenggaraan study tour. Pertama, surat ini memberikan gambaran jelas dan terstruktur tentang program yang ditawarkan. Pihak sekolah atau instansi yang menerima surat bisa langsung tahu destinasi, kegiatan, durasi, dan estimasi biaya tanpa harus banyak bertanya. Ini menghemat waktu dan energi semua pihak.

Kedua, surat ini berfungsi sebagai dokumen resmi yang bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam rapat pengambilan keputusan di internal sekolah atau instansi. Informasi yang tertulis di surat bisa dipelajari, didiskusikan, dan dibandingkan dengan penawaran lain. Adanya dokumen resmi juga menambah kredibilitas penyedia jasa.

Ketiga, surat penawaran yang disusun dengan baik bisa menjadi alat pemasaran yang efektif. Dengan menonjolkan keunggulan program, manfaat yang akan didapat peserta, dan detail menarik lainnya, surat ini bisa memancing minat calon peserta. Kamu bisa “menjual” pengalaman belajar yang unik, destinasi menarik, fasilitas nyaman, dan harga yang kompetitif lewat surat ini. Jadi, jangan anggap remeh surat ini ya!

Bagian-bagian Wajib Ada di Surat Penawaran Study Tour¶

Biar surat penawaran kamu kelihatan profesional dan isinya lengkap, ada beberapa bagian penting yang nggak boleh ketinggalan. Ini dia rinciannya:

Kop Surat dan Info Kontak¶

Ini bagian paling atas surat yang menunjukkan siapa pengirimnya. Kop surat biasanya berisi nama lembaga/perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kadang logo. Pastikan kop suratnya terlihat rapi dan informatif. Info kontak yang jelas itu penting banget, biar calon penerima tahu harus menghubungi siapa kalau ada pertanyaan atau mau deal.

Nomor, Tanggal, Hal, Lampiran¶

Detail administratif ini kelihatannya sepele, tapi penting banget untuk dokumentasi.
* Nomor Surat: Setiap surat keluar biasanya punya nomor unik sesuai sistem administrasi lembaga/perusahaan. Ini memudahkan pelacakan.
* Tanggal Surat: Kapan surat itu dibuat dan dikirim.
* Hal: Ringkasan singkat isi surat. Contoh: “Penawaran Paket Study Tour ke Yogyakarta”. Ini membantu penerima surat langsung tahu inti dari surat ini.
* Lampiran: Sebutkan dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat, misalnya brosur program, daftar harga detail, atau profil perusahaan. Kalau nggak ada lampiran, tulis “—”.

Alamat Penerima¶

Tulis alamat lengkap sekolah atau instansi yang kamu tuju. Pastikan nama sekolah/instansi, alamat, dan kota tujuan sudah benar. Kalau kamu tahu nama personal atau jabatan orang yang dituju (misalnya Kepala Sekolah, Koordinator Kesiswaan), sebutkan juga di sini, misalnya “Yth. Bapak/Ibu Kepala SMA Negeri 1 Jakarta”. Ini menunjukkan bahwa suratmu memang ditujukan secara spesifik, bukan cuma sebar brosur.

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (kalau sesuai konteks). Salam pembuka ini menunjukkan etiket profesional dan membangun awal komunikasi yang baik.

Pengantar Singkat¶

Paragraf pembuka ini biasanya berisi tujuan kamu mengirim surat. Sebutkan bahwa kamu menawarkan program study tour. Bisa juga ditambahkan sedikit informasi tentang siapa kamu (misalnya, biro perjalanan yang berpengalaman dalam penyelenggaraan study tour) dan apresiasi atas kesempatan untuk menawarkan program ini. Buat kalimat pembukanya singkat, jelas, dan langsung ke intinya.

Detail Program Study Tour¶

Nah, ini inti dari surat penawaranmu. Jelaskan dengan sejelas-jelasnya tentang program study tour yang kamu tawarkan.
* Destinasi: Sebutkan kota atau tempat spesifik yang akan dikunjungi. Jelaskan kenapa destinasi ini relevan untuk study tour (misalnya, kaya akan sejarah, punya objek penelitian tertentu, pusat kebudayaan, dll).
* Durasi: Berapa hari dan berapa malam study tour ini akan berlangsung.
* Jadwal Kegiatan (Itinerary): Ini penting banget. Buat jadwal harian yang rinci. Sebutkan lokasi yang akan dikunjungi pada hari H jam berapa, aktivitas apa yang akan dilakukan di sana, perkiraan waktu, dan tujuan edukatif dari kunjungan tersebut. Contoh: “Hari 1: Pagi - Kunjungan ke Museum Fatahillah (mempelajari sejarah Batavia), Siang - Makan siang, Sore - Workshop membatik di komunitas lokal (memahami proses kerajinan tradisional)”. Buat jadwal ini seatraktif mungkin.
* Tujuan Edukatif: Jelaskan secara spesifik apa yang akan dipelajari atau didapat oleh peserta dari program ini. Bagaimana study tour ini mendukung kurikulum sekolah mereka? Manfaat apa yang akan dibawa pulang peserta? Ini nilai jual utama dari study tour.

