Panduan Lengkap Contoh Surat Susulan Dinas: Tips & Template Gratis!

Table of Contents

Surat menyurat masih menjadi bagian penting dalam administrasi kedinasan atau organisasi resmi. Salah satu jenis surat yang sering digunakan, namun terkadang penulisannya kurang diperhatikan, adalah surat susulan dinas. Surat ini punya peran krusial untuk memastikan proses berjalan lancar dan informasi tersampaikan dengan baik.

Image just for illustration

Apa Itu Surat Susulan Dinas?¶

Surat susulan dinas pada dasarnya adalah surat resmi yang dikirimkan setelah surat pertama (atau komunikasi awal) terkait sebuah urusan dinas telah disampaikan, namun belum mendapatkan respons atau tindak lanjut yang diinginkan. Tujuannya bisa bermacam-macam, mulai dari mengingatkan kembali, meminta klarifikasi, menambahkan informasi baru, hingga menanyakan status terbaru dari permohonan atau permintaan sebelumnya.

Fungsi utama surat ini adalah sebagai penguat komunikasi awal dan memastikan bahwa urusan kedinasan tidak terhenti atau terlupakan. Dalam birokrasi atau organisasi besar, tumpukan surat masuk bisa jadi sangat banyak. Surat susulan membantu “mengangkat” kembali prioritas urusan Anda ke permukaan.

Tujuan Penggunaan Surat Susulan Dinas¶

Mengapa kita perlu repot-repot mengirim surat susulan? Ada beberapa alasan kuat:

• Mengingatkan Kembali: Ini adalah tujuan paling umum. Mungkin penerima lupa atau surat awal terselip. Surat susulan berfungsi sebagai gentle reminder.
• Mempercepat Proses: Dengan adanya surat susulan, diharapkan penerima akan segera menindaklanjuti surat sebelumnya, sehingga proses birokrasi atau pengambilan keputusan bisa lebih cepat.
• Meminta Pembaruan Status: Jika urusan tersebut memakan waktu, surat susulan bisa digunakan untuk menanyakan sejauh mana prosesnya sudah berjalan.
• Menambahkan Informasi: Kadang, ada informasi tambahan yang relevan setelah surat pertama dikirim. Surat susulan bisa digunakan untuk melampirkan atau menginformasikan data baru tersebut.
• Sebagai Dokumen Resmi: Sama seperti surat dinas lainnya, surat susulan menjadi bukti resmi bahwa Anda telah melakukan upaya komunikasi atau tindak lanjut terkait suatu urusan.

Kapan Sebaiknya Mengirim Surat Susulan?¶

Menentukan waktu yang tepat untuk mengirim surat susulan itu penting. Terlalu cepat bisa terkesan tidak sabaran atau terburu-buru, sementara terlalu lambat bisa jadi urusan sudah terlambat atau tidak relevan lagi. Idealnya, kirim surat susulan setelah periode waktu yang wajar berlalu sejak surat pertama dikirim. Periode ini bisa bervariasi tergantung jenis urusannya.

Misalnya, untuk permohonan yang butuh proses analisis, beri waktu setidaknya seminggu atau dua minggu. Untuk permintaan data yang seharusnya cepat, mungkin tiga sampai lima hari kerja sudah cukup. Pertimbangkan juga Service Level Agreement (SLA) atau prosedur standar yang berlaku di lingkungan kerja Anda. Selalu cek kembali apakah surat awal sudah diterima atau belum sebelum buru-buru mengirim susulan.

Komponen Penting dalam Surat Susulan Dinas¶

Menulis surat susulan dinas harus tetap mengikuti kaidah penulisan surat resmi. Ada beberapa komponen yang wajib ada agar surat tersebut sah dan informatif.

Image just for illustration

Kop Surat (Header)¶

Ini adalah bagian paling atas yang mencantumkan identitas lengkap instansi atau organisasi pengirim. Wajib ada dalam surat dinas mana pun. Biasanya meliputi:

• Nama instansi/organisasi
• Logo instansi/organisasi
• Alamat lengkap
• Nomor telepon, faksimili, atau alamat email
• Situs web (jika ada)

Kop surat menunjukkan asal surat dan memberikan legitimasi bahwa surat ini bersifat resmi.

Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Posisinya biasanya di bawah kop surat, di sisi kanan atau kiri. Format penulisan tanggal harus jelas, misalnya “Jakarta, 25 Oktober 2023”.

Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal¶

Ketiga komponen ini sangat penting untuk identifikasi dan pengarsipan.

• Nomor Surat: Kode unik surat yang berfungsi sebagai nomor register. Setiap instansi punya sistem penomoran sendiri. Ini memudahkan pelacakan dan pengarsipan.
• Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen yang dilampirkan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “-” atau “Nihil”.
• Perihal: Inti atau ringkasan singkat mengenai isi surat. Ini membantu penerima mengetahui tujuan surat sekilas tanpa harus membaca keseluruhan isi. Untuk surat susulan, perihal sebaiknya jelas menyebutkan bahwa ini adalah susulan dari surat sebelumnya, misalnya “Susulan atas Surat Nomor: [Nomor Surat Awal] Perihal [Perihal Surat Awal]”.

Alamat Tujuan¶

Menuliskan kepada siapa surat ini ditujukan. Pastikan nama jabatan atau unit kerja penerima ditulis dengan benar dan lengkap, beserta alamat instansinya.

Contoh:
Kepada Yth.
Kepala Bagian Perencanaan
Sekretariat Jenderal Kementerian [Nama Kementerian]
di tempat

Pastikan tingkat jabatan atau unit kerja yang dituju tepat agar surat tidak salah sasaran.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Diikuti dengan tanda koma.

Rujukan Surat Sebelumnya¶

Ini adalah bagian krusial dalam surat susulan. Anda harus secara spesifik merujuk pada surat awal yang Anda kirimkan. Cantumkan detail lengkap surat awal tersebut, meliputi:

• Jenis surat (Surat / Memo / Nota Dinas, dll.)
• Nomor surat awal
• Tanggal surat awal
• Perihal surat awal

Contoh kalimat rujukan: “Menindaklanjuti Surat Kami Nomor: [Nomor Surat Awal] Tanggal [Tanggal Surat Awal] Perihal [Perihal Surat Awal]…” atau “Sehubungan dengan Surat Saudara Nomor: [Nomor Surat Awal] Tanggal [Tanggal Surat Awal] Perihal [Perihal Surat Awal], dengan ini kami sampaikan…”

Bagian ini memberitahu penerima surat susulan, urusan mana yang sedang Anda tindak lanjuti.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian utama surat yang menjelaskan maksud Anda mengirim surat susulan. Jelaskan dengan singkat dan jelas apa yang Anda harapkan setelah mengirim surat susulan ini.

• Sebutkan kembali secara singkat poin utama dari surat pertama.
• Jelaskan mengapa Anda mengirim susulan (misalnya, belum menerima konfirmasi, menunggu hasil tindak lanjut, menambahkan informasi).
• Nyatakan aksi yang Anda harapkan dari penerima (misalnya, mohon segera ditindaklanjuti, mohon informasinya, mohon konfirmasinya).

Pastikan bahasa yang digunakan lugas, sopan, dan profesional. Hindari kalimat yang terkesan menuntut atau tidak sabaran.

Salam Penutup¶

Salam penutup yang umum digunakan adalah “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” atau “Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara, diucapkan terima kasih.”

Tanda Tangan dan Nama Jelas¶

Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan pejabat tersebut.

Tembusan (Copies)¶

Jika surat ini perlu diketahui oleh pihak lain (misalnya atasan, unit terkait, atau arsip), sebutkan pada bagian tembusan.

Contoh:
Tembusan:
1. Yth. Kepala [Nama Unit Atasan]
2. Arsip

Tembusan memastikan transparansi dan koordinasi antar unit kerja.

Tips Menulis Surat Susulan yang Efektif¶

Agar surat susulan Anda mendapatkan respons yang diharapkan, perhatikan beberapa tips berikut:

Image just for illustration

1. Klaritas dan Keringkasan¶

Jelaskan maksud surat Anda secara langsung dan tidak bertele-tele. Gunakan kalimat yang ringkas namun tetap informatif. Penerima surat biasanya punya banyak dokumen yang harus dibaca, jadi surat yang jelas dan ringkas lebih disukai.

2. Nada yang Profesional dan Sopan¶

Meskipun Anda mungkin merasa perlu menuntut respons, hindari bahasa yang agresif atau tidak sabaran. Tetap gunakan nada profesional, sopan, dan menghargai posisi penerima. Ingat, tujuannya adalah mendapatkan bantuan, bukan memprovokasi.

