Panduan Lengkap: Contoh Surat Pengantar Magang dari Sekolah + Tips Ampuh!

Diperbarui: 03 Jul, 2025 • 0 • menit membaca

Daftar Isi

Surat pengantar magang dari sekolah itu ibarat “tiket masuk” buat kamu yang mau ngelamar magang di suatu perusahaan atau instansi. Surat ini penting banget karena jadi bukti kalau permohonan magang kamu resmi diketahui dan didukung oleh pihak sekolah. Nggak cuma itu, surat ini juga ngejelasin status kamu sebagai siswa/siswi yang memang butuh program magang (biasanya namanya Praktik Kerja Lapangan atau PKL) sebagai bagian dari kurikulum pendidikan. Jadi, intinya, surat ini melegalkan kehadiran kamu di tempat magang.

Kenapa Surat Pengantar Magang dari Sekolah itu Penting?¶

Kamu mungkin bertanya-tanya, “Kan saya udah ngasih CV sama surat permohonan dari saya pribadi, kenapa masih butuh surat dari sekolah?”. Nah, ada beberapa alasan kuat kenapa surat ini nggak bisa disepelekan:

Legalitas dan Keabsahan¶

Surat dari sekolah memberikan status resmi pada permohonan magangmu. Perusahaan biasanya butuh ini sebagai dokumen pelengkap dan bukti bahwa kamu memang siswa aktif di sekolah tersebut dan magang ini adalah bagian dari program pendidikan.

Memperkuat Permohonan¶

Surat pengantar menunjukkan bahwa sekolah mendukung langkah kamu buat mencari pengalaman kerja. Ini bisa jadi nilai plus di mata perusahaan karena mereka tahu kamu bukan cuma iseng, tapi memang ada program resmi yang melatarbelakangi keinginan magangmu.

Menunjukkan Dukungan Sekolah¶

Adanya surat ini juga menunjukkan bahwa pihak sekolah bertanggung jawab dan memantau kegiatan magangmu. Ini memberikan rasa aman tersendiri bagi perusahaan yang menerima, karena ada pihak lain (sekolah) yang juga terlibat dalam proses pendidikanmu di luar kelas.

Bukti Resmi Status Siswa¶

Buat beberapa perusahaan, terutama yang besar atau BUMN, mereka butuh bukti valid kalau kamu masih berstatus sebagai siswa aktif. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi statusmu, lengkap dengan kop surat dan stempel sekolah.

Contoh Surat Pengantar Magang dari Sekolah
Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Pengantar Magang¶

Surat pengantar magang yang baik punya komponen-komponen standar layaknya surat resmi lainnya. Tiap bagian ini punya fungsi masing-masing dan harus ada biar suratnya lengkap dan valid.

Kop Surat Sekolah¶

Ini adalah bagian paling atas surat yang berisi identitas lengkap sekolah kamu. Biasanya mencakup:
* Nama Sekolah (misal: SMK Negeri 1 Jakarta)
* Alamat Lengkap Sekolah
* Nomor Telepon dan Faksimili (jika ada)
* Alamat Email dan Website Resmi Sekolah (jika ada)
* Lambang atau Logo Sekolah

Nomor Surat¶

Setiap surat resmi yang dikeluarkan sekolah pasti punya nomor unik. Nomor ini penting buat administrasi sekolah dan juga buat perusahaan yang menerima surat. Formatnya beda-beda tiap sekolah, tapi intinya ada nomor urut, kode surat, bulan, dan tahun. Contoh: 421/055/SMKN1/XII/2023.

Tanggal¶

Tanggal kapan surat itu dikeluarkan. Pastikan tanggalnya terbaru dan relevan dengan waktu kamu mengajukan permohonan magang.

Lampiran¶

Bagian ini opsional, diisi kalau ada dokumen lain yang dilampirkan bersama surat pengantar ini, misalnya daftar nama siswa yang magang, proposal magang, atau dokumen lain yang diminta sekolah/perusahaan. Kalau nggak ada lampiran, bisa ditulis “-” atau “Tidak Ada”.

Hal (Perihal)¶

Menjelaskan isi surat secara singkat dan jelas. Untuk surat pengantar magang, perihalnya biasanya: “Permohonan Izin Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)”, “Permohonan Magang Siswa”, atau sejenisnya.

Penerima Surat¶

Bagian ini berisi kepada siapa surat itu ditujukan. Biasanya:
* Kepada Yth.
* Pimpinan / Manajer HRD / Kepala Bagian (sesuaikan dengan tujuan magang)
* Nama Perusahaan / Instansi
* Alamat Lengkap Perusahaan / Instansi

Pastikan nama perusahaan, nama penerima (kalau tahu), dan alamatnya benar dan tepat ya. Ini menunjukkan kalau kamu serius dan udah riset.

Salam Pembuka¶

Salam standar surat resmi, biasanya “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” diikuti koma.

Isi Surat¶

Ini adalah inti dari surat pengantar. Bagian ini menjelaskan:
* Identitas Siswa: Nama lengkap siswa yang akan magang, Nomor Induk Siswa (NIS), kelas/jurusan. Kalau magangnya berkelompok, sebutkan semua nama siswa dalam kelompok tersebut, lengkap dengan NIS, kelas, dan jurusannya masing-masing.
* Tujuan Magang: Menyatakan bahwa siswa/siswi tersebut perlu melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) atau magang sebagai bagian dari kurikulum atau program pendidikan di sekolah. Sebutkan bahwa magang ini bertujuan untuk memberikan pengalaman praktis di dunia kerja yang relevan dengan jurusan mereka.
* Nama Perusahaan/Instansi Tujuan: Menyebutkan secara spesifik nama perusahaan atau instansi tempat siswa ingin magang.
* Durasi Magang: Menyebutkan rencana periode waktu magang, misalnya “selama 3 bulan, mulai dari tanggal [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai]”. Sekolah biasanya menentukan durasi ini sesuai kurikulum.
* Harapan: Menyatakan harapan agar permohonan ini dapat diterima dan siswa dapat melaksanakan magang di perusahaan tersebut. Bisa juga ditambahkan poin bahwa sekolah akan memantau kegiatan siswa selama magang.

Panjang bagian isi ini sekitar 2-3 paragraf, ditulis dengan bahasa resmi tapi lugas.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan¶

Jika sudah ada rencana spesifik, bisa disebutkan kembali di sini untuk menegaskan. Namun, seringkali bagian ini sudah tercakup dalam bagian “Isi Surat” saat menjelaskan durasi magang.

Penutup¶

Berisi kalimat penutup yang standar, misalnya “Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.”

Salam Penutup¶

Salam standar surat resmi, seperti “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.”.

Nama dan Jabatan Penanggung Jawab¶

Biasanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan/Hubungan Industri. Di bawah salam penutup, dituliskan:
* Nama Lengkap Penanggung Jawab (dengan gelar, jika ada)
* Jabatan Penanggung Jawab

Stempel Sekolah¶

Ini adalah salah satu bagian terpenting yang membuktikan keaslian surat. Stempel harus mengenai bagian tanda tangan penanggung jawab. Tanpa stempel, surat ini dianggap tidak resmi oleh banyak perusahaan.

Langkah-Langkah Membuat Surat Pengantar Magang (dari Sisi Siswa)¶

Meskipun surat ini dibuat dan dikeluarkan oleh pihak sekolah, kamu sebagai siswa punya peran dalam proses pembuatannya.

Konsultasi dengan Pihak Sekolah¶

Langkah pertama adalah bicara sama guru atau staf bagian yang mengurus PKL/magang di sekolahmu (biasanya guru BK, wali kelas, atau staf Hubin/Hubungan Industri). Tanyakan prosedur pengurusan surat pengantar magang.

Menyediakan Data yang Dibutuhkan¶

Sekolah akan meminta data-data yang diperlukan untuk dimasukkan ke dalam surat. Data ini meliputi:
* Nama lengkap kamu
* NIS (Nomor Induk Siswa)
* Kelas dan Jurusan
* Nama perusahaan/instansi tujuan magang
* Alamat lengkap perusahaan/instansi
* Periode waktu rencana magang
* Nama kontak person di perusahaan (kalau ada, ini optional tapi bagus)
* Nama siswa lain jika magang berkelompok

Pastikan data yang kamu kasih akurat ya!

Proses Pembuatan oleh Sekolah¶

Setelah data lengkap, pihak sekolah (biasanya staf tata usaha atau bagian Hubin) akan membuatkan draf surat pengantar sesuai format standar sekolah.

Pengambilan Surat¶

Jika surat sudah selesai ditandatangani Kepala Sekolah/Wakil dan distempel, kamu akan dihubungi untuk mengambilnya.

Verifikasi Ulang¶

Sebelum surat kamu bawa ke perusahaan, cek lagi semua datanya. Pastikan nama kamu, nama perusahaan, alamat, dan periode magang sudah benar. Jangan lupa cek apakah suratnya sudah ada nomor, tanggal, tanda tangan pejabat sekolah, dan stempel.

Contoh Surat Pengantar Magang dari Sekolah¶

Ini dia salah satu contoh format surat pengantar magang dari sekolah yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, format tiap sekolah bisa beda-beda, tapi komponen intinya kurang lebih sama.

Contoh 1: Format Umum¶

[Kop Surat Sekolah]

[Logo Sekolah]
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 1 KOTA MAJU
Kompetensi Keahlian: Teknik Komputer dan Jaringan, Akuntansi, Tata Boga
Alamat: Jl. Pendidikan No. 123, Kota Maju, Kode Pos 12345
Telp: (021) 1234567 Fax: (021) 1234568
Email: smkn1kotamaju@email.com Website: www.smkn1kotamaju.sch.id

Nomor     : 421/087/SMKN1/XII/2023
Lampiran  : -
Hal       : Permohonan Izin Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Yth. Pimpinan
PT. Solusi Teknologi Indonesia
Jl. Inovasi Baru No. 45
Kota Maju

Dengan hormat,

Dalam rangka memenuhi kurikulum pendidikan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Kota Maju, khususnya bagi siswa-siswi yang menempuh program Kompetensi Keahlian [Sebutkan Jurusan, misal: Teknik Komputer dan Jaringan], kami mewajibkan siswa untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di dunia usaha atau dunia industri. Program PKL ini bertujuan untuk memberikan pengalaman kerja secara langsung serta meningkatkan kompetensi dan keterampilan siswa sesuai dengan bidang keahliannya.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin kepada Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan/Instansi Tujuan, misal: PT. Solusi Teknologi Indonesia] agar kiranya berkenan menerima siswa kami untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Adapun identitas siswa yang kami maksud adalah sebagai berikut:

Nama Lengkap   : [Nama Siswa, misal: ANGGARA PRATAMA]
Nomor Induk Siswa : [NIS Siswa, misal: 21221001]
Kelas / Jurusan   : [Kelas dan Jurusan, misal: XII TKJ 1]

Kami merencanakan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini akan dilaksanakan selama [Durasi Magang, misal: 3 (tiga) bulan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai]. Jadwal dan teknis pelaksanaan lebih lanjut dapat disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan Bapak/Ibu.

Kami berharap melalui kegiatan PKL ini, siswa kami dapat memperoleh ilmu dan pengalaman yang berharga, serta dapat memberikan kontribusi positif selama berada di perusahaan Bapak/Ibu. Pihak sekolah akan senantiasa memantau perkembangan siswa selama pelaksanaan PKL.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Sekolah]
[Stempel Sekolah]

[Nama Lengkap Pejabat Sekolah]
[Jabatan Pejabat Sekolah, misal: Kepala SMK Negeri 1 Kota Maju]

Kamu bisa copy-paste format di atas lalu sesuaikan dengan data sekolah, data kamu, dan data perusahaan tujuan. Pastikan semua bagian yang ada di dalam kurung siku [ ] diisi dengan data yang benar.

Contoh 2: Format untuk Beberapa Siswa¶

Kalau kamu magang bareng teman-teman satu jurusan di tempat yang sama, surat pengantarnya bisa digabung. Bagian identitas siswa tinggal dibuat dalam bentuk daftar atau tabel.

[Kop Surat Sekolah - Sama seperti Contoh 1]

Nomor     : 421/088/SMKN1/XII/2023
Lampiran  : 1 (Satu) Berkas Daftar Nama Siswa
Hal       : Permohonan Izin Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Yth. Manajer HRD
PT. Kreatif Digital Mandiri
Jl. Industri Kreatif No. 78
Kota Maju

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kurikulum di SMK Negeri 1 Kota Maju yang mewajibkan siswa pada Kompetensi Keahlian [Sebutkan Jurusan, misal: Multimedia] untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sebagai bagian dari proses pembelajaran dan pengembangan kompetensi, maka kami bermaksud mengajukan permohonan izin.

Kami mohon agar kiranya Bapak/Ibu Manajer HRD [Nama Perusahaan Tujuan, misal: PT. Kreatif Digital Mandiri] berkenan menerima siswa-siswi kami untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Berikut adalah identitas siswa-siswi kami yang mengajukan permohonan PKL:

1. Nama Lengkap   : [Nama Siswa 1]
   Nomor Induk Siswa : [NIS Siswa 1]
   Kelas / Jurusan   : [Kelas dan Jurusan]

2. Nama Lengkap   : [Nama Siswa 2]
   Nomor Induk Siswa : [NIS Siswa 2]
   Kelas / Jurusan   : [Kelas dan Jurusan]

3. Nama Lengkap   : [Nama Siswa 3]
   Nomor Induk Siswa : [NIS Siswa 3]
   Kelas / Jurusan   : [Kelas dan Jurusan]

(Tambahkan baris sesuai jumlah siswa)

Rencana pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini adalah selama [Durasi Magang, misal: 3 bulan], mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai].

Kami sangat berharap siswa-siswi kami dapat diterima dan mendapatkan kesempatan belajar yang berharga selama di perusahaan Bapak/Ibu. Kami percaya pengalaman praktis di PT. Kreatif Digital Mandiri akan sangat bermanfaat bagi pengembangan skill dan wawasan mereka. Kami akan tetap memantau kegiatan dan progress siswa selama PKL.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Sekolah]
[Stempel Sekolah]

[Nama Lengkap Pejabat Sekolah]
[Jabatan Pejabat Sekolah, misal: Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Industri]

Dalam contoh kedua ini, kamu bisa lihat ada bagian “Lampiran: 1 (Satu) Berkas Daftar Nama Siswa”. Ini berarti ada dokumen terpisah yang berisi daftar lengkap siswa jika jumlahnya cukup banyak, jadi tidak semua nama dimasukkan di dalam isi surat utama. Tapi kalau cuma 2-3 siswa, biasanya cukup dimasukkan langsung di isi surat seperti contoh di atas.

Tips Agar Surat Pengantar Kamu Efektif¶

Selain punya semua komponen lengkap, ada beberapa tips nih biar surat pengantar magangmu bekerja maksimal:

Pastikan Data Akurat¶

Ini krusial! Salah ketik nama kamu, nama perusahaan, atau alamat bisa fatal dan bikin suratmu terlihat tidak profesional atau bahkan ditolak. Teliti sebelum dikirim itu wajib banget.

Gunakan Bahasa Resmi tapi Jelas¶

Karena ini surat resmi, bahasa yang dipakai harus baku dan sopan. Tapi nggak perlu kaku-kaku banget, yang penting pesannya jelas: kamu siswa dari sekolah ini, mau magang di sini, periodenya segini, dan tujuannya buat belajar.

Cek Kembali Sebelum Dikirim/Dibawa¶

Sebelum suratnya kamu bawa ke perusahaan, luangkan waktu sebentar buat ngecek lagi semuanya. Ada nggak yang kurang? Nomor surat? Tanggal? Stempel? Tanda tangan? Lebih baik teliti di awal daripada nanti ketahuan ada yang salah di perusahaan.

Kirimkan Tepat Waktu¶

Surat pengantar ini biasanya dilampirkan bersama dokumen permohonan magang lainnya (CV, surat lamaran pribadi). Pastikan semua dokumen sudah siap dan dikirimkan sesuai deadline yang ditentukan oleh perusahaan atau sekolah.

Fakta Menarik Seputar Magang¶

Ngomongin soal magang, ada beberapa hal menarik nih yang mungkin perlu kamu tahu:

Asal Usul: Konsep magang atau internship itu sebenernya udah ada dari zaman dulu, lho! Di Eropa Abad Pertengahan, ada sistem apprenticeship di mana seseorang belajar keahlian dari seorang master di bidangnya selama bertahun-tahun. Mirip-mirip magang modern, kan? Bedanya, dulu biasanya berakhir dengan jadi anggota guild atau serikat kerja.
Magang Bukan Cuma Buat Cari Gaji: Tujuan utama magang, terutama buat siswa sekolah kejuruan, itu bukan buat cari uang saku (meskipun kalau dikasih ya Alhamdulillah hehe), tapi buat belajar dan mengembangkan diri. Kamu bisa ngelihat langsung gimana dunia kerja itu berjalan, nerapin ilmu yang didapat di sekolah, dan bangun networking.
Data PKL di Indonesia: Pemerintah Indonesia melalui Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan selalu mendorong program PKL atau magang di SMK. Ini terbukti efektif buat nyiapin lulusan SMK agar siap kerja. Data menunjukkan bahwa lulusan SMK yang punya pengalaman PKL cenderung punya daya saing yang lebih baik di pasar kerja.
Perusahaan Juga Untung: Menerima siswa magang bukan cuma ngebantu siswa, tapi juga bisa jadi keuntungan buat perusahaan. Mereka bisa dapet “tenaga tambahan” buat tugas-tugas tertentu, bisa sekalian “seleksi” calon karyawan potensial, dan juga ikut berkontribusi pada dunia pendidikan. Win-win solution!

Kesalahan Umum dalam Surat Pengantar Magang yang Perlu Dihindari¶

Biar proses pengajuan magangmu lancar, hindari beberapa kesalahan yang sering terjadi terkait surat pengantar ini:

Salah Data¶

Ini udah disebutin sebelumnya, tapi saking pentingnya, perlu diulang. Salah nama perusahaan, alamat, nama siswa, atau NIS itu fatal. Cek, cek, dan cek lagi!

Format Tidak Rapi¶

Meskipun isinya sudah benar, kalau formatnya berantakan, penomoran nggak jelas, atau tata letak nggak standar surat resmi, bisa mengurangi profesionalisme surat tersebut di mata perusahaan.

Tidak Ada Nomor, Tanggal, atau Stempel¶

Surat tanpa elemen-elemen ini tidak sah sebagai surat resmi sekolah. Pastikan ketiganya ada dan lengkap. Stempel itu bukti legalitas paling gampang dikenali.

Tujuan Tidak Jelas¶

Isi surat harus to the point menjelaskan bahwa siswa ini perlu magang sebagai bagian dari kurikulum sekolahnya. Jangan sampai perusahaan bingung ini surat buat apa.

Bagaimana Memanfaatkan Surat Pengantar Setelah Diterima?¶

Setelah kamu dapat surat pengantar dari sekolah, langkah selanjutnya adalah:

Melampirkan ke Permohonan Magang¶

Surat ini biasanya jadi salah satu dokumen wajib yang harus kamu lampirkan saat mengirimkan berkas lamaran magang ke perusahaan tujuan. Satukan dengan CV, surat lamaran pribadi, fotokopi rapor/KTP, dan dokumen lain yang diminta.

Menyimpan Salinan¶

Penting banget buat punya salinan atau fotokopi surat pengantar ini. Siapa tahu nanti kamu butuh buat arsip pribadi, laporan ke sekolah, atau hal lain yang nggak terduga.

Menindaklanjuti (Jika Perlu)¶

Setelah berkas permohonan (termasuk surat pengantar) dikirim, kamu bisa menindaklanjuti ke perusahaan setelah beberapa waktu (misal seminggu atau dua minggu) kalau belum ada kabar. Kamu bisa menanyakan apakah berkas sudah diterima dan bagaimana status permohonanmu.

Relevansi Magang dengan Kurikulum Sekolah¶

Program magang atau PKL di SMK itu bukan cuma kegiatan tambahan, tapi memang sudah terintegrasi dalam kurikulum. Tujuannya jelas, yaitu:

Menerapkan Teori: Siswa bisa mempraktikkan ilmu dan teori yang didapat di kelas ke dalam situasi kerja nyata.
Mengembangkan Soft Skill: Magang melatih siswa dalam hal komunikasi, kerja sama tim, disiplin, adaptasi, dan etika kerja yang seringkali nggak bisa didapat hanya di lingkungan sekolah.
Mengenal Budaya Kerja: Siswa jadi tahu gimana sih rasanya bekerja di lingkungan profesional, apa saja tantangan dan budayanya. Ini penting banget buat mempersiapkan diri setelah lulus nanti.
Meningkatkan Kompetensi: Dengan praktik langsung dan bimbingan dari profesional di industri, kompetensi siswa di bidang keahliannya jadi meningkat tajam.

Intinya, surat pengantar magang ini adalah jembatan yang menghubungkan antara pembelajaran di sekolah dan pengalaman praktik di dunia kerja. Surat ini adalah bukti bahwa sekolah mendukung penuh proses belajar kamu di luar kelas melalui program magang.

Jadi, kalau kamu mau mengajukan magang, pastikan surat pengantar dari sekolah ini beres duluan ya. Siapkan data-datanya, komunikasikan dengan pihak sekolah, dan cek kembali suratnya sebelum kamu serahkan ke perusahaan tujuan. Surat yang lengkap dan rapi akan memberikan kesan pertama yang baik bagi perusahaan dan menunjukkan bahwa kamu dan sekolahmu serius dengan program magang ini.

Semoga panduan dan contoh surat ini bermanfaat buat kamu yang sedang mempersiapkan diri untuk magang. Semangat!

Nah, itu dia penjelasan lengkap soal surat pengantar magang dari sekolah beserta contohnya. Gimana, udah lebih paham kan? Kalau ada yang kurang jelas atau punya pengalaman seru soal ngurus surat magang ini, jangan ragu tinggalkan komentar di bawah ya! Kita diskusi bareng.