Panduan Lengkap Contoh Surat Perjanjian Kerjasama CSR: Tips & Template Gratis!
Pernahkah kamu berpikir, kenapa sih perusahaan besar atau organisasi sering banget ngadain kolaborasi untuk program CSR (Corporate Social Responsibility) mereka? Nah, jawabannya simpel: karena dampaknya bisa lebih luas dan efektif! Tapi, kolaborasi gini nggak bisa cuma ngomong doang, lho. Butuh komitmen dan dasar hukum yang kuat, makanya surat perjanjian kerjasama CSR jadi krusial banget.
Surat ini bukan cuma selembar kertas biasa, tapi adalah jembatan yang menghubungkan visi dan misi dua pihak atau lebih untuk menciptakan perubahan positif di masyarakat. Dengan adanya surat perjanjian, semua pihak jadi tahu hak dan kewajibannya, mencegah kesalahpahaman, dan memastikan program berjalan sesuai rencana. Yuk, kita bedah lebih dalam apa itu surat perjanjian kerjasama CSR dan bagaimana cara menyusunnya.
Image just for illustration
Pentingnya Surat Perjanjian dalam Kolaborasi CSR¶
Kamu mungkin bertanya, “Kan cuma buat kegiatan sosial, kenapa harus ribet pakai surat perjanjian segala?” Eits, jangan salah! Meskipun tujuannya mulia, program CSR itu melibatkan banyak hal seperti anggaran, sumber daya, waktu, bahkan reputasi. Makanya, surat perjanjian itu punya peran yang sangat penting:
Memberi Kejelasan dan Legalitas¶
Surat perjanjian menjamin bahwa semua aspek kerjasama tercatat secara formal dan memiliki kekuatan hukum. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana program akan dijalankan. Tanpa kejelasan ini, bisa-bisa tujuan mulia malah berakhir jadi masalah di kemudian hari.
Mencegah Kesalahpahaman di Kemudian Hari¶
Dengan adanya detail yang tertulis, risiko terjadinya salah paham antarpihak bisa diminimalisir. Setiap peran, tanggung jawab, dan batasan dijelaskan secara eksplisit, jadi tidak ada lagi asumsi yang bisa menimbulkan friksi. Ini adalah fondasi penting untuk menjaga hubungan baik selama kolaborasi.
Membangun Kepercayaan dan Profesionalisme¶
Adanya surat perjanjian menunjukkan bahwa kedua belah pihak serius dan profesional dalam menjalin kerjasama. Hal ini membangun rasa saling percaya, karena ada komitmen tertulis yang bisa dipegang bersama. Kepercayaan ini penting untuk kolaborasi jangka panjang yang sukses.
Alat Ukur Keberhasilan dan Akuntabilitas¶
Surat perjanjian seringkali mencantumkan indikator keberhasilan, target, dan mekanisme pelaporan. Ini membuat program CSR bisa diukur progresnya dan setiap pihak bisa dimintai pertanggungjawaban atas komitmennya. Jadi, dampak program tidak hanya diharapkan, tapi juga dipastikan.
Elemen Kunci dalam Surat Perjanjian CSR¶
Menyusun surat perjanjian kerjasama CSR itu ibarat membangun rumah. Kamu butuh pondasi yang kuat dan elemen-elemen penting lainnya agar rumahnya kokoh. Begitu pula dengan surat perjanjian, ada beberapa bagian inti yang wajib ada. Yuk, kita bongkar satu per satu!
1. Judul Surat¶
Pastikan judulnya jelas dan mencerminkan isi perjanjian. Contohnya: “SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PROGRAM CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY (CSR)”. Judul yang spesifik memudahkan identifikasi dan menunjukkan fokus utama dokumen.
2. Para Pihak yang Bersepakat¶
Ini bagian paling penting untuk mengidentifikasi siapa saja yang terlibat. Cantumkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan/organisasi, alamat, dan nomor identitas (NPWP/KTP jika diperlukan) dari masing-masing pihak. Pastikan penulisan identitas ini akurat dan lengkap untuk menghindari keraguan.
3. Latar Belakang (Konsiderans)¶
Bagian ini menjelaskan mengapa perjanjian ini dibuat. Kamu bisa menjelaskan visi dan misi masing-masing pihak terkait CSR, serta tujuan umum dari kolaborasi ini. Misalnya, “Bahwa Pihak Pertama memiliki komitmen kuat dalam mendukung keberlanjutan lingkungan…” atau “Bahwa Pihak Kedua memiliki program pemberdayaan masyarakat yang sejalan dengan tujuan Pihak Pertama…”.