3. Rujuk dengan Tepat¶

Pastikan Anda merujuk pada surat sebelumnya dengan nomor, tanggal, dan perihal yang akurat. Kesalahan dalam rujukan bisa membuat penerima kesulitan melacak surat awalnya dan justru memperlambat proses.

4. Periksa Kembali (Proofread)¶

Sebelum dikirim, baca ulang surat Anda dengan cermat. Periksa ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan format. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas surat Anda. Mintalah orang lain untuk membacanya jika memungkinkan.

5. Beri Jangka Waktu yang Wajar¶

Seperti yang dibahas sebelumnya, beri waktu yang cukup sebelum mengirim susulan. Jika perlu, di dalam isi surat susulan Anda bisa memberikan harapan kapan Anda membutuhkan respons (misalnya, “Kami sangat menghargai apabila informasi tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal [Tanggal]”). Namun, pastikan tanggal yang Anda berikan juga realistis.

6. Pertimbangkan Metode Lain¶

Jika surat susulan fisik belum mendapatkan respons, pertimbangkan untuk follow up melalui saluran komunikasi lain yang lebih cepat, seperti telepon atau email resmi, sebagai pelengkap surat susulan Anda.

Contoh Surat Susulan Dinas¶

Berikut adalah contoh format dan isi surat susulan dinas. Asumsi skenarionya adalah: Bagian Umum mengirim surat permohonan kebutuhan ATK kepada Bagian Logistik, namun belum ada kabar setelah dua minggu.

Image just for illustration

[KOP SURAT INSTANSI/ORGANISASI]

Nomor : [Nomor Surat Susulan]
Lampiran : -
Perihal : Susulan atas Permohonan Kebutuhan Alat Tulis Kantor

[Kota], [Tanggal Surat Susulan]

Kepada Yth.
Kepala Bagian Logistik
[Nama Instansi/Organisasi Tujuan]
di
[Alamat Tujuan]

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat kami Nomor: [Nomor Surat Permohonan ATK Awal] tanggal [Tanggal Surat Permohonan ATK Awal] perihal Permohonan Kebutuhan Alat Tulis Kantor, dengan ini kami sampaikan bahwa hingga saat ini kami belum menerima konfirmasi atau tindak lanjut terkait permohonan tersebut.

Sebagai informasi, kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK) tersebut sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional harian kami. Kami lampirkan kembali daftar kebutuhan ATK yang telah kami ajukan sebelumnya (jika dilampirkan, jika tidak, kalimat ini bisa dihapus atau diubah).

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu Kepala Bagian Logistik untuk dapat menindaklanjuti permohonan kami dan memberikan informasi mengenai status pengadaan ATK tersebut secepatnya.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]
[Jabatan]

Tembusan:
1. Yth. Kepala Biro Umum
2. Arsip Bagian Umum

Penjelasan Contoh:

• Nomor Surat: Ini adalah nomor surat susulan, berbeda dengan nomor surat awal.
• Perihal: Jelas menyebutkan “Susulan atas Permohonan…” dan merujuk perihal surat awal.
• Rujukan: Paragraf pertama secara spesifik menyebutkan nomor, tanggal, dan perihal surat yang ditindaklanjuti. Ini krusial.
• Isi: Menjelaskan bahwa belum ada respons, menekankan pentingnya urusan (ATK), dan meminta tindak lanjut atau informasi status.
• Tembusan: Menunjukkan siapa saja yang perlu tahu tentang surat susulan ini.

Anda bisa mengganti skenario permohonan ATK dengan kasus lain yang relevan dengan pekerjaan Anda, misalnya:
* Susulan atas Permohonan Data
* Susulan atas Undangan Rapat
* Susulan atas Pengajuan Proposal Kerja Sama
* Susulan atas Permintaan Klarifikasi Informasi

Prinsip dan komponen dasarnya akan tetap sama: merujuk pada surat sebelumnya dengan jelas dan menyatakan harapan atau permintaan tindak lanjut secara sopan.

Variasi dan Konteks Penggunaan¶

Surat susulan tidak hanya terbatas pada permohonan barang atau data. Bisa juga digunakan dalam berbagai konteks dinas lainnya, seperti:

• Susulan terhadap Konfirmasi Kehadiran: Jika mengundang pihak lain ke acara dinas dan belum mendapat konfirmasi sampai batas waktu yang ditentukan.
• Susulan terhadap Laporan: Jika menugaskan unit atau individu untuk membuat laporan dan belum diterima hingga tenggat waktu.
• Susulan terhadap Keputusan: Jika menunggu keputusan resmi atas suatu usulan atau permohonan yang diajukan.
• Susulan terhadap Pertanyaan: Jika mengajukan pertanyaan resmi kepada instansi lain dan belum mendapat jawaban.

