Beranda contoh ijazah kehilangan surat

Panduan Lengkap: Contoh Surat Rekomendasi Kehilangan Ijazah yang Mudah Dipakai

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Kehilangan ijazah asli pastinya bikin panik tujuh keliling, ya. Dokumen penting ini kan ibarat “bukti sakti” kelulusan kita, yang sering banget dibutuhkan buat melamar kerja, lanjut sekolah/kuliah, atau urusan administrasi lainnya. Nah, kalau ijazah asli hilang atau rusak parah sampai nggak bisa dipakai lagi, tenang, ada solusinya! Kamu bisa mengurus dokumen pengganti yang fungsinya mirip ijazah asli, namanya Surat Keterangan Pengganti Ijazah atau Surat Keterangan Kehilangan Ijazah.

Mungkin kamu sering dengar istilah surat rekomendasi kehilangan ijazah, tapi sebenarnya yang akan kamu dapatkan dari sekolah atau kampusmu itu bukanlah rekomendasi untuk mendapatkan ijazah baru, melainkan sebuah surat keterangan yang menyatakan bahwa kamu benar-benar lulus dari institusi tersebut dan ijazah aslimu dinyatakan hilang atau rusak. Surat keterangan inilah yang sah secara hukum dan bisa digunakan sebagai pengganti sementara ijazah asli yang hilang.

Kenapa Ijazah Asli yang Hilang Susah Diganti Sama Persis?

Ini fakta menarik yang mungkin belum banyak diketahui. Institusi pendidikan (sekolah maupun universitas) biasanya nggak akan menerbitkan ijazah kedua dengan nomor seri dan tanggal penerbitan yang sama persis dengan ijazah yang hilang. Alasannya? Demi menghindari potensi penyalahgunaan atau pemalsuan. Setiap ijazah asli punya nomor seri unik dan tercatat di arsip negara atau kementerian terkait. Menerbitkan dua dokumen asli dengan data yang identik akan menimbulkan kerancuan dan masalah legalitas.

Oleh karena itu, solusi yang paling umum dan diakui adalah penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah atau Surat Keterangan Kehilangan Ijazah. Dokumen ini secara resmi menyatakan bahwa individu yang bersangkutan benar-benar telah menyelesaikan studinya, data kelulusannya valid, dan ijazah aslinya hilang/rusak. Surat keterangan ini sah digunakan untuk berbagai keperluan, meskipun bentuknya beda dengan ijazah asli.

Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang Hilang
Image just for illustration

Langkah-Langkah Mengurus Surat Keterangan Kehilangan Ijazah

Mengurus surat pengganti ijazah memang butuh sedikit usaha dan kesabaran. Prosesnya melibatkan beberapa tahapan yang harus kamu ikuti. Jangan khawatir, ini panduannya:

Lapor Polisi

Langkah pertama dan WAJIB dilakukan adalah melapor ke kantor polisi terdekat dari lokasi terakhir ijazahmu hilang (atau tempat kamu menyadari ijazahmu hilang). Kenapa harus lapor polisi? Surat keterangan kehilangan dari polisi adalah bukti resmi bahwa ijazahmu memang hilang dan bukan karena sengaja dihilangkan atau disalahgunakan. Dokumen ini sangat penting sebagai salah satu syarat utama saat kamu mengurus surat pengganti ke sekolah atau kampus.

Saat melapor ke polisi, jelaskan kronologi kejadian dengan detail. Sebutkan jenis dokumen yang hilang (Ijazah), nama lengkapmu, nama sekolah/universitas, tahun kelulusan, dan data lain yang kamu ingat. Polisi akan memproses laporanmu dan menerbitkan Surat Keterangan Tanda Lapor Kehilangan (SKTLK). Simpan baik-baik surat ini, bahkan fotokopinya, karena kamu akan membutuhkannya.

Siapkan Dokumen Pendukung

Setelah dapat SKTLK dari polisi, kamu perlu menyiapkan beberapa dokumen lain sebagai syarat pengurusan surat keterangan pengganti di institusi pendidikanmu. Dokumen-dokumen ini biasanya meliputi:

  • Fotokopi SKTLK dari polisi (asli biasanya juga diminta untuk dilihat).
  • Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP).
  • Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
  • Pas foto terbaru (ukuran dan jumlah bisa bervariasi, tanyakan ke institusi terkait).
  • Fotokopi ijazah yang hilang (KALAU ADA – ini sangat membantu mempercepat proses verifikasi data).
  • Fotokopi transkrip nilai (ini juga sangat membantu verifikasi data).
  • Materai sesuai kebutuhan (biasanya dua atau lebih).
  • Bisa jadi ada dokumen tambahan lain yang diminta oleh sekolah atau kampusmu, seperti surat pernyataan kehilangan bermaterai yang kamu tandatangani.