4. Tujuan Perjanjian¶
Sebutkan secara spesifik apa tujuan dari kerjasama ini. Contoh: “Perjanjian ini bertujuan untuk melaksanakan program edukasi lingkungan bagi siswa sekolah dasar di wilayah X…” atau “Perjanjian ini bertujuan untuk membangun fasilitas sanitasi layak di desa Y guna meningkatkan kualitas kesehatan masyarakat…”. Tujuan harus terukur dan jelas.
5. Ruang Lingkup Kerjasama (Deskripsi Proyek CSR)¶
Bagian ini adalah jantung dari perjanjian. Jelaskan secara rinci kegiatan apa saja yang akan dilakukan, di mana, kapan, dan bagaimana pelaksanaannya. Semakin detail bagian ini, semakin kecil peluang kesalahpahaman. Misalnya, lingkup kegiatan bisa meliputi pengadaan bibit, penanaman, pelatihan, atau penyuluhan.
6. Hak dan Kewajiban Para Pihak¶
Ini adalah bagian yang paling krusial untuk mencegah konflik. Jabarkan secara terpisah apa saja hak dan kewajiban masing-masing pihak. Misalnya, “Pihak Pertama berkewajiban menyediakan dana sebesar RpX” dan “Pihak Kedua berhak mendapatkan laporan penggunaan dana secara berkala”. Tuliskan secara seimbang dan adil.
7. Jangka Waktu Perjanjian¶
Tentukan berapa lama perjanjian ini berlaku. Bisa saja programnya setahun, enam bulan, atau bahkan lebih. Cantumkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya perjanjian. Jika ada kemungkinan perpanjangan, jelaskan juga mekanismenya di bagian ini.
8. Anggaran dan Pendanaan (jika ada)¶
Jika ada alokasi dana dari salah satu pihak, jelaskan detail anggarannya. Termasuk besaran dana, jadwal pencairan, serta mekanisme pelaporan penggunaannya. Transparansi keuangan sangat penting dalam kerjasama CSR.
9. Pelaporan dan Evaluasi¶
Bagaimana program akan dipantau dan dievaluasi? Tentukan frekuensi laporan (bulanan, triwulanan), bentuk laporan (tertulis, presentasi), dan indikator keberhasilan yang akan digunakan. Evaluasi berkala memastikan program berjalan di jalur yang benar dan mencapai targetnya.
10. Penyelesaian Sengketa¶
Tidak ada yang mau sengketa, tapi menyiapkan mekanismenya itu penting. Tentukan bagaimana perselisihan akan diselesaikan, apakah melalui musyawarah mufakat, mediasi, atau arbitrase. Ini memberikan jaminan hukum bagi kedua belah pihak.
11. Kerahasiaan (jika perlu)¶
Jika ada informasi sensitif yang dibagikan selama kolaborasi, tambahkan klausul kerahasiaan. Ini mencegah penyebaran informasi tanpa izin.
12. Force Majeure (Keadaan Memaksa)¶
Apa yang terjadi jika ada bencana alam atau kejadian di luar kendali yang menghambat pelaksanaan program? Klausul force majeure menjelaskan kondisi-kondisi tersebut dan bagaimana perjanjian akan ditindaklanjuti. Ini memberikan perlindungan bagi kedua belah pihak.
13. Pengakhiran Perjanjian¶
Sebutkan kondisi-kondisi yang bisa menyebabkan perjanjian berakhir sebelum waktunya, seperti pelanggaran klausul, kesepakatan bersama, atau pailit. Jelaskan juga prosedur pengakhirannya.
14. Hukum yang Berlaku¶
Tentukan hukum negara mana yang akan mengatur perjanjian ini, biasanya hukum Republik Indonesia. Ini penting untuk kepastian hukum.
15. Penutup dan Tanda Tangan¶
Bagian akhir yang menyatakan bahwa perjanjian dibuat dengan sadar dan tanpa paksaan. Sediakan tempat untuk tanda tangan para pihak dan saksi, lengkap dengan nama dan jabatan.
Image just for illustration
Struktur Contoh Surat Perjanjian Kerjasama CSR¶
Nah, sekarang mari kita coba bayangkan gimana sih bentuk konkret dari surat perjanjian ini. Anggap saja ini adalah blueprint yang bisa kamu pakai sebagai panduan. Ingat, ini hanya contoh ya, jadi kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik program CSR-mu.
SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PROGRAM CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY (CSR)
Nomor: [Nomor Surat/Kode Perjanjian]
Pada hari ini, [Hari], tanggal [Tanggal] bulan [Bulan] tahun [Tahun], bertempat di [Lokasi Penandatanganan], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
I. PIHAK PERTAMA:
Nama : [Nama Lengkap Perwakilan Perusahaan/Organisasi]
Jabatan : [Jabatan]
Nama Perusahaan : [Nama Lengkap Perusahaan]
Alamat : [Alamat Lengkap Perusahaan]
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [Nama Perusahaan], selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
II. PIHAK KEDUA:
Nama : [Nama Lengkap Perwakilan Mitra CSR/NGO/Komunitas]
Jabatan : [Jabatan, contoh: Ketua Yayasan/Direktur Program]
Nama Organisasi : [Nama Lengkap Organisasi Mitra]
Alamat : [Alamat Lengkap Organisasi Mitra]
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [Nama Organisasi Mitra], selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama selanjutnya disebut PARA PIHAK.
PARA PIHAK dengan ini menerangkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut:
1. Bahwa PIHAK PERTAMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang [bidang usaha PIHAK PERTAMA] yang memiliki komitmen tinggi terhadap pelaksanaan Corporate Social Responsibility (CSR) dan pembangunan berkelanjutan di masyarakat.
2. Bahwa PIHAK KEDUA adalah organisasi nirlaba/komunitas yang bergerak di bidang [bidang fokus PIHAK KEDUA, contoh: lingkungan/pendidikan/kesehatan] dan memiliki pengalaman dalam melaksanakan program-program pemberdayaan masyarakat di wilayah [sebutkan wilayah fokus].
3. Bahwa PARA PIHAK bermaksud untuk menjalin kerjasama dalam rangka pelaksanaan program CSR di bidang [sebutkan bidang spesifik program CSR, contoh: lingkungan hidup/pendidikan/kesehatan masyarakat] di wilayah [sebutkan wilayah target program].
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK dengan ini sepakat untuk mengadakan Perjanjian Kerjasama Program Corporate Social Responsibility (selanjutnya disebut “Perjanjian”) dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1: Tujuan Perjanjian¶
Perjanjian ini dibuat dengan tujuan untuk menyinergikan sumber daya dan keahlian PARA PIHAK dalam rangka melaksanakan program [Nama Program CSR, contoh: “Program Edukasi Lingkungan dan Penanaman Pohon”] yang bertujuan untuk [sebutkan tujuan spesifik dan terukur, contoh: “meningkatkan kesadaran lingkungan masyarakat dan memperbaiki kualitas udara di wilayah X”]. Tujuan ini adalah inti dari kolaborasi dan harus dipahami bersama.
Pasal 2: Ruang Lingkup Kerjasama¶
- PARA PIHAK sepakat untuk bekerja sama dalam pelaksanaan [Nama Program CSR] yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. [Detail Kegiatan 1, contoh: Pengadaan dan penyediaan bibit pohon produktif sebanyak 1.000 batang.]
b. [Detail Kegiatan 2, contoh: Pelaksanaan pelatihan penanaman dan pemeliharaan pohon kepada 100 warga lokal.]
c. [Detail Kegiatan 3, contoh: Kampanye edukasi lingkungan melalui lokakarya dan penyebaran materi informasi.]
d. [Detail Kegiatan 4, contoh: Monitoring dan evaluasi progres pertumbuhan pohon serta dampak program.] - Pelaksanaan program akan difokuskan di [Lokasi Spesifik, contoh: Desa Mekar Sari, Kecamatan Indah, Kabupaten Sejahtera].
- Detail teknis pelaksanaan kegiatan akan diatur lebih lanjut dalam Technical Guidance atau Terms of Reference yang terlampir dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari Perjanjian ini.
Pasal 3: Hak dan Kewajiban Pihak Pertama¶
- PIHAK PERTAMA berhak untuk:
a. Mendapatkan laporan berkala dan pertanggungjawaban atas penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan dari PIHAK KEDUA.
b. Melakukan monitoring dan evaluasi langsung terhadap jalannya program di lapangan.
c. Mendapatkan publikasi yang layak atas kontribusi dan peran serta PIHAK PERTAMA dalam program ini. - PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:
a. Menyediakan dana sebesar Rp. [Jumlah Dana] ([Terbilang]) untuk mendukung pelaksanaan program sesuai Pasal 6 Perjanjian ini.
b. Memberikan dukungan non-finansial seperti keahlian teknis atau sumber daya manusia jika diperlukan dan disepakati.
c. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan pembukaan, penutupan, atau acara penting program.
