Panduan Lengkap Contoh Surat Perjanjian OSIS: Struktur, Tips, & Contoh Gratis!

Daftar Isi

Surat perjanjian mungkin terdengar kaku dan resmi, tapi dalam konteks organisasi siswa seperti OSIS, dokumen ini bisa sangat membantu lho! Bayangkan, OSIS itu kan sering banget bikin kegiatan atau kerja sama dengan berbagai pihak, baik di dalam sekolah maupun dari luar. Nah, biar semua jelas, nggak ada salah paham, dan semua pihak tahu persis apa tanggung jawab serta haknya, surat perjanjian jadi penting banget.

Surat perjanjian OSIS ini intinya adalah dokumen formal yang mencatat kesepakatan antara OSIS (biasanya diwakili Ketua OSIS atau pengurus inti) dengan pihak lain. Pihak lain ini bisa panitia acara, ekskul lain, pihak sponsor, atau bahkan organisasi siswa dari sekolah lain untuk acara gabungan.

Pentingnya Surat Perjanjian dalam Kegiatan OSIS¶

Kenapa sih OSIS perlu pakai surat perjanjian segala? Bukannya ngobrol langsung aja cukup? Eits, nggak selalu lho. Obrolan lisan itu gampang dilupakan, salah dengar, atau bahkan diingkari. Surat perjanjian itu punya beberapa fungsi vital:

• Kejelasan: Semua kesepakatan tertulis dengan jelas. Tugas siapa, tanggung jawab apa, sumber daya apa yang disediakan, timeline-nya bagaimana – semuanya tercatat. Ini mengurangi risiko kesalahpahaman di kemudian hari.
• Akuntabilitas: Dengan adanya dokumen tertulis, setiap pihak yang terikat perjanjian jadi punya tanggung jawab yang jelas. Kalau ada yang nggak sesuai kesepakatan, ada dasar untuk menanyakan atau mengevaluasi.
• Profesionalisme: Menggunakan surat perjanjian menunjukkan bahwa OSIS dikelola secara profesional. Ini penting banget kalau OSIS berinteraksi dengan pihak luar sekolah seperti sponsor atau mitra.
• Pencegahan Konflik: Kalau ada masalah di tengah jalan, surat perjanjian bisa jadi acuan untuk mencari solusi berdasarkan kesepakatan awal.

Surat perjanjian ini sering digunakan dalam berbagai skenario, misalnya saat OSIS bekerja sama dengan panitia khusus untuk sebuah event besar (Pensi, Class Meeting, dsb.), ketika OSIS mendapatkan sponsor untuk pendanaan sebuah acara, atau saat OSIS berkolaborasi dengan ekskul tertentu untuk project bersama.

Bagian-Bagian Utama dalam Surat Perjanjian OSIS¶

Meskipun konteksnya OSIS, struktur surat perjanjian ini kurang lebih mirip dengan perjanjian formal lainnya. Tentu saja, disesuaikan dengan skala dan kebutuhan OSIS. Berikut adalah bagian-bagian yang umumnya ada:

Judul dan Nomor Surat¶

Sama seperti surat resmi lainnya, surat perjanjian perlu judul yang jelas (misalnya: “Surat Perjanjian Kerja Sama”) dan nomor surat agar mudah diarsipkan dan dirujuk. Jangan lupa tanggal pembuatannya ya.

Pihak-Pihak yang Terlibat¶

Ini bagian paling penting di awal. Siapa saja yang terikat dalam perjanjian ini? Sebutkan nama lengkap, jabatan (Ketua OSIS, Ketua Panitia [Nama Acara], Perwakilan Pihak Sponsor, dll.), dan identitas lain jika perlu (misalnya nama sekolah atau nama organisasi). Biasanya akan disebut sebagai “Pihak Pertama” dan “Pihak Kedua”, atau bisa juga “PIHAK KESATU” dan “PIHAK KEDUA” dengan huruf kapital.

Latar Belakang atau Mukadimah¶

Bagian ini menjelaskan secara singkat mengapa perjanjian ini dibuat. Misalnya, dalam rangka penyelenggaraan acara apa, atau dalam rangka kerja sama untuk tujuan apa. Tujuannya memberikan konteks atas kesepakatan yang akan diuraikan di pasal-pasal selanjutnya.

Pasal-Pasal Kesepakatan¶

Ini adalah “inti” dari surat perjanjian. Di sinilah semua detail kesepakatan diuraikan. Biasanya dibagi per pasal agar lebih rapi dan mudah dipahami. Isi pasal-pasal ini sangat bergantung pada jenis perjanjiannya. Contoh:

• Ruang Lingkup: Menjelaskan secara umum apa saja yang menjadi objek perjanjian ini.
• Tugas dan Tanggung Jawab: Merinci secara spesifik apa saja yang harus dilakukan oleh Pihak Pertama dan apa yang harus dilakukan oleh Pihak Kedua. Ini bisa jadi bagian paling panjang dan detail.
• Hak dan Kewajiban: Selain tanggung jawab (yang sifatnya kewajiban), ada juga hak yang didapatkan oleh masing-masing pihak.
• Jangka Waktu: Berapa lama perjanjian ini berlaku? Apakah hanya selama acara berlangsung, atau untuk periode waktu tertentu?
• Anggaran dan Sumber Daya: Jika perjanjian ini melibatkan pendanaan atau penyediaan sumber daya (tempat, peralatan, dll.), detailnya harus dicantumkan di sini.
• Pelaporan dan Evaluasi: Bagaimana cara memantau jalannya kesepakatan? Kapan dan bagaimana pelaporan dilakukan?
• Penyelesaian Perselisihan: Kalau ternyata di tengah jalan ada ketidaksepahaman atau masalah, bagaimana cara menyelesaikannya? Biasanya dimulai dengan musyawarah mufakat.
• Addendum/Perubahan: Bagaimana jika ada kesepakatan yang perlu diubah atau ditambahkan di kemudian hari? Harus disepakati oleh kedua belah pihak dan dibuatkan addendum (dokumen tambahan).

Penutup¶

Bagian yang menyatakan bahwa perjanjian ini dibuat dengan sadar, tanpa paksaan, dan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab oleh kedua belah pihak.

Tanda Tangan Para Pihak¶

Setiap pihak yang terikat perjanjian harus membubuhkan tanda tangan di atas meterai (jika nominal transaksi atau kepentingannya mengharuskan, meskipun untuk konteks OSIS internal ini jarang terjadi, tapi untuk sponsor mungkin perlu) sebagai bukti kesepakatan dan pengesahan dokumen. Cantumkan juga nama lengkap dan jabatan di bawah tanda tangan. Akan lebih baik jika ada saksi yang ikut menandatangani, misalnya Pembina OSIS atau perwakilan sekolah.

Lampiran (jika ada)¶

Jika perjanjian merujuk pada dokumen lain seperti proposal kegiatan, RAB (Rancangan Anggaran Biaya), daftar nama panitia, atau spesifikasi teknis, dokumen-dokumen tersebut bisa dicantumkan sebagai lampiran yang menjadi bagian tak terpisahkan dari perjanjian utama.

Mengapa Detail Itu Penting?¶

Mungkin terasa ribet, tapi semakin detail pasal-pasal dalam surat perjanjian, semakin kecil kemungkinan muncul masalah di kemudian hari. Bayangkan perjanjian kerja sama dengan sponsor. Detail harus mencakup:

• Bentuk sponsorhip (dana tunai, barang, layanan).
• Nilai sponsorhip.
• Jadwal pembayaran (jika tunai).
• Apa yang akan didapatkan sponsor sebagai imbalan (logo di publikasi, booth di acara, penyebutan saat acara, dll.).
• Penempatan logo sponsor (ukuran, lokasi, berapa kali).
• Hak sponsor untuk menggunakan nama/logo acara dalam promosinya.
• Kewajiban sponsor (misal menyediakan materi promo tepat waktu).

Semakin rinci, semakin aman bagi kedua belah pihak. Ini menunjukkan bahwa OSIS memikirkan semuanya matang-matang.

Image just for illustration

Contoh Surat Perjanjian OSIS (Situasi: OSIS vs. Panitia Internal)¶

Nah, biar kebayang, ini ada contoh draf surat perjanjian untuk skenario di mana OSIS (diwakili Ketua OSIS) membuat perjanjian dengan Ketua Panitia sebuah acara internal (misalnya Panitia Lomba Debat Antar Kelas). Tujuannya adalah memperjelas tanggung jawab, sumber daya, dan target acara.

SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA
Nomor: [Nomor Surat OSIS]/SPK/OSIS/[Bulan]/[Tahun]

Pada hari ini, [Hari], tanggal [Tanggal] bulan [Bulan] tahun [Tahun], bertempat di [Lokasi Pembuatan Surat, misal Ruang Sekretariat OSIS], kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1.  Nama             : [Nama Ketua OSIS]
    Jabatan          : Ketua OSIS Periode [Tahun Periode OSIS]
    Sekolah          : [Nama Sekolah Lengkap]
    Alamat           : [Alamat Sekolah]
    Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama OSIS [Nama Sekolah Lengkap], selanjutnya disebut sebagai **PIHAK KESATU**.

2.  Nama             : [Nama Ketua Panitia Lomba Debat]
    Jabatan          : Ketua Panitia Pelaksana Lomba Debat Antar Kelas [Tahun]
    Sekolah          : [Nama Sekolah Lengkap]
    Alamat           : [Alamat Sekolah]
    Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Panitia Pelaksana Lomba Debat Antar Kelas [Tahun], selanjutnya disebut sebagai **PIHAK KEDUA**.

PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama selanjutnya disebut PARA PIHAK.

PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan kerja sama dalam rangka penyelenggaraan acara Lomba Debat Antar Kelas [Tahun] berdasarkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

**Pasal 1**
**Ruang Lingkup Perjanjian**

Perjanjian ini mengatur kerja sama antara OSIS dan Panitia Pelaksana Lomba Debat Antar Kelas [Tahun] dalam hal perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kegiatan Lomba Debat Antar Kelas [Tahun] yang akan diselenggarakan di [Nama Sekolah].

**Pasal 2**
**Tugas dan Tanggung Jawab PIHAK KESATU**

PIHAK KESATU memiliki tugas dan tanggung jawab, antara lain:
a.  Menyediakan dukungan moral dan bimbingan umum terkait penyelenggaraan acara.
b.  Menyediakan alokasi dana awal sebesar Rp [Jumlah Angka] ([Jumlah Terbilang]) untuk kebutuhan operasional awal panitia, sesuai dengan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang dilampirkan.
c.  Membantu dalam proses perizinan penggunaan fasilitas sekolah yang dibutuhkan oleh PIHAK KEDUA.
d.  Memfasilitasi koordinasi antara PIHAK KEDUA dengan pihak sekolah (Guru/Staff) atau pihak terkait lainnya.
e.  Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap progress persiapan dan pelaksanaan acara secara berkala.
f.  Membantu promosi acara melalui kanal-kanal komunikasi OSIS.

**Pasal 3**
**Tugas dan Tanggung Jawab PIHAK KEDUA**

PIHAK KEDUA memiliki tugas dan tanggung jawab, antara lain:
a.  Merencanakan dan melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan Lomba Debat Antar Kelas [Tahun] sesuai dengan proposal acara yang telah disepakati (Proposal dilampirkan).
b.  Menyusun dan mengelola anggaran acara secara efisien dan akuntabel.
c.  Bertanggung jawab penuh atas teknis pelaksanaan lomba, mulai dari pendaftaran peserta, penjurian, hingga pengumuman pemenang.
d.  Membuat laporan progress persiapan dan pelaksanaan acara kepada PIHAK KESATU secara rutin (misal, setiap minggu).
e.  Menjaga ketertiban dan keamanan selama acara berlangsung bekerjasama dengan pihak terkait di sekolah.
f.  Menyusun laporan pertanggungjawaban (LPJ) lengkap, termasuk laporan keuangan, setelah acara selesai.
g.  Mengembalikan sisa dana operasional (jika ada) kepada PIHAK KESATU atau menggunakannya sesuai instruksi PIHAK KESATU untuk keperluan organisasi setelah acara selesai.

**Pasal 4**
**Anggaran dan Pengelolaan Dana**

a.  Total anggaran acara diperkirakan sebesar Rp [Total Anggaran Angka] ([Total Anggaran Terbilang]), sesuai dengan RAB terlampir.
b.  PIHAK KESATU berkomitmen untuk mengupayakan pemenuhan total anggaran tersebut melalui alokasi dana OSIS dan/atau upaya pencarian dana lainnya yang sah.
c.  Pengelolaan dana sepenuhnya menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA dengan prinsip akuntabilitas dan transparansi.
d.  PIHAK KEDUA wajib menyimpan dan mencatat seluruh bukti transaksi pengeluaran.

**Pasal 5**
**Jangka Waktu Perjanjian**

Perjanjian ini berlaku terhitung sejak tanggal ditandatanganinya surat ini hingga selesainya seluruh rangkaian acara Lomba Debat Antar Kelas [Tahun] dan diserahkannya Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK KESATU, selambat-lambatnya [Jumlah Hari/Minggu] setelah acara utama selesai.

**Pasal 6**
**Pelaporan dan Evaluasi**

PIHAK KEDUA wajib memberikan laporan progress mingguan kepada PIHAK KESATU. Evaluasi bersama akan dilakukan sesuai kebutuhan. Laporan pertanggungjawaban akhir wajib diserahkan selambat-lambatnya sesuai Pasal 5.

**Pasal 7**
**Penyelesaian Perselisihan**

Apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat terkait pelaksanaan perjanjian ini, PARA PIHAK sepakat untuk menyelesaikan secara musyawarah untuk mufakat dengan itikad baik. Apabila musyawarah tidak mencapai mufakat, penyelesaian dapat melibatkan Pembina OSIS dan/atau pihak sekolah yang berwenang sebagai mediator.

**Pasal 8**
**Addendum**

Setiap perubahan atau penambahan terhadap perjanjian ini hanya sah apabila dibuat dalam bentuk addendum yang ditandatangani oleh PARA PIHAK.

Demikian surat perjanjian kerja sama ini dibuat rangkap 2 (dua), masing-masing bermeterai cukup dan memiliki kekuatan hukum yang sama. Perjanjian ini mulai berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh PARA PIHAK.

Dibuat di    : [Lokasi Pembuatan Surat]
Pada Tanggal : [Tanggal]

**PIHAK KESATU**                                          **PIHAK KEDUA**
Ketua OSIS                                                Ketua Panitia Pelaksana
[Nama Sekolah]                                            Lomba Debat Antar Kelas [Tahun]
                                                          [Nama Sekolah]

(Tanda Tangan & Nama Lengkap)                             (Tanda Tangan & Nama Lengkap)

Mengetahui dan Menyetujui,

Pembina OSIS
[Nama Sekolah]

(Tanda Tangan & Nama Lengkap)

Lampiran:
1. Proposal Acara Lomba Debat Antar Kelas [Tahun]
2. Rancangan Anggaran Biaya (RAB)

Contoh di atas adalah draf ya. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik perjanjianmu. Ingat, setiap detail yang disepakati harus masuk ke dalam pasal-pasal.

Tips Menyusun Surat Perjanjian OSIS¶

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana: Meskipun formal, hindari penggunaan istilah hukum yang terlalu rumit jika memang tidak perlu. Pastikan semua pihak yang menandatangani benar-benar memahami isinya.
• Spesifik: Jangan gunakan kalimat yang terlalu umum. Sebutkan angka, tanggal, nama tempat, dan detail lain secara spesifik. Contoh: daripada “akan dibantu promosi”, lebih baik “akan dipromosikan melalui posting Instagram OSIS sebanyak 3 kali per minggu dan mading sekolah”.
• Libatkan Semua Pihak: Saat menyusun draf, ajak bicara pihak yang akan diajak kerja sama. Pastikan semua poin yang mereka anggap penting juga terakomodir. Perjanjian yang baik adalah hasil kesepakatan bersama, bukan kemauan sepihak.
• Periksa Kembali: Setelah draf jadi, baca kembali dengan teliti. Ajak Pembina OSIS atau guru yang kompeten untuk membantu meninjau, apakah ada yang kurang atau ada potensi masalah di kemudian hari.
• Simpan Dokumen Asli: Setelah ditandatangani, pastikan setiap pihak mendapatkan salinan asli atau fotokopi yang dilegalisir. Simpan dokumen ini di tempat yang aman dan mudah diakses jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Konteks Hukum Surat Perjanjian OSIS¶

Penting untuk dipahami, surat perjanjian dalam konteks OSIS di sekolah (terutama yang melibatkan pihak internal seperti panitia atau ekskul) mungkin tidak memiliki kekuatan hukum sekuat perjanjian bisnis di pengadilan. Namun, dokumen ini sangat kuat dalam konteks aturan dan tata tertib sekolah. Artinya, pelanggaran terhadap perjanjian ini bisa dikenai sanksi atau konsekuensi sesuai dengan peraturan sekolah dan kebijakan OSIS yang berlaku. Bagi perjanjian dengan pihak luar sekolah (misal sponsor), kekuatan hukumnya bisa lebih signifikan tergantung isi perjanjian dan pihak yang terlibat.

Intinya, bahkan tanpa “meterai” yang banyak atau bahasa hukum yang rumit, sebuah surat perjanjian yang disusun jelas dan disepakati bersama akan menciptakan komitmen moral dan administratif yang kuat di lingkungan sekolah.

Lebih dari Sekadar Kertas: Membangun Kerja Sama¶

Membuat surat perjanjian memang tentang formalitas, tapi di baliknya ada semangat kerja sama dan saling percaya. Proses menyusun perjanjian ini juga bisa jadi ajang diskusi yang produktif untuk menyamakan persepsi dan ekspektasi. Ketika semua pihak merasa kontribusinya dihargai dan tanggung jawabnya jelas, kerja sama pun akan berjalan lebih lancar.

Jadi, jangan ragu untuk menggunakan surat perjanjian dalam kegiatan OSIS yang melibatkan kerja sama signifikan. Ini adalah langkah menuju OSIS yang lebih profesional, terorganisir, dan akuntabel.

Bagaimana pengalamanmu dalam menyusun atau melihat surat perjanjian di lingkungan OSIS atau organisasi sekolah lainnya? Ada tips atau cerita menarik? Yuk, berbagi di kolom komentar!