Panduan Lengkap: Contoh Surat Permohonan Bukti Potong PPh 23 yang Anti Ribet!

Updated: 02 Jun, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Setiap kali kamu menerima pembayaran atas jasa atau penghasilan tertentu dari badan atau pihak yang ditunjuk sebagai pemotong pajak, ada kemungkinan sebagian penghasilanmu dipotong Pajak Penghasilan (PPh). Salah satu jenis pajak yang sering dipotong adalah PPh Pasal 23. PPh Pasal 23 ini dikenakan atas penghasilan berupa dividen, bunga, royalti, sewa, hadiah, dan imbalan jasa selain jasa yang telah dipotong PPh Pasal 21.

Nah, bukti atas pemotongan pajak ini sangat penting buat kamu. Bukti potong PPh 23 adalah semacam ‘kuitansi’ pajak yang menunjukkan berapa jumlah pajak yang sudah dipotong oleh pihak yang membayar kamu. Fungsinya krusial banget, terutama saat kamu melaporkan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan pajakmu. Tanpa bukti potong ini, kamu nggak bisa mengkreditkan (mengurangi) pajak yang sudah dipotong tersebut dari total pajak yang harus kamu bayar. Akibatnya, bisa-bisa kamu bayar pajak dua kali atau kelebihan bayar.

Sayangnya, kadang bukti potong ini nggak otomatis kamu terima tepat waktu, atau bahkan hilang. Di sinilah peran surat permohonan permintaan bukti potong PPh 23 menjadi penting. Surat ini jadi cara resmi kamu untuk meminta pihak yang memotong pajakmu agar segera menerbitkan atau mengirimkan kembali bukti potong yang kamu butuhkan.

Surat Permohonan Permintaan Bukti Potong PPh 23
Image just for illustration

Apa Sih Bukti Potong PPh 23 Itu?¶

Bukti potong PPh 23, atau yang biasa disebut Formulir 1721-VI (kalau untuk PPh 21) atau Formulir Bukti Pemotongan PPh Pasal 23/26 (untuk PPh 23/26), adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak yang melakukan pemotongan pajak (pemotong pajak). Dokumen ini mencatat detail transaksi, jumlah penghasilan bruto, tarif PPh 23 yang dikenakan, dan jumlah PPh 23 yang dipotong. Jadi, ini bukan cuma kertas biasa, melainkan bukti sah di mata hukum pajak bahwa sejumlah uang pajakmu sudah dipotong oleh pihak lain.

Pentingnya bukti potong ini nggak main-main. Bagi penerima penghasilan (kamu), bukti potong ini berfungsi sebagai kredit pajak. Artinya, jumlah PPh 23 yang tertera di bukti potong itu bisa mengurangi jumlah PPh terutangmu di akhir tahun pajak. Bayangkan kalau kamu nggak punya bukti potong ini, jumlah pajak yang sudah dipotong itu nggak bisa kamu ‘akui’ sebagai pembayaran di muka. Ini yang bikin bukti potong jadi salah satu dokumen paling dicari saat musim lapor SPT.

Pemotong PPh 23 biasanya adalah badan usaha (PT, CV, Yayasan, dll.) atau instansi pemerintah yang membayarkan penghasilan kepada pihak lain (baik Wajib Pajak dalam negeri maupun Bentuk Usaha Tetap/BUT) atas jenis-jenis penghasilan yang disebutkan tadi. Setelah melakukan pemotongan, mereka wajib menerbitkan bukti potong dan menyerahkannya kepada penerima penghasilan. Kewajiban ini sebenarnya ada pada pemotong pajak, tapi kadang karena berbagai alasan, proses penyerahan ini nggak berjalan mulus.

Kenapa Kamu Mungkin Butuh Surat Permohonan?¶

Idealnya, setelah PPh 23 dipotong, pemotong pajak langsung menyerahkan bukti potongnya kepada penerima penghasilan. Tapi dalam praktiknya, ada beberapa situasi yang bikin kamu perlu inisiatif untuk meminta bukti potong tersebut:

Bukti Potong Belum Diterima: Ini situasi paling umum. Mungkin karena kelupaan dari sisi pemotong, kesalahan administrasi, atau bukti potongnya terselip.
Bukti Potong Hilang atau Rusak: Kamu sudah terima, tapi karena satu dan lain hal, bukti potongnya hilang atau rusak sehingga nggak bisa digunakan untuk pelaporan pajak.
Ada Perbedaan Data: Bukti potong yang kamu terima datanya nggak sesuai dengan transaksi yang sebenarnya (misalnya jumlah bruto salah, tarif salah, atau masa pajak salah). Surat permohonan bisa sekaligus jadi permintaan koreksi.
Permintaan Salinan: Kamu butuh salinan tambahan bukti potong untuk keperluan internal atau audit.