Setiap konteks mungkin membutuhkan sedikit penyesuaian pada bagian isi surat, namun struktur formal dan prinsip merujuk pada surat sebelumnya tetap sama.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Dalam menyusun surat susulan dinas, ada beberapa kesalahan yang sebaiknya Anda hindari:

Image just for illustration

1. Tidak Merujuk Surat Sebelumnya¶

Ini kesalahan paling fatal. Surat susulan harus secara jelas merujuk pada surat awal. Tanpa rujukan yang spesifik (nomor, tanggal, perihal), penerima akan kesulitan mengetahui urusan mana yang Anda maksud, terutama jika mereka menerima banyak surat dari instansi Anda.

2. Bahasa yang Tidak Sopan atau Menuntut¶

Meskipun tujuannya adalah mendorong tindak lanjut, menggunakan bahasa yang kasar, menuntut, atau terkesan mengancam tidak akan membantu. Justru bisa menimbulkan resistensi dari pihak penerima. Jaga selalu nada profesional dan sopan.

3. Mengirim Terlalu Cepat atau Terlalu Lambat¶

Seperti yang sudah dibahas, timing itu penting. Terlalu cepat membuat Anda terlihat tidak sabaran dan mungkin mengabaikan proses standar yang dibutuhkan penerima. Terlalu lambat bisa membuat urusan sudah basi atau prioritasnya sudah sangat menurun.

4. Informasi Tidak Jelas¶

Pastikan Anda menjelaskan dengan jelas apa yang Anda harapkan. Apakah sekadar menanyakan status, meminta perkiraan waktu penyelesaian, atau meminta tindak lanjut langsung? Buat permintaan Anda sejelas mungkin.

5. Mengabaikan Prosedur Internal¶

Beberapa instansi punya prosedur internal terkait korespondensi. Pastikan surat susulan Anda juga mengikuti prosedur tersebut, misalnya siapa yang berwenang menandatangani atau melalui unit mana surat harus disampaikan.

Aspek Administratif dan Pengarsipan¶

Surat susulan dinas, seperti surat dinas lainnya, merupakan dokumen resmi yang perlu diadministrasikan dengan baik. Setelah surat ditandatangani dan dikirimkan, salinannya harus diarsipkan bersama dengan salinan surat awal yang dirujuk.

Pengarsipan yang baik memudahkan Anda di kemudian hari jika perlu merujuk kembali pada rangkaian korespondensi tersebut. Ini juga penting untuk akuntabilitas dan audit. Gunakan sistem pengarsipan yang berlaku di instansi Anda, baik itu fisik maupun digital.

Dalam konteks modern, korespondensi dinas juga sering dilakukan melalui email resmi. Jika surat awal dikirim via email, surat susulan bisa juga berupa email follow-up. Prinsipnya sama: merujuk pada email sebelumnya (misalnya dengan me-reply atau menyebutkan subjek dan tanggal email awal) dan menyatakan tujuan follow-up dengan jelas dan profesional. Namun, artikel ini fokus pada format surat fisik karena masih banyak digunakan dan memiliki kekuatan hukum/administratif yang kuat.

Surat susulan dinas adalah alat komunikasi yang efektif dalam lingkungan kerja formal. Penggunaannya menunjukkan bahwa Anda proaktif dalam memastikan urusan berjalan lancar dan tidak terabaikan. Dengan memahami komponen, tujuan, dan tips penulisannya, Anda bisa menyusun surat susulan yang tidak hanya memenuhi standar formal, tetapi juga efektif dalam mencapai maksud Anda.

Kemampuan menyusun surat dinas yang baik, termasuk surat susulan, adalah keterampilan dasar namun krusial bagi setiap profesional yang bekerja di lingkungan birokrasi atau organisasi besar. Ini mencerminkan profesionalisme dan ketelitian dalam bekerja.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda yang perlu menyusun surat susulan dinas. Jangan ragu untuk mempraktikkan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik Anda.

Punya pengalaman atau tips lain terkait surat susulan dinas? Bagikan di kolom komentar di bawah ya!