Biaya dan Fasilitas¶

Ini bagian yang paling ditunggu-tunggu sama calon klien, hehe. Jelaskan rincian biaya per peserta. Kalau ada pilihan paket, sebutkan juga. Yang nggak kalah penting, rincian fasilitas yang termasuk dalam biaya tersebut.
* Termasuk: Akomodasi (hotel bintang berapa, sekamar berapa orang?), transportasi (bus pariwisata AC, pesawat?), konsumsi (makan berapa kali sehari?), tiket masuk objek wisata/studi, pemandu wisata (guide profesional?), asuransi perjalanan, souvenir, P3K, dll.
* Tidak Termasuk: Pengeluaran pribadi, makan di luar jadwal, biaya optional tour, tip untuk supir/guide (kalau nggak termasuk), dll.
* Buat rincian ini dalam bentuk tabel biar lebih mudah dibaca dan dipahami.

Contoh Tabel Rincian Fasilitas (Bisa Disesuaikan):

Fasilitas yang Termasuk	Keterangan
Transportasi	Bus Pariwisata AC (tahun terbaru)
Akomodasi	Hotel Bintang 3 (sekamar berempat)
Konsumsi	Makan 3x sehari (sesuai jadwal)
Tiket Masuk	Semua objek studi/wisata yang tercantum
Pemandu Wisata (Guide)	Profesional & Berpengalaman
Asuransi Perjalanan	Standard
Dokumentasi	Foto & Video (Link Akses Disediakan)

Fasilitas yang Tidak Termasuk	Keterangan
Pengeluaran Pribadi	Belanja, jajan di luar jadwal
Makan di Luar Jadwal	Misalnya mau coba kulineran sendiri
Biaya Opsional	Aktivitas tambahan di luar itinerary utama
Tip	Driver & Guide (bisa disepakati awal)

Sebutkan juga validitas penawaran (sampai tanggal berapa harga ini berlaku).

Syarat dan Ketentuan¶

Bagian ini berisi aturan main. Contoh:
* Jumlah minimal peserta agar program bisa berjalan.
* Kebijakan pembatalan (cancellatSion policy).
* Prosedur pendaftaran.
* Ketentuan mengenai pendamping (guru/dosen) yang ikut (misalnya, guru gratis untuk setiap 10-15 siswa).
* Hal-hal lain yang dianggap perlu untuk kejelasan kedua belah pihak.

Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Skema Pembayaran¶

Jelaskan bagaimana proses pembayaran dilakukan.
* Berapa uang muka (Down Payment/DP) yang dibutuhkan dan kapan batas pembayarannya.
* Jadwal pembayaran cicilan (jika ada).
* Kapan pelunasan harus dilakukan.
* Metode pembayaran (transfer bank, cash, dll) dan nomor rekening yang digunakan.
* Pastikan tanggal-tanggal penting terkait pembayaran disebutkan dengan jelas.

Penutup dan Salam¶

Akhiri surat dengan ucapan terima kasih atas perhatiannya dan harapan agar penawaran ini dapat diterima dengan baik. Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.

Tanda Tangan¶

Surat resmi harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari lembaga/perusahaan pengirim. Sertakan nama terang, jabatan, dan stempel (jika ada). Ini menambahkan aspek legal dan profesionalitas pada suratmu.

Tips Merangkai Kata di Surat Penawaran yang Bikin Kepincut¶

Menulis surat penawaran bukan cuma nulis daftar harga, tapi juga seni komunikasi. Berikut beberapa tips biar suratmu lebih nendang:

Jelas dan Ringkas Tapi Informatif¶

Jangan bertele-tele, langsung sampaikan intinya. Tapi, pastikan semua informasi penting (destinasi, jadwal, harga, fasilitas) disampaikan dengan rinci dan mudah dipahami. Gunakan poin-poin atau tabel untuk informasi yang berbentuk daftar.

Tonjolkan Keunggulan Program¶

Apa sih yang bikin program study tour kamu istimewa? Mungkin destinasi yang nggak biasa, aktivitas edukatif yang interaktif, akomodasi yang super nyaman, atau pemandu wisata yang ahli di bidangnya? Sebutkan keunggulan ini di bagian deskripsi program. Bikin calon peserta mikir, “Wah, ini beda nih dari yang lain!”

Personalisasi Kalau Bisa¶

Kalau kamu tahu siapa yang akan menerima surat itu (misalnya Bapak/Ibu Kepala Sekolah), sebut namanya di awal surat. Jika memungkinkan, riset sedikit tentang sekolah tersebut. Mungkin mereka punya kurikulum khusus yang bisa kamu kaitkan dengan program study tour yang kamu tawarkan. Surat yang dipersonalisasi terasa lebih menghargai dan menarik perhatian.

Gunakan Bahasa yang Menarik¶

Meskipun ini surat resmi, nggak ada salahnya menggunakan bahasa yang nggak kaku. Gunakan kalimat yang menggugah minat, misalnya “Rasakan pengalaman belajar langsung di…” atau “Jelajahi kekayaan budaya…” Hindari jargon yang sulit dimengerti. Gaya kasual yang profesional (bukan terlalu santai ya!) bisa membuat suratmu lebih readable dan nggak membosankan.

Cek Ulang! (Proofread)¶

Ini wajib banget! Sebelum dikirim, baca lagi suratmu dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan (typo), kesalahan informasi (harga, tanggal, nama tempat), atau tata bahasa yang salah. Surat yang penuh kesalahan kelihatan nggak profesional dan bisa mengurangi kredibilitasmu. Minta teman atau kolega lain untuk membacanya juga, kadang mata kita sendiri terlewat.

Manfaat Ikut Study Tour¶

Selain fokus pada suratnya, penting juga untuk memahami kenapa study tour itu penting buat siswa atau mahasiswa. Ini bisa jadi bahan pitching atau penjelasan di surat penawaranmu:

• Pembelajaran Langsung: Belajar nggak cuma di kelas. Di study tour, peserta bisa melihat, menyentuh, dan berinteraksi langsung dengan objek studi. Ini pengalaman yang nggak ternilai.
• Memperluas Wawasan: Mengunjungi tempat baru, berinteraksi dengan budaya berbeda, atau melihat industri secara langsung bisa membuka pikiran dan memperluas pandangan dunia peserta.
• Pengembangan Soft Skills: Selama perjalanan, peserta belajar beradaptasi, berkomunikasi, bekerja sama dalam kelompok, menyelesaikan masalah, dan mandiri. Soft skill ini penting banget buat masa depan mereka.
• Meningkatkan Minat Belajar: Belajar di luar kelas seringkali lebih menyenangkan dan berkesan, yang bisa meningkatkan motivasi dan minat peserta terhadap mata pelajaran tertentu.
• Membangun Kekompakan: Study tour adalah kesempatan emas untuk membangun hubungan yang lebih erat antara siswa dengan guru, dan antar sesama siswa.

Dengan memahami manfaat-manfaat ini, kamu bisa merangkai kalimat di surat penawaranmu agar lebih menekankan nilai edukatif dan pengalaman yang akan didapat peserta.

Contoh Struktur Detail Surat Penawaran Study Tour¶

Berikut adalah gambaran struktur lengkap dengan contoh teks singkat untuk setiap bagian, biar kamu punya ide mau nulis apa di setiap paragrafnya:

[Kop Surat Lembaga/Perusahaan Kamu]
(Nama Lembaga/Perusahaan)
(Alamat Lengkap)
(Nomor Telepon)
(Alamat Email)
(Website, jika ada)

Nomor: [Nomor Surat Unik]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, cth: 1 (Satu) berkas]
Perihal: Penawaran Paket Study Tour [Sebutkan Destinasi & Tema]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
[Jabatan Penerima, cth: Bapak/Ibu Kepala Sekolah]
[Nama Sekolah/Instansi]
[Alamat Lengkap Sekolah/Instansi]
Di [Kota Tujuan]

Dengan hormat,

Perkenankan kami dari [Nama Lembaga/Perusahaan Kamu], [Jelaskan secara singkat siapa kamu, cth: sebuah biro perjalanan yang berpengalaman dalam penyelenggaraan program edukatif], untuk mengajukan penawaran program study tour yang kami yakini akan memberikan pengalaman belajar yang berharga dan tak terlupakan bagi siswa/i [Nama Sekolah/Instansi]. Kami telah menyiapkan program khusus yang dirancang untuk mendukung kurikulum sekolah sekaligus memberikan pengalaman rekreasi yang menyenangkan.

Sehubungan dengan rencana program belajar di luar kelas untuk siswa/i [Nama Sekolah/Instansi], kami ingin menawarkan paket study tour ke [Sebutkan Destinasi Utama], yang kami kemas dengan berbagai kegiatan edukatif dan eksplorasi budaya/pengetahuan. Program ini bertujuan untuk [Sebutkan Tujuan Edukatif Utama, cth: memperdalam pemahaman siswa tentang sejarah nusantara dan keragaman budaya lokal].

Berikut ini adalah detail program study tour yang kami tawarkan:

Nama Program: Study Tour [Sebutkan Tema/Nama Program]
Destinasi: [Sebutkan Kota/Wilayah Tujuan]
Durasi: [Jumlah Hari] Hari [Jumlah Malam] Malam
Target Peserta: Siswa/i Kelas [Sebutkan Tingkatan, cth: XI/XII]

Rencana Perjalanan (Itinerary):
(Buat dalam bentuk poin per hari, sebutkan lokasi, aktivitas, dan tujuan edukatifnya)
* Hari 1: [Nama Kota 1] - [Nama Kota 2] (Eksplorasi Sejarah & Budaya)
* 07:00 Berangkat dari [Lokasi Keberangkatan] menuju [Kota Tujuan Pertama] menggunakan Bus Pariwisata AC.
* 12:00 Tiba di [Kota Tujuan Pertama], Makan Siang di Restoran Lokal.
* 14:00 Kunjungan Studi ke [Nama Tempat Studi 1, cth: Museum Purbakala] - Belajar langsung mengenai [Tujuan Belajar, cth: koleksi fosil dan artefak pra-sejarah].
* 16:30 Kunjungan ke [Nama Tempat Studi 2, cth: Desa Adat] - Mengenal kehidupan sosial dan budaya masyarakat tradisional.
* 19:00 Makan Malam, lalu Check-in Hotel di [Nama Kota Menginap].
* 20:30 Acara Bebas/Diskusi Kelompok (Opsional).
* Hari 2: [Nama Kota Menginap] (Kunjungan Industri & Rekreasi)
* 08:00 Sarapan di Hotel.
* 09:30 Kunjungan Industri ke [Nama Pabrik/Perusahaan, cth: Pabrik Batik Tulis] - Memahami proses produksi dan nilai ekonomi kerajinan.
* 12:30 Makan Siang.
* 14:00 Mengunjungi [Objek Rekreasi/Edukasi, cth: Taman Sains] - Pengalaman belajar interaktif di luar ruangan.
* 18:00 Kembali ke Hotel, Makan Malam.
* 19:30 Acara Puncak: Malam Kebudayaan/Presentasi Hasil Pengamatan.
* Hari 3: [Nama Kota Menginap] - Kembali ke [Kota Asal]
* 08:00 Sarapan dan Check-out Hotel.
* 09:00 Kunjungan ke Pusat Oleh-oleh.
* 11:00 Perjalanan kembali menuju [Kota Asal].
* 17:00 Diperkirakan tiba kembali di [Lokasi Tiba].

Biaya Penawaran:
Untuk program study tour ini, kami tawarkan dengan biaya sebesar Rp. [Nominal Angka] ([Nominal Terbilang]) per peserta. Biaya ini berlaku untuk minimal jumlah peserta sebanyak [Jumlah Minimum Peserta] orang.

Fasilitas yang Termasuk:
(Gunakan tabel seperti contoh di atas, atau list detail fasilitas yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya)

Fasilitas yang Tidak Termasuk:
(Gunakan tabel atau list fasilitas yang tidak termasuk)

Syarat dan Ketentuan:
(Cantumkan poin-poin Syarat dan Ketentuan seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya)

Skema Pembayaran:
(Jelaskan tahapan pembayaran dan tanggal jatuh temponya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya)

Demikian surat penawaran program study tour ini kami sampaikan. Kami sangat berharap penawaran ini sesuai dengan kebutuhan dan rencana kegiatan belajar siswa/i [Nama Sekolah/Instansi]. Kami siap untuk mendiskusikan lebih lanjut dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon Kontak] atau email [Alamat Email Kontak].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Lembaga/Perusahaan Kamu]
(Stempel Lembaga/Perusahaan, jika ada)

Struktur ini memberikan kerangka lengkap. Kamu tinggal mengisi bagian-bagian yang kosong sesuai dengan program study tour yang kamu tawarkan.

Contoh Surat Penawaran Study Tour (Versi Singkat Tapi Lengkap)¶

Ini dia contoh surat yang lebih ringkas namun tetap mencakup semua elemen penting.

---

[Nama Lembaga/Perusahaan Travel]
Jl. [Alamat Lengkap] No. [Nomor], [Nama Kota], [Kode Pos]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Alamat Email] | Website: [Website, jika ada]

Nomor: [Nomor Surat]/SPT-[Kode Departemen]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran: 1 (Satu) berkas
Perihal: Penawaran Paket Study Tour Edukatif ke Bandung

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri [Nomor/Nama Sekolah]
Jl. [Alamat Sekolah]
Di [Kota Sekolah]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari [Nama Lembaga/Perusahaan Travel], biro perjalanan yang memiliki spesialisasi dalam penyelenggaraan study tour dengan konsep edukatif dan rekreatif, ingin mengajukan penawaran program study tour untuk siswa/i SMA Negeri [Nomor/Nama Sekolah]. Kami memahami pentingnya pembelajaran di luar kelas yang dapat memberikan pengalaman langsung dan memperkaya wawasan siswa.

Kami menawarkan paket study tour ke kota Bandung, yang dikenal sebagai pusat inovasi dan pendidikan di Jawa Barat. Program ini kami rancang khusus untuk memberikan pemahaman mendalam tentang [Sebutkan Fokus Tema, cth: iptek dan industri kreatif] melalui kunjungan ke berbagai lokasi yang relevan.

Detail program yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:

Nama Program: Bandung Educational Trip: Science, Tech & Creatives
Destinasi: Bandung, Jawa Barat
Durasi: 3 Hari 2 Malam
Target Peserta: Siswa/i Kelas XI & XII

Rencana Perjalanan Singkat (Itinerary):
* Hari 1: Keberangkatan dari [Kota Asal] - Kunjungan ke [Tempat Studi 1, cth: Observatorium Bosscha] (pengenalan astronomi) - Check-in Hotel - Acara bebas.
* Hari 2: Sarapan - Kunjungan ke [Tempat Studi 2, cth: Pusat Teknologi / Universitas] (workshop singkat/kuliah umum) - Kunjungan ke [Tempat Studi 3, cth: Studio Kreatif/Galeri Seni] (mempelajari industri kreatif) - Makan malam - Acara kebersamaan/evaluasi harian.
* Hari 3: Sarapan & Check-out - Kunjungan ke [Tempat Studi 4, cth: Museum Geologi] (belajar tentang bumi) - Belanja oleh-oleh - Kembali ke [Kota Asal].

Biaya Penawaran:
Rp. 1.850.000,- (Satu Juta Delapan Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah) per peserta.
Penawaran ini berlaku untuk minimal 40 peserta.

Fasilitas Termasuk:
* Transportasi Bus Pariwisata AC (eksekutif)
* Akomodasi Hotel Bintang 3 (sekamar 4 orang, AC, air hangat)
* Makan 3x sehari selama program (Buffet/Set Menu)
* Tiket masuk seluruh lokasi study/wisata sesuai itinerary
* Pemandu Wisata (Guide) profesional
* Asuransi Perjalanan Standar
* Dokumentasi (Foto & Video)
* P3K Standar
* Gratis 1 Guru pendamping untuk setiap 15 siswa/i

Fasilitas Tidak Termasuk:
* Pengeluaran/kebutuhan pribadi
* Makan/minum di luar jadwal
* Tips untuk Supir & Guide (disesuaikan)

Syarat & Ketentuan Umum:
* Pendaftaran dibuka hingga tanggal [Tanggal Akhir Pendaftaran].
* Pembatalan mengikuti kebijakan yang terlampir.
* Itinerary dapat berubah menyesuaikan kondisi lapangan dengan pemberitahuan sebelumnya.

Skema Pembayaran:
* Down Payment (DP) sebesar 30% dibayarkan paling lambat tanggal [Tanggal DP].
* Pelunasan total biaya dibayarkan paling lambat 7 hari sebelum tanggal keberangkatan.
* Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening [Nomor Rekening] a.n. [Nama Pemilik Rekening] Bank [Nama Bank].

Besar harapan kami agar penawaran ini dapat dipertimbangkan dan menjadi pilihan utama untuk program study tour siswa/i SMA Negeri [Nomor/Nama Sekolah]. Kami yakin program ini akan memberikan kontribusi positif bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan pengalaman siswa/i.

Untuk diskusi lebih lanjut atau penyesuaian program, silakan hubungi Bapak/Ibu [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].

Atas perhatian dan kepercayaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Lembaga/Perusahaan Travel]
(Stempel Perusahaan)

---

Contoh di atas bisa kamu jadikan panduan. Ingat, sesuaikan semua detailnya dengan program yang benar-benar kamu tawarkan ya.

Tabel Rincian Biaya (Contoh Lebih Detail)¶

Kadang, melampirkan tabel biaya yang lebih terstruktur sangat membantu. Ini contohnya:

Rincian Biaya Paket Study Tour [Nama Program]
Harga per peserta, minimal [Jumlah] peserta

Komponen Biaya	Deskripsi	Termasuk?	Keterangan
Transportasi	Bus Pariwisata AC Eksekutif (Full AC, Reclining Seat)	Ya	PP dari [Kota Asal] ke Bandung & selama tour
Akomodasi	Hotel Bintang 3 ([Nama Hotel atau Area])	Ya	2 Malam, sekamar berempat
Konsumsi	Makan Pagi	Ya	2x (di Hotel)
	Makan Siang	Ya	3x (di Restoran Lokal)
	Makan Malam	Ya	2x (di Restoran/Hotel)
Tiket Masuk Objek	Observatorium Bosscha	Ya	Tiket masuk dan sesi penjelasan
	Pusat Teknologi X	Ya	Tiket masuk dan workshop/tur
	Galeri Seni Y	Ya	Tiket masuk pameran
	Museum Geologi	Ya	Tiket masuk & pemandu museum
Pemandu Wisata	Lokal (Bandung)	Ya	Berpengalaman & bersertifikat
Asuransi Perjalanan	Standard	Ya	Selama durasi tour
Dokumentasi	Fotografer & Videografer	Ya	Hasil dalam format digital
Lain-lain	P3K, Air Mineral Selama Perjalanan	Ya
	Pengeluaran Pribadi	Tidak	Oleh-oleh, jajan di luar jadwal, dll.
	Tips Driver & Guide	Tidak	Umumnya disiapkan oleh sekolah/peserta

Total Biaya Per Peserta: Rp. [Jumlah Nominal]

Validitas Penawaran: Hingga Tanggal [Tanggal]

Tabel ini memudahkan pihak penerima surat untuk membandingkan fasilitas yang mereka dapatkan dengan biaya yang dikeluarkan. Kelihatan transparan dan profesional.

Hal-hal yang Jangan Dilupakan¶

Sebelum surat penawaran study tour kamu kirim, pastikan kamu sudah mengecek beberapa hal penting ini:

1. Sudah Sesuai Target? Pastikan program yang kamu tawarkan memang relevan dengan kurikulum atau minat sekolah/instansi yang kamu tuju. Nggak mungkin kan nawarin study tour ke pabrik baja buat siswa TK?
2. Harga Kompetitif? Lakukan riset kecil tentang harga paket study tour sejenis dari penyedia lain. Pastikan hargamu kompetitif dengan fasilitas yang ditawarkan.
3. Kontak Person Jelas? Siapa yang harus dihubungi kalau ada pertanyaan? Pastikan nama, jabatan, nomor telepon, dan email kontak person tertera dengan jelas dan mudah dihubungi.
4. Lampiran Sudah Lengkap? Kalau ada brosur, profil perusahaan, atau dokumen pendukung lain, pastikan sudah dilampirkan dan disebutkan di bagian lampiran surat.
5. Penampilan Surat Rapi? Gunakan font yang mudah dibaca, tata letak yang rapi, dan gunakan kertas kop surat yang berkualitas. Kesan pertama itu penting!

Menyusun surat penawaran study tour memang butuh ketelitian dan strategi. Tapi dengan memahami bagian-bagian pentingnya dan mengikuti tips di atas, kamu bisa membuat surat yang nggak cuma informatif, tapi juga persuasif dan bikin calon peserta langsung tertarik untuk deal. Selamat mencoba!

Gimana, sekarang udah kebayang kan cara bikin surat penawaran study tour yang oke? Punya pengalaman seru atau tips lain waktu bikin atau terima surat penawaran study tour? Yuk, share pendapat dan pengalamanmu di kolom komentar di bawah!