Dalam situasi-situasi ini, komunikasi lisan mungkin nggak cukup. Surat permohonan permintaan bukti potong PPh 23 memberikan kesan profesional, tercatat, dan menjadi dasar resmi permintaan kamu. Ini juga membantu menghindari kesalahpahaman dan mempercepat proses pengurusan.

Struktur Surat Permohonan Permintaan Bukti Potong PPh 23¶

Sebelum kita lihat contohnya, penting untuk tahu bagian-bagian penting yang harus ada dalam surat permohonan ini. Struktur standar surat resmi biasanya meliputi:

Kop Surat (Header): Jika kamu mengirim surat atas nama perusahaan, gunakan kop surat resmi perusahaanmu. Kalau perorangan, bisa langsung ke detail pengirim.
Nomor Surat: Nomor unik untuk dokumentasi internal. Penting agar surat ini tercatat.
Lampiran: Sebutkan dokumen pendukung yang kamu sertakan (misalnya copy invoice, bukti transfer). Jika tidak ada, tulis “-“.
Perihal: Jelaskan inti surat secara singkat. Contoh: “Permohonan Permintaan Bukti Potong PPh Pasal 23”.
Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
Kepada Yth.: Nama dan jabatan penerima surat (misal: Bagian Keuangan/Accounting, PT. [Nama Perusahaan Pemotong Pajak]). Alamat lengkap pihak pemotong.
Pembuka: Salam pembuka dan pengantar singkat mengenai maksud surat.
Isi Surat: Ini bagian paling penting. Sebutkan detail transaksi yang relevan:
- Nama/jenis jasa atau penghasilan yang dibayarkan.
- Periode pembayaran atau transaksi (bulan/tahun).
- Jumlah bruto penghasilan.
- Nomor invoice terkait (jika ada).
- Tanggal pembayaran.
- Sebutkan bahwa kamu belum menerima bukti potong PPh 23 untuk transaksi tersebut dan mohon agar bukti potong segera diterbitkan/dikirimkan.
- Jika ada permintaan koreksi atau salinan, sebutkan dengan jelas.
Penutup: Ucapan terima kasih dan harapan atas kerja sama.
Hormat Kami: Salam penutup.
Nama dan Jabatan Pengirim: Nama lengkap dan jabatan (jika mewakili perusahaan).
Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim.

Memiliki struktur yang jelas akan membuat suratmu terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima. Ini juga memastikan semua informasi penting tersampaikan.

Contoh Surat Permohonan Permintaan Bukti Potong PPh 23¶

Berikut adalah contoh surat permohonan permintaan bukti potong PPh 23. Kamu bisa sesuaikan detailnya dengan situasimu.

[Kop Surat Perusahaan Pengirim - Jika ada]
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Alamat Lengkap Perusahaan Pengirim]
[Nomor Telepon & Email]

Nomor: [Nomor Surat Internal Perusahaanmu, cth: 012/SP-PPPH23/XI/2023]
Lampiran: 1 (satu) berkas / -
Perihal: Permohonan Penerbitan Bukti Potong PPh Pasal 23

[Tanggal Surat Dibuat, cth: 15 November 2023]

Kepada Yth.
Bagian Keuangan / Accounting
[Nama Perusahaan Pemotong Pajak]
[Alamat Lengkap Perusahaan Pemotong Pajak]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami sampaikan bahwa berdasarkan catatan administrasi kami, sampai dengan tanggal surat ini dibuat, kami belum menerima Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 23 atas transaksi pembayaran jasa yang telah kami berikan kepada [Nama Perusahaan Pemotong Pajak]. Transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

Jenis Penghasilan/Jasa	Periode Transaksi/Pembayaran	Nomor Invoice	Tanggal Pembayaran	Nilai Bruto (Rp)
[Contoh: Jasa Konsultasi Manajemen]	[Contoh: Oktober 2023]	[Contoh: INV-12345]	[Contoh: 25 Oktober 2023]	[Contoh: 100.000.000]
[Contoh: Sewa Gedung]	[Contoh: November 2023]	[Contoh: INV-67890]	[Contoh: 10 November 2023]	[Contoh: 50.000.000]
…dan seterusnya jika ada beberapa transaksi…

Kami sangat membutuhkan Bukti Pemotongan PPh Pasal 23 tersebut untuk keperluan pelaporan pajak kami sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku. Mengingat pentingnya dokumen ini, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu dari [Nama Perusahaan Pemotong Pajak] untuk dapat segera menerbitkan dan mengirimkan Bukti Pemotongan PPh Pasal 23 atas transaksi-transaksi tersebut di atas kepada kami.

Sebagai kelengkapan, terlampir kami sertakan salinan dokumen pendukung terkait transaksi ini [sebutkan jika ada, cth: copy invoice dan bukti transfer].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Perusahaan Pengirim - Jika ada]

CATATAN:

Kalau kamu Wajib Pajak Orang Pribadi, bagian kop surat dan nama/jabatan pengirim bisa disesuaikan. Langsung tulis nama dan alamatmu sebagai pengirim.
Pastikan detail transaksi (jenis jasa, periode, nilai bruto, nomor invoice, tanggal pembayaran) ditulis dengan akurat agar pihak penerima mudah melacak datanya.
Jika kamu meminta bukti potong yang hilang, sebutkan periode atau transaksi yang hilang tersebut dengan jelas.
Kalau ada permintaan koreksi, sebutkan nomor bukti potong yang salah dan apa yang seharusnya benar, serta alasan koreksi.

Menggunakan format yang jelas dan lengkap seperti contoh di atas akan sangat membantu pihak pemotong pajak dalam mengidentifikasi transaksi dan permintaanmu, sehingga prosesnya bisa lebih cepat.

Tips Membuat Surat Permohonan yang Efektif¶

Supaya surat permohonanmu nggak cuma jadi tumpukan kertas di meja Bagian Keuangan sana, ada beberapa tips nih biar suratmu lebih efektif dan permohonanmu segera diproses:

Jelas dan Langsung ke Inti: Jangan bertele-tele. Sebutkan di awal surat apa tujuanmu, yaitu meminta bukti potong PPh 23.
Sertakan Detail Lengkap: Ini krusial! Info seperti jenis jasa, periode, nilai bruto, nomor invoice, dan tanggal pembayaran itu seperti kunci. Semakin lengkap dan akurat, semakin mudah mereka mencari datanya.
Sopan dan Profesional: Meskipun casual style dalam artikel ini, surat permohonan tetap harus menggunakan bahasa yang sopan dan resmi. Ini menunjukkan profesionalisme kamu atau perusahaanmu.
Sertakan Dokumen Pendukung: Lampirkan salinan invoice, bukti pembayaran (transfer bank), atau perjanjian kerja/kontrak jika relevan. Dokumen ini jadi bukti kuat adanya transaksi dan pembayaran.
Kirim ke Alamat atau Orang yang Tepat: Usahakan surat ditujukan langsung ke Bagian Keuangan atau departemen yang menangani pajak di perusahaan pemotong pajak. Kalau kamu punya kontak personnya, lebih baik lagi.
Simpan Salinan Surat: Selalu simpan salinan surat yang kamu kirim sebagai arsip. Ini penting jika kamu perlu melakukan tindak lanjut (follow-up) atau terjadi perselisihan di kemudian hari.
Follow-up Jika Perlu: Setelah mengirim surat, beri waktu yang wajar bagi pihak penerima untuk memprosesnya. Jika dalam waktu seminggu atau dua minggu belum ada respons atau bukti potong, jangan ragu untuk melakukan follow-up melalui telepon atau email, merujuk pada surat yang sudah kamu kirim.

Mengikuti tips ini akan meningkatkan peluang surat permohonanmu ditindaklanjuti dengan cepat dan benar.

Dokumen Pendukung yang Mungkin Dibutuhkan¶

Seperti yang sudah disinggung, melampirkan dokumen pendukung bisa sangat membantu. Dokumen-dokumen ini memvalidasi permohonanmu dan memudahkan pihak pemotong pajak untuk mencocokkan datamu dengan data internal mereka. Dokumen yang umum dilampirkan antara lain:

Salinan Invoice Penagihan: Invoice yang kamu terbitkan kepada perusahaan pemotong pajak. Ini menunjukkan detail jasa/penghasilan dan nilai bruto yang kamu tagihkan.
Salinan Bukti Pembayaran: Struk transfer bank, bukti kas keluar, atau dokumen pembayaran lainnya yang menunjukkan bahwa pembayaran atas invoice tersebut sudah dilakukan oleh perusahaan pemotong. Bukti pembayaran ini seringkali mencantumkan tanggal pembayaran dan jumlah bersih yang kamu terima (setelah dipotong pajak).
Salinan Kontrak atau Perjanjian: Jika transaksi didasarkan pada kontrak, salinan sebagian atau seluruh kontrak bisa dilampirkan, terutama bagian yang menyebutkan jenis jasa/penghasilan dan nilai kontrak.