Penting: Usahakan selalu punya salinan digital atau fotokopi dari dokumen-dokumen pentingmu, termasuk ijazah dan transkrip nilai, jauh-jauh hari. Ini sangat membantu di saat darurat seperti ini!

Kunjungi Institusi Pendidikan

Setelah semua dokumen siap, datangi sekolah (untuk ijazah SMA/SMK/SMP/SD) atau kampus (untuk ijazah D3/S1/S2/S3) tempat kamu lulus. Cari bagian administrasi atau bagian akademik yang mengurusi alumni. Sampaikan maksudmu untuk mengurus Surat Keterangan Pengganti Ijazah karena ijazah aslimu hilang. Serahkan semua dokumen yang sudah kamu siapkan. Petugas administrasi akan memverifikasi data kelulusanmu berdasarkan arsip yang mereka miliki.

Proses verifikasi ini bisa memakan waktu, tergantung kelengkapan arsip di institusi tersebut. Kalau arsip mereka rapi dan data kelulusanmu mudah ditemukan, prosesnya bisa cepat. Namun, jika arsip kurang lengkap (terutama untuk lulusan lama), mungkin dibutuhkan waktu lebih lama untuk mencari dan mencocokkan datamu.

Proses Penerbitan Surat Keterangan

Setelah data kelulusanmu tervalidasi, pihak sekolah atau kampus akan mulai memproses penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah. Surat ini akan berisi data lengkap dirimu, nomor induk siswa/mahasiswa, jurusan, tahun kelulusan, nomor ijazah asli yang hilang, serta pernyataan bahwa kamu benar-benar telah menyelesaikan pendidikan di institusi tersebut dan surat ini berfungsi sebagai pengganti ijazah yang hilang.

Surat keterangan ini akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti Kepala Sekolah, Rektor, Dekan, atau pejabat lain yang ditunjuk, lengkap dengan stempel resmi institusi. Pastikan semua data di surat tersebut akurat dan sesuai dengan data kelulusanmu. Tanyakan berapa lama prosesnya dan kapan kamu bisa mengambil surat tersebut. Biasanya, proses ini memakan waktu beberapa hari kerja, bahkan bisa lebih lama di institusi tertentu.

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Surat Keterangan

Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang valid harus memuat beberapa informasi kunci agar diakui oleh pihak-pihak yang membutuhkan (seperti perusahaan atau instansi pendidikan lain). Informasi tersebut antara lain:

  • Kop Surat Resmi: Nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan logo institusi pendidikan yang menerbitkan surat.
  • Nomor Surat: Nomor registrasi surat keterangan, penting untuk dokumentasi dan verifikasi.
  • Hal/Perihal: Jelaskan tujuan surat, misalnya “Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang Hilang”.
  • Data Diri Lengkap Pemilik Ijazah: Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, Nomor Induk Siswa (NIS) / Nomor Induk Mahasiswa (NIM), nomor induk kependudukan (NIK).
  • Data Kelulusan: Nama program studi/jurusan, tanggal lulus, tahun ajaran kelulusan, nomor ijazah asli yang hilang.
  • Pernyataan Resmi: Pernyataan bahwa individu tersebut benar-benar alumni dari institusi tersebut, telah menyelesaikan studi, data kelulusannya valid sesuai arsip, dan ijazah asli dengan nomor sekian dinyatakan hilang atau rusak.
  • Fungsi Surat: Penjelasan bahwa surat keterangan ini diterbitkan sebagai pengganti ijazah asli yang hilang dan memiliki kekuatan hukum yang sama untuk digunakan dalam berbagai keperluan.
  • Tanggal dan Tempat Penerbitan Surat: Tanggal dan kota/kabupaten tempat surat diterbitkan.
  • Identitas Pejabat yang Berwenang: Nama lengkap, NIP/Nomor Kepegawaian, Jabatan (Kepala Sekolah, Rektor, Dekan, dst.) pejabat yang menandatangani surat.
  • Tanda Tangan dan Stempel Resmi: Tanda tangan basah pejabat yang berwenang dan stempel institusi pendidikan.

Beberapa institusi mungkin juga menambahkan klausul bahwa apabila ijazah asli ditemukan kembali di kemudian hari, maka surat keterangan ini secara otomatis menjadi tidak berlaku.

Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang mungkin paling kamu tunggu-tunggu: contoh suratnya. Ingat, format dan redaksi bisa sedikit berbeda antar institusi, tapi intinya kurang lebih sama. Berikut adalah contoh umumnya, kita buat untuk jenjang SMA/SMK dan Perguruan Tinggi ya.

Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah SMA/SMK

Ini template dasarnya:

[KOP SURAT SEKOLAH]
(Nama Sekolah, Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Email)

SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH YANG HILANG
Nomor: [Nomor Surat Sekolah]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Kepala Sekolah]
NIP : [NIP Kepala Sekolah]
Jabatan : Kepala [Nama Sekolah]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemilik Ijazah]
Tempat/Tanggal Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir]
Nomor Induk Siswa : [NIS]
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) : [NISN]
Nomor Induk Kependudukan (NIK) : [NIK]

Adalah benar nama tersebut di atas adalah alumni dari [Nama Sekolah] pada Tahun Pelajaran [Tahun Pelajaran Kelulusan], Program Studi/Jurusan [Nama Jurusan, jika ada]. Berdasarkan data arsip sekolah, yang bersangkutan telah dinyatakan lulus dan diterbitkan Ijazah Nomor [Nomor Ijazah Asli yang Hilang] pada tanggal [Tanggal Penerbitan Ijazah Asli].

Berdasarkan Laporan Kehilangan dari Kepolisian Resor [Nama Polres] Nomor: [Nomor SKTLK Polisi] tanggal [Tanggal SKTLK Polisi], Ijazah asli milik Sdr/i. [Nama Lengkap Pemilik Ijazah] tersebut dinyatakan hilang.

Sehubungan dengan hal tersebut, Surat Keterangan ini diterbitkan sebagai pengganti Ijazah asli yang hilang dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan Ijazah asli untuk digunakan dalam berbagai keperluan yang sah.

Apabila di kemudian hari Ijazah asli ditemukan, maka Surat Keterangan ini dinyatakan tidak berlaku lagi.

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota/Kabupaten], [Tanggal Pembuatan Surat]

Mengetahui,

Kepala [Nama Sekolah]

(Materai Rp 10.000)

[Nama Lengkap Kepala Sekolah]
NIP. [NIP Kepala Sekolah]

Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah Perguruan Tinggi

Untuk level universitas, formatnya mirip tapi detailnya sedikit berbeda.

[KOP SURAT PERGURUAN TINGGI]
(Nama Universitas/Institut/Politeknik, Nama Fakultas/Departemen, Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Website)

SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH YANG HILANG/RUSAK
Nomor: [Nomor Surat Universitas/Fakultas]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Pejabat Berwenang, misal: Dekan/Rektor]
NIP/Nomor Kepegawaian : [NIP/Nomor Kepegawaian]
Jabatan : [Jabatan, misal: Dekan Fakultas XXX]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemilik Ijazah]
Tempat/Tanggal Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir]
Nomor Induk Mahasiswa (NIM) : [NIM]
Nomor Induk Kependudukan (NIK) : [NIK]

Adalah benar nama tersebut di atas adalah alumni dari [Nama Universitas/Fakultas/Departemen], Program Studi [Nama Program Studi], Jenjang Pendidikan [D3/S1/S2/S3] yang telah menyelesaikan studi pada Semester [Semester Kelulusan] Tahun Akademik [Tahun Akademik Kelulusan] dan dinyatakan lulus dengan predikat [Predikat Kelulusan, jika perlu]. Berdasarkan data arsip kami, yang bersangkutan telah diterbitkan Ijazah dengan Nomor [Nomor Ijazah Asli yang Hilang] pada tanggal [Tanggal Penerbitan Ijazah Asli].

Berdasarkan Laporan Kehilangan dari Kepolisian [Nama Polres] Nomor: [Nomor SKTLK Polisi] tanggal [Tanggal SKTLK Polisi] (atau Surat Pernyataan Kerusakan dari yang bersangkutan), Ijazah asli milik Sdr/i. [Nama Lengkap Pemilik Ijazah] tersebut dinyatakan hilang/rusak.

Sehubungan dengan hal tersebut, Surat Keterangan ini diterbitkan sebagai pengganti Ijazah asli yang hilang/rusak dan memiliki kekuatan hukum yang setara dengan Ijazah asli untuk digunakan dalam berbagai keperluan yang sah.

Apabila di kemudian hari Ijazah asli ditemukan, maka Surat Keterangan ini dinyatakan tidak berlaku lagi.

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota/Kabupaten], [Tanggal Pembuatan Surat]

[Jabatan Pejabat Berwenang]

(Materai Rp 10.000)

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[NIP/Nomor Kepegawaian]

Catatan Penting: Selalu pastikan untuk mengecek kembali data yang tertera di surat keterangan pengganti tersebut. Satu huruf atau angka yang salah bisa jadi masalah di kemudian hari.

Status Hukum Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Seperti yang sudah dijelaskan, surat keterangan ini diterbitkan secara resmi oleh institusi pendidikanmu berdasarkan data valid yang mereka miliki. Oleh karena itu, surat ini sah dan diakui oleh berbagai pihak, baik itu perusahaan swasta, instansi pemerintah, maupun institusi pendidikan lain (untuk melanjutkan studi).

Dalam banyak kasus, surat keterangan ini sudah cukup untuk memenuhi persyaratan administrasi yang membutuhkan bukti kelulusan. Namun, ada baiknya kamu mengonfirmasi kepada pihak yang meminta dokumen, apakah surat keterangan ini bisa diterima sebagai pengganti ijazah asli. Mayoritas akan menerimanya.

Tips Tambahan Mengurus Kehilangan Ijazah

Mengurus ijazah hilang bisa jadi proses yang memakan waktu dan energi. Berikut beberapa tips agar prosesnya berjalan lebih lancar:

  1. Jangan Tunda: Begitu kamu sadar ijazahmu hilang, segera urus laporan polisi dan hubungi institusi pendidikanmu. Semakin cepat diurus, semakin baik. Menunda hanya akan memperpanjang waktu kepanikan dan kesulitanmu.
  2. Siapkan Salinan Dokumen: Sekali lagi ditekankan, simpan baik-baik salinan ijazah, transkrip nilai, dan dokumen penting lainnya di tempat yang aman, baik fisik maupun digital. Ini penyelamat saat darurat.
  3. Hubungi Institusi Pendidikan: Sebelum datang langsung, coba hubungi bagian administrasi atau akademik sekolah/kampusmu untuk menanyakan prosedur lengkap dan dokumen apa saja yang dibutuhkan. Ini akan menghemat waktu dan tenagamu.
  4. Bersikap Sopan dan Kooperatif: Petugas administrasi di sekolah/kampus melayani banyak orang. Bersikap sopan dan kooperatif akan membuat proses interaksimu jadi lebih baik.
  5. Simpan Bukti: Simpan semua bukti pengurusan, mulai dari SKTLK polisi, kuitansi pembayaran (jika ada biaya administrasi), hingga salinan surat keterangan yang sudah kamu terima.

Apa yang Dilakukan Jika Ijazah Asli Ditemukan Kembali?

Jika suatu saat ijazah asli yang sempat hilang itu tiba-tiba ketemu lagi, biasanya surat keterangan pengganti yang kamu pegang sudah tidak berlaku lagi secara otomatis, sesuai dengan klausul yang tercantum di surat tersebut. Kamu bisa kembali menggunakan ijazah asli untuk keperluanmu. Meskipun begitu, menyimpan surat keterangan pengganti itu juga tidak ada salahnya sebagai arsip atau bukti riwayat pengurusan.

Mengapa Surat Keterangan Ini Penting?

Di era digital ini, validitas dokumen sangat krusial. Surat Keterangan Pengganti Ijazah ini bukan sekadar kertas biasa. Dokumen ini merupakan validasi resmi dari institusi pendidikan bahwa kamu adalah lulusan yang sah. Kehilangan ijazah asli tanpa punya dokumen pengganti yang sah bisa menghambat banyak urusan penting dalam hidupmu.

Beberapa institusi bahkan memiliki sistem verifikasi online untuk surat keterangan pengganti ijazah yang mereka terbitkan, untuk memudahkan pihak ketiga (seperti perusahaan) dalam memverifikasi keaslian dokumen yang kamu serahkan.

Jadi, kalau sampai kejadian ijazahmu hilang, jangan panik berlebihan. Fokus pada langkah-langkah pengurusan surat keterangan pengganti. Ini adalah solusi terbaik dan paling diakui untuk mengatasi masalah ijazah hilang.

Semoga informasi dan contoh surat ini bermanfaat buat kamu yang mungkin sedang mengalami kesulitan ini.

Pernah punya pengalaman mengurus ijazah hilang? Atau ada pertanyaan seputar prosesnya? Jangan ragu berbagi di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar