Panduan Lengkap: Contoh Surat Kuasa Pengambilan IMB & Tips Ampuh!

Updated: 23 Jul, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Mengurus berbagai dokumen perizinan memang seringkali memakan waktu dan tenaga. Salah satu dokumen penting yang seringkali harus diurus adalah Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Nah, kalau kamu berhalangan untuk mengambil IMB sendiri, jangan khawatir! Ada solusi praktis yang bisa kamu pakai, yaitu dengan memberikan surat kuasa pengambilan IMB kepada orang yang kamu percaya. Surat kuasa ini menjadi kunci agar proses pengambilan dokumen penting tersebut bisa berjalan lancar tanpa kehadiranmu.

Mengapa Perlu Surat Kuasa untuk Pengambilan IMB?¶

IMB atau yang kini lebih dikenal dengan nama Persetujuan Bangunan Gedung (PBG) adalah dokumen hukum yang menyatakan legalitas atau izin pembangunan sebuah bangunan. Dokumen ini sangat krusial karena tanpa IMB/PBG, bangunanmu bisa dianggap ilegal dan berisiko terkena sanksi. Proses pengurusannya bisa jadi panjang, mulai dari pengajuan, survey, hingga akhirnya terbit. Nah, setelah terbit, IMB/PBG ini harus diambil di instansi terkait, biasanya Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) atau dinas terkait lainnya di daerahmu.

Seringkali, pemilik properti atau pemohon IMB/PBG punya kesibukan lain, entah itu pekerjaan, dinas luar kota, atau kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan. Di sinilah peran surat kuasa menjadi sangat vital. Dengan surat kuasa, kamu bisa menunjuk seseorang yang kamu percayai, seperti anggota keluarga, teman dekat, atau asisten, untuk mewakilimu dalam pengambilan dokumen penting tersebut. Ini tentu jauh lebih efisien dibandingkan harus mengurus sendiri di tengah padatnya jadwal, bukan?

Komponen Penting dalam Surat Kuasa Pengambilan IMB¶

Agar surat kuasa yang kamu buat sah dan bisa diterima oleh instansi terkait, ada beberapa komponen penting yang wajib ada. Tanpa elemen-elemen ini, bisa-bisa surat kuasamu ditolak, dan kamu harus mengulang dari awal. Makanya, penting banget untuk memastikan setiap detailnya lengkap dan akurat. Yuk, kita bedah satu per satu!

Judul Surat yang Jelas¶

Bagian paling atas surat haruslah berupa judul yang menjelaskan isi surat tersebut. Ini penting agar pihak yang membaca langsung tahu maksud dan tujuan surat ini. Contohnya, “SURAT KUASA” atau “SURAT KUASA PENGAMBILAN DOKUMEN.” Lebih spesifik lagi, “SURAT KUASA PENGAMBILAN IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN (IMB)” akan sangat membantu. Judul yang spesifik akan menghindari kebingungan dan mempercepat proses verifikasi di loket pelayanan.

Identitas Pemberi Kuasa (Yang Memberi Kuasa)¶

Bagian ini berisi data lengkap dari orang yang memberikan kuasa atau pemilik sah IMB/PBG. Identitas ini harus dicantumkan secara detail dan akurat sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang berlaku. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan sedikit pun, karena ini bisa menjadi penyebab penolakan.

Data yang harus ada:
* Nama Lengkap: Tulis nama sesuai KTP.
* Nomor Induk Kependudukan (NIK): NIK 16 digit yang unik.
* Tempat, Tanggal Lahir: Sesuai KTP.
* Pekerjaan: Jika ada.
* Alamat Lengkap: Termasuk RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, dan Kota/Kabupaten.

Pencantuman NIK adalah hal yang krusial. NIK merupakan identitas tunggal yang sah secara hukum dan digunakan untuk verifikasi data kependudukan. Kesalahan pada bagian ini bisa membuat surat kuasamu tidak valid di mata hukum dan instansi terkait.

Identitas Penerima Kuasa (Yang Menerima Kuasa)¶

Sama seperti pemberi kuasa, identitas orang yang akan menerima kuasa atau yang akan mengambil IMB/PBG juga harus dicantumkan secara lengkap dan akurat. Penerima kuasa ini haruslah orang yang kamu percaya penuh dan bisa bertanggung jawab. Ia juga wajib membawa KTP asli miliknya saat pengambilan dokumen.

Sangat penting untuk memastikan bahwa NIK penerima kuasa juga benar dan valid. Instansi pelayanan akan mencocokkan data pada surat kuasa dengan KTP asli yang dibawa oleh penerima kuasa. Jika ada perbedaan, tentu saja akan timbul masalah.

Objek Kuasa (Tujuan Pemberian Kuasa)¶

Pada bagian ini, kamu harus menjelaskan secara spesifik dan jelas tujuan pemberian kuasa tersebut. Jangan hanya menulis “untuk mengurus IMB” secara umum, tapi perjelas “untuk pengambilan IMB” beserta detail IMB yang dimaksud. Semakin spesifik, semakin baik.

Detail yang perlu dicantumkan:
* Tujuan spesifik: “Pengambilan Izin Mendirikan Bangunan (IMB)” atau “Pengambilan Persetujuan Bangunan Gedung (PBG).”
* Nomor IMB/PBG (jika sudah ada pemberitahuan nomornya).
* Alamat lengkap bangunan yang IMB/PBG-nya akan diambil.
* Nama pemilik bangunan (jika berbeda dengan pemberi kuasa, meskipun biasanya sama).

Pencantuman detail ini penting agar tidak ada ambiguitas atau salah paham mengenai dokumen yang akan diambil. Ini juga mencegah penyalahgunaan surat kuasa untuk keperluan lain yang tidak kamu inginkan.

Klausul Hak dan Kewajiban Penerima Kuasa¶

Meskipun sering terlupakan, bagian ini bisa menambah kekuatan hukum surat kuasa. Kamu bisa mencantumkan bahwa penerima kuasa berhak untuk melakukan segala tindakan yang diperlukan sehubungan dengan pengambilan dokumen tersebut. Misalnya, menandatangani tanda terima, menyerahkan fotokopi dokumen, atau bahkan melakukan koreksi minor jika diperlukan. Namun, pastikan batasannya jelas agar tidak ada penyalahgunaan wewenang.

Batas Waktu atau Kondisi Berakhirnya Kuasa (Opsional tapi Penting)¶

Untuk keamananmu, kamu bisa mencantumkan batas waktu berlakunya surat kuasa ini. Misalnya, “Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal ditandatangani hingga proses pengambilan IMB selesai.” Atau, “Surat kuasa ini berlaku selama 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal ditandatangani.” Ini mencegah surat kuasa disalahgunakan setelah tujuan utamanya tercapai.

Pernyataan Keabsahan Dokumen¶

Sertakan kalimat yang menyatakan bahwa seluruh data dan dokumen yang diserahkan adalah asli dan sah. Ini menunjukkan itikad baik dan tanggung jawabmu sebagai pemberi kuasa. Contohnya: “Bahwa seluruh data dan dokumen yang terlampir adalah benar dan sah menurut hukum.”

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat¶

Tuliskan kota tempat surat kuasa dibuat dan tanggal pembuatannya. Ini penting untuk menentukan keabsahan waktu dari surat tersebut. Contoh: “Jakarta, 12 Januari 2024.”

Tanda Tangan dan Materai¶

Ini adalah bagian paling penting yang memberikan kekuatan hukum pada surat kuasa.
* Tanda tangan pemberi kuasa: Harus sama dengan tanda tangan di KTP.
* Materai: Pastikan ada materai yang ditempel di atas nama pemberi kuasa dan ditandatangani sebagian di atas materai, sebagian lagi di kertas (zig-zag). Penggunaan materai Rp10.000 (sepuluh ribu rupiah) adalah wajib untuk dokumen hukum seperti ini. Materai menunjukkan bahwa surat ini memiliki kekuatan hukum yang sah dan telah disetujui oleh para pihak.
* Tanda tangan penerima kuasa: Penerima kuasa juga harus menandatangani surat ini sebagai tanda persetujuan untuk menerima dan menjalankan kuasa.
* Tanda tangan saksi (opsional): Jika diperlukan atau kamu ingin lebih aman, bisa ditambahkan tanda tangan dua orang saksi, lengkap dengan nama dan NIK mereka. Saksi bisa dari keluarga atau tetangga yang mengetahui pemberian kuasa ini.

Contoh Surat Kuasa Pengambilan IMB
Image just for illustration

Contoh Surat Kuasa Pengambilan IMB yang Benar¶

Berikut adalah contoh format surat kuasa yang bisa kamu jadikan panduan. Ingat, bagian yang ada di dalam kurung siku [ ] adalah placeholder yang harus kamu isi dengan data yang relevan.

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap          : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
NIK                   : [Nomor Induk Kependudukan Pemberi Kuasa]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir Pemberi Kuasa]
Pekerjaan             : [Pekerjaan Pemberi Kuasa]
Alamat Lengkap        : [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa: Jl., No., RT/RW, Kel/Desa, Kec., Kota/Kab., Provinsi]
No. Telepon           : [Nomor Telepon Pemberi Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK PERTAMA** (Pemberi Kuasa).

Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:

Nama Lengkap          : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
NIK                   : [Nomor Induk Kependudukan Penerima Kuasa]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Pekerjaan             : [Pekerjaan Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap        : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa: Jl., No., RT/RW, Kel/Desa, Kec., Kota/Kab., Provinsi]
No. Telepon           : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK KEDUA** (Penerima Kuasa).

---------------------------------------------------------------------------------------------------

**KHUSUS UNTUK DAN ATAS NAMA PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA DIBERIKAN WEWENANG PENUH UNTUK:**

Melakukan pengambilan dokumen Izin Mendirikan Bangunan (IMB) / Persetujuan Bangunan Gedung (PBG) dengan rincian sebagai berikut:

1.  **Jenis Dokumen:** Izin Mendirikan Bangunan (IMB) / Persetujuan Bangunan Gedung (PBG)
2.  **Nomor IMB/PBG:** [Jika sudah ada nomor IMB/PBG, cantumkan di sini. Contoh: 123/IMB/2024 atau Nomor PBG: BG.1.1.X-XXXX-XXXX]
3.  **Alamat Lokasi Bangunan:** [Alamat Lengkap Bangunan yang IMB/PBG-nya akan diambil: Jl., No., RT/RW, Kel/Desa, Kec., Kota/Kab., Provinsi, Kode Pos]
4.  **Nama Pemilik Bangunan:** [Nama Pemilik Bangunan sesuai dokumen IMB/PBG, biasanya sama dengan Pemberi Kuasa]
5.  **Instansi Penerbit:** [Contoh: Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota/Kabupaten [Nama Kota/Kabupaten]]

Dalam melaksanakan kuasa ini, PIHAK KEDUA berhak untuk menandatangani tanda terima pengambilan dokumen, menyerahkan dokumen pendukung yang diperlukan, serta melakukan segala tindakan lain yang dianggap perlu dan patut menurut hukum dalam rangka pengambilan dokumen IMB/PBG tersebut.

Surat kuasa ini berlaku efektif sejak tanggal ditandatangani hingga dokumen IMB/PBG tersebut berhasil diambil dan diserahkan kembali kepada PIHAK PERTAMA.

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya dalam keadaan sehat jasmani dan rohani, tanpa paksaan dari pihak manapun, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota Pembuatan Surat], [Tanggal, Bulan, Tahun]

PIHAK KEDUA                                                                         PIHAK PERTAMA
(Penerima Kuasa)                                                                    (Pemberi Kuasa)

[Tanda Tangan Penerima Kuasa]                                                    Materai Rp10.000
[Nama Lengkap Penerima Kuasa]                                                  [Tanda Tangan Pemberi Kuasa]
                                                                                [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]

Tips Penting Sebelum Menyerahkan Surat Kuasa¶

Membuat surat kuasa memang kelihatannya simpel, tapi ada beberapa tips krusial yang bisa bikin prosesnya makin mulus dan terhindar dari kendala. Jangan sampai sudah jauh-jauh datang, malah ditolak karena ada detail kecil yang luput.

Validasi Data: Pastikan semua data, mulai dari nama, NIK, alamat, hingga nomor telepon, baik pemberi maupun penerima kuasa, ditulis dengan benar dan sesuai KTP. Salah satu digit NIK saja bisa jadi masalah besar. Cek juga detail IMB/PBG-nya, seperti nomor dan alamat bangunan.
Siapkan Fotokopi Dokumen Pendukung: Selain surat kuasa asli bermaterai, penerima kuasa biasanya perlu membawa fotokopi KTP pemberi dan penerima kuasa. Terkadang, instansi juga meminta fotokopi bukti pembayaran retribusi IMB/PBG atau dokumen lain yang terkait. Selalu lebih baik membawa lebih banyak dokumen daripada kurang.
Jangan Lupa Materai: Ingat, materai Rp10.000 itu wajib! Tempelkan di tempat yang benar dan bubuhkan tanda tangan di atasnya melintasi materai. Ini adalah syarat legalitas surat kuasa di Indonesia. Tanpa materai yang benar, surat kuasamu bisa dianggap tidak sah.
Identitas Diri Penerima Kuasa: Penerima kuasa wajib membawa KTP asli miliknya. Petugas akan mencocokkan wajah dan data di KTP asli dengan surat kuasa. Ini untuk memastikan bahwa orang yang mengambil dokumen adalah benar-benar orang yang diberikan kuasa.
Cek Persyaratan Tambahan: Setiap daerah atau bahkan setiap instansi bisa memiliki sedikit perbedaan dalam persyaratan pengambilan dokumen. Ada baiknya menanyakan langsung ke dinas terkait (DPMPTSP atau sejenisnya) sebelum datang, apakah ada persyaratan khusus lain selain surat kuasa. Misalnya, harus membawa fotokopi akta tanah, atau surat pengantar tertentu.
Jaga Komunikasi: Pastikan kamu dan penerima kuasa saling berkomunikasi dengan baik. Berikan instruksi yang jelas, dan pastikan penerima kuasa tahu persis apa yang harus dilakukan. Mintalah ia untuk langsung mengabarimu setelah dokumen berhasil diambil.

Fakta Menarik Seputar IMB dan Surat Kuasa¶

IMB dan surat kuasa memiliki latar belakang dan implikasi hukum yang menarik untuk diketahui. Dengan memahami ini, kamu bisa lebih bijak dalam mengurusnya.

Evolusi IMB Menjadi PBG: Sejak disahkannya Undang-Undang Cipta Kerja dan peraturan turunannya, IMB kini telah digantikan oleh Persetujuan Bangunan Gedung (PBG). PBG lebih menekankan pada kesesuaian fungsi dan teknis bangunan, bukan lagi sekadar izin pendirian. Meskipun namanya berubah, esensinya tetap sama: memastikan bangunanmu legal. Proses pengambilan PBG pun pada dasarnya mirip dengan IMB.
Kedudukan Hukum Surat Kuasa: Surat kuasa adalah sebuah perjanjian delegasi. Artinya, kamu mendelegasikan sebagian wewenangmu kepada orang lain. Secara hukum, tindakan yang dilakukan oleh penerima kuasa dalam batas wewenang yang diberikan, dianggap sebagai tindakanmu sendiri. Ini tercantum dalam Pasal 1792 hingga Pasal 1819 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata. Makanya, penting banget memilih orang yang sangat kamu percaya!
Pentingnya Legalitas Bangunan: Memiliki IMB/PBG bukan hanya soal memenuhi peraturan, tapi juga melindungi nilai investasi propertimu. Bangunan tanpa IMB/PBG bisa sulit dijual, tidak bisa dijadikan jaminan pinjaman bank, bahkan bisa dikenai sanksi denda hingga pembongkaran. Jadi, mengurusnya sampai tuntas itu investasi masa depan.
Pencegahan Penyalahgunaan Kuasa: Salah satu risiko terbesar dalam memberikan surat kuasa adalah potensi penyalahgunaan. Oleh karena itu, penting untuk membuat surat kuasa se-spesifik mungkin, membatasi ruang lingkup, dan jika perlu, mencantumkan batas waktu. Jangan pernah memberikan kuasa umum jika tujuannya hanya untuk pengambilan dokumen.

Prosedur Umum Pengambilan IMB/PBG dengan Surat Kuasa¶

Agar kamu punya gambaran lengkap, mari kita bahas prosedur umum pengambilan IMB/PBG di instansi terkait menggunakan surat kuasa. Prosesnya relatif standar, tapi detail kecil bisa membuat perbedaan.

Pemberi Kuasa Menyiapkan Dokumen:
- Surat kuasa asli bermaterai yang sudah ditandatangani oleh pemberi dan penerima kuasa.
- Fotokopi KTP pemberi kuasa.
- Fotokopi bukti pembayaran retribusi IMB/PBG (jika ada).
- Nomor registrasi permohonan IMB/PBG yang sudah terbit.
- Dokumen pendukung lain yang mungkin diminta sebelumnya (misal: fotokopi sertifikat tanah, PBB terakhir).
Penerima Kuasa Datang ke Instansi Terkait:
- Penerima kuasa datang ke lokasi pengambilan dokumen IMB/PBG (misalnya, DPMPTSP).
- Membawa semua dokumen yang telah disiapkan oleh pemberi kuasa, termasuk KTP asli miliknya.
Verifikasi Dokumen oleh Petugas:
- Di loket pelayanan, petugas akan meminta surat kuasa dan KTP asli penerima kuasa.
- Mereka akan mencocokkan data di surat kuasa dengan KTP asli penerima kuasa.
- Petugas juga akan memeriksa keabsahan materai dan tanda tangan.
- Verifikasi data pemberi kuasa melalui NIK juga bisa dilakukan.
Pengambilan IMB/PBG:
- Setelah verifikasi berhasil, petugas akan menyerahkan dokumen IMB/PBG kepada penerima kuasa.
- Penerima kuasa akan diminta menandatangani tanda terima pengambilan dokumen sebagai bukti.
Pentingnya Cek Fisik Dokumen yang Diterima:
- Setelah menerima IMB/PBG, penerima kuasa harus memeriksa kembali isinya. Pastikan nama pemilik, alamat bangunan, nomor IMB/PBG, dan detail lainnya sudah benar dan sesuai dengan permohonan.
- Pastikan juga dokumen fisik dalam kondisi baik dan lengkap, tidak ada halaman yang hilang atau rusak.

Meskipun terlihat mudah, terkadang ada antrean panjang atau kendala teknis lainnya. Oleh karena itu, kesabaran dan persiapan yang matang sangat diperlukan.

Alternatif Jika Tidak Bisa Menggunakan Surat Kuasa¶

Dalam beberapa kasus, mungkin kamu menemukan kendala untuk menggunakan surat kuasa, atau preferensi pribadi yang berbeda. Ada beberapa alternatif yang bisa dipertimbangkan:

Mengurus Sendiri: Jika waktu dan kesempatan memungkinkan, mengurus dan mengambil IMB/PBG sendiri adalah pilihan terbaik. Kamu bisa langsung berinteraksi dengan petugas, mendapatkan informasi langsung, dan memastikan semua dokumen benar. Ini juga bisa jadi pengalaman berharga untuk memahami birokrasi perizinan.
Jasa Profesional (Konsultan Perizinan): Jika kamu benar-benar tidak punya waktu atau merasa prosesnya terlalu rumit, ada banyak biro jasa atau konsultan perizinan yang bisa membantumu dari awal hingga akhir. Mereka biasanya sudah sangat paham prosedur dan persyaratan. Tentu saja, layanan ini berbayar dan pastikan kamu memilih penyedia jasa yang terpercaya dan memiliki reputasi baik. Mereka juga biasanya akan meminta surat kuasa darimu, namun dengan cakupan yang lebih luas sesuai perjanjian.

Kesimpulan¶

Surat kuasa pengambilan IMB/PBG adalah alat yang sangat bermanfaat untuk mempermudah proses pengambilan dokumen penting ini ketika kamu berhalangan. Membuatnya memang butuh ketelitian, mulai dari memastikan kelengkapan data identitas pemberi dan penerima kuasa, spesifikasi objek kuasa, hingga penggunaan materai yang tepat. Ingat, IMB/PBG kini berevolusi menjadi Persetujuan Bangunan Gedung, namun kebutuhan akan legalitas bangunan tetap fundamental.

Dengan mengikuti panduan ini dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang, dijamin proses pengambilan dokumen IMB/PBG-mu akan berjalan lancar tanpa kendala berarti. Kehati-hatian dalam setiap detail adalah kunci keberhasilan.

Apakah kamu punya pengalaman unik saat mengurus surat kuasa atau mengambil IMB/PBG? Atau mungkin ada pertanyaan seputar format surat kuasa ini? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah!

Contoh Jenis Surat