Dengan melampirkan dokumen-dokumen ini, kamu meminimalkan kemungkinan kesalahan identifikasi transaksi dan mempercepat proses pencarian data di pihak pemotong pajak.

Jangka Waktu Penerbitan Bukti Potong¶

Kapan sih seharusnya bukti potong PPh 23 itu diterbitkan? Berdasarkan peraturan perpajakan, pemotongan PPh 23 dilakukan pada saat pembayaran, penyediaan dana untuk dibayarkan, atau jatuh tempo pembayaran penghasilan, tergantung peristiwa mana yang terjadi lebih dahulu. Setelah pemotongan dilakukan, pemotong pajak wajib menerbitkan bukti potong pada saat yang sama atau paling lambat akhir bulan dilakukannya pembayaran atau terutangnya penghasilan.

Ini artinya, idealnya kamu seharusnya sudah menerima bukti potong tidak lama setelah pembayaran diterima, atau paling lambat akhir bulan tersebut. Jika sudah lewat dari jangka waktu ini dan kamu belum menerima bukti potong, itu sudah saatnya kamu mempertimbangkan untuk mengirim surat permohonan. Jangan tunda terlalu lama, apalagi sampai mendekati batas waktu pelaporan SPT Tahunan, karena prosesnya bisa memakan waktu.

Implikasi Tidak Memiliki Bukti Potong PPh 23¶

Nggak punya bukti potong PPh 23 itu bisa jadi masalah serius buat Wajib Pajak penerima penghasilan. Beberapa implikasinya antara lain:

Tidak Bisa Mengkreditkan Pajak: Ini yang paling utama. Jumlah PPh 23 yang sudah dipotong tidak bisa kamu gunakan untuk mengurangi PPh terutangmu di SPT Tahunan. Akibatnya, kamu mungkin harus membayar PPh terutang secara penuh, seolah-olah belum ada potongan pajak sebelumnya.
Potensi Pajak Ganda: Jika PPh 23 sudah dipotong tapi kamu nggak bisa mengkreditkannya karena nggak punya bukti potong, secara efektif kamu menanggung beban pajak dua kali: sekali saat dipotong, dan sekali lagi saat membayar PPh terutang penuh di SPT.
Kesulitan Pelaporan Pajak: Saat mengisi SPT Tahunan, ada bagian khusus untuk melaporkan kredit pajak berupa bukti potong PPh 23. Tanpa dokumen ini, kamu akan kesulitan mengisi bagian tersebut dengan benar, yang bisa berujung pada SPT yang tidak lengkap atau salah.
Risiko Pemeriksaan Pajak: Jika data pelaporanmu tidak sinkron dengan data yang dilaporkan oleh pemotong pajak (karena pemotong melaporkan adanya pemotongan PPh 23 atas namamu, tapi kamu tidak melaporkan kredit pajak tersebut), ini bisa memicu perhatian dari petugas pajak dan berpotensi dilakukan pemeriksaan.

Mengingat dampak-dampak negatif ini, mengurus bukti potong PPh 23 yang belum diterima atau hilang adalah langkah yang sangat penting dalam kepatuhan pajakmu. Surat permohonan adalah salah satu cara proaktif untuk memastikan hakmu sebagai Wajib Pajak terpenuhi.

Dasar Hukum Singkat Terkait Bukti Potong PPh 23¶

Kewajiban pemotong pajak untuk memotong PPh 23 dan menerbitkan bukti potong ini punya dasar hukum yang kuat lho. Aturan utamanya ada di:

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP) yang mengubah UU Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan (UU PPh): Pasal 23 UU PPh mengatur jenis-jenis penghasilan yang dikenakan PPh Pasal 23, tarifnya, serta siapa saja yang berhak memotong PPh 23.
Peraturan Menteri Keuangan (PMK) terkait pemotongan, penyetoran, dan pelaporan PPh Pasal 23/26: PMK ini menjelaskan secara lebih detail mengenai tata cara pemotongan, batas waktu penyetoran ke kas negara, kewajiban pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa PPh Pasal 23/26 oleh pemotong, serta kewajiban penerbitan bukti potong.

Peraturan-peraturan ini mewajibkan pemotong pajak untuk menerbitkan bukti potong PPh 23 dan menyerahkannya kepada penerima penghasilan. Jadi, permintaanmu atas bukti potong ini bukan sekadar keinginan, melainkan permintaan atas hakmu yang dijamin oleh undang-undang.

Flow Proses Permintaan Bukti Potong¶

Biar lebih jelas, ini diagram sederhana proses terkait bukti potong PPh 23 dan langkah permintaan jika belum diterima:

mermaid graph TD A[Penerima Penghasilan<br>(Kamu/Perusahaanmu)] --> B(Pemberi Jasa/Penghasilan); B --> C{Pembayaran dan Pemotongan PPh 23}; C --> D[Pemberi Jasa/Penghasilan<br>(Pemotong PPh 23)]; D -- Wajib Menerbitkan dan Menyerahkan Bukti Potong --> A; A -- Jika Bukti Potong Belum Diterima/Hilang --> E[Membuat Surat Permohonan<br>Permintaan Bukti Potong]; E --> D; D -- Memproses Permohonan dan Menerbitkan Bukti Potong --> A; A -- Menerima Bukti Potong --> F(Menggunakan Bukti Potong untuk Kredit Pajak di SPT Tahunan);

Diagram ini menunjukkan alur standar (D ke A) dan alur ketika kamu perlu mengajukan permohonan (A ke E ke D ke A).

Pertanyaan Umum Seputar Bukti Potong dan Permohonannya¶

Mungkin ada beberapa pertanyaan yang muncul di benakmu terkait bukti potong PPh 23 ini. Berikut beberapa yang umum:

Apa yang harus dilakukan jika pemotong pajak menolak atau lambat merespons permohonan surat?
Pertama, lakukan follow-up secara lisan atau via email dengan sopan. Jika tetap tidak ada respons positif, kamu bisa coba berkonsultasi dengan Account Representative (AR) pajakmu di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempatmu terdaftar. AR bisa memberikan saran atau bahkan membantu berkomunikasi dengan pihak pemotong pajak (jika pemotong juga terdaftar di KPP yang sama atau ada jalur komunikasi antar-KPP). Dalam kasus yang ekstrem dan merugikan, kamu bisa mengajukan pengaduan ke Direktorat Jenderal Pajak (Ditjen Pajak).
Apakah bukti potong bisa diminta secara elektronik?
Ya, saat ini bukti potong PPh 23/26 wajib dibuat menggunakan aplikasi e-Bupot Unifikasi yang disediakan oleh Ditjen Pajak. Pemotong pajak akan mengunggah bukti potong tersebut ke sistem e-Bupot. Penerima penghasilan (kamu) bisa mengakses bukti potong tersebut melalui akun DJP Online milikmu di menu e-Bupot Unifikasi. Jadi, idealnya, kamu bisa cek dulu di DJP Online sebelum mengajukan surat permohonan tertulis. Surat permohonan ini relevan jika bukti potong memang belum diterbitkan di e-Bupot atau ada masalah teknis akses.
Apakah ada batas waktu untuk mengajukan permohonan permintaan bukti potong?
Secara spesifik tidak ada aturan yang menyebutkan batas waktu pengajuan permohonan oleh Wajib Pajak penerima penghasilan. Namun, sangat disarankan untuk mengajukannya sesegera mungkin setelah jangka waktu penerbitan normal terlampaui. Jangan menunggu sampai mepet batas waktu pelaporan SPT Tahunan karena prosesnya bisa memakan waktu dan kamu akan kesulitan melaporkan pajak tepat waktu.
Bagaimana jika transaksi terjadi beberapa tahun lalu?
Permohonan tetap bisa diajukan. Namun, prosesnya mungkin butuh waktu lebih lama karena pihak pemotong pajak perlu mencari data arsip yang lebih lama. Penting untuk memberikan detail transaksi seakurat mungkin.

Memahami proses dan hakmu sebagai Wajib Pajak akan membantumu mengatasi kendala terkait bukti potong PPh 23. Surat permohonan adalah salah satu alat penting dalam proses ini.

Semoga penjelasan dan contoh surat ini membantumu ya! Mengurus pajak memang kadang butuh usaha ekstra, tapi ini demi kepatuhan dan menghindari masalah di kemudian hari.

Gimana, cukup jelas kan panduan dan contoh surat permohonan permintaan bukti potong PPh 23-nya? Punya pengalaman serupa atau pertanyaan lain terkait ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!

Contoh Jenis Surat