Yuk, Intip Contoh Kutipan Surat Dinas yang Bikin Kamu Jago!

Daftar Isi

Dalam dunia administrasi dan korespondensi resmi, surat dinas memegang peranan penting sebagai alat komunikasi tertulis. Seringkali, sebuah surat dinas perlu merujuk atau menindaklanjuti surat dinas lain yang sudah ada sebelumnya. Proses “mengutip” dalam konteks surat dinas ini bukanlah mengutip kata per kata seperti pada karya tulis ilmiah, melainkan merujuk secara spesifik pada detail surat terdahulu sebagai dasar atau konteks. Ini penting banget untuk menjaga alur komunikasi, akuntabilitas, dan kejelasan informasi antar instansi atau bagian.

Image just for illustration

Kenapa sih kita harus repot-repot merujuk surat dinas lain? Ada beberapa alasan kuat di baliknya. Pertama, untuk memberikan dasar hukum atau rujukan yang jelas atas tindakan, keputusan, atau permintaan yang disampaikan dalam surat baru. Ini penting supaya semua pihak paham konteks dan landasan kenapa surat ini dibuat. Kedua, ini membantu dalam penelusuran arsip dan dokumentasi, memudahkan siapa pun yang membaca surat baru untuk melacak surat sebelumnya yang terkait. Ketiga, ini menunjukkan adanya kesinambungan komunikasi dan profesionalisme dalam berkorespondensi.

Mengutip atau merujuk surat dinas sebelumnya juga memastikan bahwa informasi yang disampaikan akurat dan terverifikasi. Bayangkan kalau kita membuat surat balasan tanpa merujuk surat aslinya, bisa-bisa terjadi salah paham atau salah informasi. Dengan merujuk, kita menegaskan bahwa surat baru ini memang respons atau kelanjutan dari surat yang spesifik. Ini sangat krusial terutama untuk urusan yang bersifat penting atau melibatkan banyak pihak.

Di Mana Biasanya Kutipan Surat Dinas Diletakkan?

Dalam struktur surat dinas yang umum di Indonesia, kutipan atau rujukan terhadap surat lain biasanya diletakkan di beberapa bagian penting. Bagian yang paling sering adalah:

1. Bagian Menimbang: Jika surat tersebut berupa surat keputusan atau peraturan, rujukan surat lain (misalnya surat permohonan, surat rekomendasi) bisa menjadi salah satu pertimbangan dalam menetapkan keputusan.
2. Bagian Dasar: Ini adalah tempat paling umum. Rujukan surat lain (seperti surat tugas, surat permintaan, surat edaran) sering dijadikan dasar atau landasan dikeluarkannya surat yang baru.
3. Bagian Isi/Pokok Surat: Di bagian ini, kutipan atau rujukan digunakan untuk menjelaskan konteks spesifik dari pesan yang ingin disampaikan. Misalnya, membalas poin-poin tertentu dari surat sebelumnya atau merujuk pada hasil diskusi yang tercantum dalam surat notulen.

Penempatan ini bukan tanpa alasan. Bagian Menimbang dan Dasar memberikan legitimasi dan konteks mengapa surat itu ada, sementara bagian Isi menjelaskan apa yang ingin disampaikan berdasarkan konteks tersebut. Memahami fungsi masing-masing bagian ini penting supaya kita bisa menempatkan kutipan di posisi yang paling tepat. Ini juga membantu pembaca surat memahami alur berpikir dan dasar tindakan yang diambil.

Frasa Kunci untuk Memulai Rujukan/Kutipan

Untuk merujuk surat dinas lain, ada beberapa frasa baku yang umum digunakan. Pemilihan frasa ini tergantung pada konteks dan tujuan rujukan tersebut. Beberapa frasa yang paling sering dipakai antara lain:

• Menunjuk surat…: Frasa ini digunakan ketika surat baru dikeluarkan sebagai tindak lanjut langsung dari surat sebelumnya, biasanya untuk merespons atau mengambil tindakan atas dasar surat tersebut. Ada nuansa penekanan pada penunjukan atau identifikasi surat spesifik.
• Berdasarkan surat…: Frasa ini mengindikasikan bahwa surat yang dirujuk menjadi dasar hukum atau landasan otoritas dikeluarkannya surat baru. Ini sering dipakai di bagian “Dasar” surat keputusan atau instruksi.
• Sehubungan dengan surat…: Frasa ini punya makna yang lebih luas, menunjukkan bahwa ada keterkaitan atau hubungan antara surat baru dengan surat yang dirujuk. Bisa untuk membalas, mengklarifikasi, atau melengkapi informasi.
• Memperhatikan isi surat…: Frasa ini menekankan bahwa surat baru dibuat setelah mempertimbangkan atau mencermati isi dari surat yang dirujuk. Biasanya digunakan di bagian “Menimbang” atau awal bagian “Isi”.

Memilih frasa yang tepat akan sangat memengaruhi makna dan kejelasan rujukan. Hindari menggunakan frasa yang terlalu umum jika konteksnya spesifik, dan sebaliknya. Ketepatan pemilihan frasa ini menunjukkan pemahaman kita terhadap kaidah korespondensi resmi. Ini juga membantu pembaca memahami hubungan antara surat yang sedang dibaca dengan surat yang dirujuk.

Detail yang Wajib Ada Saat Merujuk Surat

Saat merujuk surat dinas lain, tidak cukup hanya menulis “Berdasarkan surat Anda…”. Kita harus mencantumkan detail spesifik dari surat yang dirujuk agar mudah dikenali dan ditelusuri. Detail-detail yang wajib ada umumnya meliputi:

1. Nomor Surat: Ini adalah identifikasi unik surat tersebut. Sangat penting untuk memastikan rujukan mengarah ke surat yang tepat.
2. Tanggal Surat: Kapan surat tersebut diterbitkan. Ini membantu dalam kronologi dan penelusuran arsip.
3. Hal/Perihal Surat: Ringkasan isi surat yang dirujuk. Ini memberikan gambaran awal kepada pembaca tentang topik surat yang dirujuk.
4. Sumber/Pengirim Surat: Siapa atau dari instansi mana surat tersebut berasal. Ini penting untuk akuntabilitas dan konteks.

Dengan mencantumkan detail lengkap ini, pembaca bisa dengan mudah menemukan surat asli yang dirujuk jika diperlukan. Format penulisannya biasanya mengikuti urutan tersebut, dipisahkan koma atau “tanggal”, “hal”, “dari”. Kelengkapan detail ini adalah kunci keakuratan dalam korespondensi resmi. Ini juga mencerminkan ketelitian dan profesionalisme penulis surat.

Contoh Kutipan Surat Dinas Berdasarkan Konteks

Nah, sekarang kita sampai pada bagian yang paling ditunggu, yaitu contoh-contoh nyata bagaimana merujuk surat dinas lain dalam sebuah surat baru. Contoh-contoh ini akan menampilkan penggunaan frasa dan detail yang sudah kita bahas sebelumnya di berbagai bagian surat.

Contoh 1: Kutipan di Bagian “Menimbang”¶

Konteks: Sebuah instansi akan menerbitkan Surat Keputusan untuk membentuk tim kerja berdasarkan permohonan dari divisi tertentu.

MENIMBANG :
a. bahwa untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan program kerja, perlu dibentuk tim yang beranggotakan perwakilan dari berbagai unit terkait;
b. bahwa pembentukan tim kerja tersebut merupakan tindak lanjut **berdasarkan surat permohonan dari Kepala Divisi Program Nomor: 015/PROP/II/2024 tanggal 20 Februari 2024 hal Permohonan Pembentukan Tim Kerja Program A;**
c. dst.

Dalam contoh ini, permohonan dari Divisi Program dijadikan salah satu pertimbangan utama mengapa keputusan pembentukan tim kerja ini diambil. Frasa “berdasarkan surat permohonan” sangat pas untuk konteks ini, menunjukkan bahwa surat permohonan tersebut adalah landasan bagi keputusan yang diambil. Detail nomor, tanggal, dan hal surat permohonan dicantumkan lengkap.

Contoh 2: Kutipan di Bagian “Dasar”¶

Konteks: Sebuah unit kerja mengeluarkan surat tugas kepada pegawainya untuk mengikuti rapat di luar kantor, merujuk pada undangan rapat dari instansi lain.

DASAR :
1. Undang-Undang Nomor X Tahun XXXX tentang... (jika ada dasar hukum utama)
2. **Surat Undangan dari Kementerian Y Nomor: B-123/Set.My/III/2024 tanggal 1 Maret 2024 hal Undangan Rapat Koordinasi Nasional Bidang Z;**

Di sini, surat undangan dari Kementerian Y menjadi dasar mengapa surat tugas ini dikeluarkan. Frasa “Surat Undangan dari…” langsung merujuk pada surat yang diterima. Bagian Dasar seringkali memuat lebih dari satu poin, bisa berupa peraturan, keputusan internal, hingga surat dari pihak eksternal yang menjadi landasan tindakan. Ini memberikan landasan otorisasi bagi pelaksanaan tugas yang diberikan.

Contoh 3: Kutipan di Bagian “Isi” (Membalas Surat)¶

Konteks: Membalas surat pertanyaan dari pihak lain mengenai suatu program.

Dengan hormat,

Menindaklanjuti **surat Bapak/Ibu dari [Nama Instansi Pengirim] Nomor: 045/XYZ/IV/2024 tanggal 15 April 2024 perihal Permohonan Informasi Program A**, bersama ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengenai pertanyaan Bapak/Ibu pada poin 1 surat tersebut, dapat kami jelaskan bahwa...
2. Sehubungan dengan poin 2, perlu kami informasikan bahwa...
...dst.

Dalam contoh ini, frasa “Menindaklanjuti surat Bapak/Ibu…” atau “Sehubungan dengan surat…” umum digunakan di awal bagian isi untuk menandakan bahwa surat ini adalah respons terhadap surat sebelumnya. Detail lengkap surat sebelumnya dicantumkan setelah frasa tersebut. Ini membantu pembaca langsung tahu bahwa surat ini adalah balasan dari surat yang mereka kirimkan.

Contoh 4: Kutipan di Bagian Isi (Merujuk Instruksi)¶

Konteks: Menerbitkan surat edaran internal berdasarkan instruksi dari pimpinan yang disampaikan melalui surat.

Sehubungan dengan **Surat Direktur Utama Nomor: SE/001/Dirut/I/2024 tanggal 5 Januari 2024 hal Peningkatan Disiplin Pegawai**, dengan ini kami sampaikan beberapa hal yang perlu menjadi perhatian seluruh unit kerja:

1. Seluruh pegawai diwajibkan... (merujuk isi surat Dirut)
2. Unit kerja wajib melaporkan... (merujuk isi surat Dirut)
...dst.

Di sini, surat Direktur Utama dijadikan rujukan langsung di bagian isi surat edaran. Frasa “Sehubungan dengan…” menunjukkan keterkaitan dan bahwa surat edaran ini diterbitkan karena adanya surat instruksi tersebut. Ini memastikan bahwa instruksi dari pimpinan diterjemahkan dan disosialisasikan dengan benar melalui surat edaran internal ini.

Contoh 5: Kutipan di Bagian Isi (Untuk Klarifikasi/Permohonan Tambahan)¶

Konteks: Meminta klarifikasi atau tambahan data terkait surat permintaan sebelumnya.

Dengan hormat,

Merujuk **surat Saudara Nomor: DATA/789/V/2024 tanggal 10 Mei 2024 perihal Permohonan Data Statistik**, setelah kami telaah, terdapat beberapa poin yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut:

1. Pada butir 3 surat Saudara, apakah yang dimaksud dengan "data sekunder" mencakup juga data hasil survey internal tahun lalu?
2. Untuk data geografis, apakah spesifik pada tingkat provinsi atau hingga kabupaten/kota?
...dst.

Frasa “Merujuk surat Saudara…” atau bisa juga “Sehubungan dengan surat Saudara…” digunakan di sini untuk mengaitkan permintaan klarifikasi ini dengan surat permintaan data sebelumnya. Ini menegaskan bahwa surat ini bukan permintaan data baru, melainkan kelanjutan dari surat yang sudah masuk, khusus untuk meminta detail atau klarifikasi tambahan.

Contoh 6: Kutipan untuk Membatalkan/Mengubah¶

Konteks: Membatalkan surat undangan yang sudah terbit sebelumnya karena alasan tertentu.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan **Surat Undangan Rapat Koordinasi Nomor: UND/99/VI/2024 tanggal 1 Juni 2024 perihal Undangan Rapat Koordinasi Proyek Z**, dengan berat hati kami beritahukan bahwa acara tersebut DIBATALKAN.

Pembatalan ini dilakukan karena... (jelaskan alasannya).

Atas perhatian dan maklum Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Frasa “Sehubungan dengan…” sangat cocok di sini untuk menunjukkan bahwa surat pembatalan ini terkait langsung dengan surat undangan yang dirujuk. Mencantumkan detail surat undangan yang dibatalkan sangat penting agar penerima surat tahu persis undangan mana yang kini tidak berlaku. Ini menghindari kebingungan di antara penerima surat.

Tips Mengutip Surat Dinas yang Baik

Supaya rujukan atau kutipan surat dinas kita efektif dan profesional, ada beberapa tips yang bisa diikuti:

1. Selalu Cek Ulang Detail: Pastikan nomor surat, tanggal, hal, dan pengirim yang Anda cantumkan 100% akurat sesuai surat aslinya. Kesalahan satu digit nomor saja bisa fatal.
2. Pilih Frasa yang Paling Tepat: Sesuaikan frasa pengantar (Menunjuk, Berdasarkan, Sehubungan, Merujuk) dengan konteks dan tujuan surat baru Anda.
3. Cantumkan Semua Detail Wajib: Jangan sampai ada yang terlewat (Nomor, Tanggal, Hal, Sumber). Kelengkapan adalah kunci.
4. Jaga Kejelasan dan Kepadatan: Rujukan surat dinas sebaiknya padat dan langsung pada intinya, mencantumkan detail yang diperlukan tanpa penjelasan bertele-tele tentang surat yang dirujuk (penjelasan isi surat yang dirujuk nanti ada di bagian isi surat baru).
5. Konsisten dalam Format: Jika instansi Anda punya format baku untuk rujukan surat, ikuti format tersebut secara konsisten.

Mengikuti tips ini akan membantu surat dinas Anda terlihat lebih rapi, profesional, dan yang terpenting, mudah dipahami serta ditelusuri oleh penerima surat. Ini adalah bagian kecil tapi krusial dari etiket korespondensi resmi.

Kesalahan Umum Saat Mengutip

Ada beberapa jebakan yang sering terjadi saat merujuk surat dinas:

• Detail Tidak Lengkap: Paling sering lupa mencantumkan nomor surat atau tanggal. Ini membuat sulit menelusuri surat aslinya.
• Frasa Pengantar Tidak Tepat: Menggunakan “Berdasarkan” padahal seharusnya “Menunjuk”, atau sebaliknya. Ini bisa mengubah nuansa makna rujukan.
• Salah Kutip Detail: Menulis nomor surat atau tanggal yang keliru. Ini bisa menyebabkan kebingungan dan kesalahan administrasi.
• Terlalu Panjang: Menulis rujukan yang terlalu panjang dengan detail yang tidak perlu di bagian awal surat. Cukup cantumkan detail identitas surat yang dirujuk.
• Tidak Relevan: Merujuk surat yang sebenarnya tidak terlalu berhubungan langsung dengan inti surat yang baru. Rujukan harus punya kaitan yang jelas.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan sangat membantu meningkatkan kualitas surat dinas yang Anda buat. Ketelitian adalah kunci utama di sini.

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas

Tahukah Anda, meskipun era digital semakin maju, surat dinas tertulis (atau versi digitalnya dengan format formal) tetap eksis dan penting? Ini karena surat dinas memiliki kekuatan hukum dan otentisitas yang diakui secara formal. Pengarsipan surat dinas juga merupakan bagian penting dari manajemen kearsipan suatu instansi, mencerminkan rekam jejak aktivitas dan keputusan yang diambil. Bahkan, tata cara penulisan surat dinas di instansi pemerintah seringkali diatur dalam peraturan khusus atau pedoman internal untuk memastikan keseragaman dan profesionalisme. Tradisi penggunaan kop surat, nomor surat yang sistematis, hingga stempel dan tanda tangan basah (atau digital yang terverifikasi) menunjukkan betapa seriusnya korespondensi ini diperlakukan.

Seiring perkembangan teknologi, surat dinas kini banyak yang dikirimkan dalam format digital (misalnya PDF via email atau sistem manajemen dokumen). Namun, kaidah penulisan dan struktur isinya, termasuk cara merujuk surat lain, sebagian besar tetap relevan. Ini menunjukkan bahwa prinsip-prinsip dasar korespondensi resmi sangat adaptif dan timeless.

Media Pendukung: Tabel Frasa Kunci

Berikut tabel ringkasan frasa umum dan kapan menggunakannya:

Frasa Pengantar	Kapan Digunakan?	Lokasi Umum
Menunjuk surat…	Untuk tindak lanjut langsung, merespons, atau mengambil aksi berdasarkan surat itu.	Isi, Dasar
Berdasarkan surat…	Surat tersebut menjadi landasan hukum atau otoritas bagi surat yang baru.	Dasar, Menimbang
Sehubungan dengan surat…	Ada keterkaitan atau hubungan umum antara surat baru dan surat lama.	Isi, Menimbang
Memperhatikan isi surat…	Setelah mencermati/mempertimbangkan isi surat yang dirujuk.	Menimbang, Isi
Merujuk surat…	Sama seperti “Menunjuk” atau “Sehubungan”, lebih umum.	Isi

Tabel ini bisa menjadi panduan cepat saat Anda ragu memilih frasa yang tepat. Ingat, konteks adalah raja dalam pemilihan frasa ini.

Mengutip surat dinas lain dengan benar bukan sekadar formalitas, tapi cermin profesionalisme dan ketelitian dalam berkorespondensi. Ini memastikan alur komunikasi yang jelas, dokumentasi yang akurat, dan dasar tindakan yang kuat. Menguasai cara merujuk surat dinas adalah skill dasar yang wajib dimiliki siapa pun yang berkutat dengan administrasi perkantoran atau birokrasi. Jadi, pastikan setiap kali Anda perlu merujuk surat lain, detailnya lengkap, frasanya tepat, dan penempatannya sesuai ya!

Bagaimana pengalaman Anda dalam membuat surat dinas? Ada contoh kutipan lain yang sering Anda gunakan? Yuk, bagikan pengalaman atau pertanyaan Anda di kolom komentar di bawah!