Pasal 4: Hak dan Kewajiban Pihak Kedua¶
- PIHAK KEDUA berhak untuk:
a. Menerima dukungan dana dan non-finansial dari PIHAK PERTAMA sesuai dengan kesepakatan.
b. Mengelola dan melaksanakan program sesuai dengan rencana yang telah disetujui PARA PIHAK.
c. Menggunakan identitas PIHAK PERTAMA sebagai mitra pendukung dalam publikasi program, dengan persetujuan terlebih dahulu. - PIHAK KEDUA berkewajiban untuk:
a. Melaksanakan seluruh kegiatan program sesuai dengan Pasal 2 dan rencana kerja yang telah disepakati.
b. Mengelola dana yang diberikan PIHAK PERTAMA secara transparan dan akuntabel, serta menyerahkan laporan keuangan dan narasi secara berkala.
c. Melakukan koordinasi intensif dengan PIHAK PERTAMA terkait progres dan kendala program.
d. Menjaga nama baik dan reputasi PIHAK PERTAMA selama pelaksanaan program.
Pasal 5: Jangka Waktu Perjanjian¶
Perjanjian ini berlaku terhitung sejak tanggal penandatanganan Perjanjian ini hingga tanggal [Tanggal Berakhir], atau selama [Jumlah Bulan/Tahun] bulan/tahun. Jangka waktu ini mencakup seluruh tahapan program, termasuk pelaporan akhir.
Pasal 6: Biaya dan Pendanaan¶
- Total estimasi biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program ini adalah sebesar Rp. [Jumlah Total Dana] ([Terbilang]).
- PIHAK PERTAMA akan memberikan kontribusi dana sebesar Rp. [Jumlah Kontribusi PIHAK PERTAMA] ([Terbilang]) yang akan dicairkan dalam [Jumlah Tahap] tahap/termin pembayaran, dengan rincian sebagai berikut:
a. Termin I: [Jumlah Dana Termin I] pada [Tanggal/Kondisi Pencairan].
b. Termin II: [Jumlah Dana Termin II] pada [Tanggal/Kondisi Pencairan]. - PIHAK KEDUA wajib menyerahkan laporan penggunaan dana dan bukti-bukti transaksi kepada PIHAK PERTAMA sesuai jadwal yang disepakati.
Pasal 7: Pelaporan dan Pertanggungjawaban¶
- PIHAK KEDUA wajib menyampaikan laporan kemajuan program secara berkala setiap [Periode, contoh: bulan/tiga bulan] kepada PIHAK PERTAMA. Laporan ini harus mencakup progres kegiatan, penggunaan dana, tantangan, dan capaian.
- Pada akhir masa perjanjian, PIHAK KEDUA wajib menyerahkan laporan akhir program yang komprehensif, mencakup narasi kegiatan, laporan keuangan, foto/video, dan dampak yang dihasilkan.
Pasal 8: Force Majeure¶
- Apabila terjadi keadaan kahar (force majeure) seperti bencana alam, wabah, huru-hara, atau peristiwa lain yang di luar kendali PARA PIHAK yang mengakibatkan terhambatnya atau tidak terlaksananya kewajiban salah satu pihak, maka pihak yang terkena force majeure wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak lainnya dalam waktu [Jumlah Hari] hari kerja sejak terjadinya force majeure.
- PARA PIHAK akan berunding untuk mencari solusi terbaik, termasuk kemungkinan penundaan atau pengakhiran Perjanjian.
Pasal 9: Penyelesaian Perselisihan¶
- Apabila timbul perselisihan di antara PARA PIHAK sehubungan dengan pelaksanaan Perjanjian ini, maka PARA PIHAK sepakat untuk menyelesaikan secara musyawarah untuk mufakat. Ini adalah langkah pertama yang paling bijak.
- Apabila musyawarah tidak mencapai mufakat dalam waktu [Jumlah Hari] hari sejak dimulainya perundingan, maka PARA PIHAK sepakat untuk menyelesaikan perselisihan melalui jalur [Mediasi/Arbitrase/Pengadilan Negeri] di [Lokasi Pengadilan].
Pasal 10: Pengakhiran Perjanjian¶
- Perjanjian ini dapat berakhir sebelum jangka waktu yang ditetapkan apabila:
a. Atas kesepakatan tertulis PARA PIHAK.
b. Salah satu pihak melanggar ketentuan-ketentuan pokok dalam Perjanjian ini dan tidak memperbaiki pelanggaran tersebut dalam waktu [Jumlah Hari] hari setelah menerima peringatan tertulis dari pihak lainnya.
c. Terjadi force majeure yang menyebabkan program tidak mungkin dilanjutkan. - Pengakhiran Perjanjian tidak menghilangkan kewajiban PIHAK KEDUA untuk menyampaikan laporan keuangan dan narasi atas dana yang telah diterima.
Pasal 11: Lain-Lain¶
- Hal-hal yang belum diatur dalam Perjanjian ini atau perubahan atas Perjanjian ini akan diatur kemudian berdasarkan kesepakatan PARA PIHAK dalam bentuk addendum atau amandemen yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Perjanjian ini.
- Perjanjian ini dibuat dalam rangkap 2 (dua), asli dan bermaterai cukup, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Demikian Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani oleh PARA PIHAK pada tanggal tersebut di atas, dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
[Nama Perusahaan/Organisasi] [Nama Organisasi Mitra]
[Tanda Tangan] [Tanda Tangan]
[Nama Lengkap] [Nama Lengkap]
[Jabatan] [Jabatan]
Saksi-Saksi:
1. [Nama Saksi 1] 2. [Nama Saksi 2]
[Jabatan Saksi 1] [Jabatan Saksi 2]
[Tanda Tangan] [Tanda Tangan]
Image just for illustration
Tips dan Hal yang Perlu Diperhatikan¶
Menyusun surat perjanjian itu butuh ketelitian. Supaya surat perjanjian kerjasama CSR-mu efektif dan bebas masalah, perhatikan tips berikut:
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas¶
Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu teknis yang sulit dipahami. Pastikan setiap klausul ditulis dengan kalimat yang ringkas, padat, dan jelas maknanya. Ingat, tujuan utama surat ini adalah untuk memberikan kejelasan, bukan kebingungan.
Libatkan Ahli Hukum¶
Meskipun kamu sudah punya draf, sangat disarankan untuk melibatkan atau setidaknya berkonsultasi dengan ahli hukum. Mereka bisa meninjau apakah ada celah hukum, klausul yang kurang kuat, atau potensi risiko di masa depan. Lebih baik mencegah daripada mengobati, kan?
Fleksibilitas (Tapi Tetap Tegas)¶
Program CSR bisa sangat dinamis. Meskipun perjanjian harus tegas, ada baiknya menyertakan klausul yang memungkinkan adanya penyesuaian jika memang sangat diperlukan, tentu saja dengan persetujuan kedua belah pihak. Misalnya, melalui adendum.
Tinjau Ulang Secara Berkala¶
Jika program berjalan dalam jangka waktu yang panjang, ada baiknya untuk meninjau ulang perjanjian secara berkala. Ini memastikan bahwa dokumen masih relevan dengan kondisi lapangan dan tujuan program yang mungkin berevolusi. Perjanjian bukan dokumen mati, tapi bisa disesuaikan jika perlu.
Dokumentasi Lengkap¶
Pastikan semua lampiran yang disebut dalam perjanjian (misalnya, Term of Reference, rencana anggaran, timeline proyek) disiapkan dengan lengkap dan ditandatangani oleh PARA PIHAK. Dokumentasi yang lengkap adalah bukti kuat jika suatu saat diperlukan.
Fakta Menarik tentang CSR dan Kolaborasi¶
Tahukah kamu, kolaborasi dalam program CSR itu bukan cuma tentang doing good, tapi juga bisa doing well bagi perusahaan? Sebuah studi dari Cone Communications menunjukkan bahwa 87% konsumen akan membeli produk dari perusahaan yang mendukung isu sosial atau lingkungan yang mereka pedulikan. Ini berarti CSR yang efektif, apalagi jika dikolaborasikan, bisa meningkatkan reputasi dan loyalitas pelanggan.
Di Indonesia sendiri, banyak perusahaan yang semakin sadar akan pentingnya CSR. Dari sektor perbankan, manufaktur, hingga teknologi, semua berlomba-lomba untuk memberikan dampak positif. Kolaborasi dengan organisasi nirlaba lokal atau komunitas seringkali menjadi kunci suksesnya, karena mereka memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan dinamika masyarakat setempat. Jadi, adanya surat perjanjian yang solid semakin memperkuat hubungan strategis ini.
Selain itu, program CSR yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik lewat perjanjian juga memudahkan perusahaan dalam melaporkan kinerja keberlanjutan mereka. Ini penting untuk investor yang semakin peduli dengan aspek ESG (Environmental, Social, and Governance). Jadi, surat perjanjian ini tidak hanya mengatur hubungan dua pihak, tapi juga menjadi bagian penting dari storytelling dampak positif sebuah perusahaan.
Semoga panduan ini bermanfaat ya buat kamu yang sedang merencanakan atau terlibat dalam program kerjasama CSR. Ingat, dasar yang kuat akan membawa hasil yang baik!
Bagaimana menurutmu? Apakah ada poin yang terlewat atau ingin kamu diskusikan lebih lanjut tentang surat perjanjian kerjasama CSR ini? Yuk, bagikan pendapatmu di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar